Identificación de Series y Subseries Documentales

Actividad de Aprendizaje

En la estructura orgánica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestión

Humana depende de la Subdirección Administrativa y tiene como funciones:

Controlar la gestión del recurso humano.

Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias.

Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitación de recursos humanos y

presentar el plan semestral a la Dirección, para su gestión correspondiente.

Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros,
los siguientes documentos:

 Hojas de vida TD
 Embargos TD
 Certificados de capacitación TD
 Historias laborales SERIE
 Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S
 Contratos laborales
 Afiliaciones a Caja de compensación familiar
 Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantías
 Llamados de atención.
 Liquidaciones de vacaciones
 Informes de Actividades
 Controles de inducción
 Estadísticas de capacitaciones
 Panoramas de riesgos profesionales
 Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensación familiar
 Circulares informativas y normativas
 Exámenes de ingreso
 Actas de reunión
 Certificados educativos, ordenes de matrícula y formularios para apoyos educativos
 Diagnósticos de necesidades de capacitación
 Actas comité Paritario de Salud Ocupacional
 Estados de préstamo
 Planes semestrales de capacitación
 Programas de salud ocupacional
 Constancias laborales

 Estadísticas de incapacidades
 Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P
 Requerimientos de Fiscalía
 Controles de asistencia a eventos de capacitación, programados por la A.R.P
 Pruebas Psicotécnicas
 Edictos
 Exámenes de retiro
 Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales
 Llamados de atención
 Controles de entrega de dotación
 Licencias
 Actas de descargos
 Informes de visitas domiciliarias

NOTA: todos los tipos documentales están nombrados en plural porque son
repetitivos en la dependencia, más no por Agrupación Documental.

Amig@ Estudiante:

Recordemos que además de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier
institución se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo
y se cumplen a través de actividades y trámites rutinarios, los cuales se convierten en
procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya
reunión con otras de estructura y contenido homogéneos conforman la Serie
Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites
administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el
principal y dan origen a las Subseries Documentales.

Con base en la información anterior, clasifica los documentos según los asuntos que se
manejan en el Departamento de Gestión Humana de la empresa Creativos S.A y
completa el cuadro que te presentamos a continuación.
Fondo Documental: EMPRESA CREATIVOS S.A.

Sección: SUBDIRECCIÒN ADMINISTRATIVA Subsección: GESTION HUMANA

Serie Subserie Unidad Documental Tipos Documentales

HISTORIAS LABORALES * HOJA DE VIDA.
* CERTIFICADO DE
CAPACITACIÓN.
* CONTRATO LABORAL.
* AFILIACIÓN A CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR.
* AFILIACIÓN A E.P.S, A.R.P. Y
FONDOS DE PENSIONES Y
CESANTÍAS.
* CONSTANCIAS LABORALES
EMBARGOS EMBARGO
COMPLEJA * HOJA DE VIDA.
* CERTIFICADO DE CAPACITACIÓN.
* CONTRATO LABORAL.
* AFILIACIÓN A CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR.
* AFILIACIÓN A E.P.S, A.R.P. Y
FONDOS DE PENSIONES Y
CESANTÍAS.
* CONSTANCIAS LABORALES
COMPLEJA EMBARGO

CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA SIMPLE * COMUNICACIONES RECIBIDAS Y

ENVIADACORRESPONDENCIA DESPACHADAS E.P.S. *
RECIBIDA COMUNICACIONES RECIBIDAS Y
DESPACHADAS CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR
ACTAS ACTAS SIMPLE * ACTAS DE REUNION
* ACTAS COMITÉ PARITARIO DE
SALUD OCUPACIONAL.
* ACTAS DE RECARGOS.
CIRCULARES CIRCULAR SIMPLE *INFORMTIVAS
*NORMATIVAS
MEMORANDOS MEMORANDO SIMPLE LLAMADO DE ATENCION

INFORMES COMPLEJA INFORMES DE ACTIVIDAD

INFORMES INFORMES DE VISITAS
DOMICILIARIAS
PROGRAMAS PROGRAMAS COMPLEJA PROGRAMA DE SALUD
: OCUPACIONAL
PROGRAMAS DE CAPACITACION
APORTES PARAFISCALES PRESTACIONES SOCIALES COMPLEJA LIQUIDACION DE VACACIONES
LIQUIDACION DE PRESTACIONES
SOCIALES
SELECCIÓN DE PERSONAL EXAMEN DE SELECCIÓN COMPLEJA EXAMEN DE INGRESO
PRUEBAS PSICOTECNICAS
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BIENESTAR SOCIAL COMPLEJA CONTROLES DE INDUCCION
EXAMEN DE RETIRO
ENTREGA DE DOTACION
LICENCIAS
CONTROL DE CAPACITACION
ESTADISTICA DE CAPACITACIONES
PANORAMAS DE RIESGOS
PROFESIONALES
DIAGNOSTICO DE CAPACITACION
ESTADISTICAS DE INCAPACIDADES
PRESTAMOS PRESTAMOS SIMPLE ESTADOS DE PRESTAMOS

PROCESOS JURIDICOS *REQUERIMIENTOS DE FISCALÍA SIMPLE * CERTIFICADOS EDUCATIVOS

COMPLEJA * ORDEN DE MATRÍCULA
* REQUERIMIENTOS * FORMULARIO APOYO EDUCATIVO
* CAPACITACIÓN
* APOYO EDUCATIVO
Envía el desarrollo de esta actividad a tu Facilitador@ en un documento que
llamarás Identificación de Series y Subseries Documentales.

Procura marcar siempre tus trabajos con un encabezado como el siguiente:

NOMBRE: Paola Andrea Rojas Chavarro

FECHA: 30/06/2021

ACTIVIDAD: Actividad de aprendizaje

TEMA: Identificación de Series y Subseries Documentales