TALLER No 2 (Actividad en obra): Caso "Real" de verificación de la Gestión Administrativa y

Financiera en una Interventoría.

Integrantes: Cristian Machuca, Juan Muñoz, Ingrid Murgas y Luis Duarte.

VERIFICACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN LA EJECUCIÓN DE LA

OBRA POR PARTE DE LA INTERVENTORÍA.
Dentro de la labor y las actividades a realizar para ejercer una buena gestión administrativa y
financiera en la ejecución de las obras, por parte de la interventoría hacia los contratistas de obra.
Es indispensable cumplir con una supervisión diaria y control en obra mediante la relación diaria y
completa del avance en obra, donde la interventoría debe estar orientando al contratista el
cumplimiento de aquellos aspectos que este ha requerido en el marco de lo pactado, verificando que
durante la ejecución del contrato se mantenga el equilibrio financiero del mismo, por esto se
relacionan las actividades ha desarrollar para desempeñar una buena gestión administrativa y
financiera:
Gestión Administrativa:
Revisión personal y equipo ofrecido.
Disposición en archivo de todos los documentos generados en el desarrollo de los contratos de
Interventoría y de Obra.
Revisión de las afiliaciones y pagos de seguridad social y aportes parafiscales del personal
profesional, técnico y ayudantes de construcción del contratista.
Elaboración de informes ejecutivos mensuales.
Registros de control de la maquinaria y equipo del Contratista.
Registro del estado del tiempo.
Control de actividades de obra ejecutadas del Contratista en el periodo de análisis.
Participación y elaboración de las Actas de Comité de Obra, Actas de suspensión, Actas de
Reinicio, Actas modificatorias con el debido soporte de justificación Técnica de cada actuación.
Atender y responder oportunamente las inquietudes de la comunidad y Contratista.
Elaboración y aprobar el Acta parcial de Obra del periodo objeto de análisis.
Elaboración de conceptos técnicos solicitados por la Gerencia técnica.

Gestión Financiera

Balance Económico en el transcurso de la ejecución del contrato.

 Revisar los Fideicomisos para el manejo de las cuentas, rendimientos financieros y extractos
bancarios y se ha suscrito la documentación necesaria para el trámite de las diferentes actas de
avance de obra.
Relación de pagos, amortizaciones de anticipo efectuadas en el transcurso del contrato.
Comparaciones de porcentajes de pago contra porcentajes de avance contractual.
Seguimiento y control de los planes de inversión de anticipo.
Chequeo, control y seguimiento del flujo de caja presentado en el contrato de obra, para evitar
atrasos en obra.
Estimación estadística dentro de la evaluación financiera de la obra, para garantizar la eficiencia
del proyecto con los recursos requeridos.
Estudio y evaluación de la pertinencia de los precios manejados en la zona o el análisis del
mercado para los ítems no previstos o nuevos a incluir dentro de la ejecución de las obras.

Por lo general en el control de las actividades desarrolladas y como soporte de la gestión

administrativa y financiera, se entra a tabular la información diaria con formatos para cada proceso
a controlar, como ejemplo se citan dos casos reales, Caso 1: Gestión administrativa y financiera por
la Interventoría a una Obra utilizando los formatos del manual de INVIAS y en el Caso 2: Gestión
Administrativa y financiera por la Interventoría de una obra con recursos de regalías y aplicación de
tabulación de datos y graficas representativas de valor.
En aplicación de lo anteriormente dicho se muestra como ejemplo o caso real la Gestión
administrativa y financiera aplicada en la obra:
CASO REAL (1) INFORME FINAL DE INTERVENTORÍA DEL CONTRATO No. 1043 DE 2015
MEJORAMIENTO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LA VÍA MANAURE - SABANAS
DE LEÓN - SAN JOSÉ DE ORIENTE EN EL MUNICIPIO DE MANAURE BALCÓN DEL CESAR,
DEPARTAMENTO DEL CESAR EN EL CONVENIO No. 2259 DE 2014.
CONTRATISTA: CONSORCIO SAN JOSÉ
CONTRATO: LP-002-2015
PERIODO: OCTUBRE 16 DE 2015 A MAYO 31 DE 2016
CONTRATISTA INTERVENTORIA: CODIPRO INGENIERIA Y ARQUITECTURA LTDA.
Trabajos realizados por la Interventoría
ADMINISTRATIVAS:

Las actividades administrativas realizadas por la Interventoría fueron las siguientes:

1) Revisar el pago de todos los Aportes a la seguridad social y pago Parafiscales de todo el
personal que labore en el proyecto, a cargo del contratista de obra.

2) Elaboración, revisión y ajuste de los diferentes informes solicitados por el INSTITUTO a la

Interventoría.

3) Realización de comités de obras para determinar avance y atrasos en el contrato.

4) Elaboración de oficios varios dirigidos a la Alcaldía de Manaure Balcón del Cesar, al INVIAS
y al Contratista, referente a diferentes aspectos de la obra.

OFICIOS RADICADOS POR LA INTERVENTORÍA

OFICIO FECHA ASUNTO

Reunión de Comité Técnico.
CDP-CES-183- Mayo 23 de 2016
2016
Reunión de Comité Técnico.
CDP-CES-184- Mayo 23 de 2016
2016
Documentos para la liquidación.
CDP-CES-191- Mayo 25 de 2016
2016
Modelos de postes de señalización.
CDP-CES-227- Junio 9 de 2016
2016
OFICIOS RADICADOS POR EL CONTRATISTA
Relación de oficios
OFICIO FECHA ASUNTO
Mayo 25 de 2016 Reunión informativa de finalización de
obra.

Reporte del Personal del Contratista.

Personal promedio en obra.

CARGO CANTIDAD
Director de obra 1
Ingeniero residente 1
Inspectores 1
Comisión de topógrafo 1
Maestro de obra 1
Oficiales 1
Ayudantes 10

Revisión y verificación de pago de aportes a la seguridad social y parafiscal del contratista.

A continuación se anexa el Formato de pago a la seguridad social y parafiscal del Contratista de

Obra, Formato MSE-FR-022-8 verificación del pago de seguridad social y parafiscal del Contratista
en el periodo comprendido entre el 14 de mayo al 13 de junio del 2016.
Rendimiento del personal en obra.
El personal del Contratista de cada una de las actividades de obra estaba acorde a los rendimientos
necesarios para avanzar con la programación y planes de acción implementados para finalizar las
obras en el plazo contractual.
Equipo utilizado por el contratista

El contratista presentó para la ejecución de obra los siguientes equipos:

MOTONIVELADORA 670G
VIBRO COMPACTADOR SD-70-DTF, AÑO 2005
RETROEXCAVADORA 310 G AÑO 2006
VOLQUETA DOBLE TROQUE DE 14 m3 THAY 545-
2013
CARRO TANQUE DE AGUA 3000 gl SSA 110-2013

ANÁLISIS FINANCIERO Y COSTOS DE CONSTRUCCIÓN

Contrato de Obra.

Valor del Contrato $ 1.316.668.683

Valor Adición $ 33.256.000
Valor Total $ 1.349.924.683
Saldo A Favor Por Modificación $ 75.317
Valor IVA $ -
VALOR TOTAL $ 1.350.000.000

5.1. Contrato de Interventoría.

Valor total básico de las obras $ 497.075.000

ejecutadas
Valor AIU $ -
Valor Estudios y Diseños $ -
 Valor IVA $ 79.532.000
Valor total de la obra $ 576.607.000

ESTADO FINANCIERO DE LA OBRA

Relación de Actas de Pago al contratista:
A continuación se relacionan las Actas de Cobro Parcial de obra con su valor y fecha, y el valor de
la obra ejecutada:

Relación de Actas de Cobro

No. DE ACTA FECHA DE FIRMA VALOR DEL ACTA
1 22 de Diciembre de 2015 $93.691.500,00
2 16 de Marzo de 2016 $386.698.322,00
3 20 de Abril de 2016 $239.717.409,00
4 21 de Mayo de 2016 $410.161.760,60
Acta de recibo final 31 de Mayo de 2016 $219.655.670,50
VALOR OBRA EJECUTADA $1.349.924.662,10
Valor sin ejecutar del Contrato $20,90
Valor sin comprometer Convenio $75.317,00
VALOR TOTAL CONVENIO $1.350.000.000,00

Revisión y verificación de pago de aportes a la seguridad social y parafiscal del

Interventor por parte del Gestor Técnico del Contrato.

Se incluye a continuación el formato de control de aportes a la seguridad social y parafiscal de la

Interventoría, en el periodo comprendido del 14 de mayo al 13 de junio del 2016, Formato MSE-MN-
FR-022-9.
Informe de Inversión y Buen manejo del anticipo.
CASO REAL (2)
INFORME DE INTERVENTORIA No 06
CONTRATO DE OBRA No CDO-020 DE 2018 DE FECHA 18 DE ENERO DE 2018.
CONSTRUCCION PLAZA DE EVENTOS ROSSO MACHADO CRUZ DEL MUNICIPIO DE
BECERRIL

Control administrativo y financiero

Administrativo: La Interventoría ha llevado a cabo una gestión administrativa basada

en los parámetros establecidos por el contrato como son:

- Comprobar que el constructor proporcione el personal profesional, técnico y

auxiliar que propuesto en su oferta técnica y verificar si están cumpliendo con el tiempo
de dedicación en obra exigido en el pliego de condiciones de la licitación.

- Llevar los registros diarios de la bitácora sobre los hechos de importancia y los
aspectos positivos y negativos de las diferentes actividades durante el desarrollo de la
obra.

- Presentar al supervisor del contrato un informe mensual de interventoría.

- Atender los requerimientos que le haga el supervisor, tendiente a una correcta

ejecución del contrato de obra.

- Exigir al constructor la información que considere necesaria durante la ejecución

del contrato y dentro del término de su vigencia y que este esté obligado a suministrarla
de conformidad con el marco del contrato de obra.

Financiero: En desarrollo del contrato de Interventoría se ha llevado un control de las

características iniciales del plan de inversión del anticipo generado por el contratista.

Control contractual y legal del contrato

 Se realizo modificación al contrato inicial (otro si) modificando la forma de pago del
anticipo.

Influencia de otras zonas de trabajo: Se ha monitoreado que las actividades realizadas

en otras áreas diferentes a la zona directa de la obra no causen ningún impacto negativo
que atente con el buen desarrollo de la comunidad.

Seguridad Social del personal: El contratista hace entrega de las planillas de los pagos
de seguridad social EPS Y ARL.

Seguridad y señalización: Se realizo el cerramiento en tela verde de la zona del

proyecto y señalizaciones informativas dentro de ellas. Se cumplen con las normas de
seguridad como utilización de cascos y elementos de seguridad dentro de la obra por
parte de visitantes y trabajadores. No se permite ingreso a personal no autorizado y que
no cumplan con las normas de seguridad industrial.

Tabla 4. Personal de interventoría

PERSONAL CARGO

MIGUEL FRANCISCO PITRE DIRECTOR DE INTERVENTORÍA

REDONDO
WILMER JUNIOR GOMEZ BRITO RESIDENTE DE INTERVENTORÍA
JOSÉ VLADIMIR VASQUEZ LUNA INGENIERO DE CALIDAD
MARIO ELIAS FLORIAN LOPEZ TOPOGRAFO
JOSE DAVID CARRILLO SOLANO CADENERO
YARLEIS MARTINEZ DITA SECRETARIA

RELACIÓN DE ACTAS SUSCRITAS

 ACTAS SUSCRITAS AL CONTRATO

DESCRIPCION TIPO DE ACTA FECHA

ACTA DE INICIO COMIENZO DEL 15 DE FEBRERO DE 2018
PROYECTO
ACTA PARCIAL No01 PAGO AVANCE DE OBRA 31 DE MAYO DE 2018
ACTA PARCIAL No 02 PAGO AVANCE DE OBRA 30 DE JUNIO DE 2018

PERSONAL, MAQUINARIA Y EQUIPOS. Tabla

Control de maquinaria y equipos

Los equipos utilizados en este periodo son óptimos y necesarios para poder ejecutar las
actividades programadas.

EQUIPOS O ESTADO OBSERVACIONES

MAQUINARIAS ACTIVO INACTIVO
MOTONIVELADO X Se le realiza
RA MARCA mantenimientos
CATERPILLAR 12G periódicos como
cambio de aceites,
filtros revisión de
mangueras y otros
VIBRO X No se le realizo
COMPACTADO mantenimiento en
R MARCA el periodo
LIUGOND referenciado
RETROEXCAVADO X En la ejecución del
RA MARCA periodo no presento
JHONDER fallas se le hace los
310G (PAJARITA) mantenimientos
preventivos

BOTCATS X Para transporte de

material dentro de
la obra y retiro de
material, se le
hace la revisión y
mantenimientos
necesarios
REGLA X Buen estado
VIBRATORIA
MEZCLADORAS (2 X Trabajaron
UND) normalmente
sin ningún
percance
MIXER 2 UND X Suministrad
o por
subcontratist
a para
suministrar
concreto
VIBRADOR DE X Trabajaron
CONCRETO normalmente
sin ningún
percance
REGLA X Trabajaron
VIBRATORIA normalmente sin
ningún percance
CORTADORA DE X Trabajaron
PAVIMENTO normalmente
sin ningún
percance
VOLQUETAS (7M3) X Trabajaron
10
normalmente
UND
sin ningún
percance
FORMALETAS X Se encuentran
MUROS en buen
estado
 ESTACION X Trabajaron
TOPOGRAFICA normalmente
sin ningún
percance

Los equipos y maquinaria usados en el periodo referenciado no presentaron

inconvenientes algunos. Los equipos con los que cuenta el Contratista de obra se
encuentran en buen estado físico y de operabilidad. En obra permanece el jefe de
maquinaria con su equipo de trabajo para los mantenimientos preventivos y posibles
daños que se presenten.

TRAMITE ANTE EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS.

No es necesario hacer trámite de servicios públicos para la ejecución de la obra.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE CONTRATO DE OBRA

Hasta la fecha del presente informe al contratista se le ha entregado un desembolso
correspondiente al anticipo a través del contrato $ 6.975.832.407,42, equivalente al 40% del valor
del contrato y una acta parcial No 01 con fecha de 31 de mayo de 2018 por un valor de $
1.411.361.973,54 y una acta parcial No 02 de fecha 31 de junio de 2018 con una valor de $
809.473.675,37.

La interventoría se mantiene en acompañamiento diario del proceso constructivo, se han

tomado correctivos y se han despejado dudas e inquietudes que se deriven de la
ejecución de las labores de manera diligente y efectiva, lo cual ha permitido un desarrollo
normal de las actividades logrando aunar esfuerzos contratista e interventoría para llevar
a un buen término la ejecución del proyecto.
ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO DE OBRA.

CONTRATO DE OBRA No 060 DE 2018

FECHA DE
CONCEPTO VALOR
ACTA
20 de febrero
ANTICIPO MUNICIPIO de 2018 $ 6.975.832.407,42

jueves, 31 de
PAGO ACTA No 01SIN AMORTIZACION SIN
mayo de 2018 $ 1.411.361.973,54
AMORTIZACION DEL ANTICIPO
VALOR NETO PAGADO DEL ACTA No 01 SE
$ 846.817.184,12
RESTA AMORTIZACION
PAGO ACTA No 02 SIN AMORTIZACION DEL
ANTICIPO NO REGISTRA $ 809.473.675,37

PAGO ACTA No 02 CON AMORTIZACION

$ 485.684.205,22
DEL ANTICIPO

RELACION DE ACTAS DE PAGO Vs AVANCE FINANCIERO

El día 31 de mayo de 2018 en el sitio de la obra para realizar mediciones de las
cantidades ejecutadas en la obra referenciada, para lo cual se reúnen el residente de
obra y el residente de interventoría para hacer las mediciones pertinentes.

El 11 de junio de 2018 el contratista hizo entrega formal a la interventoría del paquete en

el cual va incluido el acta parcial No 1 en Excel, memorias de cálculo, pagos de seguridad
social, pensión y ARL de los trabajadores y otra serie de documentación que se solicita
por parte de la alcaldía Municipal para el pago de actas parciales y así dándole el visto
bueno por parte de interventoría y supervisión.

NO. DESCRIPCIÓN FECHA VALOR % AMORTIZACIÓN VALOR NETO % PAGADO

DE FACTURADO PAGADO ANTICIPO A PAGAR ACUMULADO
PAGO
1 ACTA No. 1 1.411.361.973,54 8,09% 564.544.789,41 846.817.184,12 8,09%

TOTAL ACUMULADOS 8,09%

1.411.361.973,54

El día 28 de junio de 2018 en el sitio de la obra para realizar mediciones de las cantidades
ejecutadas en la obra referenciada, para lo cual se reúnen el residente de obra y el
residente de interventoría para hacer las mediciones pertinentes.

El 16 de julio de 2018 el contratista hizo entrega formal a la interventoría del paquete en

el cual va incluido el acta parcial No 2 en Excel, memorias de cálculo, pagos de seguridad
social, pensión y ARL de los trabajadores y otra serie de documentación que se solicita
por parte de la alcaldía Municipal para el pago de actas parciales y así dándole el visto
bueno por parte de interventoría y supervisión.

NO. DESCRIPCIÓ VALOR %PAGA AMORTIZACIÓN VALOR NETO A % PAGADO

N FACTURADO DO ANTICIPO PAGAR ACUMULADO

2 ACTA No. 2 $803.679.433,51 4,61% $321.471.773,41 $ 482.207.660,11 12,70%

TOTALES $2.215.041.407,05 12,70% $ 886.016.562,82 $ 482.207.660,11

ACUMULADOS
$ 3.500.000.000
ACUMULADO PROGRAMADO

$ 3.307.627.964

ACUMULADO EJECUTADO

$ 3.000.000.000
PAGADO ACTAS PARCIALES

$ 2.586.573.794,75
$ 2.500.000.000

$ 2.215.041.327,02
$ 2.178.329.716

$ 2.000.000.000
$

$ 1.500.000.000
$ 1.411.361.893,51 $ 1.411.361.973,54

$ 1.000.000.000
$ 858.920.547

$ 547.663.895,64
$ 500.000.000
$ 450.200.519

$ 173.308.031
$ 104.5$79.74.4
39
3,42.7
010

$- $ -$ 12.5$05
- .017,28 $- $- $- $-

0 1 2 3 4 6

MESES
ANTICIPO – PLAN DE MANEJO DE ANTICIPO OBRA
Se generó un anticipo del 40% equivalente a $ 6.975.832.407,42.

El contratista aporto un plan de manejo para la respectiva revisión y aprobación de

la Interventoría, en el cual se observa que el contratista en el transcurso de dos
meses ejecutaria la totalidad del anticipo en las actividades relacionadas como se
indica en el plan de manejo.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
 Se revisó que las pólizas estuvieran actualizadas para evitar futuros
inconvenientes.
 Se realizó pago de acta parcial No 01 de obra con un porcentaje cobrado de
8,092%
 Se realizó pago de acta parcial No 02 de obra con un porcentaje cobrado de
4,608%%
 Secretaria de hacienda no ha generado el egreso y la orden de pago del acta No
02.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL

CONTRATO DE INTERVENTORIA.
Hasta la fecha del presente informe a la interventoría se le ha entregado un
desembolso correspondiente a anticipo de cero pesos cumpliendo con lo expuesto
en el contrato de interventoría. La minuta en la cláusula tercera indica que los pagos
se harán mediante actas parciales mensuales dependiendo del porcentaje de
ejecución del contrato de obra.

Hasta la fecha el consorcio interventoría plaza de eventos Rosso Machado Cruz

hizo entrega del acta parcial No 01 de fecha de fecha 31 de junio de 2018 y se le ha
mandado hacer correcciones por parte de la supervisión solicitando documentación
faltante, hasta la fecha no se ha hecho el desembolso del acta No 01 de
interventoría.
Se anexa formato de Control del tiempo, el cual se realiza en el periodo y sirve para
evaluar las causales de atraso y justificaciones de solicitud de tiempo adicional o
temas de suspensión.
 D domingo, 01 de
PERIODO E julio de 2018
A martes, 31 de julio
L de 2018

CONTROL ESTADO DEL TIEMPO

PLAZO DEL CONTRATO ( DIECIOCHO MESES )

DO DOM DO FES DO DO
MIN ING MIN TIV MIN MIN
GO O GO O GO GO
0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
1 2 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
j j 03 0 0 0 0 0 j j j j j j j j j j j j j j j j j j j j j j j
u u - 4- 5- 6- 7- 8- u u u u u u u u u u u u u u u u u u u u u u u
FECHA l l jul jul jul jul jul jul l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l
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DIAS NO LABORADOS

WILMER JUNIOR GOMEZ BRITO

REPRESENTANTE LEGAL
CONSORCIO INTERVENTORIA PLAZA DE EVENTOS ROSSO MACHADO CRUZ