Administración de compras

5.10 J. EFECTUAR DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

SI ES EL CASO
Cuando los artículos adquiridos no cubren las especificaciones, o se reciben en mal
estado, es obligación del área de compras devolver al proveedor lo que llegó fuera de
especificaciones, tomando nota de lo sucedido para tomar medidas para en lo sucesivo
no solicitar al proveedor de referencia nuevos insumos o las materias primas necesarias
para el funcionamiento de la empresa.

5.11 K. OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS

DE LA ADQUISICIÓN (cláusulas contractuales
en las negociaciones)
Cuando la empresa vendedora así lo requiere se efectúa una negociación y el resultado
se plasma en un contrato, y como todo contrato tiene cláusulas que se deben respetar
y cumplir, ser claras, precisas y concisas. Por lo general, todo contrato tiene cláusulas
a favor del comprador y de cumplimiento a favor del proveedor, solo explicaremos las
más comunes para el área de compra, haciendo la aclaración de que este documen-
to es elaborado por el área legal de la empresa, la que respeta los comentarios del área
de compras, las cláusulas más importantes de un contrato, en el que interviene el área de
compras son cinco:

n Precio
Esta cláusula, puede decirse que es la más importante en un contrato de compra-
venta, después de pactar esta cláusula se negocian todas las demás, las que pue-
den ser: calidad, volumen, garantía y condiciones de entrega y pago.
Se entiende que de acuerdo con el volumen, la garantía y el tiempo de entre-
ga y pago, puede disminuir el precio.
n Calidad
Esta cláusula es también importante tanto para el comprador como para el pro-
veedor, ya que la calidad de los productos que comercializa la empresa, deben
tener la calidad que espera el consumidor final, y va en relación tanto a la par-
ticipación de mercado, como del posicionamiento del producto en la mente del
consumidor.
El comprador enumera y clarifica dentro del contrato, las especificaciones de
los requerimientos. La violación de esta cláusula por parte del proveedor, impli-
ca un agravante que se castiga con una sanción en efectivo, y la eliminación del
catálogo de proveedores de la empresa compradora.
n Volumen
La cantidad a surtir por parte del proveedor va relacionada con la cláusula del
precio, es importante que el proveedor cumpla con esta cláusula, para evitar

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 capítulo 5  •  El procedimiento del área de compras

sanciones económicas, lo que da como consecuencia la eliminación del catálogo

de proveedores de la empresa compradora.
n Garantía
Se clarifica, en la cláusula de la garantía, qué hacer con las cantidades rechazadas,
por no cumplir con las especificaciones y se enumeran tres posibles soluciones.
• Se devuelven al proveedor para su cambio.
• Se devuelven al proveedor para su reparación.
• Se devuelven al proveedor y se cancela el contrato, aplicando la sanción que
se haya pactado, y se excluye del catálogo de proveedores de la empresa com-
pradora.
n Condiciones de entrega y pago
Esta cláusula solo se utiliza para indicar el tiempo de entrega respetando las con-
diciones de la política de la empresa, en relación con los días y hora de recepción
de lo comprado, asimismo se especifica el tiempo del pago, que puede ser lo más
alejado posible a 30, 60 o 90 días fecha de revisión de la factura.

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