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FACULTAD DE: INGENIERIA

INDUSTRIAL

PROYECTO GRUPAL
MODALIDAD VIRTUAL Institución Universitaria Politécnico Gran colombiano

CASO DE ESTUDIO- DISTRIBUYAMOS S.A.


Primera entrega

Integrantes:

RUIZ GARCIA YEISON Cód. 1621981202


PINILLA CASTIBLANCO ALEYDA Cód. 1611982188
BOLAÑO GUTIERREZ JHONATAN SHEIS Cód. 1321470012
CESAR AUGUSTO LONDOÑO Cód. 1621981120
SANCHEZ VARGAS MIGUEL ANGEL Cód. 1621982536

Tutor:
PLAZAS GIL JUAN CARLOS

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO


DISTRIBUCIÓN EN PLANTAS
2018
FACULTAD DE: INGENIERIA
INDUSTRIAL

PROYECTO GRUPAL
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1 CONTENIDO

2 INTRODUCCIÓN........................................................................................................... 4
3 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 5
3.1 Objetivos Específicos........................................................................................... 5
4 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 6
5 METODOLOGÍA ........................................................................................................... 7
6 DIAGNOSTICO PRELIMINAR .................................................................................... 8
7 DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA .............................................................................. 9
7.1 Nombre de la Empresa: Distribuyamos S.A ......................................................... 9
7.2 Sedes: Sede Principal en Bogotá; ....................................................................... 9
7.3 Indicadores que maneja la Sede de San Bernardo del Viento: ............................ 9
7.4 Proyecto en curso de la compañía Distribuyamos S.A ........................................ 9
7.5 Objetivos del Proyecto: ........................................................................................ 9
7.6 Datos de la agencia: .......................................................................................... 10
7.7 Problemas encontrados durante la fase del proyecto: ....................................... 10
7.8 Responsabilidad del nuevo empleado: .............................................................. 10
7.9 Problemas encontrados durante la fase de capacitación: .................................. 10
7.10 Necesidad de la Sede de San Bernardo del Viento: ....................................... 10
7.11 Problemas encontrados durante el transcurso de trabajo: ............................. 11
7.12 Auditoria de dos representantes en San Bernardo del Viento: ....................... 11
7.13 Reunión de pablo con el Director de logística, asignación de tareas. ............ 11
7.14 15. Problemas encontrados durante la asignación de tareas. ...................... 11
7.15 Problemas encontrados en la ejecución de su trabajo (Directo Nacional) ...... 11
7.16 Problemas encontrados en la sede de San Bernardo del Viento: .................. 12
7.17 Lo que tiene como directriz, pero no hay cumplimiento: ................................. 12
7.18 Problemas encontrados durante la exhibición de mercancía en la nueva
bodega: 13
7.19 Expectativa del viaje de Carlos ....................................................................... 13
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7.20 Problema encontrado durante el viaje de Carlos: ........................................... 13


7.21 Acciones tomadas con el problema del faltante de mercancía: ...................... 13
7.22 Falencias de palomari durante el problema del faltante de artículos. ............. 14
7.23 Acciones tomadas por Carlos en informe hacia Calvaccio. ............................ 14
7.24 Conclusiones del informe de Carlos: .............................................................. 15
7.25 Acciones planteadas por Carlos: .................................................................... 15
8 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 17
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2 INTRODUCCIÓN

DISTRIBUYAMOS S.A. es la distribuidora número uno del país, la cual esta


enfrentando en estos momentos una difícil situación en una de sus agencias.
Básicamente para esta empresa, sus operaciones y su productividad se ven
enfrascados en varias problemáticas. Dentro de este punto de distribución ubicado en
la capital, las búsquedas incansables de faltantes en su inventario, las posibles
pérdidas económicas y el poco dominio sobre su equipo de trabajo, hacen que se
piense en un diagnóstico para poder organizar la planta.
La agencia de SAN BERNANDINO DEL VIENTO es un centro de distribución que debe
controlar el acopio y despacho de cuatro diferentes portafolios de segmentos de
productos como consumo masivo, ferretería, tecnología y hogar. Las problemáticas de
esta empresa las cuales se analizarán con detalle permitirán exponer algunas
estrategias de mejora, tanto internas como externas, en aspectos de almacenamiento,
transporte, comunicación, infraestructura etc.
Con la elaboración de este proyecto pretendemos sintetizar los factores negativos y
positivos y definir un conjunto de soluciones que orienten a la compañía y su
distribución en planta.
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3 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar con base al análisis de las problemáticas y los conocimientos adquiridos


durante el estudio de este módulo, y tratar de mejorar algunas estrategias que
sintetizaran en un conjunto de soluciones concretas en cualquier empresa.

3.1 Objetivos Específicos

 Orientar la reorganización del centro de distribución, estableciendo nuevas


metodología a desarrollar en las organizaciones.
 Centraremos en los factores de influencia y principios de la distribución en planta,
quienes determinaran las posibles soluciones a implementar.
 Exponer situaciones basado en la problemáticas existencial dentro de las
organizaciones que poseen casos similares a los de DISTRIBUYAMAS S.A.
 Examinar el conjunto de soluciones concretas diseñadas
 Establecer los criterios que evalúen las soluciones recomendadas.
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4 JUSTIFICACIÓN

Después de haber analizado el caso DISTRIBUYAMOS S.A, tomamos por dar


soluciones a la problemática hallada en cada uno de los sitios de dicha empresa, las
cuales se encuentran estructurada logísticamente en; El Almacenamiento, Inventario
y Transporte, cuya propuesta seria desempeñar un sistema que desarrolle y ponga en
función cada una de las dependencia que conforman esta organización.

Establecer alternativas de mejora a la situación operacional en las estructuras antes


mencionadas, nos dará como objetivo crear procesos que cambien las situaciones que
afectan el entorno y ambiente laboral de la empresa, la cual debe realizarse en un corto
o mediano plazo, según la prioridad establecida para cada uno de los problemas
hallado dentro de las instalaciones y sistema estructural que conforman esta
organización.

Como equipo de profesionales brindaremos diferentes metodologías para aplicar en un


posible rediseño del layout, para evitar riesgos en la cadena logística y en la Seguridad
y salud en el Trabajo SST, tomando como referencia tres puntos muy importantes,
como los son; Objetivos, Funciones y Organización dentro de los sitios de
almacenamiento y distribución.
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5 METODOLOGÍA

Partiendo del estudio del caso de DISTRIBUYAMOS S.A. desarrollaremos nuestra


metodología basada en Método Planeación sistemática de la Distribución de
Planta (SLP), el cual se basa en cuatro aspectos relevantes que son:
 Localización.
 Distribución General.
 Plan de Distribución Detallada.
 Instalación.
Teniendo en cuenta los principios básicos de distribución de planta y los principios que
muestran estas dos metodologías, podremos analizar los factores que influyeron en
las problemáticas y sintetizar un conjunto de soluciones, para tal fin se realizara.
 Un diagnostico con la totalidad de los factores implicados, presentado en un
esquema de situaciones positivas y negativas.
 A partir del esquema también se expondrán posibles alternativas de mejora. Las
cuales definirán un conjunto de solución.
 Finalmente se integrarán los criterios de evaluación, los cuales regularan las
alternativas de solución planteadas para es caso de estudio.
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6 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

En las empresas diariamente vemos inconsistencias en las diferentes áreas ya sea


de servicios o de producción. Debido a esto se han estipulado normas que
fortalezcan y se enfoquen a la mejora continua, también emplean personal
altamente capacitado para cada una de estas áreas que midan la eficiencia, que
sean capases de hacer más con menos y no se han sedentaritas.
Analizando la problemática de DISTRIBUYAMOS se debe a que no se tienen
políticas claras para la empleabilidad. el personal no tiene experiencia en los
cargos que ejercen y tampoco cuentan con ningún tipo de formación para sus
colaboradores, para sus directivos es una situación normal a la que ya están
acostumbrados. La mayor falencia que se analiza es la falta de trabajo en equipo
Que solo esperan resultados positivos, pero no elaboran estrategias que fortalezca
la empresa en todas las áreas. podemos darnos cuenta que en el área de ventas
su proyección es excelente, pero descuidan las demás áreas como el centro de
distribución que es el eje central para la producción. Ya que una depende de la
otra.
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7 DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

7.1 Nombre de la Empresa: Distribuyamos S.A

Actividad de la Empresa: Distribución de 4 portafolios:


 Segmentos de Hogar
 Ferretería
 Electrónica
 Consumo Masivo

7.2 Sedes: Sede Principal en Bogotá;


Sede San Bernardo del Viento.

7.3 Indicadores que maneja la Sede de San Bernardo del Viento:


 Cantidad de cajas movilizadas
 Cantidad de clientes atendidos
 Tasa de productividad Vs Ventas diarias.

7.4 Proyecto en curso de la compañía Distribuyamos S.A


 Aumento de la capacidad del centro de distribución; disponibilidad de bodega 3500
m2 y posición de estantería de 950 m, en 3 meses con una inversión de 5 mil
millones de pesos, incluyendo tejas aislantes de calor y ruido, sistema contra
incendio.

7.5 Objetivos del Proyecto:


 Aumentar la capacidad en un 33% del centro de acopio o Crossdocking
 Tener mayor disponibilidad del producto.
 Desarrollar e implementar nuevas tecnologías de almacenamiento, transporte y
distribución.
 Controlar movimientos y almacenamiento de artículos por medio del ERP.
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7.6 Datos de la agencia:


 Crecimiento en las ventas en un 35,47% promedio mensual (Ver anexo 2)
 Incremento volumen de productos importados a tasa de 44.64% (Ver anexo 3)
 Necesidad de un nuevo Layout.
 Definición de un ciclo operativo.
 Identificación de más recursos.

7.7 Problemas encontrados durante la fase del proyecto:


 Se desarrolló un plan estratégico para el desarrollo del proyecto el cual era
insuficiente por recursos y constitución.
 Sin un protocolo de seguridad se toma la decisión de desconectar el sistema de
alarmas para facilitar la ampliación de la red eléctrica, reforzando la seguridad
con personal nuevo en la seguridad.

7.8 Responsabilidad del nuevo empleado:


 Administración de inventarios de la agencia de San Bernardo del Viento
 Almacenamiento
 Transporte
 Manejo de los 17 procedimientos para las operaciones
 Manejo de la estructura ERP

7.9 Problemas encontrados durante la fase de capacitación:


 Metodología de capacitación interrumpida por las actividades diarias.
 Respuestas limitadas por el tiempo
 Se asume que durante la marcha se aprenderá
 No existe mucha competencia del personal que dictaba la capacitación por la
forma de comunicar y transmitir el conocimiento, no se contaba con una
metodología de capacitación.
 Existía temor de pablo de criticar el funcionamiento de la organización por ser
nuevo.

7.10 Necesidad de la Sede de San Bernardo del Viento:


 En San Bernardo del Viento existe la necesidad de un administrador de
inventarios por problemas que se han encontrado.
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7.11 Problemas encontrados durante el transcurso de trabajo:


 Falta de una política y procedimiento sobre el manejo de stock.
 Los empleados de san Bernardo del viento se preocupan por asegurar los
resultados de las ventas para los indicadores, dado que es por este medio que
los empleados reciben su remuneración.
 Cronograma de inventarios no estaba teniendo los resultados esperados, el cual
tenía como objetivo que las fechas de inventarios se cumplieran, se ejecutaran
los análisis de los faltantes, sobrantes.

7.12 Auditoria de dos representantes en San Bernardo del Viento:


 Durante la auditoria se encontraron muchas falencias de problemas logísticos, los
cuales el jefe de logística Señor Carlos creó un compromiso a cada uno de los
problemas evidenciados durante la auditoria (anexo 5)

7.13 Reunión de pablo con el Director de logística, asignación de tareas.

14.1 Reporte de averías de Mercancía para cada uno de los proveedores.


14.2 Realizar los análisis necesarios y ajustar inventarios.
14.3 Revisar con el equipo de inventarios (4 auxiliares de bodega), cronograma de
inventarios cíclicos, diarios y por categorías de productos o familias y definir la forma
de ponerse al día con el indicador de los ejecutado vs lo planeado.
7.14 15. Problemas encontrados durante la asignación de tareas.
 Se dio por entendido que pablo entiende todos los temas de la compañía.
 Pablo no formulo ninguna pregunta por temor de ser nuevo en la compañía y
pensar que demostraría debilidades.
 No se realizó una buena delegación de la tarea a Pablo, formulando preguntas
que permitieran crear un perfecto canal de comunicación.
 No se le dio a conocer a pablo la importancia que tiene el tema de inventarios y lo
sensible que es este, ya que afecta de manera directa el P&G.
 Las tareas de pablo demandan mucho tiempo por la cantidad de información
proveniente del ERP.

7.15 Problemas encontrados en la ejecución de su trabajo (Directo Nacional)


 Falta de seguimiento en los trabajos realizados.
 Posible exceso de decisiones.
 Exceso de confianza.
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7.16 Problemas encontrados en la sede de San Bernardo del Viento:


 Falta de control en el acopio y el despacho.
 No se encuentra la mercancía fácilmente.
 Transporte de terceros es medianamente idóneo.
 Falencias en la trazabilidad.
 Acumulación de tareas.
 Se siente mal ambiente por los informes de resultados, por los calificativos de la
auditoria.
 No hay unidad de dirección
 No hay unidad de mando.
 El alcance de las decisiones del director de logística no ha sido definido.
 Pierden fácilmente el control de la situación debido a la falta de algunas
prácticas.
 No se volvieron a realizar las auditorías a los vehículos descargando mercancía
ya facturado y verificando detalladamente su contenido. Las cuales se les
realizaba escogiendo al azar o camiones con despacho dudoso.
 Se tenía instaurada una mesa de control de operaciones (2 auxiliares) los cuales
verificaban los acopios y cargues de mercancía, esta se dejó de llevar por
incapacidad laboral permanente y el otro empleado fue trasladado para reforzar
el equipo de acopio.
 No se realiza seguimiento a las cantidades y referencia solicitadas por los
clientes.
 Se dejó de llevar la trazabilidad en la logística de reversa o devoluciones.
 Ya no se volvió a hacer la verificación de averías la cual se ejecutaba en el
formato de designado.

7.17 Lo que tiene como directriz, pero no hay cumplimiento:


 Se tiene como directriz la estandarización de procesos, procedimientos y ciclos
de operación en cada una de las regionales.
 Las inversiones en infraestructura operativas son a cargo del gerente regional.
 Las decisiones operativas a cargo del director de logística regional.
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7.18 Problemas encontrados durante la exhibición de mercancía en la nueva


bodega:
 Reorganizan la estructura de la compañía (Equipo de almacenamiento, equipo de
inventarios), para centrar esfuerzo en el acopio de mercancía para la exhibición.
 El jefe de almacenamiento nota un faltante de inventarios en unidad de artículos
de alto costo.
 Es hallado en el CEDI un corrugado saqueado de un artículo de poco volumen,
pero de gran valor.
 Pasaron 2 semanas para que la bodega llegara a su normalidad.
 Material POP en los rincones de la bodega.
 Averías no reportadas.
 Desorden en toda la bodega.

7.19 Expectativa del viaje de Carlos


 Tener contacto directo con el sistema de información WMS y RFID con diseños
de zonas picking
 Optimización de tiempo de operación.
 Implementación de tecnologías tales como bandas transportadoras, montacargas
trilaterales, estibadores eléctricos.

7.20 Problema encontrado durante el viaje de Carlos:


 Cuando se procedía a despachar un traslado de mercancías de baja rotación
para la sede principal detectaron un faltante en artículos valorizados.
 La directriz de Carlos hacia pablo y diego es la que le comuniquen al gerente
regional y al director nacional de logística de lo sucedido.
 Pablo y diego asumen el hecho del faltante y sugieren un inventario de los
artículos valorizados, el gerente se opone y realiza algunas tomas físicas con
auxiliares de bodega, lo cual se ejecuta por fuera del procedimiento establecido.

7.21 Acciones tomadas con el problema del faltante de mercancía:


 Pablo y diego deciden tomar y ejecutar algunos inventarios utilizando
herramientas de tomas físicas, pero no hay claridad en cuanto al procedimiento.
 El procedimiento no demuestra confiabilidad.
 El equipo de bodega no identifica claramente la mercancía (averías, obsoletas,
etc.)
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 La ejecución del inventario no tiene metodología, es arbitraria, carece de


estructura y concepto.
 Empiezan a existir señalamiento de parte diego hacia pablo.
 El director nacional de logística, palomari viaja a San Bernardo del Viento a
buscar culpables más no soluciones.
 Existe tensión en la compañía por falta de confianza entre todos sus
colaboradores
 Manuel decide cancelar el contrato a dos de los auxiliares por presunción de
participación en usurpación de los bienes de la compañía, al no tener evidencia
es necesario indemnizarlas.
 Se tomaron medidas extremas con todos los empleados por medio del uso del
polígrafo.
 La vicepresidencia administrativa y financiera dio la orden de cambiar
gradualmente todo el personal operativo en un periodo no mayor a un mes.

7.22 Falencias de palomari durante el problema del faltante de artículos.


 Las decisiones de palomari fueron cuestionadas.
 Consintió en que no se ejecutaran inventarios.
 Estuvo al margen del evento.
 Permitió que jefes de área tomaran decisiones que no eran de su nivel de
responsabilidad.
 Se inmiscuyo en decisiones que no eran de su competencia.

16 Acciones tomadas por calvaccio hacia palomari:


 Fuertes discusiones entre palomari y calvaccio por responsabilidades.
 Culminan el contrato de palomari.
 Entre el cargo palomari en 5 días a un encargado designado por calvaccio.

7.23 Acciones tomadas por Carlos en informe hacia Calvaccio.


 Carlos presenta un informe donde detalla los errores y en el cual explica que se
deben hacer cambios radicales.
 Existe escepticismo por parte de calvaccio ya que confía ciegamente en las
personas que diseñaron el sistema de logística actual.
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7.24 Conclusiones del informe de Carlos:


 Los sistemas logísticos evolucionan al igual que los controles, los equipos, la
infraestructura de hace 5 años no es útil y la expansión no fue planificada.
 Problema que se ha presentado se debe al crecimiento de la compañía, la cual
tenía metodologías y personal idóneo para la empresa que se tenía hace dos años,
pero debido al crecimiento que ha tenido esta misma ha colapsado por falta de
preparación.

7.25 Acciones planteadas por Carlos:


 Primera etapa: Redistribución de funciones.
 Un programa de capacitación de los procedimientos.
 Asignación de roles diferenciales y definidos
 Revisión de procedimientos, difusión y entendimiento.
 Metodologías de trabajo precisos.
 Segunda Etapa: Cuando la primera etapa se hay vuelto un hábito de trabajo se
debe realizar la inversión en nuevas tecnologías de las cuales Carlos tuvo acceso
y conocimiento en su viaje.
Luego de dar un análisis completo del caso DISTRIBUYAMOS S.A, nos apoyaremos
con la herramienta basada en el Diagrama Ishikawa, quién nos presenta una estructura
que nos ayuda identificar las causas que determinan los problemas visto en este caso.
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MODELO DE INVENTARIOS
MÁS PRACTICA
RESPONSABILIDAD EN
HABILIDAD
LA ASIGNACION DE
CARGOS
DESTREZA ESPERIENCIA

METODOS DE AYUDA CAPACIDAD

CAPACITACITACION ESMERO COMPROMISO

DEDICACION

CLASIFICACION ABC JUST IN TIME MRP FORMACION ACADEMICA

CUMPLIMIENTO

MOVIMIENTOS TIEMPOS distribuyamos


ENTREGA METODO

SALIDA COLABORATIVO ALMACENAMIENTO

CANTIDAD Y CALIDAD HORARIOS CAPACITACIONES

EQUIPO DE TRABAJO DESPACHOS INVENTARIOS

ENTREGA DE PRODUCCION

FECHAS ESTIPULADAS PROACTIVO

MAS CONTROL EN MEJORA CONTINUA


DESPACHOS
Imagen de Ishikawa. Autor: grupo proyecto
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8 BIBLIOGRAFÍA

(citado el 8 de abril de 2013) UPC, Departamento de Ingeniería Rural. Distribución en


Planta, tomado en línea
http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/940/5/Capitulo_2.pdf

(citado el 8 de abril de 2013)


UCLM, Departamento de Ingeniería Rural. Distribución en Planta, tomado en línea
http://www.uclm.es/area/ing_rural/AsignaturaProyectos/Tema5.pdf

(Citado el 20 de septiembre de 2018) Técnica de las 5 s, para mejorar la productividad, - Tomado


en línea. https://leanmanufacturing10.com/5s
(22 de septiembre de 2018) Guía metodológica para el diagnostico de un proyecto- Tomado en
línea.
http://guiametodologica.dbe.uchile.cl/diagnostico.html

(Citado el 24 de septiembre de 2018) -Control de inventarios – Tomado en línea https://www.tec-


mex.com.mx/promos/bit/bit0802-erp.htm

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