ESPECIALIZACIÓN

GERENCIA LOGÍSTICA
1. INTRODUCCIÓN -
GERENCIA DE PROYECTOS
Ing. Juan Carlos Ribero Gómez, PMP
juanrig@unisabana.edu.co

Instituto Forum
1
VIGILADA MINEDUCACIÒN

Instituto Forum
2
 Objetivos
1. Ilustrar una visión integral de la Gerencia de
Proyectos, basada en las mejores prácticas de esta
disciplina.
2. Proveer de un lenguaje, marco contextual y conceptos
y criterios básicos que unifiquen los términos y
criterios de la Gerencia de Proyectos.
3. Conocer la estructura básica de las buenas prácticas
que permita tener más conocimientos, y conocer las
principales técnicas y herramientas y adquirir
habilidades para planear, ejecutar, monitorear y
controlar proyectos.

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Contenido (1/2)
a) Introducción e Historia del PMI (Project Management
Institute)
b) Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
c) Definición de Gerencia de Proyectos.
d) Relaciones con otros modelos en Gerencia de Proyectos
e) El contexto de la Gerencia de Proyectos.
f) Fases de un Proyecto.
g) Ciclo de vida de un Proyecto.
h) Interesados (Stakeholders)e Involucrados en el Proyecto
i) Habilidades claves de la Gerencia en General

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Contenido (2/2)
j) La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project Management
Office)
k) PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
l) Factores Ambientales de la Empresa
m) Activos de los Procesos de la Organización
n) Grupos de procesos de Dirección de Proyectos (Definiciones)
o) Gestiones o Áreas de Conocimiento
p) Lecciones aprendidas
q) Restricciones
r) Riesgos preliminares
s) Línea Base

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 a). Introducción e Historia del PMI (Project
Management Institute)
• www.pmi.org
• http://americalatina.pmi.org
• Orígenes
• Asociación Profesional sin fines lucrativos

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b). Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
Respuestas

PROYECTOS

Soluciones
Productos

7
PROYECTOS: Soluciones

8
PROYECTOS: Productos

9
PROYECTOS: Respuestas

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b). Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
• Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
• Programas: Es un grupo de proyectos relacionados, programas
subsidiarios y actividades de programas, cuya gestión se realiza de
manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si
se gestionaran de forma individual.
• Portafolios: Es una colección de proyectos, programas, portafolios
subsidiarios y operaciones gestionados como un grupo para
alcanzar objetivos estratégicos..
• NOTA: Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente
tienen que ser interdependientes o estar directamente
relacionados.

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b). Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
• Han existido desde el inicio del mundo.
• Han aportado soluciones en todas las áreas.
• Se han desarrollado buenas prácticas para lograr el éxito y evitar
pérdidas.
• Se ha convertido en una disciplina que abarca a todas las
organizaciones.
• Hay entidades especializadas en recopilar y fomentar las buenas
prácticas en Gerencia de proyectos.

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 b). Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
Básicamente hay dos mundos de “proyectos”:
1. Evaluación
2. Administración(Dirección, Gerencia)

• Nota: este curso es para aprender las buenas prácticas para la

“Administración” de proyectos.

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c). Definición de Gerencia de Proyectos
• Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
• Se logra mediante la aplicación e integración de los
Grupos de Procesos de dirección de proyectos (Inicio,
Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y
Cierre) en donde se encuentran inmersas sus
gestiones o áreas de conocimiento.

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d). Relaciones con otros modelos en Gerencia
de Proyectos

• Prince
• Ten Steps
• ISO 21500

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e). El contexto de la Gerencia de Proyectos
• Las organizaciones definen una dirección estratégica para alcanzar
sus objetivos corporativos.
• Las actividades de la dirección de proyectos debe estar alineada
con la dirección del negocio a alto nivel; todo el manejo se hace
como un sistema, si algo se afecta, todo se afecta dentro del
sistema.
• PBO (Project Based Organizations): consisten en diversas formas
de organización que generan sistemas temporales para llevar a
cabo su trabajo

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 f). Fases de un Proyecto
• Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto,
relacionadas de manera lógica, que termina con la finalización de uno o
mas entregables.
• Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases, dependiendo
de varios factores: tamaño, complejidad, impacto potencial.
• El cierre de una fase termina con alguna forma de transferencia o entrega
del trabajo como un entregable de la fase; esto representa un punto
puede denominarse revisión de etapa, hito, revisión de fase, punto de
revisión de fase o punto de cancelación.
Fase 1 Fase 2 Fase 3

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g). Ciclo de vida de un Proyecto

18
g). Ciclo de vida de un Proyecto

19
g). Ciclo de vida de un Proyecto

20
Ciclo de vida del proyecto y grupos de procesos

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 Proyecto de una sola fase
• CONSTRUCCION DE UN CONDOMINIO

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 Proyecto de varias fases (Secuenciales, tres en total)

• PROYECTO “Percepción de Seguridad en la ciudad”

Diseño de la Encuesta Trabajo de Campo Análisis de Datos

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Proyecto de varias fases (Superpuestas, dos en total)

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 h). Interesados (Stakeholders) e Involucrados en el Proyecto
• Son personas u organizaciones que participan o no
activamente en el proyecto, o que sus intereses
pueden afectarse positivamente o negativamente
por la ejecución o terminación del proyecto
• Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los
entregables o miembros del equipo.
• Deben ser identificados plenamente y tenerlos
presente.

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 i). Habilidades claves de la Gerencia en General
• El director de proyecto es la persona asignada
para liderar al equipo responsable de alcanzar los
objetivos del proyecto.
• Competencias: conocimiento, desempeño,
actitud.
• Habilidades: comunicación, liderazgo, trabajo en
equipo, motivación, negociación, toma de
decisiones, gestión de conflictos, conocimientos
de política y cultura.

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j). La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project Management Office)

• Es una área de la organización que estandariza los

procesos, administra información y define la
metodología de la dirección de proyectos.
• Desempeña actividades de consultoría, capacitación, METODOL
OGÍA

actualización. CONSULTO
RÍA
DOCUMENTA
CIÓN

• Puede tener diferentes grados de autoridad y control, lo

PMO

cual define tres tipos de estructuras: CAPACITAC

IÓN
ACTUALIZAC
IÓN

A). Apoyo: Control reducido.

B). De control: Control moderado.
C). Directiva: Control elevado

27
j). La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project Management Office)

METODOLOGÍA

CONSULTORÍA
DOCUMENTA
CIÓN

PMO

CAPACITACI
ACTUALIZACIÓN
ÓN

28
j). La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project Management Office)
• Una empresa sin PMO:

Alta
Dirección

Director del Director del Director del

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

29
 j). La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project Management Office)

• Una empresa con PMO

Alta
Dirección

PMO

Director del Director del Director del

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

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k). PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
• Versión: 6.
• Capítulos: 13.
• Procesos: Actividades que se realizan para generar un
resultado
• Son 49 (Cuarenta y Nueve) en el PMBOK 6
• 5 Grupos de Procesos:
i.Inicio
ii.Planeación
iii.Ejecución
iv.Seguimiento y Control
v.Cierre

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 PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
• Filosofía de los Procesos:
a)Se analiza el resultado esperado
b)Se determinan los insumos necesarios para producir ese resultado
c)Se determinan las Técnicas y Herramientas que se deben aplicar a los
insumos para generar ese resultado
• Se debe tener en cuenta la influencia que un proceso recibe de otros
procesos
TÉCNICAS
ENTRADAS Y SALIDAS
HERRAMIENTAS

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Procesos

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 l). Factores Ambientales de la Empresa
• Son los elementos que rigen el
comportamiento de la empresa.

• Ejemplos: Cultura, Normatividad,

Costumbres, Condiciones del Mercado,
Ambiente Político.

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 m). Activos de los Procesos de la Organización
• Abarca planes, políticas, procedimientos, lineamientos.
• Pueden ser formales o informales.
• Base de conocimiento de la organización: lecciones
aprendidas, información histórica
• Ejemplos: cronogramas completados, datos sobre riesgos,
datos sobre valor ganado.
• Tiene dos categorías:
A). Procesos y Procedimientos
B). Base corporativa de conocimiento.

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 Activos de los Procesos de la Organización: Categorías
A). Procesos y B). Base corporativa de
Procedimientos conocimiento

• Archivos del proyecto: líneas base de

• Normas, políticas, ciclos
estándar de vida
• Lineamientos
• Plantillas
• Requisitos de comunicación
alcance, costo, cronograma, calidad
• Información histórica y bases de
conocimiento de lecciones aprendidas
• Bases de datos financieras que incluyen
costos incurridos, horas de trabajo,
presupuesto

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 n). Grupos de procesos de Dirección de Proyectos (Definiciones)
Son 5 (cinco) Grupos de Procesos en el PMBOK 6:
1.Inicio: Procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un
proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
2.Planificación: Procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los
objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos
del proyecto.
3.Ejecución: Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto.
4.Monitoreo y Control: Procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular
el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
5.Cierre: Procesos llevados a cabo para completar o cerrar formalmente el proyecto,
fase o contrato. MONITOREO
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
Y CONTROL

37
Grupos de procesos

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 o). Gestiones o Áreas de Conocimientos
• Son los requisitos de conocimientos y actividades para dirigir un proyecto.
• Son 10 (diez) en el PMBOK 6:
1)Integración (Integration)
2)Alcance (Scope)
3)Cronograma (Schedule)
4)Costos (Cost)
5)Calidad (Quality)
6)Recursos (Resources)
7)Comunicaciones (Communications)
8)Riesgos (Risks)
9)Adquisiciones o Compras (Procurement)
10) Interesados (Stakeholders)

39
o). Gestiones o Áreas de Conocimientos

40
 o). Gestiones o Áreas de Conocimientos
1. INTEGRACIÓN: Incluye los procesos y actividades para identificar, definir,
combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección
del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.

2. ALCANCE: Incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto

incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para
completarlo con éxito.

3. CRONOGRAMA: Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización

del proyecto a tiempo.

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 o). Gestiones o Áreas de Conocimientos
4. COSTOS: Incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar,
obtener financiamiento, gestionar y controlar los gastos de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.

5. CALIDAD: Incluye los procesos para incorporar la política de calidad de la organización en

cuanto a la planificación, gestión y control de los requisitos de calidad del proyecto y el
producto, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados.

6. RECURSOS: Incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios
para la conclusión exitosa del proyecto.

7. COMUNICACIONES: Incluye los procesos requeridos para garantizar que la planificación,

recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

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 o). Gestiones o Áreas de Conocimientos
8. RIESGOS: Incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión,
identificación, análisis, planificación de respuesta, implementación de respuesta y
monitoreo de los riesgos de un proyecto.

9. ADQUISICIONES: Incluye los procesos necesarios para la compra o adquisición de los

productos, servicios o resultados requeridos por fuera del equipo del proyecto.

10. INTERESADOS: Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las
expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias
de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las
decisiones y en la ejecución del proyecto.

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 p). Lecciones aprendidas
• Lo que cada uno ha aprendido debe convertirse en parte de la
memoria colectiva del desarrollo del proyecto y del equipo,
• Se busca garantizar el alcance establecido (tiempo, costo y
calidad), el cumplimiento de los objetivos, el entendimiento del
entorno y el mantenimiento de la cultura institucional.
• Se puede aprender tanto de los éxitos como de los fracasos, de
los logros y de los errores.
• A veces se aprende más de los errores que de los éxitos.
• Cuando hay cambios de gerente de proyecto deben existir
vínculos y continuidad entre ellos, que posibiliten la articulación
de los procesos y la ejecución armoniosa del mismo.

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 Desarrollo de las lecciones aprendidas
• Consiste en lograr que una información particular o
personal se convierta en una información general o social
por medio de su organización y difusión.
• La información debe permitir su consulta, actualización y
difusión por diferentes medios (digital, impresa, voz,
video, etc.).
• Se convierten en un activo de la organización y como tal
deben ser tratadas.

45
 Algunos lineamientos y datos importantes
para organizar las lecciones aprendidas
Definir: Categorías y Subcategorías, Clase, Perfiles de usuarios,
Versión
NOTA: Cada uno de estos ìtems debe documentarse en su
definición
Registrar datos como:
1. Nombre del Proyecto
2. Lugar, Fecha del evento (hora), Nombre y Descripción del
evento
3. Actores (nombre y cargo)
4. Usuario que ingresa o actualiza la información en el sistema
5. Causa del Evento

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 Algunos lineamientos y datos importantes
para organizar las lecciones aprendidas
6. Palabras clave
7. Solución dada al Evento
8. Lección Aprendida (lo que realmente se debió hacer)
9. Relación de Anexos
10. Observaciones-Notas
11. ¿Era o no previsible?
12. Impacto en tiempo, costo y alcance
13. Área
14. Bitácora de eventos
15. Recomendaciones

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 q). Restricciones
• Elementos presentes en los proyectos que
generan límites

• Triple Restricción: Alcance, Tiempo, Costo

• Múltiple Restricción: Alcance, Tiempo, Costo,

Calidad, Riesgo, Recursos, Satisfacción del
Cliente

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 r). Riesgos preliminares
•Un Riesgo es un evento que puede ocurrir.
•Su efecto puede ser positivo (oportunidad), o
negativo (amenaza).
•Puede ocurrir desde el inicio del proyecto.
•Requiere atención y seguimiento
permanente.

49
 s). Línea Base
• Es una versión, un planteamiento oficial de algo.
• La primera línea base se llama “inicial”; es posible
que existan nuevas versiones o nuevos
planteamientos, por lo cual se tendría una nueva
línea base.
• Existe línea base de Alcance, de cronograma, de
costo. Algunos autores hablan de otras líneas base.

50
Bibliografía
• PMBOK Versión 6 , www.pmi.org
• Imágenes de Microsoft Office y URLs:
• http://www.abast.es/app/uploads/2015/01/img_oficina_de_proyectos_4.jpg
• http://arbo.com.ve/wp-content/uploads/2016/06/gestiondeproyectos.jpg
• http://3.bp.blogspot.com/-
47z2uZKxqSo/U_W2TaJWqVI/AAAAAAAABsk/kMqM_Iil7io/s1600/10.1%2BPlanear%2Ba%2BGest%C3%A3o%2Bda%2BComunica%C3%A7%C3%A3o-
0.jpg
• https://revistaitnow.com/wp-content/uploads/2015/07/shutterstock_193239122-770x769.jpg
• https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSplTp3QLIgqiHIReO4-HDavftwFnf3ONXc08e_5BXbNe_ihgXrmw
• https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1R-S1oKXF3CMRB76hmOjWiSBjMLbnI6iVCMb0XzxPSFT06BI7
• https://encrypted-tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSCGSEI2rKdvmK1D61zySCWYEld7l7rDzu4Fq2hcL3sXXIJLzRIqg
• http://img.freepik.com/free-photo/big-no-waiting-sign_1194-6980.jpg?size=338&ext=jpg
• https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAFGVTDSEJBO6XaSaSzE9zAlBPu0VqLHMbO34_dB3nMxQZBSxx
• https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTdG-yTn76MaRbDTzaeaBkGsWl-uYcnSep19O_2g9lrkLugrjwc

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 Bibliografía
• Imágenes de Pixabay
• https://pixabay.com/es/photos/puente-golden-gate-san-francisco-
388917/
• https://pixabay.com/es/photos/skyscaper-nyc-manhattan-rascacielos-
3381431/
• https://pixabay.com/es/photos/binaria-las-manos-teclado-grifo-
2450152/

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