Observación directa

La observación directa se realiza con la finalidad de obtener información

sobre los recursos utilizados por la empresa, así como también la forma como llevan a
cabo sus actividades diarias.

Cuadro 1
Notas de la observación: hardware y software
ASPECTO
DESCRIPCIÓN OPORTUNIDADES DE MEJORA
OBSERVADO
El Departamento cuenta con un equipo Aprovechar los recursos
(Pentium IV con una memoria de 512 Mb, tecnológicos que posee el
disco duro de 80 Gb, posee lector de Instituto, para desarrollar una
DVD, quemador, monitor pantalla plana herramienta que ayude a solventar
Recursos tecnológicos de 17 pulgadas, cornetas, teclado, la problemática de la gestión de
mouse). actividades del Departamento de
Afiliación, además de ser
compatible con la propuesta.

El Departamento cuenta con una La herramienta programada debe

Impresora,
impresora una HP Deskjet D2360. desarrollarse para que sea
fotocopiadora y
compatible y funcione en los
scanner
equipos estándar.
El software que posee el Departamento La herramienta debe ser
utiliza como sistema operativo Windows desarrollada en una plataforma que
XP Profesional Service Pack 2 y garantice la seguridad de la base
Microsoft Office 2002. de datos. Así como la
No posee el Software Libre (Linux y compatibilidad del programa con el
Software
diferentes versiones). sistema operativo Windows en
todas sus versiones. Cabe
destacar, considerar como una
opción instalar Linux en la
computadora.

Cuadro 2
Notas de la observación: Responsables de las actividades
ASPECTO
DESCRIPCIÓN OPORTUNIDADES DE MEJORA
OBSERVADO
El Departamento de Afiliación cuenta con La herramienta debe ser
dos operadores, distribuidos en la oficina, desarrollada bajo el ambiente
ellos tienen conocimientos en conocido por los operadores, para
Operadores de computación y han trabajado bajo el facilitar su comprensión y
Computadoras ambiente de Windows y Office. desenvolvimiento. A su vez es de
hacer notar la opción de instalación
de Linux para que tengan
conocimientos del mismo.
El Jefe es el encargado de organizar y La herramienta debe garantizar la
recibir las solicitudes, posee utilización de todos los procesos
Jefe del Departamento
conocimientos de computación en el que se realizan en el
ambiente de Windows. departamento.
Cuadro 3
Notas de la observación: Procesos
ASPECTO
DESCRIPCIÓN OPORTUNIDADES DE MEJORA
OBSERVADO
El Instituto se encarga de proveer servicio Por medio de una aplicación
médico a los policías y beneficiarios a programada se podría mantener un
nivel regional del Estado Guárico. Tanto control del registro diariamente y
los Operadores de Computadoras como facilitaría conocer en menor tiempo
el Jefe del Departamento se encargan de la disponibilidad de datos.
hacer el respectivo llenado de Historial
con sus requisitos que exige el
departamento para el disfrute del servicio.
Los requisitos solicitados son:
2 fotos del funcionario fondo rojo
uniformado.
2 fotos de los miembros familiares.
Registro del Personal Copia y original de la partida de
Policial y nacimiento del funcionario e hijos.
Administrativo. Copia de la cedula de identidad del
funcionario y beneficiarios.
Recibo pago vigente.
Copia y original del Acta de matrimonio o
carta de concubinato.
Si los hijos son mayores de 18 años traer
original y copia de la carta de soltería y
constancia de estudios.
Cabe destacar que esta actividad se
realiza diariamente para registros nuevos
o actualización de documentos. Otra de
sus actividades es cargar la data obtenida
a un cuadro en Excel.
El Departamento de Afiliación al momento La herramienta debe ofrecer una
de que la persona consigna todos los opción para la realización de
documentos posteriormente estos son carnets. En tal caso que la el
alojados en la data que esta hecho en Departamento desea cambiar de
Microsoft Excel, se realizan los carnets; formato.
estos a su vez pasan al Presidente del
Instituto con su respectivo historial, revisa
y verifica que cumplan con todas las
normas y se procede a la firma del
Carnets mismo. Inmediatamente estos son
devueltos al Departamento de Afiliación
donde son sellados y guardados en sus
archivos. Al solicitante se le da un plazo
aproximado de 8 días hábiles para su
retiro, transcurridos esos días, cuando
estos son retirados se deja anotado en
libro de registro de retiro de carnets,
indicando los nombres, cedula, tipo de
afiliado, fecha y firma de entrega.
Reposos Los reposos son emitidos por los médicos Con la aplicación de la herramienta
del instituto o por médicos particulares, en se podría mejorar este proceso, el
donde se hace constar cual es el cual el software debe ofrecer una
diagnostico que presenta el funcionario opción para la realización de los
para luego dar los días correspondientes. reposos.
El reposo debe poseer la firma y sello del
médico. El solicitante debe consignar al
departamento de afiliación cuatro copias
del reposo y una copia de la cedula. Estos
 son alojados en una hoja de cálculo con
la siguiente información: nombres y
apellidos, cedula, zona policial o
destacamento, diagnostico, fecha del
reposo, tiempo del reposo y fecha de
reintegro. Cabe destacar, que el reposo
debe ser consignado antes de las 72
horas después de emitido sino, no es
procesado. Luego de imprimir la hoja de
cálculo con estos datos se sacan dos
copias para la zona policial N° 1, brigada
femenina y a la Comandancia General,
que son llevadas al Presidente del
Instituto para la firma y sello de la misma
y después son trasladadas a los lugares
antes mencionados para la recepción de
los reposos, donde unas de las copias
son devuelta al departamento como que
recibió los reposos.
Las vacaciones son emitidas por la Con la aplicación de la herramienta
Comandancia General, y que son se podría mejorar este proceso, el
llevadas al Departamento, donde está cual el software debe ofrecer una
establecido cuales son los datos de los opción para la realización de las
funcionarios y personal administrativos y boletas.
cuáles son sus días correspondientes
según los años de servicios. Luego estos
son datos son alojados en una hoja de
cálculo y posee la siguiente información:
nombres y apellidos, cedula, jerarquía,
fecha de desde y cuando del reposo,
Boleta de vacaciones y reintegro al trabajo, firma del jefe
permisos inmediato y firma del funcionario. A este
documento se saca una copia, el original
es entregado al funcionario y la copia la
firma el funcionario que confirma que
recibió las vacaciones y que es archivado
en su historial. Por otra parte, los
permisos son solicitudes que hace el
funcionario o personal administrativo, este
pasa al Presidente y toma la decisión si
concede o no el permiso, luego de ser
aprobado este se aloja en la misma hoja
de cálculo.
El Departamento de Afiliación elabora un Por medio de la herramienta se
documento basado en Microsoft Excel podrá realizar el horario la cual
donde están alojados cuales son los días permitirá un mejor desempeño de
que les corresponde a los médicos este proceso.
residentes trabajar en el mes. Este
proceso se realiza mensualmente. Se
Asistencia de Médicos
saca tres copias y que son firmadas por el
Residentes
Presidente o por ende el jefe más
inmediato. Una copia va para el
Departamento de Control de Citas e
Historias Medicas, otra para el
Departamento de Afiliación y la otra
queda archivada.
Asistencia del personal El Departamento de Afiliación elabora un A través de la herramienta se
Policial, Administrativo documento basado en Microsoft Excel podrá realizar la asistencia la cual
y Obrero para el pago donde están alojados los días que asiste permitirá un mejor desempeño de
 el personal diariamente. Este proceso se este proceso.
realiza mensualmente. Se saca dos
copias y que son firmadas por el
de la Cesta Ticket Presidente o por ende el jefe más
inmediato. Una copia va para el
Departamento de Afiliación y la otra
dirigida para la Comandancia General.

Cuadro 4
Notas de la observación: documentos utilizados por Departamento Afiliación

OPORTUNIDADES
DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN
DE MEJORA
Historial de Este documento se aloja todos El historial de
afiliación los datos del afiliado y de sus afiliación podría ser
beneficiarios en forma manual realizado a través de
donde se almacenan todos los una herramienta que
requisitos exigidos por el facilite el registro
departamento. digital.
Reposos Este documento se aloja los Con la aplicación de
datos del funcionario o personal la herramienta se
administrativo de forma manual podría mejorar este
con los requisitos que exige el proceso.
departamento.
Nota: Usted puede generar otros elementos claves para la observación, de cuerdo al
contexto donde realice su investigación.