RADICACIÓN E HISTORICO DE INCAPACIDADES

PORTAL CORPORATIVO

CONTENIDO

Ingreso a la plataforma
Radicación de Incapacidades
Información Bancaria
Formatos disponibles
Radicación de Formatos Compensar (Reporte Individual)
Radicación de Formatos Compensar (Reporte Masivo)
Radicación de Otros Formatos (Reporte Individual)
Radicación de Otros Formatos (Reporte Masivo)
Histórico de Incapacidades
Histórico de Incapacidades – Estado de Incapacidades
Histórico de Incapacidades – Incapacidades Pagadas
Histórico de Solicitud de Radicación de Incapacidades

Esta funcionalidad le permite:

1. Radicar de forma individual y masiva las solicitudes de reconocimiento económico por enfermedad general, licencias
de maternidad y/o paternidad.
2. Consultar y/o actualizar datos bancarios (número y tipo de cuenta, banco y titular).
3. Consultar histórico de incapacidades (radicadas y pagadas).
4. Consultar el estado de las solicitudes de radicación incapacidades.

Ingreso a la plataforma
1. Ingrese a www.compensar.com y seleccione el icono ubicado en la parte superior derecha de la página.
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2. Digite su número de NIT y clave empresarial.

3. En el icono despliegue el menú y seleccione la opción “Salud”, seguido de “Más servicios de salud”.
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4. En la parte izquierda ubique la sección “Trámites y Certificaciones”, despliegue el menú y seleccione la opción
“Incapacidades”, o en la sección Para Empresas e independientes también se encuentra el botón que lo direcciona a
la funcionalidad.

5. En la pantalla encontrará las 3 funcionalidades de la plataforma:

 RADICAR INCAPACIDADES
 HISTORICO DE INCAPACIDADES
 HISTÓRICO SOLICITUD DE RADICACIÓN DE INCAPACIDADES
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Radicación de Incapacidades

Esta funcionalidad le permite radicar la solicitud del reconocimiento económico por enfermedad general, licencia de
maternidad o paternidad.

1. Sí el trámite que necesita realizar es la radicación de incapacidades médicas, identifique la funcionalidad “Radicar
Incapacidades” y seleccione el botón “Radicar”.
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Información Bancaria

2. Cuando se ingresa a la funcionalidad “Radicar Incapacidades” la primera información que encontrara en pantalla
será la relacionada con la cuenta bancaria que tiene inscrita su empresa en Compensar EPS para el pago de
prestaciones económicas. Si necesita modificar el número de cuenta seleccione el botón “Cambiar los datos
bancarios” o en caso de no tener datos bancarios registrados se le activará el botón de “Ingresar los datos
bancarios” y siga los paso que se presentan a continuación Si no es de su necesidad pase a las pestañas Unidades
de Servicio.

3. Ingrese los datos solicitados: Número de cuenta, tipo de cuenta y banco, en el botón “Adjuntar certificado”
ingrese la imagen del comprobante bancario y en el cuadro “fecha vigencia certificado” seleccione la fecha de
expedición del mismo. (Recuerde que si su certificado fue expedido hace más de 90 días, no será válido como
soporte para la operación). Haga clic en el botón “Continuar”.
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4. El sistema le solicitará que verifique la información ingresada, si es correcta seleccione “Enviar”. Si encuentra
alguna inconsistencia haga clic en “Regresar”.

5. El sistema le muestra en pantalla un mensaje que indica que el proceso anteriormente realizado, ha sido exitoso.
También le asignara un número de solicitud con el cual puede comunicarse a nuestro call center para verificar el
estado de su solicitud.
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6. Al ingresar de nuevo a la opción “Radicar Incapacidades” Un aviso le indicará el estado de la solicitud de cambio
de cuenta (ENVIADO, EN TRAMITE, APROBADO).
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Formatos disponibles

1. En la parte inferior, podrá ver las opciones de formatos para radicar las incapacidades. Estas son: “Formato
Compensar” y “Otros formatos”. En cada una encontrará la posibilidad de hacer un reporte individual o masivo.

Formato Compensar: son todas aquellas incapacidades entregadas por Compensar EPS e IPS adscritas a nuestra
prestación (Incapacidades con el logo de compensar)
Otros formatos: son todas aquellas incapacidades entregadas por otros prestadores de salud, donde asiste el
usuario por una urgencia pero no son de la Red de Compensar (ej: Cruz Roja, Clinica Shaio, Hospital Universitario
Mederi, etc) o las incapacidades que se hayan elaborado manualmente por nuestros prestadores.
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Radicación de Formatos Compensar (Reporte Individual)

1. Cuando el reporte sea en Formato Compensar y para 1 solo trabajador, elija “Reporte Individual”.
Aquí puede radicar un máximo de 10 incapacidades de un trabajador. Seleccione tipo de documento, digite
número correspondiente y en el recuadro, ingrese uno a uno el número de incapacidad que se encuentra en el
certificado entregado por el profesional.

Los números de incapacidad deben diligenciarse en forma de listado (uno por línea), sin ingresar caracteres
especiales, comas, puntos o espacios, con un máximo de 10 registros.

Seleccione el botón “Continuar”

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2. En pantalla aparecerá un detallado

“Incapacidades Validas”: Aquellas que el sistema cruzo con nuestras bases de datos y son permitidas para
radicación. Se muestra la información de la incapacidad: Tipo de documento, número de documento, nombre del
trabajador, número de incapacidad, fecha inicial y final de la incapacidad y el total de días otorgados.

“No encontradas o ya radicadas” Aquellas que nuestro sistema no encontró en base de datos y que pueden tener
las siguientes características:

 El número de incapacidad quedo mal digitado.

 Es una incapacidad posiblemente fraudulenta.
 Anteriormente fue radicada.

Después de verificar la información de clic en la opción “Confirmar”.

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3. El sistema le entregará el resultado del proceso realizado anteriormente. En la parte superior puede ver en detalle
las incapacidades que fueron radicadas exitosamente, junto con el link para descargar el soporte correspondiente.
En la parte inferior los registros que no fueron radicados.

4. En “Descargar confirmación” puede acceder al documento soporte que certifica que la radicación se llevo a
cabo.
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Radicación de Formato Compensar (Reporte Masivo)

1. Cuando el reporte sea en Formato Compensar y necesite radicar de 2 a 100 incapacidades para diferentes
trabajadores, elija la opción “Reporte Masivo”.En este reporte puede radicar hasta 100 incapacidades, cargando
un archivo plano (formato .txt), que contenga un listado con el tipo y número de documento y el número de
incapacidad.

La estructura debe ser: Tipo de documento en mayúsculas (CC, CE, TI según corresponda), número de documento
y número de incapacidad (como se detalla en la imagen). No se permiten caracteres especiales, puntos ni espacios,
tampoco más de 100 registros pues el sistema no permitirá subir el archivo.

2. Cuando tenga preparado su archivo, seleccione “Cargar Archivo” o arrástrelo al espacio disponible y haga clic en
el botón “Continuar”.
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3. En pantalla aparecerá un detallado

“Incapacidades Validas”: Aquellas que el sistema cruzo con nuestras bases de datos y son permitidas para
radicación. Se muestra la información de la incapacidad: Tipo de documento, número de documento, nombre del
trabajador, número de incapacidad, fecha inicial y final de la incapacidad y el total de días otorgados.

“No encontradas o ya radicadas” Aquellas que nuestro sistema no encontró en base de datos y que pueden tener
las siguientes características:

 El número de incapacidad quedo mal digitado.

 Es una incapacidad posiblemente fraudulenta.
 Anteriormente fue radicada.

Después de verificar la información de clic en la opción “Confirmar”.

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4. El sistema le entregará el resultado del proceso realizado anteriormente. En la parte superior puede ver en detalle
las incapacidades que fueron radicadas exitosamente, junto con el link para descargar el soporte correspondiente.
En la parte inferior los registros que no fueron radicados.

5. En “Descargar confirmación” puede acceder al documento soporte que certifica que la radicación se llevo a
cabo
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Radicación de Otros Formatos (Reporte Individual)

1. Cuando el reporte sea en otros formatos (unidad médica diferente a Compensar EPS) y la incapacidad a radicar es
para un solo trabajador, elija “Reporte Individual”. (En esta funcionalidad solo es posible radicar de a una (1)
incapacidad por trabajador)

2. Diligencie los datos y agregue los campos obligatorios. adjunte los soportes solicitados de acuerdo al tipo de
incapacidad. para finalizar seleccione “Continuar”. Recuerde que las extensiones de imagen validas son: PNG.
JPEG. TIFF. PDF. y el peso máximo del archivo es de 10 MB.
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3. Verifique que los datos se encuentren correctamente y de clic en “Confirmar”.

4. El sistema le entregará un número de solicitud. La respuesta estará disponible en 5 días hábiles y puede
consultarlo en el link “ESTADO DE SOLICITUDES” o en la funcionalidad “Histórico de Solicitudes de Radicación
de Incapacidades”
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Radicación de Otros formatos (Reporte Masivo)

1. Si su necesidad es radicar más de 1 incapacidad entregada en otros formatos, elija “Reporte Masivo”.
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2. En la opción “Descargar Plantilla” encontrara una plantilla de Excel que le permitirá diligenciar la información
relacionada con las incapacidades. Recuerde que esta plantilla es pre-formada por el sistema y la única que se
puede utilizar para la radicación.

3. Esta plantilla le permite ingresar la información de hasta 30 incapacidades de cualquier trabajador. Diligencie en
su totalidad los datos requeridos. En la pestaña “Ayuda” encontrara información acerca de los documentos que
deben ser adjuntados para la radicación de la incapacidad. Los campos de fechas se debe diligenciar
DD/MM/AAAA.
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4. En la opción “Documentos relacionados” podrá cagar un (1) solo archivo donde relacione los soportes de las
incapacidades previamente diligenciadas en la plantilla de Excel, esté archivo podrá ser cargado en formato PDF,
PNG, JPEG, TIFF.

5. Una vez tenga listos sus documentos, cárguelos en los espacios destinados para este proceso y haga clic en el
botón “Continuar”.
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6. El sistema le mostrará un resumen de documentos enviados. verifique que los documentos a enviar sean los
correctos y de clic en “Confirmar”.

7. El sistema le entregará un número de solicitud. La respuesta estará disponible en 5 días hábiles y puede
consultarlo en el link “ESTADO DE SOLICITUDES” o en la funcionalidad “Histórico de Solicitudes de Radicación
de Incapacidades”
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Histórico de Incapacidades

Esta funcionalidad le permite consultar el archivo de incapacidades de los trabajadores de la empresa, según una fecha
determinada.

1. En la opción “Histórico de Incapacidades”, seleccione “Consultar”.

2. El sistema permite generar 2 tipos de consulta: Por Estado de Incapacidades o Por Incapacidades Pagadas.
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Histórico de Incapacidades – Estado de Incapacidades

1. Si su requerimiento es consultar el estado de incapacidades ya radicadas, elija “Estado de Incapacidades”.

Ingrese la fecha inicial y final de la consulta y seleccione la opción de acuerdo al requerimiento (Todos los
empleados o empleado en específico -agregando los campos requeridos en esta opción-) y haga clic en el botón
“Generar Archivo”.

Recuerde que el rango de fechas a consultar es de máximo un periodo de 12 meses y la consulta más antigua
posible es de 3 años antes del día en que se realiza la transacción.

2. Aparecerá un aviso que indica que su archivo se ha generado exitosamente. En la parte inferior se muestran las
generalidades de su solicitud y el link de descarga.
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3. El archivo le mostrará toda la información relacionada con el historial de prestaciones económicas consultado
anteriormente.

Histórico de Incapacidades – Incapacidades Pagadas

1. Si su requerimiento es consultar el estado de incapacidades ya radicadas, elija “Incapacidades pagadas”.

Ingrese la fecha inicial y final de la consulta y seleccione la opción de acuerdo al requerimiento (Todos los
empleados o empleado en específico -agregando los campos requeridos en esta opción-) y haga clic en el botón
“Generar Archivo”.

Recuerde que el rango de fechas a consultar es de máximo un periodo de 12 meses y la consulta más antigua
posible es de 3 años antes del día en que se realiza la transacción.
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2. Aparecerá un aviso que indica que su archivo se ha generado exitosamente. En esta opción usted cuenta con dos
posibilidades:

 Descargar un archivo de Excel o ver la información directamente

3. Si opta por el archivo de Excel, así se muestra la información.

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4. En el portal transaccional, además de encontrar la información que se muestra en el archivo de Excel podrá ver
un encabezado con la información del pago de la(s) prestaciones económicas que se encuentran en su solicitud.

Histórico de Solicitud de Radicación de Incapacidades

1. Por medio de esta funcionalidad puede consultar el estado de solicitud de la radicación de incapacidades de red
externa. Seleccione el botón “Consultar” y en la parte inferior de la pantalla el sistema arrojara el resultado,
detallando: Fecha de solicitud, Número de Radicado, Número de Incapacidad, Tipo de Documento, Número de
Documento, Estado de la Solicitud (En Tramite, Negada y Radicada) y Causal de Negación.