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Planificacion U4
Planificacion U4
La auditoría
física y los
procedimientos
TEMARIO
• La auditoria física del local comercial
Introducción a la Unidad
El resultado de las políticas aplicadas por la empresa en cuanto a los inventarios
debe ser monitoreado para conocer las desviaciones de las mismas y, en tal caso,
aplicar las correcciones necesarias determinando las funciones que le caben a
cada uno de los responsables del proceso. Esto constituye las funciones de la
auditoria física que nos ocupa en esta Unidad.
Esquema de contenidos
A continuación le presentamos un esquena con vinculación de contenidos.
Unidad 4 : La auditoría física y los procedimientos
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Objetivos Específicos
Que el alumno conozca los procedimientos y metodologías básicas para realizar
una auditoria física de un local comercial determinando las funciones de cada
uno de los participantes de la auditoria física.
INTRODUCCIÓN
En ocasiones los directivos, en su afán de disminuir los gastos, adoptan diversas
medidas que, si bien es cierto que apuntan a la disminución de los gastos, tam-
bién provocan afectación a los niveles de ventas, por motivos que, por lo obvio
que resultan, no se explican, deteriorándose finalmente los resultados espera-
dos, que incluyen el nivel de eficiencia necesaria.
Con este proceder continúan tomando nuevas medidas que tienden sin dudas a
disminuir los gastos, pero que provocan un estancamiento en las ventas que se
aprecia no sólo en la disminución absoluta de éstas, sino en una acumulación de
las mercancías que se van envejeciendo, siendo necesario finalmente proceder
a la realización de importantes ajustes que afectan los gastos.
Cualquiera de las decisiones que se deban tomar sobre los inventarios debe pro-
ceder de un correcto análisis de las existencias, para lo cual es conveniente un
control físico de las mercaderías que disponemos en el salón comercial y en sus
depósitos asociados. Estos depósitos pueden estar en el mismo lugar físico de la
venta o en zonas alejadas de la misma. Entendemos como depósitos asociados
los que son responsables de surtir al local y son responsabilidad del gerente o
encargado del Salón de Ventas.
Planificación y control de Inventarios
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Como uno de los análisis importantes que realiza la empresa es el de las compras,
que determinan parte de los egresos, el estudio de las mercancías existentes en
los locales y almacenes, los niveles de existencia, días de inventarios, rotaciones
anuales y de aquellas que son consideradas como de lento movimiento; es una
tarea fundamental a obtener como resultado definitivo de la auditoria.
Las ideas enunciadas, son algunas de las que se consideran deben ser incluidas
en los trabajos de una auditoria de gestión, que se desarrolle en las empresas de
comercio minorista.
Déficit de Inventario: Cuanto se afectaron las ventas del ítem, por la carencia de
inventario o también cuantas unidades se perdieron de vender por el quiebre de
stock.
Son básicamente:
• Calcular los excesos de inventario por grupos, relacionando los que, en sus
existencias sobrepasan la norma de inventario establecida, especificando los re-
cursos inmovilizados en cada uno de los grupos.
• Permite calcular las ventas por diferentes conceptos, según el periodo a ana-
lizar.
Es verdad que este procedimiento siempre es resistido por los encargados del lo-
cal por los tiempos que involucra y por la necesidad de realizarlo a veces suspen-
diendo las ventas del local o en horarios de cierre del mismo con el consiguiente
costo y/o molestia para el personal.
Los responsables del local comercial deben por tanto comprender la importan-
cia de este tipo de auditorías y mejorar los sistemas de la misma de manera que
los costos sean los mínimos posibles en función de las utilidades que reporta la
información obtenida.
Como indicación diremos que el encargado del salón comercial debe tratar de
obtener información sobre los recuentos, tales como:
•Puede ser que existan por la naturaleza de los productos que sean
difíciles de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estén
sujetos a una estimación significativa y debe indicarse este punto.
Unidad 4 : La auditoría física y los procedimientos
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Es recomendable que el gerente del local en fecha cercana a que se haya realiza-
do el inventario físico realice una reunión con el personal del local comercial de
manera de agradecer al personal que intervino en la tarea y mencione algunos
de los resultados obtenidos, de manera de trasmitir la importancia de la tarea
desarrollada con vistas a escuchar sugerencias sobre los procedimientos de rele-
vamiento y propuestas de cambios para la próxima auditoria.
Planificación y control de Inventarios
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Resumen
En esta unidad hemos resaltado el papel del control físico de los inventarios de-
tallando las tareas a llevar por el encargado del Salón o Gerente de la unidad de
negocios.
Aunque las tareas físicas de relevamiento de los productos puedan no ser lle-
vadas a cabo por el encargado, este es el responsable máximo del proceso y
debe tener en claro que procedimientos se deben llevar a cabo y como controlar
los resultados de las personas que realizaron la auditoria así como exponer las
conclusiones. La responsabilidad no se delega y el deberá no solo controlar las
tareas asignadas si no es responsable de la selección y capacitación del personal
que va a realizar el trabajo.
Cuestionario
1. ¿Por qué considera Usted que es necesario realizar una auditoría física
del almacén?
¿Es suficiente controlar las salidas por la caja con el listado de existencias?
Explique.
Actividad
Realice un listado de procedimientos de relevamiento / auditoria de stocks
de su local. Establezca la cantidad de personal necesario, los tiempos reque-
ridos para la actividad y las funciones de cada una de las personas que reali-
zaran el trabajo. Intente escribir un procedimiento breve para esa tarea.