Comunicación, Gestión de Stakeholders y Cierre de Proyecto

La necesidad de un Plan de Comunicaciones

La necesidad de un Plan de Comunicaciones

Al crecer, las comunicaciones en una compañía se van entorpeciendo. En Errecom se

dieron cuenta de ello y tomaron las acciones necesarias: diseñar y comenzar a aplicar
una Matriz de Comunicaciones.

La compañía Errecom es una empresa que se dedica a la inversión inmobiliaria y su negocio principal es la
evaluación, diseño, construcción y arriendo de locales comerciales. La compañía compra terrenos en lugares
con alto desarrollo urbano y construcción de nuevas viviendas.
Se dedican a diseñar distintos tipos de centros comerciales, orientados a atender clientes residenciales y a
aquellos que pasan por el lugar en el cual están ubicados. Estos últimos clientes están conformados por
automovilistas que en su trayecto se detienen a comprar productos.
El diseño de los centros comerciales considera estacionamientos con acceso desde las vías principales del flujo
vehicular, por lo general con construcciones de dos pisos destinados a clientes de almacenes de conveniencia,
lavandería, botillería, locales de comida rápida con reparto y gimnasios, entre otros, formato que se conoce hoy
en día como stripcenters.

Situación actual
La compañía tiene hoy 19 proyectos en construcción, ubicados en distintas ciudades para una cartera de
clientes importantes. Una construcción demora siete meses en promedio, y el inicio de la operación, por lo
general, depende de los tiempos que demora la recepción municipal.
Las etapas de selección, anteproyecto y licitación se llevan a cabo por el personal de la compañía. Una vez
aprobado el anteproyecto, se realiza una licitación para la etapa de construcción.
El Departamento Comercial se dedica a recibir las especificaciones de requerimientos por parte de los clientes,
y realizar la venta de los arriendos.
El área de Operaciones y Proyectos se dedica a supervisar la construcción de nuevos centros comerciales y a
vigilar y controlar la mantención que necesitan los actuales locales en funcionamiento.
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La necesidad de un Plan de Comunicaciones
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Debido al aumento de los proyectos en construcción, una de las dificultades que están presentando es la
comunicación al interior de la organización y también con los clientes, respecto al avance de los proyectos;
la etapa en la cual se encuentran y la entrega de respuesta a los requerimientos hechos por los clientes.

Comité de Comunicaciones
El directorio de la compañía decidió conformar un comité para abordar la problemática existente en la
comunicación. Para esto, solicitó a este comité la elaboración de procedimientos y la creación de un Plan de
Comunicaciones como parte importante de esta tarea; una de las solicitudes es que los directores de proyecto,
que trabajan para los contratistas, informen el avance de cada uno de sus proyectos y que incluyan las
actividades de comunicación en los cronogramas.
Para desarrollar estos procedimientos y proponer un Plan de Comunicaciones, el comité llevó a cabo las
siguientes tareas:
Ejecutar reuniones con cada uno de los directores de proyecto, a fin de obtener la información y formatos
que actualmente estaban utilizando para comunicar el avance del proyecto.

Realizar un levantamiento acerca de la necesidad de información, la frecuencia y el método más

adecuado para la entrega de información.

Luego, se reunió con los principales clientes para conocer su necesidad de información, la frecuencia y el
formato que les parecía más conveniente para recibirla y canalizarla según sus requerimientos.

Por último, se reunió con las áreas comerciales y los integrantes del equipo de cada proyecto, a fin de
conocer las necesidades de mejoras y herramientas necesarias para la comunicación del proyecto.
Una vez realizado el análisis e integración de esta información, el comité elaboró una propuesta para la gestión
de las comunicaciones del proyecto.

Resultados del Comité de Comunicaciones

1. Modificación de los procesos de Gestión de Proyectos
El comité modificó el marco metodológico de dirección de los proyectos y se incluyó en el proceso de desarrollo
del plan, las actividades para planificar las comunicaciones, análisis de los interesados y, en los procesos de
control, las actividades para recopilar la información de los proyectos e informar el rendimiento de estos.
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2. Incorporación del análisis de los requerimientos de las

comunicaciones
Todos los proyectos deben realizar un análisis de los requerimientos de información, para lo cual, crearon un
formato estándar para elaborar y registrar su resultado. A partir de este resultado, elaboraron el Plan de
Comunicación.

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3. Desarrollo del Plan de Comunicación

Con el resultado del análisis, se desarrolló un Plan de Comunicaciones y un resumen, el que quedó registrado
en la Matriz de Comunicaciones. Esta matriz acompaña todo el ciclo de vida del proyecto y se actualiza de
acuerdo a las necesidades de información de cada etapa.

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*Caso ficticio, basado en experiencias reales.