EJEMPLO PRÁCTICO CON

POWER PIVOT EN EXCEL

El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en
claro uno de los más grandes beneficios de utilizar Power Pivot y
me refiero a la facilidad con que se pueden crear relaciones entre
los datos para generar reportes fácilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el
mismo problema utilizando el método tradicional, es decir con
fórmulas, y en la segunda parte utilizaremos Power Pivot para que
poder comparar las diferencias respecto al primer método.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a
una compañía que se dedica a vender teléfonos móviles y nuestro
jefe quiere un reporte de las unidades que se han vendido en las
cuatro regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.

El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen

donde se enlistan las regiones de la ciudad, los modelos de
teléfonos móviles y las unidades vendidas:
No habrá ningún problema para generar dicho reporte porque
tenemos disponible toda la información, pero tendremos que
integrarla adecuadamente porque los datos están distribuidos en
diferentes tablas de Excel.

La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del

representante de ventas, el código del producto y la cantidad de
unidades vendidas.
Solo con la información de la Tabla1 no podríamos conocer la
región en la que se ha realizado la venta así que es necesario
integrar la columna Región de la Tabla2. En dicha tabla tenemos
la región a la cual pertenece cada uno de los representantes de
ventas y por lo tanto podremos asociarla correctamente a cada
orden.
Además, la Tabla1 tiene el código de producto vendido pero
necesitamos el nombre del producto, así que incluiremos los
datos de la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el código del
producto y su descripción.

Para hacer más fácil la elaboración de nuestro ejemplo, las tablas

están en el mismo archivo de Excel y están ubicadas en
diferentes hojas. En un caso real, es probable que tuvieras que
importar la información de otros sistemas o archivos antes de
poder utilizarla.

SOLUCIÓN UTILIZANDO FÓRMULAS

Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y
la Tabla3 en nuevas columnas de la Tabla1 y eso lo podemos
lograr utilizando la función BUSCARV. Por ejemplo, para conocer
la zona a la que pertenece un representante de ventas podemos
utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)
El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado
en la columna @Representante. Dicha búsqueda se hace sobre
la Tabla2 y obtenemos la segunda columna la cual contiene la
región a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar
una nueva columna en la Tabla1 con la fórmula anterior,
obtenemos el siguiente resultado:

De manera similar, para obtener el nombre de cada producto,

podemos utilizar una fórmula como la siguiente:

=BUSCARV([@CódigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)

En este caso la búsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que
contiene la equivalencia entre los códigos y la descripción de
cada producto. Al insertar una nueva columna en la Tabla1 y
utilizar la fórmula anterior obtenemos el siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en
la Tabla1 y podemos crear el reporte requerido y para eso crearé
una Tabla dinámica desde la pestaña Insertar > Tabla dinámica.
En el cuadro de diálogo dejaré las opciones predeterminadas
para crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.

Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel

de Campos de tabla dinámica arrastraré el campo Unidades al
área de Valores. Y al área de Filas, arrastraré el campo Región y
posteriormente el campo Descripción. La tabla dinámica quedará
de la siguiente manera:
De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista
las unidades vendidas de cada producto en las diferentes
regiones de la ciudad.

SOLUCIÓN UTILIZANDO POWER PIVOT

Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot
donde la diferencia principal con el método anterior será que
evitaremos la creación de fórmulas para integrar los datos.
Utilizando Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y
crearemos las relaciones dentro del modelo de datos.

Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot

antes de hacer este ejercicio. Si no lo has hecho, vista este
artículo donde podrás leer los requisitos para utilizar dicho
complemento en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y
posteriormente pulsar el botón Power Pivot > Tablas > Agregar a
modelo de datos.

Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una

vista como la siguiente:
Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de
que estén presentes en la ventana de Power Pivot indica que han
sido agregados al Modelo de datos.
Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot
pero Excel no se ha cerrado así que, debes regresar a la ventana
de Excel para continuar agregando el resto de las tablas al
Modelo de datos.

Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos

pasos: seleccionar una celda de la tabla y pulsar el botón Agregar
a modelo de datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot.
Después de haber agregado las tres tablas tendrás una ventana
de Power Pivot como la siguiente:

Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior

izquierda de la ventana donde se encuentran las pestañas para
cada una de las tablas que hemos agregado al Modelo de datos.
Desde ahí podrás ver los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de
las tablas que hemos importado al Modelo de datos. Para crear
las relaciones de manera gráfica podemos activar la Vista
diagrama utilizando el botón que se encuentra en el extremo
derecho de la Cinta de opciones en la pestaña Inicio.

Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas así como
las columnas que integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es
decirle a Power Pivot que la columna Representante de
la Tabla2 es lo mismo que la columna Representante de
la Tabla1.
Para crear esta relación, debes hacer clic en la
columna Representante de la Tabla2 y arrastrar el puntero del
ratón hasta que se resalte la columna Representante de
la Tabla1 como se muestra en la siguiente imagen:

Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y

la Tabla1 haciendo clic en la columna CódigoProducto para
indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas
tablas.

En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias

de las relaciones de las tablas basándose en el nombre y tipo de
dato de las columnas, así que no te sorprenda si al activar por
primera vez la Vista diagrama ya tengas alguna relación
establecida.
Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si
haces clic derecho sobre la línea y seleccionas la opción Editar
relación.
Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las
tablas y columnas involucradas en la relación y podrás editarlas
en caso de ser necesario.
Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y
sus relaciones. Lo que nos falta es crear la tabla dinámica para
obtener el reporte que necesitamos. Para eso deberás pulsar el
botón Tabla dinámica de la pestaña Inicio.

Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo

preguntándonos la ubicación de la nueva tabla dinámica. Para
nuestro ejemplo elegiré la opción Nueva hoja de cálculo:

A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla

dinámica está basada en nuestro modelo de datos y por lo tanto
podrás acceder a cada una de las tablas del modelo así como a
sus columnas desde el panel de Campos de tabla dinámica.
Para crear el reporte, utilizaré los mismos campos que en el
ejemplo anterior. Arrastraré el campo Tabla1.Unidades al
área Valores y los campos Tabla2.Region y Tabla3.Descripción al
área Filas. La tabla dinámica se verá de la siguiente manera:
De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este
ejemplo ha sido muy sencillo, podrías imaginarte el impacto
positivo al tener reportes basados en decenas o cientos de tablas
que tienen datos relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría
la creación de un sin número de columnas auxiliares y el uso de
fórmulas de búsqueda para relacionar los datos.

Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar

nuestra información y no existe más que la práctica, y el empeño
que puedas poner al aprendizaje de esta herramienta, para
familiarizarte pronto con el uso de este extraordinario
complemento en Excel.

En el archivo de descarga encontrarás tres archivos. El primero

de ellos tiene solamente las tablas de datos del ejemplo. El
segundo archivo es la solución utilizando la técnica del primer
ejemplo, es decir las columnas auxiliares y fórmulas. El tercer
archivo contiene la solución utilizando Power Pivot.