Control de documentación en obra

Unidad N°2 Control tributario e interpretación

contable de obra
 UNIDAD II: Control tributario e
interpretación contable de obra
Los estudiantes en esta sesión lograrán:

• Identificar aspectos de control de documentación a

mantener en obra, según el tipo de proyecto e
información asociada.
INSTRUCTIVO ACTIVIDAD N°5

• Formar equipos de trabajo de DOS personas para las Evidencias

de Producto y el Encargo.

• Actividad 5 : Para la obra indicada por el docente, presente el

siguiente informe:
– Portada
– Introducción
– Documentación a “mantener en obra”, incluyendo fichas y
documentos tipo para el control y/ seguimiento de los
procesos contables.
– Conclusiones

• Como instrumento de evaluación se aplicará una Escala de

valoración.
Aspectos de control de documentación
en obra
Marco Teórico
 • Documento: Información
(entendida como datos que
poseen significado) y su medio de
soporte (puede ser papel, medios
magnéticos, ópticos o electrónicos,
fotografías, muestra patrón o una
combinación de éstos).
Algunas definiciones • Registro: documento que presenta
resultados obtenidos o bien
proporciona evidencia de
actividades desempeñadas

• SGC: Sistema de gestión de calidad

• SGD: Sistema de gestión

documental
https://cmapspublic3.ihmc.us/rid=1LH3ZC9B6-1WMZMR9-17CG/UNE-ISO-15489-1.cmap
 ¿Qué regula?

NORMAS
ISO 15489 Públicas, privadas
Para Gestión
Organizaciones
Documental Clientes externos
internos

Gestión de Documentos
 ¿Qué beneficios tiene?

NORMAS
ISO 15489
Para Gestión
Ahorro por eficiencia Aumento de beneficios
Documental

Reducción de costos
 ¿A quiénes se dirige?

NORMAS
ISO 15489
Para Gestión Cualquier persona
Gerentes y directivos
Documental interesada

Administrativos
 ¿Objetivos?

NORMAS
ISO 15489 Problemática
P bl áti
Para Gestión individual
Base segura de control
Documental Requerimientos
propios

Marco de mejores
prácticas
 ¿A quién se aplica?

NORMAS
ISO 15489
Apoyo de un Sistema de
Para Gestión Documentos en todos
Calidad, Norma ISO
Documental los formatos o soportes
9001 – ISO 14001

Asignación de
responsabilidades Diseño e implementación
respecto de los de un Sistema de GD
documentos
 ¿Qué es un Documento
de Archivo?

NORMAS
ISO 15489 Claridad respecto del
Para Gestión Refleja correctamente lo
contexto del documento
Documental comunicado
Incluye proceso de
Rendición de cuentas
negocio

Estructura adecuada entre

Vinculable con otros
los elementos que lo
documentos
integran
 ¿Importa el entorno
normativo?

NORMAS
ISO 15489
Para Gestión Documentos deben Códigos de buenas
Documental respetar leyes, prácticas
jurisprudencia y
normativa Códigos éticos

Normas de obligado Vinculable con otros

cumplimiento documentos
 ¿Cuánto conservar los
documentos?

NORMAS
ISO 15489
Para Gestión
Documental Identificar el entorno
Rendición de cuentas
normativo

Necesidades de gestión Riesgos

 Política de GD

NORMAS
ISO 15489
Para Gestión
Documental Documentos auténticos, Adoptadas en el más nivel
fiables y utilizables gerencial

Soporte a las actividades

Responsabilidades sobre su
todo el tiempo que se
cumplimiento
requiera
 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. Determinar los
NORMAS documentos a crear en
cada proceso
ISO 15489 2. Determinar la forma y
Para Gestión Información a incluir estructura
Documental
Incorporar al sistema

3. Determinar los metadatos

Cómo se vincularán y gestionarán

 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

4. Requisitos para usar y

NORMAS transmitir los documentos
en los procesos
ISO 15489
Para Gestión Plazos de conservación 5. Organizar los
Documental documentos para su uso

6. Evaluar los riesgos de pérdida

de los documentos
 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

NORMAS 7. Preservar los

documentos y permitir el
ISO 15489
acceso
Para Gestión 8. Cumplir los requisitos
Documental legales, normas y política
de la empresa

9. Garantizar que los documentos

se conserven en forma segura
 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

NORMAS 10. Conservar solo durante

ISO 15489 el tiempo necesario
Para Gestión
Documental 11. Mejora continua
Documentación a mantener en obra
 CARPETA DOCUMENTO RESPONSABLES
Constructor de la
Principal Libro de obras
obra
Arquitecto, Jefe de
proyectos,
Planimetría Planos Administrador de
obras, encargado
de calidad
Especificaciones
Especificaciones
técnicas de Arquitecto
técnicas
construcción
Jefe de estudios y
Presupuesto Presupuesto de obra
proyectos
Plan de calidad de la Encargado de
obra calidad
Calidad de la obra
Procedimientos de Prevencionista de
trabajo Riesgos
 CARPETA DOCUMENTO RESPONSABLES
Certificados de
Certificado de número
organismos públicos y Arquitecto
municipal
privados
Bitácoras de mantención
Listado de equipos,
herramientas y máquinas
Bodega Inventarios y stocks Jefe de bodegas
Certificados de
calibración
Guías de despacho
Acta inmobiliaria Encargado de
Actas
Acta reuniones de obra calidad
• Certificados de
control de ensayos de
hormigón
• Certificados de
control de calidad Encargado de
Gestión de calidad Control de muestras
• calidad
hormigones y
resistencias
• Listado documentos
en obra
 CARPETA DOCUMENTO RESPONSABLES
• Formación CPHS
• Registro de Reunión
de Seguridad
• Registro de
procedimiento de
trabajo seguro
• Carta tipo aviso
Mutualidad
• Registro de
Experto en
conocimiento de
Prevención de riesgos prevención de
Plan de
riesgos
Emergencia
• Plan de
Emergencia y
Evacuación
• Certificados
Elementos de
Protección Personal
• Informes Experto
Mutual
 CARPETA DOCUMENTO RESPONSABLES

Todo riesgo de Administrador de la

Pólizas de seguro
construcción obra
Administrador de la
Estados de pago Banco
obra
Garantías y certificados Administrador de la
Garantías
de calidad de recursos obra

• Contrato de trabajo
• Liquidaciones de sueldo
• Comprobantes de
anticipos y feriados
• Imposiciones
• Finiquitos Administrador de la
Mano de obra • Libros de obra
remuneraciones
• Planillas de
imposiciones de AFP.
IPS, Isapres, Cajas u
Mutualidades
 Taller 10
Documentación a mantener en obra
 Taller 10:
Documentación en Obra
• Un accidente se produjo el año 2015 en una construcción de la
ciudad de La Serena. La loza de un edificio en construcción cayó
sobre tres trabajadores, en las obras que se realizaban en la
intersección de las calles Benavente con Amunategui.

• Hasta el lugar arribó personal de emergencia para prestar ayuda a los

lesionados y trabajar en el rescate con ayuda de unidades de
Carabineros. En el lugar también trabajaron miembros del grupo de
Búsqueda y Rescate Urbano (USAR), de Bomberos. El tránsito se desvió
por Gustavo Arqueros, lo que causa gran congestión en avenida
Balmaceda, arteria de la ciudad. Producto de la situación resultó
fallecida una persona.
• Video: https://www.youtube.com/watch?v=k1QpPsfFuvQ

• PREGUNTAS:
– En su opinión, ¿Quiénes son los responsables?
– ¿Qué documentación debiera solicitar el Fiscal ante la situación indicada?
Fin de la sesión