2.1 Gestión de Proyectos - ¿Qué Es y Qué Metodologías Son Las Más Usadas

16/6/2021 Gestión de proyectos: ¿Qué es y qué metodologías son las más usadas?
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Gestión de proyectos
Categoría: Glosario TIC | 11/09/2018
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Índice:
¿Qué es la gestión de proyectos?
5 fases de la gestión de proyectos
Análisis de viabilidad del proyecto
Planificación detallada del trabajo
Ejecución del proyecto
Seguimiento y control del trabajo
Cierre del proyecto
Metodologías más usadas
La metodología secuencial tradicional
PMI/PMBOK
Agile
Gestión de cambio
Metodologías basadas en el proceso
Otras metodologías
Costes de un sistema
¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los
Estaprocesos de utiliza
página web un proyecto.
cookies.Un
Al proyecto
continuar comprende un cúmulo
utilizando el sitio específico
web, usted autorizade
el uso de cookies.
operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y
final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son: ˄
Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.
Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que se

requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos
específicos del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se realice
un trabajo en equipo eficiente. La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá
el trabajo depende de varios factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de
que el proyecto crezca), la importancia y la complejidad de las tareas.
La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos

preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos
pueden expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva
sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva
sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento
de las máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el
rendimiento corporativo en tres años).
Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las

tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman
parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de
Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del desarrollo
del proyecto. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos
controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo. Por lo que es un
verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera eficiente, mantener el
proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados. Sin embargo, el
coste está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del
proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso inicialmente. Las
tres restricciones están interconectadas y dependen mucho la una de la otra.
Una vez que se reduce el tiempo asignado para el proyecto, el costo aumenta.
Además, el alcance del proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios
para realizar y completar con éxito el proyecto.

˄
La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de

proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal
conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se
describen los diferentes conceptos y procesos dentro de una compañía para
estabilizar y sistematizar las tareas, así como la homogeneización de las
actividades. Es decir, pretende que el resultado de un proceso sea el mismo
independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de la norma ISO
21500 continúa con las directrices del PMBOK, uno de los certificados del Project
Management Institute (PMI) o instituto de gestión de proyectos.
 «Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia

proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el
motor del tren que hace avanzar a la organización.» – Joy Gumz,
especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization y
NASA Appel.
Las 5 fases de la gestión de proyectos

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para
acreditar el conocimiento deDe acuerdo
gestión Más información
de proyectos, esta organización tiene ocho
˄
tipos de certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:
1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante.
Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al
implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las
posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los
recursos y el coste. El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:
Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;
Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el
proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar
involucrados, etc.);
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la

calidad que se pretende.
Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda

fase.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los
recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy)
negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor
precisión se debe:
Revisar el análisis del alcance del proyecto;
Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
Definir el plan de proyecto.
Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los

términos de acuerdo.
3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el
conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los ˄
procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear

automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las
acciones que se realizan durante esta etapa son las de:
Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);
Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
Ejecutar las tareas planificadas;
Gestionar las peticiones de cambio.
4. Seguimiento y control del trabajo

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el
proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación
y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se
puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con
un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado
de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se
realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados;
Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso
(como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o
conectado);
Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de

proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).
5. Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de
cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen
decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar
una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
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(copia utilizando
de seguridad) delelproyecto;
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De acuerdo
Análisis de los resultados con Más
respecto a las información iniciales;
estimaciones ˄
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
¿Cuáles son las metodologías más

utilizadas en la gestión de proyectos?
Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un
proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la
metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio;
basada en el proceso; y, otras metodologías.
La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene
que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos
que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo
de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de
todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los
proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa
dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero.
Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de Waterfall,
Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
PMI/PMBOK
Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project
Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos
descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en
español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo,
hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino una
serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.
Agile
La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del
mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme
Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se
valoran algunos elementos por encima de otros:
Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;
˄
Un software funcional sobre una documentación general;
Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.
Gestión de cambio (change management)

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero
enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los
riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más
conocidos son: Event Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen
riesgos potenciales que a menudo se encuentran fuera del alcance del proyecto; y,
Extreme Project Management, siendo lo contrario de Waterfall, ya que te ofrece
una forma de gestionar el cambio masivo y avanzar hacia la finalización del
proyecto.
Metodologías basadas en el proceso

En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de
procesos de negocio (Business Process Management, BPM), donde cada método
enfoca el trabajo como un conjunto de procesos. Las metodologías dentro de esta
categoría son: Lean manufacturing (centrado en la simplificación y reducción de los
desperdicios); Six Sigma (basada en estadísticas para mejorar la calidad de un
proceso al medir los defectos o errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más
cerca posible a cero); Lean Six Sigma (combina el enfoque minimalista de Lean
-“sin desperdicio» y la mejora de la calidad de Six Sigma «cero defectos»); y
Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos
(alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de
una empresa).
Otras metodologías
En esta categoría se encuentran aquellas metodologías que, aún siendo
importantes, no encajan dentro de las categorías anteriores. Estas metodologías
son: PRINCE2 y PRISM. La primera, PRINCE2 (Projects In Controlled Environments o
Proyectos en Ambientes Controlados, en español) administra proyectos y se
caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. La metodología
PRISM (Projects Integrating Sustainable Methods o Proyectos Integración de
˄
métodos sostenibles en español) tiene como objetivo gestionar el cambio a la vez

que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.
Costes de un sistema de gestión de

proyectos
El sistema de gestión de proyectos se suele encontrar como un módulo dentro del
ERP o, incluso, como un módulo independiente especializado. Un sistema de
gestión de proyectos independiente se puede integrar con el software ERP y
comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del
ERP.
El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de

funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente
dependiendo de si se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como
servicio, SaaS). Otro factor que influye en el precio de un software sería el tamaño
de la empresa y sus características específicas. Durante las negociaciones con el
proveedor es muy importante redactar un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) para
ver qué condiciones, precio y duración se establecen y qué servicios del proveedor
han de pagarse aparte.
Otra cosa que la empresa ha de tener en cuenta es el número de licencias y la

cantidad de usuarios completos y usuarios limitados que va a tener, y analizar
hasta qué punto tendrá alcance la autorización de cada usuario.
Una decisión importante que la empresa tiene que tomar es si la solución estará
alojada en local (on-premise), en la nube o de forma híbrida. Algunas empresas
tienen datos sensibles y se sienten más seguras almacenando sus datos en local,
aunque esto suponga un desembolso inicial mayor que si se hace de tipo SaaS. La
nube también ofrece seguridad, sin embargo, algunas empresas tienen algunas
dudas debido a la incertidumbre por la pérdida de control de sus datos o por
ejemplo, por tener que asegurarse de que su proveedor cumple con todos los
aspectos legales.
EstaLas funcionalidades
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continuar una buenaelparte
utilizando del coste
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implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta
qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que ˄
una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no
requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.
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20 comentarios en Gestión de proyectos
Rodrigo 01/06/2021
Explique cómo recomienda usted gestionar a las partes interesadas

de un proyecto que están en el nivel de involucrados de alto interés y
bajo poder o influencia.
Responder
Redacción TIC Portal 10/06/2021
Escuchar la opinión de todas las partes involucradas es muy

importante. Hay 2 medidas no excluyentes que se podrían llevar
a cabo:
˄
La primera: es hacer un cuestionario a todas las partes

involucradas. Posteriormente, según su nivel de influencia, se le
da una mayor o menor relevancia al comentario. Por ejemplo,
porque es un proyecto para contabilidad, el comentario del
director financiero será más relevante que el del CIO.
La segunda: es hacer 2 talleres. Uno de ellos en la que las

diferentes partes interesadas cuenten sus frustraciones y un
segundo en el que cuenten sus ideas. De esta forma, se pueden
ver las frustraciones comunes con la que se encuentran y
valorar rápidamente lo que opinan las diferentes partes de una
idea. A veces, las personas pueden ser un poco tímidas en este
tipo de talleres, por lo que los comentarios pueden escribirse
primero en papel y luego discutirse en abierto de forma
anónima.
Esperamos haberte ayudado.
Responder
Carlos Mendez 21/02/2021
Magnífica información. Muy útil. Después de leer este artículo, cambio

mi panorama acerca del concepto de la Gestión administrativa.
Saludos
Responder
Riczabeth 19/01/2021
Hola! ¿Cuál es el nombre del autor? Gracias.
Responder
Redacción
Esta página web utiliza cookies. TIC Portal
Al continuar 20/01/2021
utilizando el sitio web, usted autoriza el uso de cookies.
Hola Riczabeth,
˄
Gracias por preguntar. Como imaginamos que lo pide para

poder citarlo, se lo dejamos en formato APA:
Carrera Guillén, L. (Ed.). (2020, August 26). Gestión de proyectos:

¿Qué es y qué metodologías son las más usadas? TIC Portal.
https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-proyectos.
Un cordial saludo,
Responder
ESTEFANY ARACELY JIMENEZ CALVA 16/01/2021
¿Cuál es el nombre del autor? Muchas gracias
Responder
Buenas Estefany Aracely,
Muchas gracias por tu interés. Te hemos mandado un correo

por privado con más información.
Un cordial saludo,
Responder
lesly torres 19/01/2021
Hola, me gustaría saber el nombre del autor. Gracias
Responder

Hola Lesly,
˄
Gracias por preguntar. Como imaginamos que lo

pide para poder citarlo, se lo dejamos en formato
APA:
Carrera Guillén, L. (Ed.). (2020, August 26). Gestión de

proyectos: ¿Qué es y qué metodologías son las más
usadas? TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-
tic/gestion-proyectos.
Un cordial saludo,
Responder
SANDRA TORRES M. 18/02/2021
Muchas gracias por la publicación. Me sirvió

mucho como tema de estudio. Es lo más
reciente sobre gestión de proyectos. Además
de que fue muy entendible.
Noé Avila 08/12/2020
Muy buen artículo. Pienso citarlo en mi tesis. Muchas gracias.
Responder
carla 16/11/2020
¿Cómo se construye el estándar de un proyecto justificando la

secuencia de pasos a considerar?
Responder

Hola Carla,
˄
Gracias por tu comentario. Depende un poco de cada empresa.

Lo primero suele ser reunir un grupo de expertos para crear el
estándar. Este grupo de expertos suele estar compuesto por
jefes de proyecto con bastante experiencia, jefe de producción
(si es que se fabrica en la empresa) y dirección. Todos ellos
deben estudiar conjuntamente cuáles son los pasos a seguir, su
orden y el tiempo determinado que se ha de emplear por tarea.
Hay que tener en cuenta que a mayor complejidad/cantidad de
tareas y/o productos a realizar, mayor tiempo tomará el
proyecto en realizarse. Teniendo todos estos detalles en cuenta,
el equipo podrá obtener un estándar inicial. Este estándar tiene
que ir aprobado por dirección.
Sin embargo, los estándares de proyecto hay que revisarlos

frecuentemente para optimizarlos. Es posible que se tengan que
recuperar viejas prácticas que funcionaban mejor, o abandonar
otras porque se ha implementado una nueva tecnología que
automatiza y acelera el proceso del proyecto. Cada vez que se
modifique el estándar, éste tiene que estar firmado por
dirección. Asimismo, se tendrá que informar al personal
pertinente sobre la nueva forma de proceder.
Esperamos haberte ayudado.
Responder
Farley Loaiza 14/11/2020
Excelente información, bastante claros los conceptos.
Responder
Juana 26/08/2019
Gracias por el artículo tan complejo. Con lo referente a la categoría

Agile, en mi empresa (sector automoción) utilizamos una herramienta
desde hace ya De acuerdo
6 meses Más información
para gestionar el proyecto. Ahora veo gran ˄
diferencia con cada implementación- cada miembro de equipo ve en

su tablero dónde estamos, quién hace qué trabajo y cuando llegamos
al fin. Este método de visualización de cada etapa y posibilidad de
comunicarme con cada miembro de mi equipo, no importa dónde
esté, ha hecho nuestro trabajo mucho más fácil.
Responder
Aide 28/11/2019
Hola, ¿qué herramienta usan en tu empresa?
Responder
AntonioRGL 20/08/2019
El mismo PMBok plasma enfáticamente que no tiene por objeto que

su guía del cuerpo de conocimiento sea una metodología (en su
sección de adaptación). Al contrario, sirve como base para construir
metodologías, es descriptiva y no exige llevar a cabo ningún proceso o
práctica particular, más bien son «buenas prácticas» recomendadas.
Responder
Carmen 11/07/2019
¡Qué gran artículo! Hay algunos softwares de colaboración que utilizan

la metodología AGILE, en mi oficina desde hace un año utilizamos un
software de gestión de reuniones, de planes de acción y de proyectos.
Así, podemos preparar las reuniones con su orden del día
colaborativo y se publican informes de reunión automáticos. Además,
también se pueden asignar tareas con su fecha respectiva y el pilotaje
de los proyectos es muy fácil gracias a las múltiples vistas diferentes
disponibles (como la vista de acciones de lista, matriz o calendario). La
colaboración es primordial, y existe un sistema de comunicación
mediante comentarios para aumentar la eficacidad de las acciones de
De acuerdo
los colaboradores.
Más información
˄
Responder
Cristian 01/07/2019
Muchas gracias por el artículo. Soy informático y estoy pensando en

promocionar dentro de la empresa, para ello necesito hacer alguna
formación relacionada con la gestión de proyectos, así que he estado
mirando por la web y he encontrado directamente con un curso de
gestión de proyectos especializado en la informática. Mi pregunta es
(puesto que no tengo mucho conocimiento) hacer este curso
directamente o hace uno de gestión de proyectos general, por si
tengo posibilidades de ascender más tarde a un puesto aún mayor.
Responder
Rosalía 10/06/2019
Hola, muy buen artículo. En cuanto a la metodología, en nuestra

empresa utilizamos una de las que has mencionado. Es muy útil.
Gracias a ella es posible la colaboración en tiempo real. ¡Saludos!
Responder
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La segunda: es hacer 2 talleres. Uno de ellos en la que las

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Carlos Mendez 21/02/2021

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