IN-GTH-04-V4

INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE HORAS Vigencia: 08/09/2020

DE CLASE POR DOCENTE Página 1 de 9

1. OBJETIVO:

Proporcionar las pautas necesarias para el ingreso de las horas y temas de clases
dictadas por docente en el aplicativo Reporte Horas de Clase del proceso de
Gestión Humana del ITSA.

2. ALCANCE:

Este instructivo abarca desde el ingreso al portal administrativo hasta el registro de

las horas y temas de clases dictadas por docentes. Aplica para los Docentes
Regulares Catedráticos, Ocasionales y de Planta de las sedes ITSA Barranquilla e
ITSA Soledad.

3. DEFINICIONES:

Asignación Académica: Acto administrativo que define la vinculación como

docente cátedra.

4. CLASIFICACIÓN:

No aplica

5. POLITICAS DE OPERACIÓN O CONDICIONES GENERALES:

5.1 Los docentes deben registrar las horas y clases desarrolladas por módulo
asignado, de acuerdo con los horarios y fechas programadas.
Elaborado Por: J. Moncada Revisado por: M. Prada Aprobado Por: Y. Rodríguez
ORIGINAL FIRMADO REPOSA ORIGINAL FIRMADO REPOSA ORIGINAL FIRMADO REPOSA
EN OFICINA DE CALIDAD EN OFICINA DE CALIDAD EN OFICINA DE CALIDAD
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Contratista Profesional del Responsable del Proceso de Cargo: Vicerrectora Administrativa
Proceso de Gestión Humana Gestión Humana y Financiera

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5.2 Para el correcto registro de horas dictadas, es necesario que los docentes
ingresen por la página Institucional en el espacio Portales de Usuarios – Reporte
Horas de Clase.

5.3 Para recuperación de clase, los docentes deberán informar con anticipación a
los Decanos y posteriormente registrar la novedad en la fecha de ejecución de la
clase.

5.4 El aplicativo tomará como reporte el día que el docente registre la clase, por lo
tanto, cualquier tipo de novedad que se reporte fuera de las fechas establecidas
será cancelado en el siguiente mes o cuando aplique.

5.5 El docente podrá realizar el registro de la clase desde su inicio hasta 48

horas posterior a la misma, pasado este tiempo el docente deberá registrar
novedad en motivo “otro” justificando el motivo por el cuál no registró
oportunamente el desarrollo de las clases.

5.6 Toda novedad debe ser justificada. Para el cargue efectivo de toda
novedad el docente deberá realizar cargue de un documento que justifique o
sustente su novedad.

5.7 Los Decanos de Facultades o quien haga sus veces deberán estudiar para
su aprobación las novedades registradas por los Docentes.

5.8 El docente debe tener presente al tramitar las horas cátedras que la
plataforma permite un tiempo máximo de inactividad de 30 minutos,
transcurrido este tiempo deberá ingresar nuevamente.
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6. DESARROLLO

6.1 INGRESO
6.1.1. Para el registro de horas dictadas, el docente deberá ingresar por la página
de ITSA en el link de Portales Usuarios:

6.1.2. Luego deberá ingresar en el link de Reporte Horas de Clases:

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6.1.3. Se abrirá una nueva pestaña donde aparecer el siguiente formulario:

6.1.4 Para validar su entrada al sistema utilizará por defecto como usuario y
contraseña su documento de identificación.

6.1.5 Al ingresar al sistema, aparecerá la pantalla inicial, mostrando el módulo de

Reporte de Clases:
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6.1.6. Seleccione el periodo académico actual, el cual desplegará automáticamente la

asignación de módulos, así mismo estará visible las fechas de corte para pago de
nómina por periodo académico.

6.1.7. Se enlistarán los módulos asignados en el periodo correspondiente con la

información como se encuentra en la imagen. En la parte derecha, se encuentran
los iconos de las opciones de registro y consulta de las clases a registrar por cada
módulo.

6.2. REPORTAR CLASES

Para reportar la clase debe ingresar a la opción Reportar Clase, aparecerá un

recuadro con un formulario el cual permitirá registrar las clases dictadas para el
módulo seleccionado. Se deberá ingresar primero el total de horas que dictó el
docente durante la clase, luego seleccione la fecha de realización (por defecto
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aparece la fecha actual), y el tema trabajado durante la clase. Por último, presione
el botón Guardar para registrar la clase, el sistema indicará posteriormente que la
clase ha sido registrada correctamente.

6.3. REPORTAR NOVEDAD.

Para reportar novedades debe dar ingresar a la opción Reportar Novedad,

aparecerá un recuadro con un formulario el cual permitirá registrar la novedad para
el módulo seleccionado. Se deberá ingresar primero el número de horas que dictó,
luego seleccione la fecha de realización (por defecto aparece la fecha actual), el
tema trabajado durante la clase, el motivo de la novedad, la descripción del motivo
y agregar documento soporte de novedad. Por último, presione el botón
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Guardar para el registro de novedad, el sistema indicará posteriormente el correcto

registro de la novedad.

6.4. CONSULTAR CLASES

Esta opción mostrará todos los registros de las clases y novedades reportadas
(fechas, horas dictadas, temas trabajados, tipo de registro, motivo de novedad, el
estado de la novedad y documento soporte). Para Consultar las clases reportadas
y estados de las novedades debe dar clic en la opción Consultar Clases, se
desplegará un recuadro mostrando un listado de todas las clases y novedades
registradas en el módulo para el periodo seleccionado inicialmente. Estas
aparecerán ordenadas cronológicamente desde la clase más reciente hasta la más
antigua.
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6.4.1. En caso de presentarse la necesidad de actualiza el documento que soporta

la novedad, el docente podrá editarlo presionando el ícono antes de que la

misma sea aprobada. Así mismo podrá visualizar el documento cargado

presionando el ícono .
6.4.2. En caso de que se haya presentado un error o se desee eliminar una clase o
novedad, se encuentra habilitada una opción al finalizar la fila del recuadro llamado
Eliminar clase.
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7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS
APROBACIÓN
V1 16/02/2016 Se aprueba el Instructivo.
Se actualiza el logo y nombre de la institución a
V2 23/09/2016
Institución Universitaria ITSA.
Se cambia Proceso de Gestión del Talento
Humano a Gestión Humana. Se cambia unidad de
V3 25/03/2020 trabajo por procesos. Se elimina Ceres. Se cambia
portales Administrativos a Portales de Usuarios.
Se cambia Coordinadores por Decanos.
Se realiza actualización como mejoramiento
continuo del proceso de cargue de hora en el
sistema del reporte de horas de Triple A,
V4 08/09/2020 modificando e incluyendo subítems en 5. políticas
de operación e imágenes en el desarrollo, los
cuales son 5.1, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8. se actualiza ítem
6. En los subítems 6.3, 6.4:6.4.1,6.4.2.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento Reporte de Horas Catedra PR-GTH-06