Organización y Sistemas II

Período académico 2018 - 2019

TUTORES:
Ing. Henry Rodríguez G.

PRIMER HEMISEMESTRE
 Cap. 5
( Herrarriertas ) 2

Diagrama relacion de 1 3
espacios al
Distribución del espacio Oep•tamenlO Espacio
(m') 7
en las áreas de trabajo 1. Ofionas 300 6
2. DaspachoG1e. 57
3. Sala de conferencia 25
40
9
Enrique Benjamín, Franklin 4. Mensa,eda

Fincowsky. (2013) Organización de s. Almac 600

Empresas, 4ta. ed. Editorial Mc 6. Man1enlrrien10

COll1)0ll8n1es 180 8
7. Álea de serw:ios 93
Graw-Hill
8. Recepci\fl 20
9. Conl!oldecaidad 14
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Objetivos del Capítulo
• Incrementar la eficiencia y • Ayudar a crear mejores
eficacia en la forma de trabajo condiciones laborales para que
de una organización. el personal realice su trabajo en
un ambiente favorable
• Desarrollar los criterios
necesarios para planear e • Promover una interacción
implementar una distribución ordenada entre funciones,
del espacio que facilite la procesos e instalaciones.
circulación de las personas, la
realización, supervisión y flujo
racional del trabajo.
Concepto
• La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las
instalaciones para la atención y servicios al personal y a los clientes
Consideraciones generales para la realización
de un estudio de distribución de espacio
Factores que la originan: Aspectos organizacionales. Para el estudio
• Reformas en la estructura de la se deben considerar los siguientes
organización.
elementos
• Estrategiade la organización:
• Modificación de los sistemas y
• Estructura
procedimientos de trabajo.
• Estrategia de marketing. • Cultura organizacional
• Aumento o disminución de personal. • Liderazgo
• Reubicación o remodelación de las
instalaciones de trabajo
• Atención de las necesidades del servicio a
clientes.
•
Aprovechamiento óptimo de recursos.
•
Reformas al marco legal ambiental

Ing. Mario R. Morales. MBA, PMP

Técnicas auxiliares para estudiar la distribución
del espacio
Principios: para que las acciones sean
homogéneas y congruentes se deben tomar
en cuenta criterios
• Integración total tales como:
• Mínima distancia recorrida
• Circulación
• Flexibilidad
Guías Fundamentales: la experiencia y los
estudios sugieren lo siguiente:
• Buena iluminación, ventilación y
comunicación
• Evitar superficies donde trabaje un
número excesivo de personas
•
Cuando se necesita aislar algún puesto
• recurrir a separaciones móviles
El trabajo tiene que fluir siempre hacia
• adelante
La unidades con funciones similares y
• relacionadas deben colocarse próximas
Las unidades que tienen contacto con
clientes deben ubicarse cerca de las
entradas
Técnicas auxiliares para estudiar la distribución
del espacio
Guías Fundamentales (..)
• Los pasillos deben ser lo suficientemente
anchos para permitir el libre tránsito y
evitar molestias
Especificaciones por tipo de área:
• Despacho privado
• Relación de ubicación entre despachos
generales y privados
Modelos. Se llaman así a plantillas o
moldes hechos a escala. Para ello se
consideran escalas, materiales, colores,
entre otros.
Maquetas. Son elementos tridimensionales
que representan el área de trabajo, su
mobiliario y distribución. Deben ser
dimensionalmente exactas.
Flujograma arquitectónico. Este diagrama
combina el flujograma de proceso y el
plano que muestra la distribución de los
elementos materiales.
Diseño asistido por computadora (CAD).
Son herramientas de software que
permiten diagramar en modelos
tridimensionales un área y todos sus
elementos.
Planeación de la distribución del espacio
La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un análisis que cuente con los elementos de juicio suficientes
para fijar prioridades, elegir entre opciones y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la
correcta asignación de recursos, una adecuada coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades

Diagnóstico de la situación actual • Revisión de procedimientos

Permite conocer las necesidades de espacio
y la distribución que se requiere para el
desarrollo del trabajo y derivar acciones de
•ajuste
Análisis de la organización
orientadas a optimizarlo.
• Permite reconocer las funciones de la
organización y las actividades de los
• empleados.
Usa los siguientes instrumentos técnicos:
Organigramas, Estadísticas de trabajo,
• Árboles de decisión, tablas de decisiones,
entre otros.
Con este conocimiento, el plan de
redistribución de espacio, respetará la
estructura organizacional y las funciones
establecidas.
• Es necesario realizar un análisis de flujo de
los procesos del área de estudio
•
Esto puede representarse a través de un
flujograma donde se indique las actividades
• y responsables.
Esta análisis asociados a trabajos de
reorganización y reingeniería pueden ser
• Distribución actual
herramientas del para
eficaces espacio
optimizar la
• organización.
Permite establecer una base preliminar de
información sobre las dimensiones, la
mueblería y el equipamiento utilizado
actualmente.
• Se suele representar con un plano a una
escala apropiada. El plano debe contener la
ubicación y el tamaño de los elementos
como paredes, puertas, equipo de
Planeación de la distribución del espacio
Diagnóstico de la situación actual (..)
• Lista de mobiliario y equipo
• Elaboración de una lista con todo el
mobiliario del área de estudio.
• Contiene información como: cantidades,
dimensiones, modelos, materiales y otras
observaciones que considere relevantes.
• Plantilla de personal
• El número de empleados por género y
por cada unidad administrativa.
• Deben identificarse los puestos y número
de plazas.
•
Esta información es esencial para
• proyectar instalaciones tales como
casilleros, lavabos, sanitarios, comedor,
etcétera Ing. Mario R. Morales. MBA, PMP
Planeación de la distribución del espacio
Previsión de necesidades futuras
La previsión constituye la segunda etapa en
la elaboración del plan de distribución del
espacio. Los aspectos que debe cubrir son
los siguientes.
• Organización
• Proyectar, en lo posible, la medida en que
las decisiones de la alta autoridad influirán
en la distribución en un futuro próximo.
a. Entre
Ampliar
otros:o reducir la estructura orgánica.
b. Descentralizar o desconcentrar funciones
o unidades.
c.
Incluir nuevas funciones.
d.
Reorientar funciones.
e. Modificar las cargas de trabajo.
f. Implementar nuevos sistemas.
g. Desincorporar áreas, servicios o ambos.
h. Modificar el objeto de la organización.
i. Invertir recursos de capital.
j.
Reorientar los productos y servicios que
k. se ofrecen al mercado.
Fortalecer los canales de distribución
Planeación de la distribución del espacio
Previsión de necesidades futuras (..)
• Procedimientos
• Se debe analizar si los cambios propuestos
repercutirán en los sistemas de trabajo.
•
Se apoya en mecanismos de análisis tales como:
diagramas de flujo, diagramas de distribución de
• Mobiliario.
espacio, etc.
Considerar las necesidades de
mobiliario y equipamiento.
• Personal. Prever los cambios en el número
de personal. Indispensable cuando se tiene
que proyectar la instalación de servicios para
el personal (sanitarios, guardarropas, salas de
• Transformación de superficie neta en bruta.
descanso, comedor, etcétera.
Estimación de la superficie requerida. Esta
superficie se obtiene al multiplicar el número
de puestos de un mismo nivel por la cantidad
• Inventario del personal actual y necesidades
de espacio. Puede hacerse anotando los
datos relativos a los puestos de cada unidad:
lista de puestos; número total del personal
actualmente en servicio y el aprobado para
sumarse a él; número de puestos a los cuales
se asignarán despachos privados, y número
total de puestos previsto.
La suma del espacio resumido en el inventario
• representa la superficie requerida. A éste debe
añadirse el espacio previsto en caso de incremento
del volumen de las operaciones.
En la estimación de las áreas de trabajo —
superficie neta— expuestas, no se incluyeron
algunos factores que implican una mayor
Planeación de la distribución del espacio
• Asignación de personal y equipo
Plan Básico
La tercera etapa de la planeación
comprende los aspectos
siguientes:
• Ubicación de unidades
• En primer lugar debe considerarse
el flujo interdepartamental de los
documentos de trabajo y las
• comunicaciones personales.
Los requerimientos específicos de
• espacio por tipo de unidad
Necesidades departamentales de
espacio en caso de expansión.
por unidad
• Luego de que cada unidad tiene su
espacio particular, debe planearse
el arreglo de escritorios, mobiliario
y equipamiento por cada persona
/ área.
• El propósito de esto es: facilitar el
trabajo, respetar su flujo e integrar
a la oficina de manera funcional y
atractiva.
• Una oficina desordenada y sin
respetar áreas de circulación,
causan mala impresión y puede
propiciar bajo rendimiento laboral.
Planeación de la distribución del espacio
Plan Básico (..)
• Método para preparar el plan de
distribución.
• Es recomendable presentar el
proyecto de reacomodo de las
oficinas en forma de un nuevo
esquema o plano de distribución del
•
espacio. Para ello se necesita:
Resumir los instrumentos para la
• distribución del espacio (planos,
• diagramas, etc.)
• Configurar los modelos por área.
• Revisar el arreglo tentativo y hacer
ajustes menores.
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Preparar la distribución final.
Ambiente Físico
• Debe considerarse aquellos factores
físicos que contribuyen a la creación
de un ambiente de trabajo favorable.
• Usualmente la productividad se
reduce debido entre otras cosas a una
iluminación incorrecta, coloración
inapropiada, ruidos excesivos,
temperatura inadecuada, etc.
• Por ello es necesario satisfacer
algunos factores ambientales como:
• Iluminación. Según pruebas
experimentales, el rendimiento tiene
una relación directa con la intensidad
luminosa (considerar que el excesos
puede ser tan perjudicial como la
insuficiencia).
• Color de las áreas. Hay varias
recomendaciones sobre los efectos
que producen los colores
• Temperatura ambiente. La
temperatura más recomendable para
el desarrollo de actividades
administrativas se suelen establecer
Ambiente Físico
• Insonorización. Aparte de los
efectos psicológicos que se
derivan de la permanencia
continua en un local ruidoso
(fatiga, irritabilidad, etc.), se ha
demostrado que la calidad del
trabajo depende en gran medida
del control de este factor, en
especial cuando se trata de
actividades que requieren
concentración o estudio.
• Mobiliario de trabajo. Debido a
la gran variedad existente en el
mercado, solo se pueden hacer
diseños de uso generalizado
tales como el uso de modulares,
elementos desmontables,
asientos ergonómicos, entre
otros
Edificios Inteligentes
• Es una infraestructura física dotada • Este redunda en beneficios tales
de sistemas de información con como:
tecnología que gobierna muchas • Usuarios con mayor productividad
de sus funciones. • Uso racional y eficiente de los
• recursos.costos de operación
Reducir
• Algunos de los servicios típicos que
ofrecen son:
• Provisión de energía y climatización
• Funciones de mantenimiento
• Seguridad perimetral y de ingreso
• Servicios de comunicación e internet
• Climatización
• Funciones de entretenimiento
• Otros
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Trabajo inteligente Aspecto humano
En una construcción inteligente la La ambientación de trabajo
productividad puede incrementarse inteligente repercute directamente
en forma de
sistemas sustancial, basados
inteligencia en que
artificial sobre las relaciones y
se clasifican en: comportamientos de y entre los
• Sistemas expertos(basados en grupos y equipos de trabajo, ya que
conocimientos) incide en sus necesidades personales
• Sistemas en lenguaje natural •deFisiológicas
la manera siguiente:
• • Psicológicas
Sistema de percepción de visión, • Sociológicas
habla y tacto
• Económicas

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 GRACIAS Y ÉXITOS EN SUS ESTUDIOS

Mgst. Henry Rodríguez. Septiembre 2018