Tema 18: Exportar y recopilar para imprimir

Habría poca lógica en la creación de un documento si no se tiene la intención

de llevarlo a impresión o de utilizarlo en otras aplicaciones. El capítulo que nos
ocupa le enseñará a guardar el documento en archivos diferentes a los nativos de
InDesign, a comprobar los vínculos a los archivos que se integran y a preparar el
diseño para la impresión.

1 Opciones generales de impresión

2 Antes de imprimir

3 Empaquetar

4 Crear archivos de impresión

5 Archivos pdf

6 Pdf para la red o la web

7 Creación de estilo pdf para alta calidad

8 Exportación y prueba de archivos pdf en escala de grises

9 Práctica - Empaquetar y exportar

General

1. Seleccione del menú Archivo la orden Imprimir para visualizar

el cuadro de diálogo del mismo nombre.
2. Seleccione en el cuadro de la izquierda la opción General y
cambie las opciones de la derecha que crea oportunas.
3. En la zona Páginas, puede seleccionar el botón de opción
Todo o Rango. Si elije Todo, se imprimirán todas las páginas de las que
consta el documento, sin embargo, en el cuadro Rango, tendrá que
especificar el intervalo de páginas que desea imprimir.
 4. Los números del intervalo pueden referirse a una numeración
absoluta si corresponde a la posición de las páginas, o bien a una
numeración diferente a la posición de las páginas especificadas por
secciones.
5. Si indica un número con un guión, está especificando que se
imprima desde el número hasta el final, por ejemplo, 5-. Si prefiere
especificarlo por secciones, indique el nombre de la etiqueta de la sección,
seguido de dos puntos y del número de la página, por ejemplo, Sec1:5.
6. En el cuadro combinado Secuencia, puede elegir entre Todas
las páginas si desea imprimirlas todas; Sólo páginas pares si desea
imprimir las páginas pares o Sólo páginas impares si desea imprimir las
impares.
 7. La casilla de verificación Imprimir páginas maestras, como su
nombre indica, permite imprimir las páginas maestras de las que consta el
documento.
8. La casilla Pliegos admite imprimir páginas juntas como si
estuvieran en la misma hoja.
9. En el cuadro combinado Imprimir capas, puede elegir si quiere
imprimir Todas las capas, solo las Capas visibles o las Capas visibles,
imprimibles. La última parte del cuadro de diálogo contiene una serie de
opciones que si se activan se imprimirán objetos que normalmente sólo se
ven en pantalla: Imprimir objetos no imprimibles, Imprimir páginas en
blanco, Imprimir guías visibles y rejillas base.

1 Opciones generales de impresión

Nos situaremos en el cuadro de diálogo Imprimir. La zona de la izquierda

contiene las diferentes opciones del cuadro, haciendo clic en cada una de ellas,
veremos en la zona de la derecha todos los atributos correspondientes a la opción
seleccionada en el marco de la izquierda.

Las opciones de configuración que nos podemos encontrar son General,

Configuración, Marcas y sangrados; para que el impresor tenga más información,
Salida; para determinar como InDesign enviará información a la impresora,
Resumen; para comprobar todas las especificaciones antes de la salida final por
impresora, Gráficos, Gestión de color y Avanzado.
 Configuración

Si selecciona la segunda opción del cuadro de diálogo, Configuración, podrá

establecer en la zona de la derecha, las especificaciones necesarias para
establecer el tamaño y la orientación de la página.

1. En la zona Configuración, establezca el Tamaño del papel en

el primer cuadro combinado.
2. En Orientación, seleccione con los botones indicados para ello
la disposición del documento.

3. En la zona Opciones, puede escalar el tamaño del documento.

Si indica un valor superior al 100%, obtendrá el documento más amplio que
los límites del papel; si indica un valor inferior al 100%, obtendrá zonas del
papel en blanco.
 4. Las zonas del papel en blanco dependerán fundamentalmente
de la opción que elija en el cuadro Posición de página, destinado a alinear
el documento en la parte superior izquierda de la página o centrado, vertical
u horizontalmente.
5. Para obtener una vista preliminar del documento, dispone de
un cuadro en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo. Este cuadro
ofrece información sobre configuración, orientación y tamaño de la página.
6. Haciendo clic en el cuadro se pasa de una vista a otra:

 Vista estándar: Muestra el efecto que producen sobre las páginas los
estilos que se han aplicado al documento: tamaño, sangrado, marcas,
mosaico o miniatura.
 Vista de texto: Nos indica los valores numéricos que se le han
asignado en el cuadro de diálogo.
 Vistas de hojas y de páginas personalizadas: Muestra los valores de
desplazamiento y tamaño de papel indicados. En la zona inferior, obtendrá
un icono que indica el modo de color de salida.
 2 Antes de imprimir

Antes de imprimir o enviar el documento al proveedor de servicios, puede

realizar una comprobación de calidad del mismo. Comprobación preliminar es el
término estándar de este proceso. A la vez que se edita un documento, el panel
Comprobación preliminar advierte de los problemas que pueden impedir la
correcta generación de la salida, o la impresión del documento o del libro. Estos
problemas incluyen, entre otros, la falta de archivos o fuentes, las imágenes de
baja resolución o el texto desbordado.

Por defecto, se aplica el perfil [Básico] tanto a los documentos nuevos como
a los convertidos. Este perfil indica los vínculos modificados o no disponibles, el
texto desbordado y las fuentes no disponibles. No es posible editar ni eliminar el
perfil [Básico], pero sí se puede crear y usar varios perfiles más.

Si la función Comprobación preliminar está activada, aparece un icono en

forma de círculo rojo en la barra de estado cuando InDesign detecta algún
problema. Este icono es de color verde si no se ha detectado ningún error o de
color rojo en el caso contrario.

1. Para acceder al panel Comprobación preliminar elija en el

menú Ventana la opción Salida > Comprobación preliminar; o bien, haga
doble clic en el icono Comprobación preliminar que aparece en la parte
inferior de la ventana del documento.
 2. Por defecto, la comprobación preliminar se encuentra activada
para todos los documentos. Active o desactive la comprobación preliminar
en el documento abierto, seleccione la opción Activado, que encontrará en
la esquina superior izquierda del panel Comprobación preliminar.

3. Active o desactive la comprobación preliminar en todos los

documentos, seleccione Activar comprobación preliminar para todos los
documentos en el menú del panel Comprobación preliminar.
4. Para corregir los errores en la lista Error, haga doble clic en
una fila o pulse sobre en el número de página de la columna Página para
ver el elemento de página.
5. Haga clic en la flecha que hay a la izquierda de Información
para ver la información relativa a la fila seleccionada.
6. El panel Información ofrece una descripción del problema así
como sugerencias para corregirlo.
7. Corrija el error.

3 Empaquetar

En el momento de llevar su archivo a imprenta, deberá estar seguro de que

no falta ningún elemento requerido o tendrá resultados inesperados. Por ello,
antes de guardar el archivo final, deberá realizar una recopilación de fuentes y
gráficos en una carpeta que estarán vinculados al documento principal.

1. Seleccione la opción Empaquetar del menú Archivo.

 2. Antes de continuar con el empaquetado del archivo, InDesign
realiza de forma automática una comprobación preliminar y, si detecta
algún problema, mostrará una advertencia en cuadro de diálogo
Empaquetar.

3. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, seleccione del

listado las opciones que han creado problemas en la comprobación; en este
caso haga clic en Fuentes y Vinculos y imagenes.
 4. Haga clic en cada uno de los problemas o seleccione el botón
Reparar todo, para volver a vincular imagenes o fuentes.

5. A continuación pulse el botón Empaquetar.

6. En el cuadro de diálogo Instrucciones de impresión elija el
nombre del documento que está creando y, si quiere, inserte más
informaciones como el Contacto, la Empresa, la Dirección, etc. y, pulse en
el botón Continuar.

7. Se abrirá el cuadro de diálogo Empaquetar documento donde

debe elegir la ubicación del paquete. En la zona inferior del cuadro de
diálogo, seleccione las opciones Copiar fuentes (excepto CJK), Copiar
 gráficos vinculados y Actualizar vínculos de gráficos en paquete. Con estas
opciones InDesign vincula los gráficos del documento con la carpeta.

8. A continuación, elija la ubicación de la carpeta y pulse sobre el

botón Empaquetar.
9. El contenido de la carpeta que acaba de crear es parecido al
que se muestra a continuación:

El destino final de nuestro trabajo no tiene porque ser la impresión. Puede

que necesitemos generar nuestro documento para enviarlo a otros usuarios por la
red o grabarlo en un soporte magnético.
 Para crear archivos de impresión, InDesign nos brinda la posibilidad de
exportar nuestro archivo a varios formatos.

Portable Document Format. PDF: Un archivo PDF se puede abrir en

cualquier equipo que tenga instalado el programa Adobe Acrobat Reader, software
gratuito disponible en la página www.adobe.es. El archivo puede estar guardado
en cualquier soporte magnético o alojado en una página Web para descargarlo
mediante un vínculo. Al crear un archivo PDF, podemos controlar la resolución de
los gráficos.

Encapsulated PostScript. EPS: El archivo EPS se puede imprimir en muchos

dispositivos y, además, se puede editar con muchos programas de diseño:
Illustrator, FreeHand o CorelDRAW. Los archivos EPS tienen un leve
inconveniente, y es que genera un archivo por cada página que contenga el
documento, y esto multiplica el trabajo de imprenta.

5 Archivos pdf

Los archivos PDF disponen de unas opciones de seguridad que según se

establezcan permitirán o no ver, modificar o imprimir el archivo.

La creación de archivos PDF es tan fácil como seleccionar la opción Exportar

del menú Archivo. El cuadro de diálogo que aparece permite personalizar las
opciones que van a definir el uso que se va a hacer del archivo generado.

También se puede exportar un PDF mediante el cuadro de diálogo Imprimir,

solo tendría que elegir en el cuadro Impresora, Adobe PDF en vez de la impresora
destinada para la impresión.
 1. En primer lugar, seleccione el menú Archivo para ejecutar la
orden Exportar.
2. En el cuadro de diálogo, seleccione el cuadro combinado Tipo
para elegir la orden Adobe PDF.

3. Dé un nombre al archivo que va a generar y pulse la opción

Guardar.
4. En el nuevo cuadro de diálogo, verá claramente cómo se
diferencian dos partes. Observe que seleccionando cualquiera de las
opciones de la izquierda, se visualiza en el marco de la derecha todos los
atributos relacionados con la opción en cuestión.
5. En el panel General, podrá decidir las páginas que desea
exportar, todas las páginas o un intervalo de páginas que no tiene porqué
ser consecutivos. Creará miniaturas de las páginas si el PDF se va a
visualizar en pantalla, de esta forma el manejo del documento es más
rápido. Seleccione la orden Ver PDF después de exportar si desea ver los
resultados después de la exportación.
 6. El panel Compresión permite comprimir los gráficos y fuentes
del documento para obtener un archivo reducido de tamaño. Si desea
obtener un documento profesional para ser visualizado en pantalla, elija la
opción No disminuir resolución en los tres cuadros combinados que hacen
referencia al color.
 7. El panel Marcas y sangrados permite decidir con qué marcas
de imprenta se va a exportar el archivo PDF según lo explicado a
continuación:
o Marcas de recorte: Informa al impresor donde necesita
cortar el papel.
o Marcas de sangrado: Imprime una línea muy fina que
muestra el espacio adicional para los objetos que se encuentran
fuera de la definición de impresión.
o Marcas de registro: Símbolos que sirven para
confirmar la alineación de los negativos de color.
o Barras de colores: Imprimen los colores CMYK y tintas
para que el impresor compruebe la saturación de la tinta.
o Información de página: Muestra en el archivo datos
como el nombre del archivo, el número de página, fecha, hora y el
nombre de la separación del color.
o Tipo: Decide el tipo de marca de impresora.
o Grosor: Muestra todos los grosores de líneas de los
que podemos disponer para las marcas de recorte y de sangrado.
o Desplazamiento: Distancia entre el borde de la página
a las marcas de la impresora.
 8. En el panel Seguridad, podrá indicar una contraseña para
aquellos PDF cuyo destino es visualizarlo en pantalla. Para proteger al
máximo estos archivos se puede decidir que el destinatario no los imprima
o no los modifique o que modifique solo una de las opciones que se
encuentran en el cuadro combinado Cambios permitidos.

9. El panel Resumen muestra en un listado de texto todas las

características que hemos aplicado al archivo PDF.
6 Pdf para la red o la web

Para generar archivos que se van a enviar por correo electrónico es

imprescindible que su tamaño sea lo más pequeño posible, igual que para
albergarlo en una Web, cuanto más pequeño sea el archivo menos tiempo se
tardará en su descarga.

El cuadro de diálogo Exportar PDF, que se genera después de haber elegido

la opción Exportar del menú Archivo, dispone de todas las opciones necesarias
para generar tantos tipos de archivos como uso se le quiera dar.

1. Del cuadro de la izquierda, seleccione la opción General.

2. En el cuadro combinado Valor, seleccione la opción Tamaño
de archivo más pequeño.
3. Compruebe que las opciones de la zona inferior del cuadro,
Marcadores, Hipervínculos y Elementos interactivos se encuentran
activados.
4. Marque la casilla Ver PDF después de exportar para abrir el
documento.
5. Seleccione la opción Exportar.
 7 Creación de estilo pdf para alta calidad

Las indicaciones que se especifican a continuación, describen cómo crear un

estilo de PDF con una calidad óptima.

1. Seleccione la opción Valores de exportación de PDF del menú

Archivo y, del submenú que aparece, seleccione la orden Definir.
2. En el nuevo cuadro de diálogo, seleccione la opción Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo valor de exportación de PDF,
colocaremos el cursor en el campo Nombre y escribiremos PDF Calidad.

4. Seleccione la casilla de verificación Ver PDF después de

exportar.
 5. En el cuadro que aparece a la izquierda, seleccione la opción
Compresión e indique en cada tipo de color Disminución de resolución
bicúbica a.
6. En Imágenes en color, indique 300 y 450 píxeles por pulgada.
Compresión: Automática y Calidad de imagen Máxima.
7. En Imágenes en escala de grises, indique los mismos
parámetros que en el apartado anterior.
8. En la zona Imágenes monocromas, indique 1200 y 1800
píxeles por pulgada. A continuación, despliegue el cuadro Compresión y
seleccione la opción CCITT Grupo 4.

9. En el cuadro de izquierda, seleccione la opción Marcas y

sangrados y del cuadro de la derecha seleccione Marcas de recorte,
Marcas de registro, Barras de colores e Información de página.
10. De esta forma, obtendrá el archivo PDF con la calidad y
especificaciones necesarias para enviar el archivo a imprenta.
11. Pulse OK para finalizar.

8 Exportación y prueba de archivos pdf en escala de grises

Ahora puede probar y exportar los diseños como archivos PDF en escala de
grises. Por ejemplo, use esta función para exportar rápidamente lamaquetación
para la impresión en escala de grises. La publicación digital sigue siendo de color
completo y puede evitar mantener maquetacionesindependientes para salidas en
escala de grises y color.

Use Ajuste de prueba (Ver > Ajuste de prueba) para especificar las opciones
de prueba de escala de grises y elija un destino Ganancia de punto o Gamma.
Tras configurar la prueba, elija Ver > Colores de prueba para alternar entre la
salida en escala de grises y en color.

También puede exportar un PDF en escala de grises desde InDesign. Todos

los elementos de página, independientemente de su espacio de colororiginal, se
convierten a escala de grises al exportar a PDF.

Seleccione Archivo > Exportar y seleccione Adobe PDF (Imprimir).

En el cuadro de diálogo de opciones de exportación, haga clic en la pestaña

Salida.

En Conversión de color, seleccione Convertir a destino.

En Destino, seleccione Ganancia de punto o Grises - Gamma.

18.10 Cuestionario: Exportar y recopilar para imprimir
Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El
sistema evaluará el cuestionario automáticamente y le informará de su
resultado. Puede repetir el cuestionario tantas veces como quiera. Todos los
intentos quedarán guardados y podrán consultarse desde el apartado
"Estadísticas".
1.- Si escalamos el tamaño con un valor superior al 100%, obtendremos:

Zonas del papel en blanco.

No podemos escalar por valores superiores al 100%.

Un documento más amplio que los límites del papel.

Depende de la posición que tenga lo que se va a imprimir en la página.

2.- Examinaremos nuestro documento para buscar un conflicto con la
orden:

Examen de documentos.

Búsqueda de conflictos.

Comprobación conflictiva.

Comprobación preliminar.
3.- Cuando empaquetamos…

Creamos un archivo PDF.

Reducimos el tamaño de nuestro archivo.

Guardamos fuentes y gráficos.

Recopilamos fuentes y gráficos.

4.- Dentro del cuadro Imprimir, ¿en qué zona de la opción General decido
si lo imprimo todo o solo un intervalo de páginas?

Páginas.

Secuencia.

Opciones.
 Salida.
5.- Llamamos numeración absoluta:

Las que siguen una secuencia.

A la que esté especificada por secciones.

A la numeración que corresponde con la posición de las páginas.

A la numeración que no es relativa.

6.- La ausencia de una imagen se advierte con:

Un triángulo de cualquier color.

Un triángulo de color amarillo.

Un cuadro de diálogo de advertencia.

Un triángulo rojo.