TALLER DE ANALISIS PARA LA GESTIÓN

1° UNIDAD: CONTROL DE GESTIÓN EN LA

ORGANIZACIÓN

INSTITUTO PROFESIONAL AIEP

DOCENTE : HÉCTOR MORA
 INTRODUCCION

Las personas pasan la mayor parte de su

tiempo viviendo o trabajando en
organizaciones.

Las personas nacen, crecen, se educan,

trabajan y se divierten dentro de
organizaciones, las cuales determinan que
los individuos dependan cada vez más de
las actividades en grupo.

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 LAS ORGANIZACIONES
Los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, por sus
limitaciones individuales y deben conformar organizaciones que les
permitan lograr algunos objetivos que el esfuerzo individual no podría
alcanzar.
Una organización es un sistema de actividades conscientemente
coordinadas, formado por dos o más personas, cuya cooperación
recíproca es esencial para la existencia de aquélla.

Una organización existe sólo cuando:

1. Hay personas capaces de comunicarse;

2. Están dispuestas a actuar conjuntamente (disposición de sacrificar
su propio comportamiento en beneficio de la asociación);
3. Para obtener un objetivo común.

Las organizaciones existen para que los miembros alcancen objetivos

que no podrían lograr de manera aislada debido a las restricciones
individuales. En consecuencia, las organizaciones se forman para
superar estas limitaciones.

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LAS ORGANIZACIONES SON
SISTEMAS ABIERTOS

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 CONCEPTO DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
En las organizaciones, algunos cambios se presentan en el curso de
los procesos, en tanto que otros se proyectan con anticipación. El
término desarrollo se aplica cuando el cambio es intencional y se
proyecta con anticipación.

Cuando se habla de entrenamiento y desarrollo, la noción es

microscópica y casi siempre individual. En cambio, cuando se habla de
desarrollo organizacional, la noción es macroscópica y sistemática.
Aquí se habla en términos empresariales y globales, y no sólo en
términos individuales; se habla a largo plazo, y no a corto ni a mediano
plazos.

El Desarrollo Organizacional (DO) estudia la organización como

sistema total y se compromete a mejorar la eficacia de la empresa a
largo plazo mediante intervenciones constructivas en los procesos y en
la estructura de las organizaciones.

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Proceso Administrativo

Fuente: www.uaeh.edu.mx
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Entonces el Control es........
Controlar significa guiar los hechos para
que los resultados reales coincidan o superen
a los deseados.

El esfuerzo disciplinario para optimizar los objetivos de un Plan.

Aquellas Actividades que se llevan a cabo con el fin de forzar a las acciones a que
se desarrollen conforme a los planes preestablecidos.

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CONCEPTO DE CONTROL:

Proceso de carácter permanente, dirigido a la medición y a la valoración de

cualquier actividad sobre la base de criterios y de puntos de referencia fijados y a
la corrección de las posibles desviaciones que se produzcan respecto a tales
criterios y puntos de referencias

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Qué ocurre cuando no hay Control?
Funcionamiento al azar y con alto grado de
incertidumbre
Desintegración y parálisis de la
Modificación de normas, organización
metodologías y procesos, de
forma impulsiva e improvisada Incremento en los costos de
operación

Sentimiento de frustración, insatisfacción,

falta de motivación Uso inadecuado de los
recursos

Ausencia de efectividad y dominio sobre

decisiones, procesos y productos
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 PROCESO BÁSICO DE CONTROL:
Elegir objeto controlable
Definir unidad de medida

Establecer norma o estándar, referido al rendimiento esperado

Crear instrumentos sensibles para medir el rendimiento en términos de la

unidad de medida
Comparar resultados con estándares
Decidir qué acción o acciones es necesario emprender

Ejecutar la acción correctiva

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 Tipos de Control
Supervisión
Auditoría
Continuo o
Monitoreo

Inspección

Por Área
Especifica

Rendición de
Control de Cuentas
Calidad Control

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La frecuencia del Control depende de…….

Finalidad: Habrá que responder para qué exactamente se necesita controlar

Del tipo de instituciones y/o programas que interese controlar

De las capacidades del personal que ejecuta la tarea y de las especialidades

de los integrantes de los equipos de control

De la fase de ejecución de la programación que se necesita controlar

De la calidad y disponibilidad de la información y de los medios para ser

procesada
De la capacidad de mantenimiento y conservación del sistema de control
diseñado
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 Clasificación de Control
En función al momento en que se lleva acabo el
control…….

CONTROL EX CONTROL EX
ANTE POST

CONTROL
SIMULTÁNEO

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 Clasificación de Control
En función al modo en el que el control se lleva a
cabo……….

CONTROL POR ÍNDICES: Control basado en el cumplimiento de objetivos

prefijados; no analiza las causas del incumplimiento

CONTROL BUROCRÁTICO: Control basado en el cumplimiento de la ley y

el reglamento; no contempla discrecionalidad por parte del empleado

CONTROL POR LA ÉTICA O CULTURA: Control basado en la

existencia de un conjunto de valores compartidos por los empleados que
hace que éstos alcancen sus objetivos porque así cumplen con su deber

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EL CONTROL DE GESTIÓN:
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA.
Se entiende por Control de Gestión el conjunto de procesos que una
organización aplica para asegurarse de que las tareas que se realizan están
encaminadas a la consecución de sus objetivos

Los objetivos están previamente establecidos por la administración de la

organización y por la legislación vigente, en atención a que la institución
desarrolla sus actividades en el contexto de una sociedad a la que debe
servir, asumiendo por tanto, importantes responsabilidades sociales

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 Entonces el Control de Gestión es:

El Control de Gestión es un proceso de comparación entre los

resultados de una Actividad y la Planificación que se había realizado de
esos resultados, y es el instrumento indicado para entregar la
información al Directivo y apoyar sus decisiones correctivas

Desarrollo de capacidades
organizacionales
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 Analizando el concepto…
Relación con lo planeado: Siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación

Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar y

cualificar los resultados

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y

corregir los errores

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Fuente: www.uaeh.edu.mx 18
RELACION ENTRE
RECURSOS Y RESULTADOS
DE CONTROL:
◦ El control de recursos es el proceso de asignación de los recursos del
sistema de manera controlada.
◦ El control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades efectuadas. A través de este
proceso se planifican las actividades a ejecutar y los objetivos a
alcanzar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

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CONCEPTO DE SISTEMA:
Como definición de sistema se puede decir que es
un conjunto de elementos con relaciones de interacción e
interdependencia que le confieren entidad propia al
formar un todo unificado.

Definición práctica y la más utilizada:

Conjunto de partes o elementos que interactúan entre sí
para alcanzar un objetivo común.

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CONCEPTO DE SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN:
El control de gestión es un proceso administrativo que
permite evaluar el grado de cumplimiento de los
distintos objetivos que ha marcado el equipo directivo o
el órgano de gobierno de una compañía.

Un sistema de control es un conjunto de dispositivos

encargados de administrar, ordenar, dirigir o regular el
comportamiento de otro sistema, con el fin de obtener
los resultados deseados. En un sistema de control
pueden identificarse 4 partes: Medición, Acción,
Control, y Referencia.
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COMPONENTES DE UN SISTEMA
DE CONTROL DE GESTIÓN:

Está conformado por los componentes: estratégico, táctico y

operacional. A su vez, los componentes están constituidos
por: gestión estratégica, gestión de mejoría, gestión de
innovación, gestión de flujo, gestión de proyectos y gestión
diaria.

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ELEMENTOS DEL SISTEMA
DE CONTROL DE GESTIÓN:

•Plan estratégico.
•Mapas de procesos.
•Recursos humanos y recursos materiales.
•Mecanismos de evaluación.

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INDICADORES DE GESTIÓN:

◦ Los indicadores de gestión son la expresión

cuantitativa del comportamiento y desempeño de
un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con
algún nivel de referencia, puede señalar una
desviación sobre la cual se toman acciones
correctivas o preventivas según el caso.

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OTRA DEFINICIÓN:
◦ Son puntos de referencia o herramienta de medición del
cumplimiento de objetivos internos en una compañía. Los
indicadores de gestión también son conocidos como KPI
por sus siglas en inglés, y son la forma más sencilla y eficaz
de saber si una empresa está logrando sus metas y
objetivos.

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TIPOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN:

Los tipos de indicadores en una empresa hacen

referencia a los medios o instrumentos que la compañía
utiliza para medir o cuantificar si se está progresando
correctamente a la hora de cumplir con los objetivos
estratégicos establecidos.

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ALGUNOS EJEMPLOS DE INDICADORES
DE GESTIÓN EN LAS EMPRESAS SON:

•Crecimiento de ingresos.
•Satisfacción del cliente.
•Satisfacción de los empleados.
•Índice de Desempeño Financiero.

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TIPOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN:

- INDICADORES DE CONTROL:
- Los indicadores para el control de calidad
son herramientas que se utilizan para medir y
monitorear el desempeño de una empresa y se
encuentran entre los principales tipos de indicadores
de desempeño del proceso, o los famosos KPI's (Key
Performance Indicators).

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- INDICADORES CUANTITATIVOS:
- Los indicadores cuantitativos generan resultados que se
pueden resumir de forma numérica, p. ej.: la cantidad de
personas que tienen una opinión en particular o un cierto
comportamiento.

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- INDICADORES ESTRATÉGICOS:
- Dan cuenta del objetivo a nivel de Fin y de
Propósito del Programa: miden el impacto del
programa y la situación de los beneficiarios
gracias a los bienes y servicios que recibió del
Programa.

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TODO LO QUE SE PUEDE MEDIR, SE
PUEDE MEJORAR:

Esta es una frase que se suele decir, sin embargo, la

medición en sí misma no aporta valor a una organización,
pues para hacerlo deberá cumplir 2 condiciones. En
primer lugar, la captura de datos se debe transformar en
información que permita tomar decisiones para el
desempeño de la organización. Y en segundo lugar, debe
haber claridad sobre las prioridades (objetivos
estratégicos) de la empresa, para que el ejercicio de
medir lleve a su organización a procesos de mejora.

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Hoy es necesario compartir la visión sobre los
Indicadores de gestión, su definición,
importancia, tipos de indicadores y ejemplos
relevantes, que le permitan seleccionar de
manera correcta y creativa los Indicadores de
gestión en su organización.

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MÉTRICAS V/S INDICADORES DE
GESTIÓN (KPI'S) ¿SON LO MISMO?
Las métricas y los indicadores de gestión no son lo mismo,
aunque en un principio son similares, debido a que el objetivo
de las métricas y de los indicadores de gestión es medir el
comportamiento o rendimiento de determinados asuntos de
interés en un escenario empresarial. La diferencia aparece,
cuando las métricas se utilizan para medir diferentes aspectos
de la actividad empresarial en un momento específico, mientras
los indicadores de gestión incorporan la medición de objetivos
estratégicos, definidos en el marco de un plan estratégico en
sesiones de planeación, dentro de las organizaciones. En aras
de la estrategia, nos enfocaremos en los Indicadores de gestión
(KPI’s).

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¿QUÉ SON LOS INDICADORES DE
GESTIÓN - KPI?:

Un indicador de gestión (KPI) es una

forma de medir si una empresa, unidad,
proyecto o persona está logrando sus
metas y objetivos estratégicos.

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Las organizaciones utilizan indicadores de gestión en
múltiples niveles para evaluar su éxito al alcanzar lo
definido en la planeación estratégica. Los indicadores
clave de alto nivel pueden enfocarse en el desempeño
general de la organización, mientras que los KPI de bajo
nivel pueden enfocarse en los procesos o los empleados
en cada departamento como puede ser: atención al
cliente, finanzas o gestión del talento humano.

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De forma general, las organizaciones usan los
indicadores de desempeño porque fortalecen la
motivación del equipo de trabajo, dan soporte e
influyen en los objetivos estratégicos y fomentan el
crecimiento personal y organizacional. Estas son
algunas de las ventajas que trae consigo el uso de KPI's.

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TIPOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN (KPI’S):

A continuación, le presentamos algunas categorías

que se pueden usar para clasificar a los KPI's, por
otra parte puede encontrar algunos ejemplos en la
siguiente sección y también en cada uno de
nuestros artículos de indicadores para diferentes
procesos y disciplinas: Recursos
Humanos, Marketing, Entidades
Públicas, Ventas y Financieros.

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INDICADORES EXTERNOS V/S
INTERNOS:
Es externo cuando el KPI está disponible para una amplia
audiencia fuera de la compañía, incluso como estrategia
de marketing, e interno, cuando solo es informado dentro
de la organización, con diferentes grados de importancia y
confidencialidad.

Algunos ejemplos:
Indicadores Externos: Porcentaje de clientes satisfechos,
índice de satisfacción del empleado.
Indicadores Internos: Ingresos por empleado, margen
operativo.

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INDICADORES CUALITATIVOS V/S
CUANTITATIVOS:
Este es probablemente uno de los enfoques más populares para definir
indicadores de gestión. Por lo general, los KPI que miden las opiniones y
las percepciones se consideran cualitativos, mientras que el resto son
cuantitativos. En la práctica, tanto las medidas cualitativas, como las
cuantitativas son representadas de una forma numérica cuando se mide
un KPI.

Algunos ejemplos:
Indicadores Cualitativos: Índice de corrupción internacional, Nivel de
satisfacción del cliente, Calificación de la calidad del servicio.
Indicadores Cuantitativos: Tasa de conversión de cierre de ventas,
Volumen de ingresos por ventas, Porcentaje de productos con defectos.

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INDICADORES DE LARGO PLAZO
V/S CORTO PLAZO:

Los KPI buscan medir las acciones que generan resultados en lo

inmediato y cercano, o en el largo plazo, en el futuro. Estos
dependen de la planeación estratégica, en donde se definen
metas a corto y a largo plazo y por lo tanto, corresponden a la
temporalidad de los objetivos estratégicos.
Algunos ejemplos:
Indicadores de Largo plazo: Valor del tiempo de vida del
cliente
Indicadores de Corto plazo: Dólares gastados por mes en
la ejecución de un proyecto.

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INDICADORES DE EFICACIA V/S
INDICADORES DE EFICIENCIA:

Esta categoría es útil para comprender 2 dimensiones importantes

de cada proceso. La eficacia analiza si los resultados deseados se
generaron, mientras que la eficiencia indica la medida en que el
tiempo, el esfuerzo o el costo se emplean adecuadamente para
obtener los resultados deseados.

Algunos Ejemplos:
Indicadores de Eficacia: Cantidad de artículos entregados,
Cantidad de Transacciones procesadas, Porcentaje de pedidos
procesados.
Indicadores de Eficiencia: Costo de envío de un producto,
Cantidad de Transacciones procesadas por persona.

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EFICIENCIA V/S EFICACIA:

EFICIENCIA: SÍ IMPORTA EL CÓMO.

EFICACIA: NO IMPORTA EL CÓMO.

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INDICADORES DE GESTIÓN BASADOS
EN METODOLOGÍAS
BALANCED SCORECARD:

El Cuadro de Mando Integral permite evaluar el

funcionamiento de una organización desde varias
perspectivas. Utilizando esta metodología se puede
crear una clasificación por perspectivas de los
indicadores de gestión.

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El balanced scorecard (BSC/Cuadro de
mando integral) es una herramienta de
planificación y dirección que permite enlazar
estrategias y objetivos con indicadores y
metas para realizar con éxito la formulación
e implantación estratégica.

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DÓNDE SE APLICA EL
BALANCED SCORECARD:

En la ejecución del plan estratégico de una

organización está el secreto de su éxito. El Balanced
Scorecard es una metodología ampliamente difundida
que usan las organizaciones para organizar, analizar y
ejecutar su estrategia.

El BSC es usado por empresas privadas, entidades

públicas, y organizaciones sin fines de lucro a nivel
mundial.

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Es muy útil para medir la evolución de la actividad de una
empresa, sus objetivos clave y sus resultados, desde un punto
de vista estratégico y con una perspectiva general.
Es una herramienta que permite contribuir a tener una visión
clara del negocio a mediano y largo plazo.
El Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, está
alineado a la Planificación Estratégica de la Empresa, y
moviliza a toda la organización a través de indicadores de
gestión.

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