UNIDAD EDUCATIVA

“MUEY”
Av. Carlos Espinoza y Av. Muey
Correo: uemueyrc@gmail.com
PROYECTO DE GRADO

UNIDAD EDUCATIVA “MUEY”

BACHILLERATO TÉCNICO

PROYECTO DEMOSTRATIVO.
FIGURA PROFESIONAL ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE LA SECRETARIA.
TERCERO AÑO BACHILLERATO
Paralelo “A”

TEMA:
“DISEÑAR UN REGISTRO DE CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LA
DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE LA TIENDA MAIKEL CUMPLIENDO CON LAS
NORMAS DE SEGURIDDAD Y CONFIABILIDAD DE EL BARRIO LA ESPERANZA DEL
CANTON LA LIBERTAD”

Proyecto de grado presentado previo a la obtención del título de Bachiller en

“Organización y gestión de la secretaría”.

AUTOR:
FIGUEROA PANCHANA JEREMY WLADIMIR
TUTOR TÉCNICO:
Lic. Marjorie De La Cruz

FECHA DE ENTREGA:
Jueves, 11 febrero del 2021

Ciudad - Ecuador
2020 – 2021
PARTE I
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PLANIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PLANTEADA

Identificación de contenidos o competencias a aplicar

Tomando en cuenta las competencias desarrolladas en el módulo de contabilidad, para

complementar el proyecto se hará uso de los siguientes módulos:

Comunicación y relaciones profesionales, archivo de la información y operatoria de

teclados. - La comunicación no verbal. La conducta humana. Los usos sociales. La imagen
personal - Comunicación escrita. Normas de comunicación y expresión escrita en la empresa.
Tipos de comunicación escrita. La carta: contenido, estructura y finalidad. Modelos de
comunicación escrita. Abreviaturas comerciales y oficiales. Correspondencia. Principales
normas en la redacción de documentos mercantiles, oficiales y general e s - Conceptos y
hechos asociados a la transmisión

Gestión de datos. - Columna vertebral que conecta todos los segmentos del ciclo vital de la
información. La gestión de datos funciona de forma simbiótica con la gestión de procesos,
garantizando que las acciones que realizan los equipos estén informadas por los datos más
limpios y actualizados que existan, lo que actualmente exige un seguimiento de los cambios y
las tendencias en tiempo real. A continuación, presentamos una visión más exhaustiva de esta
práctica, sus ventajas y dificultades, así como las mejores prácticas que ayudarán a su
organización a sacar el máximo partido de su

Elaboración y presentación de documentos e información. - Normas sobre una

comunicación escrita. - Tipos de comunicación escrita: Personal. Comercial. Científica.
Profesional. Interna. Oficial. - Factores de importancia en la comunicación escrita: El
lenguaje. La presentación. El soporte. El contenido. La corrección (normas generales,
acentuación y signos de puntuación). La riqueza de los sinónimos. - Consideraciones para la
consecución de una buena comunicación escrita. El cumplimiento de las normas básicas de
redacción.

Lenguaje y Comunicación. - Elaborar comunicaciones escritas en que se logren los distintos

efectos de la comunicación. - Defender oralmente ante el grupo los escritos realizados,
destacando el tipo, medios y etapas de la comunicación patentes en los mismos.
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Reconocimiento de temas a revisar y reforzar

Para la elaboración de este proyecto vamos a analizar medios y canales de comunicación para
solicitar, obtener y transmitir información, tanto oral como escrita, en empresas tipo. -
Utilizar adecuadamente la comunicación en el aspecto profesional, procesando la naturaleza
de la situación y aplicando los códigos, técnicas y normas de protocolo. - Afrontar los
conflictos que se originen en el entorno de su trabajo, mediante la negociación y la
consecución de la participación de todos los miembros del grupo en la detección del origen
del problema en cuanto al módulo de comunicación y relaciones profesionales, archivo de
la información y operatoria de teclados.

Tomando en cuenta el módulo de Elaboración y presentación de documentos e

información se analizará los medios y diseñar los formatos de presentación de la
información más adecuados según su naturaleza y destino. - Confeccionar documentación
científica o económica, integrando datos, textos y gráficos, consiguiendo la organización,
formato y presentación adecuados. - Analizar y evaluar los paquetes de «software» más
importantes existentes en el mercado que sean de utilidad en cada una o en todas las
actividades que se realizan normalmente en el trabajo y servicio de secretariado.

En el módulo de Gestión de datos se va a Organizar, mantener y controlar el archivo en

soporte convencional e informático.

Lengua extranjera inglés En donde su objetivo sera Comunicar y procesar información oral
y escrita en lengua inglesa en el ámbito socio-profesional de secretariado, comunicarse
oralmente con un interlocutor en lengua extranjera, interpretando y transmitiendo la
información necesaria para establecer los términos que delimiten una relación profesional
dentro del sector

En el módulo de Lenguaje y Comunicación se va a redactar supuestos de comunicación en

la empresa, diferenciando y defendiendo los distintos tipos de comunicación, lenguajes y
demás particularidades. - Razonar la trascendencia de la comunicación en tiempo real,
urgencia y demás factores basándose en casos prácticos diferentes.
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Planificación del trabajo

FECHAS / SEMANAS Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5

Nº ACTIVIDADES 18 de 21 de 20 de 15 al 20 21 al 26 27 al 01 02 al 05 de 08 al 11
Diciembre Diciembre Enero de Enero de Enero de Febrero febrero de Febrero
Organización y delegación de docentes tutores/guías y
1 √
ubicación de estudiantes.
Coordinación de las actividades del Proyecto de Grado
2 por parte de los docentes, representantes legales y √
equipo UDAI y/o Pedagogos de Apoyo a la Inclusión
3 Aprobación del tema de proyecto √
Acompañamiento en la asesoría al proceso de
4 √ √ √ √ √ √ √ √
elaboración del Proyecto de Grado
PRIMERA PARTE: Planificación y análisis de la situación planteada
5 Identificación de contenidos o competencias a aplicar √
6 Reconocimiento de temas a revisar o reforzar √
7 Planificación del trabajo √
SEGUNDA PARTE: Desarrollo
8 Resolución de las tareas del caso planteado √
9 Actualización de proyecto √
10 Respuesta a pregunta teórica, opción múltiple √
11 Importancia y aplicabilidad de la Figura Profesional √
TERCERA PARTE: Reflexión
12 Explicación escrita del desarrollo √
CUARTA PARTE: Sistematización
Organización del portafolio y presentación del
13 Proyecto Demostrativo. √
Recolección de trabajos y calificación de trabajos.
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PARTE II
DESARROLLO
Resolución de las tareas del caso planteado (redacción del proyecto)

La carencia de un manual de organización en la empresa, lo que dificulta la determinación de

las responsabilidades y actividades pertinente de los almacenistas y funciones de almacén.
La creación de manuales administrativos y procedimientos para los diferentes departamentos,
los cuales, se encuentra actualmente en proceso, lo que podría contradecir con los
procedimientos a proponer en el manual de registro y, control de entrada y salida de
materiales.
Otra limitante es la selección de un sistema electrónico de control y entrada y salida de
materiales, debido al limitado tiempo disponible para su investigación y evaluación del
funcionamiento de los programas existente en el mercado.
Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la salida de
materiales aplicado en “Maykel

Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de realizarlas.

Identificar que actividades y funciones debe cumplir la TIENDA MAYKEL
Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida en el local, así
como de entrega y control de las cajas de productos.
Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para la TIENDA MAYKEL
Proponer las bases para un sistema electrónico de control de inventario en lo que sea necesario.

Retroalimentación con docente

Según el cronograma del 18 al 20 de enero, se realizó el respectivo acompañamiento que se
trató sobre la planificación y el análisis de la situación planteada siguiendo los lineamientos
del ministerio de educación y la malla curricular de organización y gestión de la secretaria en
conjunto con las materias del tronco común siendo estos alineados al proyecto.

Actualización del proyecto

En el presente proyecto se deriva según los lineamientos que emite el ministerio de educación
del ecuador [CITATION MIN20 \n \t \l 2058 ] , se desarrolla el contexto según estas disposiciones
en conjunto con la guía del docente tutor.

En la parte del reconocimiento de los temas a tratar se encuentran los módulos técnicos de
especialidad y asignaturas del tronco común, a la vez se fue analizando cada una, realizando el
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refuerzo respectivo para recordar los conocimientos adquiridos y ponerlos en práctica en el

actual proyecto de grado.

Continuamos con la planificación de todas las actividades realizadas en el proceso de

realización del proyecto, según el tiempo que se desarrollan para la respectiva elaboración de
documentos digitales.

Respuesta a pregunta teórica

1. ¿Cuál de las siguientes opciones corresponden a tipos de Sistemas Operativos
Existentes en el mercado?

2.  Windows, Mac Os, Linux

3.  Office, Word, Excel

4.  Mother Board, Mouse, Teclado

5.  Internet, Servitor, Conation FTP

2. ¿CUAL, ¿DE LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES, ME PERMITE CREAR

UNA CARPETA EN Windows?

  CLIC DERECHO EN ESCRITORIO, NUEVO. CARPETA, NONBRE, ENTER

  NUEVO, ARCHIVO. CARPETA ENTER

  ARCHIVO, NUEVO.DIGITAR NOMBRE, ENTER

  ARCHIVO CARPETA NUEVO, ENTER

3. ¿Cuándo Abrimos Word que menú es el que nos aparece Inicialmente?

  Archivo

  Inicio

  Herramientas

  Edición
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Importancia y aplicabilidad de la Figura Profesional

La FIP: ORGANIZACIÓN Y GESTION DE LA SECRETARIA brinda el aporte a la

organización en gestionar sus destrezas en resolución o manipulación de los problemas, lo cual
se orienta hacia la gestión de elaborar y transferir información hacia las demás áreas
fomentando la eficacia de relaciones internas y externas. 

Hoy en día debe de contar con muchas cualidades que la permitan aportar y forjar
competencias necesarias para que la empresa siga avanzando y sus características necesarias
son: responsabilidad, honestidad, lealtad, destrezas, profesionalismo, conocimiento intelectual,
habilidades aptas, aptitudes, liderazgo entre otras. Gracias a todas estas características la
secretaria debe ser la base fundamental de la empresa y de esta forma lograr fomentar el
crecimiento organizacional; si no contaran con la Secretaria Ejecutiva una empresa estuviera
sin control o porque no decir sin brazos; ya que es la persona que organiza, coordina, planifica,
toma decisiones, direcciona y sobre todo es la parte administrativa de la empresa. Por lo tanto,
el profesional en secretariado es el pilar fundamental en cualquier entidad que aporte servicios;
por eso debe mostrar ser eficiente y eficaz, gestionar todo proceso administrativo que la
conduce a cumplir los objetivos institucionales

Todo y toda secretaria con el pasar de los años debe de adquirir o aprender conocimientos para
una mejor formación profesional y esto se lo logra con constantes capacitaciones ya que es la
razón principal del éxito o del fracaso de una empresa por eso es que mencionaré en este
proyecto algunas de las estrategias para poder seguir sacando adelante a la empresa y su
personal administrativo, las empresas tienen la obligación de capacitar continuamente a su
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personal para obtener una buena productividad y crecimiento de las asistentes ejecutivas y
desempeñen un rol de gran importancia en la administración de la empresa.

En el presente trabajo abarca el campo de ORGANIZACIÓN Y GESTION DE LA

SECRETARIA y su incidencia en la relación laboral de las empresas, el cual el presente
objetivo general es identificar las funciones y la relación laboral que tiene La Secretaria
Ejecutiva en la gestión de las empresas a través de recopilación de información concerniente al
tema para conocer los aportes que este profesional ejecuta, la labor de esta no es muy simple,
más bien es importante su desempeño en la empresa, ya que brinda apoyo y es la base para
gestionar las labores de la empresa, que en su mayoría están bajo su seguimiento y control de
los procesos, por cualquier situación que se ameriten

PARTE III
REFLEXIÓN
Comentario sobre la importancia de la figura profesional.

La figura profesional de Organización y gestión de la secretaria permite que las habilidades de

las y los secretarios sean vitales para un desarrollo y desempeño de sus funciones conllevando
a la competitividad y profesionalismo, sin embargo en nuestro país Ecuador no se ha
perfeccionado en el ámbito secretarial dificultando el desarrollo de habilidades para el manejo
adecuado del archivo, redacción de 4 documentos limitando su nivel cognitivo actitudinal y
procedimental, generando deterioro en la imagen y prestigio institucional.

Se inició este propósito con la ayuda de nuestro docente tutor del proyecto por medio de la
aplicación ZOOM para dar a entender los lineamientos y pasos a seguir para su elaboración
con el tema de DISEÑAR UN REGISTRO DE CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS
DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE LA TIENDA MAIKEL
CUMPLIENDO CON LAS NORMAS DE SEGURIDDAD Y CONFIABILIDAD DE EL
BARRIO LA ESPERANZA DEL CANTON LA LIBERTAD. Se inicia las actividades para
desarrollar el proyecto de grado de acuerdo a: la organización y delegación de docentes tutores
para el proyecto de grado que se desarrolló el 18 de Diciembre de 2020, continuando con la
coordinación de las actividades del proyecto de grado que se llevó a cabo el 21 de Diciembre
del 2020, en concejo estudiantil se aprobó los temas el 20 de Enero del 2020 y para finalizar
este lapso de tiempo ante proyecto re recibió el acompañamiento respectivo por parte de la
Profesora Marjorie De La Cruz, vía plataforma de Zoom dando a conocer todos los
lineamientos y la explicación correspondiente a la primera parte del proyecto de grado. La
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función secretarial y asistencial es exigente en el cumplimiento de funciones, tareas y

actividades encomendadas, donde la desactualización en competencias secretariales ha influido
para el inadecuado desempeño secretarial restringiendo el desarrollo de las prácticas
provocando lentitud en la atención al cliente adoptando un comportamiento emocional
inadecuado.

En la parte II del proyecto de grado con ayuda de la sesión de acompañamientos para la parte
de DESARROLO se dio inicio con la resolución de las tareas del caso planteado, actualización
el proyecto, respuesta a pregunta teórica, opción múltiple e importancia y aplicabilidad de la
Figura Profesional, el docente tutor nos facilitó PDF, ARCHIVOS para desarrollar dicha parte
del proyecto.

Luego de haber adquirido más conocimientos sobre el tema, el tutor planteo pregunta teóricas
como ejemplos para que los estudiantes también puedan responder con el conocimiento de su
carrera técnica y una vez entendido aquello se redacta la Importancia y Aplicabilidad de la
Figura Profesional en la vida cotidiana como en ámbito laboral e impacto social. En la IV parte
del proyecto se da a conocer la parte de SISTEMATIZACION que es la redacción del
desarrollo del proyecto y para ello se ha tomado en cuenta a los profesionales de la carrera de
organización y gestión de la secretaria para impartir conocimiento hacia las temáticas que se
necesitan orientar

Reflexión
El o LA secretaria debe estar preparada para cumplir distintas y variadas funciones. Es
importante que posea los conocimientos, habilidades y actitudes que le ayudaran a obtener un
buen empleo y a desempeñarse eficazmente, así como a progresar en la empresa. Se considera
que el recibir, clasificar, registrar, distribuir la correspondencia que ingresa, o genera la
institución requiere de un procedimiento que posibilite la coordinación de actividades para
custodiar la documentación transferida ubicando en sitios seguros, evitando su pérdida o
deterioro. Además, en la investigación se trata de fortalecer la responsabilidad al recibir,
controlar proporcionar, difundir información respetando las normas legales, estableciendo la
participación obligatoria en la evaluación del trabajo archivístico programando la conservación
documental mediante la aplicación de medios informáticos como la digitalización de acuerdo
con las necesidades de la institución. El trabajo de investigación tiene como finalidad
primordial mejorar la organización, clasificación, conservación y preservación del archivo en
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el Área Administrativa de cualquier entidad pública o privada, el presente trabajo resalta su

importancia teórica y práctica, considerándose que las habilidades secretariales fortalecerán la
gestión de archivo con la aplicación de técnicas y estrategias mejorando los niveles de
competencia y procedimientos, estableciendo un sistema de clasificación facilitando la
disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al
accionar de la entidad en cuestión. El funcionamiento de las oficinas modernas ha
evolucionado enormemente en los últimos años, por la aplicación de nuevas técnicas de
organización y planificación; así como la organización del trabajo, la gestión del tiempo y las
relaciones interpersonales que conlleva la Secretaria y también gracias a los eficaces sistemas
tecnológicos que están a nuestro alcance ya que facilita el desarrollo del trabajo, siendo la
Secretaria el ente conductor de la Institución. A nivel mundial, las habilidades secretariales son
fortalecidas mediante continuas capacitaciones, sin embargo, se observa que la limitación de
las habilidades secretariales en la organización y clasificación del archivo dificultando su
localización, generando pérdida de tiempo al buscar determinado documento.

PARTE IV
SISTEMATIZACIÓN
“Maykel” es una tienda  dedicada a la fabricación de productos para el hogar,  y gran
variedad de sus productos, ésta no cuenta con un proceso productivo único, o líneas
de producción, ya que cada producto es un trabajo por encargo o de características únicas
El objeto de este procedimiento es establecer la sistemática para la gestión de los
documentos y registros generados como consecuencia de la implantación y desarrollo de la
Tienda de Barrio MAYKEL. Este procedimiento es de aplicación a todos
los documentos que conforman el SIGC, ya estén registrados en soportes de papel,
informático o de cualquier otro que garantice su seguridad y reproducibilidad equivalente.
Se entiende por documento del SIGC:
• Manual de Calidad

• Procesos y procedimientos

• Instrucciones de trabajo, directrices o especificaciones

• Registros y formatos

DEFINICIONES:
 Documento: información generada por el medio de soporte (escrito en papel,
digital, video, muestra física, etc.).
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 Documento externo: entregado por un agente externo a la Tienda (por

ejemplo, un cliente) para su tramitación.
 Documento interno: generado por el personal de la Tienda Maykel como
consecuencia de la implantación de un proceso.
 Formato (o modelo): diseño predefinido, en papel o en medio electrónico,
que nos sirve como medio para recoger datos o información de la realización
de una actividad incluida en un proceso o procedimiento.
 Hoja de control de documento: documento en el que se anota cada una de
las revisiones que se hacen de los documentos que conforman el SIGC.
 Hoja de control de registro: documento en el que se enumeran los registros
que proporcionan las evidencias del cumplimiento de un proceso o
procedimiento y la forma de acceder a ellos según su localización, con el
objetivo de facilitar su rápida y correcta recuperación en caso de auditoría.
 Manual de calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la
calidad de una organización.

El presente trabajo se desarrolla en la realidad de la Tienda Maykel, analizando sus procesos

actuales para la compra y venta de mercadería, con el objetivo de documentar y mejorar dicho
proceso, mediante el diseño de manuales que dirijan las actividades inmersas en los
procedimientos mencionados.

Durante el desarrollo de nuestro trabajo, pudimos observar que, si bien la tienda puede contar
con políticas y procesos desarrollados de manera tradicional, los mismos no son de
conocimiento general de sus funcionarios, o no se encuentran adecuadamente documentados.
El diseño de los manuales de procedimientos para las áreas de compras y ventas de
mercadería, tiene como principal objetivo estandarizar las actividades que desempeñan los
trabajadores de la misma. Adicionalmente, se busca agilizar las actividades operativas y los
procesos de revisión y supervisión por parte de la administración. La metodología empleada
comprende la investigación explicativa, descriptiva y documentada, y la observación directa
mediante visitas a las oficinas de la Distribuidora y entrevistas realizadas a sus jefes
departamentales.

Con el propósito de darles a sus empleados instrucciones más específicas acerca de las labores
que deben realizar para llevar a cabo las principales actividades del negocio, como lo son la
compra y venta de mercadería, los propietarios vieron la necesidad de contar con manuales
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que estandaricen los procesos antes mencionados.

La tienda Maykel y sus propietarios, manifestaron su interés de que diseñemos sus manuales
de procedimientos y con ello su disposición a colaborar para la elaboración del presente
proyecto de tesis; mejorar las actividades de control para las áreas de compra y venta de la
empresa y establecer eficientemente las tareas de las áreas de compra y venta, que cada
empleado conozca los procesos de la empresa. Proponer mecanismos para la supervisión de
las actividades mediante la estandarización de procedimientos, Diseñar los manuales de
procedimientos para las áreas de compras y ventas de mercaderías, como aporte para que se
estandaricen las actividades de estos procesos.

Justificación
“MAYKEL” ha manifestado su interés de mantener su crecimiento en el desarrollo de sus
operaciones, y ejercer su actividad mediante el cambio a persona jurídica como una sociedad
anónima, por lo cual existe una mayor necesidad de contar con un sistema efectivo que le
permita administrar y mejorar la calidad de sus procesos, siendo un punto de partida, el contar
con manuales de procedimientos adecuados en las áreas de compras y ventas de mercaderías.
Basadas en lo anteriormente expuesto, seleccionamos este tema, debido a que, observamos
directamente lo importante que era para la tienda, definir las actividades y controles que deben
llevar a cabo el personal para asegurarse de que se están realizando las tareas de manera
correcta. A su vez, la implementación de políticas y definición de procesos, facilitaría la
revisión y supervisión de los propietarios, al contar con una estandarización de sus procesos.
Adicionalmente, el contar con manuales de procedimientos, le da a la distribuidora fortaleza
administrativa que le permitirá contar con una ventaja competitiva que le permita mantener su
crecimiento y captación de mercado, de manera sostenida.
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REFERENCIAS

Detallar en APA 6 las referencias bibliográficas utilizadas en el desarrollo del documento, incluso de
las imágenes, videos, audios utilizados en caso de no ser de tu autoría.

1. BELTRÁN Jaime, “Guía para una gestión basada en procesos”, 1era Edición,
Instituto Andaluz de Tecnología
2. GARZÓN, “Cómo elaborar una entrevista” MIDE

3. MANTILLA Samuel, “Control Interno Informe COSO”, 4ta Edición, Editorial

Kimprees Ltda., Ecoe Ediciones
4. Norma Internacional de Auditoría, No. 6 “Evaluación de Riesgo y Control
Interno.
5. SAMPIERI Roberto, y otros, “Metodología de la Investigación”, 4ta Edición,
McGraw-Hill
6. WHITTINTONG Ray, “Principios de Auditoría”, 14ta Edición, McGraw-Hill

WEBGRAFÍA
 RODRIGUEZ Julio, “Manual de Auditoría Interna. Una herramienta indispensable
para el auditor”, http://es.scribd.com/doc/56080548/22/Definicion- y-objetivos-
de-los-manuales, 17/09/2011
 PALMA Jose, “Manual de Procedimientos”,
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml, 28/07/2011
 Gómez Giovanny, “Control interno. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organización
empresarial” http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlint
erno.htm, 21/09/2011
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ANEXOS

Agregar información visual, textual, que refuerce los datos obtenidos, índices

TIENDA MAYKEL

Reporte de depósito cobro clientes

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ANEXO 2

Comprobante de ajuste depósitos

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ANEXO 3

Recibo de cobro del proveedor

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ANEXO 4

Nota de pedido
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ANEXO 5

Listado guías de despacho

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ANEXO 6

Listado cargamento de camión

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ANEXO 7

Solicitud de crédito