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Abigail Hernández
CURSO INTERMEDIO DE EXCEL
Abigail Hernández
CURSO INTERMEDIO DE EXCEL
q Botón maximizar
q Flecha de desplazamiento
q Cuadro de desplazamiento
q Barra de desplazamiento
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Desplazar a la primera
etiqueta
Desplazar a la etiqueta anterior
POSICIONADA EN
NOS PERMITEN LA BARRA DE
MOVERNOS A TRAVÉS FORMULAS, AL
DE TODA LA HOJA DE ESCRIBIR LA
CALCULO DONDE CELDA DONDE
ESTAMOS SITUADOS, QUEREMOS ESTAR,
SE MANEJA POR P.E. Z24, NOS
COLUMNAS Y FILAS. LLEVA A ESA
NUEVA POSICIÓN.
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Para moverse celda por celda hacia el lado derecho, se debe de presionar el botón Tab.
Las flechas ayudan a moverse hacia todas las direcciones una celda por vez.
En el menú edición,
Vas a la
opción Ir a...
Y en el
cuadro de
referencia
escribes la
celda a la que
deseas ir
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OPCION 1.
Ve al menu insertar y
eliges hoja de calculo.
OPCION 2.
Vas a darle un clic con el lado derecho del mouse a la etiqueta de la hoja y va a salir el
siguiente cuadro.
VAS A LA OPCIÓN INSERTAR Y
SALDRÁ EL SIGUIENTE
CUADRO DE DIALOGO.
Escoges La
Opción Que
Desees, Hoja
Excel, Hoja De
Gráfico, Etc.
OPCIÓN 3.
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Presionas las teclas alt i y la tecla h, que corresponde a hoja de calculo y vuelve a salir en
cuadro de dialogo ya mencionado y escoges el tipo de hoja a insertar.
OPCIÓN 2. Estando Posicionado En La Hoja a borrar, vas al menú edición y escoges la opción
Si se quieren seleccionar todas las hojas del libro de trabajo, lo que se hace es darle un clic con el lado
Si se quieren seleccionar solo ciertas hojas, lo que hay que hacer es, mantener oprimida la tecla shift,
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Opción 1. Se le da clic con el lado derecho del mouse a la hoja seleccionada y elegir la opción
Si creaste una copia, debes de renombrar la hoja nueva, ya que queda con el nombre anterior y un
número entre paréntesis. P.e. jorge(2).
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Paso 2. Dale
clic a la
carpeta
soluciones
hoja de
cálculo y
selecciona el
icono del
archivo a
abrir.
Paso 3. El
programa
renombra el
archivo
añadiéndole
un 1. (p.ej.
Factura1.xls).
Después de
poner el Mostrar en lista, detalles o
nombre, y propiedades.
seleccionar
la carpeta o
unidad
donde se va Comandos/propiedades, (conectar a unidad de
a guardar, red, ordenar, etc).
aquí se
selecciona
el tipo de
archivo a
grabar.
Según sean
¿Cuántos tipos de archivos existen? Escribe 4 y menciona su uso:
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Dentro del cuadro de dialogo guardar, existe un botón llamado opciones, el cual sirve para darle
una contraseña a los archivos para que solo los usuarios que la conozcan, puedan modificarlos, otra
opción muy importante es el crear siempre una copia de seguridad, ya que si el archivo se daña o
se borra, esta copia tiene la información guardada.
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BARRAS DE HERRAMIENTAS.
Existen más de 20 barras de herramientas en Excel, pero las principales y más utilizadas son la
barra de formato y la barra estándar.
Ejercicio:
Anota en el cuadro siguiente, las funciones que tienen los botones del menú formato.
Podemos modificar La posición de las barras de herramientas dentro de nuestra hoja de una
manera muy fácil.
Junto a cada barra de herramientas, podemos visualizar unas líneas blancas, que indican el inicio
de la barra.
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Si das un clic y lo sostienes, la barra se mueve, de tal manera que queda flotando sobre la
pantalla, debes elegir su nueva posición, en cualquiera de los costados de tu hoja y soltar el botón
del mouse.
Puedes cambiar de posición cuantas barras desees, pero ten en cuenta que tu área de trabajo se
va a ver reducida cada vez que aumentes barras a la misma.
Ejercicio:
Haz que tu hoja se asemeje al dibujo siguiente y comenta con tus compañeros y maestras las
ventajas y desventajas de tener distribuida de esta manera tu pantalla.
En la barras de herramientas predefinidas, existen ciertos botones que nos ayudan o facilitan el
trabajo, pero existen otros botones que no aparecen en las barras y podemos anexarlos para
realizar nuestro trabajo con mayor rapidez.
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Paso 2. Dale un clic a la carpeta comandos y checa que este en la categoría archivo, y en la
columna comandos, mueve la barra de desplazamiento y dale un clic sostenido a el botón deseado,
sin soltar el mouse, coloca el botón en la barra de herramientas.
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En la parte superior
izquierda del cuadro de
dialogo personalizar
aparece tu nueva barra
de herramientas, en la
cual vamos a ir colocando
los botones.
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Vas a ir llevando de la columna de comandos a tu barra personalizada los botones que necesites.
Ya que tengas todos los botones deseados, sólo toma tu barra y arrástrala hasta la posición que
desees que quede, como ya aprendiste.
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INTRODUCCIÓN DE DATOS.
Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda: constantes y formulas. Las
constantes se engloban en tres categorías; valores numéricos, valores e tipo texto y valores de
fecha y hora.
Excel también reconoce otros valores especiales constante como los valores de error y los lógicos.
Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y algunos caracteres
especiales como (+-*/E.e,$%). Cualquier entrada que contenga otro carácter sera valor de texto.
Para introducir valores de tipo numérico, seleccionamos la celda e introducimos el número. Al irlo
introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda activa. La barra vertical
intermitente que aparece en la barra de fórmula se llama punto de inserción.
Al introducir valores, la barra se transforma y aparecen dos botones nuevos en la barra de formulas
El botón El botón
cancelar anula acepta los
la acción. datos.
Existe otro botón que aparece junto a los anteriores, dibújalo y menciona para que sirve:
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El resultado es el siguiente:
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INTRODUCCIÓN DE COMENTARIOS:
Cada celda o rango, además de tener un contenido y un formato, puede incluir un comentario
especial, donde se anote una frase o un dato importante.
Estos comentarios, pueden ser borrados o modificados, vuelve a realizar los pasos anteriores y en
ves de día de pago, escribe pagar colegiatura del kinder, realiza de nuevo estos pasos y borra el
comentario.
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CREACIÓN DE FORMULAS
Excel ofrece más que simples operaciones básicas, podemos escribir complejas formulas
estadísticas, financieras y de otros tipos, con la ayuda del asistente para formulas.
Lo primero que debemos de conocer es que en Excel, siempre se requiere que las formulas inicien
con = independientemente de cual sea el tipo de formula a utilizar, bien sea realizando
operaciones con celdas o con funciones escritas:
= Este signo indica que los caracteres que le siguen constituyen una
fórmula.
Los demás signos los veremos a en su momento.
EN LA BARRA DE
FORMULAS, APARECE EL
LA FORMULA ESCRITA
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FORMULA RESULTADO
=3*6+12/4-2 19
=(3*6)+12/(4-2) 24
=3*(6+12)/4-2 11,5
=(3*6+12)/4-2 5,5
=3*(6+12/(4-2)) 36
=4* dale un clic a la etiqueta hoja1 y otro clic a la celda a10 y da enter.
Escribe aquí lo que pasa:
Ahora ve de nuevo a la celda A10 y cambia el contenido por el número 4, ¿que crees que
pase con la celda A1 de la hoja2?
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SIGNOS IMPORTANTES:
Si quieres hacer una sumatoria o cualquier formula en la que intervengan rangos de
celdas, en vez de escribir cada una de las celdas, podemos mencionar estos rangos de la
siguiente manera:
=suma(a1:a10) ó =suma(a1,a10)
EL SIGNO : QUIERE DECIR HASTA, lo cual significa que va a sumar (en este caso) desde la celda
a1, incluyendo a2, a3, a4, a5, a6, a7, a8, a9 y la a10.
EL SIGNO , QUIERE DECIR Y, esto es, sólo va a sumar (en este caso) las celdas a1 y a10.
INTRODUCCIÓN DE REFERENCIAS:
REFERENCIAS RELATIVAS:
Se refieren a las celdas por sus posiciones en relación a la celda que contiene la formula.
REFERENCIAS ABSOLUTAS:
Identifican las celdas por su posición fija en la hoja de cálculo. $A$2
EL SIGNO $ QUIERE DECIR QUE ES UNA CELDA ANCLADA, QUE SIEMPRE SE VA A
REALIZAR LA OPERACIÓN CON ESA CELDA, p.ej. EN LA FILA 2 EN LA COLUMNA A SIN
CAMBIAR DE LUGAR.
REFERENCIAS MIXTAS:
Contienen una referencia absoluta y una relativa. =$A1, esto quiere decir que la
coordenada de la columna A es absoluta y la de la fila 1 es relativa.
VALORES DE TEXTO
La mayoria de los valores de texto son tratados de la misma manera que los valores
numérícos.
Si en la celda A1 tengo la palabra amarra y la quiero poner en e12, pongo en esta última
=a1, pero si quiero poner el contenido de a1 y el de a2 que es navajas juntas en la celda
e12, tengo que poner =a1& a2 enter.
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Para pasar de un renglón a otro, usa la tecla tab, ya que llegues al botón nuevo, da un enter y así
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DEPTO. APELLIDO NOMBRE FECHA CONTR. FECHA NAC. SEXO SALARIO EDAD
VENTAS GUIRADO LORENA 16/05/74 15/03/49 32200
COMPRAS LATORRE LAURA 16/01/93 19/10/66 57300
ALMACEN BECERRA ANTONIO 23/10/94 24/04/51 49400
MKT RODRIGUEZ JOSE 2/05/84 7/10/56 42000
CONTABILIDAD ALVAREZ FRANCISCO 3/11/88 19/07/41 33290
VENTAS CORRAL LUISA 27/08/85 17/08/60 59950
COMPRAS ASUNCION DOLORES 20/04/93 26/06/61 36700
ALMACEN CASADO ALEJANDRA 18/03/87 5/04/58 45200
MKT RETES MANUEL 9/08/85 15//09/52 56300
CONTABILIDAD LUNA ANTONIETA 6/12/91 8/10/47 33600
VENTAS PEREZ MAURICIO 28//12/97 22/03/58 33433
VENTAS ALANIZ ARACELI 2/05/84 15/06/52 27633
COMPRAS FERNANDEZ CARMEN 28/12/83 2/11/61 45200
ALMACEN CASTRO KARLA 16/05/94 4/10/65 56700
MKT LOPEZ ERIKA 16/01/93 21/01/71 25870
CONTABILIDAD CASTILLO RAFAEL 23/10/97 22/11/76 56489
COMPRAS PONCE ARMANDO 2/05/84 15/03/45 36984
ALMACEN RUIZ RICARDO 3/11/88 17/08/60 45870
MKT ANDRADE RODRIGO 27/08/85 26/06/61 35874
CONTABILIDAD SOLARES GUILLERMO 20/04/93 5/04/58 56987
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ORDENAR LISTAS:
Da un clic sobre el
cuadro de ordenar por
y pon apellido.
En Luego por, deja
nombre.
Checa que todas sean
de manera
ascendente y que este
seleccionado SI en la
lista de
encabezamiento, y da
un clic al botón
aceptar.
Puedes hacer las ordenaciones que quieras repitiendo los pasos anteriores.
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DEPTO. APELLIDO NOMBRE FECHA CONTR. FECHA NAC. SEXO SALARIO EDAD
VENTAS ALANIZ ARACELI 2/05/84 15/06/52 27633
CONTABILIDAD ALVAREZ FRANCISCO 3/11/88 19/07/41 33290
MKT ANDRADE RODRIGO 27/08/85 26/06/61 35874
COMPRAS ASUNCION DOLORES 20/04/93 26/06/61 36700
ALMACEN BECERRA ANTONIO 23/10/94 24/04/51 49400
ALMACEN CASADO ALEJANDRA 18/03/87 5/04/58 45200
CONTABILIDAD CASTILLO RAFAEL 23/10/97 22/11/76 56489
ALMACEN CASTRO KARLA 16/05/94 4/10/65 56700
VENTAS CORRAL LUISA 27/08/85 17/08/60 59950
COMPRAS FERNANDEZ CARMEN 28/12/83 2/11/61 45200
VENTAS GUIRADO LORENA 16/05/74 15/03/49 32200
COMPRAS LATORRE LAURA 16/01/93 19/10/66 57300
MKT LOPEZ ERIKA 16/01/93 21/01/71 25870
CONTABILIDAD LUNA ANTONIETA 6/12/91 8/10/47 33600
VENTAS PEREZ MAURICIO 28//12/97 22/03/58 33433
COMPRAS PONCE ARMANDO 2/05/84 15/03/45 36984
MKT RETES MANUEL 9/08/85 15//09/52 56300
MKT RODRIGUEZ JOSE 2/05/84 7/10/56 42000
ALMACEN RUIZ RICARDO 3/11/88 17/08/60 45870
CONTABILIDAD SOLARES GUILLERMO 20/04/93 5/04/58 56987
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FILTROS
Ya que tienes creada la base de datos, puedes realizar búsquedas de información especifica, y/o
extraer información de ella. Para hacerlo debemos de espcificar un flitro de búsqueda. Filtrar es uno
de los métodos más sencillos que tiene Excel para trabajar con datos.
FILTROS AUTOMATICOS:
Estos se utilizan para ralizar flitraciones rápidas, haciendo coincidir el contenido de la celda o
introduciendo sencillos criterios específicos. Es un proceso de ocultar todas las filas, salvo las que
contengan o cumplan dichos criterios.
Para utilizar estos filtros, basta con posicionarse en una celda escrita de la tabla. Entonces elegimos
autofiltro desde el submenu filtros del menú datos.
En automático, en la lista van a aparecer unas flechas desplegables sobre la fila de los títulos.
Lo siguiente, es darle un clic a alguna de esas flechas y se despliega el contenido( que son las
variables que puede tener el filtro)
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Observa que al momento de presioanarla opción que deseas, -en este caso fuimos a sexo y
seleccionamos h-, la flecha se vuelve azul y cuando soltamos el mouse, nos muestra sólo los
empleados hombres.
Podemos hacer cuantas combinaciones deseemos o requiramos. Vamos a ver cuantos hombres son
del departamento de MKT.
Ejercicio:
Ya sabes los pasos que debes de seguir, anota cuantos empleados fueron:______
Para quitar estos filtros debes de volver a las flechas azules, que indican que el filtro
esta activo y presiona la opción todas, repita la operación cuantas veces lo necesites,
hasta no tener filtros activos.
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Parte 3. Subtotales.
Los subtotales son útiles para conocer datos específicos dentro de un listado, y podemos visualizar
los detalles, los subtotales según el criterio que se le determino y el total general.
PASO1. Lo primero que tienes que hacer es volver a ordenar la lista por departamento.
PASO2. Ahora vas a ir al menu datos, opción subtotales.
Explica
en que
te puede
servir
esta
función en
tu trabajo diario:
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Una tabla dinámica es un tipo especial de tabla que resume la información de ciertos campos de
una lista o base de datos.
El asistente de tablas dinámicas nos lleva de la mano para realizarlas, ya que en él se especifican
los campos en los que se está interesado.
Copia la siguiente tabla en tu hoja de cálculo.
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Checa que
este
seleccionado
el primer
punto, que
es lista o
base de
datos de
excel y pulsa
siguiente.
Revisa que
este bien la
selección
en el área
de rango y
pulsa
siguiente.
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Lo dejas así como esta, si es que quieres que se haga una hoja nueva con los datos, o si quieres
que se incluyan en una hoja de calculo existente, pulsas la opción y das un cliic con el mouse a la
celda donde quieres que se posicione la tabla dinámica.
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Parte 5. Gráficas.
Volviendo al ejemplo de los subtotales, vamos a graficar las columnas de Departamento y Salario.
Selecciona la primera columna (departamento) y presiona la tecla Ctrl, sin soltarla selecciona la
columna segunda (salario).
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Parte 6. IMPRESIÓN.
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Despliega el cuadro de
dialogo de impresión, que
Sirve para nos da las opciones de
vizualizar cantidad de copias,
mas de elección de páginas a
cerca o de imprimir, selección de
lejos la impresora, etc.
hoja.
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La carpeta configurar
página, nos da la
posibilidad de
seleccionar un pie de
pagina o un
encabezado
predeterminado por el
programa, o realizarlos
de manera
personalizada,
presionando los
botones.
La carpeta Hoja, da la
opción de imprimir las
líneas de división
(cuadros de celda), los
títulos de fila y columnas
(A,B,C, 1,2,3,) imprimir
en calidad de borrador, o
imprimir las hojas en un
orden determinado.
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OPCIONES DE IMPRESORA:
A veces, seleccionamos todo muy bien y cuando mandamos a imprimir, nos sale movido o
cortado el trabajo, una razón puede ser que en tu programa tienes seleccionado un
tamaño de papel y en tu impresora tienes otro, o que la orientación en la impresora no es
la misma que la de tu programa entre otras cosas.
Faltaron de revisar varios botones, estos te corresponden a ti, pruébalos y escribe aquí su
función.
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