Administración de

Órganos de asistencia
 Órganos de Asistencia.
1.3 Administración, usuarios y roles.

 Conocer el procedimiento de gestión del órgano de asistencia en la Plataforma

de Contratación del Sector Público.

 Conocer la definición del órganos de asistencia: datos básicos, usuarios y

gestión de la seguridad.

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 Órganos de Asistencia.
1.3 Administración, usuarios y roles.

Definición de Órganos de Asistencia.

Gestión de usuarios.
Gestión de la seguridad.

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Alta de órgano de asistencia

El alta del OA se puede producir de dos formas distintas:

• La Dirección General del Patrimonio del Estado.

• El órgano de contratación crea sus propios órganos de asistencia.

Órgano de asistencia de carácter permanente.
Órgano de asistencia para una licitación.

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Alta por la DGPE

Se realiza bajo petición, enviando una solicitud y documentación que

acredite su condición de órgano de asistencia.

Esta forma será la habitual para órganos de asistencia de carácter

interdepartamental (Ejemplo, Mesa de contratación del sistema de
adquisición centralizada) y departamental (Ejemplo, Mesa de
Contratación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas).

Se crean, al menos, el usuario Secretario y Presidente, en su caso,

junto con los datos básicos del órgano de asistencia.

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Introducción a la Gestión de OAs. Alta por el OC

El órgano de contratación puede crear los órganos de asistencia

propios. Por ejemplo, Una empresa pública puede crear su órgano de
asistencia. No obstante, puede delegar esa función en la DGPE y
realizar la solicitud de alta.

Lo habitual será que la creación del órgano de asistencia sea

competencia del Administrador (o Responsable, en su efecto).
Debe crear, al menos, el usuario Secretario.

También, el publicador puede dar de alta el órgano de asistencia

desde la propia licitación.

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Introducción a la Gestión de OAs. Estados de un OA
Independientemente de quién registra el alta, el órgano de asistencia,
no puede ser operativo hasta que no haya sido activado por el
Secretario.

Los estados de un órgano de asistencia son:

o Creado: estado que tiene un órgano de asistencia a partir de que
se introducen sus datos básicos.
o Activo: estado que alcanza tras su activación. Esta acción sólo
puede efectuarse si el OA está íntegramente definido (datos
básicos, usuarios y seguridad).
o Inhabilitado: cuando el OA no puede asistir en nuevos
procedimientos, únicamente completar los pendientes. Una vez
inhabilitado, puede volver a ser activado de nuevo.
o Desactivado: el órgano de asistencia no puede operar ya en
ningún caso. Este estado se alcanza desde Inhabilitado, siempre
que no haya nada pendiente. Es irreversible.

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Definición de Órganos de Asistencia.
Si bien la forma de registrar un órgano de asistencia puede
presentar variaciones (DGPE u OC), la información precisa para el
alta del OA es la misma, en todo caso.

La información se divide en cuatro categorías:

o Datos básicos: información de carácter general del órgano de
asistencia.
o Autorización a sistemas terceros: relativa a si el órgano de
asistencia está autorizado a consultar los datos de los
licitadores, que obran en sistemas terceros.
o Usuarios: para la definición del conjunto de usuarios del órgano
de asistencia.
o Seguridad: para la determinación de la unidad de custodia y las
claves.

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 Introducción a la Gestión de Órganos de Asistencia. Resumen

ENTIDAD ALTA AUTORIZACIÓN USUARIOS SEGURIDAD

DGPE SÍ SÍ SÍ NO

OA (Secretario) NO NO SÍ SÍ

AOC SÓLO PROPIOS NO SÍ NO

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Definición de Órganos de Asistencia. Datos básicos 1.

Nombre del órgano de asistencia.

Tipo de órgano de asistencia: los tipificados en la normativa.
Procedimiento.
Idioma.

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Definición de Órganos de Asistencia. Datos básicos 2.
Ámbito de actuación: determina cuál será el entorno organizativo
sobre el que el órgano de asistencia podrá tener competencias.
Interdepartamental: podrá dar servicio a varios departamentos,
consejerías, etc. (adquisición centralizada).
Departamental: operará en el ámbito de un departamento
ministerial o similar (Mesa de Contratación del Ministerio de
Hacienda y Administraciones Públicas).
Específico OC: su actuación se limita a asistir a un órgano de
contratación concreto.
Específico licitación: aquellos que, asistiendo a un OC concreto,
sólo lo hacen para un procedimiento determinado.

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Definición de Órganos de Asistencia. Datos básicos 3.
Norma de creación: se podrá anexar la norma de creación o introducir
una dirección (url) que navega a la visualización de la norma.
Dirección postal.

Logo

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Definición de Órganos de Asistencia. Autorización Sistemas
Terceros.
Sólo configurable por la DGPE.
Existe un registro por cada sistema tercero.
Se marcha la casilla para habilitar la consulta y se indica una fecha en
la que comienza a tener vigor.

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 Órganos de Asistencia.
1.3 Administración, usuarios y roles.

Definición de Órganos de Asistencia.

Gestión de usuarios.
Gestión de la seguridad.

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Gestión de usuarios. Funciones del OA.
El órgano de asistencia realiza tres grandes bloques de funciones
en el sistema:
o Gestión del OA: labores relativas al mantenimiento operativo
del órgano de asistencia.
o Gestión de sesiones: conjunto de tareas de apoyo necesarias
para dar soporte a las sesiones (agenda, planificación de
sesiones, envío de convocatorias, gestión de actas).
o Celebración de sesiones: conjunto de funciones que
determinan la esencia del órgano de asistencia (constitución de
la mesa, apertura de los sobres, calificación de la
documentación administrativa, evaluación de ofertas, etc.).
No todos los usuario del Órgano de Asistencia van a realizar tareas
de todos los bloques.

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Gestión de usuarios. Tipos de usuarios.
Los usuarios del órgano de asistencia se dividen por sus tareas en
dos grandes grupos:
o Gestores (realizan labores en los tres bloques).
o Vocales (sólo realizan determinadas tareas del bloque de
celebración de sesiones).

Dentro de los gestores nos encontramos tres tipos de usuarios:

o Presidente
o Secretario
o Gestor OA o Ayudante del Secretario.

Dentro de los vocales tenemos:

o Vocales que son miembros necesarios (vocal servicios
jurídicos y vocal intervención).
o Otros vocales.

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Gestión de usuarios. Gestores.
 Los Presidentes y Secretarios, y sus respectivos suplentes, son
miembros necesarios del órgano de asistencia.

El gestor OA no es miembro necesario.

Pueden existir tantos gestores OA o ayudantes como defina el

Secretario.

GESTIÓN DE CELEBRACIÓN DE
TIPO GESTIÓN OA
SESIONES SESIONES
Presidente (o SALVO GESTIÓN
Presidente SEGURIDAD (CLAVES Y SÍ SÍ
suplente) CUSTODIA)
Secretario(o
Secretario SÍ SÍ SÍ
suplente)
Gestor OA o SALVO GESTIÓN
SALVO CONSTITUIR
ayudante SEGURIDAD (CLAVES Y SÍ
MESA Y ABRIR SOBRES
Secretario CUSTODIA)

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Gestión de usuarios. Vocales.
 Los vocales sólo realizan determinadas tareas de celebración de
sesiones, básicamente:
o Calificación del sobre administrativo.
o Evaluación de ofertas.
o Visualización de actos/sesiones.

En cuanto a tareas de apoyo (no realizan gestión de sesiones)

no gestionan el acta  visualizarla / recibirla vía correo electrónico
No envían la convocatoria –> la reciben

Los vocales no pueden realizar gestión alguna del órgano de

asistencia, pero podrán ver los datos generales y el conjunto de usuarios.

Existe una división más informativa que operativa entre vocales que
son miembros necesarios (intervención y servicios jurídicos) y el resto.

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Gestión de usuarios. Definición de usuarios.
El primer requisito para el alta de usuarios es que el órgano de asistencia
esté, al menos, creado.
Se navega a la pestaña Usuarios.
El sistema nos sugiere los perfiles que hemos de crear, pero sólo en el caso
de miembros necesarios.
Permite incluir direcciones genéricas para la Intervención y Servicios
Jurídicos

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Gestión de usuarios. Definición de usuarios.

Direcciones genéricas para la convocatoria

PARA EL ALTA DE OTROS CARGOS

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Gestión de usuarios. Datos comunes.
El primer paso es introducir el NIF del usuario, para que se recuperen los
datos comunes de forma automática (si el usuario ya existe en Plataforma).

En caso contrario, se deberán introducir los datos comunes:

Nombre.
Apellidos.
Contraseña /Repetir contraseña.

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Gestión de usuarios. Datos Personalizados.
En los datos personalizados se marca el rol en Plataforma
Cargo en el OA: será la etiqueta que identificará oficialmente al usuario (en
convocatorias, actas, sesiones, etc.). Sirve para que el rol se adapte al
género o a otros idiomas (Presidenta, President).
Cargo: el puesto administrativo que ocupa el miembro (por ejemplo,
Subsecretaria del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas).
Custodio: se indica si formará parte de la unidad de custodia.

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Gestión de usuarios. Otros cargos.
Se emplea para dar de alta otros miembros de la mesa:
Vocales: representantes de departamentos ministeriales, asesores
técnicos etc.
 Gestores OA o ayudantes del Secretario.

La operativa es similar,

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Gestión de usuarios. Vista usuarios.

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Gestión de usuarios. Direcciones comunicación convocatoria

También es posible indicar una dirección genérica de

comunicación de los servicios jurídicos o de Intervención.

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 Órganos de Asistencia.
1.3 Administración, usuarios y roles.

Definición de Órganos de Asistencia.

Gestión de usuarios.
Gestión de la seguridad.

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Gestión de la seguridad. Definición.
La gestión de la seguridad del órgano de asistencia hace
referencia al conjunto de elementos necesarios para otorgar un
mayor nivel de seguridad a la información que se gestiona, en
concreto a los sobres de las ofertas, además de los que naturalmente
ofrece cualquier sistema de información.

Los elementos que la componen son:

o Identificación de custodios.
o Unidad de custodia.
o Gestión de claves.

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Gestión de la seguridad. Custodios.
Los custodios son aquellos miembros que forman parte de la
unidad de custodia.

Han de ser miembros del órgano de asistencia, preferentemente,

Presidente y Secretario, o vocales distinguidos.

Es una característica vinculada al usuario/miembro del órgano de

asistencia.

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Gestión de la seguridad. Unidad de Custodia.
La unidad de custodia se refiere al mínimo número de custodios
que ha de estar presente para proceder a la apertura de un sobre.
Se determina para cada uno de los sobres.

En caso de apertura previa, no se tendrá en cuenta la unidad de

custodia.

Si el número de custodios presentes es inferior a la unidad de

custodia no se podrá proceder a la apertura de los sobres.

UNIDAD DE CUSTODIA MODERADA

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Gestión de la seguridad. Gestión de claves.
Los elementos criptográficos o claves (pública, privada) son
precisos para el cifrado/descifrado de los sobres, garantizándose la
confidencialidad de las proposiciones.

El órgano de asistencia tiene la posibilidad de decidir cómo quiere

que se gestionen sus claves. Alternativas:
o Aportar una par de claves al sistema. Antes de aceptar las
claves se comprueba que el sistema es capaz de realizar un
proceso de cifrado y descifrado.
o Pedir que el sistema genere un par de claves. En este caso
una vez que son generadas las claves. El secretario tiene dos
opciones:
Almacenar las claves bajo su responsabilidad.
Pedir al sistema que almacene las claves. En este caso
se solicita una contraseña al usuario para proteger los
elementos criptográficos.
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Gestión de la seguridad. Vista Gestión de claves.
Se recomienda al OA que delegue en el sistema la generación de
los elementos criptográficos, y garantice su custodia segura en el
sistema mediante el aporte de la contraseña o secreto.

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Gestión de la seguridad. Contingencia.

¿Qué ocurre si extravío la tarjeta criptográfica donde se almacenan mis

claves o no me acuerdo de la contraseña que protege los elementos
criptográficos custodiados en el sistema? ¿No se pueden abrir los
sobres?

Está previsto un procedimiento de contingencia, controlado por la

DGPE a través de la figura del Administrador de Seguridad para los
casos descritos.

El procedimiento de contingencia implica la generación de un nuevo

par de claves bajo petición del órgano de asistencia, con
intervención del Administrador de Seguridad.

Los sobres se descifrarían con los nuevos elementos

criptográficos, que nunca serían conocidos por el Administrador.

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