Manual Approach - 01

Cali - Colombia
MANUAL DE APPROACH
PARTE 1
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS POR JULIO CESAR BONILLA PARDO

INSTRUCTOR DE SISTEMAS
CALI - COLOMBIA
Elaborado por Julio Cesar Bonilla Pardo jcbonillapardo@gmail.com 1

Cali - Colombia
Tabla de contenido Manual de Lotus Approach Millenium
Tabla de contenido
1 Introducción al Lotus Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1 Las Bases de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.2 ¿En qué casos es útil su utilización? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.3 Consideraciones sobre las Bases de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.1 ¿Cuántos campos debe tener una base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.2 ¿Qué nombres dar a los campos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.3 Redundancia de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.4 Puestas al día múltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.5 Incoherencia de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.3.6 Pérdida de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.4 Tipos de Bases de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.4.1 El modelo Jerárquico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.1.4.2 El modelo Red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.4.3 El modelo Relacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.4.4 El modelo Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.5 Formatos de fichero de Bases de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.6 Extensiones de nombre de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2 Lotus Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.1 ¿Qué es Lotus Approach? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2 Lotus Approach y el año 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2.1 ¿Qué es el método de ventanas deslizantes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2.2 ¿Cómo funciona la regla 80/20? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2.3 ¿Cómo cambiar el valor predeterminado 80/20? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.3 Arranque del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.4 Configurar preferencias de Lotus Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.4.1 Ver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.2.4.2 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3 Elementos de la Pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.1 La barra de título . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.2 Barra de menú . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.3 Los grupos de SmartIcons y su configuración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.3.1 Colocación de SmartIcons en la ventana de Lotus Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.3.2 Grupos contextuales de SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.3.3 Crear un grupo nuevo de SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.3.4 Eliminar un grupo de SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.3.5 Agregar un icono a un grupo de SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.3.6 Modificación del tamaño de los iconos, mostrar globos de ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.4 Barra de acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.5 La línea de Pestañas de Vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.6 El Área de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.6.1 La Vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.7 La barra de estado y sus funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Cali - Colombia
1.4 El menú Ventana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

1.5 El menú de Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2 Crear, Editar, Imprimir y Guardar una Base de Datos . . . . . . . . . . . 27

2.1 Crear una Base de Datos nueva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.1.1 Los SmartMasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.1.2 Los Campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.2.1 Asignación de nombres a campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.2.2 Longitud de los nombre de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.2.3 Tipos de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.2.4 Opciones de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.1.2.5 Opciones de campos calculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2 Edición de una Base de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.2.1 Modo Diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.2.1.1 Preferencias de Visualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.1.2 Mostrar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.1.3 Herramientas de Edición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.1.4 Orden de Desplazamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.1.5 Mostrar / Ocultar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2.1.6 Adición de objetos de campo desde la Paleta de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2.2 Modo Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.2.2.1 Creación de un registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.2.2.2 Herramientas de Revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.2.2.3 Verificar Ortografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2.3 Acciones sobre los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.3.1 Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.3.2 Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.2.3.3 Nuevo Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2.2.3.4 Duplicar Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.3.5 Ocultar Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.3.6 Suprimir Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.3.7 Suprimir serie hallada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.3.8 Llenar Campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.3.9 Actualizar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.3 Imprimir una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.3.1 El Cuadro de diálogo imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.3.2 Preparar Página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.4 Guardar una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.4.1 Guardar Archivo de Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.4.1.1 Guardar como . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3 Formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.2 Creación de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
3.2.1 Asistente para crear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Cali - Colombia
3.2.2 El Cuadro de información de Propiedades del Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.2.2.1 Pestaña de líneas y colores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
3.2.2.2 Panel de opciones Básicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
3.2.2.3 Pestaña de Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.2.2.4 Márgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
3.2.2.5 Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.2.3 El Cuadro de Propiedades del Campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.2.3.1 Tamaño, fuente y atributos del texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.2.3.2 Líneas y colores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
3.2.3.3 La pestaña de Formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
3.2.3.4 La pestaña de Tamaño y márgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3.2.3.5 Pestaña de Básicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2.3.6 Pestaña de Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.2.3.7 Pestaña de Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3.2.4 Acciones sobre los formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.2.4.1 Suprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.2.4.2 Duplicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.2.5 Páginas de Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.2.5.1 Creación de Cuadros diálogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.2.6 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.2.7 Inserción de objetos en el formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
3.2.7.1 Dibujar objetos geométricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
3.2.7.2 Elementos de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
3.2.7.3 Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
3.2.8 Formato rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
4 Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4.2 Creación de un Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4.2.1 Asistente para crear Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
4.3 Las Propiedades del Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
4.4 Acciones sobre los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.5 Acciones sobre el Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4.5.1 Suprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4.5.2 Duplicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.5.3 Agregar campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.6 Encabezado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.6.1 Agregar Encabezado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
4.6.2 Propiedades del Encabezado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
4.7 Cuerpo Texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.8 Pie de Página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.8.1 Propiedades del Pie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.9 Paneles de Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
4.10 Portada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
4.10.1 Agregar Portada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Cali - Colombia
4.11 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.11.1 Fecha Actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
4.11.2 Hora Actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
4.11.3 Número de Página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
4.12 Activar Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
4.12.1 Propiedades de las Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
4.12.1.1 Formato de fecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
4.12.1.2 Formato de hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
4.12.1.3 Formato numérico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
4.12.1.4 Formato moneda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
4.12.1.5 Formato de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
4.12.2 Grupos y Totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
4.12.3 Organizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
4.12.4 Formato Rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
5 Hoja de Trabajo ..................................................... 111
5.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.2 Crear una Hoja de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.2.1 Asistente para crear Hojas de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.3 Propiedades de las Hojas de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5.3.1 El Cuadro de Información de Propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5.3.1.1 Básicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5.3.1.2 Pestaña de Impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
5.3.1.3 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
5.3.2 Buscar información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
5.3.3 Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
5.3.4 Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
5.3.5 Acciones sobre la hoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
5.3.5.1 Agregar campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
5.3.5.2 Agregar columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
5.3.5.3 Llenar campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
5.3.5.4 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
5.3.5.5 Seleccionar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
5.3.5.6 Cambio de dimensiones de filas y columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5.3.5.7 Editar rótulo de columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5.3.5.8 Actualizar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5.3.5.9 Formato rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
6 Tabla Resumen ..................................................... 122
6.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
6.2 Creación de una Tabla Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
6.2.1 Asistente para la creación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
6.3 Propiedades de la Tabla Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
6.3.1 El cuadro de Propiedades de la Tabla Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
6.3.2 Buscar Información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
6.4 Acciones sobre la Tabla Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Cali - Colombia
6.4.1 Suprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

6.4.2 Duplicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
6.4.3 Agregar Campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
6.4.4 Resumir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.4.4.1 Resumir Filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.4.4.2 Resumir Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.4.5 Representar en un Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.4.6 Edición de Resúmenes de Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
6.4.7 Actualizar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
6.4.8 Formato Rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
6.4.9 Selección y Modificación de Filas y Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
6.4.9.1 Selección de Filas y Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
6.4.9.2 Modificación de Filas y Columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
7 Gráficos ............................................................. 135

7.1 ¿Qué son? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
7.2 ¿Para qué sirven? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
7.3 Crear Gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
7.3.1 El Asistente para gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
7.3.1.1 Disposición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
7.3.1.2 Eje X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
7.3.1.3 Eje Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
7.3.1.4 Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
7.3.1.5 Campos y Sectores (Solo en gráficos de sectores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
7.3.2 Creación de gráficos a partir de tablas resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
7.3.2.1 Búsqueda transversal de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
7.4 Propiedades de los Gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
7.4.1 El cuadro de propiedades de los gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
7.4.1.1 Tipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
7.4.1.2 Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
7.4.1.3 La pestaña de Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
7.4.1.4 La pestaña de Formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
7.4.2 Los cuadros de Propiedades de los Objetos del Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
7.4.2.1 Título . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
7.4.2.2 Leyenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
7.4.2.3 Trazado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
7.4.2.4 Eje X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
7.4.2.5 Eje Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
7.4.2.6 Serie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
7.4.2.7 Rótulos de las series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
7.4.2.8 Nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
7.4.2.9 Tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
7.4.2.10 Sectores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
7.4.3 Acciones sobre los Gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
7.4.3.1 Suprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Cali - Colombia
7.4.3.2 Duplicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

7.4.3.3 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
7.4.4 El menú Objeto Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
8 Cartas formulario, Sobres y Etiquetas Postales ................. 163
8.1 Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
8.1.1 Creación de una Carta formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
8.1.1.1 Asistente para la creación de una Carta formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
8.1.1.2 Introducción de texto en Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
8.1.1.3 Agregación de campos en Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
8.1.1.4 Desplazamiento y eliminación campos en las cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
8.1.2 El Cuadro de Propiedades de las Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
8.1.3 Acciones sobre las Cartas formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
8.1.4 Texto en la Carta formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
8.1.4.1 El cuadro de Propiedades del texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
8.1.5 Agregación de otros Objetos a la Carta formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
8.2 Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
8.2.1 Creación de un Sobre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
8.2.1.1 Asistente para la creación de un Sobre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
8.2.2 El Cuadro de Propiedades de los Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
8.2.3 Acciones sobre los Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
8.2.4 El Cuadro de Propiedades del texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
8.2.5 Agregación de otros Objetos al Sobre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
8.3 Etiquetas Postales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
8.3.1 Creación de Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
8.3.1.1 Asistente para la creación de Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
8.3.2 El Cuadro de Propiedades de las Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
8.3.3 Acciones sobre los Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
8.3.4 Acciones sobre las Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
9 Asociación de Bases de Datos .................................... 191
9.1 ¿Cuando es aconsejable asociar bases de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
9.1.1 Ventajas de la asociación de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
9.1.2 Asociación de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
9.1.3 Consideraciones sobre la asociación de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
9.2 Crear asociación de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
9.2.1 Opciones de asociación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
9.2.2 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
9.3 El Panel de Repetición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
9.3.1 ¿Qué es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
9.3.1.1 Bases de datos principales y detalladas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
9.3.2 Agregar un panel de repetición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
9.3.3 El cuadro de propiedades del panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
9.3.3.1 Líneas y colores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
9.3.3.2 Básicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
9.3.3.3 Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
9.3.4 Acciones sobre el panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

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9.3.4.1 Agregar campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

9.3.4.2 Modificación de paneles de repetición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
9.3.4.3 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
10 Funciones Especiales ............................................ 202

10.1 Importar y Exportar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
10.1.1 Importar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
10.1.2 Exportar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
10.2 Propiedades del Archivo de Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
10.3 Seguridad en el Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
10.4 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
10.4.1 ¿Qué es una macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
10.4.2 Creación de Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
10.4.2.1 Definición de Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
10.4.2.2 Selección de comandos de macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
10.4.2.3 Comandos de macro disponibles en Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
10.4.3 Anexar Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
10.4.4 Ejecutar Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
10.4.4.1 Macros de ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
10.5 Grabar transcripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
10.6 El editor de Scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
10.7 Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
10.7.1 Descripción de algunas funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
10.8 Controles Personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
10.9 Menús Personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
10.9.1 Creación de menús personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
10.10 Otras Preferencias de Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
10.10.1 Ordenación predeterminada de los registros en Modo registro . . . . . . . . . . . . . . . 237
10.10.2 Preferencias para bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
10.10.3 Contraseñas de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
10.10.4 Preferencias del módem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
10.10.5 Preferencias de Indice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

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1.- Introducción al Lotus Approach Manual de Lotus Approach Millenium
1 Introducción al Lotus Approach

1.1 Las Bases de Datos
1.1.1 ¿Que son?

Las bases de datos están generalmente definidas como un conjunto integrado de información sobre un objeto
cuyas características están relacionadas entre si. Su aspecto virtual se asemeja al de un tabla donde las
columnas son los campos o unidades básicas de información, y las filas son los registros o unidades lógicas de
información que componen la relación existente entre todos los campos que los forman.
1.1.2 ¿En que casos es útil su utilización?

Es difícil poder describir la utilidad de las bases de datos de una forma teórica, por lo cual buscaremos un ejemplo
práctico para ilustrar los conceptos y la utilidad de las mismas.
Un Área de Trabajo tiene una serie de ciudadanos a los que se les informa sobre materias o prestaciones a las
que pueden tener derecho en el caso de que las soliciten. Las unidades básicas de información que componen el
universo relacionado con este supuesto son:
9 D.N.I.
9 Apellidos
9 Nombre
9 Domicilio
9 C.P.
9 Población
9 Provincia
Cada ciudadano está caracterizado por un D.N.I., unos Apellidos, un Nombre...; el conjunto de datos relacionados
con el primer campo, D.N.I., constituyen la definición del registro que caracteriza a un ciudadano sobre el resto a
los que se incluyan en la base de datos. El conjunto de registros que ilustran el universo de ciudadanos, con los
que la supuesta Área de Trabajo tiene relación, se denomina Base de Datos.
Hay que tener en cuenta que el universo de datos descrito anteriormente puede evolucionar, por lo que será
necesario la regeneración parcial o total de la información contenida en la misma, esto es:
y Que haya que modificar los datos pertenecientes a un ciudadano, por ejemplo su domicilio.
y Que haya que incluir a un nuevo cliente en el universo de datos de nuestra base.
y Que sea necesario suprimir alguno de los registros que componen la misma.
y Que tengamos que seleccionar un grupo homogéneo de todos los que componen el universo
mediante la búsqueda en función de una condición que deban de cumplir.
Todas estas posibilidades son reales en cualquier descripción de tareas de una Unidad de Trabajo por la
concepción que en el mundo actual adquieren los compromisos y exigencias en la relación existente entre
Administración y Ciudadanos, para lo cual, será necesario dotar a dichas Unidades de herramientas ofimáticas
que permitan la creación y gestión de bases de datos cada vez más extensas y dinámicas.

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Como se describe en los conceptos anteriores, vemos que las posibilidades de utilización de las bases de datos
como soportes de información y como herramientas de trabajo son ilimitadas, y se pueden adaptar en función de
las necesidades y/o labores que cada Área de Trabajo tenga atribuidas.
1.1.3 Consideraciones sobre las Bases de Datos

1.1.3.1 ¿Cuantos campos debe tener una base de datos?
No debe preocuparnos el número de campos de una base de datos, pero debemos planear con cuidado el modo
en que repartiremos los datos entre los distintos campos. Approach busca en los campos respuestas a nuestras
preguntas y a pesar de que Approach puede buscar una repuesta en docenas, incluso cientos de campos de
forma fácil y rápida, es mucho más difícil buscar en profundidad dentro de cada campo y extraer sólo el dato que
nos interese.
Debemos repartir los datos en varios campos para facilitar la consulta.
1.1.3.2 ¿Que nombres dar a los campos?
Por ejemplo, se suele pensar en el nombre de una persona como una unidad (como la propia persona). Pero un
nombre se puede analizar y descomponer en tres unidades: nombre, primer apellido y segundo apellido. Si
deseamos guardar información sobre personas, es aconsejable dividir la idea de Nombre en los elementos que la
componen; así pues, necesitaremos al menos dos campos, llamados, por ejemplo, Nombre y Apellidos.
1.1.3.3 Redundancia de datos
Esto es contradictorio y opuesto al principal objetivo de las bases de datos, para evitarlo deberemos de utilizar las
herramientas de asociación.
1.1.3.4 Puestas al día múltiples
Para poder asegurar la coherencia de datos redundantes, es necesario efectuar puesta al día múltiples, como por
ejemplo, si un ciudadano ha cambiado de domicilio.
1.1.3.5 Incoherencia de datos
Si las operaciones de puesta al día no se realizan, el estado de la base de datos queda incoherente con la
realidad actual.
1.1.3.6 Pérdida de datos
Antes de suprimir un registro de nuestra base de datos, debemos de asegurarnos que dicho cliente no
pertenecerá nuevamente a la entidad de la que se le da de baja al suprimir todos los datos pertenecientes al
mismo.
1.1.4 Tipos de Bases de Datos

1.1.4.1 El modelo Jerárquico

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Se representa como un relación padre - hijo. La base de datos se presenta como un árbol ordenado donde las
hojas son las entidades y las ramas son los lazos. Un objeto puede tener varios hijos pero un hijo solo puede tener
un padre.
1.1.4.2 El modelo Red
Las bases de datos en red se representan como un conjunto de entidades que están relacionadas entre ellas que
asemejan una red. Están compuestas por un registro propietario y un conjunto de registros denominados
miembros.
1.1.4.3 El modelo Relacional
Es el sistema que vamos a utilizar en el curso de Lotus Approach. El principio básico del modelo relacional,
consiste en representar entidades que se relacionan a través de lazos. Estos enlaces son dinámicos y pueden
establecerse entre las entidades necesarias para la manipulación de los datos con la ayuda de un operador de
asociación entre las mismas.
1.1.4.4 El modelo Objeto
Su característica principal se centra en la estructuración de los datos de una forma dinámica. A partir de una base
es posible construir nuevos modelos que a su vez permiten la construcción de otras entidades. La construcción se
hace por herencia simple o múltiple, o por composición.
1.1.5 Formatos de fichero de Bases de Datos

Approach nos permite trabajar, almacenar y organizar los datos con archivos de base de datos en formato de
dBASE, Paradox o FoxPro. Cuando creamos una base de datos nueva, el tipo de archivo por omisión
correspondiente es de dBASE IV.
Â dBASE III+ y dBASE IV
Approach nos permite crear y utilizar archivos de dBASE III+ y dBASE IV, cuya extensión es .DBF.
Â Paradox
Con Approach es posible crear y utilizar archivos de base de datos de Paradox 3.5 y Paradox 4.0 (incluido
Paradox para Windows), cuya extensión es .DB.
Â FoxPro
En Approach pueden crearse y utilizarse archivos de FoxPro 2.1. La extensión de los archivos de FoxPro es
.DBF. El tipo de archivo de FoxPro es similar al de dBASE IV, pero usa un formato diferente para los archivos
memo.
Â Lotus Notes

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Si somos usuarios de Lotus Notes es posible crear y utilizar tablas de base de datos de Lotus Notes en Approach.
1.1.6 Extensiones de nombre de archivo

Las extensiones de nombre de archivo que probablemente nos aparecerán con más frecuencia en Approach son
.DBF para los archivos de base de datos de dBASE y FoxPro, .DB para los archivos de base de datos de
Paradox, y .APR para los archivos de Approach. Es posible que en los recuadros de diálogo de los archivos
aparezcan otras extensiones en caso de que elijamos un tipo de archivo distinto o al seleccionar Todos los
archivos en la lista desplegable Tipos de archivo.
1.2 Lotus Approach
1.2.1 ¿Que es Lotus Approach?

Lotus Approach es un gestor de bases de datos WYSIWYG (What You See Is What You Get; lo que se ve es lo
que se obtiene). Su interface permite, mediante la utilización de las herramientas disponibles en el mismo, la
creación de formularios, informes, hojas de trabajo, tablas resumen, gráficos, cartas, etiquetas y sobres.
Lotus Approach está perfectamente integrado con Windows y por lo tanto sigue las convenciones establecidas por
Microsoft Windows en cuanto al uso de menús, cuadros de diálogos y comandos. Por ello al igual que en el resto
de los programas que actúan bajo este sistema operativo:
9 Podemos presionar ESC para cancelar cualquier menú o cuadro de diálogo.
9 Podemos hacer doble clic en el icono de la parte superior izquierda del cuadro para cerrar cualquier cuadro de
información.
9 También podemos hacer clic en la X de la esquina superior derecha de un cuadro de diálogo o de un cuadro de
información.
1.2.2 Lotus Approach y el año 2000

Con la llegada del año 2000, debemos ser conscientes de que los programas informáticos pueden interpretar las
fechas cuyos años se han escrito con dos dígitos como parte del siglo XX o del siglo XXI, dependiendo del
método que utilice el programa para definir los años de dos dígitos.
Lotus Approach están diseñado para adaptarse a la llegada del año 2000 y utiliza un método de ventanas
deslizantes para determinar el año cuando lo escribimos con sólo dos dígitos.
1.2.2.1 ¿Qué es el método de ventanas deslizantes?
En Lotus Approach, el método de ventanas deslizantes define una "ventana" o intervalo de 100 años alrededor del
año actual (determinado mediante la fecha del sistema del equipo). Cuando escribimos un año de dos dígitos, el
programa compara los dígitos especificados con los años incluidos en esa ventana de 100 años.
Por ejemplo, si escribimos 25 para indicar el año, se podría interpretar como 1925; en cambio, 04 podría significar
2004.
Los años que marcan el principio y el fin de esta ventana se determinan mediante el lugar en el que el programa
divide la ventana que contiene el año actual.
De manera predeterminada, Lotus Approach, utiliza la regla 80/20 para esta ventana deslizante, es decir, la
ventana empieza 80 años antes y termina 19 años después del año actual.

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1.2.2.2 ¿Cómo funciona la regla 80/20?
Supongamos que estamos en 1999. Si utilizamos la regla 80/20, una ventana que abarcara 100 años incluiría los
años comprendidos entre 1919 y 2018.
En 1999, cualquier año de dos dígitos que escribamos y que se encuentre entre 19 y 99, corresponderá a un año
comprendido entre 1919 y 1999. Cualquier año de dos dígitos que escribamos y que se encuentre entre 00 y 18,
estará comprendido entre el año 2000 y el 2018. Para especificar una fecha anterior a 1919 o posterior al año
2018, deberemos escribir el año con los cuatro dígitos.
Por ejemplo, supongamos que nos encontramos en el año 1999.

9 Si escribimos 4/2/19, el año especificado será 1919.
9 Si escribimos 4/2/72, el año será 1972.
9 Si escribimos 4/2/00, la fecha corresponderá al año 2000.
9 Si escribimos 4/2/17, se tratará del año 2017.
9 Si escribimos 4/2/1917, el año será 1917.
Cada año, esta ventana de 100 años se mueve (se desliza) un año hacia delante. Con la regla 80/20, cuando se
cambie al año 2000 la ventana incluirá los años de 1920 a 2019. Cuando se pase al año 2001, la ventana incluirá
los años comprendidos entre 1921 y 2020, y así sucesivamente.
1.2.2.3 ¿Cómo cambiar el valor predeterminado 80/20?
El valor predeterminado 80/20 para Lotus Approach, se establece a través de una sola entrada en el registro de
Windows.

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1.2.3 Arranque del programa

El programa se inicia, bien haciendo un doble clic en el icono correspondiente al acceso directo al mismo, bien
haciendo un doble clic en el icono de un documento propio Lotus Approach o bien desde la barra de tareas Inicio
/ Programas / Aplicaciones Lotus / Lotus Approach.
1.2.4 Configurar preferencias de Lotus Approach

Antes de comenzar a usar el Lotus Approach, conviene personalizar los parámetros por defecto. Para ello basta
con abrir dentro del menú de Archivo /opciones de usuario y en ésta, preferencias de Approach.
Se nos abre un panel con dos pestañas que agrupan las opciones de preferencias de visualización y de
herramientas cuando trabajamos en modo diseño y otras opciones de carácter general.
1.2.4.1 Ver
Â Preferencias de visualización para la ventana de Approach
y SmartIcons:
9 Botones de la parte superior de la ventana con accesos directos para tareas normales.
y Barra de estado:
9 Botones de la parte inferior de la ventana para cambiar vistas, cambiar entornos y mostrar información sobre la vista
actual.

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y Barra de acciones:
9 Botones de la parte superior de la ventana para cambiar entornos, realizar búsquedas, insertar nuevos registros, y al
elegir Ver - Orden de desplazamiento, modificar el orden de las pestañas.
y Pestañas de vista:
9 Pestañas con nombres de vistas. Hacemos clic en una pestaña para acceder a la vista. Si está desactivado, utilizamos
la barra de estado para cambiar de vista.
y Ayuda en barra de título:
9 Descripciones de comandos en la barra de título, al resaltar un comando del menú.
y Cuadro de Bienvenida:
9 Un cuadro de diálogo para abrir y crear archivos al iniciar Approach o cerrar un archivo.
Â Preferencias del entorno Modo diseño
y Datos:
9 Los datos de un registro en lugar de los nombres de los campos.
y Reglas:
9 Las reglas al diseñar vistas
y Cuadro Agregar campo:
9 El cuadro de diálogo Agregar campo.
y Paleta de herramientas:
9 Una paleta de botones flotante para dibujar objetos y crear campos y botones de macros.
Â Opciones de configuración para la cuadrícula
y Mostrar:
9 Comprobamos la alineación de los objetos con la ayuda de una cuadrícula.
y Ajustar a cuadrícula:
9 Que los objetos se alineen con la cuadrícula de forma automática al dibujarlos, desplazarlos o ajustar su tamaño.
y Unidades
9 Cambiar la unidad de medida para la cuadrícula seleccionando una unidad en el cuadro.
Â Estilo con nombre
y Si hay algún archivo de Approach abierto:

9 Hacemos clic en Guardar predeterminado y a continuación hacemos clic en Aceptar.
y Si no hay ningún archivo de Approach abierto:
9 Hacemos clic en Aceptar.
1.2.4.2 General
Â Mostrar Siempre

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y Campos Calculados en el cuadro diálogo Asociar:

9 De esta forma, podremos asociar bases de datos mediante campos calculados. Los campos calculados aparecen en
cursiva en la parte inferior de las listas de campos en el cuadro de diálogo Asociar. Si esta opción está desactivada
no podremos asociar bases de datos mediante campos calculados.
y Cuadro diálogo Agregar campo después de crear campo nuevo
9 El método más sencillo para agregar nuevos campos a una vista es hacer que Approach muestre de forma automática
el cuadro de diálogo Agregar campo, en el que aparece una lista de los campos que acabamos de crear mediante el
cuadro Definición de campos. Con esta opción activada:
a) El cuadro de diálogo Agregar campo aparece al cerrar el cuadro de diálogo Definición de campos, si hemos agregado
nuevos campos a la base de datos.
b) En el cuadro de diálogo Agregar campo aparecen sólo los campos que se acabamos de definir o modificar. Para ver todos
los campos de la base de datos, haremos clic en Mostrar todos los campos, en la parte inferior del cuadro de diálogo
Agregar campo.
9 Si esta opción está desactivada seleccionaremos Agregar campo en el menú contextual para agregar campos.
y Cuadro diálogo cancelar Macro al ejecutar macros:
9 Para que podamos cancelar una macro durante su ejecución, haremos que Approach muestre el cuadro de diálogo
Cancelar macro.
9 Si esta opción está desactivada careceremos de indicación visual que nos permita cancelar una macro. Entonces
deberemos presionar ESC.
Â Desplazamiento
y Intro para desplazarse entre campos:

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9 Al seleccionar esta opción, si presionamos INTRO sobre un formulario en Modo registro surtirá el mismo efecto que si
presionáramos TAB. El cursor pasa al siguiente campo en el orden de desplazamiento al presionar cualquiera de esas
teclas.
9 Si esta opción está desactivada presionando INTRO agregaremos los datos a la base de datos, pero el punto de
inserción no se desplazará al campo siguiente.
y Expansión de listas desplegables:
9 Al presionar la tecla TAB en un campo que sea un cuadro desplegable o una lista y cuadro de campo, éste se
expandirá automáticamente para mostrar los elementos de la lista.
9 Si esta opción está desactivada deberemos hacer clic en el cuadro o en la flecha contigua para ver la lista.
Â Directorios
y Directorio de trabajo:
9 Lugar donde se guardan los archivos de nueva creación.
y Directorio para los SmartMaster:
9 Ruta donde se almacenan los archivos de Approach al guardarlos como aplicaciones SmartMaster (.MPR).
Â Datos
y Cargar datos antes de la Presentación preliminar:

9 Esta opción copia en el disco duro la serie de datos actual de la base de datos almacenada en la red. Copiar todos los
datos puede llevar algún tiempo, procuraremos hacerlo cuando la actividad de la red sea baja. La serie de datos que
se imprima será la versión guardada en nuestro disco duro en lugar de la almacenada en la red. De ese modo,
podremos estar seguros de que estamos imprimiendo exactamente lo que aparecía en la presentación preliminar.
9 Si esta opción está desactivada al imprimir los datos de la red, no siempre se imprimirán los datos que aparecían en
la presentación preliminar. Esto puede ocurrir porque otro usuario de la red haya cambiado los datos después de que
hayamos visto la presentación preliminar. Esto no suele suceder, y desactivar esta opción puede acelerar el proceso
de impresión.
y Usar bloqueo mínimo de registros:
9 Esta opción permite que dos usuarios modifiquen un registro al mismo tiempo. Cuando dos usuarios editan un mismo
registro, sólo se guardan en la base de datos los cambios del primer usuario que los inserte. A continuación, cuando el
segundo usuario intenta realizar cambios, Approach le pregunta si desea guardar los cambios y sobrescribir los del
primer usuario. Approach va más rápido si activamos el bloqueo de registros mínimo porque no tiene que comprobar si
es necesario bloquear un registro cuando un usuario intenta visualizarlo.
9 Si esta opción está desactivada estaremos aplicando un bloqueo total a los registros. Esto significa que dos usuarios
pueden ver un registro al mismo tiempo, pero sólo se guardarán los cambios del primer usuario que lo modifique.

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1.3 Elementos de la Pantalla
1.3.1 La barra de título

Nos da información de qué documento tenemos abierto (en uso), nos permite mover la ventana con facilidad
usando el ratón. En definitiva nos muestra el nombre de la aplicación y el documento actual, además en su parte
derecha nos presenta los botones de menú de control (Minimizar, Maximizar, Restaurar, Cerrar) comunes a todas
las aplicaciones Windows.
Al pulsar sobre el icono de la parte izquierda de la barra de título se despliega el menú de Control.
1.3.2 Barra de menú

Contiene las opciones disponibles, desplegando a su vez persianas con las distintas funciones posibles.
Es común a todas las aplicaciones Windows que la última opción del menú principal sea la ayuda. Algunos menús
son interactivos y sólo aparecen cuando son necesarios, dependiendo del contexto en el que nos encontremos.
1.3.3 Los grupos de SmartIcons y su configuración

Los iconos son pequeños dibujos que representan de forma gráfica la acción que producen al pulsarlos, es decir
accesos directos a una función. La barra de SmartIcons se sitúa inmediatamente debajo de la de menú y contiene
los accesos directos a todas las acciones de Lotus Approach, a todos sus comandos y funciones.
Debemos disponer de un ratón para utilizar los SmartIcons. Si colocamos el puntero del ratón sobre un icono,
Lotus Approach nos mostrará la descripción del icono.
Por defecto aparecen al menos dos grupos de SmartIcons y es factible configurar la barra para mostrar
fácilmente uno o más grupos diferentes. También es factible situarla en cualquiera de los lados de las ventanas o
en una posición flotante dentro de ellas.
Algunos SmartIcons quedan presionados cuando se utilizan las funciones que representan
1.3.3.1 Colocación de SmartIcons en la ventana de Lotus Approach

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Lotus Approach nos da la facultad de mostrar un grupo de SmartIcons a los lados de la ventana en una posición
fija (izquierda, derecha, arriba o abajo). Si arrastramos un grupo de SmartIcons a un extremo, se ajustará y
quedará fijo en dicho extremo, incluso si movemos la ventana y si arrastramos la barra de SmartIcons a un lugar
que no sean los límites creará una paleta flotante. También podemos arrastrar una paleta de SmartIcons sobre
otra.
1.3.3.2 Grupos contextuales de SmartIcons

Lotus Approach nos proporciona un grupo de iconos para cada contexto que acepta (como por ejemplo Modo
Registro, Predeterminado, etc.). En algunos casos, existe más de un grupo para cada contexto. Cuando situamos
un grupo contextual de SmartIcons en una posición determinada, esta posición puede ser utilizada por otros
grupos contextuales de SmartIcons.
Es posible mostrar los grupos contextuales de SmartIcons en diferentes ubicaciones, para ello bastará con :
9 En el menú Archivo, seleccionamos Opciones del usuario.
9 Elegimos Configurar SmartIcons.
9 Seleccionamos los grupos de SmartIcons deseados en el cuadro de lista Grupos que aparecen en el mismo lugar.
1.3.3.3 Crear un grupo nuevo de SmartIcons

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Cuando creemos un grupo nuevo deberemos tomar la precaución de guardar los nuevos grupos con un nombre
diferente para evitar que sobrescribamos alguno existente.
y Para crear un grupo nuevo deberemos seguir los siguientes pasos:

9 Dentro del menú Archivo - Opciones del usuario.
9 Seleccionaremos Configurar SmartIcons. Podemos utilizar el grupo de SmartIcons como base para el nuevo grupo o
seleccionar otro en el cuadro de lista Nombre del grupo.
9 Arrastramos y colocamos para agregar, mover, agrupar y eliminar iconos hasta que el grupo quede configurado como
deseamos.
9 Hacemos clic en Guardar grupo y escribimos un nuevo nombre del grupo en el cuadro Grupo de SmartIcons.
9 Haremos clic en Examinar para indicar un nuevo nombre de archivo (.SMI) para el nuevo grupo en el cuadro Nombre
del archivo.
9 Haremos clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Configurar SmartIcons. Para permitir la visualización de
esta barra cuando estemos trabajando en una parte determinada del documento, seleccionaremos el contexto en el
cuadro Mostrar cuando se tenga seleccionado.
9 Para mostrar esta barra cuando trabajemos en el contexto elegido, seleccionaremos Mostrar cuando la selección esté
relacionada.
9 Aceptamos.
1.3.3.4 Eliminar un grupo de SmartIcons

y Cuando queramos suprimir un grupo, de los que hayamos creado deberemos proceder como sigue:
9 Archivo - Opciones del usuario.
9 Configurar SmartIcons.
9 Eliminar grupo.
9 Elegimos el grupo a eliminar.
1.3.3.5 Agregar un icono a un grupo de SmartIcons

y Si necesitamos añadir un icono a un grupo determinado deberemos proceder de la siguiente forma:

Cali - Colombia
9 En el menú Archivo, seleccionaremos Opciones del usuario / Configurar SmartIcons elegimos el grupo de
SmartIcons que deseamos modificar en el cuadro de lista Nombre del grupo. Para recorrer la lista de SmartIcons,
utilizaremos las flechas arriba y abajo en el cuadro de lista Iconos que podemos agregar. Lotus Approach mostrará
todos los SmartIcons en este cuadro.
9 Arrastramos un icono de la lista al grupo situado en la parte superior del cuadro de diálogo.
9 Para guardar el grupo como un grupo distinto con un nombre diferente, haremos clic en Guardar grupo. Para
sobrescribir el grupo existente, haremos clic en Aceptar.
1.3.3.6 Modificación del tamaño de los iconos, mostrar globos de ayuda
Para personalizar nuestra barra de SmartIcons, Lotus Approach nos da a elegir dos tamaños de iconos: mediano
o grande.
9 Opciones del usuario/Configurar SmartIcons/Tamaño de los iconos y elegimos Mediano o Grande.
Para mostrar globos de ayuda en el momento en el cual el puntero del ratón se sitúa encima de uno de los
iconos, marcaremos con una tilde la opción Mostrar descripción de los iconos (burbujas de ayuda).
1.3.4 Barra de acciones

Cali - Colombia
Conjunto de botones situados inicialmente en la parte superior del área de trabajo de Approach, justo debajo de
los SmartIcons. En la mayoría de los casos permite:
9 Pasar a Modo registro o a Modo diseño.
9 Crear un registro.
9 Crear una solicitud de búsqueda en la vista actual o crear una búsqueda mediante el Asistente para búsqueda.
9 Ejecutar una búsqueda con nombre.
y Para ocultar o desplazar la barra, haremos clic con el botón secundario del ratón en una zona vacía de
la barra; a continuación seleccionamos una opción:
También podemos desplazar la barra arrastrándola con el ratón o podemos dejarla como barra flotante.
1.3.5 La línea de Pestañas de Vistas

La línea de pestañas de vistas nos permite desplazarnos a través de las vistas creadas en nuestro archivo de
Approach.
Para movernos a la vista deseada hacemos clic en la pestaña corrrespondiente.
y En Modo Diseño podemos:
9 Cambiar el nombre a la pestaña: Hacemos doble clic en la pestaña y modificamos el nombre o escribimos uno
nuevo. (Máximo 79 caracteres).
9 Arrastrar la pestaña para colocar la vista en otra posición.
1.3.6 El Área de Trabajo

1.3.6.1 La Vista
La vista es un interface creado en un archivo de Approach (.APR). Las vistas permiten ver y utilizar los datos
almacenados en los archivos de base de datos asociados al mismo, y se almacenan en el archivo de Approach
(.APR).
Cada vez que se creamos un archivo, Approach incluye en él de forma automática un formulario estándar y una
hoja de trabajo. Podemos modificar estas vistas y agregar tantas vistas como necesitemos.

Cali - Colombia
Para modificar una vista, en Modo diseño, haremos doble clic en el fondo o en los objetos de la vista para
mostrar las propiedades de los objetos, incluida la propia vista, en el cuadro de información.
En el cuadro de información, seleccionaremos las opciones de estilo que deseemos. Para guardar los cambios, en
el menú Archivo, seleccionaremos Guardar archivo de Approach.
Approach proporciona los siguientes tipos de vista: formularios (para ver los registros de uno en uno), informes,
cartas formulario, etiquetas postales, hojas de trabajo, tablas resumen, gráficos y sobres.
1.3.7 La barra de estado y sus funciones

Barra situada en la parte inferior del área de trabajo de Approach.
La información que muestra la barra de estado varía según cual sea el entorno actual. No obstante, siempre nos
permite cambiar de vista y entorno.
Â En Modo Diseño
Contiene botones que ofrecen mandatos abreviados para las funciones y mandatos de Lotus Approach así como
información sobre la vista actual o la función que se está ejecutando. La barra de estado consta de una serie de
botones que proporcionan teclas de acceso directo a sus comandos y funciones.
y Con la barra de estado de Lotus Approach podemos realizar las siguientes tareas:
9 Aplicar fuentes al texto.
9 Modificar el tamaño del texto.
9 Aplicar el atributo Negrita al texto.
9 Aplicar el atributo Cursiva al texto.
9 Aplicar el atributo Subrayado al texto.
9 Seleccionar un estilo.
9 Informarnos sobre la posición de un objeto.
9 Aplicar zoom sobre la vista.
9 Cambiar el entorno (Modo Diseño, Modo Registro, Presentación preliminar, Buscar).
9 Ser avisados de la recepción de correo utilizando la barra de estado.
9 Desplazarnos a otra vista.
Â En Modo registro

Cali - Colombia
La barra de estado indica si estamos trabajando con todos los registros de una base de datos o con una serie de
registros hallados.
y Con la barra de estado de Lotus Approach podemos realizar las siguientes tareas:
9 Nos informa del registro actual.

9 Ir a un registro determinado.
9 Registro anterior, Registro siguiente.
9 Número de registros en la base de datos.
9 Número de página y/o ir a otra página del formulario.

9 Cambiar el entorno (Modo Diseño, Modo Registro, Presentación preliminar, Buscar).
9 Ser avisados de la recepción de correo utilizando la barra de estado.
9 Desplazarnos a otra vista.
1.4 El menú Ventana

El menú ventana nos permite visualizar la ventana o ventanas de trabajo de distintas formas.
Â Mosaico vertical
Organiza las ventanas activas de izquierda a derecha.
Â Mosaico horizontal
Organiza las ventanas activas de arriba a abajo.
Â Cascada
Organiza las ventanas activas en diagonal sin ocultar la barra de título.
Â Ventana activa
Muestra una lista con todas las ventanas activas.
1.5 El menú de Ayuda

Approach proporciona ayuda sobre la tarea que podemos ejecutar desde donde estemos. Si podemos realizar
más de una tarea, Approach facilita una lista para que seleccionemos la que prefiramos.

Cali - Colombia
Â Contenido:
Nos muestra los principales contenidos de la ayuda en línea divididos en 11 temas que podremos activar con un
doble clic para abrir los temas asociados a los mismos.
y Seleccionamos ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda.
Â Índice:
Si no sabemos por dónde empezar:

9 Seleccionamos ? (Ayuda) - Temas de la Ayuda. Hacemos clic en Índice.

Cali - Colombia
9 Indicamos la tarea o término sobre el que deseamos consultar información.

9 Seleccionamos una entrada de índice y hacemos clic en Mostrar.
Â Buscar:
Si precisamos más información sobre una tarea deberemos dirigirnos al final del tema de Ayuda.
9 Escribimos las palabras de la materia que deseamos buscar.
9 Seleccionamos algunas palabras coincidentes para limitar la búsqueda.
9 Hacemos clic en un tema y pulsamos mostrar.
9 Si deseamos modificar las opciones de búsqueda pulsaremos el botón de Opciones.

Cali - Colombia
2.- Crear, Editar, Imprimir y Guardar una Base de Datos Manual de Lotus Approach Millenium
2 Crear, Editar, Imprimir y Guardar una Base de

Datos
2.1 Crear una Base de Datos nueva
Para crear una base de datos en Approach tenemos varias alternativas, en función de los datos que disponemos
al comenzar a trabajar. Así, podemos crear un archivo de base de datos nuevo, abrir un archivo de base de datos
ya existente, o crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo o un archivo de texto. En cualquier caso,
Approach genera un archivo con extensión .APR que permite gestionar los datos de forma gráfica, mediante la
utilización de distintos formatos de vistas.
Una vez creado un archivo .APR, éste será el utilizado por Approach para abrir la base de datos con la que
queremos trabajar en adelante.
2.1.1 Los SmartMasters

Cuando se arranca Approach se muestra un cuadro de diálogo de Bienvenida con dos opciones (solapas o
pestañas) posibles:
Â Abrir archivo de Approach
Nos permite trabajar con un archivo ya existente, seleccionándolo de la lista de los últimos archivos usados o
bien, pulsando el botón Examinar..., acceder al cuadro de diálogo Abrir, para buscar archivos localizados en
otras unidades o directorios.
Â Crear archivo a partir de un Smartmaster
Elaborado por Julio Cesar Bonilla Pardo

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jcbonillapardo@gmail.com 27
Cali - Colombia
Con esta opción podemos crear bases de datos partiendo de plantillas con campos predefinidos generados por
Approach. Esta ayuda puede sernos de utilidad al permitirnos adaptar las estructuras de las plantillas propuestas
a nuestras necesidades, evitando que tengamos que partir de cero, así como su aportación de ideas iniciales.
Para crear un archivo de base de datos partiendo de cero, seleccionamos Bases de datos vacía. También
podemos Cancelar el cuadro de bienvenida y elegir la opción Nuevo del menú Archivo.
El cuadro de diálogo que aparece es un pequeño explorador que nos permite escoger el formato de la base de
datos a crear, el nombre de la base de datos, la unidad y la carpeta de trabajo donde la vamos a incorporar.
A continuación crearemos una Base de Datos de nombre AGENDA con formato dBase III+ y la situaremos en la
carpeta C:\CURSO, según la figura anterior.

27
Cali - Colombia
Podemos crear la carpeta CURSO pulsando el icono Nueva carpeta situado en la parte superior del cuadro o bien
buscarla mediante el icono Subir un nivel, en caso de tenerla creada previamente.
Pulsamos el botón Crear para generar la estructura de la nueva Base de datos y posteriormente definiremos los
campos que contendrán los datos a introducir.
2.1.2 Los Campos

Básicamente, los campos son cada una de las partes en que se estructura la información de una Base de datos.
Un buen consejo es realizar un análisis previo de las necesidades presentes y futuras a la hora de diseñar la
estructura; una buena planificación evitará que tengamos que volver a crear nuevos campos o eliminar algunos
innecesarios.
Cuando definimos un campo debemos asignarle un nombre de campo, tipo de datos que va a contener y su
tamaño.
2.1.2.1 Asignación de nombres a campos
Es aconsejable que el nombre de un campo se identifique con la información que contiene.
En el ejemplo de la figura anterior, el campo teléfono debe contener únicamente los números de teléfono de las
personas incluidas en la base de datos Agenda.
2.1.2.2 Longitud de los nombre de campos
Los nombres de los campos tienen limitada su longitud de acuerdo con el formato de la base de datos. En el
formato predeterminado dBASE tienen una longitud máxima de 32 caracteres.
2.1.2.3 Tipos de campos
El tipo de campo determina los datos que podemos guardar en él. También afecta a cómo podemos usar el
campo para buscar y ordenar registros o validar información.

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Cali - Colombia
Â Campo booleano
Guarda un valor de Sí, S o 1 o bien No, N o 0. Se utiliza para la información que requiera una respuesta afirmativa
o negativa, como por ejemplo, si se ha recibido un pago.
Â Campo calculado
Guarda el resultado de una fórmula. Se crean al definir el campo. Podremos buscar, ordenar o agrupar mediante
un campo calculado; éste actúa como el tipo de resultado. No se pueden editar valores en los campos calculados.
Estos campos son parte de un archivo de Approach (.APR) y no de una de base de datos.
El resultado de un cálculo se muestra en el campo en Modo registro o en la presentación preliminar, y es de

sólo lectura.
Â Campo de fecha
Guarda una sola fecha. Podemos buscar y ordenar registros mediante campos de fecha. Las clasificaciones de
campos de fecha son ascendentes (del más antiguo al más reciente) o descendentes (al contrario).
Â Campo memo
Estos campos son prácticos para guardar grandes cantidades de datos, que en principio son inciertos. Un ejemplo
de su utilidad es el espacio reservado a las observaciones que efectuamos en una ficha. No se almacenan en la
base de datos, sino en un archivo con la extensión .DBT (para dBASE), .DBQ (para Paradox 3.5) o .MB (para
Paradox 4.0).
Â Campo numérico
Guarda datos que se pueden usar en cálculos o encontrar y ordenar aritméticamente. Admite tanto números de
dígitos enteros como decimales.
Â Campo misceláneo
Guarda gráficos u objetos procedentes de una aplicación que admite la opción OLE. Son objetos OLE los
gráficos, cuadros, archivos de sonido y relaciones de datos.
Â Campo de texto
Guarda todo tipo de caracteres incluyendo letras, números y símbolos. Podemos realizar búsquedas en un
campo de texto sirviéndonos de cualquier carácter que incluya. Las búsquedas se ejecutan en orden alfabético
ascendente (de 0 a 9 y de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A y de 9 a 0). La longitud máxima de los
campos de texto es de, aproximadamente, 250 caracteres.
Â Campo de hora
Guarda una sola hora. Podemos buscar y ordenar registros a partir de los valores de los campos de hora. Las
clasificaciones de campos de hora son ascendentes (de la más anterior a la más reciente) o descendentes (al
contrario).

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Cali - Colombia
Â Campo variable
Guarda datos en la memoria mientras el archivo de Approach está abierto. El valor es el mismo en todos los
registros. Debemos definir el tipo de datos del campo de variable y su valor inicial. Tienen utilidad para guardar
valores intermedios para las macros. Los campos de variable son parte de un archivo de Approach (.APR) y no
de uno de una base de datos.
2.1.2.4 Opciones de campos
Como vemos en el cuadro de diálogo Definición de campos, disponemos de una serie de botones en su margen
derecho que nos permite redefinir la estructura de la base de datos.
Â Si queremos añadir un nuevo campo

9 Una vez situados en la fila donde queremos crearlo, pulsaremos el botón Insertar. A continuación teclearemos el
nombre, tipo y longitud, según se ha descrito en apartado anterior.
Â Para borrar un campo existente
9 Debemos seleccionar previamente el campo que queremos eliminar de la lista. Después pulsamos el botón Suprimir.
Al eliminar un campo de una base de datos, no podremos recuperar posteriormente la información contenida en ese
campo para la base activa o para las que tengan relación establecida con ésta.
Â Para modificar un campo

9 Una vez seleccionado en la lista podemos cambiar todas sus características, nombre, tipo, tamaño. Después
pulsaremos la tecla Aceptar para validar los cambios. Estos cambios afectarán, para ese campo, a todos los registros
de la base de datos. Por ejemplo, si reducimos el tamaño de un campo, la información existente que supere el nuevo
tamaño quedará truncada o perdida. También será afectada la información si cambiamos el tipo de datos a otro que
no sea compatible con la información contenida.
Con objeto de facilitar y agilizar la tarea de mecanización de los datos, Approach nos permite limitar los valores en
los campos, así como la introducción automática de datos en los mismos.

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Cali - Colombia
En el cuadro de diálogo Definición de campos, empleando el botón Opciones se muestran dos pestañas como
en la figura siguiente:
Â Valor predeterminado
Esta opción nos permite introducir, de forma automática, los valores que necesitemos en un determinado campo.
Será necesario, por tanto, seleccionar previamente el campo sobre el que vamos a actuar. Posteriormente
podemos marcar una de las casillas disponibles (no atenuada) para ese campo, según su referencia de utilidad:
9 Nada: Esta casilla está seleccionada por defecto. En este caso no nos permitirá la introducción automática de ningún
valor para el campo activo.
9 Registro anterior: Datos del mismo campo del último registro agregado en la sesión actual.
9 Fecha u hora de creación: La fecha u hora en que se creó el registro.
9 Fecha u hora de modificación: La fecha u hora en que se modificó por última vez el registro.
9 Datos: Activando esta casilla nos permite introducir en el cuadro de texto de su derecha, un valor que se repetirá en
ese campo al crear nuevos registros. El valor introducido debe ser compatible con el tipo de campo.
9 Número de serie inicial: La utilidad de esta casilla consiste en introducir datos de forma automática partiendo de un
valor inicial determinado por nosotros, con un incremento constante también definido; estos valores debemos
insertarlos en los cuadros de texto Número de serie inicial y Con incrementos de.
9 Fórmula creación: Seleccionando esta casilla podemos insertar un valor en un campo de forma automática,
dependiendo del resultado de una fórmula. Una vez pulsada la casilla ó bien pulsando el botón Fórmula se abre un
cuadro de diálogo para crear la fórmula correspondiente.
9 Fórmula modificación: Similar al anterior, mediante una fórmula actualiza un valor al modificar un registro.

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Cali - Colombia
Â Validación
Esta opción nos permite limitar los datos que se introducen en los campos mediante condiciones de validación. Se
trata, por tanto, de verificar de forma automática que los datos que insertamos en un campo se ajustan o cumplen
esas condiciones.
Para crear estas condiciones utilizaremos la pestaña Validación del cuadro de diálogo Definición de Campos.
Una vez seleccionado el campo que vamos a validar podremos elegir entre las siguientes opciones:
9 Único: Si activamos esta casilla, Approach comprobará que el valor agregado a un nuevo registro no existe ya en otro
registro anterior para el mismo campo.
9 De ... a ... : Nos permite insertar unos valores secuenciales, alfabéticos, numéricos o cronológicos, en cuyo rango debe
estar el dato que introducimos en el campo.
9 Relleno: Debemos especificar algún valor en el campo, no pudiendo quedar vacío.
9 Uno de: Nos permite establecer una lista de valores posibles para ese campo, no pudiendo introducir en el campo
otros valores distintos a los preestablecidos. Una vez seleccionada la casilla, tenemos que insertar cada valor
aceptable en el cuadro de texto y pulsar el botón Agregar. Para eliminar un valor de la lista debemos seleccionar ese
valor y pulsar Eliminar.
9 Fórmula verdadera: Exige que el valor introducido en un campo cumpla la condición establecida en una fórmula por
nosotros definida. Por ejemplo, que el valor sea mayor que 1.000 (“campo numérico”>1000).
9 En el campo: Podemos exigir que el valor a introducir coincida con el valor de otro campo de la base de datos en uso
o de otra relacionada.
Una vez seleccionadas las casillas que precisemos (pueden ser varias), pulsamos el botón Aceptar para que
Approach compruebe que los datos que vamos introduciendo en los campos se ajustan a las condiciones de
validación; en caso contrario, no nos permite seguir y aparece un cuadro de atención donde indica el motivo.
2.1.2.5 Opciones de campos calculados
Anteriormente habíamos descrito los campos calculados como el valor que se calcula como resultado de una
fórmula. Merece la pena realizar una descripción más detallada de este tipo de campo y sus posibles usos, a la
hora de automatizar tareas en nuestra base de datos.
La fórmula de los campos calculados se almacenan en un archivo de Approach .APR, no en la base de datos.
Una vez agregado un campo calculado a una vista, Approach obtiene un valor para cada registro evaluando la
fórmula.

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Cali - Colombia
Â Creación de fórmulas para campos calculados
Su creación es semejante a lo descrito anteriormente para otro tipo de campos. Una vez hemos indicado un
nombre que lo identifique, seleccionamos Calculado en el cuadro Tipo de datos. Como podemos observar en la
figura siguiente, el cuadro de diálogo Definición de campos se expande para mostrar las opciones de creación
de una fórmula.
Planteamos un supuesto simple: un campo definido como COSTE DE PRODUCCIÓN, tipo calculado, tomará
valores del resultado de multiplicar el valor en cada registro del campo COSTE por el valor en cada registro del
campo CANT (cantidad).
y Para definir la “fórmula” seguiremos la siguiente secuencia de acciones:

9 Doble pulsación sobre el campo COSTE, de la ventana Campos, para bajarlo al cuadro de Fórmula.
9 Doble pulsación en el ASTERISCO (*), de la ventana Operadores, para multiplicar ambos campos.
9 Doble pulsación en el campo CANT (cantidad), de la ventana Campos.
El dibujo situado debajo del texto Fórmula nos indica si la expresión que hemos definido es correcta o no
mediante la marca X del indicador.

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Cali - Colombia
Â Orden de prioridad
Approach lee las fórmulas de izquierda a derecha, evaluando primero las multiplicaciones y divisiones, y
luego las sumas y restas. Podemos modificar el orden de evaluación encerrando entre paréntesis las
expresiones que deseamos evaluar primero.
y Ejemplo:
9 6 + 2 * 3 = 12
9 (6 + 2) * 3 = 24
Â Opciones de resumen basado en registros
Mediante el mismo generador de expresiones de fórmulas que hemos visto, podremos crear otro tipo de
expresiones muy útiles para totalizar o resumir valores de un campo. Utilizaremos el cuadro desplegable
Funciones. De las opciones disponibles elegimos Resumen para que Approach nos muestre, en el cuadro que
queda por debajo, tan solo éstas. Si nos posicionamos en una de ellas obtenemos una breve descripción de la
tarea que realiza la función.
y Ejemplo
9 Si queremos obtener la suma de todos los registros para el campo COSTE PRODUCCIÓN:
9 Doble pulsación sobre la función RSUMA, de la ventana Funciones, para bajarlo al cuadro de Fórmula.
9 Abrir paréntesis, (añadir el campo COSTE PRODUCCIÓN -entre comillas por ser campo calculado-) y cerrar
paréntesis.
Mediante la pestaña Definir resumen, en el cuadro Resumir en, podemos elegir distintas opciones de selección
de registros.
Una vez que hemos terminado de definir los campos de nuestra base de datos, pulsamos el botón Aceptar del
cuadro Definición de campos para confirmar la estructura. En este momento podemos dar por finalizada la fase
de creación aunque, podemos volver en cualquier momento para rediseñar los campos mediante la opción de
menú Crear - Definición de campos...
Aceptada la estructura de nuestra base de datos, Approach crea dos ficheros iniciales con el nombre indicado por
nosotros en su momento, con las extensiones .DBF para los registros y .APR para las vistas a través de las
cuales gestionaremos esos registros.
Por defecto, Approach genera dos vistas básicas para que podamos comenzar a trabajar: un Formulario (ficha de
entrada de datos) y una Hoja de trabajo (vista de registros distribuidos por filas y columnas).

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Cali - Colombia
Terminada esta fase, podemos empezar a introducir datos directamente en los espacios (campos) proporcionados
por el Formulario creado por defecto. También podemos personalizar este Formulario a nuestro gusto, utilizando
l
as herramientas de diseño proporcionadas por Approach ó crear un nuevo Formulario según se verá en el capítulo
3 de este manual.
En cualquier caso, damos comienzo a una nueva fase que globalmente llamaremos de Edición, donde podremos
ver de manera más real cómo se transforman los datos que tenemos en información estructurada.
2.2 Edición de una Base de Datos

Para realizar las diferentes tareas que Approach nos permite, debemos situarnos en el entorno específico que nos
facilita las opciones de menú y las herramientas necesarias para realizar dicha tarea.
En Modo diseño, podemos trabajar con vistas de Approach para realizar las siguientes tareas:
9 Personalizar el formato de las vistas.
9 Aplicar colores a los objetos, cambiar fuentes y estilos.
9 Realizar cálculos y resúmenes.
En Modo registro, utilizaremos una vista para trabajar con los datos almacenados en archivos de base de datos.
Los cambios realizados trabajando en este entorno se guardan automáticamente en la base de datos, (fichero
.DBF). Tareas que se pueden realizar:
9 Insertar datos.
9 Crear y actualizar los registros.
9 Localizar una información concreta.
9 Ordenar registros.
2.2.1 Modo Diseño

El Modo diseño es el entorno de trabajo en el que podemos crear y diseñar todos los elementos de una vista y
aplicarles un formato. Podremos realizar tareas como agregar campos a vistas, agregar color, cambiar texto de
rótulos, cambiar fuentes y crear bloques de texto.
Para acceder al Modo diseño disponemos de varias posibilidades:

9 En la barra de acciones, pulsar el botón Modo diseño.

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Cali - Colombia
9 En la barra de estado, pulsar el botón de entorno y seleccionar Modo diseño.

9 En la barra de menús, seleccionar Ver - Modo diseño.
9 Presionando CTRL+D.
Para guardar el trabajo realizado en Modo diseño, deberemos seleccionar Guardar archivo de Approach en el
menú Archivo. Un buen consejo es Guardar cada cierto espacio de tiempo, sin esperar a terminar la tarea de
diseño. Un fallo del sistema, ajeno a Approach, podría hacer que perdiéramos todo el trabajo realizado. No es
necesario cerrar, basta con pulsar el icono Guardar.
Como vemos en la imagen superior, Approach transforma la vista del Formulario 1 en un área de diseño donde
cada componente existente o añadido es un objeto que podemos manipular fácilmente. Podemos seleccionar los
objetos con una pulsación del ratón y, a continuación, cambiar sus propiedades de color, tamaño, cambiarlos
de lugar, o eliminarlos de la vista actual.
Approach cuenta con valiosos elementos de ayuda en pantalla a la hora de diseñar las vistas. La barra de
menús, los SmartIcons, la barra de acciones y la barra de estado nos permitirán elegir entre cada una de las
opciones posibles en cada tarea a desarrollar. Estos elementos se irán adaptando según el Modo de trabajo en
que estemos, Diseño, Registro, Buscar o Presentación preliminar.
Â Área de diseño
El Área de diseño está situada entre la barra de acciones y la barra de estado. Todas las vistas tienen un área
para el cuerpo de texto, otra para los márgenes y otras en segundo plano. Los informes además pueden tener un
área de resumen, de cabecera y otra de pie de página. Las áreas pueden seleccionarse del mismo modo que
otros objetos y se les puede modificar el tamaño o añadir un color.
En Modo diseño disponemos de varias barras de iconos por omisión para la manipulación de objetos
dependiendo del tipo de vista que estemos diseñando.
Mediante la pulsación de un icono de la barra de SmartIcons accedemos de forma inmediata a su función, sin
necesidad de buscarla en las opciones de la barra de menús y de esa forma ganaremos tiempo. Puede ser que al

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Cali - Colombia
principio nos cueste trabajo identificar las funciones de los iconos, por lo que disponemos de una ayuda
(configurable desde menú Archivo - Opciones de usuario) para que se muestre un texto descriptivo en forma de
“bocadillo” al pasar el ratón sobre cualquiera de ellos.
La barra de estado, situada en la parte inferior del área de diseño, proporciona información sobre la vista que
estamos utilizando, el modo de trabajo, características del tipo de letra del objeto seleccionado, dimensiones del
objeto y ampliación de la pantalla.

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Cali - Colombia
En la barra de menús disponemos de todas las opciones posibles para personalizar los archivos de vista.
Dependiendo de la vista que estemos diseñando, estos menús y submenús se adaptan para ofrecernos las
herramientas más adecuadas a cada tarea.
Como vemos en la imagen anterior, la barra de menús que nos presenta se encuentra adaptado al Modo diseño
de un Formulario. Pulsando con el ratón sobre una de sus opciones disponibles se despliega el menú
correspondiente.
Este, a su vez, contiene otras opciones y submenús disponibles. Para seleccionar una o varias de éstas, basta
con situarse con el ratón y pulsar. Una marca en su lado izquierdo nos indica que la selección está hecha. Para
quitar la marca pulsaremos de nuevo sobre el mandato. Otra posibilidad es utilizar una combinación de dos
teclas para efectuar el mandato. En una de las imágenes siguientes, la tecla Ctrl+L nos mostrarían una regla en
el área de diseño. Una punta de flecha en un mandato significa que ese mandato contiene otras opciones
relacionadas disponibles, bastará con situarnos sobre ella sin pulsar el ratón para que se desplieguen.
2.2.1.1 Preferencias de Visualización
Todos estos mandatos actúan sobre el área de diseño, aumentando o disminuyendo a modo de lupa los objetos
que se encuentren en el Formulario o cualquier otra vista. En la barra de estado también existe esta opción, muy
útil cuando trabajemos con objetos o tamaños de letra reducidos. Conviene tener en cuenta, a la hora de diseñar
objetos o vistas, la resolución de pantalla en la configuración del sistema operativo. Un cambio de resolución

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Cali - Colombia
posterior podría distorsionar la presentación de las vistas creadas. No hay que alarmarse, no hemos roto nada,
tan sólo es cuestión de comodidad en los desplazamientos por la pantalla.
2.2.1.2 Mostrar Datos
Este mandato ofrece la posibilidad de ver el contenido (datos) de los campos en Modo diseño, cuando tiene la
marca de selección. De esta manera conseguimos una imagen más fiel de cómo nos quedarían los registros una
vez terminado el diseño. Por ejemplo, podemos ampliar un objeto de campo cuando la información que contiene
supera el tamaño del mismo y no nos deja verla por completo. En el diseño de Informes, este mandato muestra el
contenido de los registros tal y como nos quedaría sobre el papel. Podemos alternar la selección, mostrando u
ocultando los datos cuando lo creamos necesario.
2.2.1.3 Herramientas de Edición
Â Cuadrícula
Seleccionando Cuadrícula Approach muestra una red de puntos por debajo de los objetos dispuestos en el área
de diseño. Estos puntos nos sirven de referencia visual para colocar los objetos. Utilizando el mandato Ampliar lo
veremos con más claridad. Desaparece al pasar al Modo registro.
Â Ajustar a cuadrícula
Ajustar a cuadrícula permite que los objetos que incorporemos a la vista se ajusten automáticamente a los
puntos más inmediatos, aunque la cuadrícula no se encuentre visible. Es muy útil para facilitar la alineación de los
objetos.
Â Reglas

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Cali - Colombia
Si seleccionamos Reglas obtenemos unas guías para la manipulación de los objetos a lo largo de los bordes
superior e izquierdo del área de diseño. También existe una guía con formato numérico en la barra de estado, que
nos orienta según el desplazamiento del ratón.
Â Paleta de Herramientas
Una vez marcado este mandato, Approach nos muestra en pantalla un cuadro que contiene la mayoría de los
objetos que podemos incorporar a una vista.
Cada uno de estos objetos realiza una tarea específica y distinta de los demás. Para desplazar la paleta de
herramientas basta con arrastrarla por su barra superior.
Para seleccionar un objeto pulsamos sobre él con el puntero del ratón; en ese momento, el objeto se nos queda
pegado, deslizándose hasta el punto del área de diseño donde queramos ponerlo. Arrastrando con el ratón
daremos el tamaño deseado al objeto, pudiendo modificarlo posteriormente.
Â Selección de objetos del área de diseño
Cuando queramos seleccionar un objeto debemos pulsar sobre él. Los puntos de control que aparecen nos
indican que podemos manipular su tamaño, forma y propiedades. Pinchando uno de estos puntos y deslizando el
ratón modificamos su tamaño o forma; también podemos desplazarlo arrastrando por su parte central.
Si queremos seleccionar más de un objeto al mismo tiempo, pulsamos sobre un primer objeto y, a continuación,
pulsar la tecla MAYÚSCULAS, a la vez que pulsamos en otros objetos. También podemos pulsar en una zona
vacía de la vista y arrastrar en sentido diagonal para trazar un rectángulo de selección alrededor de los objetos.

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Cali - Colombia
Cuando se seleccionan varios objetos al mismo tiempo, las operaciones de desplazamiento, corte, copia, borrado
y aplicación de propiedades (como color de fondo) afectan a todos los objetos seleccionados.
Para seleccionar todos los objetos de una vista, menú Edición - Seleccionar todo
Cuando hay varios objetos seleccionados, podemos cancelar la selección de uno pulsando la tecla
MAYÚSCULAS a la vez que el objeto, o cancelar la selección de todos pulsando en otra parte de la vista.
Â Selección de texto
Los objetos de texto pueden seleccionarse en su totalidad, en cuyo caso los atributos afectarán a todo el texto que
contiene; pero también es posible seleccionar sólo parte del texto. El texto seleccionado aparece resaltado. Para
seleccionar una porción de texto, pulsaremos dos veces el objeto de texto. A continuación, arrastrar sobre el
texto deseado.
Para cancelar una selección de texto, pulsaremos en cualquier otra parte de la vista.
Â Agrupación de objetos
Los objetos pueden combinarse de forma que actúen como uno solo. Cuando se seleccionan objetos agrupados,
aparece un solo conjunto de puntos de control alrededor de todo el grupo, y en la barra de menús aparece uno
nuevo, Objeto grupo.
Podemos cortarlos, copiarlos, pegarlos, desplazarlos o cambiar sus propiedades de la misma forma que si se
tratara de un solo objeto.
Para agrupar objetos, seleccionaremos los objetos a agrupar y después la opción de menú Objeto varios -
Agrupar. También con el icono
Para desagrupar objetos, seleccionaremos el grupo y después la opción de menú Objeto grupo - Desagrupar.
También con el icono
Â Orden de superposición de los objetos
Cuando creamos un objeto, se coloca encima de los existentes en la vista. El orden de superposición puede
cambiarse trasladando el objeto más hacia arriba o más hacia abajo.
Seleccionamos el objeto en Modo diseño; después menú Objeto campo - Organizar - Primer plano, según la
posición deseada con respecto a los demás objetos. También podemos utilizar los iconos correspondientes.
Â Alineación y distribución de objetos
Approach permite alinear los objetos a lo largo de los límites superior, inferior, izquierdo o derecho de los objetos,
o por su centro. También podemos definir la alineación respecto a la posición de un objeto o respecto al punto
más cercano de la cuadrícula o su distribución en sentido vertical, horizontal o ambos, de forma que quede el
mismo espacio entre todos los objetos.

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Cali - Colombia
Para alinear objetos, una vez seleccionados; menú Objeto Varios - Alinear...; aparecerá un cuadro con varias
opciones disponibles.
Seleccionaremos en Alinear objetos seleccionados si queremos la alineación respecto a los demás objetos o
respecto a la cuadrícula.
y Alineación de objetos
Si queremos distribuir los objetos proporcionalmente tanto en horizontal como en vertical, pulsaremos el
botón correspondiente en el área Distribución de espacio.
Estas operaciones pueden incluir el rótulo del campo o no dependiendo de si está marcado Incluir rótulo del
campo en el área Campo.
2.2.1.4 Orden de Desplazamiento
Activando este mandato Approach muestra, en forma de números, el orden en que nos vamos a desplazar por los
campos de entrada de datos, normalmente pulsando la tecla de tabulación.
Pulsando con el ratón sobre los cuadros podemos editar los números para cambiar el orden establecido. Si
modificamos sólo algunos, Approach reordena los campos que no hemos editado.
Podemos observar como la barra de acciones ha cambiado y muestra unos botones que se relacionan
directamente con la tarea de diseño que estamos desarrollando.
Por ejemplo, pulsando el botón Borrar orden de desplazamiento desaparecen los números de todos los
cuadros. Para conseguir una nueva ordenación basta con ir pinchando con el ratón dentro de cada cuadro.

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Cali - Colombia
2.2.1.5 Mostrar / Ocultar
Las distintas opciones que comentamos a continuación, se refieren a la posibilidad que tenemos de que se
muestren o no cada una de las Barras de ayuda disponibles en nuestra pantalla.
Si elegimos mostrar Pantalla completa desaparecen todas excepto la barra de menús. Para que se muestren de
nuevo, seleccionaremos el menú Ver y marcaremos una a una.
2.2.1.6 Adición de objetos de campo desde la Paleta de herramientas
Para seleccionar el objeto agregar campos no es necesario arrastrarlo al área de diseño. Pulsando una vez
sobre él aparece un cuadro de diálogo que contiene todos los campos creados en la estructura de la base de
datos. La técnica para incorporar cualquiera de los campos al área de diseño es muy similar a la descrita para el
resto de los objetos, pulsación mantenida sobre él, arrastrar y soltar en el punto deseado.
Presionando sobre el botón Definición campos..., del cuadro Agregar campo, se abre el cuadro Definición de
campos, donde podremos modificar, añadir o eliminar campos, según lo explicado en apartados anteriores de
este capítulo.
Para cerrar el cuadro abierto, pulsar sobre la marca X, en su barra de título.
2.2.2 Modo Registro

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Cuando elegimos trabajar en Modo registro podemos introducir, editar y ver datos de bases de datos. Este
entorno nos permite gestionar los registros del fichero de base de datos, guardando automáticamente los cambios
realizados.
Para activar el entorno Modo registro tenemos varias posibilidades:

9 En la barra de acciones, pulsando el botón Modo registro.
9 En la barra de estado, pulsaremos en el botón de entorno y seleccionaremos Modo registro.
9 En el menú Ver, seleccionaremos Modo registro.
9 Presionando teclas CTRL+R.
2.2.2.1 Creación de un registro
Un registro se crea rellenando los campos definidos en la estructura de la base de datos, según hemos vistos en
apartados anteriores. Una vez damos conformidad a los datos introducidos en los campos, estos forman un nuevo
registro en nuestra base de datos. Podemos considerar el registro como la unidad de medida de una base de
datos, considerando que será grande o pequeña en función de los registros que contiene.
Â Introducción de datos
Una vez abierto el archivo de Approach y su base de datos correspondiente, pulsamos el mandato Nuevo
registro en el menú Registros (estando en un Formulario). También lo podemos hacer pulsando en los botones
correspondientes de la barra de SmartIcons o la barra de acciones.
Se abre el formulario con los campos vacíos y el cursor se posiciona en el primero para introducir los datos. Con
la tecla tabulación iremos avanzando por los campos, según el orden establecido. Para retroceder a campos
anteriores podemos utilizar el ratón o el teclado MAYÚSCULAS + Tabulación.
Una vez insertados todos los datos en los campos, damos conformidad al nuevo registro pulsando la tecla
INTRO. El registro queda guardado en la base de datos. Podemos guardar el registro actual y al mismo tiempo
mostrar uno nuevo mediante el teclado CTRL+N.
Para salirnos de un registro que no queremos acabar pulsamos la tecla ESC.
Â Copiar, Cortar, Pegar y Borrar
Estas opciones se encuentran disponibles en el menú Editar, y se activan al seleccionar los datos de un campo.
Su utilidad principal es trasladar información de un lugar a otro, con menor esfuerzo y mayor rapidez.
y Cortar
9 Elimina los datos seleccionados en un campo y los deja temporalmente en el portapapeles para ser pegados en otro
campo u objeto de texto.
y Copiar

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9 Realiza la misma función que Cortar, con la diferencia de que no elimina los datos del campo seleccionado.
y Pegar
9 Copia los datos contenidos en el portapapeles en el campo o lugar seleccionado.
y Borrar
9 Suprime la información seleccionada. También podemos utilizar la tecla Supr.
2.2.2.2 Herramientas de Revisión
Los mandatos que comentamos a continuación se encuentran disponibles también en el menú Edición,
actuando, así mismo, sobre la información contenida en los campos
Â Deshacer
Esta opción nos permite restablecer datos de un campo que anteriormente hemos eliminado. No se puede
utilizar para restablecer registros eliminados.
Â Buscar y Reemplazar
Con este mandato podemos realizar búsquedas de datos en un campo, registro o serie de registros hallados en
una selección y reemplazarlo, de forma automática, por otros datos.
Cuando pulsamos sobre esta opción se abre un cuadro de diálogo donde indicamos el texto que queremos
encontrar y otras opciones adicionales a la búsqueda.
En el cuadro Buscar indicamos el dato que queremos localizar.
En el cuadro Reemplazar con indicamos el dato que queremos que sustituya al localizado.

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Las secciones Dónde buscar y Opciones nos permite delimitar la búsqueda por campos o registros, y
discriminar los datos según los hemos introducido en la base de datos.
Pulsando el botón Siguiente se produce la búsqueda del primer registro que cumple la condición establecida,
mostrándose un cuadro en el que se nos pide confirmación para reemplazar el dato original por el nuevo.
Podemos confirmar uno a uno o bien pulsar la tecla Reemplazar todos, si estamos seguros de todos los
cambios.
2.2.2.3 Verificar Ortografía
Este mandato nos ofrece la posibilidad de realizar correcciones ortográficas de forma automática. Seleccionando
menú Edición - Verificar ortografía se muestra el cuadro de verificación Ortografía y otros adicionales de
corrección gramatical.
Con las opciones del cuadro Verificar la ortografía de podemos delimitar la verificación.
9 Ámbito seleccionado: Busca errores en el texto seleccionado.
9 Registro actual: Busca errores en todos los campos del registro actual.
9 Serie de registros hallados: Busca el texto de todos los registros de la serie hallada actual.
9 Subconjunto de la serie hallada: Busca el texto seleccionado de un campo en todos los registros de la serie hallada.
El botón Opciones muestra un cuadro de Opciones de revisión ortográfica con otras posibilidades de
delimitación sobre los datos buscados.
Pulsamos Aceptar para que se realice la verificación ortográfica, según los criterios especificados. Cuando
Approach encuentra alguna palabra o texto no reconocido nos muestra un nuevo cuadro de diálogo con
alternativas similares a las vistas en anterior apartado sobre Buscar y Reemplazar.

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Pulsando el botón Agregar a diccionario, Approach no volverá a detectar la palabra en próximas correcciones.
2.2.3 Acciones sobre los registros

En este apartado vamos a realizar tareas de gestión sobre los registros de una base de datos, tales como
localizar registros que contengan determinados datos en uno o varios campos, almacenamiento de esas
búsquedas para posteriores sesiones de trabajo, organización de los registros y acciones directas sobre un
determinado registro o serie hallada.
2.2.3.1 Buscar
Una solicitud de búsqueda se inicia como una copia en blanco de la vista actual. Debemos especificar las
condiciones de búsqueda introduciendo los datos requeridos en el campo o campos que contienen los datos
buscados, así como alguno de los operadores que Approach dispone para la selección. El conjunto de registros
localizado en una búsqueda se denomina serie de registros hallados.
Si bien las búsquedas las podemos realizar en cualquiera de las vistas que contienen los campos necesarios,
vamos a utilizar un Formulario por tener mejor disposición para esta tarea.
Â Buscar utilizando un Formulario
Para comenzar una búsqueda de registros seleccionamos menú Registro - Buscar - Buscar utilizando
Formulario. También podemos pulsar el botón Buscar de la barra de acciones.
Se muestra el Formulario con los campos vacíos de contenido. Ahora podemos escribir las condiciones de
búsqueda en los campos, del mismo modo que insertaríamos los datos.
Si nos fijamos, tanto la barra de iconos como la barra de acciones han cambiado para adecuarse a la solicitud de
búsqueda.
Una vez hemos fijado los criterios de la búsqueda, con los operadores necesarios, pulsamos la tecla INTRO o el
botón Aceptar de la barra de acciones, para que Approach proceda a seleccionar los registros que coinciden con
dichos criterios.

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En la imagen anterior queremos encontrar los registros que cumplan dos condiciones; campo CATEGORÍA igual
a Naranja y campo COSTE mayor que 200 pesetas. El resultado de la búsqueda se muestra en la barra de
estado.
La serie de registros hallados incluye sólo los registros que están disponibles hasta que seleccionemos Todos los
registros en el cuadro de búsquedas con nombre de la barra de acciones, o realicemos otra búsqueda, por tanto,
las acciones que realicemos afectarán únicamente a esta serie.
Si queremos cambiar una de las condiciones o restringir la búsqueda agregando más condiciones, seleccionar
Buscar - Repetir búsqueda en el menú contextual.
En el caso de no existir ningún registro que cumpla las condiciones, se muestra un cuadro indicándolo.
Â Operadores en las solicitudes de búsqueda
Al crear una solicitud de búsqueda podemos utilizar los siguientes operadores, que se encuentran en la barra de
iconos.
Op Acción
Busca registros con valores iguales que el especificado en el campo (si deseamos buscar registros sin ningún
dato en el campo, escribiremos sólo el operador).
Busca registros con valores diferentes del valor especificado en el campo (para buscar registros con algún dato
en el campo, escribiremos sólo el operador).
Busca registros con valores menores (o anteriores por orden alfabético) a los introducidos.
Busca registros con valores menores o iguales a los introducidos.
Busca registros con valores mayores (o posteriores alfabéticamente) a los introducidos.
Busca registros con valores mayores a los introducidos.
Busca registros que cumplen al menos una de las condiciones especificadas.
Busca registros que cumplen todas las condiciones especificadas.
Busca registros con cualquier valor. En lugar de este comodín puede aparecer cualquier serie de caracteres.
Escribiremos *pas* para localizar todos los registros que contienen la cadena "pas", en cualquier posición.
Busca registros con cualquier valor. En lugar de este comodín puede aparecer un carácter cualquiera.
Escribimos abuel? para buscar "abuela" y "abuelo" pero no "abuelos".
Sirve para definir rangos de valores. Escribimos la cadena 1/5/99...31/5/99 para localizar todas las fechas del
mes de mayo de 1999.

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Sirve para buscar por parecido en el sonido.
Busca con correspondencia de mayúsculas y minúsculas. Si escribimos Madrid en el campo de búsqueda,

Approach busca "Madrid", "madrid" y cualquier otra combinación de mayúsculas y minúsculas. Por el contrario,
si escribimos !Madrid, Approach sólo busca "Madrid" (con M mayúscula).
Se usa en macros para hacer búsquedas complejas.
Sirve para usar fórmulas.
Â Asistente para búsqueda y ordenación
Lo visto anteriormente para la búsqueda de registros tiene relación directa con este nuevo apartado, si bien ahora
vamos a definir búsquedas más complejas, utilizando un Asistente de Approach que nos ayudará paso a paso en
esta tarea. Además podremos ordenar el resultado, así como guardar las condiciones de filtro para posteriores
sesiones.
Seleccionamos menú Registro - Buscar - Asistente para búsquedas..., o pulsando el botón Asistente en la
barra de acciones, después de activar la ventana de búsqueda.
Aparece un cuadro de diálogo Asistente para búsqueda y ordenación en el que debemos optar entre Crear
nueva búsqueda o Editar búsqueda con nombre y seleccionar el Tipo de búsqueda que deseamos:
9 Estándar: Ejecuta las búsquedas más comunes. Puede incluir criterios Y, O.
9 Buscar registros duplicados: Busca registros idénticos en los campos seleccionados (cuando, por ejemplo,
queremos encontrar los registros que se hayan tecleado dos veces por error).
9 Buscar registros distintos: Localiza registros con valores distintos en uno o más campos (cuando, por ejemplo,
queremos encontrar sólo un registro para cada cliente antes de imprimir cartas formulario o etiquetas postales).
9 Buscar valores máximos o mínimos: Busca registros con el número o porcentaje máximo o mínimo en un campo
numérico o calculado (cuando, por ejemplo, dentro de un informe deseemos encontrar los diez mejores vendedores de
una zona determinada).

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9 Buscar con cuadro de consulta: Permite diseñar búsquedas gráficamente, con condiciones Y, O.
Una vez seleccionado el tipo de búsqueda a realizar pulsamos el botón Siguiente para especificar los criterios de
búsqueda.
y Búsqueda estándar
9 Seleccionamos el campo en el que queremos buscar, el operador que corresponda (los operadores varían según el
tipo de campo que haya seleccionado) y el valor o valores que debe tener el campo. En el recuadro Descripción se
muestra la condición que hemos seleccionado. Si queremos buscar además en otro campo, pulsaremos el botón
Buscar en otro campo para añadir otra pestaña con la Condición 2.

y Buscar registros duplicados
9 Seleccionamos un campo y pulsamos Agregar para que aparezca en el recuadro Campos para búsqueda. Podemos
retirar campos eligiéndolos y pulsando Eliminar, o retirar todos los campos con Borrar todo. La opción Excluir primer
registro de cada duplicado puede ser útil para suprimir los registros duplicados que se encuentren.

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Â Buscar registros distintos.

9 Seleccionamos el o los campos de búsqueda de la misma forma que en la modalidad anterior.
Â Buscar valores máximo o mínimos.
9 Selecciona el número o el porcentaje de registros y el campo cuyos valores máximos o mínimos queremos buscar.
Â Buscar con cuadro de consulta.
9 Es una búsqueda estándar donde seleccionamos el campo en el que queremos buscar, el operador que corresponda y
el valor que debe tener ese campo. Las selecciones que vayamos haciendo con los distintos campos se van
escribiendo en el recuadro de Descripción, de forma que se pueden encadenar de distintas maneras para efectuar
búsquedas complejas.
9 Pulsamos el botón Siguiente para definir el orden de los registros que van a salir como resultado de la consulta
(opcional). Seleccionamos el campo y pulsamos el botón Agregar para incluirlo en la lista de Campos de
Ordenación. El orden puede ser ascendente o descendente para cada campo.
Â Nombre
9 En la pestaña Nombre del Asistente se muestra una descripción con todas las opciones que hemos seleccionado
anteriormente y, además, podemos asignar un nombre a la consulta que hemos generado para utilizarla en próximas
consultas, sin tener que generarla nuevamente.
9 Para ejecutar la búsqueda pulsamos el botón Fin.

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9 Si hemos asignado un nombre a la búsqueda podremos ejecutarla en cualquier momento seleccionándola en la lista
desplegable de la barra de acciones o a través de la opción Búsq/orden con nombre... del menú Crear.
Â Repetir Búsqueda
Approach almacena temporalmente la última búsqueda ejecutada. De esta forma podemos volver a ejecutarla
sin necesidad de volver a diseñarla. También podemos modificarla para localizar el conjunto de registros que
realmente nos interesa.
Si seleccionamos el comando Buscar todos, no se podrá repetir la última búsqueda.

9 Seleccionamos Buscar - Repetir búsqueda en el menú contextual.
9 La solicitud de búsqueda aparece en pantalla. Editamos la solicitud de búsqueda.
9 Pulsamos la tecla INTRO.
Â Buscar todos
Cuando elegimos el comando Todos los registros Approach deshace cualquier búsqueda temporal y nos
muestra todos los registros que tengamos en la base de datos.
2.2.3.2 Ordenar
Esta opción nos permite clasificar los registros de una base de datos según el orden necesario en cada momento.
Podemos ordenar bien una serie de registros hallados o bien todos los registros de la base de datos.
Los campos de ordenación pueden ser de texto, numérico, de fecha o de hora.

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El primer campo seleccionado es el primer campo de ordenación. El resto de los campos permiten ordenar los
registros cuyos valores para el primer campo de ordenación son idénticos.
La clasificación puede ser ascendente A...Z o descendente Z...A. Igual sentido para otro tipo de campo.
Por ejemplo, al ordenar una base de datos de nombres, seleccionaremos el primer apellido como primer campo
de ordenación y el segundo apellido como segundo campo de ordenación. De esta forma, los registros de Rivas
Sarriá y Rivas Blanco aparecerán en orden alfabético.
Â Definir criterios de ordenación

9 Buscamos los registros que deseamos ordenar o seleccionamos todos los registros de la base de datos.
9 Seleccionamos menú Registro - Ordenar - Definir.
9 Seleccionamos un campo en el cuadro Campos y pulsamos Agregar.
9 Seleccionamos un campo en el cuadro Campos de ordenación.

9 Seleccionamos Ascendente o Descendente en el cuadro Orden.
9 Pulsaremos el botón Aceptar.
2.2.3.3 Nuevo Registro
Con este mandato podemos crear un nuevo registro en la base de datos. Tiene la misma función que el botón
Nuevo registro de la barra de acciones.
2.2.3.4 Duplicar Registro

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Estando en un Formulario, esta opción permite duplicar el registro activo. Si estamos en una Hoja podemos
marcar varios registros y después duplicarlos.
2.2.3.5 Ocultar Registro
Estando en un Formulario, podemos ocultar el registro activo. Si estamos en una Hoja podemos marcar varios
registros y después ocultarlos. Para ver de nuevo los registros ocultos debemos seleccionar Todos los registros
en la barra de acciones. Este mandato funciona solo para la sesión de trabajo actual. Cuando cerramos la base
de datos queda anulado, por tanto, al volver a entrar veremos también los registros que habíamos ocultado.
2.2.3.6 Suprimir Registro
Suprime el registro seleccionado en la base de datos. Approach nos mostrará un mensaje de advertencia para
confirmar la eliminación.
2.2.3.7 Suprimir serie hallada
Igual que el anterior mandato, pero en este caso elimina los registros localizados como resultado de una
búsqueda previa.
2.2.3.8 Llenar Campo
Introduce un valor predefinido en el campo seleccionado en todos los registros de la serie hallada,
reemplazando el valor anterior del campo por uno nuevo.

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2.2.3.9 Actualizar datos
Al trabajar en una base de datos de una red, Approach coloca en la memoria de nuestro PC una copia de los
datos que estamos consultando en cada momento. Nuestra pantalla muestra sólo esos datos. Si mientras
consultamos la copia de unos datos, otro usuario modifica los originales en la red, los cambios no se reflejarán en
nuestra pantalla. Para verlos debemos actualizar sus datos.
2.3 Imprimir una base de datos

Todos los datos de una Base de Datos pueden imprimirse, ya sea en su conjunto en informes u otras vistas de
grupo o bien registro a registro en formularios.
Cuando queramos imprimir una serie de registros seleccionados y no toda la base de datos, debemos realizar la
selección previamente para después realizar la impresión.
2.3.1 El Cuadro de diálogo imprimir

Debemos comprobar la barra de estado para asegurarnos de que estamos utilizando la serie de registros que
queremos imprimir, así como la ordenación de los mismos.
En los formularios, que muestran los registros de uno en uno, podemos imprimir toda una serie de registros con
los que esté trabajando Approach en ese momento.
Opcionalmente podemos seleccionar menú Archivo - Presentación preliminar para examinar el aspecto que
presentará la vista cuando enviemos a imprimir.
9 Seleccionamos menú Archivo - Imprimir para acceder al cuadro de diálogo Imprimir.
9 Realizaremos los ajustes de impresión necesarios en las distintas secciones del cuadro; Impresora, Registros y
Copias.
9 Approach, por defecto, muestra la impresora predeterminada en el Panel de Control de Windows, pero podemos
definir otra en caso de disponer de esta posibilidad.

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Para cambiar el tamaño del papel, el origen del papel o la orientación de la página, pulsamos el botón
Propiedades para mostrar el cuadro Configuración impresión.
9 Pulsamos Aceptar en este cuadro y después pulsamos el botón Imprimir en el cuadro previo.
9 Para cancelar un trabajo de impresión, presionamos la tecla ESC.
2.3.2 Preparar Página

En Modo Diseño disponemos de una opción relacionada directamente con lo visto hasta ahora sobre la
preparación e impresión de las vistas.

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2.4 Guardar una base de datos
Ya hemos explicado, en apartados anteriores, que las acciones realizadas sobre los registros de una base de
datos, crear, modificar o eliminar, se almacenan automáticamente sin tener que recurrir a opciones de menú.
En este apartado vamos a ver como se almacena el fichero .APR, que contiene las vistas diseñadas para la
gestión de los registros de la base de datos.
Guardar una copia de un archivo de Approach (.APR) y de su base de datos asociada permite realizar cualquiera
de las siguientes operaciones:
2.4.1 Guardar Archivo de Approach

Este mandato está activado únicamente después de realizar modificaciones de cualquier tipo en el diseño de
alguna de las vistas. Su utilidad es, por tanto, salvar los cambios realizados hasta ese momento.
Cuando cerremos una sesión de trabajo, sin haber salvado los cambios previamente, Approach nos muestra un
mensaje de advertencia sobre este hecho.
2.4.1.1 Guardar como

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A diferencia del mandato anterior, podemos utilizar Guardar como para:

9 Crear una copia de seguridad de la aplicación de base de datos.
9 Desplazar y cambiar de nombre los archivos de Approach y de base de datos.
9 Crear una plantilla o una aplicación SmartMaster para nuevas bases de datos.
y Los pasos a seguir:
9 Seleccionamos menú Archivo - Guardar como
9 Indicamos una ubicación y nombre diferente para la copia del archivo de Approach.
9 Opcionalmente, podemos escribir una descripción del archivo.
9 Pulsamos el botón Guardar.
Approach guardará el archivo de Approach (.APR) y, a continuación, mostrará el cuadro de diálogo Guardar tabla
como. Ahora nos disponemos a guardar el fichero de base de datos.
9 Indicamos una ubicación y un nombre diferentes para la copia del archivo de base de datos.
9 Para cambiar el tipo de base de datos, seleccionaremos el que queramos en el cuadro Guardar como tipo.
9 En la sección Guardar copia, seleccionamos Exacta, Vacía o De sí Misma.
9 Si seleccionamos Exacta o Vacía y no especificamos un nombre de archivo de base de datos o una ubicación distintos
para el archivo copiado, no se guardará ninguno de los cambios realizados hasta el momento y aparecerá el mensaje
"No se puede guardar una base de datos sobre sí misma."
9 Pulsar el botón Guardar.
Cuando guardemos archivos de base de datos asociados, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar tabla como
para cada base de datos.
y Exacta

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9 Realiza una copia idéntica de la base de datos, incluyendo los datos. Es útil para crear una copia de seguridad de
la base de datos.
y Vacía (guardar sin registros)

9 Realiza una copia de la base de datos con todo a excepción de los datos. Es útil para crear una plantilla para
otras bases de datos.
y De sí misma
9 Asocia el nuevo archivo de Approach a la misma base de datos. El nombre del archivo de base de datos es el mismo.
Â Configurar
En el cuadro Guardar tabla como disponemos de un botón Configurar. Con Approach tenemos la posibilidad de
trabajar con bases de datos en red. Esta opción nos permite configurar algunas opciones para este supuesto.

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3.- Formularios Manual de Lotus Approach Millenium
3 Formularios
3.1 ¿Que son?
Un formulario es un tipo de vista que nos permite ver o trabajar con una selección de información de un sólo
registro de una base de datos. Los formularios permiten ver todos los registros de una base de datos, si bien de
uno en uno.
Los formularios son muy útiles para insertar y modificar datos en los registros.
Cuando creamos un archivo, Approach crea de forma automática un formulario y una hoja de trabajo;
podemos emplear o modificar este formulario o, si lo deseamos, crear otros nuevos.
Â ¿Para qué sirve un formulario?
Utilizamos un formulario, por ejemplo, para insertar, buscar y examinar información sobre nuestros clientes. El
formulario de clientes nos permite ver parte de la información del primer registro de cliente. Si presionamos
AVPÁG, podremos ver la información del segundo registro de cliente. Presionaremos la tecla AVPÁG para
recorrer todos los registros de una serie de registros hallados o de una base de datos.
Â No es lo mismo un formulario que un registro
Los formularios no son registros, son vistas que sirven entre otras cosas para buscar o ver registros. Un
registro es una unidad de almacenamiento de la base de datos.
Esta división entre formularios y registros es útil. Cuando creamos un formulario, podemos seleccionar sólo los
campos de la base de datos que contienen la información que deseamos ver en el formulario.
Por ejemplo, podemos crear un formulario para consultar información sobre las facturas de los clientes y otro
sobre los pedidos. Ambos formularios muestran información de los mismos registros, pero no exactamente la
misma información de cada registro.
Â Formularios de varias páginas
Un formulario puede tener hasta cinco páginas. Para agregar una página, en Modo diseño seleccionamos
Formulario - Agregar página.
Independientemente del número de páginas de un formulario, la información que muestra cada vez es la de un
sólo registro.
Â Base de datos principal de un formulario
Si un archivo de Approach tiene bases de datos asociadas, debemos especificar para cada formulario de ese
archivo una base de datos principal. El formulario presentará la información seleccionada de los registros de
esta base de datos de uno en uno. Las otras bases de datos asociadas son las bases de datos detalladas del
formulario. Podemos agregar al formulario campos de estas bases de datos desde el cuadro de diálogo Agregar
campo.
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Si los registros de la base de datos principal tienen una relación uno a varios con los de una base de datos
detallada, podemos agregar un panel de repetición al formulario. El panel de repetición mostrará, para cada
registro de la base de datos principal, todos los registros relacionados de la detallada.
3.2 Creación de formularios

Para crear un formulario, seleccionamos Formulario en el menú Crear.
3.2.1 Asistente para crear formularios

Approach nos ofrece una variada gama de formatos y estilos. Seleccionamos uno de cada para definir el aspecto
general del formulario. El formulario muestra nos ofrece una presentación preliminar de cada combinación.
Â Pestaña Disposición
y Nombre y título
9 El nombre que escribamos aparecerá en la barra de título y en la pestaña de la vista. Cada vista de la aplicación debe
tener un sólo nombre.
y Formato
9 Con Formato se organizan los campos en el formulario. Si seleccionamos Vacío, seleccionaremos, en Modo diseño,
Formulario - Agregar campo para agregar campos al formulario.
y Estilo
9 Los estilos determinan propiedades del formulario tales como el color de fondo y los atributos de texto para los datos y
etiquetas de campo.
Podemos cambiar cualquier opción de formato o estilo tras haber creado el formulario.
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Â Pestaña Campos
Nos aseguraremos de que la base de datos que contiene los campos que deseamos aparezcan en el cuadro
Base de datos.
Si vamos a crear un formulario con un panel de repetición, la base de datos que seleccionaremos en este paso
será la base de datos principal del formulario. Estaremos creando el lado "uno" de la relación uno a varios entre
las dos bases de datos.
9 Seleccionamos un campo en el cuadro Campos.
9 Hacemos clic en Agregar.
9 Para insertar más campos, repetimos los pasos 1 y 2.
9 Hacemos clic en Siguiente o en Fin.
3.2.2 El Cuadro de información de Propiedades del Formulario

El cuadro de información es una ventana que muestra las propiedades del formulario, tales como el nombre, el
color, los bordes, la alineación, etc.
El cuadro de información puede mostrar las propiedades de todos los objetos que aparecen en una vista, así
como las propiedades generales de la vista. Para mostrar el cuadro de información, en Modo diseño, optaremos
por una de las siguientes posibilidades:
y Hacemos doble clic en el formulario cuyas propiedades deseamos modificar. Para una vista, hacemos doble
clic en el fondo, lejos de cualquier otro objeto.
y En el menú contextual, elegimos el comando Propiedades del objeto.

9 Seleccionamos el formulario y hacemos clic en el icono de cuadro de información.
9 Es recomendable mantener el cuadro de información abierto hasta que terminemos de hacer los cambios en Modo
diseño.
Los cambios que realicemos en una propiedad tendrán lugar inmediatamente o cuando hacemos clic en otro
punto, de manera que podemos ver los cambios inmediatamente y decidir si nos gusta el resultado.
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3.2.2.1 Pestaña de líneas y colores
Â Efectos
y Estilo: Seleccionamos un estilo de contorno para el formulario.
y Color de fondo: Una vez desplegado el panel de colores seleccionamos un color de fondo para el formulario.
Si queremos que se vea texto por debajo del formulario seleccionaremos “T” (transparente), así todo lo situado
bajo un objeto transparente se ve.
Â Creación de bordes parciales
y En Borde, dejamos sin seleccionar las partes del borde del formulario que deseamos eliminar.
Si aplicamos un estilo de marco en la pestaña Color, trama y estilo de línea, se activarán automáticamente los
cuatro bordes.
Â Color
Seleccionamos el color de los bordes seleccionados.
Â Grosor
Opcionalmente modificaremos el grosor del borde del formulario.
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3.2.2.2 Panel de opciones Básicas
Â Formulario
Facilitamos un nombre para la vista formulario. También podemos cambiar el nombre de una vista
formulario haciendo doble clic en la pestaña de la vista e insertando el nombre en ella.
Â Base de datos principal
Si hemos asociado bases de datos en el archivo de Approach, una de ellas debe ser la base de datos
principal de la vista. Las vistas muestran los registros desde sus propias bases de datos principales.
Seleccionamos una base de datos del cuadro Base de datos principal.
Â Nombre de la página
Utilizamos la pestaña Básicas del cuadro de información para asignar un título a una página. Si
posteriormente creamos un cuadro de diálogo con pestañas basándonos en un formulario de varias páginas,
los nombres de las páginas se convertirán en nombres de pestañas.
Â Barra de menús anexa
Podemos cambiar la barra de menús del formulario. La barra de menús seleccionada se mostrará cuando
accedamos a la vista formulario en Modo registro.
Â Ocultar vista
Las vistas ocultas no aparecen en las pestañas de vista ni en la barra de estado cuando utilizamos el Modo
registro. Utilizaremos las vistas ocultas cuando no deseemos que otro usuario examine los datos existentes
en las mismas. En Modo diseño, las vistas ocultas aparecen en la barra de estado y los usuarios pueden
visualizarlas.
Â Ocultar márgenes de página
Ocultación de los márgenes de una vista para ampliar el área mostrada. Sólo se pueden ocultar los márgenes
de formularios y cartas.
3.2.2.3 Pestaña de Macros
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Â Anexión de macros
Anexa una macro a una vista. La macro se ejecutará al trasladarse a la vista formulario o salir de ella,
seleccionando una macro de la lista.
Â Opciones avanzadas
Podemos crear cuadros de diálogo personalizados mediante el diseño y preparación de un formulario que
contenga campos, botones y objetos.
Cuando activemos este formulario con una macro o script, Approach lo mostrará como un cuadro de diálogo.
Para ello, recortará el formulario que queda a la derecha y por debajo de los objetos y creará una barra de
título y un cuadro de cierre para el cuadro de diálogo. Approach no inserta de forma automática los botones
Aceptar y Cancelar, por lo que deberemos definir unos que ejecuten estas funciones o bien usar la tecla Esc
para cerrar el cuadro de diálogo.
Cuando creemos una macro para que muestre el cuadro de diálogo, usaremos el comando de macro VISTA y
seleccionaremos el formulario.
En Modo registro, Approach elimina el nombre del formulario de la lista de los formularios disponibles. No
obstante, aún podemos examinarlo como una vista en Modo diseño. También podemos ejecutar una macro
con las mismas funciones en Modo registro seleccionándola en la lista Edición - Ejecutar macro, que
presenta el formulario como cuadro de diálogo.
Â Cuadros de diálogo con pestañas
Para crear un cuadro de diálogo con pestañas, como un asistente, crearemos formularios que consten de
varias páginas. Cuando presentemos el formulario como un cuadro de diálogo, Approach convierte cada
página en una pestaña del cuadro de diálogo. Los nombres de las pestañas se corresponderán con el nombre
de la página que aparece en la pestaña Básicas del formulario.
y Ejemplo
Creamos un cuadro de diálogo que contenga más información detallada acerca del formulario actual. En lugar
de examinar todos los campos del formulario principal, como un registro de clientes, colocamos los campos
detallados en el formulario que presenta como cuadro de diálogo. Agregamos un botón de macro al formulario
principal, llamado Más datos, que muestre el cuadro de diálogo.
3.2.2.4 Márgenes
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Cali - Colombia
9 Hacemos doble clic en el fondo del formulario, a cierta distancia de cualquier objeto.
9 Hacemos clic en la pestaña Márgenes del cuadro de información.
9 En Márgenes, indicamos medidas para los márgenes Izquierdo, Derecho, Superior e Inferior.
9 La unidad que se usa aquí es la especificada en la sección cuadrícula de la pestaña Ver del cuadro de diálogo
Preferencias de Approach.
3.2.2.5 Estilos
Â Definir un estilo
Si tenemos un formulario con las propiedades que deseamos aplicar a otros objetos, utilizaremos este
procedimiento para guardar las propiedades como un estilo con nombre.
9 Hacemos doble clic en el formulario.
9 Si el cuadro de información se encuentra visible, seleccionamos la pestaña Estilo.
9 Si el cuadro de información no se encuentra visible, se abrirá la pestaña Estilo.

9 Hacemos clic en Crear estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear estilos con nombre.
9 Escribimos el nombre del estilo con nombre en el cuadro Nombre de estilo.
9 Opcionalmente escribimos una descripción para el estilo en el cuadro Descripción.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Crear estilos con nombre.
En la lista aparecerá el nuevo estilo nombrado. Este estilo tendrá todas las propiedades definidas para el objeto
seleccionado en el cuadro de información.
Â Redefinir un estilo
9 Hacemos doble clic en un formulario que tenga el estilo con nombre que deseamos modificar.
9 Redefinimos propiedades y/o agregamos otras nuevas, utilizando las opciones del cuadro de información. Al redefinir
las propiedades, el objeto cambiará.
9 Hacemos clic en la pestaña Estilo con nombre del cuadro de información.
9 Hacemos clic en Redefinir estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo Redefinir estilos.
9 Opcionalmente cambiamos la descripción del estilo en el cuadro Descripción.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Redefinir estilos.
Â Administrar estilos
9 Elegimos Estilo con nombre en el menú contextual.
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Cali - Colombia

9 Hacemos clic en Administrar estilos, aparecerá el cuadro de diálogo Estilos con nombre.
9 Creamos o seleccionamos un estilo y, a continuación, lo editamos, eliminamos o copiamos.
9 Hacemos clic en Fin para cerrar el cuadro de diálogo Estilos con nombre.
3.2.3 El Cuadro de Propiedades del Campo

El cuadro de propiedades del campo es una ventana que muestra las propiedades del campo, tales como el
nombre, atributos, líneas, márgenes, formatos, etc.
El cuadro de información puede mostrar las propiedades de todos los objetos que aparecen en una vista, así
como las propiedades generales de la vista. Para mostrar el cuadro de información, en Modo diseño, optaremos
por una de las siguientes posibilidades:
3.2.3.1 Tamaño, fuente y atributos del texto
y Los rótulos identifican campos y constituyen parte del diseño de una vista.
y Los datos son la información guardada en una base de datos.
y Los bloques de texto son objetos dibujados que contienen texto. Constituyen parte del diseño de una vista.
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Cali - Colombia
9 Hacemos doble clic en el campo.

9 Hacemos clic en la pestaña Fuente del cuadro de información.
9 Seleccionamos con un clic en Datos o Rótulo dependiendo de lo que deseemos cambiar.
9 Seleccionamos las opciones de cambio de tamaño y atributos de texto que deseemos.
9 Opcionalmente cambiaremos el color del texto, relieve y alineación de los datos del campo.
Â Edición de rótulos
Estos pasos sólo cambian los rótulos de la vista. Si se cambian rótulos, el nombre del campo de la base de
datos no se verá afectado.
9 Seleccionamos Rótulo.
9 Escribimos el nuevo rótulo en el cuadro Texto del rótulo.

Â Ocultación de rótulos
Al ocultar un rótulo, los datos del campo permanecen visibles.

9 Seleccionamos Rótulo.
9 Elegimos Sin rótulo en el cuadro Posición del rótulo.
3.2.3.2 Líneas y colores
Â Efectos
y Estilo: Seleccionamos un estilo para el contorno del campo.
y Color de fondo: Una vez desplegado el panel de colores seleccionamos un color de fondo para el campo. Si
queremos que se vea texto por debajo del formulario seleccionaremos “T” (transparente), así todo lo situado
bajo un objeto transparente se ve.
y Color de sombra: Opcionalmente elegiremos un color para aplicar sombra al campo.
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Cali - Colombia
Â Creación de bordes parciales
y En Borde, dejamos sin seleccionar las partes del borde del campo que deseamos eliminar.
Si aplicamos un estilo de marco en la pestaña Color, trama y estilo de línea, se activarán automáticamente los
cuatro bordes.
9 Base de texto: Podemos incluir una línea en la base del texto del dato del campo.
9 Incluir rótulo de campo: Incluye el rótulo del campo dentro del área de datos.
9 Color: Seleccionamos un color de borde una vez desplegado el panel de colores.
9 Grosor: Elegimos de entre las opciones del menú desplegable el grosor del borde del campo.
3.2.3.3 La pestaña de Formato
El formato de campo permite aplicar una presentación al dato. Podemos aplicar un formato al contenido del
campo, en función de que el mismo sea texto o numérico. Antes de aplicar formato seleccionaremos el tipo de
formato.
Â Tipo de formato para campos con texto
Cuando utilizamos campos tipo texto elegiremos entre los diferentes tipos de formato:
y Fecha
Las fechas definidas como números pueden aparecer en una vista con diversos formatos. Así, podemos dar
formato a un campo para que muestre 04/03/82 como Jueves 4 Marzo 1982.
9 Hacemos doble clic en un campo.
9 Hacemos clic en la pestaña Formato del cuadro de información.
9 Seleccionamos Fecha en el cuadro Tipo de formato.
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Cali - Colombia
9 Seleccionamos un formato de fecha en el cuadro Formato actual.

9 Aparece una muestra del formato seleccionado en la parte inferior derecha del cuadro de información.
9 Opcionalmente haremos clic en Editar formato para cambiar las partes de la fecha que aparecen o los separadores
que se usan.
y Hora
Podemos usar formatos de hora con los campos de hora y texto.

9 Seleccionamos Hora en el cuadro Tipo de formato.
9 Seleccionamos un formato de hora en el cuadro Formato actual.
9 Aparece una muestra del formato en la parte inferior derecha del cuadro de información.
9 Opcionalmente hacemos clic en Editar formato para cambiar el delimitado y para decidir si aparecerán los sufijos AM
y PM.
y Moneda
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Cali - Colombia
Podemos usar formatos de moneda con los campos numéricos y de texto.

9 Seleccionamos Moneda en el cuadro Tipo de formato.

9 Seleccionamos un país en el cuadro Formato actual.
9 Aparece una muestra del formato de moneda en la parte inferior derecha del cuadro de información.
9 Opcionalmente hacemos clic en Editar formato para modificar el formato.
y Numérico
Podemos usar formatos numéricos con los campos numéricos y de texto.

9 Seleccionamos Numérico en el cuadro Tipo de formato.
9 Seleccionamos un formato del cuadro Formato actual.
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Cali - Colombia
9 Opcionalmente añadiremos decimales al formato del campo

y Tal y como se introduce
Este formato no tiene opciones y la presentación de los datos se hace tal y como están escritos en el campo.
y Texto
9 Seleccionamos las opciones de mayúsculas del texto.
9 Hacemos doble clic en un campo.
9 Seleccionamos Texto en el cuadro Tipo de formato.

9 Seleccionamos un formato en el cuadro Formato actual.
y Formato de entrada
9 Marcamos el cuadro Mostrar formato de entrada de datos para guardar el texto en la base de datos con el formato
especificado.
Â Tipo de formato para campos con numéros
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Cali - Colombia
Cuando utilizamos campos tipo numéricos elegiremos entre los diferentes tipos de formato:
y Moneda
Podemos usar formatos de moneda con los campos numéricos.

9 Seleccionamos Moneda en el cuadro Tipo de formato.
9 Seleccionamos un país en el cuadro Formato actual.
9 Aparece una muestra del formato de moneda en la parte inferior derecha del cuadro de información.
9 Opcionalmente hacemos clic en Editar formato para modificar el formato tal y como hemos visto en el apartado de
Tipo de formato para campos de Texto.
y Numérico
Podemos usar formatos numéricos con los campos numéricos.

9 Seleccionamos Numérico en el cuadro Tipo de formato.
9 Seleccionamos un formato del cuadro Formato actual.
9 Opcionalmente añadiremos decimales al formato del campo


y Tal y como se introduce
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Cali - Colombia
Este formato no tiene opciones y la presentación de los datos se hace tal y como están escritos en el campo.
3.2.3.4 La pestaña de tamaño y márgenes
Podemos cambiar el tamaño y forma de un campo mediante el ratón en Modo diseño o haciendo clic en la
pestaña Tamaño del cuadro de información.
La pestaña Tamaño también permite desplazar objetos.
Â Ajuste del tamaño de los objetos
La unidad de medida usada en este procedimiento (unidades de cuadrícula) se selecciona en la pestaña Ver
del cuadro de diálogo Preferencias de Approach.
Â Ajuste del tamaño de objetos mediante las medidas exactas

9 Hacemos clic en la pestaña Tamaño del cuadro de información.
9 Indicamos las medidas de Anchura y Altura.
Â Ajuste del tamaño de objetos mediante el ratón
9 Seleccionamos el objeto y arrastramos uno de sus controladores.
y Desplazamiento de objetos
La unidad de medida usada en este procedimiento (unidades de cuadrícula: pulgadas o centímetros) se
selecciona en la pestaña Ver del cuadro de diálogo Preferencias de Approach.
y Desplazamiento de objetos mediante el empleo de medidas exactas

9 Hacemos doble clic en el objeto.
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Cali - Colombia
9 Indicamos las medidas de Por arriba y A la izqda.

Â Desplazamiento de objetos mediante el ratón
9 Seleccionamos el objeto y lo arrastramos. El puntero del ratón se convierte en una mano cuando es posible
desplazar el objeto.
Â Empujado de objetos
9 Seleccionamos el objeto y lo desplazamos con las teclas del teclado: Ö,Õ, × o Ø.
9 Al empujar un objeto se le saca de la alineación de la cuadrícula.
Â Eliminación del espacio restante entre objetos
Si nos encontramos en Modo diseño o vamos a imprimir o a realizar presentaciones preliminares,

podemos eliminar el espacio no necesario entre campos, o entre campos y otro tipo de objetos como, por
ejemplo, bloques de texto. Para ello, hemos de ejecutar las siguientes tareas:
9 Seleccionamos los objetos cuyos límites deseamos ajustar.
9 Hacemos doble clic y seleccionamos la pestaña de tamaño y márgenes.
9 En Al imprimir, seleccionamos Reducir límites.
Â Desplazamiento de objetos al imprimir
9 Seleccionamos el objeto o los objetos que deseamos desplazar hacia la izquierda o hacia arriba.
9 Si vamos a realizar el desplazamiento a la izquierda, no seleccionaremos el objeto más alejado hacia la izquierda. Si
vamos a realizar el desplazamiento hacia arriba, seleccionamos todos los objetos.
9 En Al imprimir, seleccionamos Hacia la izquierda o Hacia arriba.
Los objetos seleccionados se desplazarán conjuntamente hacia arriba o hacia abajo cuando se trabaja en
Modo diseño o cuando vamos a imprimir o a realizar una presentación preliminar de la vista.
3.2.3.5 Pestaña de Básicas
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Cali - Colombia
La pestaña de opciones Básicas del cuadro de información del campo nos permite asignar los valores que el
objeto asociado al campo va a tener, así como el procedimiento para introducir los datos y la fórmula para
proteger los mismos.
Â Base de datos
Si hemos asociado bases de datos en el archivo de Approach, una de ellas debe ser la base de datos
principal del campo. Seleccionamos una base de datos del cuadro Base de datos.
Â Campo
Nos permite seleccionar el campo asociado al objeto que los sustenta, también nos permite definir nuevos
campos o cambiar las opciones de los campos seleccionados.
Â Tipo de entrada de datos
y Cuadro de campo: Es la fórmula habitual de captura de información, una vez que situemos el cursor en el
campo éste se activará y nos permitirá introducir el valor deseado en función del tipo de campo configurado.
y Lista desplegable: Objeto que podemos insertar en una vista para introducir los datos de un campo. En
Modo registro, ofrece una lista predefinida de valores.
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Cali - Colombia
Debido a que limita los valores que los usuarios pueden seleccionar y no permite insertar nuevos valores, este
tipo de campo nos puede ayudar a evitar la inserción de datos incorrectos en la base de datos. Para convertir
un campo en un menú desplegable actuaremos de la forma siguiente:
9 En la pestaña Básicas, seleccionamos Lista desplegable.
9 Introducimos los componentes de la lista.
9 Para sucesivas entradas hacemos clic en Insertar.
9 Para suprimir entradas de la lista hacemos clic en Suprimir.
9 Podemos acompañar a la lista con una flecha que la desplegue al pulsar con el ratón encima de la misma marcando
Mostrar flecha de despliegue.
9 Podemos crear una lista automática con los datos que ese campo tiene en todos los registros marcando Cree la lista
automáticamente con los datos del campo.
9 Si deseamos Mostrar campos descriptivos o Filtrar la lista con otro campo de la base de datos, pulsaremos
Opciones y seleccionaremos las acciones dentro de las casillas que aparecen junto a ellas.
y Lista y cuadro de campo: Objeto que combina las propiedades de las dos anteriores. En Modo registro,
ofrece una lista de valores y un cuadro de campo que nos permite insertar un nuevo valor. El nuevo valor pasa
a ser parte de la lista.
y Cuadro de lista: En Modo registro ofrece una lista predefinida de valores. Debido a que limita los valores
que podemos seleccionar los usuarios y no permite insertar nuevos valores, este tipo de campo nos puede
ayudar a evitar la inserción de datos incorrectos en la base de datos. A diferencia de los cuadros y listas de
campo, y las listas desplegables, el tamaño de los cuadros de lista puede ajustarse para mostrar tantos
valores como deseemos.
y Cuadros de verificación: Un cuadro de verificación es el medio más eficaz para que un campo proporcione a
los usuarios la opción de seleccionar entre dos valores que se excluyan entre sí. Sin embargo, podemos
utilizar cuadros de verificación para mostrar todas las selecciones que deseemos. En cualquier caso, sólo
podremos seleccionar un sólo valor.
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Cali - Colombia

9 Hacemos clic en la pestaña Básicas del cuadro de información.
9 Seleccionamos, en el cuadro Tipo de entrada de datos, la opción cuadro de verificación.
9 Accederemos al cuadro de diálogo Definir cuadro de verificación.
9 Definimos uno o más cuadros de verificación para el campo, cada fila del cuadro de diálogo Definir cuadro de
verificación representa un cuadro de verificación.
9 Para crear un único cuadro de verificación, insertamos un valor para el cuadro marcado, un valor para el cuadro
sin marcar y un rótulo que explique lo que sucede al seleccionar el cuadro de verificación.
9 Para crear dos o más cuadros de verificación, insertamos un valor para el cuadro marcado y un rótulo para cada
cuadro de verificación. No es necesario insertar un valor para el cuadro sin marcar.
9 Si el campo que estamos utilizando ya posee datos y deseamos que aparezcan datos como posibles selecciones,
haremos clic en Crear cuadros a partir de datos de campos.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir cuadro de verificación.
y Botones radiales: Empleamos botones radiales si un campo dispone de un número limitado de respuestas
aceptables y no deseamos obtener más que una.

9 Seleccionamos, en el cuadro Tipo de entrada de datos, la opción de botones radiales.
9 Accederemos al cuadro de diálogo Definir botones radiales.
9 Definimos los valores que representan los botones radiales.
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Cali - Colombia
9 Para utilizar nuevos valores, insertamos valores y rótulos.

9 Para utilizar valores del campo, hacemos clic en Crear botones a partir de datos de campos.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir botones radiales.
Â Solo lectura
Podemos proteger el contenido de un campo impidiendo la modificación de los datos que estén almacenados
en los campos de todos los registros de la base de datos.
9 Hacemos doble clic en el campo que deseamos proteger.
9 En el cuadro de información de propiedades del campo seleccionamos la pestaña Básicas.
9 Marcamos con una tilde la casilla que aparece a la izquierda de Solo lectura.
Â No imprimible
9 En el cuadro Mostrar, seleccionamos No imprimible.
9 Opcionalmente para examinar un objeto que no se imprime en la Presentación preliminar y en Modo diseño cuando
la opción Ver - Mostrar datos está activada, seleccionamos En presentación preliminar.
Â En orden desplazamiento
Podemos colocar todos los campos, a excepción de los calculados, en el orden de desplazamiento para que
al presionar la tecla TAB pasen de unos a otros.
9 Seleccionamos En orden de desplazamiento.
9 Si anexamos una macro a un objeto dibujado, colocaremos éste en el orden de desplazamiento. En caso contrario, no
podremos usar la tecla TAB para trasladarnos al objeto o salir del mismo a fin de activar la macro. Podemos hacer clic
en el campo al que está anexa la macro si ésta se adjuntó mediante la opción En selección de del cuadro de
información.
3.2.3.6 Pestaña de macros
Podemos anexar una macro a un campo. La macro se ejecutará al hacer clic en el botón o en el objeto, al
trasladarse a la vista o salir de ella, o al entrar con el tabulador en el campo o salir del mismo.
9 Hacemos clic en la pestaña Macros del cuadro de información.
9 Opcionalmente hacemos clic en Definir macro para crear una nueva macro.
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Cali - Colombia
9 Seleccionamos una acción para que se active la macro.

9 Seleccionamos una macro de la lista.
9 Para anexar macros adicionales, repetiremos los pasos anteriores.
9 Opcionalmente podemos cambiar el nombre al objeto que sustenta el campo en el cuadro Nombre del objeto.
3.2.3.7 Pestaña de Estilos
y Definir un estilo
Si tenemos un campo con las propiedades que deseamos aplicar a otros objetos, utilizaremos este
procedimiento para guardar las propiedades como un estilo con nombre.
9 Hacemos doble clic en el objeto que sustenta el campo.

9 Hacemos clic en Crear estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear estilos con nombre.
9 Escribimos el nombre del estilo en el cuadro Nombre de estilo.
9 Opcionalmente escribimos una descripción para el estilo en el cuadro Descripción.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Crear estilos con nombre.
En la lista aparecerá el nuevo estilo nombrado. Este estilo tendrá todas las propiedades definidas para el
objeto seleccionado en el cuadro de información.
y Redefinir un estilo
9 Hacemos doble clic en un campo que tenga el estilo con nombre que deseamos modificar.
9 Redefinimos propiedades y/o agregamos otras nuevas, utilizando las opciones del cuadro de información. Al redefinir
las propiedades, el objeto cambiará.
9 Hacemos clic en la pestaña Estilo con nombre del cuadro de información.
9 Hacemos clic en Redefinir estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo Redefinir estilos.
9 Opcionalmente cambiamos la descripción del estilo en el cuadro Descripción.
9 Hacemos clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Redefinir estilos.
y Administrar estilos
9 Elegimos Estilo con nombre en el menú contextual.
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Cali - Colombia

9 Hacemos clic en Administrar estilos, aparecerá el cuadro de diálogo Estilos con nombre.
9 Creamos o seleccionamos un estilo y, a continuación, lo editamos, eliminamos o copiamos.
9 Hacemos clic en Fin para cerrar el cuadro de diálogo Estilos con nombre.
3.2.4 Acciones sobre los formularios
3.2.4.1 Suprimir
Suprime el formulario actual.

9 En Modo diseño, bien desplegando el menú contextual con el botón derecho del ratón, o bien en el menú
Formulario seleccionando Suprimir formulario.
9 Lotus Approach nos presenta un cuadro de opciones.
9 Seleccionamos Si, si deseamos suprimir el formulario definitivamente.
3.2.4.2 Duplicar
Duplica el formulario actual.

9 Activamos la vista que deseamos duplicar.
9 Estando en Modo diseño pulsamos el botón derecho del ratón.
9 Elegimos Duplicar en el menú contextual.
9 El nombre del comando varía dependiendo de la vista actual. Si estamos trabajando, por ejemplo, en un formulario, el
comando será Formulario - Duplicar formulario.
9 Lotus Approach asignará un nuevo nombre al formulario duplicado.
3.2.5 Páginas de Formulario

Un formulario puede utilizar más de una página (hasta cinco por formulario) para mostrar todos los campos
asociados a un registro. Sin embargo, aunque un formulario tenga varias páginas, sólo mostrará datos de un sólo
registro cada vez.
Â Agregar
9 Seleccionamos Formulario - Agregar página.
9 Approach agrega la página y la muestra en pantalla.
y Títulos de página
9 Utilizaremos la pestaña Básicas del cuadro de información para asignar un título a una página. Si posteriormente
creamos un cuadro de diálogo con pestañas basándonos en un formulario de varias páginas, los nombres de las
páginas se convertirá en nombres de pestañas.
Â Duplicar
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Cali - Colombia
Si deseamos duplicar la página actual actuaremos de la forma siguiente:

9 Estando en Modo diseño, activamos la vista del formulario.
9 Bien pulsado el botón derecho del ratón y desplegando el menú contextual, o bien en el menú Formulario,
seleccionamos Duplicar página.
Â Suprimir
Para suprimir la página actual del formulario actuaremos de la forma siguiente:

9 Estando en Modo diseño, activamos la vista del formulario.
9 En la barra de estado seleccionamos la página que queramos suprimir.
9 Bien pulsado el botón derecho del ratón y desplegando el menú contextual, o bien en el menú Formulario,
seleccionamos Suprimir página.
3.2.5.1 Creación de Cuadros diálogo
Podemos crear cuadros de diálogo personalizados mediante el diseño y preparación de un formulario que
contenga campos, botones y objetos.
Cuando activemos este formulario con una macro o script, Approach lo mostrará como un cuadro de diálogo.
Para ello, recortará el formulario que queda a la derecha y por debajo de los objetos y creará una barra de título y
un cuadro de cierre para el cuadro de diálogo. Approach no inserta de forma automática los botones Aceptar y
Cancelar, por lo que deberemos definir unos que ejecuten estas funciones o bien usar la tecla Esc para cerrar el
cuadro de diálogo.
Cuando creemos una macro para que muestre el cuadro de diálogo, usaremos el comando de macro VISTA y
seleccionaremos el formulario.
En Modo registro, Approach elimina el nombre del formulario de la lista de los formularios disponibles. No
obstante, aún podemos examinarlo como una vista en Modo diseño. También podemos ejecutar una macro con
las mismas funciones en Modo registro seleccionándola en la lista Edición - Ejecutar macro, que presenta el
formulario como cuadro de diálogo.
Â Cuadros de diálogo con pestañas
Para crear un cuadro de diálogo con pestañas, como un asistente, crearemos formularios que consten de
varias páginas. Cuando presentamos el formulario como un cuadro de diálogo, Approach convierte cada
página en una pestaña del cuadro de diálogo. Los nombres de las pestañas se corresponderán con el nombre de
la página que aparece en la pestaña Básicas del formulario.
y Ejemplo
Creamos un cuadro de diálogo que contenga más información detallada acerca del formulario actual. En lugar
de examinar todos los campos del formulario principal, como un registro de clientes, colocamos los campos
detallados en el formulario que presenta como cuadro de diálogo. Agregamos un botón de macro al formulario
principal, llamado Más datos, que muestre el cuadro de diálogo.
3.2.6 Insertar
Â Fecha actual y/o Hora actual
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Cali - Colombia
Las fechas y horas insertadas mediante estos procedimientos pasan a formar parte del diseño del formulario, no
de la base de datos.
Approach actualiza la fecha u hora cada vez que se abre o imprime el archivo de Approach o que se muestra una
presentación preliminar.
Si deseamos integrar una fecha u hora en un registro, crearemos un campo de fecha u hora.
y Inserción de la fecha actual

9 Seleccionamos Insertar - Fecha actual en el menú contextual.
y Inserción de la hora actual

9 Seleccionamos Insertar - Hora actual en el menú contextual.
y Desplazamiento de la fecha o la hora

9 Arrastramos la fecha u hora y la desplazamos hasta donde queremos que aparezca en la vista.
Â Valor de Campo
Inserta símbolos especiales para que los datos del campo sean visibles.
9 Seleccionamos un objeto en el formulario.
9 Pulsando el botón derecho del ratón desplegamos el menú contextual.
9 Seleccionamos Insertar - Valor de Campo.
9 En el cuadro diálogo Insertar campo seleccionamos el campo que deseamos insertar.
9 Pulsamos Aceptar.
3.2.7 Inserción de objetos en el formulario

3.2.7.1 Dibujar objetos geométricos
Podemos dibujar objetos geométricos en un formulario.

9 Seleccionamos Crear - Dibujo y a continuación: Línea, Elipse, Rectángulo o Rectángulo romo.
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Cali - Colombia
También podemos mostrar la paleta de herramientas y hacer clic en el icono para crear uno de los siguientes
objetos geométricos.:
9 Manteniendo presionado el botón primario del ratón, dibujamos la forma que deseamos dar al objeto.
Para dibujar presionamos la tecla MAYÚS y utilizamos la herramienta:
9 Círculos: Elipse
9 Cuadrados: Rectángulo
9 Cuadrados romos: Rectángulo romo
9 Líneas rectas con una inclinación de 0, 45 o 90 grados: Línea
3.2.7.2 Elementos de control
Â Cuadro de campo
Los nuevos campos de base de datos no aparecen en una vista hasta que los agregamos. Agregaremos el campo
a cada formulario en la que deseemos que aparezcan estos datos.
9 Seleccionamos el botón de agregar cuadro de campo descrito en el encabezamiento.
9 En ese momento el puntero del ratón cambiará de aspecto.
9 Colocamos el puntero del ratón en el lugar donde queremos dibujar el campo, pulsamos el botón izquierdo del ratón y
arrastramos el mismo hasta que el campo tenga el aspecto que deseamos.
9 Seleccionamos el campo al que estará vinculado en la lista de campos del cuadro de información.
9 Opcionalmente actualizamos el orden de desplazamiento de manera que el nuevo campo se encuentre en la posición
correcta.
Â Botón Radial
El botón radial es un objeto que podemos insertar en una vista para introducir los datos de un campo. Los
botones radiales admiten sólo uno de entre un conjunto de valores predefinidos.
En Modo registro, para introducir datos en el campo, seleccionamos uno de los botones disponibles.
Para convertir un campo en un conjunto de botones radiales, nos aseguraremos de que nos encontramos en
Modo diseño, hacemos doble clic en el campo para mostrar el cuadro de información. En la pestaña Básicas,
Objeto Icono de la paleta de herramientas

Línea
Elipse
Rectángulo
Rectángulo romo
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Cali - Colombia
seleccionamos Botones radiales como tipo de entrada de datos, definimos un valor de seleccionado y un rótulo
para cada botón.
Â Casilla de Verificación
El cuadro de Verificación es un tipo de entrada de datos para campos. En Modo registro, para insertar datos en
el campo, debemos seleccionar el cuadro de verificación o anular la selección del mismo.
En general, para un campo basta con emplear un solo cuadro de verificación. Se utilizan especialmente para
insertar datos boleanos, que aceptan sólo Sí o No como valores.
Para convertir un campo en un cuadro de verificación, nos aseguraremos de que nos encontramos en Modo
diseño y haremos doble clic en el campo para mostrar el cuadro de información. En la pestaña Básicas,
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Cali - Colombia
seleccionamos Cuadros verificación como tipo de entrada de datos. Para cada cuadro de verificación,
definiremos un valor para el cuadro marcado, otro para el cuadro sin marcar y un rótulo.
La primera vez que agreguemos un nuevo campo a una vista y lo convirtamos en un cuadro de verificación, éste
aparecerá como si no estuviera seleccionado (sin marca de verificación). En realidad, tiene un valor nulo, es decir,
el campo no tendrá el valor correspondiente al cuadro marcado ni sin marcar. En la pestaña Valor predeterminado
del cuadro de diálogo Definición de campos, podemos definir el valor correspondiente al cuadro marcado o sin
marcar como datos predeterminados. Esto recibe el nombre de inicialización del cuadro de verificación.
y También podemos crear una Casilla de Verificación desde la paleta de herramientas:

9 Pulsamos el botón correspondiente a la Casilla de Verificación en la paleta de herramientas.
9 Colocamos el puntero del ratón en el lugar donde queremos dibujar la casilla, pulsamos el botón izquierdo del ratón y
arrastramos el mismo hasta que el campo tenga el aspecto que deseamos.
Â Campo Misceláneo
Campo que puede contener gráficos u objetos OLE. Si lo deseamos podemos dibujar a mano alzada con el
ratón sobre un gráfico u objeto OLE de un campo misceláneo. En Modo diseño, dibuja un campo misceláneo.
Este comando tiene la misma función que la herramienta Misceláneo de la paleta de herramientas.
Â Botón
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Cali - Colombia
Podemos agregar a las vistas botones desde los que ejecutar las macros. Podemos ejecutar macros en Modo
registro o en Presentación preliminar.
9 En la Paleta de Herramientas, pulsamos el botón de macro o en el menú Crear, seleccionamos Control y, a
continuación, Botón.
9 En ese momento el puntero del ratón cambia de aspecto.
9 Dibujamos el botón arrastrando el ratón.
9 A continuación aparece el cuadro de información.
9 En la pestaña Macros del cuadro de información, seleccionamos la acción de usuario que dará inicio a la ejecución de
la macro.
9 Si deseamos crear una macro, consultaremos el tema Creación de macros.
9 Seleccionamos la macro que deseamos ejecutar.
9 Hacemos clic en la pestaña Básicas.
9 Escribimos un rótulo en el cuadro Texto del botón.
9 Seleccionamos las opciones de visualización y un color de sombra para el botón.
9 Hacemos clic en la pestaña Fuente.
9 Seleccionamos las propiedades para el rótulo del botón.
3.2.7.3 Objeto
Â Insertar Objeto
Inserta un objeto OLE en Approach. Los objetos OLE permiten acceder momentáneamente a la aplicación
servidora o de origen, sin tener que salir de Approach.
Para incrustar un objeto OLE no es necesario tener ya almacenado en un archivo los datos que deseamos
incrustar. Podemos crearlos e incrustarlos a la vez.
Los objetos incrustados se diferencian de los objetos vinculados en que las modificaciones al archivo original no
se reflejan en el objeto incrustado.
Los objetos incrustados no se guardan con el archivo original. Los objetos incrustados en un registro se guardan
junto con los demás datos en la base de datos. Los objetos incrustados en el diseño de una vista se guardan en el
archivo de Approach.
9 Abrimos el archivo de Approach y seleccionamos la vista que deseamos emplear.
9 Optamos por una de estas posibilidades:
a) Para incrustar el objeto en el diseño de una vista, activamos el Modo diseño y hacemos clic en el lugar en el que
deseamos que aparezca.
b) Para incrustar el objeto como parte de un registro, activamos el Modo registro, situándonos en el registro y seleccionando
un campo misceláneo.
9 En el menú Crear, seleccionamos Objeto.
9 Seleccionamos Objeto.
9 Opcionalmente para que el objeto aparezca como icono, seleccionamos Mostrar como icono.
9 Opcionalmente para cambiar el icono, hacemos clic en Cambiar icono.
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Cali - Colombia
9 Marcamos el cuadro Mostrar como icono para que el objeto presente este aspecto.
9 En la ventana de la aplicación servidora, creamos el objeto y seleccionamos Archivo - Actualizar.
9 Cerramos la ventana de la aplicación servidora y volvemos a Approach.
9 Si no seleccionamos Mostrar como icono cuando incrustemos un objeto OLE, se insertará un objeto del tipo
seleccionado en la vista o en el campo misceláneo. Sólo podemos realizar cambios en el objeto cuando la ventana de
la aplicación está aún abierta.
Â Insertar Archivo
Debemos de optar por una de estas posibilidades:
y Para agregar el objeto como parte del diseño de una vista, activamos el Modo diseño y hacemos clic donde
deseamos que aparezca el objeto.
y Para que el objeto vinculado sea parte de un registro, activaremos el Modo registro, situándonos en el
registro y seleccionando un campo misceláneo.
9 En el menú Crear, seleccionamos Objeto.
9 Hacemos clic en Archivo.
9 Indicamos la ruta de acceso y el nombre del archivo al que deseamos vincular el objeto.
9 Hacemos clic en Examinar para seleccionar un archivo en el cuadro de diálogo correspondiente.
9 Opcionalmente para que el objeto aparezca como icono, seleccionaremos Mostrar como icono.
9 Opcionalmente para cambiar el icono, haremos clic en Cambiar icono.

9 Seleccionamos Vincular para vincular el objeto con su archivo origen.
9 Si no seleccionamos Mostrar como icono cuando creemos objetos vinculados a partir de archivos, el contenido del
archivo se pegará como objeto en la vista o en el campo misceláneo. Los cambios realizados en el archivo de origen,
se reflejarán en el objeto vinculado de Approach.
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Cali - Colombia
3.2.8 Formato rápido

Permite aplicar a un objeto los atributos de otro objeto. El comando Formato rápido permite aplicar propiedades
sólo a objetos de la misma vista.
9 Seleccionamos el objeto que tiene las propiedades que deseamos copiar.
9 Seleccionamos Formato rápido en el menú contextual.
9 A continuación cambia la forma del puntero del ratón.
9 Hacemos clic en los objetos a los cuales deseamos aplicar las propiedades.
9 Al hacerlo, cada uno de esos objetos adopta las propiedades de línea, color y texto del objeto seleccionado.
9 Volvemos a seleccionar Formato rápido para desactivarlo.
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Cali - Colombia
4.- Informes Manual de Lotus Approach Millenium
4 Informes
4.1¿Que son?
Los informes son vistas que permiten organizar, resumir y presentar información de un conjunto de registros,
mostrando toda la base de datos o la serie de registros hallados, en una o más páginas.
Podemos seleccionar los datos de campo que queremos presentar, agrupar los registros por valores de campo y
calcular la información de resumen correspondiente.
Approach proporciona una serie de formatos y estilos prediseñados, para definir el aspecto básico del informe.
Los informes se pueden personalizar para obtener una presentación impecable. Pueden incluir campos de una
sola base de datos o de bases de datos asociadas.
Â Visualización de los informes
Si estamos trabajando en un informe y no vemos elementos del informe como:

9 Los totales y subtotales.
9 Los nombres de los grupos,
puede deberse a que estemos en Modo registro. Para ver estos elementos debemos activar la Presentación
preliminar. En el menú Archivo, seleccionamos Presentación preliminar.
También podemos ver los totales de los informes y los nombres de los grupos en Modo diseño cuando está
seleccionada la opción Ver - Mostrar datos.
Podemos configurar Approach para que muestre informes con resúmenes cuando vayamos a una vista de
informe. En el menú Archivo, seleccionaremos Opciones del usuario y, a continuación, Preferencias de
Approach. En la pestaña Ver, seleccionaremos Resúmenes de informes. En adelante, Approach mostrará el
informe en Modo diseño para que podamos ver los resúmenes, aunque estemos en una vista en Modo registro y
cambiemos a una vista de informe.
4.2 Creación de un Informe

Â Cuestiones iniciales sobre el aspecto de los Informes
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Cali - Colombia
Approach proporciona varios formatos y estilos para determinar el aspecto básico del informe. El informe de
muestra proporciona una presentación preliminar de cada combinación.
A continuación vamos a definir, de forma básica, los aspectos que presentan los diferentes tipos de informe, así
como el proceso de generación. Más adelante iremos desarrollando este proceso tan importante para la gestión
de una base de datos, como es la presentación de los datos.
y Esquematizando el proceso de generación sería:

9 En las opciones de menú Crear - Informe
Â Pestaña: Paso 1 Disposición
y Nombre y título
9 El nombre que escribamos aparecerá en el encabezado del informe y en la pestaña de la vista. Por ejemplo:
y Formato
Los formatos determinan la disposición de los campos en un informe. Podemos seleccionar uno de entre los
siguientes formatos:
9 Vacío: Seleccionando este formato elaboramos nuestro propio informe añadiendo campos a una vista vacía.
9 Por columnas: Compuesto por columnas de datos de un mismo campo y un registro por cada fila, facilita la lectura de
una columna y la comparación de datos de un registro a otro.
Para calcular rápidamente los totales o agrupar registros una vez creado el informe, podemos utilizar las
opciones de los informes Grupos y Totales.
9 Por columnas con resumen total: Muestra columnas de datos de un mismo campo, con un registro en cada fila y los
totales generales de las columnas seleccionadas. Por ejemplo, podemos elaborar una lista de todas las transacciones
de cuentas de un mes y calcular un total general en el campo Debe. También podemos calcular la media, el recuento,
etc.
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Cali - Colombia
9 Por columnas con grupos y totales: Muestra columnas de datos de un mismo campo con un registro en cada fila.
Agrupa estos registros según los campos seleccionados y calcula el total de cada grupo y de todo el informe. También
podemos calcular medias, recuentos, etc.
9 Panel de repetición: Muestra todos los registros de una base de datos y extrae detalles de las bases de datos
asociadas. Esta opción de informe sólo está disponible cuando se trabaja con bases de datos asociadas, a
semejanza de un panel de repetición en un formulario.
9 Estándar: Muestra los datos de los campos, pero los registros no se reducen a una línea. Los campos que sobrepasen
la primera línea continúan en la siguiente. Puede considerarse como un mini-formulario para la inserción de datos o
para la comparación de registros.
9 Sólo resumen: Muestra un resumen fácil de leer, con totales por grupos y un total general.
y Estilo.
Los estilos definen propiedades como el color del fondo o los atributos de color y texto del informe.
4.2.1 Asistente para crear Informes

Para crear un Informe podemos trabajar en Modo registro o en Modo diseño, si bien las opciones disponibles
una vez definido, varían de una modalidad a otra.
El Asistente para Informes es una valiosa ayuda que proporciona Approach, y que nos va guiando en la
generación de un informe hasta que demos nuestra conformidad, tanto a su aspecto como a su contenido.
Después de dar nuestra conformidad no podremos volver a hacer cambios para esa vista desde el Asistente; por
112
Cali - Colombia
tanto, los cambios o mejoras tendremos que hacerlos manualmente en el informe. Sería un supuesto parecido a
la creación de un informe con Formato Vacío .
Para que se muestre el cuadro de diálogo Asistente para informes, pulsamos menú Crear - Informe...
Â Disposición
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Cali - Colombia
A partir de aquí, el Asistente nos irá guiando en la creación del informe estableciendo de forma automática los
pasos a seguir, en función del tipo de informe que queremos.
En primer lugar el Asistente nos propone una serie de opciones que define como disposición, en la primera
pestaña del cuadro. En la ventana Nombre y título escribimos un nombre para definir el informe, y que lo
distingue de otros que podamos crear posteriormente. Este nombre figurará en la pestaña de la vista, así como en
su cabecera, una vez terminado el diseño. Para el caso de no poner ningún nombre, Approach lo define
automáticamente como “Informe” y le asigna un número secuencial.
En la ventana Formato debemos elegir alguna de las propuestas existentes, dependiendo del tipo de informe que
necesitemos crear, según hemos visto al principio de este capítulo. Las puntas de flecha indican que existen otras
alternativas que podemos ver si pulsamos sobre ellas. Seleccionando uno de los formatos, Approach adapta el
Asistente al tipo de informe elegido y presenta, en la parte derecha, una muestra orientativa.
En la ventana Estilo podemos elegir entre varias alternativas de diseño en la presentación del informe. Todas
ellas se pueden modificar después de generado, trabajando en Modo diseño; ya veremos como hacerlo más
adelante.
Â Campos
Después de seleccionar un Formato en el paso previo, Approach nos propone otros pasos a seguir para definir el
informe.
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Cali - Colombia
Pulsando el botón Siguiente ó la pestaña Paso 2: campos se muestra un cuadro donde debemos seleccionar los
campos que queremos que aparezcan en el informe. Podríamos crear varios informes con campos distintos de
una misma base de datos para cada uno de ellos.
En la ventana Base de datos tenemos la posibilidad de elegir otra base de datos, en caso de existir asociación.
Como resultado podríamos tener un informe con campos de distintas bases de datos.
Para añadir campos al informe se seleccionan en la ventana Campos y después se presiona el botón Agregar
para pasarlos a la ventana Campos para la vista. Se puede realizar la selección en grupo con ayuda del teclado
MAYÚSCULAS o CTRL.
Si observamos el Informe de muestra, podemos ver una zona de la hoja que está marcada con una línea azul.
Esta marca irá cambiando al pulsar en las distintas pestañas del cuadro. Indica el panel del informe donde se
mostrarán los campos que vayamos agregando.
El botón Anterior está disponible para retroceder en cualquier momento al paso ó pasos previos, para realizar
las rectificaciones convenientes.
Elegidos los campos que queremos mostrar en el Informe, pulsamos el botón Siguiente ó la pestaña Paso 3:
grupos.
Â Grupos
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Cali - Colombia
Vamos a añadir al informe un elemento nuevo con una tarea específica; un panel de resumen donde podemos
agrupar los registros a partir de los valores de los campos.
y La secuencia sería:
9 Nos aseguramos de que en el cuadro Base de datos aparece la base de datos cuyo campo queremos seleccionar.
9 Seleccionamos uno o varios campos en el cuadro Campos. En el informe aparecerán los registros agrupados por los
valores de esos campos. Una vez creado el informe, no podremos agregar ni modificar la agrupación.
9 Pulsamos Agregar para incluir el campo o los campos en la ventana Campos de grupo.
9 Si queremos seleccionar rangos de agrupación en lugar de valores únicos, debemos elegir una opción de rango de
agrupación en el cuadro Agrupar por, ó pulsar el icono situado junto al nombre, para desplegar un menú emergente.
9 Pulsamos el botón Siguiente o la pestaña Paso 4: subtotales, para continuar con la siguiente opción.
Â Totales
En este último paso en la configuración del Informe podemos crear cálculos de resumen para campos numéricos,
de fecha y hora y para campos de texto cuyos valores sean números.
El cuadro que se muestra a continuación es semejante a los vistos hasta ahora.
y La secuencia sería:
9 Nos aseguramos de que en el cuadro Base de datos aparece la base de datos cuyo campo queremos seleccionar.
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Cali - Colombia
9 Seleccionamos uno o varios campos en el cuadro Campos. En el informe aparecerán los valores resumidos para esos
campos en el panel creado al efecto.
9 Pulsamos Agregar para incluir el campo o los campos en la ventana Campos de resumen. Si queremos retirar un
campo de esta ventana debemos pulsar el botón Eliminar.
9 En la ventana Calcular debemos seleccionar el tipo de cálculo que se realizará para ese campo, con las siguientes
opciones: Media, Recuento, Máximo, Mínimo, Varianza, Desviación típica, Total. Pulsando el icono situado junto
al nombre, se despliega un menú emergente con estas mismas opciones.
Llegados a este punto, podemos dar por concluido el diseño de este tipo de Informe. Tan sólo debemos pulsar el
botón Fin para dar conformidad y, a continuación, ver el resultado en la vista creada.
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Cali - Colombia
Básicamente, el esquema y diseño inicial quedaría muy parecido a la imagen descrita en la página anterior.
Ahora, opcionalmente, podemos iniciar un proceso de ajuste, variación y mejoras en el diseño del Informe.
4.3 Las Propiedades del Informe

Vamos a conocer en este apartado las características principales que podemos definir en un Informe,
considerándolo como una hoja que se divide en secciones o paneles, cada una con sus propias características.
Estando en Modo diseño, menú Informe - Propiedades del informe..., se muestra el cuadro de diálogo
Propiedades de: (nombre del informe).
Â Básicas
La primera pestaña Básicas consta de varios apartados con sus ventanas de selección.
y Informe:
9 Nos permite cambiar el nombre del informe; este cambio se verá en la pestaña de la vista.
y Base de datos principal:
9 Hace referencia a la base de datos activa.
y Nº de columnas:
9 Por defecto los registros se muestran en una sola columna, pero podemos elegir su división para ver los registros en
varias columnas.
y Barra de menús anexa:
9 Es posible cambiar la barra de menús establecida.
y En Modo registro:
9 Podemos seleccionar que no se muestre esta vista.
Â Macros
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Cali - Colombia
Si anexamos una macro al informe, se ejecutará al iniciar o salir de la vista.
Â Márgenes
Nos deja cambiar los márgenes que vienen definidos por defecto .
Â Opciones
En la pestaña Opciones se muestran alternativas de asociación de bases de datos.
4.4 Acciones sobre los registros

Trabajando con una vista Informe, podemos realizar acciones sobre los registros de igual forma que lo haríamos
en una vista Formulario, según vimos en el capítulo dos de este libro. Vamos a recordar alguna de las opciones
de gestión de registros.
Â Buscar
Estando en Modo registro, menú Registro - Buscar
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Cali - Colombia
Observamos que la imagen anterior nos resulta familiar, con la diferencia que, en este caso, las opciones de
búsqueda se adaptan a la vista que estamos tratando. Así, por ejemplo, Buscar utilizando informe nos presenta
campos vacíos en una línea de registro, para que escribamos las condiciones de filtro de información.
Como vemos en la imagen, además de los campos de entrada de datos, se muestran otros de tipo resumen, en
su panel correspondiente. Esto es así porque Approach nos permite buscar también por este tipo de campos.
Por ejemplo, en la imagen queremos que se muestren todos los registros que cumplan esta doble condición:
9 Campo CATEGORÍA = Naranja.
9 Campo COSTE > 200 pesetas.
Â Ordenar
Ya conocemos las posibilidades de la ordenación cuando utilizamos el cuadro de diálogo Ordenar, según vimos
en el anterior capítulo de este libro. Para acceder al cuadro, estando en Modo registro, menú Registro - Ordenar
- Definir.
La particularidad en la ordenación de un Informe es la rapidez con que se muestra el resultado al definir el orden
en un solo campo. Un ejemplo: queremos que se ordenen todos los registros según los valores del campo CANT
(cantidad), en orden ascendente (menor a mayor). La secuencia más rápida sería:
y En Modo registro:
9 Pulsaremos sobre algún valor del campo CANT (cuidado para no modificar su valor)
9 Pulsaremos el icono de ordenación deseado, en la barra de SmartIcons
Para deshacer cualquier ordenación, seleccionamos Todos los registros en la ventana de la barra de acciones.
4.5 Acciones sobre el Informe
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Cali - Colombia
En este apartado vamos a tratar sobre determinadas acciones que podemos realizar en un Informe, con
independencia de las propiedades que tenga definidas. Estas acciones solo están disponibles trabajando con el
informe en Modo diseño, con la opción de menú Informe.
4.5.1 Suprimir
Con este mandato podemos eliminar la vista que tengamos activa; en este caso sería el Informe. Su eliminación
no es reversible, por lo que Approach muestra un mensaje de advertencia donde nos pide conformidad a la
supresión. Consejo útil: Se puede recuperar una vista eliminada si cerramos o salimos de la ventana activa sin
guardar los cambios, el inconveniente es que podemos perder también las modificaciones realizadas en otras
vistas.
4.5.2 Duplicar
Este mandato nos permite duplicar el Informe que tengamos activo. Approach le pone un nombre por defecto,
añadiendo al nombre del original el texto “Copia de”. Una vez duplicado, podemos cambiar el nombre mediante la
opción de propiedades o realizando una doble pulsación en su pestaña para editarlo.
Si queremos crear un nuevo Informe, similar a uno que ya tenemos creado, es mejor duplicarlo y después realizar
los retoques necesarios en la copia.
4.5.3 Agregar campo

Este mandato, que se encuentra igualmente incluido en el menú Informe, abre el cuadro Agregar campo que
ya conocemos. Si queremos añadir un campo al Informe, lo arrastramos desde el cuadro hasta la posición
deseada; normalmente la zona de los registros (panel Cuerpo de texto).
4.6 Encabezado
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Cali - Colombia
Un informe consta de tres zonas principales que Approach denomina Paneles: Encabezado, Pie de página y
Cuerpo texto. A éstos se pueden añadir otros con funciones de Resumen de datos. Todos ellos se pueden
seleccionar individualmente y/o modificar su propiedades.
Para trabajar con paneles y campos con mayor facilidad, podemos anular la selección de Ver - Mostrar datos.
Para seleccionar un panel, tenemos varias posibilidades:

9 Pulsar en el borde del panel.
9 Pulsar en el área del panel manteniendo presionada la tecla CTRL.
9 Pulsar en el rótulo del panel.
No se pueden desplazar los paneles de encabezado, pie de página y cuerpo. Si queremos desplazar un panel de
resumen, seleccionamos el panel y arrastramos hasta su nueva posición.
El Encabezado normalmente contiene el título del informe y los encabezados de los campos o columnas, pero
también podemos añadir otros objetos como un logotipo, una fecha, número de página, etc.
El encabezado se repetirá en cada una de las páginas que tenga el Informe.
Si pulsamos con el ratón en el panel de cabecera aparecen unos bordes que marcan el área que lo delimita.
Podemos cambiar el tamaño arrastrando el borde inferior. Esta posibilidad es válida para todos los paneles del
informe.
Pulsando con el botón derecho del ratón se despliega un menú contextual con diversas opciones para el panel
que tratamos.
4.6.1 Agregar Encabezado
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Cali - Colombia
La selección de este comando nos permite que se muestre el panel de encabezado. Si lo desmarcamos,
desaparece temporalmente de la vista.
4.6.2 Propiedades del Encabezado

Pulsando el comando Propiedades del panel..., se muestra un cuadro de diálogo con algunas opciones propias
de este panel.
En este cuadro podemos definir el estilo de líneas y fondo, bordes, colores, según nuestras preferencias.
También podemos de crear un estilo predeterminado para utilizarlo en la cabecera de otros Informes.
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Cali - Colombia
4.7 Cuerpo Texto

El panel Cuerpo Texto es la zona del Informe donde se muestran los campos de la base de datos; por tanto se
repetirán tantas líneas como registros seleccionados.
La disposición de los datos de un campo en un informe viene determinada por el tipo de panel que los contiene.
En este caso, si un campo está en el panel de Cuerpo, aparecen en el informe los datos del campo en todos los
registros.
Mostrando los datos correspondientes, el Informe se imprimiría de esta forma:
4.8 Pie de Página

Este panel se imprime al final de cada página. El asistente para informe incluye, de forma automática, la fecha y
la numeración de página. Si no queremos que se muestren en esta zona, los podemos suprimir como cualquier
otro objeto de diseño.
Podemos desmarcar la opción Agregar pie de página para que no se muestre en la vista del informe.
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Cali - Colombia
4.8.1 Propiedades del Pie

Al igual que en el encabezado, podemos seleccionar el cuadro de diálogo Propiedades de Pie para definir el
estilo y las líneas de los bordes.
Para modificar su tamaño es necesario arrastrar el borde superior con el ratón.
4.9 Paneles de Resumen

Los paneles de Resumen son las zonas del Informe donde se agrupan o totalizan los datos de los campos. Se
pueden agregar al crear un informe, mediante el Asistente, ó posteriormente con la selección menú Crear -
Resumen. Se muestra el cuadro de diálogo Resumen.
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Cali - Colombia
Las opciones de la sección de Resumir, permiten clasificar los registros y resumir los datos en el panel, según
su número ó campo de clasificación.
En otras secciones del cuadro podemos elegir la alineación del panel, su posición respecto a los registros y si
queremos que se muestre cada grupo de resumen en una página diferente.
El informe, con los registros agrupados, presentaría el siguiente aspecto:
4.10 Portada
Otra de las opciones que tenemos a la hora de crear un Informe es añadir una página por delante para que se
muestre como portada. Esta primera página se puede utilizar como encabezamiento de todo el informe. Puede
contener textos u otros objetos de diseño, como imágenes; también permite que se muestren registros.
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Cali - Colombia
4.10.1 Agregar Portada

Estando en Modo diseño, seleccionamos menú Informe - Agregar portada para insertar un encabezado y un
pie de página diferentes en la primera página del informe.
4.11 Insertar
Ya hemos visto brevemente algunos de los objetos que podemos incluir tanto en la cabecera como en el pie del
informe. Vamos a precisar ahora cómo se insertan en cualquiera de estos paneles y los formatos que pueden
presentar.
4.11.1 Fecha Actual

Al incluir la fecha actual en una vista, en este caso un informe, Approach muestra la fecha que tiene configurada
en el sistema operativo. Por tanto, debemos asegurarnos mediante opciones de configuración del sistema, que la
fecha es la correcta ó, al menos, la que nosotros queremos que aparezca al imprimir el informe.
Estando en Modo diseño, seleccionamos el panel donde queremos incluir la fecha.

9 Seleccionamos menú Panel - Insertar - Fecha actual.
9 Arrastramos el nuevo bloque de texto hasta la posición que creamos conveniente.
Al tratarse de un objeto de texto, podemos editarlo realizando una doble pulsación sobre él para añadir
información, por ejemplo el nombre de la provincia.
4.11.2 Hora Actual
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Cali - Colombia
Se accede de igual forma que lo visto para el bloque de fecha, pero con el comando Hora actual. El reloj interno
del sistema debe estar actualizado, si queremos que se imprima la hora real.
4.11.3 Número de Página

Otra de las opciones del menú contextual Insertar es el Número de página. Una vez insertado en alguno de los
paneles dispuestos, este número se irá incrementando de forma automática en relación al número de páginas
que tenga el informe, adaptándose en el caso de realizar una selección de registros. Al ser también editable,
podemos añadir un texto; por ejemplo página nº.
4.12 Activar Columnas

Una vez hecha la selección Mostrar datos en el menú Ver, cada uno de los campos dispuestos en el panel
Cuerpo texto del informe se muestra en formato columna.
La opción Activar columnas se encuentra disponible en Modo diseño, menú Columna - Activar columnas. Si
la marcamos, sólo podremos realizar desplazamientos de los campos en sentido horizontal.
4.12.1 Propiedades de las Columnas

Cuando pulsamos con el ratón sobre una columna (campo), ésta se muestra con fondo oscuro indicando que
podemos realizar modificaciones que solo afectarán a ese campo (solo en la vista).
Para desplazar una columna debemos arrastrar con el ratón hasta la posición final. Si sobrepasamos el límite
derecho de la hoja se añadirá una nueva donde se instalará la columna.
Para cambiar el tamaño de una columna basta con tirar de su borde derecho. Puede ser necesario para ver
todo el contenido del campo ó para ajustar el tamaño si el contenido fuera poco extenso, de esa forma
ahorraríamos espacio en el
informe.
En el cuadro Propiedades de:

podemos definir cómo
queremos que se muestren los datos de cada columna, según el tipo de campo: texto, número, fecha, etc.
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Cali - Colombia
Por ejemplo, podemos mejorar una columna de texto para que se presente de otra forma al imprimir. Una vez
cambiadas alguna de sus propiedades podría presentar este aspecto:
El panel de Formato se utiliza para definir el formato de los datos de los campos.
4.12.1.1 Formato de fecha
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Cali - Colombia
Podemos elegir el formato que queremos seleccionándolo de la lista de Formato actual. En la parte inferior del
panel se muestra como ejemplo la fecha del sistema con el formato elegido.
El formato seleccionado afectará a la forma de visualizar la fecha pero no a los datos.
Â Formato de fecha personalizado
Tenemos la posibilidad de modificar el que más se le parezca pulsando el botón Editar formato.
Â Formatos de día, mes y año
FORMATO APARECE COMO EJEMPLO 08.09.97

D Día sin cero inicial 8
DD Día con cero inicial 8
DDD Día con tres letras Jue
DDDD Día de la semana sin abreviar Jueves
M Mes sin cero inicial 9
MM Mes con cero inicial 9
MMM Mes con tres letras Sep
MMMM Mes sin abreviar Septiembre
A Año sin abreviar 1.997
AA Año designado con los dos últimos dígitos 97
AAA Año sin abreviar 1.997
AAAA Año sin abreviar 1.997
Para indicar el año dividido en diferentes períodos podemos utilizar los siguientes códigos numéricos:
4 Trimestre
3 Cuatrimestre
2 Semestre
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Cali - Colombia
1 Año
Repetir el número del formato para especificar cómo aparece el período en el campo:
3 1, 2 o 3
33 1º, 2º o 3º
333 Primero, Segundo o Tercer
Un formato también puede incluir texto literal (como Trimestre). Si el texto literal incluye el carácter D, M, A, 2, 3,
4 o un espacio, lo colocamos entre comillas.
Ejemplos para 01.07.99:
22 "semestre del" AA 2º semestre del 99

444 "trimestre año" AAAA Tercer trimestre año 1999
4.12.1.2 Formato de hora
Las horas pueden aparecer como horas y minutos (HH:MM), como horas, minutos y segundos (HH:MM:SS), o
como horas, minutos, segundos y centésimas de segundo (HH:MM:SS,00). Los formatos horarios pueden utilizar
el sistema de 12 horas o el de 24 horas. Seleccionaremos el formato que queramos de la lista de Formato actual.
En la parte inferior del panel se muestra como ejemplo la hora del sistema con el formato elegido.
También podemos editar el formato seleccionado para adaptarlo a nuestras necesidades pulsando el botón Editar
formato...
4.12.1.3 Formato numérico
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Cali - Colombia
En los formatos numéricos se especifica el número de dígitos, el separador de miles, el número de decimales y
otras propiedades numéricas. Approach incluye varios formatos numéricos predefinidos y ofrece también la
posibilidad de definir formatos personales.
Si está seleccionada la casilla Formato de entrada, los caracteres fijos del formato (como los puntos y las comas)
aparecerán en el campo.
Â Sintaxis de los formatos numéricos
Approach especifica formatos numéricos con los siguientes caracteres. Los utilizaremos para crear nuestros
propios formatos:
0 Dígito requerido.
# Dígito opcional. No muestra cero.
, (coma) Posición del punto decimal.
. (punto) Separador de miles, si se usa entre los dígitos.
Caracteres literales que aparecen tal cual. Otros como los espacios deben colocarse entre comillas
$-+:()
(").
% Operador de porcentaje. Muestra el valor del campo como un porcentaje.
; (punto y Separa los valores positivos de los negativos. La parte situada a la derecha se dedica a los números
coma) negativos.
Los valores de campo reciben formato de acuerdo con el número de dígitos que contienen. Ejemplo:
=7 000-0000|<7 "x"0000
=<>
Si escribe 1234567, los datos aparecen como 123-4567.
Si escribe 1234, los datos aparecen como x1234.

| (barra Separa formatos alternativos para el mismo valor
vertical)
e+ Los valores de campo reciben formato en notación científica
Estos son algunos de los formatos numéricos predefinidos:
Presentación con el Presentación con el Presentación con el valor

Nombre Formato
valor (8.000) valor( -8) 0,8
Científico 0,00e+00 8,00e+03 -8,00e+00 8,00e-01
Fijo #.##0;-#.##0 8.000 -8 1
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Cali - Colombia
General #.##0,;-#.##0, 8.000 -8 0,8

Porcentaje 0% 800000% -800% 80%
Porcentaje
0,00% 800000,00% -800,00% 80,00%
decimales
Los demás formatos predefinidos incluyen un número necesario de dígitos para distintos tipos de información
numérica:
Teléfono: >7 (###)" "#00" "00" "00|<8 #00" "00" "00
Este es el formato de los números de teléfono estándar en España. Si el número introducido en el campo tiene
seis o siete dígitos, no aparece el prefijo provincial (###) y se utiliza el formato de la segunda parte #00 00 00,
pero si tiene más de siete dígitos, el número aparece con su prefijo provincial.
Seguridad social: 00-0000000-00
Este es el formato de los números de la seguridad social en España.
Código postal: >5 00000-0000|00000
4.12.1.4 Formato moneda
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Cali - Colombia
En el formato moneda debemos indicar el país y Approach incluye el símbolo de la moneda correspondiente.
También podemos editarlo pulsando el botón Editar formato...
4.12.1.5 Formato de texto
Los formatos de texto especifican si las letras introducidas serán todas mayúsculas, todas minúsculas,
mayúsculas las iniciales de todas las palabras o mayúscula la primera letra.
Los formatos de texto no pueden editarse.
4.12.2 Grupos y Totales
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Cali - Colombia
La selección Grupos y totales del menú Columna despliega un submenú con opciones para realizar operaciones
de cálculo o estadísticas basadas en datos de campo.
9 Total: calcula la suma de los valores de la columna seleccionada
9 Media: calcula la media de los valores de la columna seleccionada
9 Recuento: calcula el número de elementos de la columna seleccionada

9 Mínimo: muestra el valor mínimo de la columna seleccionada
9 Máximo: muestra el valor máximo de la columna seleccionada
9 Desviación típica: calcula la desviación típica de los valores de la columna seleccionada
9 Varianza: calcula la varianza de los valores de la columna seleccionada
Una vez seleccionada la columna a la que queremos aplicar uno de estos cálculos, pulsamos el comando para
que Approach realice la operación. Automáticamente se crea un nuevo panel Resumen en el que se muestra el
resultado. Vamos a ver un ejemplo de cálculo del Total de una columna de campo numérico:
Â Resumen Inicial
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Cali - Colombia
Seleccionando este comando después de marcar una determinada columna, Approach agrupa los datos
coincidentes del campo y los ordena con criterio ascendente, al tiempo que crea un nuevo panel que define
como Resumen por nombre del campo al principio.
y Ejemplo:
9 Agrupamos los datos por el campo FECHA, con Resumen inicial.
Vemos en la imagen cómo se ha creado un panel de resumen para cada grupo de datos que se repite en el
campo fecha.
Â Resumen Final
De idénticas características que el anterior comando. En este caso mostraría el nuevo panel definido como
Resumen por FECHA al final, y su posición estaría al final de cada grupo de datos.
4.12.3 Organizar
Con este comando, Approach nos permite organizar en planos preferentes las columnas, con idéntico tratamiento
que otros objetos de diseño.
Para que este tratamiento sea efectivo tenemos que trabajar en Modo diseño con la opción Mostrar datos
desmarcada, en el menú Ver. De esta forma, las columnas se muestran como objetos de campo.
Después de seleccionar el objeto deseado podemos cambiar su posición en el plano, en relación con otro objeto.
Tenemos varias posibilidades accediendo al menú Objeto campo - Organizar.
9 Primer plano, sitúa los objetos seleccionados en el primer plano de la pila de objetos.
9 Ultimo plano, sitúa los objetos seleccionados en el último plano de la pila de objetos.
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Cali - Colombia
9 Uno delante, avanzamos los objetos seleccionados una posición hacia el principio de la pila.
9 Uno detrás, desplaza los objetos seleccionados una posición hacia el fondo de la pila.
4.12.4 Formato Rápido
Este comando que se encuentra disponible en el menú Objeto campo - Formato rápido. Nos permite copiar, de
forma rápida, el estilo del elemento seleccionado a otros objetos.
Una vez que hemos definido un estilo a una columna, texto, color, líneas, etc., haríamos:
9 Pulsamos la columna de la que queremos copiar el estilo.
9 Marcamos la opción de menú Objeto campo - Formato rápido. El cursor cambia de imagen indicando que se
encuentra en disposición de copiar el estilo seleccionado a otros objetos o columnas.
9 Pulsamos en aquellas columnas que queremos que adopten el nuevo estilo.
9 Pulsamos nuevamente la opción Formato rápido para desmarcarla.
9 También podemos utilizar el icono equivalente, en la barra de SmartIcons.
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5.- Hoja de Trabajo Manual de Lotus Approach Millenium
5 Hoja de Trabajo
5.1 ¿Que son?
Las hojas de trabajo presentan los registros de una base de datos en una retícula de columnas y filas; las
columnas corresponden a los campos de la base de datos y las filas a los registros.
Las hojas de trabajo suelen ser el tipo de vista más práctico y flexible para la ver los datos.
En las hojas de trabajo podemos mover las columnas, agregar o suprimir campos o agregar columnas que
realicen cálculos. Podemos modificar el aspecto de la hoja cambiando el tamaño de filas o columnas, editando el
texto de los encabezados de las columnas o aplicando color al texto o al fondo.
En la hoja podemos manejar los datos de la misma manera que con otras vistas de Approach, lo cual nos
permitirá buscar, ordenar y duplicar registros y editar los valores de los campos de la base de datos.
5.2 Crear una Hoja de Trabajo
5.2.1 Asistente para crear Hojas de Trabajo

El asistente es la herramienta que nos permite crear una Hoja de Trabajo
9 Seleccionamos Crear - Hoja.
9 En ese momento se abre el asistente para crear la hoja.
9 Nos aseguramos de que en el cuadro Base de datos aparece la base de datos cuyos campos deseamos agregar.

9 Para agregar más campos repetimos los pasos anteriores.
9 Hacemos clic en Fin.
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Cali - Colombia
5.3 Propiedades de las Hojas de Trabajo
5.3.1 El Cuadro de Información de Propiedades

5.3.1.1 Básicas
Â Cambio del nombre de la Hoja de Trabajo
Cuando cambiamos el nombre de una hoja de trabajo mediante el cuadro de información, también cambiamos el
nombre que aparece en la pestaña de la vista y en la barra de estado.
9 Hacemos clic con el botón derecho del ratón.
9 Con las hojas de trabajo, seleccionamos Propiedades de la hoja de trabajo.
9 Facilitamos un nombre para la vista u objeto.
9 También podemos cambiar el nombre de una vista haciendo doble clic en la pestaña de la vista e insertando el
nombre en ella.
Â Base de datos principal
Si hemos asociado bases de datos en el archivo de Approach, una de ellas debe ser la base de datos principal de
la vista. Las vistas muestran los registros desde sus propias bases de datos principales.
9 Hacemos doble clic en el fondo de la vista, lejos de cualquier objeto.
9 Con las hojas de trabajo, seleccionamos Propiedades de la hoja de trabajo de la tabla resumen en el menú
contextual.
9 Seleccionamos una base de datos del cuadro Base de datos principal.
Â Barra de menú anexa
Cuando nos dirigimos a la vista en Modo registro disponemos de un menú anexo. Approach permite anexar el
menú predeterminado, el corto o uno personalizado de creación propia. El menú corto es una subserie del
predeterminado. No incluye comandos para modificar el archivo. Por ejemplo, el menú corto no contiene Crear -
Formulario.
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Cali - Colombia
Podemos cambiar la barra de menús de la vista actual. La barra de menús seleccionada se mostrará cuando
accedamos a la vista en Modo registro.
9 Con las hojas de trabajo, seleccionamos Propiedades de la hoja de trabajo de la tabla resumen en el menú
contextual.
9 Seleccionamos un menú del cuadro Barra de menús anexa.
Â Ocultación de vistas
Las vistas ocultas no aparecen en las pestañas de vista ni en la barra de estado cuando utilizamos el Modo
registro. Utilizaremos las vistas ocultas cuando no deseemos que otro usuario examine los datos existentes en
las mismas.
En Modo diseño, las vistas ocultas aparecen en la barra de estado y los usuarios pueden visualizarlas.
9 Con las hojas de trabajo, seleccionamos Propiedades de la hoja de trabajo en el menú contextual.
9 En la sección En Modo registro, seleccionamos Ocultar vista.
5.3.1.2 Pestaña de Impresión
La pestaña de impresión sirve para asignar formato a hojas de trabajo para su impresión.
Agregaremos el título que conste en cada página así como la fecha y el número de página que aparecerán al
pie de cada una.
9 Seleccionamos Propiedades de la Hoja de Trabajo del menú contextual.
9 Hacemos clic en la pestaña Impresión.
9 Para agregar un título, seleccionamos Imprimir título y escribimos uno.
9 Para agregar una fecha, seleccionamos Imprimir fecha.
9 Para agregar un número de página, seleccionamos Imprimir número de página.
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Cali - Colombia
5.3.1.3 Macros
Para anexar una macro a un botón, un objeto, una vista o un campo. La macro se ejecutará al hacer clic en el
botón o en el objeto, al trasladarse a la vista o salir de ella, o al entrar con el tabulador en el campo o salir del
mismo.
9 Hacemos clic en la pestaña Macros del cuadro de información.
9 Opcionalmente hacemos clic en Definir macro para crear una nueva macro.
9 Seleccionamos una acción para que el usuario active la macro Al cambiar a y/o Al salir de.
9 Seleccionamos una macro de la lista.
5.3.2 Buscar información

En el menú Hoja, seleccionamos Buscar
Â Utilizando la hoja
Busca todos los registros que cumplan los criterios de búsqueda introducidos en uno de los campos de la hoja de
trabajo. Este comando tiene la misma función que el botón Buscar de la barra de acciones o la opción Buscar en
la barra de estado.
Â Con el asistente para búsqueda
Abre el asistente para búsquedas desde el cuál podemos diseñar diversos tipos de búsquedas. La forma de
utilizar el asistente es el mismo que el ya descrito en el epígrafe 2.2.3.1 “Acciones sobre los registros”.
5.3.3 Ordenar
Podemos ordenar bien una serie de registros hallados o bien todos los registros de la base de datos.
9 Buscamos los registros que deseamos ordenar o seleccionamos todos los registros de la base de datos.
9 Seleccionamos Ordenar - Definir en el menú contextual.
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Cali - Colombia
9 Nos aseguraremos de que en el cuadro Base de datos aparece la base de datos que deseamos ordenar.

9 Seleccionamos un campo en el cuadro Campos de ordenación.
9 Elegimos Ascendente o Descendente en el cuadro Orden.
9 Repetimos los pasos 3 - 7 para agregar otros campos de ordenación.
Â Agregación de campos resumen en la ordenación
9 Hacemos clic en el botón Resúmenes del cuadro de diálogo Ordenar.
9 Seleccionamos un campo en el cuadro Campos de resumen.
9 Seleccionamos una opción en Resumir en.
9 Para agregar más campos, repetimos los pasos 2 - 4.
9 Hacemos clic en Resúmenes.
Â Campos de ordenación
Podemos ordenar una base de datos a partir de un campo de cualquier tipo (excepto misceláneo, variable o
memo) cuyos valores sean numéricos, booleanos, fechas u horas. Si empleamos campos de texto la ordenación
es alfabética; si empleamos números, la ordenación es de mayor a menor o de menor a mayor; si emplea
fechas u horas, el orden es cronológico. Para los campos booleanos la ordenación se establece a partir de los
dos valores posibles, Sí y No.
El primer campo seleccionado es el campo de ordenación principal. Approach ordena los registros según el
contenido de ese campo. Si seleccionamos otros campos de ordenación, Approach los tiene en cuenta en caso de
que dos o más registros tengan el mismo valor para el campo principal. Por ejemplo, emplearemos el campo
Apellidos como campo principal y Nombre como campo de ordenación adicional.
Â Orden ascendente o descendente
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Cali - Colombia
y En orden ascendente, los registros van:

9 De la A a Z, si ordenamos texto (con distinción mayúscula/minúscula).
9 De menor a mayor, si ordenamos números.
9 De anterior a posterior, si ordenamos horas o fechas.
y En orden descendente, los registros van:
9 De la Z a A, si ordenamos texto (con distinción mayúscula/minúscula).
9 De mayor a menor, si ordenamos números.
9 De posterior a anterior, si ordenamos horas o fechas.
5.3.4 Registros
Â Nuevo
Crea un registro nuevo. Este comando tiene la misma función que el botón Nuevo registro de la barra de
acciones.
9 En el menú Hoja seleccionamos Registros - Nuevo. También podemos crear un registro nuevo utilizando el atajo con
el teclado Ctrl+K.
Â Duplicar
Duplica los registros seleccionados. Duplicaremos un registro cuando contenga mucha información que
deseemos incluir en otros registros. Después sólo tendremos que agregar la información distinta.
9 Estando en Modo registro seleccionamos uno o varios registros.
9 Seleccionamos Registro - Duplicar en el menú contextual, o en el menú de Hoja.
Â Ocultar
Oculta los registros seleccionados. Los registros ocultos no se incluyen en ordenaciones ni en los cálculos, ni
pueden imprimirse o eliminarse.
Para ocultar un registro o varios registros procederemos de la forma siguiente:

9 Seleccionamos uno o varios registros.
9 Seleccionamos Registros - Ocultar, en el menú contextual o en el menú Hoja.
9 También podemos seleccionar los atajos del teclado Ctrl+U.
Â Suprimir
y Selección: Suprime los registros seleccionados (Ctrl+ Supr). En ese momento nos aparecerá un cuadro
diálogo.
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Cali - Colombia
y Serie hallada: Una vez realizada una búsqueda de registros en función de los parámetros deseados,
podremos suprimir dichos registros con este mandato. En ese momento nos aparecerá un cuadro diálogo.
5.3.5 Acciones sobre la hoja

5.3.5.1 Agregar campo
Agrega a la hoja de trabajo un campo de la base de datos actual o de la base de datos asociada. Si deseamos
definir campos para una base de datos, consultamos el tema Definición de campos para una base de datos.
9 Seleccionamos Agregar campo en el menú contextual o en el menú de Hoja.
9 Nos aseguraremos de que en el cuadro Base de datos aparece la base de datos cuyos campos deseamos agregar.
9 Arrastramos el campo del cuadro de diálogo hasta la vista.
9 Opcionalmente actualizaremos el orden de desplazamiento de manera que el nuevo campo se encuentre en la
posición correcta.
9 Mantendremos presionada la tecla MAYÚS o CTRL mientras hacemos clic para seleccionar más de un campo.
9 Approach agrega el campo como un cuadro de campo. Utilizaremos el cuadro de información para cambiar el tipo de
entrada de datos del campo.
5.3.5.2 Agregar columna
Para ver los resultados de una fórmula sin que forme parte de la base de datos, agregaremos una columna de
fórmula a la hoja.
La columna de fórmula se muestra en la hoja, pero no se crea un nuevo campo. Si deseamos crear un campo
calculado que esté disponible para otras vistas, sólo tenemos que definir el campo y, a continuación, agregar el
campo a la hoja de trabajo.

9 Seleccionamos una celda de la columna que esté a la izquierda de donde
deseemos agregar la nueva columna.
9 Seleccionamos Hoja - Agregar columna.
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Cali - Colombia
9 A continuación aparecen una columna vacía y el cuadro de diálogo Fórmulas.

9 Escribimos la fórmula.
9 A continuación aparece la fórmula en cada fila de la columna seleccionada en la hoja.
9 Para introducirle un título a la nueva columna, hacemos clic tres veces en el encabezado de la columna y tecleamos
el texto deseado.
9 Para almacenar la columna de fórmula, seleccionamos Archivo - Guardar el archivo de Approach.
5.3.5.3 Llenar campo
Hay que tener cuidado con esta operación, la inserción de los mismos datos en muchos registros no se puede
deshacer.
9 Buscamos los registros que queramos rellenar.
9 Seleccionamos el campo que queremos rellenar.
9 Estando en una hoja de trabajo, seleccionaremos la columna correspondiente al campo.
9 Seleccionamos Llenar campo en el menú contextual o en el menú Hoja.

9 Si es necesario, insertaremos o editaremos el valor de relleno.
9 El valor de relleno puede ser una fórmula.
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9 Ahora todos los registros de la serie hallada contendrán los nuevos datos.
9 Si deseamos evaluar como fórmula la operación descrita seleccionaremos Evaluar como fórmula en el cuadro
diálogo.
5.3.5.4 Insertar
Â Inserción de fechas en campos de fecha
La inserción de fechas solo se puede realizar en los campos de fecha o texto creados por Lotus Approach.
Para insertar la fecha en una Hoja de Trabajo, procederemos de la forma siguiente:
9 Hacemos clic en el ratón en el campo de fecha que queremos actualizar.
9 Presionamos la barra espaciadora.
9 En el menú Hoja, seleccionamos Insertar / Fecha actual.
Â Inserción de la hora en campos de hora
La inserción de la hora solo se puede realizar en los campos hora o texto creados por Lotus Approach. Para
insertar la hora en una Hoja de Trabajo, procederemos de la forma siguiente:
9 Hacemos clic con el ratón el campo hora que queremos actualizar.
9 Presionamos la barra espaciadora.
9 En el menú Hoja, seleccionamos Insertar / Hora actual.
Â Valor anterior
Inserta en el campo actual el valor del campo del registro anterior. La duplicación de un valor resulta útil a la
hora de insertar varias veces nuevos registros que necesiten el mismo valor en el mismo campo.
9 Si es necesario, seleccionamos Nuevo registro en la barra de acciones.
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9 Insertamos datos en todos los campos excepto en el que sea igual que el último campo modificado en el último
registro.
9 Seleccionamos el último campo añadido o modificado del último registro.
9 En el menú contextual o en el menú Hoja, seleccionamos Insertar y, a continuación, Valor anterior.
9 Approach insertará el valor y, a continuación, pasará a un nuevo registro vacío.
5.3.5.5 Seleccionar
Â Encabezado
Podemos seleccionar los encabezados de columna y todas las filas (pero no los datos). Para ello haremos clic
en el ángulo superior izquierdo de la hoja para seleccionarla; luego volvemos a hacer clic.
También podemos seleccionar el encabezado desde el menú Hoja - Seleccionar - Encabezado.
Â Propiedades del encabezado
El cuadro de información de propiedades del encabezado nos permite cambiar las fuentes, color, tamaño,
atributos y alineación del texto del encabezado, así como el color de fondo del mismo.
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y Pestaña de fuentes y atributos del texto

9 Seleccionaremos la fuente, color, tamaño, atributo y alineación del texto del encabezado de la hoja de trabajo.
y Pestaña de color de fondo
9 Seleccionaremos un color de fondo de los disponibles en la paleta de colores en el menú desplegable.
Â Celda
9 Para seleccionar una celda hacemos clic en la celda.
9 Para editar el texto de una celda haremos doble clic en la celda.
5.3.5.6 Cambio de dimensiones de filas y columnas
Podemos modificar el tamaño de las filas y las columnas de una hoja de trabajo.
9 Situamos el puntero del ratón en la línea que separara el encabezado de las filas o columnas de nuestra hoja de
trabajo.
9 Si deseamos modificar el tamaño de las columnas su aspecto será....
9 Si deseamos modificar el tamaño de las filas su aspecto será............

9 Hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y arrastramos la línea al lugar que deseemos hasta que la fila o
columna tenga la dimensión deseada.
5.3.5.7 Editar rótulo de columna
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Cali - Colombia
Como opción predeterminada, Approach utiliza los nombres de los campos como encabezados de las
columnas de las hojas. Podemos cambiar este texto por el que deseemos, pero no se alterará el nombre del
campo.
9 Seleccionamos la columna.
9 Seleccionamos Editar rótulo de columna en el menú contextual.
9 Editamos el texto.
9 Presionamos INTRO.
5.3.5.8 Actualizar datos
Â ¿Por qué es necesario actualizar los datos?
Al trabajar en una base de datos de una red, Approach coloca en la memoria de nuestro PC una copia de los
datos que estamos consultando en cada momento. Nuestra pantalla muestra sólo esos datos. Si mientras
consultamos la copia de unos datos, otro usuario modifica los originales en la red, los cambios no se reflejarán en
nuestra pantalla. Para verlos debemos actualizar nuestros datos. Actualizaremos nuestros datos para:
9 Ver en nuestra pantalla los últimos cambios de los datos de la red.
9 Introducir cambios en nuestra base de datos.
9 Insertar registros en la serie de registros hallados o en la ordenación actual.
Â Carga de datos en Presentación preliminar
Si no modificamos la opción predeterminada, Approach actualiza los datos antes de imprimirlos. Por ello, puede
haber algunas diferencias entre los datos que muestra una presentación preliminar y los que finalmente se
imprimen.
Para cambiar esta opción predeterminada, abriremos el cuadro de diálogo Preferencias de Approach, haremos
clic en la pestaña General, y seleccionaremos "Cargar datos antes de la Presentación preliminar". Si
seleccionamos esta opción, cada vez que ejecutemos una presentación preliminar, Approach cargará los datos de
la impresión y los almacenará temporalmente en el disco duro. Approach congela los datos para garantizar que
sólo se impriman estos datos que ahora muestra en la pantalla. Esta opción resulta especialmente útil cuando
necesitamos ver e imprimir un informe que incluye un resumen o un conjunto de datos que suelen manipular
varios usuarios.
5.3.5.9 Formato rápido
Permite aplicar a un objeto los atributos de otro objeto. El comando Formato rápido permite aplicar propiedades
sólo a objetos de la misma vista.
9 Seleccionamos el objeto que tiene las propiedades que deseamos copiar.
9 Seleccionamos Formato rápido en el menú contextual.
9 A continuación cambia la forma del puntero del ratón.
9 Hacemos clic en los objetos a los cuales deseamos aplicar las propiedades.
9 Al hacerlo, cada uno de esos objetos adopta las propiedades de línea, color y texto del objeto seleccionado.
9 Volvemos a seleccionar Formato rápido para desactivarlo.
159

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TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS POR JULIO CESAR BONILLA PARDO

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1.4 El menú Ventana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2 Crear, Editar, Imprimir y Guardar una Base de Datos . . . . . . . . . . . 27

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3.2.2 El Cuadro de información de Propiedades del Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

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4.11 Insertar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

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6.4.1 Suprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

7 Gráficos ............................................................. 135

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7.4.3.2 Duplicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

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9.3.4.1 Agregar campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

10 Funciones Especiales ............................................ 202

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1 Introducción al Lotus Approach

1.1.1 ¿Que son?

1.1.2 ¿En que casos es útil su utilización?

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1.1.3 Consideraciones sobre las Bases de Datos

Debemos repartir los datos en varios campos para facilitar la consulta.

1.1.3.2 ¿Que nombres dar a los campos?

1.1.3.3 Redundancia de datos

1.1.3.4 Puestas al día múltiples

1.1.3.5 Incoherencia de datos

1.1.3.6 Pérdida de datos

1.1.4 Tipos de Bases de Datos

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1.1.4.2 El modelo Red

1.1.4.3 El modelo Relacional

1.1.4.4 El modelo Objeto

1.1.5 Formatos de fichero de Bases de Datos

Â dBASE III+ y dBASE IV

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1.1.6 Extensiones de nombre de archivo

1.2 Lotus Approach

1.2.1 ¿Que es Lotus Approach?

1.2.2 Lotus Approach y el año 2000

1.2.2.1 ¿Qué es el método de ventanas deslizantes?

Elaborado por Julio Cesar Bonilla Pardo jcbonillapardo@gmail.com 12

1.2.2.2 ¿Cómo funciona la regla 80/20?

Por ejemplo, supongamos que nos encontramos en el año 1999.

1.2.2.3 ¿Cómo cambiar el valor predeterminado 80/20?

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1.2.3 Arranque del programa

1.2.4 Configurar preferencias de Lotus Approach

Â Preferencias de visualización para la ventana de Approach

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Â Opciones de configuración para la cuadrícula

y Si hay algún archivo de Approach abierto:

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y Campos Calculados en el cuadro diálogo Asociar:

y Intro para desplazarse entre campos:

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y Cargar datos antes de la Presentación preliminar:

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1.3 Elementos de la Pantalla

1.3.1 La barra de título