BUENAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZAR Y NOMBRAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización de los documentos electrónicos y la manera de nombrarlos es requisito

imprescindible para su identificación y posterior recuperación de los mismos. Por tanto, si
queremos gestionar correctamente los documentos electrónicos, debemos comenzar por
nombrarlos de forma adecuada.

1. Denominación de las carpetas

Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación

relacionada con una determinada actividad

• NO utilizar los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , .

• NO utilizar acentos
• Separa las palabras con guion “-” en vez de usar espacios.
• Utilizar abreviaturas normalizadas para la descripción de procesos según la
recomendación de Compras Públicas

Abreviatura Tipo de proceso Proceso Padre

RE-APJ ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO RÉGIMEN ESPECIAL
ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO / CONSULTAS
RE-APJC RÉGIMEN ESPECIAL
PUNTUALES Y ESPECIFICAS
RE-PU BIENES Y SERVICIOS UNICOS / PROVEEDOR UNICO RÉGIMEN ESPECIAL
CN CAPACIDAD NACIONAL

RE-CSCD COMUNICACION SOCIAL / CONTRATACION DIRECTA RÉGIMEN ESPECIAL

RE-CSPS COMUNICACIÓN SOCIAL / PROCESO DE SELECCIÓN RÉGIMEN ESPECIAL

CPC CONCURSO PUBLICO CONSULTORÍA

CDC CONTRATACION DIRECTA CONSULTORÍA
LCC LISTA CORTA CONSULTORÍA
CONT. DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y DE SEGUROS
RE-CIFS RÉGIMEN ESPECIAL
DEL ESTADO
RE-CS CONTRACION SE SEGUROS RÉGIMEN ESPECIAL

CDTU CONTRATACION DIRECTA POR TERMINACION UNILATERAL RÉGIMEN COMÚN

CONTRATACIONES CON EMPRESAS PUBLICAS

RE-CEPI RÉGIMEN ESPECIAL
INTERNACIONALES
CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PUBLICAS O SUS
RE-CEP RÉGIMEN ESPECIAL
SUBSIDIARIAS
COTB COTIZACION BIENES RÉGIMEN COMÚN
COTO COTIZACION OBRAS RÉGIMEN COMÚN
 COTS COTIZACION SERVICIOS RÉGIMEN COMÚN
EM EMERGENCIAS PROCEDIMIENTO ESPECIAL

RE-EP EMPRESAS PUBLICAS, MERCANTILES O SUBSIDIARIAS RÉGIMEN ESPECIAL

FI FERIAS INCLUSIVAS PROCEDIMIENTO ESPECIAL

LICB LICITACION BIENES RÉGIMEN COMÚN
LICO LICITACION OBRAS RÉGIMEN COMÚN
LICSG LICITACION SEGUROS PROCEDIMIENTO ESPECIAL
LICS LICITACION SERVICIOS RÉGIMEN COMÚN
MCB MENOR CUANTIA BIENES RÉGIMEN COMÚN
MCO MENOR CUANTIA OBRAS RÉGIMEN COMÚN
MCS MENOR CUANTIA SERVICIOS RÉGIMEN COMÚN
RE-OACL OBRA ARTISTICA, CIENTIFICA O LITERARIA RÉGIMEN ESPECIAL
PREC PRECALIFICACION
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES - ADQUISICION DE BIENES
ADBI PROCEDIMIENTO ESPECIAL
INMUEBLES
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES - ARRENDAMIENTO DE
ARBI PROCEDIMIENTO ESPECIAL
BIENES INMUEBLES
PE PUBLICACION
RE-RA REPUESTOS O ACCESORIOS RÉGIMEN ESPECIAL
RE-SE SECTORES ESTRATEGICOS RÉGIMEN ESPECIAL
SIE SUBASTA INVERSA ELECTRONICA B/S
TRANSPORTE DE CORREO INTERNO O INTERNACIONAL
RE-TC RÉGIMEN ESPECIAL
PUBLICACION
VPN VERIFICACION PRODUCCION NACIONAL
COTBS COTIZACION DE BIENES Y SERVICIOS RÉGIMEN COMÚN
CONPC CONCURSO PUBLICO CONSULTORÍA
LICBS LICITACION DE BIENES Y SERVICIOS RÉGIMEN COMÚN

• Guardar los archivos en sus respectivas carpetas, para ello nos basamos en la estructura
de directorios recomendado por el Departamento de sistemas bajo la observación de
Compraas Públicas. Ver Anexo 1.

2. Nombrar lo más brevemente posible

Se debe evitar rutas de acceso muy largas, el propio Windows sólo permite una cadena de 255
caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del documento y de las carpetas y
subcarpetas que lo contienen. Por eso es imprescindible hacer todo lo posible para acortar esa
ruta de acceso, eliminando subcarpetas que no aportan información siempre que podamos; o
utilizar solamente el código del cuadro, cuando éste sea suficientemente representativo para
nosotros. La ruta resultante a la hora de recuperar el documento sería demasiado larga y puede
darnos problemas

3. Nombrar el documento de manera descriptiva

Cuando un documento está dentro de una carpeta con denominación suficientemente clara,
tendemos a no repetir esa información en el nombre del documento. Sin embargo, esto
solamente es eficaz mientras el documento permanece en esas carpetas originales. Lo que suele
suceder es que muchos documentos electrónicos se pasan y copian de unas carpetas a otras,
perdiendo el contexto para el que fueron creados. Por eso es importante que el nombre del
documento incluya toda la información descriptiva independientemente de dónde esté
almacenado. Es lo más seguro y además nos permitirá buscar el documento en el buscador de
Windows con mayor facilidad.

4. Nombres propios

Cuando el documento deba ser denominado con un nombre propio, escribe sus apellidos y su
nombre separados por _. De esta manera, se ordenarán por orden alfabético:

5. Orden numérico

Cuando el nombre incluya una enumeración correlativa, para que se ordenen correctamente es
imprescindible utilizar los ceros a la izquierda. Como consecuencia habrá que hacer una
estimación previa de los dígitos que vamos a necesitar. Por ejemplo, si vamos a tener entre 10
y 99 documentos, será suficiente una numeración con dos dígitos, pero si hay posibilidad de
superar esa cifra, necesitaremos tres.

7. Control de versiones

En Word se puede utilizar el control de versiones si se quiere. Pero como uso generalizado, para
el resto de formatos, se puede optar por añadir, siempre al final del nombre y antes de la
extensión del documento, v01, v02, v03… a cada una de las versiones o borradores que se creen
(con dos dígitos para que los documentos aparezcan después en un orden lógico en el
explorador). Al documento final se le quitaría ese añadido, y se borrarían las anteriores versiones
o borradores si lo consideramos oportuno. Hacer limpieza de forma periódica nos evita llenar el
ordenador de documentos inservibles.

Los archivos deberán denominarse enumerarse según la fecha de emisión, para llevar una
secuencia correcta, cito el siguiente ejemplo:

01_MCO-009-2021-18_TIPO_DE_DOCUMENTACION

02_FISC-BAHIA13-2021_TIPO_DE_DOCUMENTACION

03_RU-53334-2021_TIPO_DE_DOCUMENTACION

Firma electrónica

La implementación de la firma electrónica en los procesos de contratación ha conllevado a

actualizar nuestros procedimientos internos para un correcto manejo de ese tipo de archivos.
Por esto, se les recuerda que los documentos deben ser guardados en PDF y no ser impresos,
puesto que en ese caso no es posible la verificación de la firma electrónica y la misma pierde su
validez. Para la realizacion de esta tarea se ha presentado la obligatoriedad del uso de el
aplicativo Firma Ec v.3.0

Ing. Eduardo Villón A, Mgtr.

Jefe Departamento Sistemas

 ANEXO 1 - ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE MEMORANDO AR_SOLICITUD DE CP

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA
CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE PRES
ESTUDIOS
PRESUPUESTO REFERENCIAL
DESAGREGACION TECNOLOGICA
ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS
CRONOGRAMA VALORADO DE TRABAJO
PERSONAL TECNICO MINIMO
ESTUDIOS Y DISEÑOS
EQUIPO MINIMO
MEMORIAS Y ESPECIFICACIONES TECNICAS
PLANOS
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
ESTUDIO DE MERCADO Y PROFORMAS
ETAPA PREPARATORIA TERMINOS DE REFERENCIA
PRESUPUESTO REFERENCIAL CODIGO DOCUMENTO_PRESUPUESTO REFERENCIAL USHAY
CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE MEMORANDO AR_SOLICITUD DE APROBACION
APROBACION DE INICIO DE PROCESO
CODIGO DOCUMENTO_MEMORANDO GG_APROBACION DE INICIO
DELEGACIONES CODIGO DOCUMENTO_MEMORANDO GG_DELEGACION ADJUDICACION
DESIGNACION DE COMISION TECNICA CODIGO DOCUMENTO_MEMORANDO GG_DESIGNACION CT
CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE OFICIO_SOLICITUD DE INFORME DE PERTINENCIA
INFORME DE PERTINENCIA CONTRALORÍA
CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE OFICIO_INFORME DE PERTINENCIA FAVORABLE
CODIGO DOCUMENTO_CT 001_APROBACION DE PLIEGOS
CODIGO DOCUMENTO_ACTA 001_APROBACION DE PLIEGOS
CODIGO DOCUMENTO_CONVO 001_SESION CT
PLIEGOS
CODIGO DOCUMENTO_ANEXOS
CODIGO DOCUMENTO_REQUISITOS MÍNIMOS Y PARÁMETROS DE EVALUACIÓN
CODIGO DOCUMENTO_PROYECTO DE CONTRATO
CODIGO DOCUMENTO_PLIEGO USHAY
CODIGO DOCUMENTO_PLIEGO PDF
PUBLICACION
CODIGO DOCUMENTO_CONVOCATORIA
CODIGO DOCUMENTO_RES DE INICIO
CODIGO DOCUMENTO_CT 002_DESPACHO DE PREGUNTAS
PREGUNTAS Y ACLARACIONES CODIGO DOCUMENTO_CONVO 002_SESION CT
CODIGO DOCUMENTO_ACTA 002_PREGUNTAS Y ACLARACIONES
OFERTAS
CODIGO DOCUMENTO_CONVO 003_SESION CT
APERTURA DE OFERTAS
CODIGO DOCUMENTO_ACTA 003_APERTURA DE OFERTAS
CODIGO DOCUMENTO_CT 003_DESIGNACION SUBCOMISION DE APOYO
INFORME LEGAL
ETAPA PRECONTRACTUAL
INFORMES DE LA SUBCOMISION DE APOYO INFORME TECNICO
INFORME FINANCIERO
CODIGO DOCUMENTO_CONVO 004_SESION CT
CONOCIMIENTO DE INFORME DE LA SUBCOMISION DE APOYO
CODIGO DOCUMENTO_ACTA 004_CONOCIMIENTO DE INFORME SUBCOMISION
CONVALIDACIONES
CONVALIDACIONES Y CALIFICACIÓN CODIGO DOCUMENTO_CONVO 005_SESION CT
CODIGO DOCUMENTO_ACTA 005_CALIFICACION
CODIGO DOCUMENTO_INFORME DE RESULTADOS
ADJUDICACION CODIGO DOCUMENTO_RES DE ADJU
CODIGO DOCUMENTO_NOT DE ADJ
RECLAMOS CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE OFICIO_NOMBRE OFERENTE
AÑO
NUMERO_CONTRATO
TIPO PROCESO
SUB TIPO PROCESO
 OBSERVACIONES SERCOP CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE OFICIO SERCOP_FECHA
AÑO
NUMERO_CONTRATO DOCUMENTOS HABILITANTES
TIPO PROCESO
SUB TIPO PROCESO GARANTÍAS
CONTRATO ELECTRÓNICO
CONTRATO CONTRATO PROTOCOLIZADO
CONVENIO TRIPARTITO
OFERTA GANADORA
CODIGO DOCUMENTO_NUMERO DE OFICIO_DESPACHO CONTRATO

INICIO DEL PLAZO (PAGO DE ANTICIPO)

GARANTÍAS (RENOVACIONES)
DELEGACIONES
CONTRATOS COMPLEMENTARIOS
ÓRDENES DE TRABAJO
ACTAS DE INCREMENTO DE CANTIDADES
CONTRATOS MODIFICATORIOS
PRÓRROGAS
SUSPENSIONES/REINICIOS
MULTAS
EJECUCION DEL CONTRATO (OBRAS)
RECEPCIÓN
PROVISIONAL
DEFINITIVA
INFORMES DEL ADMINISTRADOR
INFORMES DEL FISCALIZADOR
CAMBIOS DE ADMINISTRADOR
COMUNICACIONES VARIAS
SUBCONTRATACIÓN
RECLAMOS
ETAPA CONTRACTUAL REPROGRAMACIONES
FOTOGRAFÍAS

INICIO DEL PLAZO (PAGO DE ANTICIPO)

GARANTÍAS (RENOVACIONES)
DELEGACIONES
CONTRATOS COMPLEMENTARIOS
CONTRATOS MODIFICATORIOS
PRÓRROGAS
SUSPENSIONES/REINICIO
MULTAS
EJECUCION DEL CONTRATO (BIENES/SERVICIOS)
RECEPCIÓN
INFORMES DEL ADMINISTRADOR
INFORMES DEL FISCALIZADOR
CAMBIOS DE ADMINISTRADOR
COMUNICACIONES VARIAS
SUBCONTRATACIÓN
RECLAMOS
REPROGRAMACIONES
FOTOGRAFÍAS
GARANTIAS Y POLIZAS (RENOVACION)

DOCUMENTOS HABILITANTES
INFORMES
PAGOS ANEXOS REQUIRENTE
ANEXOS PRESUPUESTO
ANEXOS
ANEXOS CONTABILIDAD
ANEXOS TESORERIA