CONTROLAR ERRORES EN FUNCIONES

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los
errores en las fórmulas. Para corregirlos, necesitaremos, primero, localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico
como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de
tipo#¿NOMBRE?.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de

errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones

interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el
submenú.

En este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la

misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen

donde nos informa del tipo de error que se ha detectado y, en ocasiones, nos ofrece una

corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es
el problema y, pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del

libro, si es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir
error, para dejar la fórmula tal y como está.
 El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la
fórmula y nos informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o
si está en los parámetros de la fórmula.

OTRAS HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA DE FÓRMULAS CONTROLAR ERRORES EN FUNCIONES

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los
errores en las fórmulas. Para corregirlos, necesitaremos, primero, localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico
como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de
tipo#¿NOMBRE?.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de

errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones

interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el
submenú.

En este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la

misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen

donde nos informa del tipo de error que se ha detectado y, en ocasiones, nos ofrece una

corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es
el problema y, pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si

es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error,
para dejar la fórmula tal y como está.

El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y

nos informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los
parámetros de la fórmula.

Otras herramientas de Auditoría de fórmulas

En la pestaña Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la
fórmula.

- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda

seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.

También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de

errores.....

- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear

dependientes o Rastrear precedentes.

- Evaluar fórmula   abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y
sus resultados.

- La Ventana inspección   permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

Función (si)

La función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar
decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI (recuerden utilizar ;)

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

 Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el

resultado es VERDADERO o FALSO.
 Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado
de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
 Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es
FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números,
referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al
resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60;"APROBADO";"REPROBADO")

Ejemplo 1

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una función como prueba lógica

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función
SI  siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un
ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una
celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo
quiero desplegar  la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga
un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2);"SI";"NO")

Ejemplo 2

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una función como valor de regreso
Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de
regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la
columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La
función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de
que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Ejemplo 3

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera
podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la
prueba lógica fuera falso.
Ejercicio 4

Para este ejercicio combinaremos al función Si con la función dólar $

En este ejercicio vamos a ingresar los gastos y los puestos que tenemos e la
imagen

1. Ahora lo que queremos es cada gasto se ingrese en la columna

correspondiente si no que de vacía la celda

Recuerden realizar en sus apuntes los paso para hacer la fórmula adecuada

Con el símbolo dólar $

2. Les mostrare el primer ejemplo de cómo puede empezar a realizar

su formula
3. Una vez tengamos organizado nuestro valores en cada una de las
celdas mostramos al instructor para continuar con el total de cada
columna

4. Buscaremos el porcentaje que va a ser porcentaje= total de la

columna dividido en el total de la suma general. recuerden q e
todos los paso utilizaremos $ una pequeña ayuda

C12= C11 / A12*100

Recuerden que si usamos el formato porcentaje de celdas no

podemos usar el símbolo 100 y por lo tanto no utilizaremos la
multiplicación
 Función SI anidada
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel avanzado ya que nos ayuda a
probar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función realizará
una acción determinada, pero si la condición es falsa entonces la función ejecutará una acción
diferente.

Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica y tomar una
acción en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la función SI.

El diagrama anterior nos deja en claro que la función SI evaluará como máximo una
prueba lógica y podremos ejecutar hasta dos posibles acciones.

Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el siguiente.

Supongamos que tenemos un listado de edades y en una nueva columna debemos
colocar la leyenda “Menor de edad” en caso de que la edad de la persona sea menor
de 18 años, pero si la edad es igual o mayor a 18, entonces debemos colocar la
leyenda “Mayor de edad”.

La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes es decir,

necesitamos ejecutar dos acciones diferentes en base a la prueba lógica de mayoría
de edad. Este problema se resuelve fácilmente utilizando la función SI de la siguiente
manera:

=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")

La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica (A2<18) es

verdadera. Si dicha prueba lógica es falsa, entonces se mostrará el segundo mensaje.
Observa el resultado de aplicar esta función en nuestros datos de ejemplo:
Ejemplo 1 Anidada

La función SI anidada en Excel

El problema anterior lo resolvimos fácilmente con la función SI porque el resultado final

serían solamente dos acciones, pero ahora imagina que necesitamos desplegar la
leyenda “Tercera edad” cuando la persona tenga 65 años o más. Esto nos deja el
problema con las siguientes reglas:

 Menor a 18 años: “Menor de edad”

 Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad”
 Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”

Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola
este problema, por lo que necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos
permitirá resolver cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una
prueba lógica y ejecutar más de dos acciones.

La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada. Observa que

la clave es que, en lugar de ejecutar una segunda acción, la primera función SI incluye
una segunda función SI de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un
máximo de tres acciones.
La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el
número de posibles resultados a probar así como las acciones que podemos ejecutar.
Para nuestro ejemplo, la función SI anidada que resolverá adecuadamente el
problema será la siguiente:

=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad",

"Tercera edad"))

Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que en lugar de
ser una acción, se ha convertido en otra función SI que a su vez tendrá la posibilidad
de ejecutar otras dos acciones.

Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función SI anidada es
intentar utilizar la primera función SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionará un
error. La primera función SI deberá “renunciar” a una de sus acciones para darnos la
posibilidad de utilizar otra función SI.

Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con

la primera función SI, se evaluará si la edad es menor a 18, en caso de que dicha
condición se cumpla, se mostrará la leyenda “Menor de edad” y todo terminará ahí.
Por el contrario, si la primera condición no se cumple, querrá decir que la edad es
mayor o igual a 18 y se ejecutará la segunda función SI.

En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser

verdadero se imprimirá la leyenda “Mayor de edad”, pero si la prueba lógica es falsa,
querrá decir que la edad es mayor o igual a 65 y por lo tanto se imprimirá la etiqueta
“Tercera edad”. Observa el resultado de aplicar esta fórmula sobre nuestros datos de
ejemplo.
Ejemplo 2

Otro ejemplo de función SI anidada

Más que otro ejemplo de la función SI anidada en Excel, quiero resaltar el hecho de
que no todas las fórmulas creadas serán iguales aún para el mismo problema ya que
todo dependerá de la lógica que decidas implementar. Por ejemplo, el mismo ejercicio
de la sección anterior lo podremos resolver con la siguiente fórmula:

=SI(A11 >= 65, "Tercera edad", SI(A11 >= 18, "Mayor de edad",

"Menor de edad"))

En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de nuestra fórmula

anterior, es decir, la primera función SI evaluará si la edad es mayor o igual a 65 para
imprimir la leyenda “Tercera edad”, en caso contrario se realizará la prueba lógica para
saber si es mayor o igual a 18 años.
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta fórmula a un lado de nuestro
primer ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.

Ejemplo 3

De esta manera podemos ver que existen diversas maneras de resolver el problema y
muy probablemente la fórmula resultante será diferente para cada usuario de Excel.
Así que, si eres un usuario nuevo en Excel, te recomiendo ampliamente dedicar el
tiempo suficiente para decidir las pruebas lógicas que utilizarás en cada función SI.
También te recomiendo solucionar el problema en papel antes de intentar escribir la
fórmula directamente en Excel.

En más de una ocasión he visto que los errores presentados en una función SI
anidada provienen de una mala implementación de la lógica utilizada. Adicionalmente
a esto, la poca experiencia en el uso de los operadores de comparación en Excel
ocasionarán diversos problemas al construir adecuadamente las pruebas lógicas
utilizadas por la función SI.
Ejemplo 4 Anidada
Tenemos un grupo de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la siguiente
manera:

 100 a 599: Malo

 600 a 749: Promedio
 750 a 899: Bueno
 900 a 999: Excelente

Una alternativa de solución para este problema es la siguiente función SI anidada:

=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Exce

lente")))

En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones que
necesito ejecutar son cuatro. Así que de manera general, la cantidad de funciones SI
que utilizarás en tu fórmula será una menos que la cantidad de acciones que necesitas
ejecutar.

También observa que todas las funciones SI van “anidando” otra función SI como uno
de sus argumentos y solamente la función SI más anidada será la que tendrá sus dos
acciones porque ya no habrá otra función SI que anidar. Observa el resultado de
nuestra fórmula:

La realidad es que la práctica es el mejor método para perfeccionar el uso de la

función SI anidada en Excel. Así que, te sugiero comenzar con los ejemplos
publicados en este artículo y posteriormente seguir practicando con tus propios
ejercicios.
 Función fecha
Primero deben leer que nos arroja cada función de fecha y luego
deberán realizar su ejemplos correspondientes.

Función Descripción
AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑO Convierte un número de serie en un valor de año
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un
DIA.LAB
número determinado de días laborables
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número
DIA.LAB.INTL especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles y
cuántos días son días de fin de semana
DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses
FECHA.MES
anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o
FIN.MES
posterior a un número de meses especificado
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes
FRAC.AÑO
entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico
NUM.DE.SEMANA
correspondiente a una semana de un año
SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo
HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

Ejempló 1.
En una hoja nueva .

Vamos a crear en nuestra hoja nueva los siguientes datos e las mismas filas y
columnas que se muestran e las imagines.

Juguemos con las horas

Recuerden que deben jugar con el formato de celda dependiendo como

quieren ver el resultado

1. En hora de reloj actual ….aplicamos la función que nos brinda Excel =ahora()

2. Para que dia es hoy…= dia y le damos el parámetro o la referencia de la

fecha actual (b1)

3. Para saber en qué mes estamos…ingresamos la función mes y el numero de

seria será nuevamente la hora actual (b1)

4. Para saber en qué año estamos…ingresamos la función año y el número de

serie seria la hora actual.

5. Ahora escribamos esta fecha anterior 22/01/2014 y vamos a seguir

calculando los siguientes datos…

6. Para calcular la cantidad de días de diferencia vamos hacer esta cuenta = la

fecha actual (b1)- la fecha anterior …..analicemos nuestro resultado

7. Ahora queremos ver la hora actual, pero sin el formato de fecha, esto es
para ver solo la hora….

8. Colocamos el ahora sin para metros , cuando digo sin parámetros me

refiero a que va = ahora () sin nada en el parénesis , le damos enter y vemos
 que os aparece con fecha y hora…y lo que queremos es solo la fecha, pues
bien vamos a hacer estos pasos…

9. Vamos a inicio..grupo, celdas y seleccionamos FORMATO …en formato

elegimos formato de celda ahora en la pestaña NUMERO…vamos a
PERSONALIZADA y buscamos H:MM:SS

10. QUE HORA ES?...AGREGAMOS LA FUNCION =HORA(hora actual(sin fecha)

11. ¿Cuánto minutos?...agregamos función minuto número de serie (b10)

12. ¿Cuántos segundos? Ahora con la función segundos

13. Por último ingresen la hora en la que ingresamos a clase ( como hora
anterior ) y debajo de esta celda colocaremos “ que diferencia de tiempo
tenemos”

14. Ahora calculemos la diferencia y le mostramos el procedimiento al

instructor.

Calcular la edad
En una nueva hoja

Ejemplo 2

Calcular la edad dividiendo los días

El primer método obtiene la diferencia en días entre ambas fechas y el resultado lo
divide entre 365,25. Este último número es porque cada cuatro años tenemos un año
con 366 días (bisiesto) por lo que 365.25 es el promedio de los cuatro años. La función
ENTERO eliminará los decimales del resultado.

Ejemplo 3

La desventaja de este método es que no es muy exacto y tiene problemas serios

cuando intentas calcular la edad con Excelde niños. Por ejemplo, para un niño que
tenga exactamente 1 año de edad cumplido obtendremos el resultado 0 (cero) por
haber realizado la división entre 365,25.

Calcular la edad con la función FRAC.AÑO

La función FRAC.AÑO devuelve la fracción de un año a partir del número total de días
que existen entre dos fechas. Observa el resultado:

Ejemplo 4

De igual manera he utilizado la función ENTERO para remover los decimales del
resultado.

Funcion
=Fecha() AHORA
20/04/1988 03/04/2018 AÑOS =SIFECHA(A2;B2;"Y")
=SIFECHA(A3;B3;"M"
20/04/1988 03/04/2018 MESES )
20/04/1988 03/04/2018 DIAS =SIFECHA(A4;B4;"D")
07:00:00 a.m. 03/04/2018 HORAS =B5-A5
Numero de =NUM.DE.SEMANA(A
28/01/2018 Ahora semanas 13)
 LISTAS PERSONALIZADAS

Para crear su propia lista personalizada archivo…opciones---opciones avanzadas…listas

personalizadas…modificar listas

Referencia: Autor: http://exceltotal.com/con-excel