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Secretaria de Gerencia
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Contabilidad
El archivo es el conjunto de documentos
clasificados y ordenados a fin de que no se
dañen y pierdan.
Es el espacio físico en que se custodian y
conservan los documentos.
La finalidad del archivo es guardar y clasificar
todos los documentos que la empresa necesita
conservar para poder funcionar normalmente, por
una parte, el cumplimiento a lo estipulado en el
código de comercio y por otra según el criterio y
conveniencia de la propia empresa.
La existencia del archivo en la empresa es
consecuencia directa de que las actividades
mercantiles necesitan un soporte documental.
La empresa hace acopio de distintos documentos
como:
CORRESPONDENCIA
La secretaria deberá tener el conocimiento de los tipos de
correspondencia con la que cuenta su empresa.
Se le conoce como correspondencia, a la comunicación por
escrito entre dos o mas personas. La correspondencia implica
el intercambio de documentos, la persona que envía se lo
denomina ‘remitente’’, mientras quien lo recibe es el
‘destinario’
Una de las muchas funciones que competen a
la secretaria es la gestión de la comunicación
escrita.
DEFINICION: Una carta es un medio de
comunicación escrito por un emisor (remitente)
y enviado a un receptor (destinatario)
Existen distintos tipos de cartas, pero más allá de su tipo o
intención particular siempre se tratará de la redacción de un
mensaje. Un emisor que escribe ese mensaje a un receptor que
lo recibirá.
Desde épocas antiguas siempre se utilizó este sistema de
correspondencia, pues hoy en día con el avance tecnológico ni
siquiera un tipo de carta comercial es enviada de este modo
PARTES DE CUALQUIER
TIPO DE CARTA
Como tipos de carta informal se
refiere a la que se envía a amigos
o familiares por ende no es
necesario respetar un formato
determinado, pero siempre
constará del encabezado, el texto o
cuerpo y el saludo pudiendo incluir
la postdata si fuese necesario.
Los tipos de carta formal necesitan de un estilo que
también sea formal, es decir que se debe cuidar no solo
la redacción sino también la ortografía. La falta de ambas
es sinónimo de descuido y falta de respeto por el
destinatario.
De hecho el respeto es fundamental dentro de una
comunicación formal y sincera.
Es importante tomarte el tiempo necesario para la
búsqueda de las palabras adecuadas, pues el vocabulario
que utilices, en una carta será el tono de voz que utilizas
al comunicarte en una conversación.
Por lo tanto en un tipo de carta formal se debe hacer
hincapié en el uso del vocabulario, un saludo inicial que
incluya Querido (el nombre del destinatario)… Apreciado
(el nombre del destinatario) y un saludo final que puede
incluir: Atentamente, sinceramente, saludos o abrazos.
Objetivo de la Carta comercial: Comunicar, instruir, disponer,
obtener información, solicitar, transmitir un mensaje con eficiencia y
eficacia, crear, mantener o recuperar la buena voluntad, solicitar
información sobre precios y vender nuestro producto
Una empresa o negocio brinda un buen servicio al cliente cuando ha trabajado en varios de estos
factores; por ejemplo, cuando trata a sus clientes con amabilidad, les da un trato personalizado, los
atiende con rapidez, les ofrece un ambiente agradable, y los hace sentir cómodos y seguros.
Dentro de las relaciones humanas existen una serie de técnicas de atención al cliente que
son tan efectivas que ayudan mucho, entre estas tenemos:
La sonrisa (amistad, seguridad, confianza, amabilidad, voluntad, afecto y sinceridad.)
La importancia del saludo
Tres palabras mágicas abren puertas ante cualquier situación: gracias, porfavor y permiso.
Deja hablar al cliente
Responda todas sus preguntas
Todos los clientes son iguales
No le mienta a su cliente
Forma de pararse
Tenga sus manos libres
TIPOS DE CLIENTES
Las empresas que ya tienen cierto tiempo en el mercado
suelen tener una amplia variedad de clientes.
PRESENTACIONES PROFESIONALES
También en la vida profesional y comercial tiene gran importancia las presentaciones.
En este caso las damas se pueden presentar solas. Si por ej. dialoga con un cliente importante, se presentara
diciendo…….., secretaria de …….
PRESENTARSE SOLO
Los caballeros entre si; dirán sus nombres y harán una pequeña inclinación o alargaran la mano. Se omitirá los
títulos universitarios, efectuando el de doctor.
Las damas entre ellas; se presentaran como señoras……….de…………….o como ………….. Simple mente si es soltera
La persona presentada no debe tender la mano,
antes que la otra.
Es la persona a quien se es presentada quien deba
iniciar el gesto de saludo.
Cuando se ve una persona celebre tampoco hay
que hacer cola para tener el honor de estrechar su
mano, pues resulta humillante para quien lo hace y
fastidioso para el personaje.
Existen principios de educación básica muy
importantes en cuanto al acto de saludar con la
mano; el apretón de manos caracteriza a las
personas.
Pararse correctamente
Dirigir la vista a la persona saludada
No tomar las dos manos, la de la persona a quien
se saluda.
No ofrecer nunca la mano a nadie, cuando hay un
obstáculo que lo separa.
El saludo es simbólicamente un homenaje, una demostración afectuosa con
el prójimo y está regida por las mismas reglas básicas de la presentación.
Negar el saludo, constituye una grave ofensa.
COMO SERVIR
Primero se servirá a la señora que está a la derecha del anfitrión, después a la
izquierda y así sucesivamente a todos los señores.
COMO SERVIRSE
Cuando el mesero ofrece la bandeja de alimento, usted misma deberá servirse
haciendo uso de los utensilio que se han sido supuesto en l mesa.
Para carne se usa tenedor o pinza
Para grano dos cucharas
Para verduras dos tenedores
Deberás comenzar por las partes sólidas, luego las salsas y además
guarniciones.
CUANDO EMPEZAR A COMER
Sera l dueña de casa quien empiece a comer e inmediatamente las seguirán sus invitados.
Si hubiera muchos platos diferentes y tiene dudas respecto al cubierto a usar, no olvide que se empieza
de afuera hacia adentro.
LOS CUBIERTOS
Hay dos clases de cubiertos de utilizar los cubiertos: el europeo y el
americano. En el europeo debemos mantener el tenedor en la izquierda
y el cuchillo en la derecha, comiendo siempre con el tenedor en la
izquierda.
En el americano comemos con el tenedor en la derecha, cuando vamos a
cortar algo, lo colocamos en la mano izquierda y tomamos en cuchillo
con la derecha para cortar y luego ponemos el cuchillo en la parte
superior del plato diagonalmente y cambiamos el tenedor a la derecha y
comemos.
ETIQUETA FEMENINA
Las mujeres tienen amplia libertad para vestir de etiqueta, aunque todo se rige por la moda y
por el buen gusto.
Vestido corto: es un traje de día o de media tarde, confeccionado en diferentes telas
Vestido largo: también se le conoce como de traje de noche
Traje coctel: el largo, hasta la rodilla o un poco por debajo de la misma
TIPOS DE COMPROMISO
CENA FORMAL
CENA INFORMAL
La particular de una cena informal en que los invitados se sientan sin lugares marcados con
anterioridad y el servicio se hace sin más ceremonia
CENA BUFFET
Su característica principal consiste en que los invitados no se sientas a la
mesa y cada uno se sirve personalmente.
Los aperitivos se sirven durante 45 minutos antes de invitar la cena.
Cuando arregle su mesa debe tener siempre en cuenta el centro con
flores y candelabros.
Use la lógica para arreglar las fuentes donde pondrá la comida, lo
mismo para la distribución de platos, cubiertos, copas y servilletas.
COCTEL
Los cocteles ofrecen flexibilidad en el entretenimiento. Se puede invitar
mayor cantidad de gente que una cena.
Se está todo el tiempo de pie, pues dura solo alrededor de dos horas de
dos horas y mientras unos invitados llegan otros se despiden.
Todas clases de bocadillo se invita y una gran variedad de bebidas.
COCTEL BUFFET
Cuando se invita a un coctel –buffet, significa que la comida será más sólida que
para un coctel.
Se debe poner platos pequeños para que os invitados se sirvan lo que deseen de
la mesa; los meseros serán exclusivamente para la bebidas. No se debe olvidar el
vino, que será blanco o tinto según el tipo de carne.
TE INFORMAL
Las invitaciones son hechas personalmente o por teléfono
La mesa llevara un bonito y alegre mantel, sin olvidar un centro de mesa .En una
esquina de la mesa se colocara el servicio de té.
TE INFORMAL
Las invitaciones se harán por escrito
Los invitados se podrán de pie alrededor de la mesa y cada una podrá servirse las
masas y golosina a sus gustos. El servicio se colocara en una mesa adicional y los
mozos se cagaran de ofrecer el té a los señores invitados.
COMISION ORGANIZADORA
Está conformada por todos los jefes de comisiones de sus principal función es diseñar el plan
estratégico y operativo del evento.
Para la organización de cualquier evento es importante determinar primero los diferentes
aspectos:
Motivo de la celebración
Tipo de acontecimiento
Fecha y lugar
Lista de invitados
Alquiler de salón
Redacción e impresión de las invitaciones
Entrega de invitaciones
Contratación de comida y bebidas
Conformación de comisiones logística de ceremonial y protocolo
Difusión y cobertura de prensa
EL RECIBO
El recibo corriente es donde se hace constar o se deja expresado en forma escrita el haber
recepcionado algo, que puede ser dinero u otro bien, según el giro comercial de las personas
naturales o jurídicas que participan y deben de firmar.
LA FACTURA
La factura es el documento o constancia escrita que otorga el vendedor al comprador por la venta
de bienes o servicios, con detalle de los bienes y/o servicios vendidos o comercializados, precio
unitario, importe total de transacción, y ciertas condiciones si es al contado o al crédito.
LA PROFORMA
Es la propuesta para la venta de mercadería por parte del vendedor al probable comprador es un
documento provisional que solamente es de carácter informativo y no impositivo.
EL CHEQUE
Es un documento que representa una orden de pago de un monto de dinero a la vista, librada
contra un banco en el cual es girador tiene fondos depositados a su nombre en cuenta corriente
bancaria, motivos por el cual esta autorizado para girar cheques a su nombre o a favor de terceros
sean estas personas naturales y/o jurídicas.
El girador: es la persona que orden al banco
mediante un giro de un cheque, que cancele una
suma de dinero a una persona determinada o al
portador.
El girador: el girador es el banco, quien previa
identificación del beneficiario por parte del cajero,
le cancela la suma de dinero prescrita en el
documento.
El beneficiario: es la persona a quien se le gira un
cheque.
PLAZO DE VIGENCIA DE LOS CHEQUES
• Cuando son girados dentro del territorio nacional, el plazo es de 30 días corridos.
• Cuando son girados en el exterior para su pago de nuestro país, el plazo varia de acuerdo a la legislación de
cada país y convenios bilaterales.
REVALIDACION DE UN CHEQUE
A la orden: son aquellos donde se indican el nombre de una persona determinada por el portador, los cuales se
caracterizan por ser negociables entre personas a no ser que lleve la palabra intransferible o no negociable.
Caso en el cual será la misma persona que obligadamente tendrá que cobrarlo.
Al portador: son aquellos donde no se indica el nombre de una persona es decir solamente se anota la frase al
portador. Se debe tener mucho cuidado con el extravió o perdida del cheque.
A. EN LA PROPIEDAD: es cuando personalmente el beneficiario anota en
el reverso del cheque sus propios datos, para ser cobrado por el
mismo.
B. ENDOSO EN BLANCO: es cuando en el cheque nos indica el nombre de
la persona que cobrara la suma de dinero. Solo figura en el reverso la
firma del que entregue el cheque.
C. ENDOSO DE TRANSFERENCIA: en esta clase de endoso el beneficiario
transfiere la propiedad de su documento a otras personas que se
especifican en el reverso del cheque, anotando los siguientes datos:
Páguese a la orden de
Nombre de quien recibe el documento
La fecha del endoso
La firma de quien entrega el documento
POR FALTA ABSOLUTA DE FONDOS EN LA CUENTA DEL GIRADOR
POR PRESENTAR EL CHEQUE ENMIENDAS
POR FALTA DE FIRMA AUTORIZADA
POR FALTA DE FIRMA POR UNO DE LOS GIRADORES, CUANDO SON VARIOS
POR NO HACER LA FIRMA REGISTRADORA EN EL BANCO
POR ORDEN ESCRITA DEL MISMO GIRADOR
CUANDO TUVIERA CONOCIMIENTO DE LA MUERTE O DECLARACION DE
INCAPACIDAD DEL GIRADOR Y EL CHEQUE PRESENTE FECHA POSTERIOR A ESTOS
HECHOS
Es el requerimiento legal que hace el notario de la fe publica al obligado de la letra de cambio, para que se pague el monto indicado en el
documento.
EL PAGARE
Es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma de dinero fija o/a determinar en una fecha determinada y firmada por la persona
que acuerda efectuar el pago.
CLASES DE GARANTIAS
SIMPLE O A SOLA FIRMA
CON GRANTIAS PERSONALES
CON GARANTA PRENDARIA
CON GARANTIA HIPOTECARIA
EL VALE: Es un documento que una persona
entrega a otra comprometiéndose a pagar una
cantidad de dinero a la vista o en fecha
previamente convenida, el vale no solamente es
canjeable, cuando se cumple el pago estipulado o
cuando se entregue a cambio otro tipo de bien a
satisfacción del beneficiario, las clases de valen
que existen son por dinero y por mercadería.