UN ENFOQUE MODERNO: EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Tomado de : KAST, F.E. Y J.E. ROSENZWEIG (1976), Un enfoque moderno: el

enfoque de sistemas En Administración en las organizaciones. México: McGraw-Hill,
capítulo 5, pp. 106-133.

La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios

sustanciales en años reciente. La información proporcionada por las ciencias de la
administración y la conducta han enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de
investigación y conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin
embargo, durante la década pasada, surgió un enfoque que pude servir como base para
lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos
campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por la ciencia físicas, biológicas y
sociales, como un marco de referencia general. Puede ser usado también como marco de
referencia para la integración de la teoría organizacional moderna. En este capítulo se
estudiará la teoría general de sistemas, su propagación, sus interrelaciones con la teoría
organizacional y su utilidad, a través de los siguientes temas:

Teoría General de Sistemas.

Difusión de la Teoría de sistemas.
Enfoque de sistemas y de la teoría organizacional.
La organización como un sistema abierto.
Un punto de vista sistemático integrado de las organizaciones
Otras propiedades de los sistemas organizacionales.
Sistemas administrativos.
Conceptos sistemáticos para la organización y la administración.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

En las dos últimas décadas el desarrollo de la teoría general de sistemas ha servido de

base para la integración del conocimiento a través de una amplia gama. 1 Se ha definido
el sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes,
componentes o subsistemas o suprasistemas. El término sistema cubre una amplia gama
del mundo físico, lógico y social. En el universo existen sistemas galácticos,
geográficos y moleculares. En Biología se habla del organismo como un sistema de
partes dependientes, cada una de las cuales incluye, entre otros, el sistema ósea, el
circulatorio y el nervioso. Cada persona encuentra a diario fenómenos tales como el
sistema de transporte, los sistemas de comunicaciones y los sistemas económicos.

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona
una clasificación de los sistemas que establece los siguiente niveles jerárquicos:
1. El primer nivel es el de la estructura estática. Se le puede llamar el nivel de los
marcos de referencia; por ejemplo, la anatomía del universo.

1
El nombre “Teoría General de Sistemas” y muchos de los conceptos básicos fueron
establecidos por el biólogo Ludwif Von Bertalanffy. Para un estudio general de este punto de vista, véase
“The Theory of Open Systems in Physics an Biology”, en Science, enero 13 de 1950, pág. 23-29; y
General System Theory, George Braziller. Inc., Nueva York, 1968.

1
2. El siguiente nivel es el sistema dinámico simple que considera movimientos
necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. El mecanismo de control o sistema cibernético, para el que puede usarse el
nombre de nivel termostato. El sistema es autorregulable para mantener su
equilibrio.
4. El cuarto nivel es el del “sistema abierto”, o auto estructurado. En este nivel la
vida se comienza a diferenciar de inanimación; puede denomirnársele nivel célula.
5. El siguiente puede ser llamado genético- social; está caracterizado por la plantas y
domina el mundo empírico de los botánicos.
6. El nivel del sistema animal se caracteriza por su creciente movilidad,
comportamiento teológico y su autoconciencia.
7. El siguiente nivel es el nivel humano, que es el del ser individual, considerado
como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los
símbolos.
8. El sistema social o sistemas de organizaciones humanas constituye el siguiente
nivel, y considera el contenido y significado de mensajes la naturaleza y
dimensiones del sistema de valores, las transcripción de imágenes en registros
históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de
emociones humanas.
9. Los sistemas trascendentales completan los niveles de clasificación. Estos son los
últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan
estructura sistemáticas e interrelaciones.2

Los primero tres niveles de esta jerarquía se pueden clasificar como sistemas físicos o
mecánicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias físicas como
son la propia Física y las Astronomía. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los
estudios biológicos y tiene interés de los biólogos, botánicos y zoólogos. Los últimos
tres niveles se relacionan con los sistemas humanos y sociales y son los que se refieren
a las ciencia sociales así como las artes, humanidades y religión.

La teoría general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e

integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran
especialización. En el pasado, el conocimiento tradicional se desarrolló a través de
líneas bien definidas. Bertalanffy sugiere que los distintos campos de la ciencia
moderna han tenido una evolución continua hacia una paralelismo de ideas. Este
paralelismos permite formular y desarrollar principios que sustentan a los sistemas en
general. “ en la ciencia moderna, la interacción dinámica es el problema básico en
todos los campos y se tendrá que formular los principios generales en una Teoría
General de los Sistemas”.3 “La Teoría General de Sistemas suministra el amplio
enfoque macroscópico desde el cual pueden ver a todo los tipos de sistemas. “ Así ha

2
Kenneth E. Boulding. “General Systems Theory: The Skeleton of Science”, en Management
Science. Abril de 1956. Pág. 97-2088.
3
Ludwing Von Bertalanffy. Problems of life, Jhon Wiley &Sons, Inc., Nueva York, 1952, pàg.
201. En la página 176 se resalta este punto de vista: “Si se investigan los distintos campos de la ciencia
moderna, se puede observar una evolución sorprendente. Han surgido principios y concepciones
similares en áreas muy diferentes, aunque este paralelismo de ideas es el resultado de desarrollos
independientes, y trabajadores en los campos individuales difícilmente están conscientes de la tendencia
común. Así, los principios de totalidad, de organización y de la concepción dinámica se hacen patentes
en todos los campos de la ciencia.”

2
nacido la teoría de los sistemas, intentos por desarrollar principios científicos que
ayuden a comprender los sistemas dinámicos que tiene un alto grado de interacción. 4

Bertalanffy hizo otras contribución significativa al establecer una distinción entre los
sistemas cerrados y abierto. Los sistemas físico y mecánicos pueden ser considerados
como cerrados en cuanto a su relación con su ambiente. Por tanto, los primero tres
niveles en la jerarquización de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los
sistemas biológicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante
interacción con su medio ambiente. Este enfoque del fenómeno social y biológico
como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la
teoría organizacional. La teoría tradicional supone que la organización es una sistema
cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistemas abierto en
interacción con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teoría general de sistemas
ha permitido vislumbrar una panorama conceptual total para manejar estos tipos de
fenómenos- físicos, biológicos y sociales -, han existido muchos nexos adicionales con
el desarrollo intelectual, que han contribuido al desarrollo del enfoque sistemático.

DIFUSIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS

En las sociedades complejas con rápida expansión del conocimiento, los distintos
campos científicos llegan a ser claramente diferenciados y especializados. Durante las
décadas pasadas, muchos campos científicos pusieron atención sobre todo al aspecto
analítico, a los descubrimientos y a los planteamientos experimentales en áreas de alta
especialización. Esto ha sido útil para desarrollar el conocimiento y atender los detalles
de materias específicas y limitas. Sin embargo, en algún paso debió haber un periodo
de síntesis, reconciliación e interacción, para que los elementos analíticos y los
descubrimientos se unificaran en teorías más generales y multidimensionales. 5 Existe
evidencia de que cada campo del conocimiento humano pasa alternativamente a través
de fases de análisis y descubrimientos a periodos de síntesis e integración. Hasta hace
poco tiempo, la teoría de los sistemas proporcionó este marco de referencia para muchos
campos – Física, Biología y Ciencias Sociales. Aún de mayor importancia es que tal
teoría sirve de base para la comunicación entre científicos de las distintas disciplina, un
problema de inmensa importancia para alto grado de especialización de los
conocimientos.6

4
W. Ross Ashby en Mihajlo D. Mesarovic (dir.), Views on General Systems Theory, John &
Sons, Inc, Nueva York, 1964, pág. 166
5
Eddington sugiere que la atención se ha centrado cada vez más en los sistemas completos como
marcos de referencia para el trabajo analítico en distintas áreas. Este proceso sintetizados “significo una
reacción al punto de vista de que todas las cosas en las que la ciencia necesita poner atención son
descubiertas mediante la disección microscópica de los objetos. Este pensamiento suministró una
alternativa en la que el centro de interés se desfasó de las entidades alcanzadas, por medio del análisis
acostumbrado (átomos, potencial eléctrico, etc.) hacia cualidades inherentes al sistema como un todo, las
cuales no pueden ser separadas y localizadas – un poco aquí y un poco allá- “. Sir Asthur Eddington, the
Nature of the physical World, the University of Michigan Press, Ann Arbor, Mich., 1958, pág. 103- 104.
6
Para un panorama completo de las posibilidades integrativas del enfoque sistemático, véase
Walter Buckley (dir.), Modern Systems Research for the Behavoral Scientist, Aldine Publishing
Company, Chicago, 1968.

3
Ackoff sugiere este progreso hacia la época de los sistemas como sigue:

La Segunda Guerra Mundial marcó el fin de una etapa de la cultura

occidental que comenzó con el Renacimiento, la Era de la Máquina,
y el comienzo de una nueva época, la Era de los Sistemas.

En la Era de la Maquina el hombre buscó fragmentar el mundo,

analizar su contenido y las experiencias derivadas de ello condujeron
a la última de las partes indivisibles; átomos, elementos químicos,
células, instintos, percepción elemental y así sucesivamente. Estos
elementos fueron tomados y relacionados de acuerdo a leyes
causales, leyes que hacían ver el comportamiento del hombre como
el de una máquina. Este concepto mecanicista del mundo no daba
cabida en la ciencia, al estudio de la libre voluntad, búsqueda de
objetivos y propósitos…

Con la Segunda Guerra Mundial hubo una desviación hacia la Era de

los Sistemas. Un sistema es un todo que no puede ser tomado en
partes sin que se pierda sus características esenciales y, por lo tanto,
se debe estudiar como u todo. Ahora en lugar de explicar el todo en
términos de sus partes, las partes comienzan a ser explicadas en
términos del todo.7

La aplicación del enfoque de sistemas ha tenido significación particular para las ciencias
sociales. Existe una relación estrecha entre la teoría general de los sistemas y el desarrollo
del funcionalismo en las ciencias sociales.8 Aunque la palabra “funcionalismo” tiene
varios significados, básicamente se refiere a los sistemas de interrelaciones y la integración
de la partes y subsistemas en un todo funcional.9 Esta teoría intenta ver a los sistemas
sociales en términos de su estructura, procesos y funciones, e intenta entender la relaciones
entre sus componente, subrayando que cada elementos de una cultura o institución social
representa una función en el sistema más general.

El funcionalismo, bajo la influencia de los primeros trabajos de A.R. Radcliffe Brown y

Bronislaw Malinowski, se ha convertido en el marco estructural de la antropología
moderna.10 Estos estudiosos fueron los primero en advertir que las costumbres sociales,
con patrones de comportamiento e instituciones no existen de manera independiente, sino
que están interrrelacionadas con la cultura total. Todos los aspectos de la vida social
forman un todo relacionado y se puede entender mejor a la sociedad como un sistema
interconectado. Por lo tanto, cada acción social, como una ceremonia matrimonial, o el
castigo de un crimen, tiene una función dentro de la cultura total y contribuye al
mantenimiento de la estructura social.

7
Russell L. Ackoff, “ A Note on Systems Science”, en Interfaces, agosto de 1972, pág. 40.
8
Don Martndale, Functionalism in the Social Sciences, Monografía núm. 5, Académica
Norteamericana de Ciencia Políticas y sociales, Febrero de 1965, pág. viii- ix
9
Robert K. Merton expone los distintos significados de la palabra función en Social Theory and
Socail Structure, ed. Rev., The Free Prees of Glencoe, Nueva York, 1957, pás. 20-25
10
A.R. Radcliffe- Brown, Sturture and Function in Primitive Society, Cohen & West. Londres,
1952; y Bronislaw Malinowski, A Scientifi Theory of Culture, Oxford University Press, Nueva York,
1960.

4
En sociología, Talcott Parsons condujo la adopción del funcionalismo y el punto de vista
general de sistemas.11 Aunque Parsons reconoció su duda con Pareto por el concepto de
sistemas en la teoría científica, fue él mismo quien utilizó por completo el enfoque de
sistema abierto para el estudio de las estructuras sociales.12 No sólo desarrolló un amplio
marco de referencia para el sistema social, sino que también relacionó sus ideas con la
organización. Muchos de estos conceptos relacionados con la estructura y procesos de una
sistema social se utilizaran más tarde en este libro.

En el campo de la Psicología, el enfoque de sistemas ha logrado prominencia. Los

distintos tipos de comportamiento en la teoría psicológica han marcado el camino hacia el
holismo de la psicología de la gestalt y la teoría del campo. La misma palabra gestalt es
alemana, y se utiliza con la significación de un todo o equivalente más que la sumas de sus
componentes y los cuales determinan la actividad de sus componentes.13 Los gestalistas
adoptaron pronto el concepto de sistemas, que es más que la suma de sus componentes y
los cuales determina la actividad de sus componentes.14 Kurt Lewin fue de los primeros en
aplicar los dogmas de la Psicología de la Gestalt al campo de la personalidad individual.
Encontró que las explicaciones puramente psicológicas de la personalidad eran
inadecuadas y que deberían tomarse en consideración las fuerzas socioculturales.
Consideró los fundamentos de la personalidad con el sistema sociocultural. Concibió de
las relaciones sociales. La psicología social se puede ver como una extensión aún mayor
de la Psicología para pode abarcar, de manera más amplia, los sistemas social e
interpersonal.15

La economía moderna ha recurrido cada vez más al método de sistemas. Los conceptos de
equilibrio son fundamentales en el pensamiento económico, y las bases de este tipo de
análisis se consideran partes del sistemas total. La economía esta pasando de los modelos
de equilibrio estáticos, apropiados para los sistemas cerrados, a los de equilibrio dinámico
que se consideran para los sistemas abiertos. Leontief y sus seguidores utilizan el método
sistemático en el análisis de insumo- producto industrial. “Visto desde el punto de vista
del esquema insumo- producto cualquier economía nacional se puede describir como un
sistema de industrias interdependientes o- si se prefieren términos más abstratos -
actividades económicas interdependientes. En realidad, la interrelación cosiste en

11
Talcott Parsons usa el enfoque sistemático en gran parte de sus escritos, su libro The Social
Sytem, The Free Press of Glencoe, Nueva York, 1951, presenta una tratado de sus puntos de vista.
12
Para un programa del trabajo de Pareto, véase Lawrence J. Henderson, Pareto´s General
Sociology. Harvard University Press, Mass., 1935.
13
“Una Gestalt es una entidad o todo en el cual las partes, aunque distinguibles, son
interdependientes; y tiene ciertas características originadas por su inclusión en el todo y éste tiene algunas
características que no pertenecen a ninguna de las partes. Así, la gestalt constituye una entidad
independiente de sus alrededores, cuyo comportamiento obedece a ciertas leyes de distribución de
energía. Este se encuentra a través del comportamiento humano, así como en acontecimientos
psicológicos y físicos y es, por lo tanto, un aspecto fundamental de los datos científicos”. Julius Gould y
Willian L. Holb (dirs.)., A Dictionary of the Social Sciences, the Freee Press of Glencoe, Nueva York,
1964, pás. 287.
14
Ian Whitaker, “ The Nature And Value of Functionalism in Sociology”, en Functionalism in
the social Sciences, Monografía ním.5, academia Norteamericana de Ciencias Políticas y Sociales,
Febrero de 1965, pág. 137- 138.
15
Daniel Katz y Robert L. Kahn, teh Social Psychology of Organizations, Jhon Wiley & Sons,
Inc., Nueva York, 1966; es un ejemplo del movimiento de la psicología social hacia sistemas más amplios
de análisis.

5
corriente más o menos estables de bienes y servicios, que directa o indirectamente
entrelazan a todos los sectores de la economía.”16

Los fundamentos básicos de la disciplina cibernética se basan en el enfoque sistemático.17

Se interesa principalmente por el flujo de comunicación en los sistemas complejos.
Aunque la cibernética se ha aplicado sobre todo a problemas de ingeniería mecánica, su
modelo de retroalimantación, control y regulación tiene una gran aplicación tanto en
sistemas biológicos como en los sociales.

En épocas aún más recientes la sociedad ha manifestado una preocupación creciente por lo
problemas de contaminación y deterioro del ambiente natural. Tradicionalmente, se
considera que el ambiente y los recursos naturales estaban a la disposición del hombre para
que los utilizara y explotara. Se tenía un punto de vista mecánico, parcial y subóptimo del
ecosistema. Cada acto del hombre contra la naturaleza se vio separado. La acumulación
de las acciones individuales pueden llevar a un deterioro del ambiente, pero esto no se
entendía así. Más recientemente se ha empezado a reconocer que las relaciones del
hombre con su ambiente se deben ver desde un punto de vista sistemático. Commoner
dice:

Primera ley de la Ecología: cada cosa se relaciona con el todo. Esto

refleja la existencia de una red elaborada de interconexiones en la
ecosfera: entre diferentes organismos vivos, entre las poblaciones,
especies, y organismos individuales y medios físicos- químicos.18

Otro punto de vista similar que empieza a influir el pensamiento de muchas de las ciencias
sociales y físicas es el concepto de holismo, que relaciona de manera estrecha con el
funcionalismo y el enfoque de sistemas. El holismo considera que todos los sistemas –
físicos, biológicos y sociales- están compuestos de subsistemas interrelacionados. El todo
no sólo es la sumas de sus partes, sino que el sistema en sí mismo únicamente puede ser
explicado como un todo. El holismo es lo opuesto al elementarismo, que al todo como la
sumas de sus partes. El punto de vista holístico es básico para el enfoque de sistemas. En
la teoría organizacional tradicional, así como en muchas otras ciencias, los subsistemas se
han estudiado por separado, con el propósito de reunir posteriormente las partes en un
todo. El enfoque de sistemas hace hincapié en que esto no es posible y que el punto de
partida debe ser el sistema total.

En la exposición anterior se ha intentado mostrar cómo el enfoque de sistemas y los

puntos de vista relacionados, se han convertido en el marco de referencia operativo para
muchas ciencias físicas y sociales. Los autores de este texto coinciden con Chin cuando
afirma:

Los psicólogos, sociólogos, antropólogos economistas han ido

descubriendo y usando el modelo de sistemas. Al hacerlo han
hallado indicios de una estimulante “unidad” de ciencia, debido a
que los modelos de sistemas que han utilizado los biólogos y los
físicos son muy semejantes. Por lo tanto, algunos teóricos han dicho

16
Wassily Leontief y col., studies in the Structure of the American Economy, Oxford University
Press, Nueva York, 1953, pág. 8.
17
Norbert Wiener, Cybernetics, John Wiley & Son, Inc., Nueva York, 1948.
18
Barry Commoner, The Closing Circle, Alfred A. Knopf, Inc., Nueva York, 1971, pág. 33.

6
 que los modelos de sistemas son de aplicación universal tanto para la
física y los eventos sociales, como para las interrelaciones humana
en unidades pequeñas o grandes.19

Es importante que el estudiante de organización y administración advierta que el

desarrollo del cuerpo de conocimientos y las aplicaciones del enfoque de sistemas a las
organizaciones complejas constituyen sólo una parte de la tendencia generalizada en las
ciencia físicas y sociales, y que este campo es parte de una corriente de pensamiento muy
extendida. Además, si se considera que la teoría organizacional puede colocarse en el
contexto de la teoría general de sistemas, se comprenderá que tiene un común y acuerdos
con una amplia variedad de disciplinas. Se verán con más detalle las relaciones directivas
entre el enfoque de sistemas y la teoría organizacional.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORIA ORGANIZACIONAL

La teoría organizacional tradicional utiliza un enfoque que se basa en un sistema cerrado

muy bien estructurado. En contraste la teoría moderna se ha orientado hacia el enfoque de
sistemas abierto. “las cualidades distintivas de la teoría organizacional moderna
constituyen su base analítica conceptual, su confianza en los datos de investigación
empírica, y sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están
enmarcadas por un filosofía que acepta la premisa de que el sistema es la única manera
significativa de estudiar a las organizaciones.”20

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores de administración en utilizar el

enfoque de sistemas.21 Herbert Simon y sus colegas vieron a las organizaciones como
sistemas complejos del proceso de toma de decisión. Simon ha buscado en diversos
campos nuevos conocimientos disciplinarios que se puedan integrar a sus teorías de la
organización. Sin embargo, el denominados común tanto sus investigaciones como sus
escritos, ha sido la utilización del enfoque de sistemas. “El termino sistemas se usa cada
vez más con relación a métodos de análisis científicos que se adoptan particularmente para
explicar aspectos complejos.”22 Este teórico no sólo destaca este método para su enfoque
su importancia en la administración.

Otros escritores de la ciencia de la administración han abogado por el enfoque de sistemas.

Churchman y sus colegas fueron de los primeros en destacar este punto de vista. “El
alcance de la investigación de operaciones es un ejemplo de componentes funcionales
relacionados. Por lo tanto, una organización empresarial es una sistema social o un

19
Robert Chin, “The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners; en
Warren G. Bennis, Kenneth D. Benne, y Robert Chin (dirs.), The Planning of Change, 2ª. Ed., Holt,
Rinehart, y Winston. Inc. Nueva York, 1969. Pág. 299.
20
Willian G. Scoot y Terence R. Mitchell, Organization Theory, ed. Rev., Richard D. Irwin,
Inc., Homewood, III. 1972. Pág. 55.
21
Chester I. Barnard. The Functions of the Executive. Harvard University Press, Cambrige,
Mass. 1938.
22
Herbert A. Simon “Approaching the Theory of Management” en Haold Koontz, (dir.),
Toward a Unified Theory of Managemet, McGraw- Hill Book Company, Nueva York, 1964, pág., 82-83.

7
sistema hombre- máquina.”23 Aunque el enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado
por la ciencia administrativa, los modelos empleados en general son cerrados, en el
sentido de que considera únicamente ciertas variables y excluyen aquellas que no es
posible cuantificar.

El sociólogo George Homans usa los conceptos sistemáticos como una base para su
investigación empírica de los grupos sociales. El desarrolló un modelo para sistemas
sociales, que puede servir como una base apropiada para pequeños grupos así como para
grandes organizaciones.24 Según su punto de vista una organización está compuesta de un
sistema externo y un sistema social: las tareas que desarrolla la gente; las interacciones
que ocurren entre la gente cuando desarrolla sus tareas, y lo sentimiento que se desarrollan
entre las personas. Estos elementos son interdependientes entre sí.

Philip Selznick utiliza el análisis funcional estructural y el enfoque de sistemas en sus

estudios de las organizaciones. El líder institucional se interesa por la adaptación de la
organización a sus sistemas externos. La organización es un sistema dinámico, que
cambia constantemente y se adapta a las presiones internas y externas, es decir, se
encuentra en un proceso continuo de evolución. La organización es un sistemas formal
influido por una estructura social interna sujeta a las presiones del medio institucional.
“Los sistemas cooperativos están constituidos por individuos que interactúan como un
todo en relación con un sistemas formal de coordinación. Por tanto, la estructura concreta
es la resultante de la influencia recíproca de los aspectos formales e informales de la
organización. Además, esta estructura es en sí misma una totalidad, un organismo
“Adaptativo” que reacciona a las influencias del medio externo.”25 Selznick emplea este
marco de referencia de sistemas para investigación empírica en dependencias
gubernamentales y otras organizaciones complejas.

El enfoque sistemático también se ha usado en otros países. Miller puntualiza que

Alexander Bogdancv, filósofo ruso, desarrolló en 1912 una teoría de la tecnología o
ciencia universal de la organización, que proyectó el contorno de la teoría general de
sistemas y utilizó muchos conceptos similares a los de los teóricos del método de
sistemas.26 El grupo de científicos sociales relacionados con el Tevistock Institute of
Human Relations de Londres. Como resultado de varios estudios de más fuertes del
enfoque de sistema abierto. Como resultado de varios estudios de investigación en la
industria minera, textil y manufacturas en Inglaterra y otros países, este grupo desarrolló el
concepto de sistema sociotécnico.27 Ellos también resaltaron que la organización es un
sistema abierto que interacciona con su medio.

El enfoque de sistemas también ha sido adoptado por los psicólogos sociales como una
base para el estudio de las organizaciones. Katz y Kahn utilizaron la teoría del sistemas

23
C. West Churchman, Ruseli l. Ackoff, y E. Leonard Arnoff, introduction to Operations
Research, Jhon Wilev & Sons, Inc., Nueva York, 1957, pág. 7.
24
Geroge C. Homans, Tehe Human Group, Harcout, Brace & World, Inc., Nueva York, 1950.
25
Philip Selznick, “Foundations of the Theory of Organization”, en American Sociological
Review, febrero de 1948, págs. 25-35.
26
Robert F. Miller, “The new Science of Administration in the USSR”, en Administrative
Science Quarterly, septiembre de 1911. Págs. 249- 250
27
F. E. E,ery y E. L. Trist. “Socio-Technical Systems”, en C. West Chuchman y Michael
Verhust (editores). Management Sciences: Models and Techniques, pergamon Press, Nueva York, 1960,
Vol. 2, págs, 83.-97; y A. K. Rice, The Enterprice and Its Environment, Tavistock publications, Londres,
1963.

8
abierto como un esquema conceptual general, y presentaron una teoría integrada de la
organización.28 Ellos sugieren que el enfoque psicosocial, en general ha sido ignorado o
no se ah manejado adecuadamente de acuerdo con la estructura y la organización social,
por lo que emplearon conceptos de sistemas para desarrollar un modelo integrado.

Existen numeroso ejemplos de la utilización del enfoque de sistemas a nivel operativo.

Por ejemplo, las tendencias a la automatización suponen instrumentación de estas ideas.
La automatización sugiere un sistema que se autocontiene con entradas, salidas y un
mecanismo de control. Los sistemas de producción automatizados para el proceso de
materiales se han vuelto muy importantes en muchas industrias. Otra fase, que ha sido
automatizada es el flujo de información. Con la introducción de los equipos electrónicos
para procesamiento de datos de gran escala, los sistemas de proceso de información se han
desarrollado para cubrir muchas aplicaciones. Los sistemas físicos de distribución cada
vez reciben mayor atención. Los conceptos de logística o administración de materiales, se
han utilizado para destacar el flujo de materiales a través de los canales de distribución.

El enfoque de sistemas se ha empleado como base para la organización de muchos de los

programas estadounidenses de defensa y del espacio. La administración de programas se
ha diseñado para satisfacer requerimientos administrativos cambiantes de investigación,
desarrollo, obtención y utilización Con los nuevos programas complejos como la
construcción de cohetes de balística y los avanzados programas del espacio se ha vuelto
casi imposible pensar en segmentos individuales o partes del programa como unidades
separadas y ha sido necesario orientarse hacia un amplio enfoque de sistemas.29 En
muchos otros tipos de proyectos gubernamentales, que requieren la integración de muchas
actividades y dependencias, por ejemplo, problemas de transporte, control de la
contaminación y renovación urbana, se empieza a utilizar el enfoque de sistemas.

El desarrollo de la planificación del presupuesto por programas (PPP) representan uno de

los más amplios e importantes ejemplos de la aplicación del enfoque de sistemas en la
Administracion de organizaciones complejas. Esencialmente, el PPP es un enfoque de
sistemas que intenta establecer objetivos, desarrollar programas para su realización,
considerar los costos y beneficios de las alternativas planteadas, y utilizar el proceso de
presupuesto, que refleje las actividades del programas por un periodo prolongado. El PPP
fue desarrollado primero por el gobierno federal y en l actualidad lo aplican muchas
gubernamentales y locales.

Estos ejemplos de la tendencia cada vez mayor de adaptar el enfoque sistématicos a la

teoría organizacional modera y a la práctica administrativa no son de ninguna manera
exhaustiva; sólo ilustra los desarrollos actuales. Sin embargo, son suficientes para indicar
la atención que se está dando al resultado de las organizaciones como sistemas complejos.
El punto de vista moderno trata a las organizaciones como un sistemas de partes
dependientes y variables, que son parte del sistema total de la sociedad. La teoría
organizacional moderna y la teoría general de sistemas están estrechamente relacionados.
Muchos conceptos de sistema tomados de otros campos de la investigación como la física,
Biología y sistemas sociales son significados para el estudio de las organizaciones.

28
Katz y Kahn, op. Cit.
29
Para un diseño de la evolución de este enfoque en los programas militares y del espacio. Véase
Fremont E. Kast y James E. Rosenz wig. “ Organizations and Management of Space Programs” en
Federik I. Ordway, III (dir), Advances in Space Science and Tecnology, Academic Press, Inc., Nueva
York. 1965, Vol 7. Págs, 273- 364.

9
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: 1)cerrado o 2) abiertos y en

interacción con su medio. Esta distinción, aunque no es absoluta, es muy importante en la
teoría organizacional. El pensamiento de sistemas cerrados se base principalmente en las
ciencias físicas y es aplicable a sistemas mecanicistas. Muchos de los primero conceptos
de las ciencias sociales y de la teoría organizacional eran consideraciones de sistemas
cerrados, porque ellos consideran el sistemas bajo estudio libre de influencias externas y
determinístico. Las teorías sobre la administración tradicionales fueron vistas primero
como sistemas cerrados, por lo que se concentraban únicamente en la operación interna de
la organización y adoptaban enfoques altamente racionales, tomados de los modelos de las
ciencias físicas. Se consideraban que la organización era suficiente e independiente de tal
manera, que sus problemas podían analizarse en términos de su estructura interna, tareas y
relaciones formales, sin hacer referencia al medio externo.

Una característica de todos los sistemas cerrados es que tienden de manera inherente a
moverse hacia el equilibrio estático y entropía. Entropía es un término propio de la
termodinámica, pero aplicable a todos los sistemas físicos. Cualquier sistema cerrado
tiende a moverse hacia una estado aleatorio caótico en que no existe potencial para
transformar la energía o el trabajo. “El desorden, desorganizado, falta de estructura, u
organización al azar de un sistema se conoce como su entropía.30 Un sistemas cerrado
tiene aumentar su entropía a través del tiempo, a moverse hacia mayores desórdenes y
aleatoriedad.

Los sistemas biológicos y sociales no caen de dentro de esta clasificación. El punto de

vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biológicos o sociales se encuentran en
una relación dinámica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman
de alguna manera y salen en forma de productos. La recepción de entradas en la forma de
materiales, energía e información, permite al sistema abierto eliminar a su ambiente, sino
también en relación a sí mismo, o “internamente”, en aquellas interacciones entre
componentes que afectan el sistemas como un todo. El sistema abierto se adapta a su
ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes
internos.31

Sistemas de
Insumos Productos
información

Flujo de material/información

FIGURA 1.1 MODELO GENER5AL DE LA ORGANIZACIÓN COMO UN

SISTEMA ABIERTO

Se debe considerar a la organización en términos de un modelo general de sistema abierto,

como se muestra en la figura 1.1. El sistema abierto está en interacción continua con su

30
James G. Miller. “Living Systems: Basic Concepts”, en Behavioral Science, julio de 1965,
pág. 195
31
Walter Buckley. “Society as a Complex System” en Buckley, op cit. Págs. 490- 491

10
medio y logra un “estado estable” o de equilibrio dinámico mientras conserva su
capacidad de trabajo o de transformación de la energía. En efecto, la supervivencia del
sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. En el
sistema biológico o social este es un proceso cíclico. El sistema recibe suficientes
recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio en
cantidad suficiente para el ciclo continúe.

Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente,

materiales, dinero e información; transforma estos insumos en productos, servicios, y da la
recompensa suficiente a los miembros de la organización para mantener su participación.
Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de
recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier
tipo de organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para
el desarrollo de una teoría organizacional más integrada.

Aunque en este libro se usará el planteamiento del sistema abierto se debe observar, que el
concepto abierto/cerrado es una asunto de grado. En el sentido absoluto, todos los
sistemas son abierto o cerrados según el punto de referencia de que se parta. Por lo tanto,
todos los sistemas son “cerrados” en algún grado a las fuerzas externas. Los límites del
sistema siempre evitan que algunos factores del medio perjudiquen o impacten al sistema;
y dan la capacidad para seleccionar los insumos. Este asunto de grado de apertura o cierre
se verá completamente en el capitulo 6.

ENFOQUE DE SISTEMA INTEGRAL SOBRE LAS

ORGANIZACIONES

Se considera a la organización como un sistema sociotécnico abierto compuesto de un

cierto número de subsistemas, como se ilustra en la figura .2. Dicho sistema recibe
insumos de energía, información y materiales del medio, los transforma y los regresa en
forma de productos. Desde este punto de vista una organización no es simplemente un
sistema técnico o social. Más bien, es la estructuración e integración de las actividades
humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan el tipo de insumos
por la organización, la naturaleza de los procesos de transformación y los productos
obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la efectividad y eficiencia
de la utilización de la tecnología.

11
FIGURA 1.2 EL SISTEMA ORGANIZACIONAL

Subsistema de Subsistema
Metas y Técnico
valores

Subsistema
administrativo

Subsistema Subsistema
psicosocial estructural

Se puede considerar que la organización interna está compuesta por varios subsistemas
principales. Las metas y valores organizacionales son dos de los mas importantes
subsistemas. La organización toma mucho de sus valores del medio sociocultural. Una
premisa básica es que la organización, como un subsistema de la sociedad, debe cumplir
ciertos objetivos que son determinados por el sistemas general. La organización realiza
una función para la sociedad.

El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las

tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.
Este subsistema está determinado por las tareas requeridas por la organización y varía de
acuerdo con el tipo particular de actividades. La tecnología para fabricar automóviles
difiere significativamente de la que se utiliza en una refinería de petróleo o en una
compañía electrónica. De manera semejante, los requerimientos de tareas y la tecnología
de un hospital, son diferentes de una universidad. El subsistema técnico es conformado
por la especialización de conocimientos y por la habilidades requeridas, por el tipo de

12
maquinaria y el equipo de que dispone y por la distribución de servicios. La tecnología
afecta la estructura de la organización y a su subsistema psicosocial.

Cada organización tiene un subsistema psicosocial que está compuesto por individuos y
grupos en interacción. Dicho subsistema es formado por la conducta individual y la
motivación, las relaciones de Status y de papel, dinámica de grupos y los sistemas de
influencia. También es afectado por los sentimiento, valores, actitudes, expectativas y
aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el subsistema psicosocial
recibe influencia de las fuerzas del medio externo así corro o por las tareas, tecnología y
estructura de la organización interna. Esta fuerzas establecen el “clima organizacional”,
dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus papeles y actividades. Por lo
tanto, se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran significativamente entre las
diversas organizaciones. Ciertamente el medio para el “hombre que trabaja en una línea
de ensamble” es diferente al científico en un laboratorio o al doctor en un hospital.

La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización

(diferenciación) y coordinadas (integración). En el sentido formal la estructura se
establece mediante los organigramas de las organizaciones, por la descripción de las
posiciones y de trabajo y por las reglas y procedimientos. También tiene que ver con los
patrones de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura organizacional
facilita las bases para la formalización de las realizaciones entre los subsistemas técnicos y
psicosociales. Sin embargo, se debe destacar que este enlace no es de ninguna manera
completo y que deben ocurrir muchas interacciones o interrelaciones entre los subsistemas
técnicos y psicosocial que se apartan de la estructura formal.

El subsistema administrativo involucra toda la organización que relaciona a la

organización con su medio, establece los objetivo, desarrolla planes de integración,
estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los
procesos de control.

En la figura 1-2 se muestra una manera de ver a la organización. Los objetivos y valores
así como los subsistemas técnico, estructural, psicosocial y administrativo como parte
integral de toda la organización. Esta figura ayuda a comprender la evolución de la teoría
organizacional. La teoría administrativa tradicional recalcaba los subsistemas
estructurales y administrativo y se preocupaba por el desarrollo de principios. Los
estudios de las relaciones humanas y los científicos de la conducta destacan el subsistema
psicosocial y concentraban su atención en la motivación, dinámica de grupos y otros
factores relacionados. La escuela de la ciencia de la administración hacía hincapié en el
subsistema técnico, los métodos cuantitativos para tomar decisiones y los procesos de
control. Por lo tanto cada enfoque de la organización y la administración ha tenido a
destacar un subsistema particular, menospreciando los otros. El enfoque moderno de la
organización como un sistema sociotécnico abierto y considera a todos los subsistemas
primario y sus interrelaciones.

OTRAS PROPIEDADES DEL SISTEMA ORGANIZACIÓNAL

El enfoque de sistemas hace hincapié en que la organización tiene un cierto número de

subsistemas en interacción, y sólo pueden ser considerado dentro de un marco referencia

13
holístico o sinérgico. Se pueden identificar otras características de los sistemas
organizacionales.

Sistemas Artificiales

Las organizaciones sociales no son sistemas naturales como los mecánicos o biológicos;
son artificiales. Tiene estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no
pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que las organizaciones sociales
sean inventadas por los seres humanos sugiere que éstas se pueden establecer para una
variedad infinita de objetivos y que no siguen los mismo patrones cíclicos de la vida,
como el nacimiento, madurez, y muerte de los sistemas biológicos. Katz y Kahn dicen:

Las estructura sociales son esencialmente sistemas inventados. Son hechas

por hombres y, por lo tanto son sistemas imperfectos. Pueden desaparecer
en cualquier instante, pero también pueden sobrevivir durante siglos a los
organismos biológicos que los crearon. El vinculo que los mantiene unidos
es esencialmente psicológico más que biológico. Los sistemas sociales se
basan en las actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y
expectativas de los seres humanos.32

El reconocimiento de que las organizaciones sociales son sistemas inventados previene en

contra la construcción de analogías exactas entre los sistemas físicos y los biológicos.

Limites

Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere existe límites
que los separan del medio. El concepto de límites ayuda a entender la distinción entre
sistemas cerrados y sistemas abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e
impenetrables, mientras que los abiertos tiene límites permeables entre el propio sistema y
el suprasistema general. “ Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la
definición de las actividades apropiadas del sistema, para la admisión de miembros dentro
del sistema y otros componentes del sistema. los límites constituyen barreras para muchos
tipos de interacciones entre la gente de adentro y afuera, pero incluyen algunos
dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el
funcionamiento de la organización.”33

Los límites establecen el “dominio” de las actividades de la organización. Se pueden

identificar en un sistemas físico, mecánico o biológico. En una organización social, no se
pueden definir tan fácilmente ya que principalmente están determinadas por las funciones
y actividades de la organización. Esta se caracteriza por sus límites más bien ambiguos y
de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar
límites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por tanto, al estudiar un pequeño grupo
de trabajo se pueden establecer limites artificiales par incluir únicamente las actividades

32
Katz y Kahn, op. Pág. 33.
33
Ibìíd, págs 60-61

14
del propio grupo, y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos
límites. O bien se pueden establecer límites para abarcar un departamento completo, una
división, una compañía, una industria, o todo un sistema económico. Los límites de una
organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo
con sus actividades y funciones.

Una de las funciones claves dentro de una organización es la regulación de sus fronteras
entre los sistemas. Un papel básico de la administración es servir como punto de unión o
como deslindador, para asegurar la cooperación y la integración entre los distintos
sistemas.34 Además otra función importante de la administración es servir como
deslindador entre la organización y los sistemas ambientales.

El concepto de interfase es útil para entender las interrelaciones fronterizas. Una interfase
puede ser definida como el área de contacto entre un sistemas y otro. Por lo tanto, la
organización empresarial tiene muchas interfases con otros sistemas: proveedores de
materiales, la comunidad local, posibles empleados, sindicatos, clientes y dependencias
gubernamentales, estatales, locales y federales. Existen muchos procesos de transacción a
través de los límites del sistema en las interfases que comprenden la transferencia de
energía, materiales, gente, dinero e información.

Jerarquía de los sistemas

En general, todos los sistemas- físicos, biológicos y sociales- pueden ser considerados en
un sentido jerárquico. Un sistemas está compuesto de subsistemas de orden mayor y
también forma parte de un suprasistema. Por lo tanto, existe cierta jerarquía entre los
componente del sistemas. Las grandes organizaciones tiene, casi universalmente una
estructura jerárquica. La gente está organizada en grupos; los grupos están organizados en
departamentos, los departamentos en divisiones; las divisiones en compañías; y las
compañías forma parte de una industria y una economía. Muchos autores de la teoría
general de sistemas han concluido que esta relación jerárquica es muy importante en todo
tipo de sistemas. “La subdivisión jerárquica no es una característica que sea peculiar a las
organizaciones humanas. Virtualmente es un elemento común en todos los sistemas
complejos de los cuales se tiene conocimiento. (Existen) fuertes razones para creer que
casi cualquier sistema de suficiente complejidad debe tener la estructura de cuartos-
dentros- de – cuartos que se observa en las organizaciones actuales. La razón para la
jerarquización va mucho más allá de la necesidad de unidad de mando u otras
consideraciones relacionados con la autoridad.”35

La estructura jerárquica no sólo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la
necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistemas
más amplio, con el objeto de coordinar las actividades y procesos. En las organizaciones
complejas existe una jerarquización de procesos y de estructura.

34
Este punto de vista es expuesto por Rensis Likert en New Patterns of Managemet, McGraw-
Hill Book Company suposición- grupo, en la cual “Función punto de enlace” Se realiza para integrar
actividades de los distintos subsistemas en la organización.
35
Herbert A. Simon, The New Science of Management Decision, Harper & Row, Puvlishers,
Incorporated, Nueva York, 1960, págs. 40-42

15
Entropía Negativa

Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía que se incrementa hasta que
eventualmente se detiene todo el sistemas. La tendencia hacia la entropía máxima es un
movimiento hacia el desorden, ausencia completa de transformación de recursos, y
muerte. En un sistemas cerrado, el cambio de entropía siempre debe ser positivo. Sin
embargo, en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida y
aun puede transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más
complejo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque los
sistemas abiertos los recursos (materiales, energía e información) utilizados para reducir el
proceso de entropía se toman del medio ambiente. Asimismo, los sistemas vivientes se
mantiene en un estado estable, y pueden evitar el incremento de la entropía y aun
desarrollarse hacia estados de orden y organización creciente.”36

Obviamente, para el sistema biológicos, el proceso de entropía negativa no es perfecto. El

organismo vive y crece por un periodo pero está sujeto al deterioro y a la muerte. La
organización artificial o social que puede continuar la importación de nuevos
componentes humanos y otros recursos, y con objetos de continuar su funcionamiento
puede ser capaz de eliminar indefinidamente el proceso de entropía. Sin embargo, la
única manera en la cual las organizaciones pueden eliminar la entropía es po la
importación continua de materiales, energía e información en una forma o en otra,
transformándolos y redistribuyendo los recursos al medio externo.

El Estado Estable o Equilibrio Dinámico

El concepto de estado estable se relaciona estrechamente con el de entropía negativa. Un
sistema cerrado debe de manera eventual, lograr un estado de equilibrio con máxima
entropía – muerte o desorganización -. Sin embargo. Un sistema abierto, puede lograr un
estado en que el sistema permanezca en equilibrio a través del flujo continuo de
materiales, energía e información. Este se conoce con el nombre de estado estable. Esta
relación ente la entropía negativa y el estado estable para los organismos vivos y los
sistemas sociales fue sugerida por Emery y Trist.

En contradicción con los objetivos físicos, cualquier entidad sobrevive

importado cierto tipo de materiales del medio externo, y a su vez los
transforma con sus propios sistemas y características, y envía otros tipos
hacia el medio externo. Mediante este proceso el organismo obtiene
energía adicional que lo convierte en “negentrópico”, es decir que es capaz
de lograr la estabilidad en un estado estático independiente del tiempo-
condición necesaria de adaptabilidad para las variaciones del medio -.37

El estado estable para los sistemas abiertos, en contraste con el de los sistemas cerrados
sujetos a la entropía, ocurre mientras el sistema puede aún mantener su funcionamiento y
trabaja de manera efectiva. Bajo este concepto, una organización es capaz de adaptarse a

36
Ludwing Von Bertalffy, “General System Theory” en general Systems, Anuario de la
Sociedad para el desarrollo de la teoría General de Sistemas. Vol 1, 1956, pág. 4.
37
F.E.Emery y E. L. Trist, “The Causal Texture of Organizational Environments”, en Human
Relations febrero de 1965, pág. 21.

16
los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Es posible establecer una
analogía con los sistemas biológicos. El cuerpo humano es capaz de mantener una
temperatura estable del cuerpo a pesar de variaciones muy grandes de temperatura del
ambiente. Obviamente, existen límites en el grado en el que los organismos biológicos o
las organizaciones sociales pueden mantener su estado estable como respuesta a los
cambios del ambiente. Pueden ocurrir cambios masivos del ambiente tan grandes que sea
imposible para los sistemas el adaptarse. El organismo muere o la organización social
desaparece.

El estado estable tiene un significado adicional; dentro del sistema organizacional, los
distintos subsistemas han logrado un balance entre la interrelaciones y fuerzas que
permiten que el sistema total trabaje efectivamente. En los organismos biológicos el
término homeostasis se aplica al estado estable del organismo. En las organizaciones
sociales, no existe un estado estable absoluto sino más bien un equilibrio dinámica, en
constante ajuste entre las fuerzas internas y el ambiente. La organización social intenta
acumular ciertos excedentes de recursos que le ayuden a mantener su equilibrio y a
mitigar algunas de las posibles variaciones en el flujo de requerimientos del medio.

Mecanismo de Retroalimentación

El concepto de Retroalimentación es muy importante para entender cómo mantiene los

sistemas un equilibrio dinámico. A través del proceso de Retroalimentación, el sistemas
recibe continuamente información desde su medio externo, lo que le ayuda a ajustarse.

El concepto de Retroalimentación se ha utilizado para observar un cierto número de

fenómenos biológicos. El mantenimiento de la homeostasis o el balance en el organismo
vivo, depende de su continua Retroalimentación de información que ese organismo recibe
de su ambiente. Por ejemplo, si la sangre se enfría debido a un descenso brusco de la
temperatura externa estimula ciertos centros de el cerebro que activan los mecanismos
productores de calor del cuerpo, y así se ajusta la temperatura del organismo a su nivel
medio, de tal manera que se mantiene estable. El hombre utiliza el principio de
Retroalimentación en muchas de sus actividades: por ejemplo, al manejar una bicicleta,
recibe Retroalimentación negativa es un impulso de información que indica que el sistema
se está desviando de un curso prescrito y debe ser reajustado a un nuevo estado estable.
La Retroalimentación es de vital importancia para las organizaciones complejas, las cuales
deben recibir continuamente impulsos de información desde su ambiente. La
administración se interesa por la interpretación y corrección, según la Retroalimentación
de datos. Esta es una parte vital de la función de control organizacional que se considerará
con mayor detalle en el capitulo 18.

Mecanismo de Adaptación y Mantenimiento

Los sistemas deben mantener dos mecanismos que a menudo entran en conflicto. En
primer lugar, para mantener un equilibrio, deben tener mecanismos de mantenimiento que
aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se
mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras e
intentan prevenir el sistema contra cambios tan rápidos que originen el desequilibrio de

17
los distintos subsistemas y el sistema total. En segundo lugar los mecanismo de
adaptación son necesarios para suministras un equilibrio dinámico tal que cambia a través
del tiempo. Por lo tanto, el sistema debe tener mecanismos de adaptación que le permitan
responder a los cambios internos y externos.

Algunas fuerzas dentro de la organización social están ajustados para mantener al sistema.
Y los subsistemas que están ajustados para lograr la adaptación. Esta fuerzas opuestas en
ocasiones crearán tensiones, choques y conflictos que son naturales y no se deben
considerar como una disfunción total.38 Katz y Kahn describen la importancia de los
mecanismos de mantenimiento y adaptación de los organismos sociales.

Si el sistema ha de sobrevivir, debe elaborar subestructuras de

mantenimiento para conservar las paredes de las masa social en su lugar.
No obstante, aun esto no será suficiente para asegurar la sobrevivencia de
la organización. Esta existe en un ambiente con demandas cambiantes.
Las estructuras adaptativas se desarrollan en las organizaciones para
generar las respuestas apropiadas a las condiciones externas.

Crecimiento de adaptación y mantenimiento.

En los sistemas cerrados sujetos a las leyes de la física, el sistema se mueve hacia la
entropía y desorganización. En contraste, los sistemas abiertos parecen tener la tendencia
opuesta, y se mueven para crear la diferenciación y niveles más altos de organización.
Bertalanfy apunta la elaboración continua de los organismos biológicos: “En el desarrollo
y evolución orgánica, parece ocurrir, una transición hacia estados superiores de orden y
diferenciación. La tendencia hacia la complicación cada vez ha sido indicada como una
característica de la naturaleza viviente como opuesta a la inanimada.”39

Este mismo proceso parece ser cierto para la mayoría de los sistemas sociales, entre ellos
existe la tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar mayores niveles de diferenciación
y organización. El examen de cierto atributos de la organizaciones sociales complejas
pueden ayudar a explicar esta tendencia. Las organizaciones sociales complejas están
constituidas por muchos subsistemas, algunos de los cuales tiene exceso de capacidad o
recursos, lo cual era una presión continua hacia el crecimiento. Además, las
organizaciones sociales con frecuencia tratan de incluir dentro de sus límites actividades
adicionales con el objeto de limitar la incertidumbre y asegurar su supervivencia. La
organización empresarial puede usar la integración vertical con objeto de asegurar el
suministro continuo de materias primas. El patrón de diversificación de conglomerados y
fusiones de muchas corporaciones en los Estados Unidos de Norteamérica, es otra
indicación de este proceso. En muchos casos, estas funciones son el resultado de la
innovación en los productos y de rupturas tecnológicas que permiten que la organización

38
Robert Chin dice: “ La presencia de tensiones, fricciones o deformaciones y conflictos dentro
del sistema se consideran frecuentemente vergonzosas y deben ser eliminadas. La reducción de la
tensión, relajamiento de la fricción y deformaciones, y la solución del conflicto se convierte en los objetos
de trabajo de los administradores prácticos, pero algunas veces a costa de ignorar la posibilidad de
incrementar las tensiones y conflictos, con el fin de facilitar la creatividad, innovación y cambio social.”
Chin, op. Cit., pág. 204
39
Ludwing Von Bertalanffy, “The Theory of Open Systems in Physics and Biology”, en Science,
Enero 13 de 1950, pág. 26.

18
extienda entre las capacidades técnicas y administrativas que buscan una salida para sus
grandes corporaciones a nivel internacional, con o que ha incrementado significativamente
las fronteras de sus operaciones.

Existe también la tendencia de las grandes organizaciones hacia el logro de mayor

diferenciación y especialización entre sus subsistemas internos. En las grandes
organizaciones complejas es evidente, el gran numero de departamentos y actividades
especializados. La gran proliferación de departamentos, cursos y materia académicas en
las universidades, es otro ejemplo de esta diferenciación y elaboración.

Equifinalidad de los sistemas Abiertos

En los sistemas físicos existe una relación directa causa- efecto entre las condiciones
iniciales y el estado final. Los sistemas biológicos y sociales operan de manera diferente.
El concepto de Equifinalidad dice que los resultados finales pueden lograrse con
diferentes condiciones iniciales y de manera diferente. Este enfoque sugiere que la
organización social puede lograr sus objetivos con diferentes insumos y actividades. Por
lo tanto, el sistema social no está restringido por la simple relación causa- efecto de los
sistemas cerrados.

La Equifinalidad de los sistemas sociales tiene importancia relevante para la

administración de organizaciones complejas. La relación de sistemas cerrado causa-
efecto, adoptada de las ciencias físicas, sugería la existencia de una mejor manera para
lograr un determinado objetivo. El concepto de Equifinalidad indica que la
Administracion puede usar un grupo variable de insumos en la organización para
transformarlo de diferentes maneras y lograr una producción satisfactoria. La extensión
de este enfoque sugiere que la función administrativa no es necesariamente la búsqueda de
una solución óptima rígida, sino que se debe disponer de una variedad de alternativas
satisfactorias.

Las anteriores son unas cuantas de las características de los sistemas abiertos.40 Al
estudiante que por vez primera conoce estos conceptos, pueden parecerle complicados.
Gran parte de la experiencia educacional destaca enfoques de sistemas cerrados, por
ejemplo las Matemáticas y las ciencias físicas. El enfoque de sistema abierto, con las
propiedades establecidas en las secciones anteriores es adecuado para la teoría
organizacional.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El sistema administrativo abarca a toda la optimización mediante la dirección tecnológica,

organización de la gente y otros recursos, y relacionando la organización con su medio. El
punto de vista de los autores de este texto es similar a lo expresado por Churchman:

40
Para un análisis adicional sobre las características de los sistemas, véase Russell L. Ackoff,
“Towardas a System of Sistems Concepts, en Management Science, Julio de 1971, págs. 661- 671; y
F.Kennth Berrien, General and Social Systems, Rutgers University Press, Nueva Brunswick, N. J., 1968.

19
 Este último, que determina los objetivos totales y relaciona los estándares
del subsistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistemas
administrativo. Es el subsistema que se interesara por los planes totales e
instrumenta sus pensamientos.41

Un enfoque del estudio de la organizaciones centra su atención en los procesos

administrativos fundamentales- planeación, organización y control- que son esenciales si
es que la organización ha de lograr sus objetivos y, metas fundamentales. Estos procesos
administrativos básicos son necesarios para cualquier tipo de organización- empresarial,
gubernamental, educaticativa- en las que los recursos humanos y físicos deben conbinarse
para lograr ciertos objetivos. Además, los procesos son necesarios, sin importar el área de
especialización de la administración- producción, finanzas o actividades de apoyo -.

Medio Ambiente

Nivel/susbsistema
estratégico

Nivel/subsistema coordinado

Insumos hacia Productos hacia

Nivel/Subsistema
Operativo
El sistemas El medio

Introducción de las fuerzas ambientales Limites

FIGURA1.3 LA ORGANIZACIÓN COMO UN COMPUESTO DE

NIVELES/SUBSISTEMAS ESTRATEGICOS DE COORDINACION Y
OPERATIVOS.

Otra manera de ayudar el entendimiento de la área administrativa es observar, dentro de

las organizaciones, los distintos niveles o subsistemas.

El modelo que aparece en la figura 1.3 es una extensión del trabajo de Parsons, Petit y
Thompson.42 Existen diferencias básicas en la orientación de los sistemas administrativos

41
C. West Churchman, the systems Approach, Dell Publishing Co., Ins., Nueva York, 1968,
pág. 8
42
Talcott Parsons, Structure and Prodess in Modern Societies. The Free Press, nueva York,
1960. Páds. 60-96; Thomas A. Petit, “A Behavioral Theory of Management, en Academy Og
Management Journa, diciembre de 1967, págs 341-350; y James D. Thompson, Organizations in Action,
McGraw- Hill Book Compañy, Nueva York, 1967.

20
 en estos niveles. El sistemas operativo tiene que ver principalmente con la racionalidad
técnico- económica, y trata de crear certidumbre “ cerrando el núcleo técnico” para
muchas variables. Thompson dice: “Bajo las normas de racionalidad, las organizaciones
buscan sellar sus núcleos tecnológicos para evitar las influencias del ambiente. Puesto que
es imposible lograr una impermeabilidad total, se busca filtrar las influencias de los
alrededores de sus núcleos técnicos mediante dispositivos de entrada y salida”43 El punto
de vista del sistema cerrado es aplicable al “núcleo técnico” o subsistemas operativo de la
organización.

Fig. 5.4 la tarea administrativa: subsistemas estratégicos coordinados y operativo

Subsistemas Tarea Subsistemas Periodo de Punto de Procesos Técnicas

O nivel Administrativa Ambientales planeación Vista Generale Para tomar
Organizacional Básica s Decisiones
Relaciona la
organización
Estratégico a su medio Abierto Largo Satisfa- No De
Plazo ciente Programable juicio
ambiente;
diseña planes
y sistemas
Coordinador integrales
Integra las Corto Optimi-
actividades plazo zante
Pro-
Computacional
Operativa
internas Cerrado gramable
Logra
objetivos
eficientes y
efectivame
nte

En contraste, el nivel estratégico de la organización encara el mas alto grado de

incertidumbre en términos de los insumos provenientes de su medio externo, sobre las
cuales tiene muy poco o ningún control. Por lo tanto, la administración a estos niveles
debe tener puntos de vista de sistemas abierto y concentrarse en estrategias innovativas y/o
adaptativas. El administrados coordinador opera entre los niveles operativo y estratégico
y sirve de intermediario y coordinador de ambas. Estos niveles transforman la
incertidumbre del medio en racionalidad técnico económica necesaria como insumo del
subsistemas operativo.

En muchas organizaciones estos papeles está separados teóricamente. Por ejemplo, en la

universidad, el consejo universitario se concibe como si satisficiera la responsabilidad
estratégica, mientras que el presidente, directores y jefes de departamento participan en
asuntos de coordinación. Los profesores, bajo este concepto, desarrollan las funciones
operativas. En un hospital, el patronato desarrolla el papel estratégico. El cuerpo

43
James. D. Thompson, op, citi, pág. 24.

21
administrativo del hospital se interesa por los aspectos de coordinación, mientras que los
doctores, enfermeras y otros especialistas desarrollan las funciones operativas..
Teóricamente, en las organizaciones empresariales el consejo directivo relaciona a la
institución con su ambiente, la Administracion media y superior manejan los aspectos de
coordinación y otros empleados desarrollan las tareas operativas. Sin embargo, esta
distinción no esta claramente delineada en ninguna de estas organizaciones. Por ejemplo,
el presidente de una corporación a menudo tiene las responsabilidades tanto estratégicas
como de coordinación.

La figura 5.4 ilustra con mayor detalle las diferencias entre las tareas administrativas de
los distintos niveles de la organización. Entre mas pequeña sea la organización, existen
mayores posibilidades de que los distintos aspectos de la tareas administrativa sean
llevados por un solo individuo. Obviamente, un solo propietario, el director propietario
participa en todas las actividades establecidas en la figura 5.4. Debe definir su tarea en
relación a su medio, planear sus actividades a corto y largo plazo, y después realizarlas
para lograr sus objetivos.

En las organizaciones más grandes y complejas, es más probable que estos subsistemas
estén separados y sean identificables. La alta Administracion se interesa por relacionar a
la organización con su medio ambiente- identificar el nicho que debe llenar, para
sobrevivir y crecer -. La formulación de la estrategia también supone el diseño de
sistemas integrados y planes. La filosofía del concepto de sistemas es útil en la
conceptualización de la naturaleza a largo plazo de la organización, y en el ensamblaje de
los recursos apropiados para lograr los objetivos deseados. El sistema ambiental es
relativamente abierto; los procesos generales son típicamente no programables; y el
objetivo es esencialmente satisfacer –encontrando soluciones operativas para problemas
nuevos y mal estructurados. La toma de decisiones es gran parte juicio y meditación –
evaluación racional de todos los insumos relevantes para el proceso de solución de
problemas -.

En el subsistema operativo la tarea fundamental es lograr los objetivos establecidos y

efectivamente. Es aquí donde la organización “hace sus cosas”, produce bicicletas o
pastas de dientes, proporciona salud y cuidado o protección contra fuego. El sistemas
ambiental es relativamente cerrado, por lo que los procesos generales pueden
programarse, por ejemplo, procedimientos estándares de operación o programas de
computadoras. El análisis de sistemas da un marco de referencia para un panorama
optimizando a corto plazo, y para la toma de decisiones computacionales a través del uso
de técnicas cuantitativas.

En el subsistema de coordinación –que cubre desde las actividades estratégicas hasta las
operativas – la preocupación básica es la integración de la actividades internas que han
sido especializadas por funciones y/o niveles. La administración media está implicada en
la traducción de los planes integrales en planes operacionales y procedimientos. Participa
en la interpretación de los resultados de sistema operativa y en la canalización de los
recursos existentes en las direcciones apropiadas. El administrador de sistemas facilita la
coordinación de varia funciones, proyectos o programas dentro de toda la organización.
Un punto de vista pragmático es esencial para la integración de consideraciones a corto y
largo plazo. Los compromisos son en ocasiones necesarios en la toma de decisiones a este
nivel, con el objeto de lograr un resultado práctico o utilitario a través del análisis y
síntesis de los problemas.

22
Los términos utilizados en las distintas dimensiones que se muestran en la figura 5.4
ilustran las tendencias generales, por ejemplo, las ,actividades o enfoques más probables.
No se pretende afirmar que le juicio no es importante en el sistema operativo, o que las
técnicas computacionales nunca se usan en el desarrollo de los planes integrados. Sin
embargo, los términos proporcionan el esquemas básico de la tarea administrativa en tres
diferentes subsistemas organizacionales. Esto tampoco significa que los diferentes
subsistemas administrativos puedan operar independientemente. Por ejemplo, el
subsistemas estratégico debe trabajar efectivamente si la organización ha de recibir los
insumos necesarios para el subsistema operativo. El subsistema operativo también debe
producir de manera eficiente para asegurar que la organización reciba el apoyo del medio
ambiente.

El papel del administrador

Considerar la organización como un sistema sugiere un papel sustancialmente diferente

para la administración, del que ha desempeñado bajo la teoría tradicional. “Se ha
producido un profundo cambio en la manera en que la administración era concebida desde
el advenimiento de la llamada revolución sintética”. En la teoría tradicional, se hacía
hincapié en la racionalidad técnico- económica. Este enfoque del sistema cerrado era
apropiado para le nivel operativo pero no para los niveles de coordinación y estratégico.
Las relaciones humanas hicieron hincapié en el subsistemas psicosocial, ignoraron el
técnico, estructural y los aspectos ambientales. El planteamiento de la ciencia de la
administración fue desde un punto de vista de sistemas cerrados, enfocándose en las
técnicas de la toma de decisiones gerenciales.

El punto de vista de un sistemas sociotécnico abierto crea un papel más difícil para la
administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo,
debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes requerimientos. La
administración es un proceso que abarca y enlaza los distintos subsistemas de la
organización.

El punto de vista de un sistema abierto crea un papel más difícil para la administración.
Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse
por adaptar las organizaciones a nuevos y cambiantes requerimientos. La administración
es un proceso que abarca y enlaza los distintos subsistemas de la organización.

El punto de vista de sistema sugiere que las administración debe enfrentarse situaciones
dinámicas, inciertas, y con frecuencia ambigüedad. La administración no tiene control
completo de todos los factores de producción, como lo indica la teoría tradicional. Está
fuertemente restringida por muchas fuerzas internas y del medio (tecnológicas,
estructurales y psicosociales). Sayles describe el papel de la administración bajo el
enfoque de sistemas:

El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración

no tiene límites nítidos claramente definidos; más bien, el administrados
moderno está colocado en medio de una red de interrelaciones
dependientes… El único objetivo perdurable es el esfuerzo para construir

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 y mantener un sistema predecible y de interrelaciones, de patrones de
conducta que están dentro de límites físicos razonables. Pero esto es la
búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que los parámetros del sistema
(división del trabajo y los controles) evolucionan en constante cambio. Por
tanto, la Administracion se esfuerza introducir regularidad en un mundo
que nunca le permite lograr ese ideal…Unicamente aquellos
administradores que pueden manejar la incertidumbre, la ambigüedad y
batallas que nunca serán ganadas sino sólo bien peleadas, puede tener
posibilidades de éxito.

Una de las funciones más difundidas de la administración a todos los niveles es la toma de
decisiones. La figura 5.4 indica que la estrategia de toma de decisiones operativo son
apropiados, los enfoque del sistema cerrado. Sin embargo, a los niveles estratégicos y de
coordinación, los enfoque para la toma de decisiones debe ser del sistemas abierto. Se
verán con más detalle los sistemas administrativos información decisión en la parte 6.

CONCEPTO SISTEMICOS DE ORGANIZACIÓN Y

ADMINISTRACION

Las secciones anteriores constituyen la base para el resto de este libro. En las siguientes
seis partes se estudiaran los conceptos básicos:

Medio, limites y objetivos.

Tecnología y estructura
El sistema psicosocial.
El sistema administrativo.
Análisis comparativo y enfoque contingente.
Cambio organizacional y el futuro.

Este marco de referencia servirá como base para el desarrollo de la teoría organizacional
moderna y la practica administrativa. Se empezará tratando el suprasistema ambiental y
su impacto en la organización. Después se verán los objetivos organizacional. Esto
establecerá la plataforma para la consideración de la tecnología y la evaluación de sus
efectos sobre la estructura organizacional, así como sobre el sistema psicosocial. Entonces
se revisará el sistema administrativo destacando el flujo de información, toma de
decisiones y las funciones clave de planeación y control de las actividades de la
organización. En efecto, se seguirá un proceso ordenado para estudiar con más detalle a
cada uno de los subsistemas principales de la organización, tal como se muestra en la
figura 5.2.

Es evidente que se hace hincapié en los subsistemas y esto parece contradecir al espíritu
del enfoque de sistemas. Sin embargo, es necesario ver los subsistemas principales con
mas detalle antes de que se pueda retomar un punto de vista de sistemas más integrado.
En el capitulo 19, “El análisis comparativo y el enfoque contingente”, se volverá entre los
distintos subsistemas. Se aplicara entonces este punto de vista integrado de sistemas,
como un marco de referencia para el análisis comparativo al considerar el ejemplo de un
hospital y la universidad.

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RESUMEN

El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia integrado para la teoría

organizacional moderna y la práctica administrativa. La teoría general de sistemas incluye
conceptos para la integración de conocimientos en las ciencias físicas, biológicas y
sociales.

Existe una estrecha relación entre la teoría general de sistemas y el desarrollo del
funcionalismo en las ciencias sociales. El funcionalismo subraya la integración de partes
y los subsistemas en todo funcional. Dicha teoría se ha usado como marco básico de
referencia en Antropología y sociología. En el campo de la Psicología, los conceptos de
sistemas han logrado prominencia. La economía moderna también usa este enfoque,
particularmente en el análisis del equilibrio dinámico y los estudios insumo- producto. La
disciplina cibernética se fundo con el enfoque de sistemas, interesándose en la
comunicación y el flujo de información en los sistemas complejos. Aunque ha sido
aplicada principalmente a sistemas mecánicos, sus modelos de retroalimentación, control
y regulación también tiene aplicabilidad en los sistemas sociales.

El enfoque de sistemas se relaciona directamente con la teoría organizacional. La teoría

tradicional uso los planteamiento del sistema cerrado. La teoría moderna se h orientado a
la consideración de la organización como un sistema abierto en interacción con su
ambiente. En contraste con los sistemas cerrados o mecánicos, el sistemas abierto no esta
sujeto al proceso de entropía ya que mantener un equilibrio dinámico importando
materiales, energía e información de su medio circulante.

La organización se puede considerar como un sistema abierto que interacciona con su

ambiente y compuesta de cinco componentes principales: subsistemas de objetivos y
valores, técnico, estructural, psicosocial y administrativo.

Existen varias características clave de los sistemas físicos o biológicos, sino artificiales.
Existen límites que separan a la organización de su medio. En general, un sistemas está
compuesto de subsistemas, de orden menor y también forma parte de un suprasistema ;
existe un jerarquía de los sistemas. En los sistemas abiertos biológicos o sociales, la
entropía puede ser eliminada y aun transformada en entropía negativa, que es un proceso
de organización más complejo. El concepto de estado estable está estrechamente
relacionado al de entropía negativa. La organización es capaz de adaptarse a los cambios
de su medio y mantener un equilibrio dinámico continuo.

El concepto de retroalimentación es muy importante para comprender como mantiene un

sistemas su estado de equilibrio. A través del proceso de retroalimentación, el sistemas
recibe continuamente información de su ambiente, que le permite hacer ajustes. Un
sistemas debe tener tanto mecanismo adaptativos como de mantenimiento. Las fuerzas
para mantenimiento son conservadoras e intentan evitar que el sistemas cambie
rápidamente y que los distintos subsistemas se desequilibren. En contraste, los
mecanismos de adaptación son necesarios para facilitar el cambio. Los sistemas abiertos
muestran su crecimiento a través de elaboración interna. Además tienden a lograr una
mayor diferenciación y niveles de organización más altos. Finalmente, los sistemas
abiertos tiene la característica de equifinalidad; esto es, los objetivos se pueden lograr con
cierta variedad de insumos y de diferentes maneras.

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Existen tres niveles de subsistemas en el sistema administrativo de organizaciones
complejas; operativo, de coordinación y estratégico. El subsistemas operativo se relaciona
con la realización de las tareas. El nivel estratégico relaciona las actividades de
organización a su medio. El subsistemas de coordinación sirve como integrador vertical
de las actividades (estratégica y operativa) y horizontalmente (entre diferentes funciones al
mismo nivel). Concebir a la organización como un sistemas sociotécnico crea un papel
para el administrador, puesto que debe integrar y balancear los distintos subsistemas y las
actividades dentro del marco de referencia ambiental.

PREGUNTAS Y PROBLEMAS

1. Definamos los sistemas. ¿Pueden describirse los sistemas que se ajustan a cada nivel
de la jerarquía de Boulding?
2. Compárense y contrástense los sistemas mecánicos y biológicos o sociales.
3. Establézcanse las diferencias entre los sistemas abiertos y cerrados. ¿Que modelos es
más apropiado para las empresa y para las organizaciones gubernamentales? ¿por qué?
4. ¿Por qué la teoría organizacional moderna deber ser considerada como un elemento
especial de la teoría general de sistemas?
5. Relaciónese una organización especifica con lo subsistemas mostrados en la figura
1.2.
6. ¿Cómo se puede considerar que la automatización, el proceso electrónico de datos y el
análisis de redes (por ejemplo, PERT) sean aplicaciones del enfoque de sistemas?
7. ¿Cómo se puede considerar a una organización como un sistema inventado que opera
bajo el concepto de equifinalidad?.
8. ¿Por qué es necesario que las organizaciones tengan mecanismos de mantenimiento y
adaptativos?.
9. Relaciónese el concepto de “crecimiento a través de elaboración interna” con un tipo
especifico de organización como una empresa o una universidad.
10. Discuta las diferencias principales entre los subsistemas operativo, de coordinación y
estratégico en el sistema administrativo.
11. ¿Cómo afecta a la practica administrativa el enfoque de sistemas?
12. ¿Cómo se emplearía el enfoque de sistemas para describir los siguientes tipos de
organizaciones?
a) Una empresa
b) Un hospital
c) Una universidad

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