Informe Definitivo Auditoria Proceso Gestión Administrativa 2021

150.1220.35.
376
Bogotá D.C., 29 de octubre de 2020
Doctor
PEDRO MEDELLÍN TORRES
Director Nacional
Escuela Superior de Administración Pública ESAP
Ciudad
Asunto: Informe definitivo de Auditoría Interna de Evaluación y Seguimiento al Proceso Gestión Administrativa
Respetado doctor Medellín,
La Oficina de Control Interno de la Escuela Superior de Administración Pública, dando cumplimiento a las
funciones encomendadas por la Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, se permite remitir para su
conocimiento, el informe definitivo de auditoría interna de evaluación y seguimiento realizado al Proceso de
Gestión Administrativa.
El informe definitivo de auditoría le fue dado a conocer a la Subdirectora Administrativa y Financiera el día 7 de
octubre de 2020, quien, con el propósito de subsanar las debilidades detectadas junto con su equipo de trabajo
elaboraron el correspondiente plan de mejoramiento, el cual se anexa.
Cordialmente,
MARIA MAYERLY PEDREROS PINZON

Jefe Oficina de Control Interno
Anexo: Informe definitivo de auditoría de evaluación y seguimiento, (28) folios.

Plan de mejoramiento auditoría de evaluación y seguimiento, (1) folio.
Elaboró: Nubia Pimiento de Gómez - Nancy Rodríguez Pascuas

Contratistas OCI
Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN

PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 4111
Correo Electrónico: ventanillaunica@esap.edu.co
www.esap.edu.co
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
TIPO DE INFORME: INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TITULO DE LA AUDITORIA (unidad auditada):
RESPONSABLE DE LA UNIDAD AUDITADA:
Grupo Gestión de Almacén e Inventarios
Grupo Gestión de Infraestructura y Mantenimiento
Subdirección Administrativa y Financiera
Gestión de Compras y Servicios Generales
LUGAR Y FECHA DE REALIZACION AUDITORIA: PERIODO A AUDITAR:

ESAP - SEDE CENTRAL, realizada de forma VIRTUAL – Enero a abril de 2020
junio 1 a agosto 31 de 2020
EQUIPO AUDITOR:
Nubia Pimiento de Gómez – Contratista OCI

Nancy Rodríguez Pascuas – Contratista OCI
OBJETIVO(S):
Verificar y validar durante el primer cuatrimestre de la vigencia 2020, el ingreso, egreso, traslado y depreciación de los
bienes muebles y la actualización de la información de los bienes, de acuerdo a los controles establecidos en los
procedimientos de Almacén e Inventarios, Infraestructura y Mantenimiento y Compras y Servicios Generales y el mapa
de riesgos de la ESAP, mediante el ejercicio profesional de la auditoría interna como actividad independiente, objetiva
y con enfoque sistémico, con el fin de evaluar el cumplimiento de la normativa interna y externa, cronogramas operativos,
planes de acción y el adecuado registro contable por depuración de saldos y conciliación de partidas, recomendando
mejores prácticas y fomentando la cultura del autocontrol.
ALCANCE:
La Gestión Administrativa de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP, evaluando los controles que, para
el ingreso, egreso, traslado y depreciación de bienes muebles y actualización de la información de los bienes, en
concordancia con las políticas que para la materia existen y son de obligatorio cumplimiento, durante el primer
cuatrimestre de la vigencia 2020, ubicados en la Sede Central. Auditoría con cronograma a realizar desde el 1 de junio
hasta el 14 de agosto de 2020.
DECLARACIÓN:
La auditoría se realiza con base en el análisis de diferentes muestras aleatorias seleccionadas por los auditores, y se
fundamenta en el siguiente soporte documental: expedientes fuente, procesos y procedimientos del Sistema de Gestión,
reportes de los sistemas de información, cruces y validaciones, página web, intranet y normas internas y externas.
En aplicación al Decreto 648 de 2017 Artículo 2.2.21.4.8, la Oficina de Control Interno incorpora los siguientes
Instrumentos para la Actividad de la Auditoría Interna:
1. Código de Ética del Auditor Interno que tiene como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad,
conflictos de interés y competencia de éste.
2. Estatuto de auditoría, en el cual se establecen y comunican las directrices fundamentales que definen el marco
dentro del cual se desarrollan las actividades de la Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas
internacionales de auditoría.
Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 1 de 28 Código RE-E-GE-20

COMPROMISO DEL AUDITADO:

Carta de representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información
presentada a las Oficinas de Control Interno.
Mediante oficios No. 150.180.20.191 del 1 de junio, 150.1220.35.216 y 150.1220.35.217 ambos del 16 de junio,
150.1220.35.218 del 18 de junio, 150.1220.35.255 del 3 de julio, 150.1220.35.295 y 150.1220.35.296 del 31 de julio de
2020, la jefe de la Oficina de Control interno solicitó al Subdirector Administrativo y Financiero y a los Coordinadores de
los Grupos de Gestión correspondientes, todos los soportes relacionados con los diferentes focos de auditoría a verificar
de los procedimientos correspondientes a estos grupos, con lo cual se acepta como legítimos y válidos aquellos
presentados en aplicación al principio de la buena fe y principio de la calidad de la información establecidos en la Ley
1712 de 2014.
NOTA DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN:
Este documento, contiene información de interés exclusivo del auditor y el auditado para surtir los trámites establecidos
en la Guía de Auditoria. En ese sentido, hasta tanto no se constituya como informe final y sea publicado en la página
web de la ESAP, no podrá ser distribuido ni utilizado por terceros, ni se podrá hacer referencia a él en ningún otro asunto,
sin el consentimiento previo y por escrito de la Jefe de Control Interno.
ANTECEDENTES
MARCO NORMATIVO
NORMAS GENERALES:
Constitución Política de Colombia de 1991. Principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en
los numerales 12, 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política especiales para su desarrollo.
Ley 87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional,
se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales
15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993
y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
Ley 1955 de 2019 “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022. Pacto por Colombia, Pacto por la
Equidad”.
Decreto 2489 de 2006 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de
las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se
dictan otras disposiciones”.
Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”.
Guía auditoria para las entidades públicas expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública versión III
de mayo de 2018.

NORMAS ESPECÍFICAS:
Decreto 219 de 2004, por el cual se modifica la estructura de la escuela superior de administración pública, ESAP y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 2636 de 2005 “Por el cual se modifica el Decreto 219 de 2004 que reestructura la Escuela Superior de
Administración Pública, ESAP”.
Resolución 0737 del 12 de marzo de 2004 “Creación de grupos internos de trabajo”
Resolución 400 del 18 de mayo de 2005, donde se dictaron disposiciones en el manejo de Inventarios de la Escuela
Superior de Administración Pública y en su capítulo V dicho acto administrativo regula lo relacionado con el destino final
de los bienes dados de baja.
Resolución 0461 de 12 de mayo de 2009, “Por el cual se reorganizan y se crean los grupos internos de trabajo de la
subdirección administrativa y financiera de la ESAP”.
Resolución 772 de 06 de julio de 2015. “Por la cual se modifica el comité de inventarios de bienes de propiedad de la
entidad creado mediante resolución 399 del 18 de mayo de 2005”.
Resolución 1627 del 02 de mayo de 2018. “Por la cual se adopta el manual de contratación”.
Resolución 3383 de septiembre 14 de 2018 “Por la cual se sustituye el artículo 24 del capítulo V de la Resolución 400 del
18 de mayo de 2005”.
Resolución 3456 del 30 de octubre de 2019. "Por la cual se compila, actualiza y modifica el Manual Específico de
Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global de la Escuela Superior de Administración
Pública - ESAP".
Resolución 731 del 23 de abril de 2020. “Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 0772 del 06 de
julio de 2015, que modificó la Resolución No. 0399 del 18 de mayo de 2005, mediante la cual se creó el Comité de
Inventarios de bienes de propiedad de la entidad”.
Normas técnicas de contabilidad para los activos fijos del "PGCP": numeral 1.2.7.1.1, adiciones y mejoras, depreciaciones
y numeral 2.2.3.1 propiedad planta y equipo; procedimientos relativos a las normas técnicas de contabilidad
(depreciaciones, vida útil).
Manual Políticas Contables ESAP V5 Documentos de referencia: MP-A-GF-01, Código DC-A-GF-20 versión 05 del
16/09/2019.
Circular 190.180-08 Lineamientos para el óptimo manejo de los bienes en la entidad.
Plan de Acción Institucional ESAP 2020.
CONTEXTO GENERAL DE LA AUDITORIA
La metodología aplicada al presente informe corresponde a la verificación y análisis de documentación, a través de

pruebas selectivas y entrevistas, respecto de la información reportada por el proceso de Gestión Administrativa. Incluye
la comprobación de cumplimiento de las normas externas e internas aplicables al proceso en lo relacionado con el alcance
de la auditoría, procedimientos establecidos en el sistema integrado de gestión, cumplimiento de las políticas, plan de
acción, mapa de riesgos y pertinencia de los controles establecidos.
A partir del objetivo establecido en la caracterización del proceso y los riesgos identificados en el matriz de riesgos, se
determinaron los siguientes focos objeto de auditoria:

Imagen No. 1
PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2020.
Para la verificación de las actividades de las líneas de acción asignadas al proceso de Gestión administrativa, se
revisó la actividad y el indicador anual para las siguientes líneas:
1) Escenario estratégico: Desarrollo institucional

Línea de acción: Gestión Ambiental
Objetivo: Promover la preservación de un ambiente sano
Planes institucionales/Decreto 612 de 2018: Plan de Manejo Ambiental
Proceso: Gestión Administrativa
Resultado/Producto: Gestión ambiental para el buen uso de los recursos
Área Responsable: Subdirección Administrativa y Financiera
Actividad: Actualizar e implementar el POMA que oriente al fortalecimiento de la calidad de vida de la comunidad
Esapista.
Fecha de inicio: 2/01/2020
Fecha de finalización: 30/03/2020
Indicador Anual: Plan de Gestión Ambiental aprobado
Meta Anual: 1
Presupuesto 2020: (en blanco)
Proyecto de Inversión financiador o Recursos de Funcionamiento: Funcionamiento
En esta línea de acción se revisó la actividad y de acuerdo con la información suministrada se observó que se elaboró
el Plan de Manejo ambiental, el cual se encuentra en la última revisión para su presentación y aprobación. Lo anterior,
evidencia incumplimiento en la fecha de finalización de la actividad que estaba para el 30/03/2020. Igualmente se
comprobó que en la página de la ESAP se encuentra publicado el Plan de Manejo Ambiental año 2017.

Línea de acción: Gestión de adquisiciones, almacén e inventarios
Objetivo: Gestionar el suministro y la trazabilidad de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades de
la entidad.
Planes institucionales/Decreto 612 de 2018: Plan Anual de Adquisiciones
Resultado/Producto: Documentación del Plan Anual de Adquisiciones actualizada

Actividad: Revisar, actualizar y realizar seguimiento a los instrumentos que permitan la identificación y caracterización
de los bienes y servicios que se deben adquirir para el funcionamiento de la Entidad.
Indicador Anual: Procedimiento actualizado
Meta Anual: 1
Respecto a la revisión del indicador anual de esta línea de acción, se evidenció que, en el Sistema Integrado de
Gestión de la ESAP, no existe publicado el Documento Procedimiento del Plan Anual de Adquisiciones.
Línea de acción: Gestión de adquisiciones, almacén e inventarios
la entidad.
Planes institucionales/Decreto 612 de 2018: No aplica
Resultado/Producto: Planes de bajas de bienes en Sedes de la Escuela
Actividad: Planear y programar el proceso de bajas de bienes, atendiendo lo establecido en la Resolución 400 de
2005 y realizar el acompañamiento a las Direcciones Territoriales.
Indicador Anual: Programación de bajas de bienes
Meta Anual: 1
En el ejercicio auditor y con base en la información suministrada, se verificó el avance de la actividad, observándose
que para su cumplimiento se contrataron dos (2) personas con tareas específicas relacionadas con la actualización
de la parametrización de vidas útiles de bienes muebles e inmuebles, depuración y valuación de activos, deterioro y
proceso de baja de bienes. La fecha de la auditoria no se logró evidenciar avance en la programación de bajas de
bienes, lo cual genera un posible retraso de esta actividad, teniendo en cuenta que su fecha de inicio fue 02 de enero
de 2020.

Línea de acción: Gestión de Adquisiciones, Almacén e Inventario
la Entidad.
Planes institucionales/Decreto 612 de 2018: No aplica
Resultado/Producto: Parque automotor modernizado
Actividad: Gestionar y realizar reposición del parque automotor de la Entidad, de conformidad con las necesidades
establecidas.

Indicador Anual: Vehículos adquiridos

Meta Anual: 4
De acuerdo a información suministrada, se evidenció que la Subdirección Administrativa y Financiera gestionó ante el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los recursos necesarios para la renovación del parque automotor. La fecha
de finalización de esta actividad está establecida para el 30 de noviembre de 2020.

Línea de acción: Desarrollo de competencias y salud ocupacional del Talento Humano
Objetivo: Mejorar la competencia y el bienestar del talento humano para la gestión eficiente de sus funciones
Planes institucionales/Decreto 612 de 2018: Plan de Seguridad Vial
Resultado/Producto: Plan de Seguridad Vial
Actividad: Formular, aprobar e implementar un Plan de Seguridad Vial en función de su misionalidad y tamaño, de
acuerdo con la metodología expedida por el Ministerio de Transporte y articularlo con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo –SG-SST.
Indicador Anual: Plan de Seguridad Vial aprobado
Meta Anual: 1
En esta línea de acción se revisó la actividad y de acuerdo con la información suministrada, se verifico que se elaboró
el Plan Estratégico de Seguridad Vial el cual se encuentra en la última revisión para su presentación y aprobación. Lo
anterior, evidencia incumplimiento en la fecha de finalización de la actividad que estaba para el 30/03/2020.
Igualmente se observó que en la página de la ESAP no se encuentra publicado este documento.
RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓN ASOCIADOS AL PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
Dentro de la metodología utilizada en la auditoria interna de evaluación y seguimiento, se tuvieron en cuenta los riesgos
establecidos en la matriz de riesgos 2020 V-1 27-12-2019, para el proceso de Gestión Administrativa, los cuales se
relacionan a continuación:
Tabla No. 1
DESCRIPCIÓN
ID. CONTROLES APLICADOS ANTE EL RIESGO META
RIESGO
1. OPERATIVO: El profesional encargado del grupo de inventarios realizará un Backup realizado.
23. Pérdida de back up mensual de la información registrada en el aplicativo
información. oficial de la entidad para la administración de bienes.
2. CORRUPCIÓN: El personal encargado del grupo de inventarios levantará la toma Inventario de toma
24. Detrimento física en toda la entidad por lo menos una vez al año a través del física levantado.
Patrimonial formato RE-A-GA- 12 planilla individual de toma física,
debidamente firmada por los servidores públicos y contratistas.
En caso de que no se firme, el Coordinador (a) del Grupo de

Inventarios solicitará al Jefe de Oficina/Coordinador/subdirector/

Decano la delegación de la responsabilidad de los bienes que
carecen de tercero responsable.
En caso de no obtener respuesta por parte de los jefes el
Coordinador (a) del Grupo de Inventarios informará a la
Subdirección Administrativa y Financiera a través de un correo
electrónico para que se inicien las acciones disciplinarias a que
haya lugar.
El personal del grupo de inventarios socializará cada mes la Un documento
Circular de Lineamientos N° 190.180-08 con todos los divulgado y
funcionarios y contratistas de la entidad. Evidencias: actividades
socializado
de socialización mensualmente.
El Coordinador(a) del Grupo de Inventarios presentará Un documento de
semestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño avance de la
Institucional el seguimiento al cumplimiento de la Circular implementación de
190.180-08. Evidencias: Acta de Comité. la circular
presentado ante Un
(1) Comité de
Gestión y
Desempeño
Institucional.
3. CORRUPCIÓN: Los profesionales encargados de realizar el proceso Manual de Gestión
25. Uso indebido precontractual en la Subdirección Administrativa, cada vez que Contractual de la
de información se requiera, aplican el manual de gestión contractual de la ESAP ESAP aplicado
para la realización para cumplimiento a la etapa de acuerdo con la Ley.
de los procesos El profesional encargado del Plan Anual de Adquisiciones Seguimiento al PAA
contractuales realizará seguimiento mensual a la ejecución del PAAC a través realizado.
requeridos en el de SECOP II o el área de contratación. Un procedimiento
proceso. actualizado.
4. OPERATIVO: El coordinador del Grupo de Infraestructura cuando se requiera Estudios previos que
26. Probabilidad se encarga de revisar que todos los procesos de obra incluyan incluyen la
de adecuación de las normas técnicas actualizadas. implementación de
infraestructura sin las normas
cumplimiento de Informe de
normas técnicas interventoría e
en la materia. informe de
supervisor
designado.
Fuente: Matriz de Riesgos 2020 V-1 27-12-2019 ESAP
1. En el desarrollo de la auditoría y de acuerdo con la información suministrada, se realizó la revisión de los controles y
las metas determinados para el riesgo 23 “Pérdida de Información”, observando lo siguiente:
El Grupo de Almacén e Inventarios realiza el backup mensual de la información registrada en el módulo de Activos
fijos e inventarios del aplicativo Seven. La copia del backup que bajan de la base de datos, les permite tener la
información actualizada y en caso de una contingencia que el impacto no sea alto. En la imagen siguiente se observan
los archivos de los backup realizados de enero a abril de 2020:

Imagen No. 2
Fuente: Información Grupo Almacén e Inventarios
En el ejercicio de la auditoría, se realizó la verificación del contenido de los archivos suministrados en Excel que
corresponden a los backups realizados, evidenciando que se encuentra la información respecto de los activos fijos en
servicio, bajas, bienes entregados a terceros, bienes usados de la Sede Central y de las Direcciones Territoriales.
Igualmente, para analizar lo establecido como causa raíz de este riesgo “Desactualización del aplicativo SEVEN”, se
procedió a verificar el Manual de Políticas TI en el numeral 7.3.8 Política de respaldo y copias de seguridad, cuyo
objetivo es “Establecer los lineamientos para generar las copias de respaldo de la información, del software y de los
sistemas propios de la entidad, a fin de asegurar que la información y el software esenciales se puedan recuperar
después de un desastre o falla del medio”, igualmente el documento Manual de Respaldo de la Información, ítem 4.
“Respaldo de la Información. La Escuela Superior de Administración Pública – ESAP a través de la Oficina de Sistemas
e Informática, asegura el respaldo, almacenamiento y custodia de la información crítica de la entidad, proporcionando
los recursos necesarios y estableciendo los procedimientos y mecanismos para la realización de estas actividades.
La Oficina de Sistemas e Informática, encargada de la generación de las copias de respaldo, define la estrategia a
seguir y los periodos de retención para el respaldo y almacenamiento de la información”.
De acuerdo a lo expresado anteriormente, se evidenció que es responsabilidad de la Oficina de Sistemas e

Informática, asegurar que se realicen las copias de respaldo de la información de la entidad almacenada en los
sistemas de información, servidores, bases de datos, por tanto, el Grupo de Almacén e Inventarios, deberá elevar
solicitud ante la Oficina Asesora de Planeación para que se realice la reformulación de la responsabilidad del riesgo
“pérdida de información” y los controles pertinentes.
2. En lo referente al riesgo de corrupción 24 “Detrimento patrimonial”, en el ejercicio auditor se confirmó la existencia de

los formatos RE-A-GA- 12 "Planilla individual de toma física" en el Sistema Integrado de Gestión, al igual que la
programación del cronograma para la toma física de inventarios en toda la entidad a realizarse en el año 2020.
 De acuerdo con la información suministrada, el inicio del levantamiento de toma física por dependencias se
realizará a partir del día 01 de septiembre de 2020. Al revisar el documento remitido “Proyecto cronograma tomas
físicas vigencia 2020”, se evidenció que en la construcción del proyecto no se tuvo en cuenta los traslados de
ubicación física de las áreas, por ejemplo, la Oficina de Control Interno desde el 16 de marzo de 2020 ocupa el
área física que antes tenía la Secretaria General y la misma, pasó a ocupar espacios del tercer piso, como se
observa en la tabla siguiente:

Tabla No. 2
CRONOGRAMA TOMA FISICA SEDE CENTRAL, TEUSAQUILLO Y ROSALES VIGENCIA 2020
PISO DEPENDENCIAS FECHA RESPONSABLES
SUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO
GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 09/09/2020- NESTOR

FACULTAD DE INVESTIGACIONES 10/09/2020 BAUTISTA
CAFETERIA INVESTIGACIONES
SUBDIRECCION ACADEMICA
04/09/2020- DAVID RUIZ
GRUPO MEJORAMIENTO DOCENTE
07/09/2020 ACEVEDO
GRUPO MEJORAMIENTO CURRICULAR
FACULTAD DE POSGRADOS Y CAFETERIA POSGRADOS NESTOR
2 11/09/2020
BAUTISTA
PISO GRUPO DE GESTIÓN DE NOMINA Y VIATICOS
GRUPO DE APT
08/09/2020- DAVID RUIZ
DATA CENTER
09/09/2020 ACEVEDO
SECRETARIA GENERAL
GRUPO DE CONTRATACION
OFICINA JURIDICA 10/09/2020- DAVID RUIZ

GRUPO DE GESTION DE COMPRAS 11/09/2020 ACEVEDO
GRUPO DE PRESUPUESTO
Se recomienda realizar una revisión y comunicación con las diferentes oficinas para confirmar la ubicación, con el
propósito que el proceso de la toma física de inventarios tenga una planeación correcta desde su inicio y evitar
retrasos en los ajustes y cambios en el levantamiento de la información y así mismo, sea reflejada una actualización
real y total de la información administrativa de la propiedad, planta y equipo.
 En el desarrollo de la auditoría se evidenciaron los correos enviados para cumplir la actividad de control: El
personal del grupo de inventarios socializará cada mes la Circular de Lineamientos No. 190.180-08 con todos los
funcionarios y contratistas de la entidad, como se muestra a continuación:

Tabla No. 3
Fecha Destinatarios Asunto Notas
14/05/2020  Sede Bogotá CAN; Tips para Ingreso de Bienes. Estos tips son de acuerdo con lo
15/05/2020  Sede Rosales - Bogotá; Tips para Salida de Bienes. establecido en la circular de
 Sede Teusaquillo; lineamientos para el óptimo
 Territorial Antioquia; manejo de los bienes No.
 Territorial Atlántico; 190.180-08.
26/05/2020  Territorial Bolívar; Traslado adecuado de Bienes Traslado o adecuación de bienes.
 Territorial Boyacá; – Mayo.
 Territorial Caldas;
 Territorial Cauca;
 Territorial Cundinamarca;
 Territorial Huila;
 Territorial Meta;
 Territorial Nariño;
 Territorial Norte de Santander;
 Territorial Quindío - Risaralda;
 Territorial Risaralda;
 Territorial Santander;
 Territorial Tolima;
 Territorial Valle del Cauca
01/06/2020  Sede Teusaquillo Allegar Oportunamente El Grupo de Gestión de Almacén
 Sede Rosales Documentación Requerida e Inventarios recuerda a todos los
 Sede Bogotá CAN para Elaborar Comprobante funcionarios que ejerzan la labor
de Ingreso a Almacén. de supervisión de contratos que
contemplen la compra de bienes,
donaciones y comodatos.
25/06/2020  Sede Bogotá CAN; Socialización Mes de Junio CIRCULAR 190.180-08
 Sede Rosales - Bogotá; Circular 190.180-08. Lineamientos para el ÓPTIMO
 Sede Teusaquillo; manejo de los bienes en la
 Territorial Antioquia; entidad.
31/07/2020  Territorial Atlántico; Socialización Mes de Julio CIRCULAR 190.180-08
 Territorial Bolívar; Circular 190.180-08 - Depuración de Inventarios por
 Territorial Boyacá; Lineamientos para el Óptimo dependencia.
 Territorial Caldas; Manejo de los Bienes de la
 Territorial Cauca; Entidad. Docente y Contratista
 Territorial Cundinamarca; Depuración de inventarios por
 Territorial Huila; funcionario.
 Territorial Meta;
 Territorial Nariño;
 Territorial Norte de Santander;
 Territorial Quindío - Risaralda;
 Territorial Risaralda;
 Territorial Santander;
 Territorial Tolima;
 Territorial Valle del Cauca
La tabla anterior confirma que la socialización ha sido realizada a partir del mes de mayo de 2020 y no
mensualmente, como está determinado en la actividad de control.
 La segunda actividad de control es “El Coordinador(a) del Grupo de Inventarios presentará semestralmente ante
el Comité de Gestión y Desempeño Institucional el seguimiento al cumplimiento de la Circular 190.180-08”, de la
cual no fue posible confirmar su cumplimiento, debido a que se informó que el Grupo de Almacén e Inventarios no
forma parte del Comité de Gestión y Desempeño Institucional.
En el ejercicio auditor y con base en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades
públicas del DAFP se concluye, que existe deficiencia en la identificación del riesgo de corrupción 24 “Detrimento
patrimonial”, dado que la definición es una consecuencia, por consiguiente, se debe reformular la definición del
riesgo y sus controles, para que éstos sean efectivos.

3. En la revisión al riesgo de corrupción 25 “Uso indebido de información para la realización de los procesos contractuales
requeridos en el proceso”, se corroboró que el registro y control del Plan Anual de Adquisiciones se realiza en la
plataforma asignada por Colombia Compra Eficiente SECOP II e igualmente se evidenció la publicación en la página
web de la entidad, de las modificaciones realizadas. En lo referente a la meta “un procedimiento actualizado”, se
estableció en la revisión al plan de acción 2020, que no existe en el Sistema Integrado de Gestión el documento
Procedimiento del Plan Anual de Adquisiciones.
El equipo auditor al revisar la descripción del riesgo de corrupción 25, evidenció que no concurren todos los
componentes establecidos en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas
del DAFP (acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado), por lo
tanto, se recomienda reformular la definición del riesgo.
4. Para la revisión del riesgo operativo 26 “Probabilidad de adecuación de infraestructura sin cumplimiento de normas
técnicas en la materia” y el control asociado al mismo, se solicitó el “Informe de ejecución y cumplimiento del Plan
Maestro de Infraestructura período 2015-2020 con corte a abril 30 de 2020”, sin obtener respuesta, por esta razón no
fue posible observar evidencia específica frente a la ejecución del control que responda a la revisión realizada a todos
los procesos de obra, tal como lo dice la descripción del control.
Como recomendación general, es importante revisar y tener en cuenta las observaciones realizadas por la Oficina de
Control Interno como resultado del seguimiento a la Matriz de Riesgos de Gestión y Corrupción del primer cuatrimestre
de 2020.
INDICADORES DE GESTIÓN Y CUMPLIMIENTO.

Mediante comunicación No. 150.1220.35.255 de fecha 03 de julio de 2020 se solicitó a la Subdirección Administrativa
y Financiera, el soporte de la medición de indicadores de gestión y cumplimiento del primer cuatrimestre de 2020, de
los grupos de gestión de Almacén e Inventarios e Infraestructura y Mantenimiento y del equipo de Compras y Servicios
Generales; a lo cual mediante oficio No. 190.1480.20-104 de fecha 13 de julio de 2020 la Subdirección respondió: “
(…) A la fecha no se conocen indicadores de gestión en el marco de los procesos y procedimientos. (…)”
En el ejercicio auditor se evidenció que no se está cumpliendo con la medición de indicadores de gestión, por lo cual
se recomienda al proceso de Gestión Administrativa construir los indicadores respectivos con la asesoría de la Oficina
de Planeación, los cuales permitan realizar la medición para el alcance del objetivo establecido en el proceso y
procedimientos, teniendo en cuenta la “Guía para la construcción y análisis de indicadores de gestión” del DAFP y así
mismo llevar a cabo su implementación, enfocada fundamentalmente a la evaluación de resultados de la gestión
periódica en cada grupo que integra el proceso.
 Indicadores establecidos en los documentos matriz de riesgos y plan de acción institucional 2020
En el documento “Matriz de riesgos”, tenido en cuenta en la auditoría interna de evaluación y seguimiento se tiene
definidos indicadores, que miden el seguimiento para la consecución de la meta; en el ejercicio auditor no se encontró
ninguna cifra relacionada a la medición de dichos indicadores que permita señalar si los controles proporcionan el
aseguramiento de la meta, por lo cual se recomienda implementar lo establecido en la dimensión 7. “Control Interno”,
frente al esquema de responsabilidades mediante el desarrollo del modelo de las líneas de defensa, que establece
los roles y las responsabilidades de todos los actores del riesgo y control en una entidad, para proporcionar
aseguramiento de la gestión y previniendo la materialización de los riesgos en todos sus ámbitos, con el fin de asegurar
el logro de los objetivos establecidos.
En lo relacionado al “Plan de acción institucional 2020”, el indicador se constituye en una medición al compromiso del
mismo período, revisado igualmente en la auditoría interna de evaluación y seguimiento, se evidenció que no se está
generando información que permita conocer los avances en la consecución de resultados previstos en los
compromisos de la planeación institucional, por lo cual se insta a implementar lo recomendado en la dimensión 4.
“Evaluación de Resultados” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, cuyo propósito es promover en la
entidad el seguimiento a la gestión institucional y su desempeño.
Seguidamente se procedió a verificar el Sistema Integrado de Gestión de la ESAP, con el fin de identificar los
procedimientos que corresponden al proceso de Gestión Administrativa, los cuales son:
Imagen No. 3
Fuente: SIG – ESAP
FOCOS EVALUADOS EN LA AUDITORIA AL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
Grupo Almacén e Inventarios
 De acuerdo con la información suministrada, el personal que labora en el Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios
se relaciona a continuación:
Tabla No. 4
ÍTEM NOMBRE CARGO TIPO DE VINCULACIÓN
1 Shirleny Astrid Hernández Pérez Profesional especializada (Coordinadora) Planta - Carrera Administrativa
2 Juan Carlos Mosquera Jordán Profesional especializado Planta - Carrera Administrativa
3 Jeymmi Andrea Franco Barrera Profesional Universitaria Planta - Provisionalidad
4 Deisy Niño Sepúlveda Secretaria Planta - Provisionalidad
5 Adolfo Andrés Casallas Contratista – 26/02 a 31/12/2020 Contrato 325 de 2020
6 Néstor Darío Arismendi Contratista – 21/01 a 06/12/2020 Contrato 095 de 2020
7 David Ruiz Acevedo Contratista – 03/03 a 30/12/2020 Contrato 324 de 2020
8 José Martín Suárez Reinoso Contratista – 21/02 a 30/12/2020 Contrato 256 de 2020
9 Ana Milena García Parra Contratista – 03/06 a 31/12/2020 Contrato 448 de 2020
En la tabla anterior se reportó que el grupo humano del Grupo de Almacén e Inventarios está conformado por un total
nueve (9) personas: cuatro (4) funcionarios de planta administrativa, dos (2) profesionales especializados, un (1)
profesional universitario y la secretaría. Como también de cinco (5) contratistas, dos (2) profesionales y tres (3) de
servicios de apoyo a la gestión.

De acuerdo a lo anterior, se evidenció que el Grupo de Almacén e Inventarios se encuentra conformado en un 55%
por contratistas, situación que puede generar un riesgo de sobrecarga laboral al inicio y cierre de cada vigencia, por
esta razón la Oficina de Control Interno recomienda realizar oportunamente la contratación del personal de apoyo en
cada año.
 El Grupo de Almacén e Inventarios, desarrolla las actividades dando cumplimiento a la Resolución 400 del 18 de mayo
de 2005 y la Resolución 3383 del 14 de septiembre de 2018, sus funciones están establecidas en la Resolución 461
del 12 de mayo de 2009, como las contenidas en los procedimientos baja de bienes, ingreso de bienes, egreso de
bienes de consumo, traslado de bienes, depreciación, al igual que el cumplimiento de las normas pertinentes
aplicables a Activos fijos y devolutivos.
En el ejercicio auditor, se observó que el numeral 5.5.1 del Manual de Políticas Contables, respecto a los Activos
intangibles estableció: “Para efectos del reconocimiento, los Grupos encargados de su adquisición, administración y
control, deberán informar al área contable de la ESAP, las novedades que se presentan con esta clase de activos, ya
sea adquisición, traslado o bajas para lo cual deberán soportar con documentos idóneos. Al tratarse de recursos no
monetarios sin apariencia física, el proceso de reconocimiento, control y administración no será responsabilidad del
área de almacén o inventarios, la misma estará a cargo del Oficina de sistemas e informática de la ESAP” , por lo
anterior, se evidenció se está dando cumplimiento al Manual de Políticas Contables sobreponiendo a lo establecido
en la Resolución 400 del 18 de mayo de 2005 y la Resolución 461 del 12 de mayo de 2009, que determina las
actividades y funciones del Grupo de Almacén e Inventarios.
Por lo evidenciado en el párrafo anterior, el equipo auditor recomienda articular lo establecido en la Resolución 400
de 2005 y la Resolución 461 de 2009, en relación con el Manual de Políticas Contables y en general con las
actuaciones vigentes.
 Respecto al recurso tecnológico, el grupo de Almacén e Inventarios opera el software Seven, para el control y registro
de las operaciones correspondientes al módulo de Activos Fijos e Inventarios, incluyendo la depreciación en forma
individual de todos y cada uno de los bienes de propiedad de la ESAP. Igualmente, en este software se gestionan los
módulos de Recaudo y Cartera, Tesorería y Contable.
De acuerdo con la documentación verificada y la entrevista realizada, a continuación, se mencionan los aspectos en
relación con la operatividad del software Seven:
 Los reportes de depreciación presentan falencias en el ajuste de valores históricos, debido a que en el módulo de
Activos fijos e Inventarios el proceso redondea al peso y en el módulo de Contabilidad el registro se realiza con dos
(2) decimales.
 Para ejecutar la revisión de los reportes de conciliación, de forma ágil y evitar errores, es necesario contar con el
soporte del proveedor Digital Ware. Entre los reportes que se requieren para automatizar los procesos en el software
están: Conciliación entre los módulos de Activos fijos y Contabilidad, Conciliación entre activos fijos e Inventarios y
Valorizados, por cuanto en la actualidad este proceso de realiza de forma manual.
 Está pendiente la parametrización de los bienes objeto de deterioro, de acuerdo con lo establecido en la Guía para
la revelación y presentación de los hechos económicos de la ESAP.
 Está pendiente realizar la capacitación a las Territoriales sobre Activos Fijos y el proceso de deterioro, la cual debe
realizarse una vez se terminen las pruebas y se verifique la efectividad del proceso de deterioro.

 En razón a que en el software Seven se realiza de manera independiente la gestión y el cierre de cada uno de los
módulos, el grupo de Almacén e inventarios se ve en la necesidad de tomar de manera manual el saldo del mes
anterior y sumarle el movimiento del mes correspondiente, para así determinar el saldo final que debe reflejarse en
el balance del módulo de Activos Fijos e Inventarios. A la fecha de la auditoría se encontraba pendiente los cierres
de los módulos de Recaudo y Cartera y de Tesorería, lo que ha impedido el cierre contable en el software Seven.
 El grupo de Almacén e Inventarios se encuentra en el proceso de revisión de las vidas útiles parametrizadas en el
software Seven, por cuanto se continúan depreciando bienes que se habían dado de baja e igualmente bienes con
vidas útiles mayores a las establecidas en la normatividad vigente.
 La demora en la contratación con la empresa Digital Ware (software Seven), continúa causando traumatismos al
cierre de la vigencia e inicio del año.
 Se presenta demora en la respuesta a los requerimientos realizados a la Oficina de Sistemas e Informática,

evidenciándose siete (7) requerimientos que a la fecha de la auditoria no habían sido atendidos, como se muestra
en la siguiente tabla:
Tabla No. 5
CANT. FECHA TIPO DE

PROCESO/MODULO ESPECIFICACIÓN
REQ SOLICITUD REQUERIMIENTO
Permitir realizar conciliación de módulos
1 ACTIVOS FIJOS 21/10/2019 Mejora/Ley ACT.FIJOS e INVENTARIOS con el módulo de
CONTABILIDAD.
Otro – Proceso Permitir utilizar el proceso de conteo físico de
2 ACTIVOS FIJOS 30/10/2019 ACT.FIJOS.
ERROR
Presenta error en la información de ACT.FIJOS en
3 ACTIVOS FIJOS 30/10/2019 Mejora el reporte auxiliar acumulado por grupo de activos.
Asignación automática de consecutivo de serial de

4 ACTIVOS FIJOS 31/10/2019 Mejora ACT.FIJOS por sucursal.
Ajuste al formato de paz y salvo de ACT.FIJOS,

5 ACTIVOS FIJOS 08/11/2019 Mejora personalizado para la ESAP.
Error del reporte valorizado de ACT.FIJOS

SAFVALOR, no incluye valor de adición o
reducción del costo.
Incluir columna de sucursal que corresponde el
6 ACTIVOS FIJOS 18/11/2019 Mejora activo.
Incluir columna de deterioro. SAFACTIV
ACTIVOS FIJOS- Realizar control en la generación del DETERIORO

7 18/11/2019 Mejora de ACT.FIJOS.
DETERIORO
De acuerdo con lo anterior, se hace necesario conminar a la Oficina de Sistemas e Informática para que, de acuerdo
con las necesidades identificadas y requerimientos realizados por el Grupo de Almacén e Inventarios, se dé respuesta
a los requerimientos y se programe reunión con el proveedor del software Seven, con el propósito de dar soluciones
de fondo que garanticen la efectividad en la operatividad del mismo.

 Ingreso de bienes
En el desarrollo de la auditoria y con base en la información suministrada se evidenciaron los siguientes ingresos
realizados durante el periodo auditado:
Tabla No. 6
Fecha ingreso No. entrada Bien ingresado
4-2-2020 1 Tóner Xerox
21-2-2020 2 Papel bond tamaño carta
13-3-2020 6 Elementos de papelería
2-3-2020 7 Computadores portátiles
Respecto a los ingresos relacionados anteriormente, y con base en la información suministrada, se evidenció la
existencia de los soportes establecidos en la salida del procedimiento (Formato lista de chequeo RE-A-GA-52
verificado y documentos soporte completos, bien identificado, registro del bien en el sistema, comprobante de ingreso
y bien activado). En relación con la numeración consecutiva de los ingresos se observó que no se encuentra el No. 3,
al respecto el Grupo de Almacén e Inventarios informó que remitió la inconsistencia mediante correo a mesa de ayuda,
para que se verificara si el salto de consecutivo correspondía a falencias en el software Seven.
A continuación, se relacionan los bienes que a la fecha de la auditoría se encontraban pendiente de ingreso en el
módulo de Activos fijos, los cuales ascienden a la suma de ocho millones ochenta y siete mil ochocientos noventa y
dos pesos ($8.087.892), y corresponden a reconocimiento de equipos hurtados en la CETAP Quibdó en 2019:
Imagen No. 4
Por lo anterior, se recomienda realizar estos ingresos de manera inmediata dado que esta situación afecta la
razonabilidad de las cifras reflejadas en módulo de Activos Fijos e inventarios y por ende la información reportada a
Contabilidad.
Para mejorar el proceso de registro y reconocimiento de los activos que se adquieran por la entidad, el Grupo de
Almacén e inventarios indicó que se están realizando mesas de trabajo con la Oficina de Sistemas e Informática de la
ESAP. Igualmente están solicitando apoyo a la Oficina Jurídica para que sea incluida una cláusula dentro de los
compromisos de los contratistas, en referencia a la debida administración y custodia de los bienes de la ESAP, bajo
su responsabilidad. Como también en las funciones de los supervisores, la obligación de reportar al área de Almacén
e Inventarios, los bienes que sean adquiridos en el desarrollo de contratos.

 Egreso de bienes de consumo

En la información suministrada, para el periodo objeto de la presente auditoría, se reportó la entrega de los siguientes
elementos de consumo: cinta de enmascarar 2”, papel kraff de 90 x 30, papel bond tamaño carta con fondo, toner
kyocera tk-362, toner kyocera tk-172/ 112 negro, toner kyocera tk-3122 negro y toner xerox 106r01570 cyan,
evidenciándose que los egresos se encontraban debidamente firmados por el Almacenista y quien recibió los
elementos, igualmente que se realizó el respectivo registro en la tarjeta de kardex mensual, generado por el Sistema
Seven. Se corroboró la existencia de los soportes establecidos en la salida del procedimiento (solicitud de pedido
verificada, codificación de elementos en la solicitud de pedido según las condiciones generales y/o políticas de
operación y datos del jefe de la dependencia quien recibirá los elementos y el comprobante de egreso generado por
Seven).
 Baja de bienes
En la información suministrada, fueron relacionadas las siguientes bajas: El 2 de marzo de 2020, se realizó la baja de
un computador portátil Toshiba, hurtado en el Almacén de la Sede Central. El 15 de mayo mediante los comprobantes
No. 1 y No. 2, se realizó la baja de los elementos hurtados en CETAP Quibdó. Igualmente se revisaron los soportes
anexos de acuerdo con el procedimiento, observando la existencia de los siguientes: Comprobantes de baja, actas
del Comité, denuncias interpuestas ante la Fiscalía y las facturas de los elementos hurtados.
Mediante el ejercicio auditor, se evidenció, a través del reporte generado por el software Seven, que la Sede Central
efectúo el registro de estas bajas.
De igual forma, se observó en las actas de Comité de Inventarios, que se encuentran realizando mesas de trabajo
para establecer las áreas responsables de emitir el concepto técnico de los bienes que están pendientes de baja,
como resultado de la toma física realizada en la vigencia 2018. Así mismo, se presentaron ante el Comité las acciones
a tomar frente al parque automotor que se encuentra en uso y está totalmente depreciado, para lo cual el Comité
aprobó la contratación de un experto para que realice un estudio técnico donde valore todo el parque automotor, con
fecha de cumplimiento agosto de 2020.
En el Acta ejecutiva del día 6 de junio de 2020, se evidenció la realización de una reunión virtual con los almacenistas
y Coordinadores Administrativos de las Direcciones Territoriales, en la cual se trataron los siguientes temas: Procesos
de bajas adelantados en cada sede territorial, mecanismos utilizados para determinar la destinación final de los bienes
a dar de baja, inconvenientes que se han presentado durante el proceso de bajas, procesos de baja pendientes y
sensibilización sobre la Resolución No. 731 del 23 de abril de 2020.
 Traslado de bienes
Respecto a los bienes trasladados durante el período objeto de auditoria y con base en la información suministrada,
se evidenció que en el primer cuatrimestre solo se realizó un traslado el día 19 de febrero de 2020, correspondiente a
un (1) disco duro externo 2T Toshiba 3.0 identificado con la placa 10075834, de la Sede Central a la Dirección
Territorial Norte de Santander - despacho de la Dirección Territorial, realizado el 19 de febrero de 2020, se evidenció
el documento generado por el software Seven, con las firmas de quien entrega y de quien recibe.
 Depreciación de bienes
A partir de la información suministrada, se evidenció que aún persisten inconsistencias en la parametrización de las
vidas útiles, por cuanto se continúan depreciando bienes que se habían dado de baja e igualmente unos bienes con
vidas útiles mayores a las establecidas en la normatividad vigente. Para solucionar esta situación el Grupo de Almacén
e Inventarios informó que se encuentra en el proceso de revisión de las vidas útiles parametrizadas en el Software.

Así mismo, fue informado que el proceso de depreciación ha venido siendo corregido, ya que en el pasado hubo
momentos en que se ejecutaba un mes después al cierre, para el mes de junio la depreciación se corrió el 3 de julio
de 2020, una vez se realiza este proceso, se emiten los reportes y se descargan en excel, para luego proceder a
verificar su estado mediante la conciliación.
El equipo auditor recomienda fijar un cronograma de cierre en el proceso de Activos Fijos e Inventarios y definir fechas
para ejecutar el proceso de depreciación, documento que debe ser socializado con las áreas involucradas y las
Direcciones Territoriales.
 Conciliación entre los grupos de Almacén e Inventarios y el Grupo de Gestión Contable
De acuerdo con las conciliaciones suministradas, se observó que mensualmente se están realizando las reuniones
con el Grupo de Gestión Contable para realizar la respectiva conciliación, en las cuales se concilian las cuentas
contables de la Sede Central y las Direcciones Territoriales.
El equipo auditor realizó la verificación de la información reportada del software Seven y el reporte descargado del
SIIF Nación correspondientes al mes de abril 2020, evidenciando que no se encontraron diferencias, como se muestra
a continuación:
Tabla No. 7
Valores reportados en SIIF NACION II Valores reportados en conciliación realizada entre los Grupos Gestión Contable
y el Grupo de Gestión Contable mes de abril de 2020
Reporte de Auxiliar Contable por PCI ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ESAP CENTRAL FORMATO DE CONCILIACIÓN PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Inicio: 2020-04-01 Fin: 2020-04-30
Código Saldo Final
160501001 108.341.392.580,00 Código: RE-A-GF-32
163504002 2.171.150,00 Versión 4
164001001 16.069.437.881,00
165501001 127.702.145,00 (2) Saldo Módulo
SIIF
TERRITORIAL CUENTA Contable Seven
165505001 15.379.416,00 abril 2020
abril 2020
165506001 30.381.315,00
166090001 14.917.763,00 101 - Sede
166501001 1.025.995.248,00 160501
Central 108.341.392.580,00 108.341.392.580,00
166502001 48.599.786,00 163501 - -
167001001 1.661.419.433,00 163504 2.171.150,00 2.171.150,00
167002001 7.299.692.693,00 163511 - -
167502001 397.075.419,00 164001 16.069.437.881,00 16.069.437.881,00
168002001 28.182.611,00 165501 127.702.145,00 127.702.145,00
168501001 -749.907.116,00 165505 15.379.416,00 15.379.416,00
168504001 -113.535.951,00 165506 30.381.315,00 30.381.315,00
168504005 -6.258.489,00 166090 14.917.763,00 14.917.763,00
168504006 -2.824.818,00 166501 1.025.995.248,00 1.025.995.248,00
166502 48.599.786,00 48.599.786,00
168505010 -11.207.204,00
167001 1.661.419.433,00 1.661.419.433,00
168506001 -516.649.345,00
167002 7.299.692.693,00 7.299.692.693,00
168506002 -48.599.786,00
167502 397.075.419,00 397.075.419,00
168507001 -1.598.477.225,00
168002 28.182.611,00 28.182.611,00
168507002 -5.647.331.264,00 168501 - 749.907.116,00 - 749.907.116,00
168508002 -329.864.434,00 168504 - 122.619.258,00 - 122.619.258,00
168509002 -22.397.896,00 168505 - 11.207.204,00 - 11.207.204,00
TOTALES 126.015.293.912,00 168506 - 565.249.131,00 - 565.249.131,00
Fuente: SIIF NACION II 168507 - 7.245.808.489,00 - 7.245.808.489,00
168508 - 329.864.434,00 - 329.864.434,00
168509 - 22.397.896,00 - 22.397.896,00
Total 101 - Sede Central 126.015.293.912,00 126.015.293.912,00

FUENTE: GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

 Comité de Almacén e Inventarios
A partir de las actas suministradas, se realizó seguimiento de cumplimiento a los compromisos establecidos, de
acuerdo con los temas tratados en el desarrollo de las reuniones y las acciones trazadas.
En el ejercicio auditor y con base en el Acta de Comité del 23 de febrero de 2019, se evidenció que no se cumplieron
los compromisos adquiridos en el anterior Comité de Inventarios realizado el 14 de diciembre de 2018. A continuación,
se relacionan dichos compromisos:
Tabla No. 8
SI o NO se cumplió, Fecha de
Compromisos Responsables
cumplimiento
Se convocará una mesa de  Ernesto Carlos Molina (Coordinador Grupo No se cumplió
trabajo con el Grupo de de Infraestructura)
Infraestructura, Oficina de  María Mónica Quijano (Contratista Grupo Convocar mesa de trabajo y en
Sistemas y Defensa Judicial, para de Infraestructura) asistencia obligatoria del grupo de
tratar las responsabilidades en  Mario Alexander Ortiz (Jefe Oficina de infraestructura, sistemas e inventario
cada una de las áreas de cada Sistemas) (Tema: Pérdida de bienes en la ESAP)
territorial.  Jhon Fredy Díaz (Coordinador Grupo
Defensa Judicial)
 Juan Carlos Mosquera Jordán
(Coordinador Almacén e Inventarios)
Solicitar al grupo de Archivo y  Betty Constanza Lizarazo (Jefe Jurídica) No se cumplió

Correspondencia si los  Juan Carlos Mosquera Jordán
documentos originales de esos (Coordinador Almacén e Inventarios) Solicitar mesa de trabajo.
comodatos y contratos de antenas  Mario Alexander Ortiz (Jefe Oficina de
reposan en la Sede Central y Sistemas)
Secretaria General certifica dichos
documentos para la baja. Realizar
mesa de trabajo.
El Comité de Inventarios decide  Juan Carlos Mosquera Jordán Si se envió el oficio por parte de
enviar un oficio a la Facultad de (Coordinador Almacén e Inventarios) inventarios.
Investigaciones y el Dr. Alexander  Alexander Cruz Martínez (Subdirector
Cruz lo firma en calidad de Administrativo y Financiero-E) Investigaciones no ha dado respuesta al
presidente, mediante el cual se les oficio sobre los bienes.
dé un plazo meritorio para que El comité decide que dependiendo del
informen lo sucedido con dichos bien se decide si se ingresa o no a
bienes y que en caso de no inventarios.
hacerlo se enviará a control
interno disciplinario.
Convocar mesa de trabajo.
Defensa Judicial realizar No se realizó
denuncias de las armas
desaparecidas.  Juan Carlos Mosquera Jordán El Grupo de Inventarios debe enviarle
Realizar un acta para dar de baja (Coordinador Almacén e Inventarios) un oficio a Defensa Judicial y proceder
el arma existente, con soportes a la denuncia del arma.
que emite INDUMIL.
Realizar mesa de trabajo en el
primer mes de 2019.

De igual forma, el equipo auditor evidenció que desde el 23 de febrero de 2019 se están definiendo los temas
relacionados con la “salida de las sillas antiguas del auditorio” cuya fecha de cumplimiento inicialmente era el 20 de
marzo de 2019 y de la construcción del “manual de gestión de los recursos físicos de la ESAP”, cuya fecha de
cumplimiento era marzo 18 de 2019, a los cuales les fueron asignadas nueva fecha de cumplimiento para diciembre
de 2019, según Acta de Comité del 25 de septiembre de 2019.
Finalmente, en el Comité de Inventarios del 16 de abril de 2020, se observó que respecto al compromiso relacionado
con la “salida de las sillas antiguas del auditorio”, el comité aprobó que estas sillas se trataran como escombros. Para
el tema de la construcción del “manual de gestión de los recursos físicos de la ESAP”, la conclusión fue, crear un
equipo de trabajo conformado por profesionales de la Oficina Jurídica, el Grupo de Almacén e Inventarios, Grupo de
Gestión Contable y el Grupo de Infraestructura, cuya fecha de cumplimiento es agosto de 2020.
En referencia a lo anterior, el equipo auditor evidenció la prorrogación en el tiempo al cumplimiento de los compromisos
pactados en las reuniones del Comité de Inventarios, por lo tanto, recomienda establecer un mecanismo de control y
seguimiento a dichos compromisos, teniendo en cuenta que en la actualidad estas reuniones son semestrales, por
disposición de la Resolución No. SC-731 del 23 de abril de 2020.
Grupo Infraestructura y Mantenimiento
 De acuerdo con la información suministrada, el grupo de Infraestructura y Mantenimiento está conformado por el
siguiente personal:
Tabla No. 9
1 María Fernanda Moreno Hernández Profesional especializada (Coordinadora) Planta - Carrera Administrativa
2 Adolfo Solano Pardo Técnico administrativo Planta - Carrera Administrativa
3 German Rodriguez Amaya Operario Calificado Planta - Provisionalidad
4 Wilmer Jiménez Operario Calificado Planta - Provisionalidad
5 Sara Nohelia Guerrero Méndez Contratista – 16/01 a 31/12/2020 Contrato 064 de 2020
6 Paola Andrea Naranjo Contratista – 15/01 a 31/12/2020 Contrato 057 de 2020
7 Jimmy Orlando Riaño Contratista – 08/01 a 31/12/2020 Contrato 033 de 2020
8 Julieth Tatiana Baquero Alba Contratista – 23/01 a 31/12/2020 Contrato 116 de 2020
9 Jorge Mancera Contratista – 28/01 a 31/12/2020 Contrato 108 de 2020
10 Darío Cuellar Contratista – 09/03 a 31/12/2020 Contrato 352 de 2020
11 Andrés Bernal Cancino Contratista – 02/03 a 02/07/2020 Contrato 310 de 2020
12 Natalia Romero Contratista – 02/03 a 02/09/2020 Contrato 296 de 2020
Fuente: Información Grupo Infraestructura y Mantenimiento
En la tabla anterior se evidencia que el Grupo de Infraestructura y Mantenimiento, cuenta con un equipo de trabajo
conformado por un total doce (12) personas que prestan sus servicios al período de alcance de la Auditoría de
Evaluación y Seguimiento realizada; el cual se compone por cuatro (4) funcionarios de planta administrativa, una (1)
profesional especializada, un (1) técnico administrativo y dos (2) operarios calificados. También los apoya ocho (8)
contratistas de los cuales, cinco (5) fueron contratados en enero de 2020 y los demás en marzo, es decir, se está
realizando la gestión de contratación de forma adecuada para evitar sobrecarga laboral y retraso en sus actividades.
 Se evidenció la publicación del documento “Formulación plan maestro de infraestructura de la Escuela Superior de
Administración Pública (ESAP.), para el periodo 2015-2020” elaborado por el Fondo Mixto para la Promoción del
Deporte y la Gestión Social, en noviembre de 2015. Igualmente, está publicado un documento denominado “Ejecución
Grupo de Infraestructura y Mantenimiento Subdirección Administrativa y Financiera vigencias 2015 – 2016”, que hace
referencia a los avances del plan maestro formulado, sin firma del responsable.

 En la ejecución de la auditoria con relación a este foco, se realizó la verificación a la función de coordinar, supervisar
y controlar la prestación de los servicios de vigilancia y aseo de la Entidad, evidenciando lo siguiente:
 Desde el 17 de marzo de 2020 se comenzó la prestación del servicio de Aseo y Cafetería mediante órdenes de
compra, cada uno de los proveedores pasó por un proceso público de selección de Colombia Compra Eficiente,
para el primer cuatrimestre de 2020, en las Direcciones Territoriales.
Se evidenciaron los documentos de paz y salvo del pago de aportes parafiscales de los trabajadores del servicio
de aseo y cafetería de enero a mayo de 2020, de la empresa CLEANER S.A. y del Grupo Empresarial SEISO S.A.
firmados por el representante legal y el revisor fiscal respectivamente.
 La Sede Central de la ESAP, suscribió un contrato por valor de $12.862.793.599 en el mes de marzo de 2020, con
el contratista AGROBOLSA S.A. Comisionista de bolsa, cuyo objeto es “la adquisición de la prestación de servicio
de seguridad y vigilancia privada para la ESAP a nivel nacional a través de la bolsa mercantil de Colombia BMC”,
con fecha de inicio 01/04/2020 y fecha de terminación 30/06/2022.
Se confirmó lo estipulado en la cláusula séptima del contrato 383 de 2020, donde se especifican los soportes
exigidos para el pago de las respectivas facturas, evidenciándose que no fueron aportadas las copias de las
planillas de pago de seguridad social y aportes parafiscales del personal que participa en la ejecución del servicio,
correspondiente al mes en el que se prestó el servicio y los respectivos comprobantes de pago.
Igualmente se evidenciaron recomendaciones realizadas en los informes de gestión de la empresa de Seguridad

y Vigilancia Unión Temporal TAC Central y que están relacionadas con la Gestión Administrativa, las cuales deben
ser atendidas para mejorar las situaciones expuestas:
• Las áreas perimetrales de las diferentes sedes académicas y administrativas son débiles y su altura permite que
haya intrusión por personal ajeno a la ESAP, estos lugares carecen de apoyos electrónicos como cámaras de
seguridad, barreras perimetrales, sensores de movimiento y sistema de luces.
• Algunas infraestructuras, techos puertas y ventanas son débiles y están deterioradas, lo cual ocasiona un peligro
y riesgo para los trabajadores, visitantes y terceros.
• Existen diferentes sedes que no cuentan con un circuito cerrado de televisión.
• No se cuenta con un procedimiento, cámaras de seguridad y personal de vigilancia exclusivo para el área de
bicicletas y motos, las pérdidas que se originen allí no serán responsabilidad directa de la empresa de vigilancia.
• En las sedes de zona calientes los aires acondicionados instalados en la parte externa no cuentan con un sistema
de seguridad de caja que no permita ser manipulados por personal externo a la entidad, de la misma manera con
apoyo de cámaras de seguridad y sistemas electrónicos por movimiento.
• Los registros de agua y luz en las diferentes sedes instalados en las partes externas no cuentan con un mecanismo
de seguridad (rejilla y candado) que no permitan ser sustraídos por personal externo de la entidad.
• En las diferentes sedes académicas y administrativas no se cuenta con un área de almacenamiento para
escritorios, sillas y muebles, estos elementos están dispersos en algunas áreas, sin que la empresa de vigilancia
conozca su procedencia y cantidades.

• Los equipos de cómputo, video beam, televisores y sistemas de audio en algunas sedes no cuenta con sistema
de seguridad de anclaje (guayas – cajas) lo que permite que sean manipulados por terceros y de fácil sustracción.
• No existe procedimiento establecido por la entidad y socializado al gerente del contrato por parte de la empresa
de vigilancia en la custodia de los equipos de cómputos en los gabinetes asignados, se requiere conocer los
encargados por la entidad en cada sede a fin de concertar este procedimiento.
• En las diferentes sedes administrativas y académicas no se cuenta con una cultura en autocuidado para la
seguridad de sus objetos personales, oficinas, escritorios y gabinetes los cuales quedan abiertos y expuestos a
terceros.
Compras y Servicios Generales
 Con base en la información suministrada, observamos que el equipo de Compras y Servicios Generales cuenta
con cinco (5) contratistas:
Tabla No. 10
1 Laura Milena Visbal Contratista – 03/01 a 31/12/2020 Contrato 015 de 2020
2 Alejandro Salazar Contratista – 03/01 a 31/12/2020 Contrato 022 de 2020
3 Luisa Fernanda Lora Contratista – 03/01 a 31/12/2020 Contrato 017 de 2020
4 Sandra Vásquez Contratista – 03/01 a 31/12/2020 Contrato 014 de 2020
5 Dany Estefany Conde Contratista – 13/01 a 31/12/2020 Contrato 061 de 2020
Fuente: Información Subdirección Administrativa y Financiera
Seguidamente se corroboró que no se ha dado cumplimiento a la recomendación señalada en el Informe de Auditoría

Interna al Proceso de Adquisiciones, realizada en la vigencia 2019, respecto a la Resolución 461 de 2009 “ (…)
modificar el acto administrativo con los cambios que estén vigentes a la fecha, y de esta manera conformar el grupo
o eliminarlo de los grupos internos de trabajo”.
A partir de lo anteriormente mencionado, se evidencia que el Grupo de Compras y Servicios Generales no existe, lo
cual se confirmó en el oficio No. 190.1480.20-115 del 5 de agosto de 2020, donde fue informado que existe un equipo
multidisciplinario de contratistas y no cuenta con funcionarios de planta, el cual está bajo la coordinación de la
Subdirección Administrativa y Financiera. La Oficina de Control Interno recomienda dar cumplimiento a la Resolución
461 del 12 de mayo de 2009 o en su defecto modificarla considerando si es pertinente la conformación del grupo o su
eliminación.
 Plan de Adquisiciones
Al verificar las normas existentes respecto al plan anual de adquisiciones, se observó que en el Procedimiento
planeación de la Contratación (PT-A-CT-12) , se establece lo siguiente:
Imagen No. 5
Fuente: Procedimiento Planeación de la Contratación V2 (PT-A-CT-12)

Mediante la Resolución 1627 del 02 de mayo de 2018, se adopta el manual de contratación de la entidad y en el
capítulo II, numeral 2.3 indica que el “Coordinador del Plan Anual de Adquisiciones-PAA. Garantiza la oportuna y
eficiente coordinación en la preparación, elaboración, consolidación, aprobación y ajustes al Plan Anual de
Adquisiciones. El Coordinador del PAA, estará en cabeza del funcionario o contratista designado para tal efecto por
el Director General, (…)”.
Respecto a las modificaciones del plan anual de adquisiciones, estas deben ser presentadas para aprobación ante
el Comité de Contratación, cuando las modificaciones relacionadas con inclusiones o exclusiones de procesos de
contratación superen los 250 SMMLV, independientemente de la modalidad; así como las modificaciones del valor de
los procesos cuando el monto de éstos varíe en un valor igual o superior al 20% del inicialmente previsto. Las
respectivas modificaciones no requieren acto administrativo, solo aprobación en el Comité de Contratación.
Se solicitó copia del acto administrativo mediante el cual fue aprobado el PAA para la vigencia 2020 y las actas del
Comité de Contratación de aprobación a las modificaciones del mismo, información que no fue suministrada, lo que
impidió verificar lo establecido en el procedimiento de planeación de la contratación.
Se constató que se encuentran publicadas en la página de la ESAP, las actualizaciones del PAA, dando cumplimiento
a la Ley 1712 de 2014.
NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
 Auditoría Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República realizó Auditoría Financiera (AF) a los estados financieros de la Escuela
Superior de Administración Pública - ESAP, al 31 de diciembre de 2019, los cuales comprendieron: Estado de
Situación Financiera, Estado de Resultados, el Estados de Cambios en el Patrimonio y las Notas a los estados
financieros,
A partir del informe final emitido por el equipo auditor de la CGR, la entidad suscribió el nuevo plan de mejoramiento
en el cual se incluyeron hallazgos de vigencias anteriores y de la vigencia 2019. El 22 de julio de 2020, se transmitió
la suscripción del nuevo plan de mejoramiento a la CGR a través del SIRECI.
Este nuevo plan de mejoramiento quedó conformado por 76 actividades distribuidas así:
Vigencia 2019: 17 Actividades Vigencias anteriores: 59 Actividades
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de acompañamiento y asesoría, participó en las mesas de
trabajo programadas para el análisis de los hallazgos establecidos en la auditoría realizada a la vigencia 2019, con el
propósito de determinar las acciones para mitigar la causa de éstos, e igualmente los responsables directos o de
apoyo, para el cumplimiento de dichas acciones.
 Auditorías Internas
Almacén e Inventarios
En la vigencia 2018 y como resultado de la auditoría realizada, este grupo fue objeto de cinco (5) hallazgos y dos (2)
observaciones; con el propósito de subsanar estos hallazgos y observaciones presentó el plan de mejoramiento. A la
fecha de corte de este informe, estas acciones de mejora presentan un avance del 70%.

En la vigencia 2019 y como resultado de la auditoría realizada, este grupo fue objeto de tres (3) hallazgos; con el
propósito de subsanar éstos se presentó el plan de mejoramiento. A la fecha de corte de este informe, estas acciones
de mejora se encuentran en ejecución y presenta avance del 67%.
Infraestructura y mantenimiento
Durante las vigencias 2018 y 2019, no se realizaron auditorías a este foco.
Compras y Servicios Generales.
Respecto a este foco se realizó auditoría interna en la vigencia 2019 y no fue objeto de hallazgos, por lo tanto, no
existe plan de mejoramiento.
Finalmente, el equipo auditor verificó los procedimientos y políticas establecidas para dar cumplimiento a la función
de la gestión documental, en cuanto al proceso objeto de la auditoria:
GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
 Tablas de retención documental vigentes de Gestión Administrativa
Con relación a las Tablas de Retención Documental remitidas por el Grupo de Almacén e Inventarios, se observa que
en el cuadro de control de correspondencia se está cumplimiento con los parámetros y lineamientos establecidos en
las TRD.
El Grupo de Infraestructura y Mantenimiento y, Compras y Servicios Generales, remitieron link de consulta:

https://www.esap.edu.co/portal/index.php/transparencia-2/tablas-de-retenciondocumental/, como también el enlace:
https://esapedu.sharepoint.com/:x:/r/sites/infraestructura/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7 B845317A5‐FA71‐
465A‐86CB‐
0853F382A2EF%7D&file=Consecutivos%20GMI.xlsx&action=default&mobileredirect=true&DefaultItemOpen=1, en
los cuales se observa el cumplimiento de los lineamientos trazados con respecto a las TRD.
De acuerdo con el oficio No. 190.8.780.20-80 de fecha 9 de julio de 2020, fue realizada la siguiente aclaración “(…)
En relación a las comunicaciones remitidas en pandemia le remito el enlace donde se están cargando al igual que el
consecutivo; en dicho archivo de SharePoint dentro del mismo libro encuentra la relación de comunicaciones; el enlace
al documento y las tablas de retención documental; es preciso indicarle que al inicio no contábamos con el número en
el cual quedamos en la oficina, razón por la cual las comunicaciones no tenían este prefijo, sin embargo en el
consecutivo ya se encuentra y se asocia cada uno de los documentos; para salvaguardar la trazabilidad de la
información (…)”
 Repositorio de documentos producidos
A continuación, se muestra la imagen del repositorio donde se evidencia que el Grupo de Almacén e Inventarios está
organizando los documentos producidos por la dependencia (1 de abril a 30 de junio 2020), de acuerdo con los
parámetros establecidos:

Imagen No. 6
El grupo de Infraestructura y Mantenimiento no envío información respecto al repositorio de los documentos

producidos por el grupo.
Igualmente, la Subdirección Administrativa y Financiera, suministró la imagen de la carpeta que están utilizando los
contratistas que conforman el equipo de Compras y Servicios Generales, donde se evidencia la organización de los
documentos generados.
Imagen No. 7
Fuente: Información Subdirección Administrativa y Financiera
 Planillas de entrega de documentos al grupo de archivo y correspondencia (1 de abril a 30 de junio de 2020).
Los grupos y equipo pertenecientes al proceso de Gestión Administrativa remitieron respuesta mediante los siguientes
oficios:
 Oficio 190.1480.20-104 de la Subdirección Administrativa y Financiera, “Durante el periodo indicado no se han

realizado entregas al personal de Archivo y Correspondencia”.

 Oficio 190.8.780.20-80 del Grupo de Almacén e Inventarios, “Durante el período del 01 de abril al 30 de junio de
2020, no se ha enviado ninguna planilla de entrega de documentos al personal de Archivo y Correspondencia,
debido al aislamiento obligatorio decretado en el marco de la emergencia sanitaria donde las actividades se vienen
desarrollando desde trabajo en casa”.
 El Grupo de Infraestructura y Mantenimiento no remitió información respecto de las planillas de entrega de

documentos al grupo de archivo y correspondencia.
SALVAGUARDA INFORMES EN EJERCICIOS DE AUDITORÍA VIRTUAL.
El equipo auditor a fin de evitar la materialización del riesgo “12 Probabilidad de incumplimiento del Plan de Auditoría”,
declara que el presente ejercicio de auditoría se realizó con base en los documentos soporte y la información
compartida electrónicamente, sin llevar a cabo la respectiva revisión en el acervo documental físico del proceso.
HALLAZGOS
N/A
OBSERVACIONES
Observación No. 1 – Debilidad en la definición de los riesgos 24 y 25 y sus controles, determinados en la matriz
de riesgos.
Condición:
Deficiencia en la identificación del riesgo y los componentes del diseño de los controles, para que éstos sean efectivos.
Criterio:
Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas del DAFP.
Causa:
Desconocimiento de la metodología para la identificación de los riesgos y controles.
Consecuencia:
Impacto en el logro de los objetivos del proceso.
RESPUESTA DEL AUDITADO: Mediante oficio No. 190.1480.20-133, de fecha 2 de octubre de 2020, la Subdirección
Administrativa y Financiera, a través del Grupo de Almacén e Inventarios manifestó: “A partir del mes de enero y hasta la
fecha, se han venido enviando correos y diferentes piezas comunicativas para la socialización de la Circular 190,180-08,
por lo menos una vez al mes tal como está definido en el mapa de riesgos. Se adjunta soportes de socialización mensual
de dicha circular. Por lo anterior y teniendo en cuenta que se viene dando cumplimiento a la socialización de dicha circular,
solicito retirar respetuosamente la citada observación. Se adjunta documentos de la socialización.”

RESPUESTA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
Una vez evaluada la respuesta dada, la observación se RATIFICA, debido a que los soportes allegados no desvirtúan la
condición y la causa establecida en la observación No. 1, para el riesgo 24 Detrimento Patrimonial. Igualmente, en el
desarrollo de la auditoría se evidenciaron los correos enviados para cumplir la actividad de control: “El personal del grupo
de inventarios socializará cada mes la Circular de Lineamientos No. 190.180-08 con todos los funcionarios y contratistas
de la entidad”; y los mismos evidencian que sólo a partir de mayo de 2020 fueron socializados conforme lo establecido
en el control descrito en el mapa de riesgos.
Observación No. 2 – Desarticulación de los lineamientos normativos en materia de manejo de inventarios
Condición:
Se observó que el numeral 5.5.1 del Manual de Políticas Contables, respecto a los Activos intangibles estableció: “Para
efectos del reconocimiento, los Grupos encargados de su adquisición, administración y control, deberán informar al área
contable de la ESAP, las novedades que se presentan con esta clase de activos, ya sea adquisición, traslado o bajas
para lo cual deberán soportar con documentos idóneos. Al tratarse de recursos no monetarios sin apariencia física, el
proceso de reconocimiento, control y administración no será responsabilidad del área de almacén o inventarios, la misma
estará a cargo del Oficina de sistemas e informática de la ESAP”, por lo anterior, se evidenció se está dando cumplimiento
al Manual de Políticas Contables sobreponiendo a lo establecido en la Resolución 400 del 18 de mayo de 2005 y la
Resolución 461 del 12 de mayo de 2009, que determina las actividades y funciones del Grupo de Almacén e Inventarios.
Criterio:
Resolución 400 de 2005, “Por la cual se dictan disposiciones en el manejo de inventarios de la Escuela Superior de
Administración Pública y se dictan otras disposiciones”, en su capítulo I “De los Inventarios”, Artículo 1 “Los inventarios
de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP-, los componen el conjunto de bienes devolutivos que sean
utilizables tanto nuevos como usados en el almacén y bodega de la entidad, bienes de consumo que hayan ingresado
por adquisición, donación o convenio. A partir de la vigencia de la presente Resolución estarán a cargo del Grupo de
Inventarios y Almacén”
Causa:
Desactualización en la definición de lineamientos normativos internos.
Consecuencia:
Dualidad en la asignación de la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones asignadas a Almacén e Inventarios.
RESPUESTA DEL AUDITADO:
El Grupo de Almacén e Inventarios en el oficio No. 190.1480.20-133 de octubre de 2 de 2020, manifestó: “La Resolución
400 de 2005, en su artículo 2: Se entiende por elementos devolutivos los que por su naturaleza y características no se
consumen por el primer uso y permiten ser usados por una o varias personas y por una o más oportunidades, además
son elementos físicos susceptibles de valoración …, por lo tanto, no hay lugar a una desactualización de los lineamientos
y tampoco dualidad en la asignación de responsabilidad por parte del GGAI, dado que su control es meramente sobre los
bienes físicos de la entidad.”

De acuerdo con la respuesta dada y en verificación previa por la Oficina de Control Interno, se constató que ésta no
desvirtúa la condición y el criterio determinado en la observación, dado que la Resolución No. 400 de 18 de mayo de 2005
en su parte introductoria establece: “Por la cual se dictan disposiciones en el manejo de inventarios de la Escuela Superior
de Administración Pública y se dictan otras disposiciones”. (Subrayado fuera de texto), como también, en la parte
resolutiva solo se hace referencia al manejo de los bienes devolutivos y no se hace mención al manejo de los bienes
intangibles, que igualmente forman parte de los inventarios de la Entidad, por lo anterior la observación No. 2 se
RATIFICA.
Observación No. 3 – Inconsistencia en la Resolución 461 del 12 de mayo de 2009
Condición:
Se corroboró que no se ha dado cumplimiento a la recomendación señalada en el Informe de Auditoría Interna al Proceso
de Adquisiciones, realizada en la vigencia 2019, respecto a la Resolución 461 de 2009 “ (…) modificar el acto
administrativo con los cambios que estén vigentes a la fecha, y de esta manera conformar el grupo o eliminarlo de los
grupos internos de trabajo”.
Criterio:
Resolución 461 de 2009, “Por la cual se reorganizan y se crean dos grupos internos de trabajo de la Subdirección
Administrativa y Financiera de la ESAP”, en su Artículo 1 se crea el Grupo de Compras y Servicios Generales.
Causa:
Deficiencias en la aplicación e implementación de la normativa interna.
Consecuencia:
Incumplimiento a las disposiciones de la normativa interna.
RESPUESTA DEL AUDITADO:
Respuesta recibida mediante oficio No. 190.1480.20-133 de octubre de 2 de 2020: “Frente a la observación de
Inconsistencia en la Resolución 461 del 12 de mayo de 2009. Es importante manifestar que durante el último mes el
Grupo de Gestión de Compras ha estado trabajando en el levantamiento de las cargas laborales asociadas a las
actividades que se desarrollan actualmente en este grupo en armonía al proceso de rediseño de la estructura
organizacional y administrativa de la Escuela”.
Con base en la respuesta dada, la observación se RATIFICA.

RESUMEN DE OBSERVACIONES
N° Observaciones Repetitivo
Debilidad en la definición de los riesgos de corrupción y sus controles, determinados en
1 No
el mapa de riesgos.
2 Desarticulación de los lineamientos normativos en materia de manejo de inventarios. No
3 Inconsistencia en la Resolución 461 del 12 de mayo de 2009. No
Nota: El plan de mejoramiento hará parte integral del informe definitivo (formato RE-E-GE-19 v4).
CONCLUSIÓN
Una vez finalizada la auditoría interna de evaluación y seguimiento a la Gestión Administrativa y verificada la aplicación
de los procedimientos correspondientes, se evidenció que existen situaciones que deben ser atendidas para el
mejoramiento del proceso, igualmente es importante tener en cuenta las recomendaciones plasmadas en el informe, las
cuales tienen el propósito de promover el fortalecimiento al desempeño de la gestión institucional.
Bogotá D.C., octubre 07 de 2020
MARIA MAYERLY PEDREROS PINZÓN

Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró: Nancy Rodríguez Pascuas - Contratista OCI

Nubia Pimiento de Gómez – Contratista OCI

PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Proceso o Territorial: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Responsable: SUDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios y Grupo de Gestión de Compras y Servicios Generales
Fecha de suscripción: 14 de octubre de 2020
Fecha seguimiento:
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Unidad de Fecha Fecha Plazo en
Dimensión
No. Descripción hallazgo / Observación Causa Efecto Acción correctiva Objetivo Descripción de las Metas medida de las iniciación terminación semanas de Medio de
de la meta % Avance Observación Estado Evidencia
Metas Metas Metas las Meta verificación
*Revisar y definir nuevamente el el

– Debilidad en la definición de los riesgos Desconocimiento de la riesgo No 24. correspondiente al
*Identificar el riesgo que puede afectar el *Definir el riesgo
24 y sus controles, determinados en la metodología para la Impacto en el logro de los detrimento patrimonial.
1 manejo y control de los bienes tangibles *Revisar y ajustar los No de actividades 2 01/11/2020 26/02/2021 4
matriz identificación de los riesgos y objetivos del proceso. *Revisar y de ser necesario, definir
(propios y de terceros) de la ESAP. controles del riesgo.
de riesgos. controles. y/o ajustar los controles del riesgo
identificado.
Actualizar la normatividad interna

Dualidad en la asignación de que hace referencia a las *Actualizar normatividad sobre
Desarticulación de los lineamientos Desactualización en la la responsabilidad en el responsabilidades del Grupo de *Contar con normatividad interna que la administración y manejo de
2 normativos en materia de manejo de definición de lineamientos cumplimiento de las funciones Gestión de Almacén e Inventarios sea concordante con las funciones los bienes tangibles de la No de actividades 1 01/11/2020 31/03/2021 5
inventarios normativos internos asignadas a Almacén e (GGAI) en lo que concierne a los asignadas al GGAI ESAP, a través de acto
Inventarios bienes tangibles de propiedad o en administrativo
custodia de la ESAP.
Aplicar correctamente la normatividad en

este aspecto, tal como lo contempla el
Decreto 2489 de 2006, artículo 8º,
Se corroboró que no se ha dado
establece: “Cuando de conformidad con
cumplimiento a la recomendación
el artículo 115 de la Ley 489 de
señalada en el Informe de Auditoría
Expedir la resolución modificando la 1998, los organismos y entidades a
Interna al Proceso de Adquisiciones,
Deficiencias en la aplicación e Inconsistencia en la Resolución 461 de 2009 “ (…) , y de quienes se aplica el presente decreto Actualizar el acto
realizada en la vigencia 2019, respecto a Expedición acto
3 implementación de la Resolución 461 del 12 de esta manera conformar el grupo o creen grupo internos de trabajo, la administrativo que contempla 1 15/10/2020 31/10/2020 1
la Resolución 461 de 2009 “ (…) modificar administrativo
normativa interna. mayo de 2009. eliminarlo de los grupos internos de integración de los mismos no podrá ser la normatividad vigente
el acto administrativo con los cambios que
trabajo”. inferior a cuatro (4) empleados,
estén vigentes a la fecha, y de esta
destinados a cumplir las funciones que
manera conformar el grupo o eliminarlo de
determine el acto de creación, las cuales
los grupos internos de trabajo”.
estarán relacionadas con el área de la
cual dependen jerárquicamente.”
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Nombre Dueño del Proceso: ALEXANDRA RODRIGUEZ DEL GALLEGO Nombre Jefe Oficina de Control Interno MARIA MAYERLY OLIVA PEDREROS PINZON
Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera Cargo Jefe Oficina de Control Interno
Firma Firma
Versión: 04 Fecha de actualización: 16/05/2018 Página 1 de 1 Código: RE-E-GE-19

Informe Definitivo Auditoria Proceso Gestión Administrativa 2021

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Informe Definitivo Auditoria Proceso Gestión Administrativa 2021

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150.1220.35.

Bogotá D.C., 29 de octubre de 2020

Respetado doctor Medellín,

MARIA MAYERLY PEDREROS PINZON

Anexo: Informe definitivo de auditoría de evaluación y seguimiento, (28) folios.

Elaboró: Nubia Pimiento de Gómez - Nancy Rodríguez Pascuas

Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN

TIPO DE INFORME: INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

LUGAR Y FECHA DE REALIZACION AUDITORIA: PERIODO A AUDITAR:

Nubia Pimiento de Gómez – Contratista OCI

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 1 de 28 Código RE-E-GE-20

COMPROMISO DEL AUDITADO:

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 2 de 28 Código RE-E-GE-20

CONTEXTO GENERAL DE LA AUDITORIA

La metodología aplicada al presente informe corresponde a la verificación y análisis de documentación, a través de

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 3 de 28 Código RE-E-GE-20

PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2020.

1) Escenario estratégico: Desarrollo institucional

2) Escenario estratégico: Desarrollo institucional

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 4 de 28 Código RE-E-GE-20

4) Escenario estratégico: Desarrollo institucional

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 5 de 28 Código RE-E-GE-20

Indicador Anual: Vehículos adquiridos

5) Escenario estratégico: Desarrollo institucional

RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓN ASOCIADOS AL PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 6 de 28 Código RE-E-GE-20

Inventarios solicitará al Jefe de Oficina/Coordinador/subdirector/

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 7 de 28 Código RE-E-GE-20

Fuente: Información Grupo Almacén e Inventarios

De acuerdo a lo expresado anteriormente, se evidenció que es responsabilidad de la Oficina de Sistemas e

2. En lo referente al riesgo de corrupción 24 “Detrimento patrimonial”, en el ejercicio auditor se confirmó la existencia de

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 8 de 28 Código RE-E-GE-20

CRONOGRAMA TOMA FISICA SEDE CENTRAL, TEUSAQUILLO Y ROSALES VIGENCIA 2020

PISO DEPENDENCIAS FECHA RESPONSABLES

SUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO

GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 09/09/2020- NESTOR

OFICINA JURIDICA 10/09/2020- DAVID RUIZ

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 9 de 28 Código RE-E-GE-20

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 10 de 28 Código RE-E-GE-20

INDICADORES DE GESTIÓN Y CUMPLIMIENTO.

Fuente: SIG – ESAP

FOCOS EVALUADOS EN LA AUDITORIA AL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Grupo Almacén e Inventarios

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 12 de 28 Código RE-E-GE-20

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 13 de 28 Código RE-E-GE-20

 Se presenta demora en la respuesta a los requerimientos realizados a la Oficina de Sistemas e Informática,

CANT. FECHA TIPO DE

Asignación automática de consecutivo de serial de

Ajuste al formato de paz y salvo de ACT.FIJOS,

Error del reporte valorizado de ACT.FIJOS

Incluir columna de deterioro. SAFACTIV

ACTIVOS FIJOS- Realizar control en la generación del DETERIORO

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 14 de 28 Código RE-E-GE-20

Fuente: Información Grupo Almacén e Inventarios

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 15 de 28 Código RE-E-GE-20

 Egreso de bienes de consumo

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 16 de 28 Código RE-E-GE-20

Total 101 - Sede Central 126.015.293.912,00 126.015.293.912,00

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 17 de 28 Código RE-E-GE-20

 Comité de Almacén e Inventarios

Solicitar al grupo de Archivo y  Betty Constanza Lizarazo (Jefe Jurídica) No se cumplió

Versión 06 Fecha: 12/04/2019 Página 18 de 28 Código RE-E-GE-20

Grupo Infraestructura y Mantenimiento