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CAPITULO 6: LOS SISTEMAS BLANDOS, SUS CARACTERÍSTICAS,

IMPORTANCIA DE ESTUDIO Y ENFOQUES METODOLÓGICOS

1. Características de los Sistemas Blandos

1.1. Los Componentes Clasificadores de un Sistema.

Los componentes cruciales para la clasificación y estudio de los sistemas son:

 Objetivo: ¿Qué?
 Estructura: ¿Cómo?

De acuerdo a las características de estos dos componentes se pueden clasificar de

manera básica a los sistemas:

Cuadro Nº1: Tipos de sistemas

Tipo de Sistema
Componentes Duro Blando
¿Qué?
Claros Difusos
¿Cómo?

Los sistemas duros se caracterizan por tener un objetivo (qué) y estructura (cómo)
claramente definidos, es decir, que no generan dudas en su interpretación. En cambio, lo
sistemas blandos, tienen un objetivo y estructura difusos o que no son compartidos por
las personas que los observan.

1.2. Características diferenciadoras de los Sistemas Duros:

Son sistemas cuyo objetivo (Qué) está claramente definido y es universalmente

aceptado, debido a que no existen diversos puntos de vista (perspectivas) sobre ellos.
 Su objetivo básico es entendido por todos. (Qué)
 Su estructura no induce a que existan diversas perspectivas sobre ella. (Cómo)
 Su comportamiento es predecible. (Cómo)

Ejemplo: Un computador o computadora.

 El Qué: Su objetivo básico es procesar datos, ordenarlos.

 El Cómo:
 Su estructura, bajo un adiestramiento básico es claramente entendido y no induce
a diversas perspectivas de su funcionamiento.
 Al conocerla bien se puede predecir su comportamiento. Por lo tanto, no se puede
decir que el comportamiento de una Pc es impredecible o que es producto del
azar.

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Curso: Teoría General de Sistemas
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1.3. Características diferenciadoras de los Sistemas Blandos:

Son sistemas que no están claramente definidos y/o no son universalmente aceptados,
debido a que existen diversos puntos de vista (perspectivas) sobre ellos. También
conocidos como sistemas suaves o difusos.
 Su objetivo básico no necesariamente es entendido o compartido por todos.
(Qué)
 Su estructura induce a que existan diversas perspectivas sobre ella. (Cómo)
 Su comportamiento es impredecible. (Cómo)

Ejemplo: Una organización.

El Qué: Su objetivo puede ser claro, pero es probable que no sea compartido por todos
sus miembros. Siempre se encontrarán opiniones diversas y contrarias sobre el objetivo
(misión y visión) que debe tener la organización.

El Cómo: Su organización (estructura) puede estar claramente definida a través de

manuales de funciones y reglamentos, pero aún existen muchas perspectivas sobre los
roles de cada área funcional y la forma de su trabajo. Por ejemplo el Departamento de
Sistemas: Para muchas personas sus funciones son solamente el soporte técnico de los
equipos de cómputo, para otros el desarrollo de sistemas de información y
administración de tecnologías informáticas, etc.

Cada persona tiene una forma diferente de conceptualizar a una organización. El

objetivo y la estructura de una Organización son producto del consenso de sus
integrantes.

Las actividades humanas: deportivas, políticas, profesionales, familiares, etc. Son

observadas desde diversos puntos de vista; eso significa que son producto de un
consenso.

Por lo tanto, las actividades humanas tienden a ser consideradas como Sistemas
Blandos, debido a que la naturaleza humana hace que las personas tengan diversas
perspectivas sobre el objetivo y la estructura de las acciones del ser humano. En estas
apreciaciones intervienen las costumbres, creencias, valores, formación profesional y
otros aspectos del ser humano. En esencia, los modelos mentales de cada individuo.

Ejemplo:
La fabricación de computadoras puede ser desarrollada de diversas formas (Sistema
Blando), incluso el rol de esta máquina puede ser visto desde diversas perspectivas:
científica, entretenimiento, etc (Sistema Blando); pero la computadora seguirá siendo
un Sistema Duro.

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1.4. Importancia del estudio de los sistemas blandos:

 Existe la necesidad de tener una visión clara del Objetivo y Estructura del
Sistema (Actividad Humana). Se requiere de la búsqueda del consenso de los
diversos puntos de vista existentes.

 Todos interactuamos en sistemas de actividad humana, sea cual fuera el

objetivo (Qué) y estructura (Cómo) de ésta. Un ingeniero de sistemas tiene una
misión importante que cumplir en los sistemas organizacionales, debido a que a
través de la implementación de sistemas de información y tecnologías de
información se pretende generar ventajas competitivas en la organización, tales
como la reducción de costos y la diferenciación del producto. La primera permitirá
a las organizaciones realizar mayores inversiones y competir con el precio del
producto, y la segunda permitirá a la organización ofrecer un producto (bien y/o
servicio) diferenciado de sus competidores.

 El principal problema es la carencia de alineamiento de los sistemas de

información y tecnologías de información hacia los objetivos organizacionales. No
se trata solamente de implementar soluciones informáticas de vanguardia, sino que
estás permitan a la organización cumplir de manera eficiente y eficaz sus objetivos
organizacionales, en especial en la generación de ventajas competitivas. El
siguiente gráfico muestra los posibles causales de esta carencia de alineamiento.

Desalineamiento de
SI y T.I.

Desconocimiento de los
Objetivos Organizacionales Incapacidad Entendimiento Difuso de los
Objetivos Organizacionales
Profesional

Lenguaje usado
es Difuso
Existencia de Lenguaje de modelamiento del
Ambigüedades Sistema es limitado (*)

Falta de Existencia de
Consenso (*) muchos Puntos de
Vista

Figura 24: Causales de la carencia de los SI y TI a los objetivos

organizacionales

 El desalineamiento de los sistemas de información y tecnologías de

información hacia los objetivos organizacionales, básicamente se debe a tres
factores: el desconocimiento de los objetivos de la organización, lo cual cada vez
es menos probable, puesto que las últimas generaciones de ingenieros de sistemas
tienen mayores conocimientos generales de administración, precisamente con fines
de orientar mejor las tecnologías de manera estratégica; sin embargo, es un factor
probable. También se debe a la incapacidad profesional, lo cual se centra más en la
inexperiencia del profesional hacia la planeación estratégicas de las tecnologías. Y
también al entendimiento difuso de los objetivos organizaciones; lo cual se
constituye en el factor más frecuente en la actualidad. Es precisamente este factor
el que es de interés para nuestro estudio, identificándose tres factores: El estado
difuso del lenguaje utilizado, producto de la diversidad del vocabulario, propia de

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los diversos profesionales que componen la organización, lo cual dificulta el

entendimiento de las terminologías utilizadas por éstos. La existencia de
ambigüedades de los objetivos organizacionales, los cuales pueden indicar en su
visión una orientación determinada de la organización y en la misión y/o objetivos
organizacionales definiciones contrarias a ésta. Asimismo, las limitaciones en el
lenguaje de modelamiento del sistema, el cual no permite representar de manera
fidedigna el estado del sistema en estudio; un inexacto modelamiento del sistema
no permitirá identificar las necesidades de este y menos aún plantear alternativas
de solución efectivas. Muchas veces la existencia de ambigüedades en los
objetivos organizacionales se debe principalmente a dos factores: La falta de un
consenso organizacional y la existencia de diversos puntos de vista de sus
integrantes; son precisamente estas las principales características de una
organización por su naturaleza de sistema blando. Finalmente, se considera a la
falta de un consenso y las limitaciones del lenguaje de modelamiento del sistema
como los puntos de apalancamiento que permitirán tener un mejor resultado en el
alineamiento de los sistemas de información y tecnologías de información hacia los
objetivos organizacionales; en tal sentido, las estrategias de solución deben estar
orientadas más hacia estos dos factores.

1.5. La metodología de los sistemas blandos – MSB.-

Creada por el Dr. Peter Checkland. Universidad de Lancaster – Reino Unido.

Objetivo.- Entender y aliviar un Sistema Blando a través de la utilización de

herramientas de diversa índole.

Estrategia Metodológica.-
 Obtener un modelo claro de la situación problemática.
 Implementar soluciones integrales que satisfagan las necesidades y expectativas
de las personas involucradas en el problema.

Las etapas, fases o estadíos.-

La Metodología de los Sistemas Suaves (MSB) divide sus actividades en 7 estadíos, los
cuáles son mostrados a continuación:

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1 7
Situación Acción para mejorar la
Problema No situación problemática
Estructurada 6
Cambios deseables
viables

2 5
Situación Comparación de Mundo Real
Problema 4 con 2
Expresada Mundo Conceptual

4
Modelos
Conceptuales

4a
3 Concepto de Sistema
Definiciones Raíces de Formal 4b
los Sistemas Pertinentes Otros
Pensamientos de
Sistemas

Figura 25: Estadios de la Metodología de Sistemas Suaves

Estadío 1 – Situación Problema No Estructurada.-

Se realiza una descripción de las principales características de la problemática
organizacional, mostrando datos precisos y concretos, con el fin de tener la mayor
objetividad en el análisis. Sin embargo, no se identifican causales y consecuencias, a fin
de no adelantar conjeturas sobre la naturaleza del problema analizado; es precisamente
esta la razón por la cual se le denomina “no estructurada”.

Estadío 2 – Situación Problema Expresada.-

Luego de la descripción objetiva de la realidad problemática, se busca una relación
entre los causales y las posibles consecuencias que esta traerá. El objetivo de este
estadío es encontrar una relación entre las acciones realizadas en el pasado, analizar su
repercusión en el presente y estimar el impacto en el futuro organizacional.

Estadío 3 – Definiciones Raíces de los Sistemas Pertinentes.-

Se realizan entrevistas a los principales involucrados en el problema, también llamados
Actores, a fin de determinar las opiniones sobre los causales, repercusiones en el
presente y futuro del sistema. Es precisamente en este Estadío en donde se reconoce la
naturaleza de un sistema blando, en relación a la existencia de diversos puntos de vista o
perspectivas sobre su naturaleza, valorándolos para el análisis de la situación
problemática analizada. Cada una de estas opiniones es conocida como “definición raíz”
y es una hipótesis de la naturaliza del sistema como producto de la “cosmovisión” o
“modelo mental” de cada involucrado.

Estadío 4 – Modelos Conceptuales.-

En los modelos conceptuales deben indicarse las actividades o procesos que de acuerdo
a la percepción de los Actores debe realizar el sistema en estudio, o dicho de otra forma,
la manera cómo debe funcionar el sistema, de acuerdo al modelo mental del Actor que

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lo especifica. En tal sentido, son la especificación de cada definición raíz, en donde cada
involucrado propietario de una definición raíz, debe especificar con detalle el
significado de sus apreciaciones. Es decir, cada definición raíz debe estar detallada a
través de un modelo conceptual respectivo.
Como una forma de ayudar a la definición de los modelos conceptuales se realizan dos
sub estadíos:

Estadío 4a – Concepto de Sistema Formal.-

Para realizar el modelamiento conceptual de los detalles del sistema debe tomarse en
consideración los componentes y características de todo sistema. El objetivo es que el
modelamiento del sistema sea lo más preciso posible.

Estadío 4b – Otros Pensamientos de Sistemas.-

De manera complementaria al modelamiento del sistema, debe tomarse en
consideración los diversos enfoques o corrientes teóricas del pensamiento de sistemas,
tales como: las organizaciones inteligentes, la cibernética, la investigación de
operaciones, etc. Esto permitirá tener un enfoque más riguroso y completo de las
apreciaciones de los Actores, a fin de obtener un modelo más técnico y factible del
sistema a plantear.

Finalmente, debe realizarse un modelo conceptual de consenso, como producto de la

integración de todos los modelos conceptuales definidos. Este modelo conceptual será
el modelo ideal del sistema, de acuerdo a las apreciaciones de la mayoría de los
Actores.

Estadío 5 – Comparación de 4 con 2.-

Consiste en la comparación del modelo real, producto del Estadío 2, con el modelo ideal
para los Actores, producto del Estadío 4. El objetivo de este Estadío es identificar la
“brecha” entre lo real y lo ideal, es decir, las actividades que deben realizarse para
“convertir” el sistema actual en una más adecuado a las exigencias de los Actores.

Estadío 6 – Cambios Deseables Viables.-

Luego de la identificación de la “brecha” entre lo real y lo ideal, se deben definir de
manera consensuada los cambios que son de interés o “deseo” de los Actores. Sin
embargo, también debe analizarse la viabilidad de su realización, debido a que es
importante analizar la efectividad de ésta. Los cambios definidos deben ser
especificados como una cartera de proyectos a realizar.

Estadío 7 – Acción para mejorar la situación problemática.-

Al tener la cartera de proyectos, cada uno debe ser especificado con precisión, a fin de
tener todo lo necesario para su efectiva ejecución. Durante la ejecución pueden surgir
inconvenientes, que deben ser subsanados.

Finalmente, producto de la ejecución de los proyectos definidos, surgen nuevas

necesidades en el sistema, como una forma de exigencia hacia la evolución del mismo.
Es por esta razón que originalmente se conceptualiza a un sistema blando como un
sistema que “no se soluciona”, sino que solamente se “alivia”; sin embargo, debe
entenderse que la necesidad inicialmente identificada ha sido satisfecha, pero se está
afrontando otro tipo de necesidad, producto de la evolución del sistema.

Nota.-
Los estadíos 1, 2, 5, 6 y 7 pertenecen al Mundo Real, debido a que se deben realizar
directamente en la situación problemática identificada, con los actores reales.

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Los estadíos 3 y 4 pertenecen al Mundo Conceptual, debido a que se realizan en un

“escritorio” a través del análisis de la información, sin la necesidad de que sean
implementados en el mundo real.

https://www.youtube.com/watch?v=kcRS_Q7LKU0

1.6. Ejemplo sintético de aplicación de la MSB.-

Caso: Implementación de sistemas y tecnologías de información en una entidad

educativa.

Dinámica: Identifique en el siguiente caso los Estadíos de la MSB.

Situación problemática identificada: ¿Cómo implementar un sistema de matrículas,

notas y pensiones en la Institución Educativa “Alga y Beta”?
Originalmente, la institución educativa mencionada solamente solicita la
implementación de un sistema de informático para los procesos de matrículas, notas y
cobro de pensiones. Sin embargo, se realizaron las siguientes actividades para analizar
el problema y plantear soluciones:

1. Análisis de información estadística general de la institución. Entre la información

más relevante tenemos:
 Nivel de estudios: Primaria y Secundaria.
 Número de estudiantes en total: 850.
 Número de estudiantes nivel primaria: 450.
 Número de estudiantes nivel secundaria: 400.
 Número de docentes en total: 45.
 Promedio de estudiantes por aula: 50.
 Fortalezas identificadas:
 Experiencia académica de la plana docente.
 Infraestructura tecnológica moderna.
 Apoyo intenso de los padres de familia.
 Debilidades identificadas:
 Inadecuado uso de las tecnologías de información para fines
académicos.
 Demora en informar a los padres de familia sobre la situación
académica y económica de sus hijos.
 Escasa comunicación de los estudiantes con sus profesores.
 Escasa investigación académica por parte de los alumnos.
 Escasa comunicación de la institución con los padres de familia.

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2. Utilización de un cuadro pictográfico que permitió el entendimiento de la relación

causa efecto entre los factores de la realidad:

Cuadro
Cuadro
Es
tad
íst
Pictográfico
Pictográfico ica
s
as Autoridad
ic
lít
Po es

Re

on
ac

es
ci
r m Futuras
fo
In Estrategias
Ense
ñ anza
Sociedad
Docente Reac
c i one
s
Alumno

Restricciones:
Cultura de estudio.
Indisciplina.
Políticas.
Analistas
Figura 26: Cuadro pictográfico de ejemplo de aplicación de la MSB

En esta figura se muestra la relación entre los miembros de la institución

educativa, así como las restricciones que afronta.

3. Búsqueda de soluciones integrales a la situación encontrada.-

W 1 W 2 W 3
I n v e s t ig a c i ó n
W e lt a n s c h a u u n g C o n tin u a
I n t e g r a c ió n P a r tic ip a c ió n

A u t o r id a d e s
“ C o s m o v is ió n ” D o ce n tes
D R 2
O r ig in a A c D R 1
t .1 A lu m n o s
A c A
D e f in ic ió n R a íz A c
t .3
t .2 c t.1
A
D R 3
A c A c t.2
t .4 c t .3
A
A
c t .4
c t.1
A

O r ig in a A
c t.3
c t.2

A
A c t .1 c t .4
M o d e lo C o n c e p tu a l
A c t.2
A c t .3

A c t.4

Figura 27: Construcción de definiciones raíces

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 En primer lugar, se identificaron los Actores más relevantes de la situación

problemática: docentes, autoridades y alumnos (dentro de ellos se encuentran
los apoderados o padres de familia). De cada uno de ellos, se identificó el
modelo mental, cosmovisión o “Weltanschaung” (como la denomina el Dr.
Peter Checkland), con el fin de conocer la esencia de sus opiniones en relación
al comportamiento ideal del sistema desde su punto de vista. Así, se encontró
que los docentes tiene en su esencial mental la investigación continua, las
autoridades a la integración y a los estudiantes una mayor participación en los
temas académicos de la institución.

 Posteriormente, cada una de estas cosmovisiones generó una definición raíz,

que sintetizó de manera precisa las opiniones o hipótesis de los Actores. Estas
fueron identificadas como DR1, DR2 y DR3.

 Cada definición raíz generó un modelo conceptual, que detalla las actividades
precisas que deberían implementarse. Esta representación se realizó de manera
gráfica.

A W1
c W1 W2 W3
A W2 W3
Cuadro tA
Cuadro Modelo Conceptual c Docente Autoridades Alumno
Modelo Conceptual c. A
Pictográfico del Consenso. t1
t
s s DR
Pictográfico del Consenso. c. A DR2
. t2 DR1
DR1 c ADR2
DR
Es
3 . A A3
c 3
tad
íst Invest
t c
i ca
s igació 4 c. A A
t At
Autorida n t1 c. c
Reacc
iones

Ense d Cientí c. A
a tica ñanz
Futuras
fica . t2 t
lí Reac
Estrategias Activi 1t c
Po s rmecione Sociedad
dades 3 . .
Docent sInfo . t
Integr 4 2
e s
Alumn adora 3 .
o s
Otros 4
Asam
Restricciones
blea Conocimientos
de
Analista
s
estudi Científicos
antes
y Sistémicos
Identifican los Cambios

Características de la
Estrategias implementación de
de Solución S.I. - T.I.
Interdisciplinarias

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Figura 28: Construcción de los modelos conceptuales

 Los modelos conceptuales generados fueron integrados a la experiencia

profesional de los consultores convocados, quienes representan sus
conocimientos técnicos a través los “conocimientos científicos y sistémicos”.
Producto de esta integración es un modelo conceptual de consenso, el cual
representó las principales ideas de cambio de los Actores.

 Posteriormente, se realizó una comparación entre el modelo del cuadro

pictográfico (que representaba la situación actual) y el modelo conceptual
consensuado (que representaba la situación ideal). Producto de esta
comparación, se identificaron las diferencias esenciales y plantearon cambios
sustanciales a realizar. Estos cambios, por la naturaleza de las necesidades
identificadas eran de naturaleza interdisciplinaria, debido a la necesidad del
trabajo cooperativo entre profesionales de diversa índole.

 El producto final del proyecto de consultoría, no solamente fue el perfil

tecnológico de la implementación de los módulos de matrículas, notas y
pensiones, sino también el planteamiento del perfil tecnológico de la
implementación de sistemas y tecnologías de información.

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Instituciones Diversas:
Universidades, Gobierno,
ONG,
Investigadores, etc.

Rend. Académico, Internet

Investigaciones,
Clases, etc. BD Consultas
Debates
on line
o diferido

Consultas
Debates
Consultas Informes
Docentes y Debates Reservas libros
Autoridades Informes, etc
Apoderado

Clases Alumno

Figura 29: Modelo de implementación de un SI

 Los sistemas y tecnologías de información deberían permitir realizar las

siguientes actividades:
 Desarrollo de sesiones de aprendizaje interactivos entre los docentes y
estudiantes.
 La consulta de fuentes de información primaria y secundaria a través de las
computadoras.
 La participación virtual en debates y entrega de informes académicos por
parte de los estudiantes.
 La participación a distancia (desde sus hogares, por ejemplo) de estudiantes
a través de consultas, debates, remisión de informes y reservas de libros de
su biblioteca.
 La participación a distancia de los apoderados en relación a la situación
académica de sus hijos.
 Asimismo, la conexión de los participantes con diversas instituciones
gubernamentales y no gubernamentales, investigadores, entre otros.

1.7. Otras aplicaciones de la MSB.-

En esencia, el accionar de la MSB se orienta hacia los sistemas blandos de diversa

índole. Aquí algunos ejemplos referenciales:

 Desarrollo de Sistemas de Información Integrados.

 Desarrollo de Sistemas de Toma de Decisiones.
 Mejora de la Cultura Organizacional.
 Estudio del Comportamiento de Consumo de los clientes.
 Mejora de las políticas de Comercialización.
 Problemas sociales diversos.

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 etc.

1.8. Consideraciones.-

 La esencia de los sistemas blandos es la naturaleza del ser humano: original en su

cosmovisión (lo cual origina la diversidad de opiniones), impredecible y
adaptativo.

 Los Sistemas Blandos son aliviados debido a que su complejidad hace difícil
(pero no imposible) lograr una solución que satisfaga plenamente las expectativas
de todos sus integrantes. Siempre existirá la necesidad de realizar mejoras. El
primer paso para lograr la solución definitiva es el alivio.

 La MSB no debe ser vista con el Fin u Objetivo de un proyecto de desarrollo, es

sólo un medio más.

 Muchas veces el sentido común es más efectivo que cualquier metodología: Si

algo es Difuso…conviértelo en algo Claro.

 Analiza el problema desde diversos puntos de vista. Recuerda que no existe una
única forma de ver las cosas.

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