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Junio, 2020
Una versión del ENFOQUE A PROCESOS en el marco del ciclo PHVA
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se abordará una versión del Enfoque a Procesos, enmarcado en el ciclo
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA), el cual aparece representado en el siguiente
esquema.
DESARROLLO
Para la descripción del trabajo se toma como HILO CONDUCTOR la Fig. 1, por lo que el
orden de exposición se ajusta a la siguiente secuencia:
1. PLANIFICAR
2. HACER
3. VERIFICAR
4. ACTUAR.
1. PLANIFICAR
Entre las entradas básicas para realizar la identificación y el encadenamiento (mapeo) de los
procesos de la organización están los resultados del análisis del contexto interno y externo
de la organización, incluida la identificación de los requisitos de sus partes interesadas, así
como la misión/propósito y los objetivos de la organización, resultantes de un ejercicio de
planeación estratégica, que está teniendo lugar, y del cual la identificación y el
encadenamiento de los procesos forma parte. Con esas informaciones el Equipo Rector del
Sistema de Gestión (ERSG), que es el grupo compuesto por los principales líderes de la
organización, así como por expertos en sistemas de gestión, está en condiciones de iniciar la
determinación de los procesos, su secuencia e interacciones, ya que se conoce el rumbo a
seguir y los requisitos a satisfacer.
El ERSG debe realizar sesiones de trabajo utilizando tormentas de idea u otros métodos para
identificar los procesos de la organización, lo cual se pudiera facilitar, partiendo de una
propuesta de alguno(s) de su(s) miembro(s), preferiblemente de los más calificados en
sistemas de gestión dentro de la organización.
Para establecer el orden y secuencia de los procesos, así como sus interacciones, el ERSG
puede sesionar en mesas de trabajo, empleando pizarras con post-its e ir conectándolos con
flechas u otros recursos. Se pueden también emplear software para graficar de manera
automatizada los procesos, auxiliándose de monitores o proyectores de modo tal que se
pueda visualizar por todos los miembros del equipo las diferentes posiciones de los
procesos, así como los desplazamientos de pruebas y las conexiones entre ellos. Como
ejemplos de esos software están: MICROSOFT Visio, draw.io, Google docs /Dibujo y Snatch
App, entre otros.
En ocasiones se utilizan plantillas como guías para agrupar los procesos en diferentes
categorías, lo cual facilita la conformación del Mapa de Procesos, ver ejemplo a continuación:
Figura 3 Plantilla para Mapa de Procesos
Se trata de modelar y al final documentar cada uno de los procesos definidos en el Mapa de
Procesos de la organización. Para ello es conveniente crear el Equipo Rector del Proceso
(ERP), para que ejecute todas las acciones de análisis y modelación detallada, según se
requiera, de acuerdo al nivel de complejidad del proceso en cuestión.
El ERP estará conformado por el Dueño del proceso (líder del equipo) más otras personas de
las más competentes de la organización con respecto al proceso o a una parte importante del
mismo. Los miembros del ERP son seleccionados y convocados en primera instancia para
definirlo, pero también serán ellos quienes se encarguen de dar soluciones y respuestas
rápidas a los problemas y emergencias que se presenten durante su operación, así como
mejorarlo, cuando se requiera (ver punto 4).
MODELACIÓN NIVEL 1
Conviene iniciar la modelación con alguna herramienta que facilite representar el proceso a
un nivel alto /nivel macro/, es decir, a groso modo, no muy detallado, para esto pueden
resultar útiles los diagramas SIPOC y de Tortuga. La propia norma ISO 9001:2015, en su
introducción, específicamente en el punto 0.3.1, nos presenta una variante del diagrama
SIPOC a través de la siguiente representación.
La utilización de estos modelos facilita la definición de las entradas requeridas, las salidas
esperadas, sus actividades básicas y el orden secuencial a nivel macro.
MODELACIÓN NIVEL 2
En una segunda etapa de la modelación se pueden utilizar diagramas de flujo para definir la
secuencia detallada de las actividades (o subprocesos o tareas), por otra parte, se requiere
mostrar claramente los responsables y actores para cada actividad o etapa del proceso, no
hay mejor herramienta que los diagramas de flujo de funciones cruzadas, para lo cual la
Fig. 2 es un buen ejemplo sobre el uso de la misma. A este nivel, la secuencia de las
actividades se presenta con mucha mayor claridad y precisión. Igual el dueño del proceso y
otros actores responsables se puede visualizan muy claramente en un diagrama de
funciones cruzadas.
MODELACIÓN NIVEL N
Los procesos clave, también denominados básicos, misionales, operacionales, etc, con
salidas que pueden afectar directamente al cliente externo, y cualquier proceso cuya
operación genere riesgos significativos para la seguridad, la salud, el medio ambiente u otros
aspectos priorizados por la organización, serán los que estarán sometidos a mayor nivel de
medición, con diferentes tipos de métricas, varias de ellas con mediciones casi instantáneas
(procesos automatizados), otras con frecuencia, diaria, semanal, etc.
RIESGOS Y OPORTUNIDADES: para identificar los riesgos y oportunidades del proceso, así
como para definir las acciones de tratamiento, es común utilizar plantillas Excel o sistemas
informáticos que incluyen matrices de evaluación de riesgos y oportunidades. La forma de
realizarlo dependerá del sistema (o los sistemas) de gestión (integrados) que se estén
abordando porque la terminología varía según el modelo/norma de sistema de gestión,
aunque el proceso general es único, referido en el Anexo SL, punto 6.1 y con más
profundidad en ISO 31000:2018.
Es una buena práctica hacer una caracterización o resumen del proceso en un tipo de
información documentada conocida como Ficha del Proceso, existen varios formatos
/plantillas que facilitan su elaboración por parte del ERP. A continuación aparece una lista de
los aspectos que pueden estar contenidos en la ficha:
Es común que en los anexos se incluyan algunos de los diagramas utilizados durante la
modelación del proceso.
En la misma ficha (en los puntos 9 y 10) se hace referencia a otras informaciones
documentadas que el ERP consideró necesarias, en función de la complejidad del proceso,
las cuales pudieran ser útiles para describir detalladamente todo el proceso o determinadas
partes importantes del mismo, o para estandarizar un determinado proceder. Los tipos de
informaciones documentadas que se utilizan en estos casos son: procedimiento, instrucción,
lista de verificación, acta de registro, etc.
Nota: A partir de la investigación de esta fase de análisis a profundidad de cada uno de los
procesos, es posible ajustar la fase anterior de IDENTIFICAR Y ENCADENAR LOS
PROCESOS, incluida su información documentada de salida de esta etapa: el Mapa de
Procesos.
2. HACER
3. VERIFICAR
En el apartado 1.2 de este documento nos referimos a como diseñar los CRITERIOS Y
MÉTODOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, con el objetivo de ser utilizados para evaluar y
mantener bajo control los procesos, por lo tanto, la eficacia de la evaluación dependerá en
buena medida del trabajo realizado en la fase de PLANIFICAR, pero aun contando con un
diseño adecuado se requiere un liderazgo apropiado de los Dueños de procesos, que puede
manifestarse mediante las siguientes acciones:
exigir que se realicen todas las evaluaciones planificadas en 1.2.
exigir a los involucrados que tributen la información necesaria para realizar los
diferentes tipos de evaluación,
convocar a los miembros del ERP ante desviaciones de la zona favorable y definir
acciones encaminadas a llevar el proceso a la situación deseable.
Dentro de la fase verificar juegan un importante rol las AUDITORÍAS internas y externas, las
cuales evalúan la eficacia del sistema de gestión y por añadidura de sus procesos. Los
hallazgos de las auditorías pueden contribuir significativamente a la mejora del mismo (ver
apartado 4 “ACTUAR”, pero también la eliminación de no conformidades mediante
CORRECCIONES tributan a mantener bajo control el proceso y satisfacer los requisitos de
cumplimiento.
4. ACTUAR
A continuación se muestran dos láminas que resumen la metodología PHVA para desarrollar
proyectos de mejora de procesos.
Fig. 10 Resumen del método PHVA para proyectos de mejora de procesos
Figura 11 Herramientas por cada fase de un proyecto de mejora – Modelo PHVA
BIBLIOGRAFÍA: