CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Es el ciclo por el que atraviesan los documentos desde su producción o

recepción en los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración
a un archivo permanente o histórico.

Tiene 3 fases:

 La primera corresponde a los archivos de Gestión o Activos: Su

consulta es permanente

 La segunda a los archivos intermedios o inactivos: Su consulta es

semiactiva

 La tercera a los archivos históricos o permanentes: su consulta es

activa, informativo
 RECEPCIÓN TRÁMITE

PRODUCCIÓN

CICLO VITAL DEL DISTRIBUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL DOCUMENTO

ORGANIZACIÓN

CONSERVACIÓN
CONSULTA
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Las etapas del ciclo vital de los documentos son:

• Planeación
• Producción
• correspondencia
• Distribución
• Trámite
• organización de archivo
• valoración (TRD)
• transferencias documentales
• recepción de transferencias
• selección documental
• implementación de nuevas tecnologías (microfilmación o digitalización)
• Eliminación
Depuración
• Almacenamiento
• Conservación
• Consultas
• Disposición final
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Área Central de Correspondencia

Es el área que tiene bajo su responsabilidad la administración de la

documentación desde la recepción de documentos hasta su entrega al
destinatario final, controlando el tiempo de respuesta.

La producción del documento incluye: elaborar o generar documentos,

recepcionar documento, obtener copias o fotocopia de documentos.

Recepción: Es el proceso mediante el cual se reciben las comunicaciones

internas / externas de una entidad.

Distribución: Es el proceso mediante el cual se clasifican las comunicaciones

para ser distribuidas a nivel interno. Las actividades son: clasificar por
destinario, por prioridad, por procesos o productos.
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Consulta: Que los usuarios tengan acceso a los documentos que se

encuentran en los archivos de las entidades con algunas restricciones de
confidencialidad.

Organización: Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y

firmar los documentos. Las actividades de este proceso son: clasificación,
ordenación e identificación de unidades archivísticas, identificación de
serie documental.

Recuperación: Realizar la búsqueda de los documentos.

Disposición final: Selección de los documentos con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación y corresponde al
producto de aplicar las TRD.
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las fases de un archivo de gestión son:

• Producción
• Recepción
• Distribución
• Trámite
• Organización
• Consulta
• Conservación
• Disposición final

Las fases de un archivo central son:

• Organización
• Consulta
• Organización
• Conservación
• Disposición final
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Las fases de un archivo histórico son:

• Organización
• Consulta
• Organización
• Conservación
• Disposición final
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TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
 5 DATOS IMPORTANTES DE LAS TDR

Dato #1
La Tabla de Retención Documental, es un instrumento archivístico que presenta los
tiempos de retención de los documentos en los distintos archivos de la empresa.
Dato #2
Los documentos que se relacionan en la Tabla de Retención Documental se agrupan en
series y subseries documentales.
Dato #3
La Tabla de Retención Documental se aplica desde los documentos producidos en las
distintas oficinas de la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.
Dato #4
Para las entidades del Estado, el Archivo General de la Nación de Colombia estableció un
formato de presentación al igual que un Mini-manual de Elaboración.
Las entidades privadas se pueden acoger a dicho formato o elaborar el propio.
Dato #5
La Tabla de Retención Documental debe incluir también documentos en diferentes
soportes como los electrónicos, entre otros. Es decir, no solo es para los documentos en
soporte papel.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Paso #1. Conocer la empresa de adentro hacia afuera.
Inicia con un diagnóstico de la empresa que te permita conocer el estado actual en puntos como:
Administrativamente como esta organizada la empresa.
Cuantos años de creación tiene.
Cual es su actividad comercial
Su historia institucional
Identificar el estado actual Archivístico, es decir, que prácticas llevan a cabo en cuanto a la
organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos tanto en las oficinas como en
los depósitos donde están los archivos.

Básicamente se debe saber información como:

El sector económico al que pertenece, servirá para guiar hacia la normatividad que regula a la
empresa.
Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe cumplir o que tienen
relación estrecha con su actividad comercial.

Evidencias de este paso:

Diagnóstico Administrativo y Archivístico
Historia Institucional
Mapa o Marco Jurídico de la empresa
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Paso #2 Conformar y reunir el Comité de Archivo (Acuerdo No. 007

29/07/1994)
Es importante conformar un equipo asesor dentro de la empresa que aporte a la construcción de la
Tabla de Retención Documental. Este comité debería estar conformado por personas con cargos
estratégicos:
•El Gerente, quien agilizará la toma de decisiones.
•El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos de apoyo de la empresa.
•El Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo.
•El Ingeniero de Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será valioso.
•El responsable del Sistema de Calidad, tomará decisiones con base en lo que ya está establecido en
el Sistema de Gestión de la Calidad.
•Obviamente, el responsable del Archivo o de Gestión Documental.
•Los otros que se consideren pueden ser de suma importancia para el Comité.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Después, dales a conocer los resultados obtenidos en el primer paso. Es muy importante que ellos
comprendan el porqué la empresa debe contar con la Tabla de Retención Documental.
Por último, mostrar lo que se va a hacer con el plan de trabajo y el cronograma de ejecución.
Este Comité se debe reunir cada vez que es necesario aprobar resultados o tomar decisiones sobre
el proceso.

Evidencias de este paso:

•Comité de Archivo conformado
•Actas del Comité de Archivo de cada una de las reuniones sobre la Tabla de Retención Documental.
•Plan de Trabajo aprobado.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Paso #3 Investiga la producción documental actual de la empresa.
Presta demasiada importancia a la investigación de la producción de los documentos de la empresa.
Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más común para que
una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.
La labor debe ser indagar y documentar en cada una de las oficinas los documentos que producen en
razón de las funciones que ejecutan.
Para realizar esta consulta se puede usar como base el formato de encuestas de estudio de Unidad
Documental que se presenta en el anexo 9 del MiniManual de Tabla de Retención Documental .
En el MiniManual encontrarás dos tipos de encuestas:
•La primera, es a la oficina productora.
•La segunda, a cada una de las unidades documentales que se generan en la oficina productora.
Reglas:
#1. Cuando se realice la encuesta no preguntar por los tipos documentales que generan, mejor
consultar por las unidades documentales. Al hacerlo así se facilitará la construcción de las
agrupaciones documentales.
#2. No enfocarse solo en investigar los documentos físicos, tener en cuenta que también se producen
unidades documentales electrónicas.
#3. Como estás consultando por unidades documentales, que no se te olvide entonces, preguntar
siempre por cuales son los documentos que las conforman.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
#4. Las unidades documentales deben estar nombradas de tal forma que permita comprender que
tipo de información es. Ejemplos de nombres de unidades documentales incorrectos:
•Documentos varios: no está claro el asunto al que se refiere.
•Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este nombre
es ambiguo.
•Visitas a clientes: ¿y qué documentos nacen de generar esa visita al cliente?
La forma correcta sería:
•En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes de
egresos, comprobantes de pago, etc.
•Para el ejemplo de visitas al cliente, deberías de identificar qué documentos nacen de dicha visita.
Ejemplo: Actas de visitas a clientes, informe de visitas a clientes o registro de solicitudes de visitas a
clientes.

Evidencias de este paso:

•Encuestas de la producción documental.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Paso #4 Elabora la Tabla de Retención Documental.
Si la Tabla de Retención Documental que estas haciendo es para una entidad pública, el formato que
esta en el MiniManual tiene que ser la base.
Recuerda, le puedes agregar campos de acuerdo a la necesidad.
Algunos campos para considerar agregar pueden ser:
En caso de que tu empresa este organizada por procesos, puedes usar un campo en el que indiques a
qué proceso esta ligado la oficina.
La Tabla de Retención Documental en conjunto es una sola, pero está dividida en una Tabla de
Retención Documental para cada oficina productora de documentos y como se refleja en el Cuadro de
Clasificación Documental (por oficinas).

Evidencias de este paso:

Tabla de Retención Documental elaborada para cada una de las oficinas productoras de los
documentos.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Paso #5 Preséntala para la aprobación final al Comité de Archivo.
Ya se tiene la Tabla de Retención Documental lista, es decir, en un formato con las Series y Subseries
documentales acompañadas de el tiempo de retención, la disposición final y el procedimiento a
aplicar.
Ahora se debe reunir de nuevo el Comité de Archivo para discutir el resultado, con el fin de hacer
ajustes y aprobar la Tabla de Retención Documental.
Una metodología que se podría usar consiste en invitar al comité representantes de cada unas de las
áreas de la empresa y presentarles su correspondiente Tabla de Retención Documental, con el fin que
soliciten ajustes o que le den el visto bueno final.
Llegará el momento de que todos han aprobado la Tabla de Retención Documental.
Se termina con la decisión unánime por parte del Comité de Archivo aprobándolas.
Todo debe de quedar en las Actas de Comité de Archivo.
Si eres parte de una Entidad pública, lo siguiente después que el Comité de Archivo la aprobó:
Si la entidad es a nivel municipal o territorial, debe ser enviada para evaluación y aprobación ante el
Consejo Departamental de Archivos.
Cuando la entidad es nacional, debe ser remitida ante el Archivo General de la Nación para su
aprobación.
Lo anterior con base en el Acuerdo 04 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación
(Colombia)

En caso contrario, con la aprobación del Comité de Archivo te basta.

 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

Paso #6 Impleméntala y aplícala en la empresa.

Deje evidencia en algún tipo de documento (acta, acto administrativo, etc) donde se indique que
la empresa implementa dentro de su gestión administrativa, la Tabla de Retención Documental.

Se debe dar a conocer a todos los colaborados que ya se cuenta con Tabla de Retención
Documental.
El paso siguiente, es la aplicación de este Instrumento.
Importante que para que se tenga éxito en la Tabla de Retención Documental esta no solo
depende del personal de Gestión Documental.
Para que se alcancen los objetivos que se esperan con la Tabla de Retención Documental, se
necesita del compromiso de todos.
Se pueden realizar campañas de capacitación sobre organización de los documentos de las
oficinas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
Se van a encontrar personas que no estarán de acuerdo con el nuevo cambio en la producción y
organización de sus documentos. Se debe aprender a manejar esta situación y trabajar día a día
en la creación y consolidación de la nueva Cultura de Gestión Documental.
 PASO A PASO PARA HACER LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

#7 Revisa y Actualiza
No todo termina cuando se ha aprobado la Tabla de Retención Documental.
El mundo siempre es cambiante, al igual que las organizaciones.
Revisar periódicamente el instrumento y si es necesario actualiza la Tabla de Retención
Documental.
 VALORES PRIMARIOS

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la

organización que los produce y al productor, destinatario o beneficiario
del documento. Es decir, a los involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

• Administrativo
• Legal
• Fiscal
• Contable
• Técnico
 VALORES PRIMARIOS
Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de
sus actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido
que responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia
general y expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor
mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de
la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante
la ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la
persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y
los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las
declaraciones tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas,
registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la
organización pública o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución
o empresa.
 VALORES SECUNDARIOS
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y
tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen
es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución
de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.

Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación
de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de
su aspecto misional.