GESTIÓN DE

ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS
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Enfatiza la aplicación de las tecnologías para la administración de documentos en
cualquier formato, pone el énfasis de la naturaleza de los documentos creados, utilizados
y conservados en entornos tecnológicos. Es un aspecto más de la gestión de los
documentos, entendida como una función archivística global que la integra.

EN QUÉ CONSISTE LA SISTEMATIZACIÓN AUTOMATIZACIÓN DE

ARCHIVOS?
Se realiza con el fin de que las entidades una vez organizados sus archivos,
cuenten con un sistema de recuperación de la información donde se indique
la localización física de los documentos identificación de los datos principales
de las unidades de conservación, para su fácil ubicación y también sirve como
herramienta para la ejecución de los demás procesos archivísticos, es por ello
que se hace necesario contar con un sistema integrado de control y
administración de documentos.
 VENTAJAS
1. Facilita la separación del contenido del
documento del medio en el que se registró
originalmente con el fin de facilitar la
difusión y el acceso de la información.
2. La velocidad y la precisión de la búsqueda y
la recuperación puede ser consultada
nacional e internacionalmente por vía
telemática, correos electrónicos, chat y en
muchos casos accesibles a través de
internet.
3. Son necesarios para mantener su
autenticidad a lo largo del tiempo.
DESVENTAJAS
1. En el proceso de separación y regrabación se
puede manipular con mucha facilidad,
levantando sospechas sobre la autenticidad
y la fiabilidad de la copia.
2. Las plataformas o páginas de acceso se
pueden sobrecargar o hasta borrar los
documentos.
3. Inseguridad por la falsificación de los
mismos.
 MAGNÉTICOS
SOPORTE DESCRIPCIÓN / CARACTERÍSTICAS
Disquette: Eran muy populares, son más pequeños que los CD en tamaño.
Poco espacio 512 MB, fue el primero comercialmente portable en cuanto a
información poco vulnerable por virus. Son regrabables y para reproducirlo
se necesita una unidad de disquete A.

Casette: Formato de grabación de sonido, video de cinta ampliamente

utilizado. Se puede reproducir por doble cara con pistas estereofónicas,
con un sistema casi análogo calidad alta y para reproducirlo y regrabarlo se
necesita un equipo de sonido.
SOPORTE DESCRIPCIÓN / CARACTERÍSTICAS
Disco duro rígido: Dispositivo de almacenamiento de datos que emplea un
sistema de grabación para almacenar datos digitales. Tiene un cabezal de
lecto-escritura. En los años 60 eran internos, luego externos, en los
archivos siempre será fuente primaria de almacenamiento.

Tarjetas microSD: Es un formato de tarjeta de memoria flash más pequeña

que la miniSD. Mide solo 15x11x1 mm, son diferentes megas; su uso
principal está en dispositivos móviles como: celulares, cámaras y son de
2MG y hasta 512 MG.
SOPORTE DESCRIPCIÓN / CARACTERÍSTICAS
Memoria USB: Es un dispositivo de almacenamiento que utiliza una
memoria flash para guardar información. Almacenamiento y transporte
personal de datos más utilizado, desplazando en este uso a los
tradicionales disquete y a los CD, se pueden encontrar de diferentes
tamaños, hasta 1 TB.
 ÓPTICOS
SOPORTE DESCRIPCIÓN / CARACTERÍSTICAS
CD-R: Es un formato Disco compacto re-grabable. Se pueden grabar en
varias sesiones, sin embargo la información agregada no puede ser borrada
ni sobreescrita, en su lugar se debe usar el espacio libre que dejó la sesión
inmediatamente anterior. Soporte diferentes formatos, reemplaza el disco
y son audio.

DVD-Video: Es un formato de video de consumo usado para almacenar

video digital. Se puede usar el formato MPEG. Su función es reemplazar los
de la década de los 80 y el VHS su exclusividad es audio y video.
SOPORTE DESCRIPCIÓN / CARACTERÍSTICAS
Blu-Ray Disc: También conocido como blu-ray, es un formato de disco
óptico de nueva generación, empleado para video de alta definición y con
una capacidad de almacenamiento de datos de alta densidad mayor que la
del DVD. En el año 2066 por la calidad de video y la capacidad de
almacenamiento es más alta.

DVD-Video: Es un formato de video de consumo usado para almacenar

video digital. Se puede usar el formato MPEG. Su función es reemplazar los
de la década de los 80 y el VHS su exclusividad es audio y video.
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Se deben organizar de acuerdo a la TDR con sus respectivas series, subseries y tipos
documentales.

PASO 1: Se destina un espacio para crear la carpeta raíz con el nombre del fondo documental.

Paso 2: Se abre la carpeta y se desprenden las secciones.

200
RECTORIA

AB SCHOOL 220
CONTABILID
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Paso 3: Se abre la carpeta de una sección y se crea la subcarpeta donde se encuentra la serie y
subserie de los documentos que se producen en cada sección.

01 ACTAS

02
200 RECTORÍA CIRCULAR

08
INFORME
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Paso 4: Se abre una de las carpetas de las series y allí se encuentran las subseries a trabajar.

200.01.01 ACTAS
REUN.

200.01 ACTAS
200.01.02
ACTAS COMITE
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Paso 5: Después se ordenan por años

2009.

200.01.01 ACTAS
REUNION
2010
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Paso 6: Después de ordenar por años, según el volumen documental, se puede hacer por meses.

Enero

200.01.01 ACTAS
REUNION
Febrero