“AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÓN DE LA SALUD.

CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PRODUCTIVA

SANTA FORTUNATA

REDACCION ADMINISTRATIVA

CURSO : ORGANIZACIÓN EN LA OFICINA

DOCENTE : LIC.RUTH MERCEDES QUISPE BARRERA

MODULO :I

INTEGRANTE : JOSSELIN MELANIA CUAYLA CATACORA

MOQUEGUA, JULIO DEL 2020

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 INTRODUCCIÓN

El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de las

5´s y es de origen japonés.

El programa de calidad 5s es extremadamente importante en la planificación

estratégica de las organizaciones, ya que es la base para la implementación de la
gestión de calidad total, una necesidad para las empresas que, en un mercado cada
día más competitivo, desean sobrevivir y hacer que su negocio prospere.

Es la mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que

impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva
de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.

El presente informe se realizó con la intención de mostrar una manera de

implementación del método de las 5s.Ya que únicamente con la teoría no basta, y
para poder comprender las 5s a su cabalidad es necesaria la aplicación práctica;
llevamos las letras más allá del papel y decidí poner en práctica en la oficina de
secretaria administrativa y pude darme cuenta que de la teoría a la práctica hay un
gran salto y aunque en papel se lea sencillo en la vida real no lo es.

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 INDICE

Introducción

LAS 5 “S" DE CALIDAD JAPONESA 4

Seiri: Clasificación. Separar Innecesarios 4
Propósitos: 4
Beneficios: 5

Aplicacion: 5

Seiton: Ordenar. Situar Necesarios 5

Propósitos: 5
Beneficios: 6

Aplicacion: 6
Seisō: Limpieza. Suprimir Suciedad 6
Propósitos: 6
Beneficios: 7

Aplicacion: 7
Seiketsu: Mantener la Limpieza, Estandarización o Señalizar Anomalías 7
Propósitos: 7
Beneficios: 8

Aplicacion: 8
Shitsuke: Disciplina o Seguir Mejorando 8
Propósitos: 8
Beneficios: 8

Aplicacion: 9

¿Cuál es el objetivo fundamental de las 5s? 9

Necesidad de la estrategia de las 5s 9
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES 10

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 LAS 5 “S" DE CALIDAD JAPONESA

¿Qué son las 5 S?

Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral”

de las empresas.

Se llama estrategia de las 5 S porque representan acciones que son principios

expresados con cinco palabras japonesa que comienza por S. Cada palabra tiene
un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde
trabajar. Estas cinco palabras son:

 Clasificación. (Seiri)

 Organización. (Seiton)

 Limpieza. (Seiso)

 Higiene y visualización. (Seiketsu)

 Disciplina y compromiso. (Shitsuke)

DEFINICION Y APLICACIÓN DE LAS 5 “S” EN UNA

OFICINA DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA

SEIRI: Clasificación. Separar Innecesarios

Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios

de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

I. Propósitos:

 Hacer un trabajo fácil al eliminar

obstáculos.
 Eliminar la concepción de cuidar las cosas que son
innecesarias.
 Evitar las interrupciones provocadas por elementos
innecesarios.

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  Prevenir fallas causadas por elementos innecesarios.

II. Beneficios:

 Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles.

 Más espacios
 Mejor concepción
espacial.
 Mejor control de
documentación.
 Menos accidentes en las áreas de trabajo.
 Espacios libres y organizados.

III. Aplicación :

 Separar documentos, ficheros, planos, informes, útiles de

escritorio en mobiliarios previamente nombrados
 Seleccionar elementos necesarios, como la agenda,
registro de documentos, visitas. En tu escritorio
 Seleccionar elementos de escritorio necesario, lo q más se
utiliza.
 Minimizar la cantidad de documentos y materiales que se
mantienen
 Documentación que no se utiliza archivarla.
 Material de escritorio malogrado, desecharlo
 Hojas o copias que no es de importancia desecharlas.

2. SEITON: Ordenar. Situar Necesarios

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los

materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos. Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa
se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las
pérdidas de tiempo como de energía.

I. Propósitos:

 Prevenir las pérdidas de tiempo en la búsqueda y transporte

de objetos.
 Asegurar que lo que entra primero sale
primero.

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  Hacer el flujo de producción estable y fácil de trabajar, esto con
el fin de evitar retrocesos y además organizar un buen rol de
trabajo para eliminar los tiempos de demora.
 Establecer procedimientos e instrucciones que faciliten la
ejecución de las operaciones.
 Establecer sistemas de control visual que permitan ubicar
fácilmente los lugares y los objetos, así como también entender
los procesos productivos y los procedimientos existentes.

II. Beneficios:

 Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o

documentos, economizando tiempo y movimiento.
 Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos
utilizado. Ayuda a identificar cuándo falta algo.
 Da una mejor apariencia.

III. Aplicación:

 Tener la agenda actualizada como las reuniones, con fecha y

hora, etc.
 Tener herramientas tecnológicas: como aplicaciones ( APP)
 Llevar registro de toda información en archivos debidamente
nombrados,
 Almacenar los documentos en archivadores y cada uno con
nombre del tipo de documento q contiene.
 Los archivadores serán ubicados en un mobiliario y estar al
alcance de la vista o que cualquiera pueda verlo rápidamente.
 Impresora, material de escritorio, deberá estar ubicado al
alcance de la secretaria.
 Documentos de importancia deberán de estar debidamente
marcados con un post-it de color.

3. SEISO: Limpieza. Suprimir Suciedad

Una vez el espacio de trabajo está despejado (seiri) y ordenado (seiton), es

mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las
fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre
en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener
muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o mal funcionamiento.

I. Propósitos:

 Facilitar la elaboración de productos de calidad.

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  Combinar la limpieza con la inspección de manera que se
detecten fallas a tiempo.
 Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro y confortable.

II. Beneficios:

 Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.

 Menos probabilidad de contraer enfermedades.
 Menos accidentes.
 Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las personas.
 Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.

III. Aplicación:

 Poner y actualizar el antivirus a la computadora.

 Revisar y separar los documentos incompletos.
 Separar documentos expirados.
 Verificar el buen funcionamiento de impresora, fotocopiadora,
etc.

4. SEIKETSU: Mantener la Limpieza, Estandarización o

Señalizar Anomalías.

Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal,

mediante normas sencillas y visibles para todos.
A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu
recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo
es importante crear estándares.

I. Propósitos:

 Prevenir el deterioro de las actividades de: Seiri, Seiton y Seiso.

Minimizar o eliminar las causas que provocan la suciedad
y un ambiente de trabajo no confortable.
 Proteger al trabajador de condiciones peligrosas.
 Estandarizar y visualizar los procedimientos de
operación y mantenimiento diario.
 Hacer a los trabajadores felices dándoles la oportunidad de
mostrar su talento y creatividad.

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II. Beneficios:

 La basura a su lugar.
Favorecer una gestión visual.
 Estandarizar los métodos operativos.
 Formar al personal en los estándares mínimos de trabajo.
 Mejora nuestra salud
 Desarrollamos mejor nuestro trabajo.
 Facilita nuestras relaciones con los demás.
 Nos sentimos y nos vemos mejor.

III. Aplicación:

 Aplicar políticas para el manejo de documentos.

 Almacenaje, etiquetado, lugares de guardado.
 Reglas: como apagar la computadora antes de irse.
 Dedicar 5 minutos diarios a organizar los archivos físicos,
informatizados, etc.

5. SHITSUKE: Disciplina o Seguir Mejorando

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

I. Propósitos:

 Hacer a las personas más disciplinadas y con buenos

modales, en otras palabras se necesita fomentar nuevas
costumbres y valores dentro de la empresa, se debe hacer
énfasis en eliminar los paradigmas antiguos y adquirir otros
más productivos.

 Cumplir con las reglas de la empresa y de la

sociedad. Tener un personal más pro-activo.

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 II. Beneficios:

 Generar un clima de trabajo actuando con honestidad, respeto

y ética en las relaciones interpersonales.
 Manifestar la calidad humana, en el servicio que brinda a los
clientes internos y externos.

 Fomentar el compañerismo y la colaboración para trabajar en

equipo. Mantener una actitud mental positiva.

 Cumplir eficientemente con sus obligaciones en su puesto de

trabajo.

III. Aplicación:

 Que todo lo aplicado se vuelva un hábito.

 Compartir con los demás estas prácticas.
 Trabajar en equipo.
 Realizar auditorías, comunicar de manera repetida los objetivos
y beneficios.

¿Cuál es el objetivo fundamental de las 5 S?

El objetivo de las 5 S es desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en

un clima de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto
desempeño de las operaciones diarias, logrando así los estándares de calidad de
los servicios requeridos por la ciudadanía.

Necesidad de la estrategia de las 5 S

 La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las

personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una oficina
limpia, ordenada y segura nos permite orientar la empresa hacia las
siguientes metas:

 Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo,

eliminación de papelería innecesaria por el desorden, falta de aseo, etc.

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  Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta
y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo
e incremento de la moral por el trabajo.

 Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos,
gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien

 Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los

estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la
elaboración de procedimientos de limpieza y orden.

 Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas, post-it, notas

para mantener ordenados todos los documentos y elementos que
intervienen en el proceso administrativo.

 Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las

acciones de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S

CONCLUCIONES

El principio de las 5's puede ser utilizado para romper con los viejos procedimientos
existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del
orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del
proceso productivo, de calidad.

Es por esto que es de suma importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no

se trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o un proceso de
implantación que mejora nuestra organización.

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 RECOMENDACIONES

Capacitar de manera más profunda y detallada sobre las 5s de la calidad no sólo en

las oficinas administrativas donde se implementaron sino también a toda la empresa y
así poder obtener una certificación en calidad.
Evaluar constantemente (diario, semanal, mensual) que los empleados estén aplicando
las 5s.
Recordar a los empleados a diario que tienen que aplicar, mantener y mejorar la
implementación de las ’s de la calidad.
Incentivar a los empleados para que estén motivados a seguir mejorando.
Al terminar cada trabajo guardar las herramientas y materiales en sus lugares
correspondientes, para ayudar a mantener el orden.
Utilizar recipientes para depositar los desechos del trabajo (por lo menos uno por cada
estación de trabajo).
Colaborar con los auditores de calidad al momento de una evaluación tomando en
cuenta sus recomendaciones y sugerencias.
Tener presente que el uso de las 5s de la calidad no sólo les ayudará en el trabajo sino
también en su vida cotidiana.