Universidad Bicentenaria de Aragua

Análisis y diseño de sistemas II – Evaluación 1

Pablo Padrón
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Informe de requerimientos

En el siguiente caso se tomará como cliente una compañía ficticia, una Institución
Educativa que comprende desde pre-escolar hasta diversificado. La problemática a resolver se
centrará exclusivamente en una de las seccionales encargadas de administrador el personal y los
alumnos correspondientes al último año de diversificado.

Problema: La seccional cuenta con 250 alumnos y 30 docentes bajo su cargo, dirigidos por
un único Jefe de Seccional, cuyo trabajo principalmente es velar por el orden y el cumplimiento del
reglamento de convivencia interno de la institución (vestimenta, asistencia a clases,
responsabilidad en sus acciones, entre otros). Todo ello se lleva a cabo por medio de trabajo
manual con una serie de formatos diseñados por el Jefe de Seccional para llevar un registro de
todos estos eventos y atenderlos según sea el caso de inmediato o en el futuro cercano, pero llega
a complicarse innecesariamente al haber mucha acumulación de papeles, permitiendo en muchos
casos el traspapeleo de los mismos provocando problemas que a veces no son importantes y otras
veces son muy serios (involucrando a la LOPNNA, por ejemplo).

Requerimientos

Requisito del usuario: Se requiere el diseño y aplicación de un software capaz de registrar

el incumplimiento a las normas de convivencia de la institución por medio de una interfaz
amigable que a su vez permita la comunicación con los representantes y alumnos mediante
correos electrónicos.

Requerimientos del sistema

Funcionales No funcionales De dominio

 Debe contener una  El software será  El software corre
pantalla de Login diseñado en PHP sobre un servidor
(inicio de sesión) (web) virtual instalado en la
 Registro de un alumno  La base de datos computadora del
y su representante a la tendrá una seguridad usuario
base de datos implícita por el inicio  La computadora del
  Registro de un de sesión del usuario usuario deberá contar
docente con su carga  Después de cada con conexión a
horaria a la base de registro de una falta, internet
datos esta será enviada por  Debe contar con una
 Modificación del correo electrónico al impresora conectada
reglamento en la base representante,
de datos estudiante y docente
 Registro de una falta según sea el caso
cometida por un  El envío de
alumno/docente información a la base
 Impresión de de datos y los correos
reporte/acta con electrónicos se
información detallada realizan de forma
en un periodo de asíncrona en segundo
tiempo especificado plano
 Envió de correo
electrónico masivo a
representantes,
alumnos y docentes

Alcance del problema

El software solicitado será programado en PHP y javascript, puede funcionar en casi

cualquier sistema operativo mientras se permita la instalación de un servidor local virtual como
WampServer o Xampp. Se entregará dicho software ya instalado al usuario y se proporcionará un
adiestramiento para el correcto uso de los módulos del mismo.

Inicialmente el usuario se encontrará una pantalla de inicio de sesión donde deberá

ingresar el correo electrónico y contraseña asociados al software, para que de ese modo se pueda
ingresar a todos los módulos del mismo y la base de datos. Una vez ingresado, el usuario puede
registrar nuevos alumnos/representantes y/o docentes a la base de datos por medio de una
planilla.

La manera de registrar las faltas es semiautomática, ya que usuario solo debe buscar un
alumno por medio de su cedula de identidad o nombre completo (descartándose de una lista
desplegable) para obtener todos sus datos personales e inmediatamente después ya puede
seleccionar la falta correspondiente, escribiendo observaciones adicionales y enviándola por
correo electrónico si así lo desea.

Una vez registradas las faltas, el usuario podrá imprimir a gusto un reporte con toda la
información necesaria según corresponda (faltas, inasistencias) entre dos fechas seleccionadas, la
cual tendrá un espacio específico para firmar tanto el usuario (jefe de seccional) como el docente,
representante y alumno según sea el caso.
 Técnicas y Recolección de Datos

Para la recolección de datos que permitió la estructuración del proyecto se emplearon dos
técnicas, la Observación Directa y el Cuestionario.

Por medio de la observación directa se llegó a la conclusión de que el Jefe de Seccional

posee muchas obligaciones que debe llevar al día a día, las cuales no permiten un manejo
oportuno de casos específicos con alumnos que poseen faltas reincidentes a las normas de
convivencia, ya que en muchos ocasiones no puede darse el lujo de apartar una cantidad
específica de tiempo para buscar entre los reportes y actas llenados a mano que se encuentran
almacenados en un gran fichero la información exacta que necesita para atender dicho caso,
provocando en algunas oportunidad no abordar de manera correcta una situación que podría
solventarse eliminando además posibles eventos no deseados en el futuro.

Por otro lado, con la ayuda del cuestionario (véase en la siguiente tabla) aplicada al Jefe de
Seccional y su Secretaria, se pudo evidenciar además los problemas ya concluidos en la
Observación Directa de mano de los clientes. Dicho cuestionario es del tipo dicotómico, contando
con 14 preguntas que intentan describir la situación actual de la seccional.

# Pregunta Si No
¿Considera usted que los procesos administrativos llevados a cabo
1
en la seccional son eficientes?
¿La planificación existente en la seccional genera la toma de
2 decisiones efectivas en cuanto a los procesos administrativos
llevados a cabo?
¿El sistema manual llevado en la seccional funciona de tal manera
3 que cada integrante del equipo realice sus responsabilidades de
forma efectiva?
¿Se ejecutan los procesos que fueron previamente planificados en el
4
tiempo y por las personas designadas?
5 ¿Se controlan los procesos de manera oportuna?
¿La seccional número 5 cumple con los procesos requeridos por las
6
autoridades de manera oportuna?
7 ¿El coordinador dirige los procesos de acuerdo al tiempo esperado?
¿Los docentes se sienten apoyados oportunamente al generar un
8
reporte de falta ante la coordinación?
¿Los estudiantes son abordados oportunamente de acuerdo a lo
9
esperado ante la presencia de una orientación por una falta?
1 ¿Los representantes son abordados oportunamente de acuerdo a lo
0 esperado ante la presencia de una orientación por una falta?
1 ¿Considera usted que la creación de una base de datos para la
1 seccional será beneficioso?
1 ¿Considera usted que es pertinente la elaboración de una aplicación
2 web con ambiente amigable y de fácil manipulación para el manejo
 de la base de datos?
1 ¿Considera que el uso de un servidor externo para almacenar la base
3 de datos y la aplicación web sea beneficioso para la seccional?
1 Con la implementación de la aplicación web ¿considera usted que
4 mejore la gestión de los procesos administrativos de la seccional?

Planes de contingencia

Plan de respaldo: Para prevenir una pérdida masiva de la información almacenada en la

base de datos, esta se encuentra alojada en internet (un servidor lejano), localmente (en el
navegador web) y diariamente se realiza un respaldo de toda la información, la cual es
almacenada en el disco duro de la computadora y en un servidor lejano.

Plan de emergencia: El escenario más grave que se ha planteado es una pérdida total de la
conexión a internet, por lo cual el software ha sido diseñado para poder trabajar correctamente
sin conexión pero de manera limitada, de forma que no se puede enviar correos electrónicos o
realizar respaldo de la base de datos en internet, pero en el momento en que se pueda recuperar
la conexión de cual modo, todas estas tareas pendientes (envío de correos y respaldos) se
realizaran en segundo plano tan pronto se pueda.

Plan de recuperación: Ante una falla inminente de la computadora del usuario, puede que
exista un periodo de tiempo en el que deba solicitar y recibir respuesta sobre el reemplazo del
equipo, por tanto el software deberá ser almacenado de igual manera en la computadora de la
secretaria o en un servidor lejano, de manera que pueda tener acceso a la base de datos mientras
recupera su equipo de uso frecuente.

Análisis documental

Nombre del documento Normas de convivencia del Instituto

Tipo de documento Texto informativo
Enlistar de forma clara y concisa las normas de convivencia que han
Propósito
de respetarse dentro los establecimientos de la institución
Origen Dirección del plantel
Destino Departamentos de seccional
Distribución Copias
Frecuencia Anual
Se refuerza el contenido del mismo a los docentes, alumnos y
Comentarios representantes cada año y de ser necesario se añaden, eliminan o
modifican normas para optimizar su uso
 Matriz FODA

Fortalezas Debilidades
 Claridad en los objetivos
planteados  Regulares problemas eléctricos en
 Formalidad en los tratos la zona
Análisis  Motivación por parte del  Conexión a internet intermitente
Interno Jefe de Seccional  Una buena cantidad de
 Acceso a internet y representantes no posee correo
computadora de uso electrónico propio para recibir las
exclusivo para el jefe de comunicaciones del sistema
seccional
Oportunidades Amenazas
 La dirección del plantel
apoya abiertamente el
 Falta de interés por parte de las
proyecto
demás seccionales de la
Análisis  Se ha presentado la idea a
institución
Externo una defensora de los
 El jefe de informática de la
derechos de los niños,
institución recela la inclusión de
mostrando todo su apoyo
un nuevo software no diseñado
 Prestación de un servicio y
por él
una necesidad no abarcados
en las demás instituciones