Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura

Sala Administrativa
SIGC
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.

PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCION DE PODER DE UN ABOGADO (ENTREGA

DE UN CARGO) EN LA UNIDAD DE ASISTENCIA LEGAL – DIVISIÓN DE PROCESOS
Elaboró Revisó Aprobó
Directora División Procesos Directora Unidad de Asistencia Legal Comité de Calidad

Fecha: 10-10-2009 Fecha: 16-10-2009 Fecha: 05-11-2009

A
1. OBJETIVO

D
El presente documento establece los métodos y técnicas que deben seguirse para la sustitución de poder de
un abogado en la Unidad de Asistencia Legal – División Procesos (entrega de puesto) cuando por cualquier
razón los abogados encargados de la defensa de la Rama Judicial, asignados a esa División se retiran del

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servicio, bien sea de carácter temporal o definitivo, con el fin de garantizar la continuidad y la representación
de la Rama Judicial, así como la definición de responsabilidades y responsables para la ejecución y control de
las actividades de entrega.

O
Dada la importancia del instructivo, deberá ser de estricto cumplimiento evitándose todo trámite diferente al
establecido.
R
Este documento es un material de consulta permanente por quienes tienen responsabilidad de ejecutar y
T
controlar los procedimientos respectivos.
2. ALCANCE
N

El procedimiento para la Defensa Judicial tendrá alcance solamente para los servidores (as) de la Unidad de
O

Asistencia Legal, División Procesos, Oficina de Asuntos Internacionales y Direcciones Seccionales

C

3. RESPONSABLE

Los responsables de garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento son: la Directora de la
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Unidad de Asistencia Legal y la Directora Administrativa de la División de Procesos.

4. DEFINICIONES
P

Acción: Es el instrumento jurídico para obtener algo

Acto jurídico: Es un hecho voluntario y lícito que tiene por fin inmediato crear, modificar o extinguir una
O

relación jurídica. Un acto jurídico procesal (que es una especie del anterior) de igual manera es un hecho
voluntario y lícito que tiene por fin inmediato crear, modificar o extinguir una relación jurídica procesal, es decir,
C

un proceso (interponer una demanda, desistir de ella, reconvenir, producir una prueba, dictar sentencia, etc.).
Allanamiento: Es un acto de disposición del demandado mediante el cual se somete lisa y llanamente a la
pretensión del acto.
Apoderado: La persona a la que se le otorga poder para representar a alguien
Audiencia de conciliación: Es la diligencia que realizan las partes, bien sea ante un juez o procurador, con el
fin de solucionar una controversia.
Desistimiento: Se trata de un acto de disposición de la relación procesal por parte del actor que puede
desistir del proceso o de la acción, o del demandado cuando desiste de las defensas que hubiere opuesto.
Transacción es el contrato del derecho civil mediante el cual, las partes, haciéndose concesiones recíprocas
extinguen los derechos litigiosos.
Expediente judicial: Es un instrumento público en los términos del artículo 979 del Código Civil. Como se dijo
también al referir a la terminología, el concepto de expediente se corresponde con la tercera acepción del
vocablo proceso. Se lo puede definir como el legajo de actuaciones o piezas escritas que registran los actos
procesales realizados en un juicio, ordenadas cronológicamente y foliadas en forma de libro, provistas de una
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 carátula destinada a su individualización. En definitiva, el expediente es un legajo de papeles, pero sujeto a
normas para su formación y conservación
Ficha de Conciliación: Documento hecho por un abogado en donde consta el análisis de una solicitud de
conciliación para someter a consideración del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Rama Judicial.
Ficha de poder: Documento en donde consta el estudio previo que hace el abogado a quien se le ha
asignado un proceso judicial y en donde consta: hechos, pretensiones, estudio jurídico etc., el cual se somete
a consideración del Director Ejecutivo, previo visto bueno de la los directores de División Procesos y Unidad de
Asistencia Legal.
Ficha de repetición: Documento realizado por un abogado, en donde consta el análisis de un pago hecho por
la Rama Judicial y respecto cual se hace necesario establecer si es pertinente o no iniciar acción de
repetición, con el fin de someterla a consideración del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Rama
Judicial.
Notificación: Es el acto por el cual se pone en conocimiento de las partes o de un tercero una resolución
judicial.
Parte: Es todo sujeto esencial o necesario que requiere por sí, o en cuyo nombre se requiere, la satisfacción
de una pretensión; y aquél contra quien dicha satisfacción es requerida. El proceso es una relación jurídica

A
entre dos partes: una que pretende (acciona) y otra que contradice (reacciona, se defiende). Por el principio
del contradictorio esencial para la búsqueda de la solución en un método dialéctico- las dos partes se

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enfrentan como se adelantara- delante de un tercero imparcial: el juez o tribunal que es el otro sujeto esencial
del proceso.

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Plazo procesal: Es el espacio de tiempo destinado al cumplimiento de los actos del proceso.
Poder: Acto o instrumento en que consta la facultad que alguien da a otra persona para que en lugar suyo y
representándole pueda ejecutar algo. Es el instrumento para acudir a un proceso
Proceso judicial: Proceso judicial es el conjunto de actos coordinados que se ejecutan por las personas, bien

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sea directamente o por intermedio de sus apoderados, ante los funcionarios competentes del órgano judicial
del Estado, para obtener, mediante la actuación de la ley en un caso concreto, la declaración, la defensa o la
realización coactiva de los derechos que pretendan tener las personas privadas o públicas, en vista de su
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incertidumbre o de su desconocimiento o insatisfacción (en lo civil, laboral o contencioso administrativo) o para
la investigación, prevención y represión de los delitos y las contravenciones (en materia penal), y para la tutela
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del orden jurídico y de la libertad individual y la dignidad de las personas, en todos los casos (civil, penal, etc.).
Pruebas: Elementos que tienen por fin hacer ingresar al proceso material de conocimiento (también se dice:
N

material de convicción) para convencer al juez de la verdad de nuestras afirmaciones.

Registro: Acción y efecto de grabar los datos de cada uno de los procesos judiciales asignados a cada
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abogado.
Sujeto procesal: Son las personas que intervienen en un proceso. En el proceso cabe distinguir dos tipos o
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clases de sujetos: los sujetos necesarios o esenciales y los sujetos eventuales o secundarios. Esta
clasificación atiende al hecho de que, la presencia de los primeros hace a la existencia misma del proceso, al
tiempo que los segundos, encontrándose o no presentes no van a alterar la sustancia del proceso sino que,
simplemente, lo van a calificar. Son sujetos necesarios o esenciales del proceso el Juez o Tribunal y las
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partes. Un proceso no es tal si no aparecen configurados el juez y las partes.

Término: Es el límite del plazo. Etimológicamente deriva de una expresión que significa borde, límite, fin, tanto
en el espacio como en el tiempo. El plazo es, concretamente, el espacio de tiempo, el término, el extremo (fin).
P

5. NORMATIVIDAD
O

• , Constitución Política de Colombia.

• Código Contencioso Administrativo.
C

• Ley 270 de 1996

• Ley 1285 de 2009
• Código Civil y Código de Procedimiento Civil.
• Ley 678 del 2001.
• Ley 734 de 2002 y demás normas que la modifiquen y adicionen.

6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Información del retiro
de un funcionario
Código: P-AAL-04
Es el acto mediante el cual se le informa a la Director Ejecutivo.
Directora de la División de Procesos o de la Unidad Directora de
de Asistencia Legal del retiro del servicio de un Recursos Humanos.
funcionario asignado a la División Funcionario de la
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 6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

División
2 Inventario de asuntos Es el proceso mediante el cual se determinan los Director de la
asignados al asuntos asignados al funcionario que se va a retirar División de Procesos.
funcionario que se va del servicio. Funcionario
a retirar encargado de la base
Dichos asuntos pueden ser: datos de la División.
Secretaria de la
• Procesos judiciales División.
• Acciones de tutela Funcionario que se
• Solicitudes de conciliación retira del servicio.
• Casos de estudio para acción de repetición
• Solicitudes de concepto.

A
• Derechos de Petición
3 Designar funcionario Identifica el funcionario o los funcionarios que Director Ejecutivo

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(a) reemplazante asumirán los asuntos que venía conociendo en Director de Unidad
funcionario que se retira del servicio. de Asistencia Legal

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Director de la
División de Procesos.
4 Impartir I Director de la
Instrucciones División de procesos.

5 Iniciación del proceso
de empalme
O
Imparte instrucciones al funcionario que se retira del Funcionario que se
servicio y el o los que asumen los asuntos de retira del servicio.
conocimiento del primero, con el fin de establecer la
R Funcionario (s) que
metodología del proceso de empalme. asume los asuntos.
Proceso en virtud del cual el funcionario que se Funcionario que se
T
retira del servicio relaciona, explica y entrega retira del servicio.
físicamente, los asuntos que venía conociendo al Funcionario (s) que
N

que los asume. Proceso que comprende la entrega asume los asuntos.
de la relación de asuntos debidamente actualizada
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y si existen actuaciones pendientes de ejecución

deben terminarse y registrarse en la (s) base (s) de
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datos.

Para lo anterior, deberá levantarse un acta de

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entrega en la cual debe constar todos y cada uno

de los asuntos de su conocimiento y la entrega
material de todos ellos. El acta debe contener un
anexo por cada uno de los asuntos entregados de
P

la siguiente forma:
O

1. Procesos judiciales
2. Acciones de tutela
C

3. Solicitudes de conciliación
4. Casos de estudio para acción de repetición
5. Solicitudes de concepto.
6. Derechos de Petición
7. Asuntos especiales
8. Relación de expedientes judiciales
9. Certificación de registro en la base de
datos.

El funcionario que recibe debe verificar físicamente

la existencia de todos los documentos o
expedientes judiciales entregados, así como que, si
es del caso, los mismos se encuentren registrados
en las bases de datos y debidamente actualizados,
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 6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

de lo contrario asume la responsabilidad de
registrarlos.

6 Elaboración del acta Levantamiento de un documento en el que consta Funcionario que se

de entrega del cargo. la relación de los asuntos que venía conociendo el retira del servicio.
funcionario que se retira y la entrega física y Funcionario (s) que
material de los mismos al (los) que los asume. asume los asuntos.

7 Validación del Es el acto en virtud del cual el funcionario que se Director de la

proceso retira del servicio y el o los que asumen presentan a División de procesos.
consideración del Director de la División el acta de Funcionario que se
entrega retira del servicio.
Funcionario (s) que

A
asume los asuntos.
8 Autorización del retiro Es el proceso en el cual el Director de la División Director de la

D
del funcionario imparte su aprobación al trabajo de entrega División de procesos.
autorizando el retiro del funcionario, elaborando al Secretaria de la

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efecto memorando dirigido a las Unidades de División.
Asistencia Legal y Recursos Humanos. Directora de la
Unidad de Asistencia
Legal

O
Directora de la
Unidad de Recursos

9 Cambio de registros
R
Es el proceso en virtud del cual se cambia el
Humanos
El funcionario que
T
nombre de apoderado en la base de datos de asumen los
procesos judiciales. procesos.
N

El funcionario
encargado de la base
de datos de
O

procesos.
Secretaria de la
C

División de Procesos.
10 Elaboración de Con base en el acta de entrega el o los funcionarios El funcionario que
nuevos poderes que reciben los asuntos entregan a la secretaria de asumen los
IA

la División la relación de poderes que deben procesos.

realizarse con el fin de perfeccionar la sustitución El funcionario
de la representación judicial. encargado de la base
P

de datos de
procesos.
O

Secretaria de la
División de Procesos
C

11 Visto bueno de Es el procedimiento mediante el cual el o los Directora de la

poderes funcionarios que reciben los asuntos presentan a Unidad de Asistencia
los Directores de la División de Procesos y de la Legal
Unidad de Asistencia Legal el poder de sustitución Directora de la
para su aprobación y posterior otorgamiento del División de Procesos.
Director Ejecutivo Funcionario (s) que
asumen
12 Otorgamiento del Proceso en virtud del cual el Director Ejecutivo de Director Ejecutivo
poder Administración Judicial concede poder a (los)
funcionario (s) que asumen.
13 Presentación El proceso en virtud del cual se coloca nota de Funcionario (s) que
personal presentación personal al poder otorgado por el asumen
Director Ejecutivo Oficina Judicial
14 Radicación en el Proceso por el cual el nuevo abogado allega al Funcionario (s) que
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 6. ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

despacho judicial proceso el poder de sustitución asumen
Despachos judiciales.
15 Presentación de Es el acto por medio del cual el o los funcionarios El funcionario que
informe que asume los procesos informan del asumen los
perfeccionamiento de la sustitución de la procesos.
representación judicial, incluyendo la radicación del Directora de la
nuevo poder División

7. REGISTROS
RESPONSABLE CRITERIO
LUGAR DE TIEMPO DE
CODIGO NOMBRE DE DE DISPOSICIÓN
ARCHIVO RETENCIÓN
DILIGENCIARLO ARCHIVO

A
Procesos División de Archivo de Cronológico 2 años Conservación
Judiciales. Procesos. trámite de la transitoria.

D
División de
Procesos.

LA
7. ANEXOS

O
F-AAL-07 Formato de acta de entrega

8. CONTROL DE CAMBIOS R
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No aplica para esta versión.
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O
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P
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