Desarrollo del Cronograma GESTIÓN DE TIEMPOS EN MICROSOFT PROJECT

Catalina Hernández Mejía

Paso 1. Seleccional la opción de tareas automaticas, con el fin de que cada tarea que se registre
quede automaticamente programada.

Paso 2. Se ingresa la tarea 1 y se verifica que aparezca un icono rectangular de color azul.
Paso 3. Guardamos el proyecto con el correspondiente nombre

Paso 4. En la pestaña “proyecto” seleccionamos la opción que dice “Información de proyecto” y

allí se añade la información del proyecto, como por ejemplo la fecha de inicio.
Paso 5. En la pestaña “proyecto” damos clic en a opción “Cambiar tiempo de trabajo”

Paso 6. Damos clic en “crear calendario” y se abrirá una nueva ventana en donde podremos
cambiar el nombre del calendario dejamos la opción de calendario estándar y finalmente damos
clic en “aceptar”.
Paso 7. en la pestaña de excepciones se asignan las fechas de festivos.

Paso 8. Dando clic en la pestaña “semanas laborales” seleccionamos el que está por defecto y
damos clic en “detalles”, se abrirá una nueva ventana en donde ajustaremos el horario a trabajar
de las semanas, seleccionamos los días y configuramos las horas finalmente damos clic en aceptar.
Paso 9. Damos clic en “opciones” y se abrirá una nueva ventana en donde haremos que nuestro
horario por días, semanal y mensual coincida con el que programamos anteriormente finalmente
clic en “aceptar” en ambas ventanas.

Paso 10. Volvemos a dar clic en la pestaña “proyecto” luego en “información del proyecto” y
seleccionamos el calendario que acabamos de crear y finalmente “aceptar”
Paso 11. Ingresamos las actividades y automáticamente se generan las fechas y el diagrama de
Gantt gracias a nuestra configuración automática.

Paso 12. Si queremos insertar una nueva tarea nos ubicamos en el sitio donde deseamos insertarla
damos clic derecho y seleccionamos “insertar tarea”
Se creará una nueva fila con una nueva tarea

Paso 13. Para añadir la sangría seleccionamos las actividades y damos clic en el icono resaltado
Así es como se vería, si se selecciona el icono resaltado las tareas inmediatamente debajo serán
ocultadas

Paso 14. Para eliminar la sangría seleccionamos las tareas y damos clic en el icono resaltado.
Paso 15. Seleccionamos todas las tareas y damos clic en la opción “tarea resumen”

Aparecerá una nueva fila donde podremos resumir la fase con el nombre mas conveniente.
Paso 16. Añadimos una tarea tal como se hizo anteriormente, pero la duración será 0 para generar
un hito con duración 0, o también podemos crear un hito dando clic en el icono con forma de
rombo y observamos como lo podemos diferenciar en el diagrama de Gantt con un icono en forma
de rombo.

Paso 17. Damos doble clic en el hito y se abrirá una pestaña donde configuraremos las
restricciones en la pestana “avanzados” escogemos la opción para tipo de restricción “debe
finalizar el” y escogemos la fecha con ayuda del calendario, finalmente damos clic en “aceptar”.
Nuestro hito quedara con la fecha configurada de la siguiente manera.

Paso 18. Vamos a la pestaña “formato” y allí buscamos la opción “resumen de tarea” eso creará
una nueva fila en donde pondremos el nombre del proyecto.
Paso 19. Incluimos una columna llamada trabajo, seleccionamos la columna existente y damos clic
derecho nuevamente damos clic en la opción “insertar columna”

Seguido de esto se desplegará un listado de opciones y escogemos la opción “trabajo”

Así se vería la nueva columna

Paso 20. Damos doble clic sobre la tarea y nos dirigimos a la pestaña “avanzado” en tipo de tarea
escogemos la opción “duración fija” y damos clic en “aceptar”
Paso 21. Para vincular las tareas seleccionamos dos tareas y damos clic en el icono “vincular
tareas” que se encuentra en la pestaña “tareas”, en el teclado podemos vincular tareas
escribiendo CRTL + F2.

El diagrama de Gantt se vera de la siguiente forma

También podemos vincular las tareas seleccionando solo aquellas que deseemos vincular o
escribiendo su actividad predecesora en la columna de predecesoras.

Paso 22. Si las tareas tienen la característica comienzo-comienzo en la columna predecesoras

deberá llevar la característica “CC” si las actividades tienen la característica final-final deberá llevar
“FF” y en el diagrama de Gantt veremos como las actividades iniciaran o finalizaran al mismo
tiempo
Paso 23. Para visualizar el diagrama de Gantt de otra forma damos clic en la barra superior del
diagrama y luego en la opción “zoom”

Se abre una ventana en donde seleccionamos la opción que más se ajuste y damos clic en
“aceptar”.
El diagrama cambiara la forma de visualización de la siguiente manera.

Paso 24. Cuando una tarea depende de otra, pero no necesariamente empieza cuando la anterior
ha finalizado sino cuando va a un 50 por ciento de avance lo escribimos así FC-50% o también
puede suceder que debemos esperar 2 días para que la siguiente tarea comience en ese caso lo
escribimos así FC+2D
Paso 25. Añadimos las actividades, las duraciones y las predecesoras de acuerdo con el ejercicio de
la plataforma en la Unidad 1 y observamos como se modifica el diagrama de Gantt.

Paso 26. También podemos añadir notas a alguna tarea, dando doble clic y se abrirá una ventana
allí damos clic en la pestaña “notas” y escribimos la nota deseada, finalmente damos clic en
“aceptar”
Posteriormente veremos q en la columna de avisos aparecerá el aviso de una nota sobre esta
tarea.

Paso 27. Para configurar tareas repetitivas vamos a la pestaña “tareas” buscamos la opción “tarea”
y damos clic allí se despliegan unas opciones y escogemos la que dice “tarea periódica”

Se abrirá la siguiente ventana en donde configuramos las actividades repetitivas como las
reuniones mensuales escribimos el nombre de esta tarea y escogemos que sea el primer martes
de cada mes q la duración sea de un día y escogemos el calendario en el que nos estamos basando
para asignar esta tarea y damos clic en “aceptar”.

Así se verían las tareas repetitivas en Project y reflejadas a su vez en el diagrama de Gantt.
Paso 28. En la pestaña “formato” seleccionamos la opción “tareas críticas” y veremos la ruta critica
en el diagrama de Gantt

Paso 29. En la pestaña “proyecto” buscamos la opción “línea base” damos clic y escogemos
“establecer línea base”
Se abrirá una ventana donde escogeremos “línea base 1” y damos clic en “aceptar”

Paso 30. Para visualizar la línea base vamos a la pestaña “tarea” damos en la opción “diagrama de
Gantt” se despliega una lista y escogemos “Gantt de seguimiento” y podremos ver en color gris la
línea base en el diagrama de Gantt

Finalmente damos guardar al proyecto