Versión: 1

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Fecha: agosto 29 de 2021

REGIONAL CUNDINAMARCA
CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL Y EMPRESARIAL Instrumento De Evaluación

NOMBRE Y DOCTO:
CIUDAD Y FECHA Villeta Día:29 Mes:08 Año:2021
PROGRAMA DE FORMACIÓN Tecnólogo Gestión Administrativa
NÚMERO DE FICHA 2254511
NOMBRE DEL INSTRUCTOR Carlos Ov / Or
FASE DEL PROYECTO Análisis - Competencia 210601008
Competencia:
Organizar la Documentación Teniendo en Cuenta las Normas Legales y dela Organiza

CARACTERISTICAS
ESPECIFICAS
NOMBRE DE LA EVIDENCIA
CRITERIO DE EVALUACIÓN
OBJETIVOS DEL INSTRUMENTO
INSTRUCCIONES
Resultados de Aprendizaje:
1.Aplicar los Principios Archivísticos, las Normas y las Técnicas
2.Administrar los Archivos Aplicando los Principios Archivísticos
3.Operar los Recursos Tecnológicos Requeridos para el Recibo, Despacho y la
Organización de los Documentos.
4. Conservar y Preservar los Documentos para el Suministro de la Información de
acuerdo a las Normas vigentes.
Respuesta a preguntas relacionadas con la competencia. Tiempo:
 Medir el avance de los aprendices en la aplicación de los Principios, Organización y
Administración de los Archivos.
Determinar el grado de aprendizaje y aplicación de las Gestión Documental y Archivista.
A continuación, encontrarán preguntas y ejercicios a llevar a cabo correspondientes a lo visto.

1. Realice un Infograma (Puede ser en Canva) en donde se Resuman los Principios

Generales, Deberes y Prohibiciones de la Profesión de Archivista. Copiar en esta
Evaluación el Link de la presentación.

2. Complete:

2.1. La Palabra “Documento”, Etimológicamente se deriva del Verbo Latino docere que
traduce enseñar informar.
2.2. En el Sentido Jurídico Penal, Documento es “ Una atestación escrita en palabras
mediante la cual un sujeto algo dotado de significación jurídica o una manifestación
de la voluntad, en forma escrita, capaz de probar hechos de transcendencia jurídica.

3. Enuncie Diez (15) Aspectos Importantes de la Protección “Penal Documentos”.

DELITOS CONTRA LA FE PUBLICA:

a) Tipicidad: Este primer elemento exige que la ley defina e! hecho punible de
manera inequívoca. Una conducta es típica cuando reproduce, en todos sus
elementos, la descripción abstracta del hecho contenida en la norma penal.
b) Falsedad Material: Se presenta en dos modalidades genéricas :
a. Por creación total o parcial del documento falso, y por adulteración,
total o parcial, de un documento legítimo.
b. Comprende los tipos de:
c) Falsedad material de empleado oficial (servidor público) en documento
público, con una pena de prisión que oscila entre 4 y 8 años (Art. 287).

d) Falsedad material de particular en documento público, que tiene una pena de

prisión entre 3 a 6 anos (Art. 287).
e) Falsedad en documento privado, con pena de prisión de 1 a 6 años
(Art.289).Como puede verse fácilmente, las consecuencias punitivas son
diferentes según se cometa la falsedad en documento público o privado, y por
servidor público en ejercicio de sus funciones o por un particular.
f) Falsedad ideológica: Cuando se tiene obligación de decir la verdad y toda la
verdad, el no hacerlo, omitiéndola o insertando declaraciones o hechos falsos,
configura este delito, que para algunos sólo se da en documentos públicos,
porque son estos funcionarios los que tienen potestad Jurídica para dotar de
autenticidad a los escritos que realizan.

g) Falsedad por uso: El uso del documento espurio es esencial en el tipo de la

falsedad privada

a.
1.1 Obtención de documento público falso:

h) Antijuridicidad: Este elemento del hecho punible se da cuando la acción

típica lesiona o pone en peligro, sin justa causa, el interés jurídico tutelado en
la ley.

i) Culpabilidad De tres maneras se obra culpablemente: con dolo, con culpa y

con preterintención.
j) Delitos Contra la Administración Pública:
k) Peculado por Apropiación.
l) Tráfico de influencias}
m) Cohecho propio
n) Cohecho impropio
o) Cohecho por dar u ofrecer
p) Concusion
q) Peculado

4. Mencione cual es el Rector de la “Política Archivística”, Colombia; y elabore una breve Reseña Histórica de
este.

Es EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Desde los comienzos de la República de Colombia se iniciaron los trabajos de la archivística nacional, como lo
ilustra la instrucción archivística de 1826 que fue preparada por don José Manuel Restrepo, primer secretario
del Interior de Colombia y también el primero de sus historiadores. En efecto, la instrucción del secretario
Restrepo para la organización de los archivos de la Secretaría del Interior, dada el 25 de marzo de 1826, ya
observaba el principio de procedencia institucional: para empezar, la organización de los legajos debía
respetar la diferenciación de las cuatro entidades administrativas distintas de la experiencia republicana
acumulada hasta entonces: el gobierno constitucional de Colombia comprendido entre 1821 y 1826, el
gobierno venezolano del exilio de Guayana (1817-1819), y los dos gobiernos de las vicepresidencias de los
departamentos de Cundinamarca y Venezuela (1819-1821). Del mismo modo, la división y la ordenación de
los papeles del archivo de la Secretaría del Interior reflejarían sus tres secciones del despacho, cada una con
cuatro departamentos.

 Todos los funcionarios públicos fueron responsabilizados del cuidado de los archivos que producían en sus
respectivas oficinas, los documentos tenían que ser clasificados y ordenados cronológicamente, y además
tenían que ser indizados. Las carpetas y los legajos fueron seleccionados como las unidades contenedoras de
los documentos, y el flujo documental tenía que terminar en el archivo general de la secretaría del despacho
ejecutivo. Ya se había establecido que los archivos eran la fuente útil para la escritura de la historia de la
nación colombiana, de lo cual dio el mejor ejemplo el mismo secretario Restrepo con su Historia de la
revolución de la República de Colombia, publicada en 1827. El cuidado de la documentación fue advertido con
un sistema de registro de préstamos entre las distintas dependencias.

5. Describa Defina porque los “Organigramas Empresariales”, son base dentro de un proceso de gestión
documental, Justifique su Respuesta con un Ejemplo.

Su objetivo es dar claridad a todos los colaboradores para que tengan un panorama claro de la
estructura actual de la organización, permitiendo identificar su rol dentro de la misma y detectando las
fortalezas o áreas de oportunidad.
Ejemplo cuando un empleado no da la queja a su jefe inmediato sino al gerente, se esta saltando el
proceso para solucionar los problemas que tiene y que pueden ser de fácil solución con su jefe
inmediato.

6. A que hace Referencia la Ley 80 de 1989 ….?

Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Se crea el Archivo General de la Nación (AGN), el
Sistema Nacional de Archivos (SNA) y le otorga sus funciones respectivas.

7. Defina estos Conceptos de las Ciencias Auxiliares de la Archivística, Adjunte una Imagen
 Paleografía, Sigilografía, Heráldica, Metrología, Onomástica .

PALEOGRAFIA: Disciplina auxiliar de la historia que estudia la escritura y signos de los libros

y documentos antiguos.

SIGILOGRAFIA: Parte de la  historia que se dedica a los sellos empleados para autorizar 
documentos y autorizar pliegos.

HERÁLDICA: Conocida también como la ciencia de blasón y compete los escudos de armas,

linaje, ciudad o personas.
ONOMÁSTICA: Rama de la exicografía que estudia los nombres propios.

METROLOGÍA: Sistemas de medición en la ciencia.

8. Según la Ley 594/2000 el “Programa de Gestión Documental”, establece las reglas y principios que
regulan la función archivística del estado.

…………………………………………………………………………………………………………………………….

Defina a través de un Cuadro Comparativo cada uno de los siguientes Aspectos de la Gestión Documental

Producción

Planeación Gestión y Trámite

Valoración Organización
Documental Documental

Preservación a Transferencia de
largo plazo Documentos

Disposición Final
de los Docuemntos

9. Defina: Archivo, Carpeta, Documento, Expediente, Fondo Documental, Principio de Procedencia, (Adjunte una
Imagen).

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los
ciudadanos, o p ara servir como fuentes de historia. 

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto
de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
Organica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asusnto
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: los documentos son producidos por una institución y sus dependencias no
dene mezclarse con las de las otras.

10. A que hace Referencia este Grafico …DE ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS…..? y defina cada uno de estos Pasos a través de un Ejemplo
 Son las acciones que se llevan a cabo para permitir relacionar de forma jerárquica, ya sean acciones técnicas
o administrativas, estructuras, funciones y origen del documento. al fin y al cabo, es para encontrar el
contenido en función de sus características y ya mencionada jerarquía. 

11. Mencione los Siguientes Conceptos y de un Ejemplo de cada uno de estos.

 Fondo Documental: conjunto de documentos de cualquier formato o soporte utilizados por un ente en
particular. Por ejemplo, la secretaría de educación. 
 Sección Documental: es la documentación producida por una unidad administrativa. Por ejemplo,
contratos 
 Sub sección Documental: unidad de documentos que forman parte de una serie. Por ejemplo, contratos
por prestación de servicios.
 Serie Documental: unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidas por un
mismo sujeto en función de sus ejercicios. Por ejemplo, historias laborales.
 Sub serie Documental: unidades documentales que forman parte de una serie con su jerarquía e
identificación separada que varían según el trámite de cada asunto. Por ejemplo,  
 Unidad Documental, historias laborales docentes SENA.  
 Que es una Unidad Documental Simple: es la unidad archivística más pequeña que existe, no puede
ser dividida en más partes. Por ejemplo, una fotografía. 

12. Identifique cuales son aquellos Tres Elementos que se deben tener en cuenta en la Clasificación (Defínalos y
de un Ejemplo).
ORIGEN: procedencia del documento, es decir donde fue creado o expedido. Ejemplo, Villeta

2. ASUNTOS: trámite de cada división administrativa. contratos

3. FUNCIÓN: finalidad y uso del documento. Ejemplo, contratación

13. A que hace Referencia estos Tipos de Fondos : Anexe una Imagen Empresarial (El Logo de la Empresa) por
cada uno.

 Fondo Abierto: produce y recibe documentos

 Fondo Cerrado: Es el que no está en funcionamiento por motivos internos de una entidad u
organización.

 Fondo Acumulado:
Hace referencia a las entidades que se preocupan por la organización y conservación de los documentos.
 14. Realice una Línea del Tiempo en donde Explique los Ocho (8) Pasos del PGD, con Imágenes Empresariales y
Texto.

15. Como Respondería usted en una Entrevista como Asistente Administrativo las siguientes Preguntas
a) ¿Para comenzar a organizar este archivo usted que haría?

Comenzaría por su contenido para clasificarlo, teniendo en cuenta aquellos documentos que no
serían de gran valor como los repetidos los documentos poco relevantes para depurarlos y así agilizar
la organización de archivos.

b) ¿Qué recursos solicitaría para poder desarrollar bien su trabajo?

Personal de gestión administrativa

Carpetas
Sobres
Archivadores
Fundas de plástico
c) ¿Cómo organizaría los documentos?

Enumeración consecutiva de forma ascendente

Foliar los documentos

Archivarlos
Colocar nombre a cada carpeta
Alfabéticamente
Un archivador para la permanencia de los documentos

¿Cómo organizaría la información en las carpetas?

Cada carpeta con su nombre respectivo de los documentos

Ordenadas por orden alfabético
Foliar los documentos
Archivarlos
Colocar nombre a cada carpeta
Un archivador para la permanencia de los documentos

d) ¿Qué haría con los documentos impresos en hojas a media carta? ¿O ya desgastados por El
tiempo o el uso?

Escanearlos y guardarlos en memorias y en el computador

16. Que Aspectos se deben tener en cuenta para la “Foliación de Archivos”.

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido
del texto del documento.

17. Cuáles deben ser los Aspectos a tener en Cuenta para el Cargo de “Asistente de Gestión Documental
o de Archivo”.
a) Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo, así como realizar las
operaciones técnicas de organización de documentos de archivo.
b) Instalar físicamente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de
acuerdo con las normas archivísticas.
c) Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario.
d) Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales.
e) Apoyar los procesos básicos de preservación de documentos.
f) Clasificar documentos para microfilmación
g) Clasificar, codificar, registrar y archivar la entrada y salida de correspondencia
h) Mantener índices para sistemas de clasificación
i) Mantener listas de acceso de registros clasificados.
j) Operar sistemas de captura de información y facilitar documentos requeridos
k) Radicar correspondencia de acuerdo con horarios de entrada y salida y prepararlos para su
disponibilidad.
l) Revisar archivos periódicamente para garantizar que estén completos y clasificados correctamente.

18. Defina los Siguientes Conceptos: Anexe una Imagen por cada uno

 Digitalización: cambiar el formato de un documento, de analógico a digital. 

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-documentos

 Microfilm: es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Con reproducción exacta del
documento original.
http://gestiondocumentalleidy.blogspot.com/p/blog-page_96.html

 Microfilmación:  permite fotografiar la imagen de un documento a una reducción considerable.

https://youtu.be/5nVewpa6FFU
 Re microfilmación: restauración de microfilms en mal estado.

 Portales, Intranet y Extranet: intranet es una red privada, extranet permite intercambio de información
con redes externas a la empresa. https://youtu.be/dYc9Di1TgGM

 Almacenamiento en Nube: es guardar tus documentos y archivos en el medio digital.

https://youtu.be/0dHp190XzdQ

19. Explique mediante un “Mapa Mental”, los Acuerdos

Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002

Acuerdo 005 del 15 de Marzo 2013
20. Mencione los Aspectos Generales de la Tabla de Retención Documental “TRD”, anexe una Imagen
con un Ejemplo de Documentos y Elabore una Rotulo Respectivo.