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Relacin de asesoria-Diseo del organigrama: pag 138-142

Relacin de asesora
Existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos
especializados a unidades
de lnea. Por lo regular, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una
autoridad tcnica derivada
FIGURA 4.16

Relacin de autoridad
funcional.

FIGURA 4.17

Relacin de
coordinacin.
Estructuras organizacionales

139
de su preparacin, experiencia, o ambas, que les permite proponer no ordenar a
las unidades de
lnea criterios para resolver un asunto.
Existen dos tipos de relacin de esta clase:
Relacin de asesora interna. Es la que proporcionan a los rganos de lnea las
unidades asesoras
que forman parte de la estructura organizacional. En el organigrama suelen
representarse por
medio de lneas continuas de trazo fi no colocadas perpendicularmente a la lnea de
mando de la
unidad a la cual se adscriben (fi gura 4.18).
Relacin de asesora externa. Es la que brindan a los rganos de lnea las unidades
asesoras que,
aunque forman parte del grfi co de la organizacin, desempean sus funciones de
modo independiente.
En el organigrama se representan por medio de lneas de trazo discontinuo
colocadas de manera
perpendicular a la lnea de mando de la unidad de la cual dependen
jerrquicamente (fi gura 4.19).
Relacin con comisiones
Interinstitucionales
Estas comisiones se integran con representantes de diferentes instituciones.
Cuando forman parte
del grfi co de la organizacin se les adscribe al titular y se representan mediante
un rectngulo de
FIGURA 4.18

Relacin de asesora
interna.

FIGURA 4.19

Relacin de asesora
externa.
140 CAPTULO 4

trazo discontinuo corto ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea
de trazo discontinuo
largo (fi gura 4.20).
Comisiones internas
Estas comisiones dependen jerrquicamente del rgano rector de sus actividades y
en el organigrama
se representan mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo corto (fi gura
4.21).
Relacin con rganos desconcentrados
Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Para
que la distincin
entre ellos y el resto de la organizacin quede sufi cientemente clara, debe trazarse
una lnea de eje
que los separe.
Si se desea visualizar la relacin que guardan los rganos desconcentrados con las
unidades

centrales, se puede no slo indicar su existencia, sino incluir su estructura (fi gura
4.22).
Comisin A
Comisin B
Comisin C
Director
general

FIGURA 4.20
Comisiones
interinstitucionales.

FIGURA 4.21
Comisiones internas.
Comisin
Director
general
Estructuras organizacionales

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN


Y/O ACTUALIZACIN DE ORGANIGRAMAS
Los pasos bsicos para preparar organigramas se presentan a continuacin.

Autorizacin para realizar el estudio

Esta autorizacin debe emanar del titular de una organizacin, apoyado por los
niveles de decisin,
en especial por el responsable del rgano administrativo.

Integracin del equipo de trabajo


La elaboracin de organigramas requiere personal compenetrado con la materia,
por lo que es conveniente
seleccionar al equipo que se asignar a este efecto. Para afi nar detalles y lograr
una buena
coordinacin del trabajo puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes
reas especfi cas:
Presentacin personal y forma de solicitar la informacin.
Alternativas para concentrar avances.
Mecanismos de supervisin y coordinacin.
Revisin y depuracin de propuestas.
Relacin de autoridad
Relacin de coordinacin y/o colaboracin
Separacin entre rganos centrales y desconcentrados
Secretario
Subsecretara Subsecretara Oficiala Mayor
rgano
desconcentrado

FIGURA 4.22
Relacin con rganos
desconcentrados.
142 CAPTULO 4

En caso de trabajos muy especfi cos y de poca complejidad, no es necesario


integrar un equipo,
sino que basta con designar un responsable de llevarlos a cabo.

Determinacin del programa de trabajo

Es necesario que la planeacin de actividades para elaborar organigramas se


plasme en un documento
rector que sirva como marco de actuacin, el cual debe contener exposicin de
motivos,
naturaleza, propsito, responsables, acciones, alcance, etc. Asimismo, es necesario
que cuente con
una grfi ca de Gantt, una red, o ambas, para el seguimiento y control de las
acciones.

Captacin de informacin

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de
funciones, procesos,
proyectos o sistemas que se revisan, con los lderes tcnicos de las unidades, con el
personal operativo

y con los usuarios de los servicios, las reas o ambos, que interactan con las
unidades sujetas
a examen.
Tambin puede acudirse a los archivos y centros de documentacin, en donde,
travs de investigacin
documental se recopila informacin normativa y administrativa relativa a la
constitucin,
rganos, niveles, relaciones de coordinacin internas, interinstitucionales y con
grupos de inters,
funciones, procesos y proyectos de la organizacin. Asimismo, es til acceder a los
sistemas de
informacin va intranet o extranet.
La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:
Los rganos que integran dichas reas.
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el nmero de plazas que
los integran.
Los procesos que llevan a cabo.
Los proyectos que desarrollan.
El alcance de sus acciones.
Las estrategias que aplican.
Los benefi cios que se espera obtener.

Clasificacin y registro de la informacin


El trabajo de clasifi cacin y registro debe capturarse en formatos que permitan un
manejo gil y
que podran ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento
considera el apoyo
informtico, en especfi co paquetera desarrollada para diseo grfi co, bases de
datos, carpetas y
bibliotecas.
Es necesario examinar crticamente los datos que se obtengan con el fi n de
detectar posibles
contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseo del organigrama


En esta etapa se debe integrar el documento con las opciones de estructuras
especfi cas.