Grupo N°1

Martha Liliana García

Lina Gómez Forero

Julián David Garzón

Miguel Ángel Delgado

BARRERA E HIJOS: MONTAJES METALMECÁNICOS

El señor Ricardo Barrera quien durante más de veinte (20) años de su vida se dedicó a
trabajar como técnico en reconocidas empresas operadoras de explotación de petróleo,
tomó la decisión de independizarse y crear su propia empresa, la razón para tomar esta
importante decisión fue el consejo de su hija menor Yenny, quien hace poco ingresó a
estudiar administración de empresas y considera que lo mejor que puede hacer su papá es
aprovechar su experiencia trabajando para él mismo y su familia.

Pasaron los meses y la empresa que empezó en el garaje de su casa pasó a instalarse en
una oficina pequeña ubicada en el tercer piso de un edificio en una céntrica avenida de la
capital. Con el correr de los días la empresa comenzó a darse a conocer, aprovechando los
contactos que durante los más de veinte (20) años había establecido el Sr. Barrera, no
dejaban de llegar invitaciones para que participaran en licitaciones, solicitudes de
cotización, ofertas de proveedores, hojas de vida de personas interesadas en trabajar con la
organización, propuestas de entidades de seguridad social, comunicaciones de las
diferentes organizaciones de control, entre otras.

Cierto día necesitaron adjuntar a una licitación las recomendaciones de los proveedores de
materiales del proyecto, estas no aparecieron, lo que generó que no se pudiera entregar la
licitación y perder el negocio que le abriría a la organización las puertas con una
multinacional con presencia en los cinco (5) continentes.

Entregables:

Presentar un informe escrito donde se dé respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

Establecer un sistema de gestión documental donde se establezcan el flujo de los

documentos desde su ingreso, su custodia almacenamiento, producción, recepción,
distribución, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos de la
empresa. Garantizando la organización y la disponibilidad de la documentación e
información que sea requerida como soporte al cumplimento de la empresa, facilitando el
acceso y la consulta de quienes requieran esta información.
2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

La información que posee un archivo en cualquier empresa u organización es aval

de todo proceso que se realice en ella, contar con una buena organización permite un flujo y
disposición de la información de una manera rápida, economizando tiempo y facilitando
decisiones. La empresa “Barrera e hijos” requiere implementar un sistema archivístico, con
el cual organice documentos, facilite el acceso a la información con relación a los
documentos que se tienen permitiendo la clasificación y disposición de una manera
organizada.

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño

considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su
manejo de documentos? ¿Por qué?

Consideramos que sí es una buena inversión, puesto que para poder organizar
cualquier archivo es importante tener un lugar para almacenarlos y al tener disponible un
archivador la organización de los documentos se podrá realizar de una mejor manera.
Incluso se realizará una marcación en el archivador para así acceder más fácil a los
documentos.

4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y

realice un cuadro comparativo con las definiciones encontradas.

Documentación

Se conoce como Definida por la

documentación a la
Ciencia que consiste en
documentar, ésta se
encuentra identificada por
el procesamiento de
información que otorgará
datos específicos sobre
un tema determinado; de
acuerdo a esto puede
identificarse como una
técnica instrumental y
auxiliar, para lograr
informar a numerosas
personas sobre un tema
en específico.
https://
conceptodefinicion.de/
documentacion/
f. Disciplina que se ocupa
de la Recopilación,
organización y gestión de
documentos o datos
informativos.
https://dle.rae.es/
documentaci%C3%B3n
Federación Internacional
de Información y
Documentación (FID)
como la colección,
recopilación,
almacenamiento,
clasificación, selección,
difusión, y utilización de
todo tipo de información
cualquiera que sea su
soporte.
https://www.ecured.cu/
Documentaci%C3%B3n