Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
2/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
3/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
4/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
Debe buscar y lograr un equilibrio entre los costos, los objetivos organizacionales y
los requerimientos propios de la operación. 5
Debe reconocer, presentar y explicar las limitaciones de los sistemas.
5/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
6/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
7/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
por escrito, no asegura que las mismas sean cumplidas. Errores de interpretación u
omisiones por parte del personal que debe ejecutarlas o la presentación de condiciones 8
excepcionales o no previstas en el diseño, obliga al analista a realizar un seguimiento
permanente del sistema en marcha a fin de consolidar el sistema implementado.
Primera etapa
a) Estudio preliminar.
En la primera etapa del proceso de investigación administrativa nos encontramos
con el estudio preliminar. Recibe este nombre porque consiste en la primera
aproximación que un especialista puede hacer al problema que dice tener la
organización.
La fijación del objetivo, debe surgir de un acuerdo entre quién solicitó la
investigación o estudio y el responsable de llevar dicho proyecto adelante.
Si la enunciación del objetivo no es efectuada por quién encomendó el estudio, el
profesional o analista será el responsable no solo de llevar adelante las etapas de
investigación sobre el sistema en el que se está trabajando, sino también, de la
8/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
definición de los propósitos del mismo, debiendo definir los sistemas, conforme a lo que
las necesidades organizacionales exigen. 9
Por lo general, en el comienzo de un análisis, el objetivo se define en forma
amplia y genérica, sin precisar detalles. Luego, al avanzar el desarrollo de las
indagaciones se irán perfilando y reajustando los propósitos perseguidos en forma más
concreta.
El objetivo final debe ser concreto, específico, planificado y cumplido en forma
escalonada. La definición clara y completa del objetivo, evitará el desperdicio de
esfuerzos y de los costos adicionales y pérdida de tiempo que implicaría una
redefinición.
El objetivo de un mandato debe formar parte de un plan global, no limitado a un
área o procedimiento en particular, es decir, que el objetivo debe responder a un plan
homogéneo y realista, que pueda ser segmentado en partes coherentes unas con otras.
Por lo tanto, el objetivo debe integrarse a un panorama total de la organización, pero
debe ser parcializado, a fin de posibilitar la implementación escalonada de un sistema
objeto del estudio.
El proceso de definición de objetivos, se compone de tres partes o niveles:
1. Expresión de deseos o necesidades. En este nivel se toman ideas y sobre este nivel se
arman los niveles restantes.
2. Restricciones y factibilidad operativa. Se controla y se pone límites a las expresiones
de deseos o necesidades. Por ejemplo, el deseo podría ser realizar cambios en la
estructura organizacional para dotar a la misma de la flexibilidad requerida para
adaptarse adecuadamente a las exigencias del entorno. Las restricciones podrían ser
los recursos con los que cuenta la organización para desconcentrar su estructura o
para incorporar nuevas unidades o puestos de trabajo o para capacitar a sus recursos
humanos a fin de operar eficientemente bajo las nuevas circunstancias.
3. Aproximación al medio. En este nivel se trata de determinar en forma general, a
través de qué elementos se podrán alcanzar las metas propuestas. Es solo una
aproximación a dichos medios, ya que en esta etapa no se está en condiciones de
definir concreta y definitivamente cuáles serán. Continuando con el ejemplo anterior,
se puede determinar que los elementos necesarios serán una determinada cantidad de
dinero invertida por ejemplo en mobiliario y sueldos, o pago a capacitadores o
tendido de mejores redes de comunicación que se adecúen a las nuevas
características estructurales de la organización.
En el primer contacto, a partir de la primera decisión tomada desde la
organización, los directivos exponen la situación, enuncian sus dificultades y efectos
detectados y requieren la opinión del profesional. El analista debe indagar en busca de
información que le permita determinar cuál o cuáles serán los sistemas administrativos
objeto del estudio, determinar su alcance, los límites, las características y las
condiciones del estudio.
9/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
La energía que se incorpora desde el entorno fluye dentro del sistema atravesando
las llamadas cajas negras donde es transformada, y luego devuelta al medio. Dentro de
cada caja negra se agrupan una serie de tareas que tienen una misma finalidad, y que es
llevar a cabo algún proceso de transformación específico según cuál sea su función, de
la energía que en ellos ingresa, produciendo así su corriente de salida; la que a su vez
puede ser corriente de entrada en otros procesos.
El análisis que se realice a posteriori se orientará a abrir para conocer la
composición de la caja negra (operador) y a partir de allí analizar su funcionamiento.
10/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
consultor es estar seguro de que ha sabido interpretar correctamente los objetivos del
nivel superior de la organización. 11
Una manera de lograr esta correcta interpretación, es a través de la realización y
presentación a dicho nivel, de un informe en el que se especifica principalmente, el
propósito de la investigación. Este informe es el que se elabora a partir del Estudio
Preliminar y en él de desarrolla el mandato o proyecto.
En este informe, producto del estudio preliminar, que contiene el mandato o
proyecto permitirá detallar:
• Los procesos a seguir,
• Los pasos a dar,
• Las actividades a realizar,
• Los acontecimientos intermedios a alcanzar,
• Los tiempos disponibles y los a utilizar,
• La fuerza laboral requerida, insumos, costos, beneficios y demás componentes
requeridos para elaborar y estar en condiciones de presentar un PLAN DE
TRABAJO con sus correspondientes especificaciones, términos de referencia y
presupuesto.
El Estudio Preliminar da comienzo en el momento en que se produce el primer
contacto entre el que requiere el estudio y el analista.
La primera conversación puede dar indicios, señales o detalles importantes de lo
que se requiere, acontece o necesita la organización o los directivos, fundamentalmente
y en primera instancia lo que necesitan estos últimos. El Estudio Preliminar dirá si ello
coincide con las necesidades de la organización.
En esta primera conversación, el Directivo expone:
• Sus necesidades y las de la organización.
• Las características del problema detectado y por el cual convoca al profesional.
• Los efectos o desvíos que se producen en la organización.
• Las urgencias de la entidad y las personales y la disponibilidad de tiempo para
llevar adelante el estudio.
• La visión, misión, objetivos, políticas y estrategias de la organización que serán
marco y referencia para el trabajo.
• Expondrán su compromiso con la situación de cambio y su voluntad de
acompañar todo el proceso e implementar las soluciones que se propongan.
• Las restricciones o limitaciones de carácter financiero, tecnológico, político,
comercial, ambiental o de colaboradores que pudieran afectar al trabajo a
realizar.
A su vez, el Consultor expone:
11/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
• Su voluntad de trabajo
12
• Su decisión de llevar adelante la investigación y cumplir con todas las etapas,
las ventajas competitivas que ofrece como especialista y la potencialidad de su
equipo de trabajo.
El informe preliminar se debe realizar a nivel macro, general; pero debe ser lo
suficientemente claro como para permitir conocer con qué organización se va a trabajar.
Cómo se visualiza en la Figura Nº 4, el propósito de esta etapa es determinar cuál
es el objetivo del trabajo.
ESTUDIO PRELIMINAR
12/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
13/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
14/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
15/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
16/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
17/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
18/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
19/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
20/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
Segunda etapa:
Planeamiento del estudio o proyecto. Presentación del plan de trabajo.
Un plan es un intento de representación ordenada de las acciones que se prevén como
necesarias y de las condiciones a que debe ajustarse el trabajo para alcanzar, en tiempo
y forma, los objetivos propuestos.
Luego de evaluadas la información del estudio preliminar, corresponde formular
un plan de acción concreto que indique, a priori, por dónde se debe comenzar y por
dónde se continuará el trabajo que se encomiende.
21/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
22/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
23/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
Ejemplos
Tipo de empresa
Origen del Capital
Rubro
Inicio actividad
Historia y evolución
Tamaño empresa
Cantidad empleados
Infraestructura de planta
Estructura
Visión
Misión
Objeto
Objetivos
Estrategia
Cultura organizacional
Clientes
Insumos
Proveedores
Competidores
Macrcoentorno (breve análisis)
24/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
OBJETIVOS
Para cada uno de los sistemas donde se pretende trabajar, debo estar planteando al
menos un objetivo. Recuerde que un objetivo es una expresión de deseo que expresa
que haciendo determinada actividad, se espera conseguir otra resultado.
Por ejemplo, al trabajar sobre los sistemas administrativos de organización, decisión,
información y procesos y procedimientos administrativos, debería estar planteando
objetivos para cada uno de ellos.
ALCANCE
Para cada uno de los objetivos definidos anteriormente, se debe especificar cuáles son
los límites que abarca cada sistema, es establecer hasta dónde llegará la profundidad de
estudio de cada sistema.
PROYECTOS A DESARROLLAR.
Para cada uno de los objetivos y teniendo en cuenta el alcance definido anteriormente,
se debe hacer un listado de cada una de las actividades que permitirán cumplir con los
objetivos buscados en cada sistema, considerando el alcance o límite de la investigación
MODALIDAD OPERATIVA
Acá se deberán establecer pautas de trabajo ya sean del asesor hacia la organización
como de la organización hacia el asesor. Se plantean aspectos como qué sucede si se
retrasan en la entrega de datos para poder continuar con el trabajo o cómo se
desarrollarán las comunicaciones entre el asesor y los miembros de la organización, etc.
25/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
26
DURACIÓN Y METODOLOGÍA DEL PROYECTO
Bajo la mirada que le estamos dando a la investigación administrativa, nuestro trabajaos
siempre deberían efectuarse mediante el cumplimiento de las siguientes etapas:
1. Relevamiento de información.
2. Análisis de la información relevada
3. Diagnóstico del sistema bajo estudio.
4. Propuestas de cambio.
En cada una de estas etapas se incluye una breve información de aspectos relevantes a
conocer por la empresa relacionados con la forma y en el tiempo que se realizará. Todos
estos aspectos se verán más adelante en el desarrollo de estas etapas.
Para poder realizar este presupuesto, el consultor deberá realizar el suyo con la mayor
cantidad de detalles posibles para no equivocarse y presupuestar por debajo de su
verdadero valor, ya que esto generará pérdidas a la consultora, ni por encima ya que
esto puede dejarlo fuera de la posibilidad de continuar su trabajo en la organización.
Recuerde que conseguir la aceptación de la propuesta de trabajo es fundamental para
continuar el mismo y más aún considerando que hasta el momento no se ha cobrado
absolutamente nada por parte del consultor y todo lo que ha realizado hasta esta
instancia lo hace como un “presupuesto sin cargo” (salvo que haya acordado con el
cliente que deberá abonar por la etapa de estudio preliminar y planeamiento del
proyecto)
GRÁFICO DE GANTT
Es muy importante para terminar la propuesta realizar un gráfico de Gantt en el cual se
puedan visualizar las diferentes actividades a desarrollar y su tiempo de duración. Esto
ayudará al consultor a tener un mejor control del tiempo que se tarda en la realización
26/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
de cada actividad (y por lo tanto del proyecto total) y no extenderse en el mismo (ya que
esto generará pérdidas o costos adicionales). A la organización, le permite disminuir su 27
incertidumbre y por lo tanto trabajar con mayor claridad.
Es posible elaborar también un Gráfico PERT, que permite visualizar las relaciones y
secuencia de las actividades a realizar.
Gráfico de Gantt
Gráfico PERT
27/28
Sistemas y Procedimientos Administrativos – Facultad de Ciencias Económicas - UNC
Bibliografía
Daft, R. (2011). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning Editores 28
S.A. de C.V.
Daft, R., & Marcic, D. (2009). Introducción a la Administración. México: Cengage
Learning.
Flores, F. (1997). Creando organizaciones para el futuro. Chile: Dolmen Ediciones
S.A.
Gilli, J. J., Arostegui, Á., Doval, I., Iesulauro, A., & Schulman, D. (2011). Diseño
Organizativo. Estructura y Procesos. Buenos Aires: Granica.
Hammer, M., & Champy, J. (1994). Reingeniería. Colombia: Grupo Editorial Norma.
Harrington, J. H. (1993). Mejoramiento de los procesos de la empresa. Bogotá.
Colombia: McGraw Hill.
Hitpass, B. (2012). Business Process Management (BPM). Fundamentos y conceptos de
implementación. Santiago de Chile: BHH Limitada.
Lardent, A. (1976- 2º edición). Metodología del Análisis y Diseño de Sistemas
Administrativos. Buenos Aires: El Coloquio.
Manganelli, R. L., & Klein, M. K. (1995). Cómo hacer reingeniería. Colombia: Grupo
Editorial Norma.
Morris, D., & Brandon, J. (1994). Reingeniería. Cómo aplicarla con éxito a los
negocios. Santa Fe de Bogotá. Colombia: McGraw Hill.
Pozo Navarro, F. d. (1992). Dirección por sistemas. México: Limusa. Grupo Noriega
Editores.
Trischler, W. E. (1998). Mejora del valor añadido en los procesos. Ahorrando tiempo y
dinero eliminando despilfarro. España: Gestión 2000.
28/28