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Sistemas FERRUM SEP. 2002.

Programado por Luis Arturo Crdenas Vzquez.

Diseo y Computadoras. 10 de Septiembre de 2002

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INTRODUCCIN............................................................................................................11 REQUERIMIENTO DE EQUIPO.....................................................................................11 SISTEMA MULTIUSUARIO............................................................................................11 INSTALACIN DEL SISTEMA EN EL SERVIDOR....................................................11 INSTALACIN AUTOMTICA................................................................................11 INSTALACIN MANUAL.........................................................................................12 PRIMER ACCESO Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA..............................................12 USUARIOS.....................................................................................................................13 CONFIGURACIN DE USUARIOS............................................................................13 USO DE MENS............................................................................................................14 EDICIN DE CATLOGO..............................................................................................15 BSQUEDAS.................................................................................................................19 BSQUEDA RPIDA..................................................................................................19 BSQUEDA CONDICIONAL......................................................................................20 CREACIN DE UN FILTRO...........................................................................................21 FILTRO ORDENADO..................................................................................................21 FILTRO NO ORDENADO...........................................................................................21 FILTRO DEFINIDO....................................................................................................21 ALMACENAMIENTO DE UN FILTRO.........................................................................24 RECUPERACIN DE UN FILTRO.............................................................................25 CREACIN DE REPORTES..........................................................................................26 REPORTES DE TEXTO.............................................................................................26 REPORTES EN COLUMNA.......................................................................................26 REPORTES TIPO FORMATO (FORMAS PRE-IMPRESAS).....................................28 PARA GENERAR E IMPRIMIR UN REPORTE:.........................................................29 ENRUTAMIENTO DE IMPRESORAS.........................................................................30 PARA EXPORTAR UN REPORTE:............................................................................31 EXPORTAR A OTRA APLICACIN........................................................................31 EXPORTAR LA DEFINICIN..................................................................................32

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EDICIN EN UNA PANTALLA DE CAPTURA. (FICHERO).........................................32 EDICIN DE UN CAMPO DE TEXTO............................................................................34 EDICIN DE UN CAMPO NUMRICO..........................................................................35 EDICIN DE UN CAMPO DE FECHA...........................................................................36 EDICIN DE UN CAMPO DE OPCIN MLTIPLE. (MENUS AUXILIARES)...............38 EDICIN DE UN CAMPO DE LISTA.............................................................................39 INVENTARIO..................................................................................................................41 CATALOGO DE ALMACEN........................................................................................41 COLUMNAS............................................................................................................41 CAPTURA DEL ARTICULO.....................................................................................42 INVENTARIO...........................................................................................................43 DESCRIPCION....................................................................................................43 CLAVE DEL PRODUCTO....................................................................................43 CODIGIO DE BARRAS........................................................................................43 UNIDAD BASE (A)...............................................................................................43 DIBUJO................................................................................................................43 CLASIFICACIONES.............................................................................................43 FORMA DE VENTA.............................................................................................43 CATLOGO.........................................................................................................43 COSTOS..................................................................................................................44 COSTO................................................................................................................44 OTROS COSTOS................................................................................................44 COSTO PROMEDIO............................................................................................44 PRECIO SUGERIDO...........................................................................................44 DESC. PROVEEDOR..........................................................................................44 MONEDA.............................................................................................................44 IMPUESTO..........................................................................................................44 ULTIMO CAMBIO DE PRECIO............................................................................44 PRECIOS.................................................................................................................44 UNIDADES (B,C) Y EQUIVALENCIAS................................................................44 DESC POR OFERTA...........................................................................................44 UNIDAD DE COMPRA Y DE VENTA...................................................................45 TIPO DE PRECIO UNIDADES A,B,C..................................................................45 MENUDEO, 1/2 MAYOREO Y MAYOREO..........................................................45 ESCALAS DE PRECIOS......................................................................................45 EXISTENCIAS.........................................................................................................45 UBICACIN.........................................................................................................45 INVENTARIADO..................................................................................................45 EXISTENCIA........................................................................................................45 MINIMO................................................................................................................45 PEDIDOS.................................................................................................................46

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CODIGO DEL PRODUCTO.................................................................................46 LOTE Y VENTA POR DIA....................................................................................46 ULTIMA COMPRA Y TIEMPO DE ENTREGA.....................................................46 SALIDAS DESDE LA ULTIMA COMPRA.............................................................46 MERMA ESTIMADA.............................................................................................46 AHORRO ESTIMADO..........................................................................................46 PESO... POR CADA.............................................................................................46 PROVEEDORES.....................................................................................................46 KIT...........................................................................................................................46 CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS..............................................................47 CATALOGO DE GARANTAS Y SERVICIOS.............................................................49 COLUMNAS............................................................................................................49 CAPTURA DE GARANTIAS Y SERVICIOS............................................................49 ARTICULO...............................................................................................................50 NUMERO DE SERVICIO.....................................................................................50 CLIENTE..............................................................................................................50 DESCRIPCION....................................................................................................50 SERIE..................................................................................................................50 CONDICION............................................................................................................50 FECHA DE INGRESO..........................................................................................50 FECHA ESPERADA DE SALIDA.........................................................................50 ESTADO ACTUAL...............................................................................................50 PRIORIDAD.........................................................................................................51 UBICACIN.........................................................................................................51 MOTIVO...................................................................................................................51 COSTO DEL SERVICIO......................................................................................51 CAUSA DEL SERVICIO.......................................................................................51 CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS..............................................................51 CLIENTES Y PROVEEDORES......................................................................................52 CATALOGO DE CLIENTES O PROVEEDORES.......................................................52 COLUMNAS............................................................................................................52 ALTA DE CLIENTES O PROVEEDORES...............................................................52 CLIENTE O PROVEEDOR......................................................................................54 NOMBRE.............................................................................................................54 DIRECCION.........................................................................................................54 COLONIA.............................................................................................................54 RFC......................................................................................................................54 CIUDAD...............................................................................................................54 C. POSTAL..........................................................................................................54 CLASIFICACION.....................................................................................................54 CATLOGO.........................................................................................................54 NUMERO.............................................................................................................54 AGENTE..............................................................................................................54 EXT......................................................................................................................54 CONTACTO.........................................................................................................54 CURP...................................................................................................................54 CLASIFICACIONES.............................................................................................54 CUENTA..............................................................................................................55

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FERRUM SEP. 2002. TELEFONO.............................................................................................................55 NUMERO.............................................................................................................55 TIPO DE TELEFONO...........................................................................................55 E-MAIL.................................................................................................................55 ENVIOS...................................................................................................................55 NOMBRE.............................................................................................................55 DIRECCION Y MEDIO.........................................................................................55 CIUDAD Y C. POSTAL........................................................................................55 CREDITO.................................................................................................................55 TIPO DE CLIENTE O PROVEEDOR...................................................................55 DIAS DE CREDITO..............................................................................................55 LISTA DE PRECIOS............................................................................................55 PROXIMO VENCIMIENTO..................................................................................55 ULTIMA COMPRA...............................................................................................56 DIA DE COBRO Y DIA DE PRESENTACION......................................................56 LIMITE DE CREDITO...........................................................................................56 SALDO.................................................................................................................56 COBRADOR........................................................................................................56 DESCUENTO DE CONTADO Y CREDITO.........................................................56 CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS..............................................................56 CATLOGO DE COBRANZA O PAGOS....................................................................58 COLUMNAS............................................................................................................58 CAPTURA DE COBRANZA O PAGO......................................................................58 CANTIDAD A PAGAR..............................................................................................59 REFERENCIA..........................................................................................................59 CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS..............................................................59

DOCUMENTOS..............................................................................................................60 FACTURAS.................................................................................................................60 COLUMNAS............................................................................................................61 ALTA DE FACTURAS..............................................................................................62 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................65 NOTAS REMISION.....................................................................................................68 COLUMNAS............................................................................................................68 ALTA DE NOTAS.....................................................................................................69 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................70 COTIZACIONES.........................................................................................................70 COLUMNAS............................................................................................................70 ALTA DE COTIZACIONES......................................................................................71 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................73 COMPRAS..................................................................................................................73 COLUMNAS............................................................................................................74 ALTA DE COMPRAS...............................................................................................74 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................77 MERMAS....................................................................................................................79 COLUMNAS............................................................................................................79 CAPTURA DE MERMAS.........................................................................................80

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CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................82 NOTAS DE CREDITO.................................................................................................82 COLUMNAS............................................................................................................82 ALTA DE NOTAS DE CREDITO.............................................................................83 APLICAR UNA NOTA DE CREDITO.......................................................................85 A CLIENTE...........................................................................................................85 DE PROVEEDOR................................................................................................88 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES..............................................................88 MOVIMIENTOS DE ALMACEN..................................................................................89 COLUMNAS............................................................................................................89 ALTA DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN...............................................................89 INFORMACIN DE DOCUMENTOS..........................................................................91 VENTAS..................................................................................................................92 COMPRAS...............................................................................................................94 NCR, MERMAS, MOVTOS. ALMACN..................................................................94 INFORMACIN DE PARTIDAS..................................................................................94 DETALLES..............................................................................................................94 VENTAS..................................................................................................................96 COMPRAS...............................................................................................................96 ENTRADAS.............................................................................................................96 SALIDAS..................................................................................................................96 ENTREGAR.............................................................................................................97 BANCOS........................................................................................................................97 NUMERO DE CUENTA..............................................................................................97 DESDE Y HASTA.......................................................................................................97 COLUMNAS............................................................................................................97 ALTA DE UN MOVIMIENTO BANCARIO................................................................98 USUARIO.......................................................................................................................98 EMPRESA......................................................................................................................99 ALTA DE UNA EMPRESA..........................................................................................99 UTILIDADES..................................................................................................................99 FECHA OPERATIVA..................................................................................................99 SISTEMA....................................................................................................................99 IMPRESORA...........................................................................................................99 LARGO DE PAGINA............................................................................................99 ANCHO DE PAGINA..........................................................................................100 PUERTO DE IMPRESIN.................................................................................100 TIPO DE IMPRESORA......................................................................................100 MARGEN SUPERIOR........................................................................................100 MARGEN IZQ....................................................................................................100 AJUSTA MARGENES............................................................................................100

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FERRUM SEP. 2002. COLORES.............................................................................................................100 FECHA...................................................................................................................100 TAMAO...............................................................................................................100 LISTA.....................................................................................................................100 MDULOS DEL SISTEMA.......................................................................................100 GENERAL..............................................................................................................101 INVENTARIO.........................................................................................................101 PRECIOS...............................................................................................................101 CLIENTE................................................................................................................101 VALORES DEL SISTEMA........................................................................................102 GENERAL..............................................................................................................102 NUMERO DE SUCURSAL.................................................................................102 MXIMO DE SUCURSAL..................................................................................102 NUMERO DE ALMACENES..............................................................................102 DECIMALES EN DOCTOS................................................................................102 OBSERVACIONES EN PARTIDAS...................................................................102 CREDITO A CERO DIAS...................................................................................102 CLIENTE PREDEFINIDO...................................................................................103 PERODO FISCAL.............................................................................................103 ARTICULO CON Y SIN IVA PREDEFINIDO......................................................103 ETAPA INICAL DE UNA COMPRA....................................................................103 TIPO DE CLAVE DE INVENTARIO...................................................................103 FORMATO DE LA CLAVE.................................................................................104 FORMATO DE FECHAS....................................................................................104 OCULTA LOS 0'S EN LOS CATALOGOS.........................................................104 CADUCIDAD DE LA CLAVE DE ACCESO........................................................104 SEG. PARA EL PROTECTOR DE PANTALLA..................................................104 REPORTES COMUNES....................................................................................104 LIMITA NUMERO EN CAJAS............................................................................104 LIMITA NUMERO EN BANCOS.........................................................................104 PRECIOS...............................................................................................................104 VALOR DEL DOLAR..........................................................................................105 PORCENTAJE DEL IVA....................................................................................105 IVA INCLUIDO...................................................................................................105 TIPO DE COSTOS.............................................................................................105 DESGLOSA IVA EN COMPRAS........................................................................105 CALCULO DE GASTOS....................................................................................105 DESCUENTO MAXIMO.....................................................................................105 USO DEL CAMPO DESCUENTO......................................................................105 DESCUENTO MAXIMO POR PARTIDA............................................................105 DESCUENTO GLOBAL SE APLICA A...............................................................105 COMISIN BANCARIA Y COMISIN POR FORMA DE PAGO.......................105 PUEDE VER TODOS LOS PRECIOS...............................................................105 VIGENCIA DE LOS PRECIOS...........................................................................106 MINIMO DE ANTICIPO EN VENTAS.................................................................106 LOCAL...................................................................................................................106 CAJA QUE AFECTA..........................................................................................106 ALMACEN QUE AFECTA..................................................................................106 CATALOGO DE INVENTARIO..........................................................................106

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CATALOGO DE CLIENTES...............................................................................106 USO DE LECTOR DE C DE BARRAS...............................................................106 TIPO DE LECTOR DE C B................................................................................106 TIPO DE FECHA................................................................................................106 MOSTRAR SOLO NOTAS EN MOVIMENTO....................................................107 MOSTRAR SOLO FACTURAS EN MOVIMIENTO............................................107 MODO DE IMPRESION DE FACTURAS Y NOTAS..........................................107 IMPRESORAS 1 A 8..........................................................................................107 NUMERACIN......................................................................................................107 FORMATOS Y FORMATOS 2...............................................................................107 FAC CONTADO APLICADA..............................................................................108 FAC CREDITO APLICADA................................................................................108 FAC NO IMPRESA.............................................................................................108 FAC SIN RFC CONT..........................................................................................108 FAC SIN RFC CRED..........................................................................................108 NOTA CONTADO APLICADA............................................................................108 NOTA A CREDITO APLICADA..........................................................................108 NOTA NO IMPRESA..........................................................................................108 NOTA SIN RFC..................................................................................................108 COTIZACION.....................................................................................................108 COTIZACION/PEDIDO......................................................................................108 NOTA DE CREDITO A CLIENTE.......................................................................108 NOTA DE CREDITO A PROVEEDOR...............................................................108 COMPRAS.........................................................................................................108 PEDIDO A PROVEEDOR..................................................................................108 MOV DE ALMACEN...........................................................................................108 MERMA O AJUSTE DE INVENTARIO..............................................................109 COMPROBANTE DE PAGO C0D......................................................................109 CHEQUES.........................................................................................................109 PLIZA DE CHEQUES......................................................................................109 TERMINOS............................................................................................................109 PRECIO A..........................................................................................................109 PRECIO B..........................................................................................................109 PRECIO C..........................................................................................................109 CLASIFICACIONES ESPECIALES....................................................................109 ALMACENES.........................................................................................................109 PROGRAMAS EXTERNOS...................................................................................109 REDONDEO..........................................................................................................109 CATALOGO DE PERSONAL....................................................................................110 COLUMNAS..........................................................................................................110 ALTA DE USUARIOS............................................................................................110 ID DE USUARIO................................................................................................111 GRUPO DE TRABAJO.......................................................................................111 COMISION.........................................................................................................111 NOMBRE...........................................................................................................111 ALMACEN QUE AFECTA..................................................................................111 CATALOGO DE CLIENTES...............................................................................111 CATALOGO DE INVENTARIO..........................................................................111 CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES............................................................112 ACCESOS.............................................................................................................112

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REORGANIZA..........................................................................................................118 SUCURSALES..........................................................................................................118 IMPORTAR/EXPORTAR.......................................................................................118 EXPORTANDO......................................................................................................118 EXPORTANDO EN LA MATRIZ (SUC000)........................................................118 EXPORTANDO EN LA PRIMERA SUCURSAL (SUC001)................................119 EXPORTANDO EN LA SEGUNDA SUCURSAL (SUC002)...............................120 IMPORTANDO......................................................................................................120 IMPORTANDO EN LA MATRIZ (SUC000)........................................................120 IMPORTANDO EN LA PRIMERA SUCURSAL (SUC001).................................122 IMPORTANDO EN LA SEGUNDA SUCURSAL (SUC002)...............................123 DESCRIPCIN DE LAS TABLAS DE DATOS............................................................123 INVENTARIOS..........................................................................................................124 CLIENTES Y PROVEEDORES................................................................................127 CUENTAS POR COBRAR Y PAGAR.......................................................................129 DOCUMENTOS........................................................................................................129 DETALLE DE DOCUMENTOS.................................................................................131 GARANTIAS Y SERVICIOS.....................................................................................131 USUARIOS DEL SISTEMA.......................................................................................132 BANCOS...................................................................................................................133 TABLA DE HOTKEYS..................................................................................................134

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INTRODUCCIN.
Felicidades, usted acaba de adquirir el mejor administrador de ferretera del mercado, es nuestra responsabilidad la completa satisfaccin del cliente por lo que deseamos que aprender e iniciar la utilizacin efectiva de FERRUM sea una tarea fcil y amena una vez que usted lo instale en su negocio.

REQUERIMIENTO DE EQUIPO
Para ejecutar adecuadamente el sistema FERRUM se requiere de la siguiente configuracin: Procesador 386 o superior. 4 MB o mas de memoria RAM. Sistema operativo c ompatible con MS-DOS 3.2 o superior. Monitor VGA o superior. 2 MB de espacio libre en el Disco Duro mas la informacin que desee almacenar. Es posible tambin ejecutar a solicitud del cliente y dependiendo de la configuracin del equipo con: Procesador 8086 640 KB de memoria RAM Monitor Hrcules o TTL

SISTEMA MULTIUSUARIO.
INSTALACIN DEL SISTEMA EN EL SERVIDOR.
INSTALACIN AUTOMTICA.
Esta instalacin funcionar para la mayora de los equipos. Insertar el disco en la unidad A:\. Escribir A: y presionar ENTER. Escribir instalar C: o instalar D: segn se desee instalar en el disco duro C o D.

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El programa de instalacin copiar el programa al disco duro en un directorio llamado FERRUM. Si se requiere el programa en una red ser necesario compartir el directorio FERRUM para que los dems usuarios tengan acceso al sistema.

INSTALACIN MANUAL.
Esta instalacin se requerir para instalaciones no estndar o para terminales de punto de venta. 1.- Crear el directorio donde se quiere instalar el sistema. Ejemplo: MD C:\FERRUM. En este caso el directorio se crear en C:\. 2.- Cambiarse al directorio donde se instalar el sistema. Ejemplo: CD C:\FERRUM. 3.- Ejecutar el programa comprimido FERCMP de la unidad donde se encuentra disco de instalacin. ejemplo: A:FERCMP, si el disco de instalacin se encuentra en A:\. Este programa (FERCMP) crea a los archivos ejecutables, los directorios y los archivos de datos que requerir el sistema FERRUM. 4.- Editar el archivo C\:CONFIG.SYS. ejemplo: EDIT C:\CONFIG.SYS. 5.- Aadir o modificar la lnea FILES para que tenga un valor igual o mayor a 40. ejemplo: FILES=80. 6 .- Reiniciar el equipo.

PRIMER ACCESO Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA.


Antes de comenzar a utilizar FERRUM es necesario definir la forma en la cual trabajar el sistema. La primera vez que se ejecute el sistema deber escribir FERRUM SERVIDOR, dentro del directorio FERRUM en el servidor de la red. Si el servidor de la red tiene el sistema operativo Windows, despus de haber instalado FERRUM , existir un icono en el escritorio con el que se accesar a programa. En el resto de las terminales es necesario escribir FERRUM IDENTIFICACIN, donde IDENTIFICACIN es el nombre de la terminal desde donde se ejecutar el sistema, es importante que la identificacin sea nica y no se repita en otra terminal ya que permite la comunicacin entre distintas terminales ejecutando sistema FERRUM. La primer pantalla muestra informacin del sistema, para salir de ella presione cualquier tecla.

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El sistema solicitar un cdigo de activacin, por favor anote los cdigos mostrados y comunquese con nosotros para que podamos proporcionarle el cdigo de activacin. El cdigo proporcionado por nosotros deber introducirse en el sistema para que este pueda ser utilizado. El nmero de veces que esta accin sea realizada depender de las condiciones de compra de su sistema FERRUM. A continuacin se pedir elegir la empresa a la que se desea a entrar, presione ESPACIO y a continuacin presione INSERT, escriba en Empresa el nmero 1, y en Nombre de la empresa, el nombre de su empresa, presione ENTER. Con esta accin se abrirn o crearn los archivos de datos. Se solicitar una identificacin de usuario, escriba AD que es la identificacin del administrador del sistema. Cuando lo solicite, defina la clave de acceso para el usuario que tambin es AD siguiendo las instrucciones del programa. Nota: La identificacin de usuario es un cdigo de 2 dgitos con el que el sistema reconoce a una persona en particular y la clave de acceso es un cdigo entre 1 y 8 dgitos que permite a esa persona entrar a FERRUM. Ambos cdigos son definidos por cada usuario individualmente y deben ser memorizados por l. Al realizar esta accin aparecer una pantalla con las opciones: USUARIO, UTILIDADES, SALIR.

USUARIOS.
Elija la opcin UTILIDADES en el men principal y despus PERSONAL. (UTILIDADES\PERSONAL). Aparecer el catalogo de usuarios donde solo existe el usuario AD y cuya descripcin es Administrador de Software, se oprime TABULDOR y se entra a la definicin de derechos para este usuario. A todos los campos de todas las pestaas se les da el valor S, el desplazamiento entre pestaas se hace con las teclas AV. PAG. y RE. PAG. y as al usuario AD se le conceden todos los derechos en FERRUM .

CONFIGURACIN DE USUARIOS.
Ya que el sistema FERRUM es un sistema multiusuario, es necesario dar de alta a todo el personal que tendr acceso al sistema, cada usuario se identifica por 2 letras o nmeros (identificacin de usuario), una clave de acceso, su nombre completo y un conjunto de derechos sobre el sistema. Es posible que no deseen que un vendedor en un punto de venta tenga acceso a su cuenta bancaria, o que solo las personas de contabilidad puedan modificar o eliminar algn artculo de su inventario. Para asignar los derechos, en el men principal elija UTILIDADES y despus PERSONAL, (UTILIDADES\PERSONAL), aqu podr dar de alta a nuevos usuarios presionado la tecla INSERT, o tambin podr modificar sus derechos presionando TABULADOR sobre cada usuario, tambin, puede crear un usuario modelo como por ejemplo un vendedor y copiarlo varias veces con CTRL+INSERT. Una vez que usted haya elegido los derechos de cada usuario, podr cambiar usuario activo desde el men USUARIO en el men principal o podr iniciar una nueva sesin en la

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misma terminal con F1 o CTRL+F2, con F1 el sistema sale de todos los mens y cambia usuario, con CTRL+F2 el sistema cambia de usuario pero no sale de los mens. Para poder dar de alta a nuestro personal ocupamos como identificacin de usuario y clave de acceso las iniciales AD, pero una vez que hayamos definido a todos los usuarios ya no ser necesario ocupar este cdigo (AD) para los dos requisitos de accesibilidad sino los definidos para los usuarios. Ms detalles acerca de las opciones para Usuarios, se encuentran en el ttulo Catlogo de Personal.

USO DE MENS.
Un men es una lista de opciones que nos permiten desplazarnos por todo el programa o elegir una accin en especial. El texto remarcado indica cual es la opcin seleccionada. En la barra inferior del men se muestra una descripcin de la opcin seleccionada. Para entrar a la opcin seleccionada se presiona ENTER. Para seleccionar otra opcin se utilizan las flechas de cursor. Se puede tambin entrar a la opcin directamente tecleando la letra que se encuentra de un color distinto.

ACCION

TECLA

DESCRIPCION

FERRUM SEP. 2002. MOVIMIENTO A la primera opcin A la ultima opcin Siguiente opcin Opcin Anterior Opcin directa OTROS Seleccin de la opcin. Salir del men o seleccionar ultima opcin. ENTER, TABULADOR ESC Selecciona la opcin marcada. INICIO FIN \/ /\ Letra resaltada Coloca el cursor en la primera opcin.

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Coloca el cursor en la ultima opcin. Mueve el cursor a la siguiente opcin. Mueve el cursor a la opcin anterior. Mueve el cursor a la opcin con la letra resaltada y la selecciona.

Sale del men seleccionando la ultima opcin, que generalmente es la salida.

EDICIN DE CATLOGO.
Un catlogo es una lista de datos del mismo tipo, ordenados por un criterio en particular, se muestra como una o varias columnas de informacin en donde toda una fila representa los datos de un solo registro (conjunto de datos refirindose a una entidad) y toda una columna representa el mismo concepto en varios registros. Si la informacin de una columna no se ve completa se puede expandir dicha columna con ALT+FLECHAS. Nota. La presentacin de las columnas de un catlogo puede variar dependiendo de los privilegios del usuario. En los catlogos es donde se almacena toda la informacin del sistema. En un catlogo se consultan, seleccionan, reportan, crean, modifican y eliminan los datos del sistema. El texto marcado nos indica que registro y columna se encuentran seleccionados. Para seleccionar otro registro o columna se utilizan las teclas del cursor. En cualquier catlogo, para dar de alta un nuevo registro se presiona la tecla INSERT, si se desea dar de alta un nuevo registro pero basndose en el registro seleccionado, se usa CTRL+INSERT. Para realizar un cambio a los datos de un registro, se selecciona el registro deseado y se presiona TABULADOR. Cuando se esta editando un campo del registro y se desea regresar a los datos previos se utiliza CTRL+U. Para eliminar un registro, se selecciona el registro deseado y se presiona SUPRIMIR.

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Para localizar un registro se utiliza F3 y para localizar el siguiente registro con la misma caracterstica se usa CTRL+F3, mas adelante se explica a detalle el proceso de una bsqueda. Para Ordenar una columna, si es posible por que no todas las columnas de un catlogo se pueden ordenar, se selecciona la columna y se presiona F11. Para Generar un reporte se selecciona lo deseado y se presiona F9. Se puede acceder a un men con todas las funciones disponibles presionando F10. Se pueden crear filtros de seleccin con las teclas F12 para filtrar en base a criterios establecidos, INICIO y FIN para seleccionar un bloque continuo y con SHIFT+TABULADOR para seleccionar registros que no sean continuos en el catlogo. Estas opciones solo seleccionan los registros, para ocultar los que no cumplen con el criterio de seleccin se utiliza SHIFT+F12. Para deshacer cualquier seleccin se utiliza CTRL+F12. Si la base de datos que se desea filtrar es muy grande, puede compactarla, por ejemplo, si solo desea aplicar filtros a todas las facturas de un da, puede seleccionar ese nico da con INICIO y FIN, presionar CTRL+F11, y su catlogo de facturas quedar reducido a solo ese nmero de facturas que pertenezcan al da que escogi como si se tratara de una nueva base de datos a la que se le pueden aplicar los filtros que Ud. necesite, para volver a ver todas las facturas del catlogo presione CTRL+F12. Mas adelante se explica a detalle la elaboracin de filtros y selecciones. La tecla F2 despliega una calculadora que realiza distintas operaciones y se oculta con ESC. La tecla M permite ocultar y mostrar su teclado numrico. Un bloque seleccionado se muestra con un color distinto al normal. Para localizar un registro del catlogo ordenado en base a una columna con el dato que conozcamos, se puede escribir el dato del registro. (Ej. Si tenemos un catlogo de clientes ordenado basndose en el nombre, al escribir la palabra ALIMENTOS nos colocara en el primer registro cuyo nombre comience con ALIMENTOS, al escribir CAMPI nos ubicara en el primer registro cuyo nombre comience con ALIMENTOS CAMPI). El texto que se escribe para localizar un registro se llama Llave de Bsqueda. Para borrar la ultima letra introducida a la llave de bsqueda y relocalizar la informacin se usa CTRL+BACKSPACE. Para borrar toda la llave de bsqueda sin relocalizar la informacin se usa BACKSPACE.

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Cuando es necesario realizar un conjunto de acciones repetidas, como agregar una marca a varios artculos por ejemplo, se graba y ejecuta una MACRO con F4 y se graba una nueva con CTRL+F4. ACCION MOVIMIENTO Registro anterior Registro siguiente Pagina anterior Pagina siguiente Primer registro Ultimo registro Campo a la derecha Campo a la izquierda Primer campo Ultimo campo BSQUEDA /\ \/ Re. Pag. Av. Pag. CTRL+ Re. Pag. CTRL+ Av. Pag. -> <CTRL+<CTRL+-> Selecciona el registro anterior. Selecciona el registro siguiente. Regresa una pagina en la lista. Avanza una pagina en la lista. Se coloca en el primer registro de toda la lista. Se coloca en el ultimo registro de toda la lista. Selecciona el siguiente campo a la derecha. Selecciona el campo a la izquierda. Selecciona el primer campo del registro. Selecciona el ultimo campo del registro. TECLA DESCRIPCION

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FERRUM SEP. 2002. Aade una letra a la llave de bsqueda solo si existe un registro que comience con la llave, luego se ubica en dicho registro. Elimina la ultima letra de la llave de bsqueda y se coloca en el primer registro que comience con la llave de bsqueda. Borra toda la llave de bsqueda y no se reubica. Aade a la llave de bsqueda todas las letras hasta el siguiente espacio del registro seleccionado. Aade o elimina de la llave de bsqueda la siguiente letra del registro seleccionado. Busca un registro que cumpla con la condicin establecida por F3 Busca el siguiente registro que cumpla con la condicin establecida por F3 Crea un nuevo registro y entra a la hoja de descripciones. Crea un nuevo registro copiando en l los datos del registro seleccionado actualmente. Entra a la hoja de descripciones del registro y permite cambiar su contenido. Da de baja o elimina el registro seleccionado.

Aadir letra a la llave de bsqueda

A-Z, 0-9,+,,.,_,$,%, &,*

Borrar ultima letra de la llave de bsqueda

CTRL + BACKSPACE

Borrar toda la llave de bsqueda Aadir palabra del campo a la llave de bsqueda

BACKSPACE

ESPACIO

Aadir letra del campo a la ALT+-> y ALT+<llave de bsqueda Bsqueda avanzada F3

Continua la bsqueda EDICIN Altas Alta duplicando

CTRL+F3

INSERT CTRL+INSERT o ALT+I TABULADOR SUPRIMIR

Cambios Bajas BLOQUES DE SELECCIN Inicio de bloque de seleccin Fin de bloque de seleccin

INICIO FIN

Marca el inicio de un bloque simple de seleccin Marca el final de un bloque simple de seleccin.

FERRUM SEP. 2002. Marca bloque de seleccin F12 o CTRL+F10 avanzado Muestra bloque de seleccin avanzado Deselecciona el bloque Ordena por columna OTROS Selecciona Sale sin seleccionar Men Reportes Calculadora Funciones especiales ENTER ESC F10 F9 F2 F5-F8, SHIFT+F5SHIFT+F8 SHIFT+F12 CTRL+F12 F11 o CTRL+F9 Crea un filtro de seleccin avanzado.

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Visualiza solo los registros que cumplan con la condicin del filtro. Elimina la seleccin de bloque. Si es posible, ordena la lista en base a la columna donde se encuentre el cursor. Sale de la lista seleccionando el registro donde se encuentre el cursor. Sale de la lista sin seleccionar ningn registro. Entra al men desde donde se pueden efectuar casi todas las funciones de la lista. Entra al mdulo de reportes. Entra a la calculadora. Dependen de la lista en la que se encuentre.

BSQUEDAS.
Una bsqueda es una herramienta que nos ayuda a localizar de manera rpida un registro en cualquier catlogo, esta forma de buscar localizar un registro siempre y cuando exista una equivalencia con nuestro criterio de bsqueda.

BSQUEDA RPIDA
Sobre cualquier catlogo se presiona F3 y aparecer una ventana con la pregunta: BSQUEDA RAPIDA? y las opciones SI y NO, se escoge la opcin SI y aparecer entonces un men que mostrar todas las opciones de bsqueda. Estas opciones de bsqueda variarn dependiendo del catlogo en el que nos encontremos. El conjunto de datos que ingresamos para localizar un registro se llama llave de bsqueda, la caracterstica principal de esta forma de bsqueda es que se localizarn solo los registros que cumplan con la equivalencia exacta a nuestra llave de bsqueda. Despus de haber escogido una categora para localizar un registro, aparece un recuadro que tiene por titulo CON EL TEXTO y en el rengln de abajo se ingresa la llave de bsqueda. Por ejemplo: En el catlogo del almacn se escoge el criterio DESCRIPCIN para buscar y si como llave de

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bsqueda se ingresa: PERNO PLANO, el sistema localizar todos los registros cuyo campo DESCRIPCIN tengan la combinacin exacta de las palabras: PERNO - ESPACIO - PLANO. Con CTRL.+F3 se localiza al siguiente registro con esta misma condicin. Es importante mencionar que el orden de las palabras ser tomado en cuenta para localizar un registro.

BSQUEDA CONDICIONAL.
Esta forma de bsqueda se basa en las condiciones que se cumplan dependiendo de cierta combinacin de operadores, cuando se presiona F3 y aparece la pregunta: BSQUEDA RAPIDA? se escoge la opcin NO y aparece un men con todas las categoras de bsqueda que pueden utilizarse, estas categoras variarn dependiendo del catlogo en el que nos encontremos. La caracterstica principal de este tipo de bsqueda es que no necesariamente tendremos que ingresar como llave de bsqueda una combinacin exacta de palabras. Despus de haber escogido una categora para buscar aparece un recuadro que tiene por titulo CON LA PROPIEDAD y en el rengln de abajo se ingresa la llave de bsqueda. A continuacin mencionaremos los 3 tipos de operadores que se pueden ocupar en una BSQUEDA CONDICIONAL. Por ejemplo: En el catlogo del almacn se escoge el criterio DESCRIPCIN para buscar: A).- Si como llave de bsqueda se ingresa: PERNO PLANO, FERRUM localizar el primer registro en el catlogo cuyo campo DESCRIPCIN tenga la palabra PERNO y la palabra PLANO, sin importar la posicin en la que se encuentren estas dos palabras en el campo DESCRIPCIN del registro, el operador y esta dado por el ESPACIO comprendido entre las palabras PERNO y PLANO. Con CTRL.+F3 se localiza al siguiente registro con esta misma condicin. B).- Si como llave de bsqueda se ingresa: PERNO,PLANO, FERRUM localizar el primer registro en el catlogo cuyo campo DESCRIPCIN tenga la palabra PERNO o la palabra PLANO, sin importar la posicin en la que se encuentren estas dos palabras en el campo DESCRIPCIN del registro, el operador o esta dado por la COMA comprendida entre las palabras PERNO y PLANO. Con CTRL.+F3 se localiza al siguiente registro con esta misma condicin. C).- Si como llave de bsqueda se ingresa: -PLANO, FERRUM localizar el primer registro en el catlogo cuyo campo DESCRIPCIN no tenga a la palabra PLANO, el operador no tenga a esta dado por el SIGNO MENOS que antecede a la palabra PLANO. Con CTRL.+F3 se localiza al siguiente registro con esta misma condicin. Es posible hacer combinaciones de operadores por ejemplo: si la llave de bsqueda es PERNO REMACHE -PLANO, estamos combinando dos espacios (y), con un signo menos (no tenga a), y el sistema localizar todos los registros que tengan la palabra PERNO y la palabra REMACHE y que no tengan a la palabra PLANO. Es importante mencionar que en la BSQUEDA CONDICIONAL el orden de las palabras no ser tomado en cuenta para localizar un registro.

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CREACIN DE UN FILTRO.
Es importante mencionar que la herramienta que se indica a continuacin no es para localizar registros, no es una bsqueda, es para seleccionar registros a los que posteriormente se les aplicara determinado formato para crear un reporte. Un filtro sirve para definir un grupo de registros que posean las mismas caractersticas. Un filtro sirve principalmente para definir que registros se mostrarn en un reporte o para encontrar y mostrar que registros cumplen con la condicin definida por el filtro. Para deshacer el filtro se utiliza CTRL+F12. Existen tres formas bsicas para hacer un filtro:

FILTRO ORDENADO.
Este tipo de filtro depender de la columna por la que se encuentre ordenado nuestro catlogo y solo permitir seleccionar los registros que se encuentren entre dos valores (bloque). Este filtro selecciona un conjunto de registros que cumplan con la condicin de encontrarse entre dos valores. Para este filtro se requiere que los valores limite se encuentren ordenados. Es el filtro ms rpido de definir y de procesar, ya que solo se requiere conocer el limite superior y el limite inferior. Los limites se marcan con la tecla INICIO y FIN. 1.Se ordena en base a la columna con los limites conocidos. 2.Se ubica el limite superior (el de ms arriba) y se presiona INICIO. 3.Se ubica el limite inferior (el de ms abajo) y se presiona FIN. Ej. En el catlogo de ALMACEN, si se desea seleccionar a los artculos cuya DESCRIPCIN comience con la palabra CLAVO y a los que comiencen con la palabra DESARMADOR, se ordena primero en base a la DESCRIPCION, se selecciona el primer registro que comienza con CLAVO y se presiona INICIO, se selecciona el ultimo que comience con DESARMADOR y se presiona FIN, as quedarn seleccionados todos los registros entre estos 2 limites, como DADOS, pero no quedarn seleccionados los registros que comiencen con BROCHAS, ARGOLLAS o ESPTULAS.

FILTRO NO ORDENADO.
Con este tipo de filtro es posible seleccionar registros que no sean contiguos, sin importar el orden del catlogo es posible seleccionarlos presionando SHIFT+TABULADOR, sobre cada uno de ellos, si se quiere deseleccionar un registro se coloca el cursor sobre el y se presiona otra vez la combinacin SHIFT+TABULADOR.

FILTRO DEFINIDO.
Este filtro es el ms poderoso y flexible, ya que permite establecer condiciones mucho ms complejas que el filtro ordenado.

Pg. 22 Este filtro puede relacionar a ms de un catlogo.

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Para definirlo se utiliza la tecla F12 si se quiere seleccionar y las teclas SHIFT+F12 si se desea mostrar en pantalla solo los registros que cumplan con esa condicin y ocultar los dems. Para definirlo: 1. Se presiona la tecla F12.

2. Se selecciona el dato que va a servir como condicin al filtro. 3. Si el dato tiene una comilla (), significa que se van a mostrar datos de otro catlogo. 4. Se selecciona la operacin o condicin deseada con el dato.

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5. Se muestra un men con tres opciones, la primera (palabra) sirve para que la comparacin sea con un valor fijo o constante, la segunda (preguntar palabra) se utiliza para mostrar un texto, definido por el usuario, que sirve de referencia para establecer nuevas condiciones del filtro cada vez que este se aplique y la tercera (datos) sirve para elegir otro dato del mismo registro.

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6. Se muestra un men de enlace, si ya se termino de elaborar el filtro se elige TERMINAR, si se desea crear una condicin adicional, se selecciona Y u O, segn sea el caso.

7. Se presiona ENTER y los registros que cumplan con la condicin se mostrarn en un color distinto. Ej. 1 Filtro con un dato y una constante. Si desea seleccionar los artculos con la palabra BLACK&DECKER se presiona F12, se selecciona DESCRIPCIN, se selecciona TENGA A, se selecciona PALABRA, se escribe BLACK&DECKER y se selecciona TERMINAR, el filtro habr quedado: DESCRIPCION TENGA A BLACK&DECKER. Ej. 2 Filtro con dos datos. Si desea seleccionar los artculos con existencias bajas se presiona F12, se selecciona EXISTENCIA, se selecciona SEA MENOR A, se selecciona DATOS, se selecciona MINIMO y se selecciona TERMINAR, el filtro habr quedado: EXISTENCIA SEA MENOR A MINIMO.

ALMACENAMIENTO DE UN FILTRO.
La definicin de un filtro se puede almacenar para no tener que repetir su definicin. Para almacenarlo: 1. Se elabora el filtro, con INICIO y FIN, con F12 o con SHIFT+TABULADOR. 2. Se presiona F9 y aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. Si esta ejecutando FERRUM por primera vez, esta lista estar en blanco. 3. Se presiona la tecla INSERT.

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4. Aparecer un men con los tipos de reportes que se pueden elaborar y se escoge la opcin FILTRO. 5. Se escribe el ttulo del filtro y se presiona ENTER. 6. El filtro quedar almacenado en la lista.

RECUPERACIN DE UN FILTRO.
Un filtro almacenado anteriormente, se puede recuperar de la siguiente forma: 1. Se presiona F9, y aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. Si esta ejecutando FERRUM por primera vez, esta lista estar en blanco. 2. Se selecciona el filtro deseado, (en la columna de tipo deber decir FIL). 3. Se presiona ENTER. 4. La lista de filtros y reportes desaparecer y el filtro quedar activo. Importante: Si usted elabora un filtro con F12, los registros que cumplan con la caracterstica especificada, aparecern sombreados destacndose de todos los dems, si lo elabora con SHIFT+F12, solo aparecern en pantalla los registros que cumplan con la condicin y todos los dems se ocultarn.

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CREACIN DE REPORTES.
Es importante mencionar que un reporte, depender del filtro que se active o realice previamente. Los reportes estn asociados con los filtros. Si un filtro se elabora sin muchas condiciones y a este filtro se le aplica un reporte, obtendremos un informe bastante general y amplio de nuestra base de datos. Si nuestro filtro es elaborado con varias condiciones y a este nuevo filtro le aplicamos un reporte, obtendremos ahora un reporte que muestra datos mas especficos. Dicho de otra forma, lo general o especifico de nuestro reporte depender en gran parte de la elaboracin del filtro con el que este reporte se asocie. Un reporte es un conjunto de registros y resultados que se muestran en pantalla o se imprimen. Los reportes son accesibles mediante la tecla F9 en los catlogos. Se pueden elaborar nuevos reportes segn las necesidades de su negocio. Existen varios tipos de reportes definidos por el usuario:

REPORTES DE TEXTO.
Permiten la creacin de documentos del tipo carta. En el reporte de Texto se pueden insertar datos del o los registros actuales (filtro activo) con la tecla F10. Puede exportar o importar definiciones de reportes o filtros con la tecla F5 y F6 respectivamente. Para elaborar un reporte de texto: 1. Se elabora un filtro que contenga los registros que necesitamos en nuestro reporte. 2. Se presiona F9. 3. Aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. 4. Se presiona INSERT. 5. Se selecciona el tipo de reporte deseado, en este caso TEXTO. 6. Se escribe el ttulo del reporte. 7. Se muestra un editor, donde se puede escribir el contenido del reporte. 8. Donde se requiera un dato insertado del registro actual se presiona la tecla F10. 9. Se selecciona el dato deseado, el cual ser insertado entre comillas, y ser sustituido por los valores verdaderos al generarse el reporte. 10.Se presiona la tecla ESC y los datos sern almacenados automticamente. 11.Para visualizar e imprimir, se coloca sobre el reporte creado (en la columna de tipo deber decir TEX) y se presiona F9.

REPORTES EN COLUMNA.
Permiten la creacin de reportes con mltiples columnas de registro.

FERRUM SEP. 2002. Es posible hacer operaciones con columnas como sumas subtotales y resmenes. Sirven para analizar o mostrar un conjunto de datos.

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Este reporte en unin con los filtros, es el modo ms poderoso de anlisis y estadstica de los datos. Para elaborar un reporte en columna: 1. Se elabora un filtro que nos definir que registros se mostrarn en el reporte.

2. Se presiona F9, aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente, si usted esta usando FERRUM por primera vez esta lista estar en blanco. 3. Se presiona INSERT. 4. Se selecciona el tipo de reporte deseado, en este caso COLUMNAS. 5. Se escribe el ttulo del reporte y se presiona ENTER. 6. Se mostrar una tabla de definicin de reporte. 7. Se presiona la tecla INSERT. 8. Se selecciona el dato a insertar su columna. 9. Se ajustan las caractersticas de la columna, como su titulo, separador, carcter de relleno, tipo de suma, ancho. El tipo de suma puede ser NO, para que no realice ningn total de la columna. Puede ser TOTAL, donde se mostrar el total de la columna hasta la parte inferior de la misma. Puede ser SUBTOTAL para que ponga totales parciales de la columna y un total hasta la parte inferior de la misma, para este tipo de suma es necesario agrupar la columna por caractersticas, para eso tenemos las herramientas CAMBIE y CAMBIEN LAS PRIEMRAS N LETRAS, escogiendo la primera opcin la columna generar un total parcial cada vez que cambie la cadena de la columna que se haya ordenado, la segunda opcin crea un subtotal cada vez que cambie determinado nmero de letras en la cadena de la columna de orden. Y puede ser RESUMEN, para que muestre solo los totales parciales sin el detalle de los mismos y un gran total. La forma de determinar en que momento el reporte tendr un subtotal o resumen, se solicita al elegir el tipo de total, y siempre ser en base a la columna que defina el orden, por ejemplo, si esta

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ordenando la cobranza por cliente y pide subtotales, mostrar subtotales cada vez que en el documento cambie el cliente. 10.Se continan insertando columnas hasta que el reporte se encuentre completo.

11.Si se requiere realizar un cambio a una columna, se coloca sobre la definicin de la columna que desee modificar y presione TABULADOR. 12.Si desea eliminar una columna, colquese sobre la definicin de ella y presione SUPRIMIR. 13.Para definir la columna en base a la cual se ordenar el reporte se utilizan las teclas F5 (ordena), F6 (acumula) y F7 (ordena y acumula) para definir el primer, segundo y tercer orden respectivamente, si se quiere invertir el orden se presiona SHIFT+F5 o SHIFT+F7. 14.Si desea ver como quedara el reporte presione F9. 15.Presione ENTER para salir. 16.Si desea almacenar la definicin del reporte presione S.

REPORTES TIPO FORMATO (FORMAS PRE-IMPRESAS).


Permiten el llenado de formas pre-impresas con un conjunto de datos asociados al o a los registros seleccionados. Muchos de estos formatos se pueden definir para que se impriman por defecto al terminar de elaborar una operacin, por ejemplo las facturas, las notas de crdito, las compras, los movimientos de almacn, cotizaciones, etc. Para elaborar un reporte de formato: 1. Se elabora un filtro que contenga los registros que necesitamos en nuestro reporte. 2. Se presiona F9. 3. Aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. 4. Se presiona INSERT. 5. Se selecciona el tipo de reporte deseado, en este caso, FORMATO.

FERRUM SEP. 2002. 6. Se escribe el ttulo del reporte y se presiona ENTER. 7. Se mostrar una tabla de definicin de reporte.

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8. Si desea imprimir una gua presione F5 y especifique de que tamao quiere la gua, se imprimirn nmeros, puntos y signos de mas (+), cada numero indica mltiplos de 10, cada + indica mltiplos de 5 y cada punto las unidades, esta gua le ser muy til para especificar la posicin en la que usted desea que se impriman los campos insertados en su reporte formato, definiendo las columnas y renglones iniciales y finales. 9. Se presiona la tecla INSERT. 10.Se selecciona el tipo de dato a insertar en el formato, este puede ser un CAMPO del registro, como por ejemplo el nombre del cliente; puede ser un FORMATO, como la fecha del da de hoy o un cdigo especial de formato para la impresora; puede ser una VARIABLE, la cual le pedir el valor que ser impreso cada vez que se genere el reporte o puede ser un TEXTO fijo, como el de gracias por su compra. 11.Se selecciona el tipo de formato del dato, este varia segn el tipo de dato, es decir, en fechas se selecciona si se muestra en formato largo o corto o los nmeros si tienen separadores de miles o no. 12.Se ajustan las caractersticas de impresin del dato, por ejemplo, el rengln y columna donde se pondr el dato, el contenido del dato, la alineacin, (izquierda, derecha, centrado o justificado), y dependiendo de la impresora, el tamao de la letra. 13.Se continua insertando datos hasta que el formato se encuentre completo. 14.Si se requiere realizar un cambio a un dato, se coloca sobre la definicin de la columna que desee modificar y presione TABULADOR. 15.Si desea eliminar un dato, colquese sobre su definicin y presione SUPRIMIR. 16.Si desea ver como quedara el reporte impreso presione F9. 17.Presione ESC para salir de la presentacin preliminar del reporte y seleccione la opcin deseada. 18.Presione ENTER y si desea almacenar la definicin del reporte presione S, si presiona N la definicin no se guardar.

PARA GENERAR E IMPRIMIR UN REPORTE:


1. Se elabora un filtro que contenga los registros que necesitamos en nuestro reporte. 2. Se presiona F9, aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente, si usted esta usando FERRUM por primera vez esta lista estar en blanco. 3. Se selecciona el reporte deseado y se presiona F9. 4. Se mostrar un indicador de que el reporte se esta elaborando. 5. Se mostrar el reporte. 6. Para salir del reporte en pantalla presione ESC. 7. Aparecer un men con las opciones de imprimir: Todo, Por Pginas, Mandar a un Archivo o Salir.

Pg. 30 8. Seleccione lo que desee hacer.

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ENRUTAMIENTO DE IMPRESORAS.
Mediante esta herramienta de FERRUM , es posible especificar que tipo y que reportes se imprimirn en determinadas impresoras. Por ejemplo, en una red de FERRUM , sin importar en que maquina se este trabajando podemos direccionar la impresin de Reportes a determinada Impresora A y la impresin de Facturas a la Impresora B, sin importar la terminal que este mandando a imprimir. La pestaa UTILIDADES / VALORES DEL SISTEMA / LOCAL contiene campos que solo afectaran a la terminal donde se modifiquen no a toda la red, en esta pestaa se relaciona una impresora a un puerto de impresin determinado, los nombres de las impresoras se pueden personalizar, note que en este ejemplo IMPRESORA 1 tiene el nombre REPORTES e IMPRESORA 2 tiene el nombre FACTURAS. Estos nombres sern comunes a todas las maquinas que tengan acceso a FERRUM , lo que puede no ser comn ser el puerto a donde estas impresoras estn conectadas, es decir, que es posible conectar la impresora REPORTES a LPT1, en esta maquina y a otro o al mismo puerto en otro equipo por que estos valores estn siendo modificados en la pestaa LOCAL y recuerde que los valores de estos campos solo afectarn a la maquina en donde se modifiquen.

Por ejemplo, lo que permitir que la impresin de una Factura se ejecute en la impresora FACTURAS ser el puerto a donde esta impresora este conectada en la pestaa LOCAL de cada maquina que imprimir Facturas. La impresora FACTURAS esta conectada fsicamente a una mquina, generalmente en el puerto LPT1, a esta maquina le llamaremos SERVIDOR DE IMPRESIN, ahora bien, en la pestaa LOCAL del servidor de impresin FACTURAS deber estar conectada al puerto LPT1. Si queremos que otra maquina, a la que llamaremos CLIENTE, imprima Facturas en la misma impresora primero tendremos que conectar la impresora FACTURAS, del servidor de impresin, a un determinado puerto en el cliente, esto es, conectar una impresora a travs de la red, esto se hace mediante un determinado software de red como pueden ser Lantastic o Microsoft. Una vez conectada la

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impresora de red a un puerto determinado en el cliente, por ejemplo LPT2, entonces en la pestaa LOCAL de la computadora CLIENTE tendr que conectarse la impresora FACTURAS a LPT2. Y ahora, si al formato de nuestras facturas le asignamos la impresora FACTURAS, la impresin se realizar siempre en la misma impresora.

Concluyendo: en la pantalla anterior de FERRUM , se asignan ahora nombres de impresoras y en la pestaa LOCAL se asignan puertos de impresin que previamente fueron conectados localmente o a travs de la red a determinadas impresoras. Para este ejemplo el reporte llamado FORMATO esta asignado a la impresora FACTURAS y ser as para todas las maquinas que entren a FERRUM , pero la impresora FACTURAS esta conectada a distintos puertos de impresin en la pestaa local de cada maquina. En la pestaa LOCAL del cliente FACTURAS pudo haber sido conectada tambin al puerto LPT1, en el ejemplo se conecto a LPT3 por si el cliente tuviera una impresora conectada fsicamente a su puerto LPT1, si fuese as es posible compartir tambin esta segunda impresora.

PARA EXPORTAR UN REPORTE:


Existen dos tipos de exportacin para un reporte en FERRUM , es posible exportar el reporte generado a otras aplicaciones de computadora para procesar esta informacin con las herramientas de esas aplicaciones (Word, Excel, Quattro, WordPerfect, etc.) o se puede exportar la definicin del reporte para que sea utilizado por otras sucursales que utilicen FERRUM , por definicin de reporte entendemos las instrucciones que se emplearon para construirlo.

EXPORTAR A OTRA APLICACIN.


1. Se elabora un filtro que contenga los registros que necesitamos en nuestro reporte.

Pg. 32 2. Se presiona F9.

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3. Aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. 4. Se selecciona el reporte deseado y se presiona TABULADOR. 5. Presione ENTER en el ttulo del reporte. 6. Se mostrar la tabla de definicin del reporte. 7. Presione F9. Se mostrar un men con las opciones: Impresin, Exportacin, Exportacin1, Exportacin2 y Salir. Con la opcin Impresin el reporte se imprimir, con Exportacin FERRUM convertir el reporte en un archivo DBF, Exportacin1 para exportar a hojas de clculo y Exportacin2 para exportar a procesador de palabras. Para el caso de Exportacin, se preguntar por el nombre del archivo, d un nombre especfico al reporte sin extensin y FERRUM le colocar la extensin .DBF. Para Exportacin 1 y 2 , d un nombre al reporte sin extensin y el sistema le colocar la extensin .TXT. (Excel y la mayora de programas usan la extensin .TXT). 8. Se mostrar un indicador de que el reporte se esta exportando. 9. Se mostrar un indicador de que se termino de exportar. El reporte quedar grabado en el subdirectorio FERRUM. 10.Salga con la tecla ESC.

EXPORTAR LA DEFINICIN.
1. Se presiona F9. 2. Aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. 3. Se selecciona el reporte deseado y se presiona F5. Aparece una pantalla que solicita el nombre para el reporte a exportar que por defecto es el mismo que tiene en FERRUM con la extensin .ADR, si lo desea d un nuevo nombre o no y presione ENTER. La definicin del reporte habr sido exportada y el nuevo archivo .ADR quedar grabado en el subdirectorio FERRUM. Este archivo podr ser importado en otra red de FERRUM pare que funcione de igual forma que de donde se export. El archivo se graba en el subdirectorio FERRUM del servidor de lo que puede ser otra tienda con sistema FERRUM . 4. Se entra al catlogo donde se importar la definicin del reporte, se presiona F9. 5. Aparecer una lista con los reportes y filtros definidos anteriormente. 6. Se presiona F6 y el sistema preguntar cual es el nombre del reporte a importar. 7. Se ingresa el nombre se presiona ENTER y el reporte estar listo para trabajar en esta red FERRUM .

EDICIN EN UNA PANTALLA DE CAPTURA. (FICHERO).


Una pantalla de captura es una o ms paginas (pestaas) de informacin de un mismo registro.

FERRUM SEP. 2002. Cada pagina tiene uno o ms campos de captura de informacin.

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Para moverse de un campo a otro se utilizan las TECLAS DE CURSOR ARRIBA O ABAJO, el ENTER y el TABULADOR. Para moverse de una pestaa a otra, se utiliza AV. PAGINA o RE. PAGINA. Se puede ir a una pestaa en especial presionando F10 y seleccionando la deseada. Para salirse de una pantalla de captura se regresan o avanzan las paginas hasta salir o se presiona la tecla ESC.

ACCION MOVIMIENTO Primer campo Campo siguiente Campo anterior

TECLA

DESCRIPCIN

CTRL +INICIO Coloca el cursor en el primer campo. \/,TABULADO R /\, SHIFT+TABUL ADOR Av. Pag. Coloca el cursor en el siguiente campo. Coloca el cursor en el campo anterior. Avanza de pagina de captura, si se encuentra en la ultima, sale de la pantalla de captura. Regresa a la pagina de captura anterior, si se encuentra en la primera, sale de la pantalla de captura.

Pagina Siguiente

Pagina Anterior

Re. Pag.

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FERRUM SEP. 2002. Muestra un men con los encabezados de las paginas (pestaas), para ir a esa pagina en especfico. Sale de la pantalla de captura sin actualizar los cambios al campo actual.

Pagina especifica

F10

Salir de la Pantalla de captura

ESC

EDICIN DE UN CAMPO DE TEXTO.


Un campo de texto es un rea de captura donde se pueden introducir letras, nmeros o signos especiales. Hay dos modos de escritura en un campo de texto, de insercin, donde el nuevo texto se va insertando en la posicin del cursor y el de sobre escritura, en el cual el nuevo texto va borrando al anterior. ACCION MOVIMIENTO A la primera letra A la ultima letra Letra a la derecha Letra a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda BORRADO Borrar la letra a la izquierda BackSpace Elimina la letra a la izquierda del cursor y desplaza a la izquierda las letras de la derecha del cursor una posicin. Elimina la letra a la derecha del cursor y desplaza las letras restantes de la derecha una posicin a la izquierda INICIO FIN -> <CTRL+-> CTRL+<Coloca el cursor en la primer letra del campo. Coloca el cursor en la ultima letra del campo. Mueve el cursor una letra a la derecha Mueve el cursor una letra a la izquierda Mueve el cursor una palabra a la derecha Mueve el cursor una palabra a la izquierda TECLA DESCRIPCION

Borra la letra a la derecha

Del

FERRUM SEP. 2002. Borra la palabra a la derecha Borra del cursor hasta el final Borra la palabra a la izquierda OTROS

Pg. 35 Elimina toda la palabra a la derecha del cursor. Elimina todo el texto entre el cursor y el final del campo. Elimina toda la palabra a la izquierda del cursor. Intercambia los modos de edicin, en modo sobre escritura, las nuevas letras escritas borran las ya existentes, en modo Insert, las letras ya existentes se desplazan a la derecha. Deshace cualquier cambio realizado sobre el campo.

CTRL+T CTRL+Y CTRL + BackSpace

Modo insercin o sobre escritura

INSERT

Deshace los cambios

CTRL+U

EDICIN DE UN CAMPO NUMRICO.


Un campo numrico es un rea de captura donde solo se pueden introducir nmeros y en ocasiones el signo menos (-). Si el campo numrico tiene punto decimal, al presionar el punto decimal, los nmeros introducidos anteriormente se desplazan a la derecha para tomar su posicin correspondiente. Los separadores de miles y millones son automticos, no es necesario hacerlos coincidir con el nmero que se esta capturando. ACCION MOVIMIENTO Al primer numero A la ultima numero Numero a la derecha Numero a la izquierda Bloque a la derecha INICIO FIN -> <CTRL+-> Coloca el cursor en el primer nmero del campo. Coloca el cursor en el ltimo nmero del campo. Mueve el cursor un numero a la derecha Mueve el cursor un nmero a la izquierda Mueve el cursor un bloque numrico a la derecha TECLA DESCRIPCION

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FERRUM SEP. 2002. Mueve el cursor un bloque numrico a la izquierda Elimina el nmero a la izquierda del cursor y desplaza a la izquierda los nmeros de la derecha del cursor una posicin. Elimina el nmero a la derecha del cursor y desplaza los nmeros restantes de la derecha una posicin a la izquierda Elimina todos los nmeros del bloque a la derecha del cursor. Elimina todo el texto entre el cursor y el final del campo. Elimina todo el bloque a la izquierda del cursor. Intercambia los modos de edicin, en modo sobre escritura, los nuevos nmeros escritas borran las ya existentes, en modo Insert, los nmeros ya existentes se desplazan a la derecha. Deshace cualquier cambio realizado sobre el campo. Muestra una calculadora y coloca el valor del campo como operador de la calculadora, para copiar el resultado de la calculadora al campo hay que presionar la tecla TAB

Bloque a la izquierda BORRADO Borrar el nmero a la izquierda

CTRL+<-

BackSpace

Borra el nmero a la derecha Borra el bloque a la derecha Borra del cursor hasta el final Borra el bloque a la izquierda OTROS

Del

CTRL+T CTRL+Y CTRL + BackSpace

Modo insercin o sobre escritura

INSERT

Deshace los cambios

CTRL+U

Calculadora

F2

EDICIN DE UN CAMPO DE FECHA


Un campo de fecha es un rea de captura donde solo se aceptan nmeros que describan una fecha vlida. Al presionar cualquier tecla que no sea de desplazamiento de campo (CURSOR, ENTER, TAB, etc.) se muestra automticamente un pequeo calendario que es la base de la captura. Hay dos modos de elegir una fecha, el numrico y el grfico.

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En el modo numrico, solo se escribe la fecha en formato dd/mm/aa (da/mes/ao) y se presiona ENTER. En el modo grfico, se elige la fecha desplazndose con las TECLAS DE CURSOR y TECLAS DE PGINA por el calendario y se termina con ENTER. En este modo grfico tambin es posible agregar o restar das a la fecha especificada tecleando el signo + o el signo - respectivamente. Y tambin se puede ir directamente a la fecha del sistema oprimiendo la H (hoy).

ACCION EDICIN Fecha directa Regresar una posicin. Salir aceptando la nueva fecha. Salir sin aceptar cambios

TECLA 0-9 BackSpace

DESCRIPCION Escribe la fecha tecleada solo si es una fecha vlida. Coloca el cursor un numero a la derecha

ENTER, Avanza al siguiente campo de edicin, TABULADOR si es el ltimo, sale da la pantalla de edicin. ESC Avanza al siguiente campo de edicin sin hacer cambios, si es el ltimo, sale da la pantalla de edicin. Cambia la fecha al da siguiente. Cambia la fecha al da anterior. Cambia la fecha a la semana siguiente. Cambia la fecha a la semana anterior. Cambia la fecha al mes siguiente. Cambia la fecha al mes anterior. Cambia la fecha al ao siguiente. Cambia la fecha al ao anterior. Cambia la fecha al primer da del mes. Cambia la fecha al ultimo da del mes.

MOVIMIENTO Da siguiente. Da anterior. Semana siguiente. Semana anterior. Mes siguiente. Mes anterior. Ao siguiente. Ao anterior. Primer da del mes ltimo da del mes -> <\/ ^ Av. Pag. Re. Pag. CTRL+Av.Pag. CTRL+Re.Pag INICIO FIN

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EDICIN DE UN CAMPO DE OPCIN MLTIPLE. (MENUS AUXILIARES)


Un campo de opcin mltiple es un rea de captura donde solo se aceptan valores predeterminados que aparecen en una lista. Al presionar cualquier tecla que no sea de desplazamiento de campo (CURSOR IZQ. O DER., BARRA ESPACIADORA, etc.) se muestra automticamente una lista de opciones validas para este campo. El texto remarcado indica cual es el valor seleccionado. Para seleccionar se marca el valor deseado y se presiona ENTER. Para seleccionar otro valor se utilizan las flechas de cursor. Se puede tambin seleccionar directamente un valor tecleando la letra que se encuentra de un color distinto.

ACCION MOVIMIENTO A la primera opcin A la ultima opcin Siguiente opcin Opcin Anterior Opcin directa OTROS

TECLA

DESCRIPCION Coloca el cursor en la primera opcin. Coloca el cursor en la ultima opcin. Mueve el cursor a la siguiente opcin. Mueve el cursor a la opcin anterior. Mueve el cursor a la opcin con la letra resaltada y la selecciona.

INICIO FIN \/ /\ Letra resaltada

FERRUM SEP. 2002. ENTER, TABULADOR ESC

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Seleccin de la opcin. Salir sin cambios

Selecciona la opcin marcada. Deshace cualquier cambio realizado sobre el campo.

EDICIN DE UN CAMPO DE LISTA.


Un campo de lista es un rea de captura donde se relaciona el registro actual con el registro de otro catlogo. Al presionar cualquier tecla que no sea de desplazamiento de campo (CURSOR IZQ. O DER., BARRA ESPACIADORA, etc.) se muestra automticamente un catlogo a media pantalla para relacionarlo con el campo actual. El texto remarcado indica cual es el valor seleccionado. Para seleccionar se marca el valor deseado y se presiona ENTER. Para seleccionar otro valor se utilizan las flechas de cursor o las capacidades de bsqueda del catlogo. Mientras se encuentre en el catlogo se pueden utilizar todas las funciones del mismo, altas, cambios, bajas, bsquedas, reportes, etc.

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FERRUM SEP. 2002.

ACCION

TECLA

DESCRIPCION LOS MOVIMIENTOS Y SELECCIONES SE CONTROLAN EXACTAMENTE COMO UNA LISTA DE DATOS, INCLUSIVE ES POSIBLE DAR DE ALTA, CAMBIOS O BAJAS REGISTROS DE LA LISTA SIN TENER QUE SALIR DE ELLA. Selecciona la opcin marcada y la enlaza con el campo. Deshace cualquier cambio realizado sobre el campo.

MOVIMIENTO

OTROS Seleccin de la opcin. Salir sin cambios Mostrar la lista de datos. ENTER ESC

Cualquier tecla Muestra la lista de datos para poder elegir que no sea de un dato de ella. movimiento.

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Todos los catlogos de FERRUM , poseen una columna que se llama ACCION, dependiendo del catlogo en que nos encontremos trabajando, esta columna mostrar un mensaje en particular, este mensaje se refiere a la accin inmediata que hay que realizar con el registro, por ejemplo, en el catlogo de inventario un registro puede tener en la columna ACCIN la palabra CONTAR, para indicarnos que ese articulo no esta inventariado. En el catlogo de clientes la columna ACCIN pudiera decir SIN RFC, para indicarnos que este cliente no tiene RFC capturado en FERRUM . En cualquier catlogo podemos realizar lo que la columna ACCION indique posicionndonos sobre el registro y presionando ENTER.

INVENTARIO.
CATALOGO DE ALMACEN.
Mantiene la informacin de todos los artculos que maneja su empresa. Controla las existencias en los distintos almacenes. Muestra las existencias de los distintos almacenes con CTRL+F6. Controla las listas de precios. Es posible otorgar precios especiales a clientes con CTRL+F7. Administra la clave y los proveedores de cada articulo. Mantiene la informacin de los niveles ptimos de existencias. Permite importar existencias y precios de productos que se encuentren en archivos DBF y cambiar precios utilizando F8. Muestra en pantalla diagramas, fotografas o textos de los artculos con CTRL+F5. Muestra el Cardex del articulo con F5 Muestra distintas presentaciones con F6 Cambia precios de un conjunto de artculos con F8. Mediante esta herramienta es posible tambin cambiar los precios de los kits, cambiar el precio de los artculos de porcentaje a fijo y viceversa, (Ver Tipo de Precio Pag. 45), actualiza los precios en base a descuentos del proveedor y precios sugeridos. Permite saber que artculos es necesario pedir a determinados proveedores con F7. Se puede accesar a este catlogo desde cualquier parte del sistema mediante SHIFT+F2.

COLUMNAS.
Accin.- Muestra la instruccin que tiene que hacerse con el registro, imprimir, cobrar, revisar generales, entregar, etc. Clave.- Clave del presionando F11. articulo, es posible ordenar esta columna

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FERRUM SEP. 2002. Descripcin.- Descripcin del articulo, es posible ordenar y buscar por esta columna presionando F11. Menudeo.- Precio de menudeo de la primera presentacin (A). Mayoreo.- Precio de medio mayoreo de la primera presentacin (A). Mayoreo.- Precio de mayoreo de la primera presentacin (A). Costo.- El costo del articulo en su unidad base (configurable). Almacn (es).- Existencias en el almacn por defecto (configurable). Ex. Total.- Muestra la suma total de las existencias de los almacenes que se hayan seleccionado con una S en UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/TERMINOS. Uni.- Presentacin o unidad de venta. Cdigo.- Costo y descuento mximo respecto al precio de menudeo, ej. Si nuestro costo es de 100.00 y tenemos un precio de venta de 150.00, nuestra utilidad es del 50%, y el costo respecto al precio de venta es el 33% menos, as nuestro cdigo quedara 300001003, donde el primer y el ultimo dgito nos indican el descuento mximo y los dgitos restantes nos indican el costo. Cod. Pro.- El cdigo con que es conocido el producto por el proveedor.

CAPTURA DEL ARTICULO.


Al presionar TABULADOR, INSERTAR o CTRL + INSERTAR, aparece la siguiente pantalla con datos del articulo seleccionado para modificar o del nuevo articulo creado.

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INVENTARIO.
DESCRIPCION. Es la descripcin del articulo, es as como se facturar y como saldr en las listas de precios, es posible ordenar y buscar la lista de artculos basndose en este dato. CLAVE DEL PRODUCTO. Nos permite clasificar, ordenar y referirnos a un articulo de forma nica y rpidamente, dependiendo del mtodo de clave que utilice, variar la versatilidad de este campo. CODIGIO DE BARRAS. Donde se captura el Cdigo de Barras del producto para su identificacin en el sistema FERRUM . til si se piensa utilizar un lector de cdigo de barras para agilizar la captura de artculos en una Factura por ejemplo. UNIDAD BASE (A). Es la unidad de presentacin del artculo ms factible para su venta al pblico, (Pieza, Caja, etc.). DIBUJO. Es el nombre de un archivo de imagen o de texto, que se encuentra en el directorio de dibujos, asociado al artculo. CLASIFICACIONES. Es posible especificar hasta 5 clasificaciones para cada artculo en particular, puede definir, por ejemplo, la clasficacin 1 como la linea a la que pertenece el producto, elctrico, herramienta general, metal, plstico, etc. FORMA DE VENTA. Nos indica la forma de venta del articulo, las formas de venta son: Normal.- Es la forma ms comn de venta. Kit.- Es un articulo integrado por varios artculos que pueden venderse por separado, por ejemplo un juego de bao. Seriado.- Posee un nmero nico de serie, de poseerlo, al efectuar movimientos con dicho articulo, se solicitara el nmero de serie. Produccin.- Es un articulo integrado por varios artculos que al ser reunidos, ya no pueden ser separados, por ejemplo, la pintura con sus tintas. Servicio.- Si el artculo creado es un servicio, como puede ser el mantenimiento de cierto tipo de maquinaria. CATLOGO. Permitir especificar que artculos podrn visualizarse al escogerse determinado catlogo, es til cuando se es fabricante de ciertos productos y deseamos, por ejemplo, ver por separado nuestra materia prima y nuestro producto terminado.

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COSTOS.
COSTO. Es el costo real del artculo, es decir, el precio antes de IVA que nos da el proveedor. OTROS COSTOS. Es el costo adicional del producto por otros conceptos, como el flete, este valor es calculado al dar entrada a un producto a travs de una Compra. COSTO PROMEDIO. Es el costo promedio del articulo, calculado a travs de las compras. PRECIO SUGERIDO. Es el precio antes de IVA sugerido por el proveedor, antes de aplicarle los descuentos de compra. DESC. PROVEEDOR. Es el descuento que otorga el proveedor al artculo actual, es posible fijar un descuento encadenado, para esto se presiona F2 (Calculadora) y se presiona D, se escriben todos los descuentos y se presiona TABULADOR. MONEDA. Establece la moneda a la cual se cotiza el articulo, los precios en la lista de precios son convertidos automticamente a moneda nacional, con el tipo de cambio del da, los valores permitidos son: MN (moneda nacional), DLAR. IMPUESTO. Permite establecer que tipo de impuesto paga el articulo, como IVA o IEEP. ULTIMO CAMBIO DE PRECIO. Muestra la fecha del ultimo cambio de precio del articulo.

PRECIOS.
UNIDADES (B,C) Y EQUIVALENCIAS. Unidad de venta, permite establecer diferentes formas de venta del mismo articulo, por ejemplo se puede vender alambre por metro, kilo o rollo, no se permite definir dos unidades iguales dentro del mismo articulo, es decir, si presentacin 1 tiene por unidad PZ, si se trata de dar la misma unidad en la presentacin 2, el cursor no avanzara hasta que este vaca, tenga una unidad distinta o tenga una X, para definir una nueva presentacin, en la lista de presentaciones se presiona la tecla INSERT para darla de alta. Determina la relacin entre esta unidad y la unidad base, por ejemplo, si la unidad base del alambre es el rollo, en la presentacin por metro, se establecer el nmero de metros por rollo, aunque es preferible que la unidad base sea la menor de las unidades, la unidad base siempre tiene 1 Pieza por unidad. DESC POR OFERTA. Es el descuento a la venta que se aplica al articulo con el fin de promocionarlo.

FERRUM SEP. 2002. UNIDAD DE COMPRA Y DE VENTA.

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Establece la unidad de compra mas comn hacia el proveedor y la unidad de venta mas comn hacia los clientes. TIPO DE PRECIO UNIDADES A,B,C. Hay tres formas de calcular el precio. F.- Precio Fijo; Este precio solo vara cuando se realizan cambios de precio, sirve para mantener estable un precio, aun cuando su costo este fluctuando. P.- Porcentaje; Este precio se calcula aplicando un margen de utilidad al costo. R.- Redondeado; Es similar al precio por porcentaje, solo que el precio es redondeado a la moneda especificada en configuracin del sistema. Con la combinacin de las teclas SHIFT+F8, es posible cambiar el tipo de precio de Fijo a Porcentaje en el Catlogo de Almacn. MENUDEO, 1/2 MAYOREO Y MAYOREO. Establecen porcentajes de utilidad o precios fijos, segn el tipo de precio seleccionado para cada unidad A, B y C. ESCALAS DE PRECIOS. Estos campos a la izquierda de los ttulos mayoreo y mayoreo, se utilizan para capturar la cantidad de artculos a partir de la cual se considerar determinado precio de venta.

EXISTENCIAS.
UBICACIN. Establece la ubicacin fsica del articulo, se pueden crear mltiples convenciones de ubicacin, por ejemplo, P3E5N1 podra significar Pasillo 3, Estante 5, Nivel 1. INVENTARIADO. Define si el artculo se encuentra inventariado, en caso de ser SI, se llevara el control de las existencias del articulo, en caso de ser NO, NO MODIFICARA EXISTENCIAS POR COMPRAS O VENTAS, permite inventariar de forma gradual, tambin sirve para facturar conceptos que no requieren existencias, como servicios. EXISTENCIA. Establece las existencias actuales en cada almacn, solo se pueden editar si el campo INVENTARIADO tiene el valor NO. MINIMO. Especifica la cantidad mnima de unidades que queremos mantener en todos nuestros almacenes de este artculo.

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FERRUM SEP. 2002.

PEDIDOS.
CODIGO DEL PRODUCTO. Tiene el cdigo por como es conocido el articulo por el proveedor, en caso de contar con sistema de cdigo de barras, el cdigo ser el valor UPS del cdigo de barras. LOTE Y VENTA POR DIA. Es el tamao del lote de artculos al comprar, por ejemplo los guantes en lotes de 12 y los martillos en lotes de 6. Establece un promedio de ventas Diarias de los ltimos 60 das, al principio deber tener un valor estimado y posteriormente el sistema adecuar el promedio de acuerdo a las ventas. ULTIMA COMPRA Y TIEMPO DE ENTREGA. Fecha de la ultima compra al proveedor de este articulo. Tiempo de surtido del proveedor de este artculo. SALIDAS DESDE LA ULTIMA COMPRA. Muestra el total de ventas desde la ultima compra al proveedor. MERMA ESTIMADA. Es la perdida mxima estimada por unidad de medicin, por ejemplo, al vender 1 metro de cable, generalmente se entregara 1.03 mts., lo que significa que hay una Merma de 3%. AHORRO ESTIMADO. Es el ahorro por unidad de medicin, por ejemplo, al vender 1 litro de solvente, se entregan en realidad 980 ml, equivalente a un ahorro de 2%. PESO... POR CADA... Tiene el peso del articulo, entre ms artculos sean pesados, mayor precisin habr en el conteo rpido con bascula electrnica, se debe escribir el peso de los artculos pesados, por ejemplo, 145 gr por cada 25 clavos. Es importante que el campo POR CADA... tenga al menos un valor de 1, pues internamente FERRUM realiza la divisin del campo PESO... entre el campo POR CADA... y X/0 no esta definido como una cantidad real.

PROVEEDORES.
Contiene a los proveedores elegidos para surtir el artculo. Si se desea dar de alta un nuevo proveedor para el mismo articulo se presiona INSERT en esta misma pestaa y se capturan los datos del nuevo proveedor normalmente, pues aparecer el Catlogo completo de los proveedores de su negocio.

KIT.
Si usted escogi, en la pestaa INVENTARIO en el campo FORMA DE VENTA la opcin Kit ( ), podr ver aqu todos los artculos que componen el producto creado como Kit. Es posible actualizar los precios de los artculos que componen el Kit con F8.

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CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS.


NOMBRE. Clave. Descripcin Clv. Prov. Proveedor>> Proveedores Unidad 1, 2, 3 Empaque 2, 3 Kit Precios especiales. Merma Ahorro Moneda Costo Costo promedio. Gastos. Sugerido F. Venta 1, 2, 3. A,B,C DESCRIPCION. Clave del Artculo. Descripcin del Articulo Clave del articulo utilizada por el proveedor. Datos del proveedor seleccionado. Lista de proveedores del artculo. Presentaciones como se vende el articulo Equivalencias entre la presentacin 1 y las dems presentaciones. Lista de componentes del Kit. Lista de clientes con precios especiales para el articulo. Porcentaje de merma del articulo Porcentaje de ahorro del articulo Numero de moneda en la que se cotiza. Costo antes de IVA del articulo Costo promedio del artculo en base a otros gastos. Otros gastos que genera el artculo, como el flete. Precio de venta sugerido por el proveedor. Porcentaje de ganancia en los precios 1, 2 y 3, en las presentaciones A, B y C. 12 11 1 27.53 31.50 2.50 40.00 45.29 KG 1000.00 EJEMPLO. GNDESPLA01 Desarmador Plano 104-3001

Precio de venta en los precios 1, 2 Menudeo(1), y 3 para las presentaciones A, B y Mayoreo(2), C, con o sin IVA incluido segn la Mayoreo(3).de A,B y C configuracin del sistema. Cdigo Cdigo de precio del producto

40.00 300000289

Pg. 48 Factor acumulado de descuentos del proveedor Impuesto que paga. Porcentaje de descuento del articulo Existencias mnimas. Promedio de ventas diarias del articulo. Fecha de ultima Compra. Fecha del ltimo cambio de precio del articulo Tiempo de entrega en das. Total de ventas desde la ultima Compra. Accin inmediata a realizar con el artculo. Forma de venta del artculo Si las existencias son afectadas por documentos de compra venta Artculo modificado desde la ltima Exportacin. Ubicacin Fsica en el almacn Costo del Inventario (Costo Promedio x existencia). Costo del Inventario (Costo x existencia). Valor del Inventario al mercado ( Mayoreo x existencia), venta de las existencias a precio de Mayoreo Existencias en el almacn Activo, por unidades de venta Existencias por Almacn. La suma de las existencias de todos los almacenes

FERRUM SEP. 2002.

Factor Impuesto Descuento Mnimo Venta Diaria Ultima Compra Cambio de precios. T. Entrega Vendido Accin Forma de venta Inventariado Modificado Ubicacin Costeo Costo Reposicin

0.45 15 20 10 3.4 4/MAR/00 4/ABR/00 8 435.20 Pedir, Contar. Produccin, Servicio. S

P3E4N2 840.00 997.00

Valor Mercado Almacn Actual, Unidad 2, Unidad 3 Almacn N Existencia Total

1024.00

54 54 115

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CATALOGO DE GARANTAS Y SERVICIOS.


Permite controlar la ubicacin de los artculos en garanta. Permite administrar los servicios proporcionados por la empresa.

COLUMNAS.
Ser.- Numero del documento de servicio. Salida.- Fecha esperada de salida o fin del servicio. Ingreso.- Fecha de entrada del articulo o solicitud de servicio. Pri.- Prioridad de atencin a la garanta o servicio. Edo.- Estado actual de la garanta. Articulo.- Articulo en garanta o tipo de servicio. Serie.- Numero de serie del articulo en garanta. Costo.- Costo del servicio o garanta. Cliente.- Cliente que solicito el servicio o garanta. Ubicacin.- Proveedor de garanta o servicio donde se encuentra el articulo.

CAPTURA DE GARANTIAS Y SERVICIOS.


Al presionar TABULADOR, INSERTAR o CTRL + INSERTAR, aparece la siguiente pantalla con datos de la garanta o servicio seleccionado o del nuevo servicio creado.

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ARTICULO.
NUMERO DE SERVICIO. Numero del documento de la orden de servicio o garanta. CLIENTE. Cliente que solicito el servicio o garanta. Para ver todo el catlogo de clientes presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. En FERRUM , cuando se manda a llamar un catlogo desde otra ubicacin, este aparece con todas sus caractersticas de operacin, de esta forma se podr dar de alta, filtrar, etc., e incluso eliminar un registro del catlogo de clientes desde esta nueva ubicacin. DESCRIPCION. Descripcin del articulo en garanta o servicio solicitado. Para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. SERIE. Nmero de serie del articulo en garanta.

CONDICION.
FECHA DE INGRESO. Fecha en que se solicito el servicio o garanta. FECHA ESPERADA DE SALIDA. Fecha prometida de entrega del articulo o garanta. ESTADO ACTUAL. Estado en el que se encuentra la garanta o servicio: En Espera, Reparacin, Garanta, Diagnostico.

FERRUM SEP. 2002. PRIORIDAD. Prioridad de atencin al servicio o garanta: Baja, Normal, Importante, Urgente. UBICACIN. Proveedor o centro de servicio que tiene el articulo en garanta.

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MOTIVO.
COSTO DEL SERVICIO. Cargo por servicio o garanta. CAUSA DEL SERVICIO. Descripcin del motivo de la garanta o servicio.

CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS.


NOMBRE Servicio Cliente Articulo Serie Ingreso Salida Ubicacin Estado Prioridad Costo Causa DESCRIPCION Nmero de servicio. Datos del cliente que solicito el servicio. Datos del articulo en garanta. Numero de serie del articulo. Fecha de ingreso a servicio. Fecha esperada de entrega o salida. Datos del proveedor del articulo. Estado actual del servicio o garanta Prioridad de atencin al servicio. Cargo por el servicio o garanta. Motivo por el que se solicita la garanta. D 3 150.00 No enciende. 3453SJ 12/ABR/98 25/ABR/98 EJEMPLO 3421

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CLIENTES Y PROVEEDORES.
CATALOGO DE CLIENTES O PROVEEDORES.
Mantiene la informacin de los clientes y proveedores de su empresa. Permite conocer el saldo y estado de cuenta de sus clientes y proveedores con F5. Muestra fotografas o textos con CTRL+F5. Permite especificar precios especiales para los clientes o de los proveedores, para ciertos artculos con CTRL+F7. Permite elaborar cheques con F6.

COLUMNAS.
Accin.- Muestra la instruccin que tiene que hacerse con el registro, imprimir, cobrar, revisar generales, entregar, etc. Nombre.- Nombre del cliente o proveedor, esta columna se puede ordenar presionando F11. Num.- Numero del cliente o proveedor, esta columna se puede ordenar presionando F11. Tipo.- Tipo de cliente o proveedor, de Crdito o de Contado. Clas.- La clasificacin a la que pertenece el cliente o proveedor. Disponible.- Crdito disponible. Saldo.- Saldo pendiente. R.F.C.- Registro Federal de Contribuyentes.

ALTA DE CLIENTES O PROVEEDORES.


Al presionar TABULADOR, INSERTAR o CTRL + INSERTAR, aparece la siguiente pantalla con datos del cliente o proveedor seleccionado o del nuevo creado.

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CLIENTE O PROVEEDOR.
NOMBRE. Nombre del cliente o empresa al cual se le Factura o Compra. DIRECCION. Domicilio fiscal del cliente o empresa. COLONIA. Colonia del domicilio fiscal del cliente o empresa. RFC. Registro federal de contribuyentes; el programa verifica que sea un R.F.C. vlido. CIUDAD. Ciudad y estado del domicilio fiscal del cliente o empresa. C. POSTAL. Cdigo postal del cliente o empresa.

CLASIFICACION.
CATLOGO. Permitir ver distintos tipos de clientes en el catlogo agrupados por alguna caracterstica. NUMERO. Numero nico del cliente o proveedor, el sistema asigna automticamente un consecutivo al cliente. AGENTE. Agente de ventas que atiende al cliente o el comprador al proveedor. Se refiere a personal de nuestro negocio que trata con el cliente o proveedor. EXT. Permite ingresar el nombre de un archivo externo para visualizar fotografas del cliente, firmas autorizadas, etc. CONTACTO. Campo para colocar el nombre del contacto con el cliente o proveedor. Se refiere a personal del cliente o proveedor. CURP. Clave nica del Registro de Poblacin del cliente o proveedor. CLASIFICACIONES. Campos que permiten la clasificacin de los clientes o proveedores, algunas de las clasificaciones pueden ser, forneo, espordico, solo efectivo, etc.

FERRUM SEP. 2002. CUENTA.

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Cuenta bancaria del proveedor o cliente, sirve para saber que cuenta de cheques se puede aceptar, o a que cuenta se depositan los pagos.

TELEFONO.
NUMERO. Nmero (s) telefnico (s) del cliente o proveedor. TIPO DE TELEFONO. Tipo de nmero (s) telefnico (s), puede ser compras, ventas, celular, fax, datos, localizador, oficina, personal, etc. E-MAIL. Direccin de correo electrnico del cliente o proveedor.

ENVIOS.
Si su cliente o usted reciben los artculos comprados en otra ubicacin, (bodegas, tiendas, etc.), utilice esta pestaa para capturar los datos de las personas encargadas de recibir la mercanca y direcciones de embarque. NOMBRE. Nombre de la persona a la que se va a embarcar la venta o Compra, (consignatario). DIRECCION Y MEDIO. Direccin a la que se va a embarcar la venta o compra. Mensajera preferida para embarques. CIUDAD Y C. POSTAL. Ciudad a la que se va a embarcar. Cdigo Postal al que se va a embarcar.

CREDITO.
TIPO DE CLIENTE O PROVEEDOR. Puede ser de crdito o contado, si usted da crdito o no a ciertos clientes o si ciertos proveedores le otorgan o no crdito a usted, si es de crdito se pueden modificar otros campos relacionados al crdito. DIAS DE CREDITO. Establece los das de crdito que tiene el cliente o da el proveedor. LISTA DE PRECIOS. Permite definir que lista de precios se le aplicar al cliente por defecto, si la lista de precios de Menudeo, Mayoreo o Mayoreo. PROXIMO VENCIMIENTO. Muestra la fecha del prximo documento a vencer, si se tiene un pago vencido y solicita ms crdito, se muestra una advertencia o se evita dar mas crdito.

Pg. 56 ULTIMA COMPRA.

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En este campo aparece la fecha de la ltima vez que el cliente nos compro o la fecha de la ultima vez nosotros le compramos a un proveedor. DIA DE COBRO Y DIA DE PRESENTACION. Da en el que se cobra la facturacin, puede ser cualquier da de la semana. Da en el cual se presenta la Factura a revisin, puede ser cualquier da de la semana. LIMITE DE CREDITO. Establece un lmite de crdito al cliente o un lmite de crdito para usted de su proveedor, cuando este es sobrepasado, muestra una advertencia o evita se de ms crdito. SALDO. Saldo del cliente o saldo de usted con el proveedor. COBRADOR. Campo para colocar la identificacin de la persona asignada para cobrar los cargos. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. DESCUENTO DE CONTADO Y CREDITO. Descuento especial predefinido que se le da al cliente u otorga el proveedor en compras de contado o crdito.

CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS


NOMBRE Nombre Direccin Colonia Ciudad Tel 1, 2, 3 E-mail C.P. Nombre env. Direccin env. Ciudad env. DESCRIPCIN Nombre del cliente o proveedor. Direccin del cliente o proveedor. Colonia del domicilio del Cliente o Proveedor Ciudad del cliente o proveedor. Telfonos del cliente o proveedor Correo electrnico del cliente o proveedor Cdigo Postal del cliente o proveedor. Nombre de la persona a la que se enva la mercanca comprada. Direccin a donde se enva. Ciudad a donde se enva. EJEMPLO Construcciones S.A 17 sur 4504 Acacias. Puebla, Pue. 0122-409-010 alex@ferrum.com.mx. 72430 Bodegas del Sur S.A. 21 sur 5605 Puebla, Pue.

FERRUM SEP. 2002. Cdigo postal del lugar a donde se enva. Forma de envo. Registro Federal de Causantes Clave nica del Registro de Poblacin. Nmero de cliente o proveedor. Identificacin del agente de compra o venta. Datos del agente Identificacin del cobrador Saldo pendiente. Limite de Crdito. Total de compras realizadas. Lista de artculos con precios especiales Condiciones de compra Plazo de crdito en das. Da de presentacin de Factura. Da de cobro de la Factura. Das entre visitas de proveedor. Fecha de prximo vencimiento. Persona con quien se tiene el trato. Instruccin inmediata a realizar con el registro. Tipo de clasificaciones para el cliente o proveedor Crdito. 14 L V 14 7/MAY/98 Juan Prez Cobrar. Forneo. MR 450.00 1500.00 4500

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C.P. env. Medio Rfc Curp. Numero. Agente. Agente>> Cobrador Saldo Limite Compras Precios especiales Tipo Das De Crdito Da Pre. Da Cob. T, Visita P. Vencimiento Responsable Accin. Clasificacin 1,2,3,4,5.

72000 Paquetera Flash CON-940317-MT3 PEGM-721014-H-CMRNR-09 345 AD

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CATLOGO DE COBRANZA O PAGOS.


Muestra los cobros y pagos pendientes ordenados basndose en la fecha de cobro. Permite conocer el saldo y estado de cuenta de sus clientes y proveedores con F5. Si se quiere aadir a la persona que cobrar en la columna COB, se selecciona una ID (identificacin) del cobrador con F7 y se asigna o quita al registro seleccionado con F6.

COLUMNAS.
Accin.- Indica la tarea inmediata a realizar con el registro seleccionado Ven.- Das por vencer, un valor positivo indica los das faltantes para el vencimiento, un valor negativo indica los das vencidos. Vence.- Fecha de vencimiento del documento. Doc.- Nmero del documento deudor. Cliente.- Nombre del cliente o proveedor. Emisin.- Fecha de elaboracin de la Factura. Debe.- Importe pendiente de pagar. Total.- Importe total del documento. Cob.- Identificacin del cobrador del docto.

CAPTURA DE COBRANZA O PAGO


Se coloca el cursor sobre cualquier documento del cliente o proveedor que va a realizar el pago, al presionar la tecla INSERTAR aparece la siguiente pantalla, con los campos necesarios para dar de alta los pagos de clientes o los pagos a proveedores.

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CANTIDAD A PAGAR.
Campo para capturar el abono o pago total de un documento.

REFERENCIA.
Campo para capturar el nmero del documento que se esta liquidando o al que se esta abonando el pago.

CAMPOS PARA REPORTES Y FILTROS.


NOMBRE Tipo D. Cliente>> Fecha Emisin Factura Cobrador Documento>> Total Deuda Vencido Por vencer Cero das. DESCRIPCION Indica si es un cobro o pago pendiente con C o P respectivamente Datos del cliente o proveedor Fecha de cobro o vencimiento Fecha de elaboracin del documento Numero de documento que se debe Identificacin del Cobrador. Datos del documento que se debe Importe total del documento. Importe restante del documento. Importe restante del documento vencido. Importe restante del documento por vencer. Saldos que vencen el da presente. $1,234.32 $234.32 $231.00 $150.00 $2035.00 8/JUN/98 23/MAY/98 65124 FC EJEMPLO C

Pg. 60 1-7,8-15,16-30,3160,61-, das. 1-7,8-15,16-30,3160,61-, das vencidos.

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Saldo proyectado a n das. Saldo con n das vencidos.

$10425.00 $5423.00

DOCUMENTOS.
Por documentos se entiende Facturas, Notas, Compras, Cotizaciones, Notas de Crdito, Movimientos entre almacenes y Mermas. Todos comparten la misma estructura de informacin y sus conceptos son similares, solo cambian en su funcin.

FACTURAS.
Muestra las facturas de la serie actual. La serie de las facturas se pude cambiar con F6. (Esta tecla tambin cambia serie en Notas). Es una de las partes principales del sistema, ya que de aqu se desprenden cambios a existencias, cuentas por cobrar, saldos de clientes, caja, estadsticas de venta, estadsticas de consumo, comisiones de venta, estadsticas de utilidad. Se puede retener una Factura para que funcione a manera de pedido o para continuar su elaboracin posteriormente, para esto al terminar de editar el documento se pide que no

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se imprima, lo cual generar un numero compuesto por la clave del vendedor y un folio nico, la Factura retenida apartara del inventario los artculos en ella contenida. Para continuar editando una Factura retenida se presiona TABULADOR sobre ella. Para cancelar una Factura se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto devolver los artculos al inventario, si fue de crdito, eliminara el cobro pendiente, ajustara los saldos del cliente y marcara la Factura como cancelada. Para eliminar una Factura retenida se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto quitara el apartado de los artculos en el inventario y eliminara totalmente la Factura retenida. Para reimprimir una Factura (o cualquier documento que haya sido impreso al menos una vez anteriormente) se presiona F5. Para pagar una Factura por cobrar se usa F7. (Con esta tecla tambin se pagan notas en Notas). Para cambiar el numero de la Factura se usa CTRL+F5. (Esta combinacin de teclas tambin se utiliza en Notas). Para entregar artculos de una Factura no entregados o entregados parcialmente se usan las teclas F8 y TABULADOR. (Combinacin de teclas tambin disponible en Notas). Si se quiere aadir a la persona que cobrar la Factura en la columna COB, se selecciona una ID (identificacin) del cobrador con CTRL+F7 y se asigna o quita al registro seleccionado con CTRL+F6.

COLUMNAS.
Accin.- Indica la tarea inmediata a realizar con el documento seleccionado. Nmero.- Nos muestra el numero del documento seleccionado, si la Factura no ha sido impresa, significa que esta retenida y entonces este campo mostrar un formato de nmero que contiene la identificacin del usuario que esta elaborando la Factura. Fecha.- Fecha de elaboracin del documento. Cliente.- El nombre del cliente o razn social de la empresa a la que se le facturo. Total.- Importe total de la Factura. Nota.- Campo que muestra observaciones adicionales referentes al documento. F. Pago.- Forma de pago del documento. Saldo.- Saldo pendiente del documento si su forma de pago es de Crdito. Pedido.- Numero del documento que origin la Factura, si previamente se levanto un pedido. Cb.- Identificacin del cobrador asignado para el documento.

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ALTA DE FACTURAS.
Para dar de alta una Factura solo se necesitan realizar 3 pasos. Paso I.- Si la opcin UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/LOCAL/USO DE LECTOR OPTICO tiene el valor S, al presionar INSERTAR en el Catlogo de Facturas aparece la siguiente pantalla que nos permite capturar con un lector el cdigo de barras del articulo, al hacerlo, el articulo se selecciona y aparece en la Factura.

Si no conoce el c. de barras del artculo, puede teclear ENTER y aparecer la siguiente pantalla con los datos a requisar para la Factura y el catlogo de inventario para insertar artculos, esta misma pantalla aparecer directamente si el valor del campo anteriormente mencionado es N.

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ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo a insertar en la Factura, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. En FERRUM , cuando se manda llamar un catlogo, este aparece con todas sus caractersticas disponibles, usted puede filtrar, eliminar e incluso dar de alta un nuevo artculo desde esta ubicacin sin necesidad de salir del Catlogo de Facturas. UNIDAD.- Escoja la unidad de venta que desee, para ver las unidades disponibles de venta para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., si el articulo solo tiene una unidad de venta, el cursor saltar hasta el siguiente campo. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de artculos por partida. PRECIO.- Dependiendo de los privilegios del usuario, aqu se puede capturar un precio especial o un precio predeterminado de venta. DESCUENTO.- Campo para ingresar un porcentaje de descuento para el cliente de ese articulo. NOTA.- Observaciones. Despus de haber seleccionado y capturado todas las partidas de la Factura presionamos ESCAPE, revisamos el documento, si alguna partida no esta correcta bastar con colocar el cursor sobre ella y presionar TABULADOR para editarla, despus de hacer los cambios necesarios se presiona ENTER, el sistema preguntar si el documento ya esta correcto, si la respuesta es si, el programa avanzar al siguiente paso. Paso II.- Aparecer la siguiente pantalla con el catlogo de clientes para escoger al que se le este facturando, se coloca el cursor sobre el cliente y se presiona ENTER. Es importante sealar que en FERRUM , cuando aparece un catlogo sobre otra pantalla, sin importar la accin que se est realizando, el catlogo mantendr todas sus caractersticas, para este caso particular usted podr dar de alta, eliminar e incluso filtrar a clientes desde esta pantalla.

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Despus de haber seleccionado al cliente, se contina con los dems datos de la Factura: CLIENTE.- En este campo aparecer el cliente que hayamos escogido en la pantalla anterior. CONDICIONES.- Si el cliente esta dado de alta con condiciones de compra de CONTADO, este campo no estar disponible para editar, pero si esta dado de alta con CREDITO, podr usted escoger las condiciones de venta. DESCUENTO.- Porcentaje de descuento global del documento. VENCIMIENTO.- Fecha lmite de pago del documento. Esta fecha podr ser muy posterior a la fecha en la que se elabora la Factura pues depender de los das de crdito que se le hayan otorgado al cliente. OBS.- Observaciones o notas de referencia. PAG.- Esta opcin solo estar disponible si el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/CREDITO A CERO DIAS tiene el valor S. Aqu se captura la cantidad que se esta recibiendo del cliente para liquidar la Factura. FORMA DE PAGO.- En este campo se captura la forma de pago efectuada por el cliente, se puede capturar cualquier texto o solo palabras especificas dependiendo del valor que tenga el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/LIMITA FORMA DE PAGOS. ENTREGA.- Los valores para este campo pueden ser TOTAL, PARCIAL o NO ENTREGADO, usted puede elegir la forma de entregar los artculos. ALMACEN.- En este campo se elige el almacn de donde se descontarn los artculos facturados.

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VENDEDOR.- Identificacin del usuario que esta elaborando el documento. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. NUMERO.- Nmero secuencial de la Factura. FECHA.- Fecha de elaboracin. TOTAL.- Importe total de la Factura. PREVISUALIZACIN.- Aqu puede ver las partidas que se imprimirn el la Factura. Paso III.- Despus de requisar estos datos se presiona ENTER y el sistema preguntar si se imprime o no la Factura, si no se imprime quedara retenida, FERRUM crear un nmero para este documento que contiene la identificacin del usuario que esta elaborando la Factura y podr ser modificada o eliminada en cualquier momento. Si se quiere eliminar una Factura se presiona SUPRIMIR sobre ella, el sistema pregunta si se quiere cancelar la Factura, si la respuesta es s, aparece la siguiente pantalla:

Si se escoge la opcin SI, FERRUM crear una Nota de Crdito para el cliente por el importe total de la Factura y los artculos contemplados en esta sern reincorporados al inventario. Tambin se pueden crear este tipo de Notas directamente en el Catlogo de Notas de Crdito, la descripcin total de este proceso la encontrar mas adelante . .

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES.


NOMBRE Nmero. DESCRIPCION Nmero del documento. EJEMPLO 75

Pg. 66 Doc. Origen. Serie. Estado. Condiciones. Cliente>>. Emisor. D. Emisor. Cobrador. Num. Almacn. Almacn. Num. Almacn D. Almacn Destino. Fecha. Vencimiento. Descuento %. Descuento $. Descuento Imp$. Pagado. Saldo. Total. Subtotal sin Des. Subtotal. Iva. Total Letra. Nota Forma de pago. Tipo. Descripcin. Documento por el que se origin. Serie del documento. Estado del docto. (impreso, cancelado, etc.) Condiciones de venta (Crdito, Contado.) Datos del Cliente. Persona que emiti el documento. Datos de la persona que emiti el documento. Identificacin del cobrador del documento. Nmero del almacn de origen. Nombre del almacn de origen. Nmero del almacn de destino. Nombre del almacn de destino. Fecha de emisin del documento. Fecha de vencimiento. Porcentaje de descuento del docto. Descuento global del docto Descuento global con Iva incluido del documento. Pago del documento. Saldo del documento. Importe de documento. Importe total antes de Iva y antes del descuento. Importe total antes de Iva. Iva total. Total en letra. Observaciones. Forma de pago del documento. Tipo de documento. Descripcin completa del documento, todas las partidas.

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A CAN CONTADO

IS

CB 1 BODEGA PRINCIPAL 2 TIENDA 24/DIC/99 31/DIC/99 5 125.00 110.00 210.00 150.00 1150.00 1000.00 1000.00 150.00 MIL PESOS 00/100 CONTADO FACTURA

FERRUM SEP. 2002. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres y 2 lneas. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres y 2 lneas. Nmero de la partida. Clave del artculo por partida. Descripcin del articulo por partida. Cantidad por partida. Precio unitario por partida. Precio unitario con descuento incluido por partida. Precio unitario con impuesto incluido por partida. Importe de la partida. Importe con impuesto incluido de la partida. Impuesto de la partida. Descuento de la partida. Costo del artculo de la partida. Serie de artculo de la partida. Unidad de venta de la partida. Observacin del artculo por partida. Peso del articulo por cantidad por partida 3 2 112.00 110.00 126.50 224.00 257.60 33.60 4.00 100.00 230177 PZ 17 D1240-61

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Ticket40.

Ticket30.

Ticket40 2L.

Ticket30 2L. N. partida. Clave. Concepto. Cantidad. Precio unitario. Precio unitario des. Precio unitario imp. Importe. Importe imp. Impuesto. Descuento. Costo. Serie. Unidad. Observacin. Peso

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NOTAS REMISION.
Muestra las notas-remisin de la serie actual. Realiza cambios a existencias, cuentas por cobrar, saldos de clientes, caja, estadsticas de venta, estadsticas de consumo, comisiones de venta, estadsticas de utilidad. Se puede retener una Nota para que funcione a manera de pedido o para continuar su elaboracin posteriormente, para esto al terminar de editar el documento se pide que no se imprima, lo cual generar un numero compuesto por la clave del vendedor y un folio nico, la Nota retenida apartara del inventario los artculos en ella contenida. Para continuar editando una Nota retenida se presiona TABULADOR sobre ella. Para cancelar una Nota se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto devolver las existencias al inventario, si fue de crdito, eliminara el cobro pendiente, ajustara los saldos del cliente y marcara la Nota como cancelada. Para eliminar una Nota retenida se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto quitara el apartado de los artculos en el inventario y eliminara totalmente la Nota retenida. Para facturar una Nota, se selecciona y se presiona SUPRIMIR, el sistema preguntara si se cancela o se Factura, al facturarla se creara una nueva Factura, no se afectarn los inventarios y la Nota ser cancelada poniendo las cantidades en cero, en la caja se creara un movimiento por cancelacin de Nota. Para reimprimir una Nota se presiona F5

COLUMNAS.
Accin.- Indica la tarea inmediata a realizar con el documento seleccionado.

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Pg. 69 Nmero.- Nos muestra el numero del documento seleccionado, si la Nota no ha sido impresa, significa que esta retenida y entonces este campo mostrar un formato de nmero que contiene la identificacin del usuario que esta elaborando la Nota. Fecha.- Fecha de elaboracin del documento. Cliente.- El nombre del cliente o razn social de la empresa a la que se le esta haciendo la Nota. Total.- Importe total de la Nota. Nota.- Campo que muestra observaciones adicionales referentes al documento. Saldo.- Saldo pendiente del documento si su forma de pago es de Crdito. Pedido.- Numero del documento que origin la Nota, si previamente se levanto un pedido.

ALTA DE NOTAS.
El alta de un documento tipo Nota se hace de la misma forma que una Factura. . . Si se quiere eliminar una Nota se coloca el cursor sobre ella y se presiona SUPRIMIR, aparecer la siguiente pantalla:

Si elige FACTURAR, la Nota pasar a formar parte del Catlogo de Facturas, con todas las caractersticas de los documentos de este Catlogo, si elige CANCELAR, la Nota ser cancelada, reincorporando los artculos contemplados en ella al inventario. Tambin es posible anidar varias Notas en una sola Factura. Primero se seleccionan el conjunto de Notas a facturar de la forma descrita en el prrafo referente a filtros de seleccin en la seccin de FILTROS. Se presiona SUPRIMIR y aparecer una pantalla con las

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opciones de eliminacin de SELECCIONADO y BLOQUE, se elige SELECCIONADO y aparecer la pantalla con las opciones FACTURAR y CANCELAR, se elige FACTURAR y aparece la siguiente pantalla: Con la opcin MLTIPLES FACTURAS FERRUM crear un Factura por cada Nota que se haya seleccionado. Con UNA FACTURA FERRUM concentrar todas las partidas de todas las Notas seleccionadas en una sola Factura. Y con SOLO TOTAL se crear una Factura que tendr una nica partida por el total de la suma de todas las Notas.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES.


Los campos disponibles para filtrar datos y elaborar reportes en el catlogo de Notas son los mismos que existen en el catlogo de Facturas. . .

COTIZACIONES.
Muestra las cotizaciones. Una Cotizacin se puede modificar en cualquier momento. Para modificar una Cotizacin se presiona TABULADOR sobre ella. Para eliminar una Cotizacin se selecciona y se presiona SUPRIMIR y se elige del men que aparece la opcin eliminar. Para facturar una Cotizacin se selecciona y se presiona SUPRIMIR, se elige facturar y se selecciona si como Nota o como Factura. Para actualizar los precios de la Cotizacin se presiona SUPRIMIR y se elige recotizar.

COLUMNAS
Accin.- Indica la tarea inmediata a realizar con el registro.

FERRUM SEP. 2002. Nmero.- Muestra el nmero consecutivo de Cotizacin. Fecha.- Indica la fecha en la que se elabor la Cotizacin.

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Cliente.- Nombre del cliente al que se le cotizaron los artculos contemplados en el documento. Total.- Importe total de la Cotizacin.

ALTA DE COTIZACIONES.
Al presionar INSERTAR se crea una nueva Cotizacin, con CTRL + INSERTAR se crea una nueva Cotizacin con los mismos datos de la Cotizacin seleccionada y puede ser modificada y con TABULADOR se edita la seleccionada, aparece la siguiente pantalla con los campos necesarios para una Cotizacin.

El procedimiento para seleccionar artculos en una Cotizacin es similar en todos los documentos, incluyendo la opcin de lector de cdigo de barras, (. .): ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo a insertar en la Cotizacin, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. UNIDAD.- Escoja la unidad de venta que desee, para ver las unidades disponibles de venta para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., si el articulo solo tiene una unidad de venta, el cursor saltar hasta el siguiente campo. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de artculos por partida. PRECIO.- Dependiendo de los privilegios del usuario, aqu se puede capturar un precio especial o un precio predeterminado de venta. DESCUENTO.- Campo para ingresar un porcentaje de descuento para el cliente de ese articulo. NOTA.- Observaciones.

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Despus de haber seleccionado y capturado todas las partidas de la Cotizacin presionamos ESCAPE, revisamos el documento, si alguna partida no esta correcta bastar con colocar el cursor sobre ella y presionar TABULADOR para editarla, despus de hacer los cambios necesarios se presiona ENTER y aparecer la siguiente pantalla:

NUMERO.- Es el numero de Cotizacin que se esta elaborando. FECHA.- Muestra la fecha de elaboracin de la Cotizacin. VENCE.- Este campo es editable, usted puede capturar la fecha lmite para respetar los precios contemplados en la Cotizacin, para ver todo el calendario, presione BARRA ESPACIADORA o FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. CLIENTE.- Campo para colocar el nombre del cliente al que se le va a cotizar, si desea ver todo el catlogo de clientes, presione BARRA ESPACIADORA o FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. DES.- Porcentaje de descuento global del documento. OBS.- Observaciones del documento. VENDEDOR.- Identificacin del usuario que realiza la Cotizacin. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. Despus de capturar estos datos se presiona ENTER y el sistema pregunta si desea imprimir la Cotizacin. Si se quiere eliminar una Cotizacin se coloca al cursor sobre ella y se presiona SUPRIMIR, aparecer la siguiente pantalla:

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Si se elige RECOTIZAR, FERRUM volver a calcular los precios de las partidas incluidas en este documento, esto para el caso de que la fecha de vigencia de la Cotizacin haya expirado y alguno de estos artculos haya cambiado de precio, posteriormente le solicitar una nueva fecha de vencimiento. Si escoge FACTURAR, FERRUM preguntar si desea convertir la Cotizacin en una Factura o en Nota, despus de escoger el tipo de documento que se quiere se proceder de la manera descrita anteriormente en los Catlogos de Facturas y Notas, con la ventaja de poder dejar el nuevo documento (Factura o Nota) como aparece en la Cotizacin, con las mismas partidas para vender al mismo cliente, o poder cambiar las partidas e incluso al cliente. Cuando el nuevo documento se haya terminado pasar a formar parte del catlogo correspondiente y el sistema preguntar si se desea conservar la Cotizacin que sirvi de base para crear el nuevo documento (Factura o Nota), si se escoge SI, podr volver a utilizarla para futuras referencias y sin que esto afecte al documento que se cre. Si la eleccin es ELIMINAR, la Cotizacin ser borrada del sistema.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES


Los campos disponibles para filtrar datos y elaborar reportes en el Catlogo de Cotizaciones son los mismos que existen en el Catlogo de Facturas y Notas. . .

COMPRAS.
Muestra las compras y da entrada a las existencias. Da entrada a existencias y modifica cuentas por pagar, saldos a proveedores, estadsticas de compra. Se puede retener una Compra y modificarla siempre y cuando no haya sido impresa o generado un documento de crdito, las compras retenidas si modifican el inventario, es decir, si hay 10 taladros, se captura una Compra por 15, las existencias sern de 25, y posteriormente se modifica la Compra a 20, las existencias cambiarn a 20.

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Para continuar editando una Compra se presiona TABULADOR sobre ella. Para cancelar una Compra se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto actualizar las existencias del inventario, si fue de crdito, eliminara el pago pendiente, ajustara los saldos al proveedor y eliminara totalmente la Compra.

COLUMNAS.
Folio.- Muestra el nmero consecutivo de Compra. Nmero.- Folio de la Factura del proveedor. Fecha.- Indica la fecha en la que se elabor la Compra. Proveedor.- Nombre del proveedor al que se le compraron los artculos contemplados en el documento. Total.- Importe total de la Compra. Nota.- Observaciones del documento.

ALTA DE COMPRAS.
El alta de una Compra es similar a los dems documentos. 3 pasos. Paso I.- Al presionar INSERTAR se crea una nueva Compra, con CTRL + INSERTAR se crea una nueva Compra con los mismos datos de la seleccionada y puede ser modificada y con TABULADOR se puede editar una Compra siempre y cuando no haya sido impresa, aparece la siguiente pantalla con los campos necesarios para una Compra.

El procedimiento para seleccionar artculos en una Compra es similar en todos los documentos, recuerde que puede ocupar un lector de cdigo de barras, . : ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo que se va a comprar al proveedor, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS

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DE DIRECCION IZQ O DER. Recuerde que en FERRUM cuando se manda llamar un catlogo, este aparece con todas sus caractersticas disponibles, usted puede filtrar, eliminar e incluso dar de alta un nuevo artculo desde esta ubicacin sin necesidad de salir del Catlogo de Compras. UNIDAD.- Especifique la unidad de compra que desee, para ver las unidades de compra disponibles para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., si el articulo solo tiene una unidad de compra, el cursor saltar hasta el siguiente campo. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de artculos por partida. COSTO.- Dependiendo de los privilegios del usuario, aqu se puede capturar el costo del artculo con Iva incluido o no. Tambin depende de valor que tenga el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/DESGLOSA IVA EN COMPRAS. DESCUENTO.- Campo para ingresar un porcentaje de descuento que otorgue el proveedor del artculo (descuento por partida). NOTA.- Observaciones. Despus de haber seleccionado y capturado todas las partidas de la Compra presionamos ESCAPE, revisamos el documento, si alguna partida no esta correcta bastar con colocar el cursor sobre ella y presionar TABULADOR para editarla, despus de hacer los cambios necesarios se presiona ENTER, el sistema preguntar si el documento ya esta correcto, si la respuesta es si, el programa avanzar a la siguiente pantalla. Paso II.- Esta pantalla contiene el catlogo de proveedores, para escoger al que se le este comprando se coloca el cursor sobre el proveedor elegido y se presiona ENTER. Recuerde que este catlogo de proveedores mantiene sus caractersticas sin importar que este en Compras.

Despus de haber seleccionado al proveedor, se contina con los dems datos de la Compra:

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PROVEEDOR.- En este campo aparecer el proveedor que hayamos escogido en la pantalla anterior. CONDICIONES.- Segn del proveedor escogido, este campo puede tener condiciones de Compra de CONTADO o de CREDITO, dependiendo de este valor el campo estar o no disponible para editar. DESCUENTO.- Porcentaje de descuento global del documento que otorgue el proveedor. VENCIMIENTO.- Fecha lmite de pago del documento. Esta fecha podr ser posterior a la fecha en la que se elabora la Compra pues depender de los das de crdito que le proporcione su proveedor. NUMERO.- En esta campo capture el Numero de Folio de la Factura del proveedor. FECHA.- Fecha en que realiza la captura de la Compra. OTROS GASTOS.- Campo para capturar otros gastos que genere el artculo que se esta comprando, la cantidad que aqu se capture podr ser interpretada como un porcentaje o como un precio fijo, dependiendo del valor que tenga el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/CALCULO DE GASTOS. OBS.- Observaciones o notas de referencia. FOR. PAG.- Se refiere a la forma de pago que se esta efectuando. ENTREGA.- Los valores para este campo pueden ser TOTAL, PARCIAL o NO ENTREGADO, depende de la forma en que usted haya recibido del proveedor los artculos comprados. ALMACEN.- En este campo se elige el numero del almacn a donde se sumarn los artculos comprados. COMPRADOR.- Identificacin del usuario que esta elaborando la captura de la Compra o que realizo la Compra. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER.

FERRUM SEP. 2002. TOTAL.- Importe total de la Compra.

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PREVISUALIZACIN.- Aqu puede ver las partidas que se imprimirn en el comprobante de entrada. Paso III.- Despus de requisar estos datos se presiona ENTER y el sistema preguntar si se imprime o no un comprobante de entrada, si no se imprime, la Compra podr se modificada o eliminada. Cuando se quiere eliminar una Compra se coloca el cursor sobre ella y se presiona SUPRIMIR, FERRUM pedir la confirmacin de la eliminacin del documento, si la respuesta es SI la Compra se elimina y todos los artculos contemplados en ella son descontados del inventario.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES.


NOMBRE Nmero. Doc. Origen. Serie. Estado. Condiciones. Cliente>>. Emisor. D. Emisor. Cobrador. Num. Almacn. Almacn. Num. Almacn D. Almacn Destino. Fecha. Vencimiento. Descuento %. Descuento $. Descuento Imp$. Pagado. Saldo. DESCRIPCION Nmero del documento. Documento por el que se origin. Serie del documento. Estado del docto. (impreso, cancelado, etc.) Condiciones de venta (Crdito, Contado.) Datos del Cliente. ( .) Persona que emiti el documento. Datos de la persona que emiti el documento. Identificacin del cobrador del documento. Nmero del almacn de origen. Nombre del almacn de origen. Nmero del almacn de destino. Nombre del almacn de destino. Fecha de emisin del documento. Fecha de vencimiento. Porcentaje de descuento del docto. Descuento global del docto. Descuento global con Iva incluido del documento. Pago del documento. Saldo del documento. CB 1 BODEGA PRINCIPAL 2 TIENDA 24/DIC/99 31/DIC/99 5 125.00 110.00 210.00 150.00 IS A CAN CONTADO EJEMPLO 75

Pg. 78 Total. Subtotal sin Des. Subtotal. Iva. Total Letra. Nota Forma de pago. Tipo. Descripcin. Ticket40. Importe de documento. Importe total antes de Iva y antes del descuento. Importe total antes de Iva. Iva total. Total en letra. Observaciones. Forma de pago del documento. Tipo de documento. Descripcin completa del documento, todas las partidas. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres y 2 lneas. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres y 2 lneas. Nmero de la partida. Clave del artculo por partida. Descripcin del articulo por partida. Cantidad por partida. Precio unitario por partida. Precio unitario con descuento incluido por partida. Precio unitario con impuesto incluido por partida. Importe de la partida. Importe con impuesto incluido de la partida. Impuesto de la partida. Descuento de la partida. Costo del artculo de la partida.

FERRUM SEP. 2002. 1150.00 1000.00 1000.00 150.00 MIL PESOS 00/100 CONTADO COMPRA

Ticket30.

Ticket40 2L.

Ticket30 2L. N. partida. Clave. Concepto. Cantidad. Precio unitario. Precio unitario des. Precio unitario imp. Importe. Importe imp. Impuesto. Descuento. Costo.

17 D1240-61 2 112.00 110.00 126.50 224.00 257.60 33.60 4.00 100.00

FERRUM SEP. 2002. Serie. Unidad. Observacin. Peso Serie de artculo de la partida. Unidad de venta de la partida. Observacin del artculo por partida. Peso del articulo por cantidad por partida 3 230177 PZ

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MERMAS.
Muestra las mermas al inventario. Sirve para hacer ajustes a las existencias en el inventario, proporcionando informacin acerca de los motivos del ajuste (extravo, obsolescencia, robo, etc.) Se puede modificar en cualquier momento, ajustando automticamente las existencias. Para modificar una Merma se presiona TABULADOR sobre ella. Para eliminar una Merma se selecciona y se presiona SUPRIMIR, esto regresara los artculos al inventario y eliminara totalmente la Merma.

COLUMNAS.
Nmero.- Numero consecutivo del documento Merma. Fecha.- Fecha de elaboracin del documento. Total.- Total de Merma en dinero. Nota.- Observaciones del documento.

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CAPTURA DE MERMAS.
El procedimiento para seleccionar artculos en una Merma es similar en todos los documentos, recuerde que puede ocupar un lector de cdigo de barras, : Al presionar INSERTAR, se crea un nuevo documento Merma. Aparece la siguiente pantalla:

La primera opcin permite la captura de mermas directas, es decir, cantidades de artculos que no coinciden con las existencias. La segunda opcin crea una cantidad mas real resultado de la diferencia entre la cantidad que existe en el inventario y la que se cont. Despus de elegir una opcin aparece la siguiente pantalla.

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Pg. 81

ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo que caus Merma, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. UNIDAD.- Escoja la unidad que desee disminuir del inventario del artculo (mts, pzas, etc.), para ver las unidades disponibles para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de unidades a descontar. Despus de haber seleccionado y capturado todas las partidas de la Merma, se presiona ESCAPE, se revisa el documento, si es necesario corregir una partida se coloca el cursor sobre ella y se presiona TABULADOR para editarla y corregirla, cuando todas las partidas ya estn correctas se presiona ENTER y aparece la siguiente pantalla:

Pg. 82

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NUMERO.- Numero consecutivo del documento Merma. FECHA.- Fecha de elaboracin del documento. OBS.- Observaciones de documento, aqu puede capturar las causas de la Merma. ALMACENISTA.- Identificacin del usuario que ingres la Merma. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. ALMACEN.- Nmero del almacn al que afectar la Merma, Despus de ingresar estos datos se presiona ENTER y el sistema descontar del inventario lo que se contemple en la Merma e imprimir un formato de documento Merma que se haya elegido anteriormente. Es posible eliminar una Merma, solo se coloca el cursor sobre el documento y se presiona SUPRIMIR, el sistema pedir confirmacin de eliminacin, si la respuesta es afirmativa, la Merma ser eliminada y el inventario se actualizar.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES.


Los campos disponibles para filtrar datos y elaborar reportes en el catlogo de Mermas son los mismos que existen en el catlogo de Facturas. .

NOTAS DE CREDITO.
Muestra y elabora las Notas de Crdito a clientes de su negocio o Notas de Crdito de un proveedor para usted. Se pueden modificar las notas de crdito siempre y cuando no se hayan aplicado. Para aplicar una Nota de Crdito se presiona SUPRIMIR y se elige Aplicar, esto generar un movimiento a favor en el estado de cuenta del cliente y ajustar su saldo Para eliminar o cancelar una Nota de Crdito se presiona SUPRIMIR, si ya se encuentra aplicada entonces se cancelar, si no se ha impreso entonces se eliminar.

COLUMNAS.
Nmero.- Nmero consecutivo del documento Nota de Crdito. Tipo.- Si el campo tiene CLI. significa que la Nota de Crdito es de su negocio para un cliente, y si tiene PRO. significa que es de un proveedor para usted. Fecha.- Da de la elaboracin del documento. Cliente o Proveedor.- Nombre o Razn Social del cliente al que su negocio le otorg la Nota de Crdito o proveedor que gir la Nota de Crdito para usted.

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Pg. 83 Saldo.- Si una Nota de Crdito no se aplica completamente esta columna mostrar la cantidad que falta por descontar del documento. Total.- Esta columna indica la cantidad total contemplada en la Nota de Crdito. Nota.- Observaciones del documento.

ALTA DE NOTAS DE CREDITO.


En el men DOCUMENTOS se escoge NOTAS DE CREDITO y luego la opcin deseada A CLENTE o DE PROVEEDOR para entrar al catlogo. Al presionar INSERTAR, se crea una nueva Nota de Crdito, si se presiona TABULADOR sobre una ya existente se podr editar para modificar, siempre y cuando no este aplicada o solo haya sido aplicada parcialmente. Las notas de crdito pueden aplicarse en base a los precios de artculos, si son de este tipo, los artculos contemplados en la Nota de Crdito son considerados en FERRUM como artculos devueltos y se vuelven a sumar a las existencias. La Nota de Crdito puede ser tambin considerada sin artculos, esto significa que solo se contemplar el valor monetario del documento sin cambios al inventario, para esto se debe cuidar que la columna descripcin este en blanco. En este catlogo, como en todos los documentos, est disponible la opcin del lector de cdigo de barras. Si la N. de Crdito va a contemplar artculos, se presiona INSERTAR para abrir la N. de Crdito en blanco e INSERTAR para llamar el catlogo de artculos, en caso de contar con lector de cdigo de barras se procede de la forma descrita en la pgina.

ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo cuyo precio ser insertado para contemplarse en la Nota de Crdito y si no se borra de la partida tambin ser regresado al inventario, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. Recuerde que en FERRUM cuando se manda llamar un catlogo, este aparece con todas sus caractersticas disponibles, usted puede filtrar, eliminar e incluso dar de alta un nuevo artculo desde esta ubicacin sin necesidad de salir del Catlogo de Notas de Crdito.

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UNIDAD.- Especifique la unidad del artculo que desee, para ver las unidades de compra disponibles para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., si el articulo solo tiene una unidad de compra, el cursor saltar hasta el siguiente campo. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de artculos por partida. PRECIO.- Dependiendo de los privilegios del usuario, aqu se puede capturar un precio especial o los valores predeterminados de menudeo o mayoreo. DESCUENTO.- Campo para ingresar un porcentaje de descuento que se otorgue al cliente (descuento por partida). NOTA.- Observaciones. Despus de insertar todos los artculos en el documento se presiona ESCAPE, se revisa que la N. de Crdito este correcta y se teclea ENTER. Si la Nota de Crdito no va a reflejar devolucin de artculos, ningn artculo debe aparecer en el documento, se presiona INSERTAR para abrir la N. de Crdito en blanco y se presiona ENTER. En ambos casos despus de presionar ENTER, FERRUM preguntar si la Nota de Crdito esta correcta, si la respuesta es s, aparece la siguiente pantalla:

NUMERO.- Numero consecutivo del documento. ORIGEN.- Se captura el numero de documento que origin la N. de Crdito, como por ejemplo, una Factura cancelada. FECHA.- Muestra la fecha en la que se elabor el documento. CLIENTE (O PROVEEDOR).- En este campo se coloca al cliente al que se le har la N. de Crdito o se coloca el proveedor que otorg la N. de Crdito, para ver todo el catlogo de clientes o proveedores presione BARRA ESPACIADORA o FLECHAS DE DIRECCION IZQ.

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O DER. Los catlogos aparecern con todas sus caractersticas de operacin, se puede dar de alta, eliminar, buscar o filtrar informacin desde este Catlogo de N. de Crdito sin necesidad de estar en Clientes o Proveedores. IMPORTE.- El importe total de la N. de Crdito, que puede ser la suma de todas las partidas (si la Nota se elabora por devolucin de artculos) o una cantidad ingresada directamente. OBS.- Notas del documento. VENDEDOR.- Identificacin del usuario que elabor el documento. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. Es posible crear una N. de Crdito directamente desde el Catlogo de Facturas. .

APLICAR UNA NOTA DE CREDITO.


Para aplicar una Nota de Crdito se requiere que el documento no este aplicado en su totalidad o que no este cancelado. A CLIENTE. Si la N. de Crdito ya se dio de alta como se indica el la seccin anterior, se coloca el cursor sobre el documento a aplicar y al presionar SUPRIMIR aparece la siguiente pantalla. Este proceso involucra directamente a los catlogos de Clientes, Facturas o Notas y Cobranza.

Si la eleccin es APLICAR, FERRUM preguntar que cantidad del total del documento desea abonar, de esta forma la cantidad que se coloque en este campo podr ser menor o igual al total de la N. de Crdito. Despus de ingresar la cantidad aparece la siguiente pantalla:

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En ella se pueden apreciar los documentos que debe el cliente (siempre y cuando las condiciones de compra para estos documentos hayan sido de crdito), con los saldos y totales de cada uno. De esta forma se pueden escoger los documentos cuyo total puede ser cubierto total o parcialmente por el abono de la N. de Crdito, para este ejemplo donde el abono es de 300.00 escogeremos pagar el total de la Factura 32 (100.00) y el resto del abono (200.00) para la Factura 31, primero colocamos el cursor sobre el docto cuyo importe es 100.00 y presionamos ENTER, en pantalla se vera de la siguiente manera.

Se puede notar que en la ventana de la izquierda la Factura 32 ya no aparece pues su saldo total ha sido cubierto por parte del abono ingresado. En la ventana de la derecha aparece la Factura 32 y los campos APLICADO (100.00) y RESTO (200.00) han cambiado. Ahora se coloca el cursor sobre la Factura 31 para aplicar el RESTO (200.00) a 1263.21, se presiona ENTER y el RESTO ser aplicado a esa Factura.

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El seguimiento de los abonos de determinado cliente puede visualizarse en este mismo catlogo si la N. de Crdito ha sido aplicada solo parcialmente, colocando el cursor sobre la N. de Crdito presionando SUPRIMIR e ingresando otra cantidad a abonar.

En la pantalla anterior se puede observar que la Factura 31 a la que se le aplico el resto del abono (200.00) tiene en la columna SALDO la cantidad 1063.21, resultado de haber aplicado 200.00 de la N. de Crdito. Cuando la N. de Crdito haya sido aplicada totalmente, es posible ver el pago de las facturas deudoras, paso a paso, en el Estado de Cuenta del Cliente.

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Es necesario recordar que esta pantalla se despliega en el Catlogo de Clientes o Proveedores con la tecla F5. Ver CLIENTES. Tambin es importante hacer notar que los documentos disponibles para aplicarles abonos son nicamente los elaborados con condiciones de compra a Crdito. Si la cantidad a abonar es menor que el total de la N. de Crdito, quedar marcada en el Catlogo como PARCIAL, esto nos indicar que el documento podr ser aplicado total o an parcialmente despus. Cuando el abono del documento es igual al total, la N. de Crdito mostrar la leyenda APLICADA. Por ltimo, si se escoge ELIMINAR, la N. de Crdito ser borrada del sistema, no es posible eliminar una N. de Crdito aplicada total o parcialmente, si la seleccin es CANCELAR, el sistema colocar al documento la leyenda CANCELADA. DE PROVEEDOR. El procedimiento para aplicar una N. de Crdito que haya otorgado un proveedor es muy similar al proceso anteriormente descrito para el cliente, solo se debe de tener en cuenta que aunque las ventanas son iguales, los Catlogos involucrados son los de Proveedores, Compras y Pagos. Se debe tener presente que en esta accin se esta aplicando un abono a un pago pendiente para un proveedor. Al igual que en la seccin anterior, solo se podrn aplicar abonos a las compras que se hayan hecho a Crdito.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES.


Los campos disponibles para filtrar datos y elaborar reportes en el Catlogo de Notas de Crdito son los mismos que existen en el catlogo de Facturas. .

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MOVIMIENTOS DE ALMACEN.
Realiza movimientos de artculos entre almacenes. Permite redistribuir las existencias a travs de los distintos almacenes. Para mover de un almacn a otro se crea la definicin del documento con INSERT y se elige el almacn de origen y el almacn de destino. Para cancelar el movimiento se presiona SUPRIMIR, las existencias en los almacenes se reajustarn y el movimiento ser completamente eliminado.

COLUMNAS.
Nmero.- Nmero consecutivo del documento Mov. de Almacn. Fecha.- Fecha en que se elabor el documento. Total.- Total expresado transferidos. en valor monetario, de los artculos

Alm. Ori.- Nombre del Almacn de Origen. Alm. Des.- Nombre del Almacn de Destino. Nota.- Observaciones del documento.

ALTA DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN


La manera de ingresar este tipo de documentos es similar a todos los dems, cuando se presiona INSERTAR se crea un nuevo Mov. de Almacn y cuando se presiona CTRL+INSERTAR se crea un nuevo Mov. de Almacn con las caractersticas del que se seleccion. Es necesario mencionar que un Mov. de Almacn esta expresado en trminos monetarios, pues se trata de movimientos de artculos que valen en dinero, para poder ver los artculos que se cambiaron de un almacn a otro coloque el cursor sobre el documento y presione TABULADOR. Recuerde que si la opcin UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/LOCAL/USO DE LECTOR OPTICO tiene el valor S, al presionar INSERTAR en el Catlogo de Mov. de Almacn aparece la pantalla que nos permite capturar con un lector, el cdigo de barras del articulo, al hacerlo, el articulo se selecciona y aparece en el documento Mov. de Almacn. Si no conoce el c. de barras del artculo, puede teclear ENTER y aparecer la siguiente pantalla con los datos a requisar para el Mov. de Almacn y el Catlogo de Inventario para insertar artculos, esta misma pantalla aparecer directamente si el valor del campo anteriormente mencionado es N.

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ARTCULO.- Este campo nos muestra el artculo a insertar en el Mov. de Almacn, para ver todo el catlogo de artculos presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. En FERRUM , cuando se manda llamar un catlogo, este aparece con todas sus caractersticas disponibles, usted puede filtrar, eliminar e incluso dar de alta un nuevo artculo desde esta ubicacin sin necesidad de salir del Catlogo de Mov. de Almacn. UNIDAD.- Escoja la unidad del artculo que desee cambiar de almacn, para ver las unidades disponibles para el articulo escogido presione la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., si el articulo solo tiene una unidad, el cursor saltar hasta el siguiente campo. CANTIDAD.- Teclee la cantidad de artculos a cambiar de almacn por partida. ALMACEN.- En un mismo documento de tipo MOVIMIENTO DE ALMACN es posible mover artculos desde distintos almacenes a un solo almacn de destino, si se quieren mover los artculos de determinada partida desde determinado almacn, en este campo se coloca su numero, las partidas que tengan 0 en este campo, descontarn la cantidad de artculos del ALMACN DE ORIGEN que se captura en la siguiente pantalla. OBS.- Observaciones de la partida. Despus de haber seleccionado y capturado todas las partidas del Mov. de Almacn presionamos ESCAPE, revisamos el documento, si alguna partida no esta correcta bastar con colocar el cursor sobre ella y presionar TABULADOR para editarla, despus de hacer los cambios necesarios se presiona ENTER, el sistema preguntar si el documento ya esta correcto, si la respuesta es si, el programa avanzar a la siguiente pantalla para continuar con los dems datos.

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ALMACN ORIGEN.- En este campo se coloca el almacn de origen, de donde los artculos sern descontados, se puede desplegar un men auxiliar con las opciones vlidas para este campo presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. Nmero consecutivo del documento. ALMACN DESTINO.- En este campo se coloca el almacn de destino, a donde los artculos sern sumados, se puede desplegar un men auxiliar con las opciones vlidas para este campo presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. ENTREGA.- Se establece el estado de entrega de los artculos que contiene el MOVTO. DE ALMACN. ALMACENISTA.- Identificacin de la persona encargada de la elaboracin del documento. Es posible ver todo el Catlogo de Usuarios presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER. Recuerde que en FERRUM cuando se manda llamar un catlogo, este aparece con todas sus caractersticas de operacin disponibles, usted puede filtrar, eliminar e incluso dar de alta un nuevo usuario desde esta ubicacin sin necesidad de salir del Catlogo de Mov. de Almacn. OBSERVACIONES.- Notas adicionales del documento. Despus de ingresar este ltimo dato se presiona ENTER, los artculos seleccionados en el Mov. de Almacn disminuirn en el inventario del almacn de origen y aumentarn el inventario del almacn de destino.

INFORMACIN DE DOCUMENTOS.
Esta parte del programa FERRUM es nicamente para consulta de datos, no es posible eliminar o crear un documento directamente en los mens de estos mdulos. Sin embargo es posible filtrar datos y trabajar con ellos para elaborar reportes que permiten una visualizacin

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ptima de todos los movimientos que se realizan en su negocio a travs de los documentos. Bsicamente estos mdulos concentran los totales de todos los documentos sin las partidas.

VENTAS.
Muestra los documentos de salida por ventas, por documentos de salida entendemos todos aquellos documentos que tienen que ver con disminuciones al inventario por efecto de una venta, FACTURA (FAC.) o NOTA (NOT.). Los campos disponibles para Filtros y Reportes son los mismos que en el catlogo de FATURAS y NOTAS.

NOMBRE Nmero. Doc. Origen. Serie. Estado. Condiciones. Cliente>>. Emisor. D. Emisor. Cobrador. Num. Almacn. Almacn.

DESCRIPCION Nmero del documento. Documento por el que se origin. Serie del documento. Estado del docto. (impreso, cancelado, etc.) Condiciones de venta (Crdito, Contado.) Datos del Cliente. ( .) Persona que emiti el documento. Datos de la persona que emiti el documento. Identificacin del cobrador del documento. Nmero del almacn de origen. Nombre del almacn de origen.

EJEMPLO 75 A CAN CONTADO

IS

CB 1 BODEGA PRINCIPAL

FERRUM SEP. 2002. Num. Almacn D. Almacn Destino. Fecha. Vencimiento. Descuento %. Descuento $. Descuento Imp$. Pagado. Saldo. Total. Subtotal sin Des. Subtotal. Iva. Total Letra. Nota Forma de pago. Tipo. Descripcin. Ticket40. Nmero del almacn de destino. Nombre del almacn de destino. Fecha de emisin del documento. Fecha de vencimiento. Porcentaje de descuento del docto. Descuento global del docto Descuento global con Iva incluido del documento. Pago del documento. Saldo del documento. Importe de documento. Importe total antes de Iva y antes del descuento. Importe total antes de Iva. Iva total. Total en letra. Observaciones. Forma de pago del documento. Tipo de documento. Descripcin completa del documento, todas las partidas. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres. Descripcin completa del docto en un ancho de 40 caracteres, cada partida en 40 caracteres y 2 lneas. Descripcin completa del docto en un ancho de 30 caracteres, cada partida en 30 caracteres y 2 lneas. Nmero de la partida. Clave del artculo por partida. Descripcin del articulo por partida. Cantidad por partida. Precio unitario por partida. 2 112.00 17 D1240-61 CONTADO FACTURA 2 TIENDA 24/DIC/99 31/DIC/99 5 125.00 110.00 210.00 150.00 1150.00 1000.00 1000.00 150.00

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MIL PESOS 00/100

Ticket30.

Ticket40 2L.

Ticket30 2L. N. partida. Clave. Concepto. Cantidad. Precio unitario.

Pg. 94 Precio unitario con descuento incluido por partida. Precio unitario con impuesto incluido por partida. Importe de la partida. Importe con impuesto incluido de la partida. Impuesto de la partida. Descuento de la partida. Costo del artculo de la partida. Serie de artculo de la partida. Unidad de venta de la partida. Observacin del artculo por partida. Peso del articulo por cantidad por partida

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Precio unitario des. Precio unitario imp. Importe. Importe imp. Impuesto. Descuento. Costo. Serie. Unidad. Observacin. Peso

110.00 126.50 224.00 257.60 33.60 4.00 100.00 230177 PZ

COMPRAS.
Aqu se encuentran listados todos los documentos que justifican la cantidad de artculos que ingresan al inventario, COMPRA (COM.). Los campos disponibles para Filtros y Reportes en este catlogo son los mismos que se describieron anteriormente.

NCR, MERMAS, MOVTOS. ALMACN.


Muestra todos los documentos de los catlogos de NOTAS DE CREDITO, MERMAS y MOVIMIENTOS DE ALAMCEN en un solo catlogo, diferenciados en el mismo por su valor en la columna tipo: NCR, MER y MOV. Los campos disponibles para Filtros y Reportes en este catlogo son los mismos que se describieron anteriormente.

INFORMACIN DE PARTIDAS.
Esta parte del programa FERRUM es nicamente para consulta de datos, no es posible eliminar o crear partidas directamente en los mens de estos mdulos. Sin embargo es posible filtrar datos y trabajar con ellas para elaborar reportes que permiten una visualizacin ptima de todos los movimientos que se realizan en su negocio a travs de las partidas. Bsicamente estos mdulos concentran todas las partidas de todos los documentos, no los totales de los documentos, estos mdulos muestran el detalle de las paridas.

DETALLES.
Aqu se pueden consultar todas las partidas de documentos que se han generado tanto de entradas como de salidas. FACTURA (FAC.), NOTA (NOT.), MERMA (MER.), COMPRA (COM.), NOTA DE CRDITO (NCR.), MOV. DE ALMACN (MOV.) y COTIZACIN (COT.). Los campos disponibles para Filtros y Reportes se listan a continuacin y son los mismos

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para los dems mens de INFORMACIN DE PARTIDAS (VENTAS, COMPRAS, ENTRADAS, SALIDAS y ENTREGAR.) NOMBRE Tipo. Fecha. D. Documento.>> Artculo.>> Descripcin. Cantidad. Unidad. Costo. Costo Total. Venta. Venta Total. Descuento. Descuento Total. Descuento $ Venta Real. Venta Real Total. Venta Neta. Utilidad. Utilidad %. Ganancia %. Utilidad Total. Comisin por utilidad. DESCRIPCION Tipo de documento. Fecha de emisin del documento. Datos de Documento. Datos del Artculo. Observaciones de la partida del documento. Cantidad de artculos por partida. Unidad que se eligi para la Compra o Venta del artculo. Costo del artculo. Costo del artculo por cantidad. Precio de venta de artculo. Precio de venta de artculo por cantidad. Porcentaje de descuento por partida. Porcentaje de descuento por partida mas porcentaje de descuento global de documento. Cantidad de descuento por partida. Precio de venta del artculo menos descuentos. Precio de venta del artculo menos descuentos por cantidad. Precio de venta del artculo menos descuentos por cantidad mas impuestos. Precio de venta-costo. Porcentaje de utilidad respecto al costo. Porcentaje de utilidad respecto al precio de venta. Precio de venta-costo por cantidad. Precio de venta-costo por cantidad por utilidad. 3 LT. 90.00 270.00 100.00 300.00 10 18 30.00 100.00 300.00 345.00 100.00 12 17 300.00 EJEMPLO FAC. 24/DIC/99

Pg. 96 Comisin por venta total. Serie. Impuesto. Impuesto $. Precio de venta del artculo menos descuentos por cantidad por utilidad. Nmero de serie del artculo. Porcentaje de impuesto que se le aplica. Cantidad de impuesto que paga.

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123687 15 45.00

VENTAS.
Lista las partidas nicamente de NOTAS (NOT.) y FACTURAS (FAC.), (salidas).

COMPRAS.
Muestra todas las partidas de COMPRAS (COM.) nicamente, (entradas).

ENTRADAS.
Aqu puede consultar todas las partidas de entrada del tipo COMPRA (COM.), MOV. DE ALMACN (MOV.) y NOTA DE CRDITO (NCR.).

SALIDAS.
Muestra las partidas de salida del tipo FACTURA (FAC.), NOTA (NOT.), MERMA (MER.) y MOV. DE ALMACN (MOV.).

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ENTREGAR.
Dado que todos los documentos que FERRUM elabora, permiten hacer entregas parciales de artculos, este catlogo concentra todas esas partidas pendientes por entregar de cualquier tipo de documento.

BANCOS.
Es posible llevar el control de mltiples cuentas bancarias. En la caja se reflejan las operaciones realizadas de la misma manera que un estado de cuenta bancario. Despus de entrar al men bancos aparece una pantalla con los siguientes datos:

NUMERO DE CUENTA.
Es una lista con las cuentas disponibles, cada cuenta se identifica por un nmero, es posible ver todas las cuentas disponibles en FERRUM presionando sobre este campo la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ. O DER., tambin es posible dar de alta una cuenta nueva desde esta ubicacin presionando INSERTAR, dando a la nueva cuenta un nmero distinto a los existentes y un nombre. Se tiene que escoger el numero de cuenta a consultar.

DESDE Y HASTA.
Ingrese las fechas de inicio y fin del perodo de consulta de movimientos bancarios de la cuenta seleccionada, para ver todo el calendario se presiona sobre estos campos BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. y se escoge una fecha. Al presionar ENTER aparecer la pantalla con los movimientos de la cuenta escogida.

COLUMNAS.
Fecha.- Da en que se ingreso el movimiento al Catlogo de Bancos, no es lo mismo que el da en que se aplica el movimiento a la cuenta. Fecha en que se realizo o realizar el movimiento, por ejemplo, se puede dar de alta un cheque para cobrarlo en 15 das. Apl.- Indica si el movimiento ya se ha aplicado a la cuenta o no, solo si su valor es S la cantidad que contempla el movimiento ser sumada (ABONO) o restada (CARGO) al estado de cuenta. Muestra si el movimiento ya fue realizado en el banco, sirve para las conciliaciones. Un movimiento se aplica con la tecla F5. Cargo.- En esta columna se visualizan las cantidades de todos los movimientos que tienen que ver con incrementos de dinero al estado de cuenta. Importe que se descuenta de la cuenta. Abono.- En esta columna se visualizan las cantidades de todos los movimientos que tienen que ver con disminuciones de dinero al estado de cuenta. Importe que se agrega a la cuenta.

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FERRUM SEP. 2002. Saldo.- Presenta la cantidad que aparecer en el banco cuando el movimiento se aplique, es decir, en esta columna se puede ver la cantidad que resultar de aplicar los movimientos de entrada o salida al estado de cuenta sin importar que valor tenga el movimiento en la columna Apl. (N o S). En Banco.- Mostrar la cantidad en el estado de cuenta del banco, tomando en cuenta nicamente los movimientos aplicados. Mov.- Tipo de movimiento, abreviaturas. Nmero.- Nmero consecutivo del tipo de documento. Aqu se podr capturar el nmero de una ficha de depsito, un nmero de cheque o aparecer el nmero de un documento que contina, dependiendo del tipo de movimiento que se este dando de alta. Referencia.- Tipo o Documento de referencia al que se le aplica el cargo o abono que se est dando de alta, dependiendo del tipo de movimiento, aqu se puede capturar el origen del cargo o abono, nombre o razn social de una persona o empresa. Descripcin.- Segn el tipo de movimiento, aqu aparece el nmero del documento por cobrar o por pagar o puede capturarse el concepto del pago de un cheque. Descripcin del concepto del movimiento, o nombre al que se elaboro el cheque. Movimientos.- Tipo de movimiento sin abreviaturas.

ALTA DE UN MOVIMIENTO BANCARIO.


El presionar INSERTAR aparece una pantalla con las opciones CARGO y ABONO, los movimientos tipo CARGO disminuirn cantidades de la cuenta del banco y movimientos tipo ABONO aumentarn cantidades a la cuenta. Aunque el movimiento se haya ingresado al sistema no se aplicar al estado de cuenta hasta que se presione sobre l F5, se puede aplicar el documento hasta que se confirme la entrada o salida del movimiento al estado de cuenta del banco.

USUARIO.
La seguridad de informacin es importante para FERRUM , por eso se ha implementado el sistema multiusuario con las caractersticas necesarias para mantener la confidencialidad de bases de datos. Esta opcin cambia el usuario activo, tambin es posible cambiar de usuario en la misma terminal con las teclas F1 o CTRL+F2, sin importar en que Catlogo se encuentre despus de haber oprimido estas teclas, FERRUM pedir un nuevo usuario para trabajar, la diferencia entre estos dos comandos es que F1 saca al usuario de todos los mens y sita al nuevo en el men principal, mientras que CTRL+F2 permite al nuevo usuario permanecer en el mismo nivel que el anterior.

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EMPRESA.
El programa FERRUM es tambin un sistema multiempresa, es posible manejar y controlar con el mismo programa dos o mas empresas, esta opcin del Men principal le permitir cambiar de una a otra empresa y es tambin en este nivel donde se pueden dar de alta nuevas empresas para trabajar con FERRUM .

ALTA DE UNA EMPRESA.


Colocado el cursor en esta opcin se presiona ENTER y el sistema pedir que ingrese un nmero de empresa para trabajar, en FERRUM las empresas se reconocen con un Nmero y un Nombre de Empresa, sobre este campo que solicita el nmero, se oprimen la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. aparecer una ventana auxiliar con las empresas que ya existen, si se desea dar de alta una nueva simplemente se presiona INSERTAR, el sistema le pedir ingresar un Nmero y un Nombre para la Nueva Empresa, despus de haberlo hecho, FERRUM crear los nuevos archivos necesarios para trabajar con la nueva empresa y se cerrar para dar acceso a estos nuevos archivos. Para poder comenzar a trabajar con cualquier empresa que este dada de alta en el sistema bastar con volver a entrar.

UTILIDADES.
Este men de tiene opciones que determinan como se ve y funciona el sistema. Esta es una de las partes principales del programa aqu es donde se configurar el modo de trabajar del mismo, incluyendo fechas, valores de impuestos, colores de las distintas ventanas (solo monitor color), impresoras, etc.

FECHA OPERATIVA.
Configura la fecha en que trabajar el sistema FERRUM nicamente. Cuando inicie otra sesin en FERRUM , la fecha ser una vez ms la del reloj de la computadora.

SISTEMA.
Configura los parmetros de funcionamiento especifico del equipo, como impresora, reloj y monitor, esta configuracin solo afectar el equipo configurado, es decir, si se cambian los colores, solo cambiarn en la computadora donde se modificaron los colores.

IMPRESORA.
Configura el tipo de impresora utilizada y sus caractersticas, los valores son: LARGO DE PAGINA. Nmero de lneas imprimibles en la hoja, generalmente 58 en hoja tamao carta.

Pg. 100 ANCHO DE PAGINA.

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Numero de caracteres imprimibles a lo ancho de la pagina, en una impresora de 8, son 80 con tamao de letra pica (10 CPI), 96 en letra elite (12 CPI) y 132 en letra condensada (15 CPI) PUERTO DE IMPRESIN. Puerto donde se encuentra conectada la impresora, o puerto asignado por la red, puede ser LPT1, LPT2 o LPT3. TIPO DE IMPRESORA. Tipo de impresora conectada, puede ser compatible con Epson, IBM, Canon o HP. MARGEN SUPERIOR. Numero de lneas a dejar en la hoja antes de comenzar la impresin. MARGEN IZQ. Numero de caracteres a la izquierda de cada lnea impresa dejados en blanco.

AJUSTA MARGENES.
Permite el ajuste preciso para formas, el ajuste se realiza en milmetros. Presione sobre esta opcin y siga las instrucciones en pantalla para ajustar los mrgenes.

COLORES.
Configura los colores de la pantalla, muestra una paleta de colores, a la izquierda el tipo de mensajes y datos para modificar su color, a la derecha cuatro barras que determinan el brillo, la cantidad de rojo, verde y azul del color, cuando se haya terminado de ajustar el color se presiona TABULADOR para almacenar los cambios, o ESC para no grabarlos.

FECHA.
Configura la fecha que posee el reloj de la computadora (CMOS).

TAMAO.
Indica el numero de columnas y renglones que se muestran a la vez, esto depende del tipo de monitor o adaptador grfico, los valores permitidos puede visualizarlos presionando BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. sobre el campo NMERO DE RENGLONES y son: 80x25, 80x43, 80x50, 80x60, 132x25, 132x43, 132x50, 132x60.

LISTA.
Determina el tamao de los catlogos en la pantalla, el 100% se refiere a toda la pantalla, 50% a media pantalla, etc., los catlogos pequeos son ms rpidos puesto que necesitan mostrar menos informacin, esto ayuda a agilizar equipos lentos.

MDULOS DEL SISTEMA.


Esta parte del programa FERRUM permite activar o desactivar mdulos, de esta manera, es posible aumentar y reducir la cantidad de campos que se observen en los

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distintos ficheros de captura. Los valores para todos estos mdulos son: S si el mdulo se utilizar en su negocio y N si desea desactivarlo. Es posible activar o desactivar mdulos en cualquier momento.

GENERAL.
MULTIEMPRESA. GARANTAS Y SERVICIOS. BANCOS. CAJA. CONTROL DE SUCURSALES.

INVENTARIO.
SOPORTE A CDIGO DE BARRAS. PESO Y CONTEO RPIDO. INFORMACIN EXTERNA (IMGENES Y TEXTO). MERMAS POR GRANEL. MULTIPRESENTACIN. MULTIALMACN. UBICACIN. MNIMOS Y PEDIDOS. MULTIPROVEEDORES. KITS Y PRODUCCIN.

PRECIOS.
OTROS COSTOS. MULTIMONEDA. MULTIPRECIOS. PRECIOS ESPECIALES. OFERTAS.

CLIENTE.
CUANTAS BANCARIAS. IMGENES EXTERNAS. CONTACTO. E-MAIL. MULTITELEFONO. ENVIOS. CRDITO.

Pg. 102 DESCUENTOS. CLASIFICACIN DE CLIENTES. EMISIN DE CHEQUES. PRECIOS ESPECIALES.

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VALORES DEL SISTEMA.


Configura los valores de funcionamiento del sistema, de forma operativa, estos cambios se reflejan en toda la red.

GENERAL.
Configura parmetros que FERRUM utilizar para todas las terminales. En algunos de los campos de esta pestaa se puede desplegar un men con las opciones disponibles para ellos, presionando la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. NUMERO DE SUCURSAL. Este nmero determinar la identificacin de la Matriz o Sucursal donde se este trabajando. Si es que se va a trabajar mediante sincronizacin de sucursales y varias empresas dadas de alta en FERRUM , este numero no deber repetirse en ninguna otra sucursal de la misma empresa, pues internamente este nmero es muy importante para generar el archivo de exportacin en una sincronizacin de Matriz y Sucursales. La explicacin e instrucciones para sincronizar se encuentran mas adelante en el tema IMPORTAR/EXPORTAR. MXIMO DE SUCURSAL. Determina el numero mximo de sucursales que manejara una matriz de FERRUM , este campo no tendr utilidad si se esta trabajando en una sucursal , es decir, si su campo NUMERO DE SUCURSAL tiene un valor distinto de 000. NUMERO DE ALMACENES. Especifica el nmero de almacenes que utilizar la sucursal, cuando se haya ingresado un nmero mayor al existente, ser necesario reiniciar el programa FERRUM para que reconozca al nuevo o nuevos almacenes. DECIMALES EN DOCTOS. Indica si se quiere que los documentos muestren decimales. OBSERVACIONES EN PARTIDAS. Permitir o no capturar comentarios por partida en los documentos. CREDITO A CERO DIAS. Los valores para este campo pueden ser SI y NO. Cuando la opcin activada es SI, significar que cuando se hace una Nota o Factura, no se cobra completamente al instante de realizar el documento pero se puede capturar una cantidad preliminar (anticipo) y cuando los artculos sean entregados se liquida completamente, esta herramienta es til cuando un punto de venta no recibe pagos totales en el momento de hacerse el documento pero el pago total del mismo no excede el da presente. Dependiendo de este valor (S o N) las pantallas de la elaboracin de Notas y Facturas mostrarn o no el siguiente campo.

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CLIENTE PREDEFINIDO. En ciertas ocasiones, dependiendo de la dinmica de su negocio, se requerir vender a un cliente particular, como un cliente de mostrador o publico en general, podr especificar las caractersticas de estos clientes, que en realidad son un conjunto clientes bastante grande, de la manera que se explica en la pagina y despus capturarlo en este campo presionando la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. para ver todo el Catlogo de Clientes. Cuando se este haciendo un documento tipo Nota o Factura, al momento de escoger al cliente, aparecer por defecto el que se haya seleccionado en este campo pero se podr escoger adems cualquier otro. PERODO FISCAL. Establece los limites del periodo fiscal en el que el negocio es auditado. ARTICULO CON Y SIN IVA PREDEFINIDO. Cuando se crea una sola Factura mediante la agrupacin de varias Notas, las cuales contienen algunos artculos que se venden CON IVA y otros que se venden SIN IVA, una de las opciones es crear dos partidas en la Factura, el importe de una de ellas ser la suma del total de todas las partidas de artculos CON IVA, el concepto de esta partida en la Factura ser el artculo que se escoja como predefinido CON IVA, la segunda partida corresponder a los artculos que se vendan SIN IVA, el concepto de esta partida en la Factura ser el artculo que se escoja como predefinido SIN IVA, teclee BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. sobre estos campos y aparecer el Catlogo de Almacn para seleccionar o dar de alta los artculos que se capturarn como predefinidos. ETAPA INICAL DE UNA COMPRA. Mediante este campo es posible elaborar varios documentos previos a una compra, pasando por un documento de aprobacin, un pedido, una recepcin de artculos y finalmente la captura de la factura del proveedor. TIPO DE CLAVE DE INVENTARIO. Determina el tipo de clave utilizada para el almacn, puede ser:

Pg. 104 Libre: Acepta cualquier letra o caracter.

FERRUM SEP. 2002.

Formateada: Acepta nicamente los caracteres definidos en el formato de la clave. Automtica: Genera la clave basndose en el proveedor, la descripcin y un nmero nico. FORMATO DE LA CLAVE. Cuando el tipo de clave es Formateada, define el formato, las letras validas son: X, Cualquier carcter; 9, Solo nmeros; , Letras o nmeros en maysculas. Cualquier otro carcter ser insertado en la clave nicamente para visualizacin. FORMATO DE FECHAS Permitir especificar un formato de fecha para su visualizacin en los catlogos. OCULTA LOS 0'S EN LOS CATALOGOS. Mediante esta opcin es posible no mostrar los valores cero en las columnas o filas de un catlogo. CADUCIDAD DE LA CLAVE DE ACCESO. Tiempo en das entre solicitud de cambio de clave, un valor pequeo crea un sistema ms seguro pero tambin requiere de constantes cambios de clave de acceso. SEG. PARA EL PROTECTOR DE PANTALLA. Establece el tiempo en segundos en el que FERRUM mostrar una pantalla que contiene la fecha y hora operativas del sistema, se activar automticamente cuando el sistema no reciba instrucciones del usuario despus de este tiempo. Cuando se presione cualquier tecla se tendr que ingresar una Identificacin de Usuario y una Clave de Acceso para seguir trabajando en FERRUM . REPORTES COMUNES. Dado que con una sola licencia de FERRUM se pueden controlar varias empresas, cada una puede o no contener formatos o reportes independientes, con esta opcin, todos los reportes que se elaboren en determinada empresa, estarn disponibles en todas las dems. LIMITA NUMERO EN CAJAS. Permitir tener un especifico numero de cajas para registrar la entrada de efectivo. LIMITA NUMERO EN BANCOS. Es posible establecer un determinado numero de cuentas bancarias a controlar.

PRECIOS.
Esta pestaa contiene los campos relacionados con los precios y su visualizacin en los catlogos de FERRUM .

FERRUM SEP. 2002. VALOR DEL DOLAR. Paridad del dlar respecto a la moneda nacional. PORCENTAJE DEL IVA. Porcentaje del Impuesto a Valor Agregado. IVA INCLUIDO. Determina si los precios son mostrados en los catlogos con el IVA integrado. TIPO DE COSTOS. Tipo de costeo de inventario, puede ser: Costo Promedio: Los nuevos costos se promedian con los costos anteriores. Ultimo Costo: El ltimo costo es el que se utilizar. DESGLOSA IVA EN COMPRAS.

Pg. 105

Los valores SI y NO de esta opcin permiten capturar los precios de los artculos de compra con o sin IVA incluido, si la opcin tiene el valor SI, cuando se est elaborando la compra, en el campo COSTO se presiona la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. y aparecer un men auxiliar con las opciones + IVA INCLUIDO y - SIN IVA. Cuando el campo tiene el valor NO estas opciones no estarn disponibles. CALCULO DE GASTOS. Permite incrementar los gastos extras que generan las compras, al costo de un artculo, este valor se puede sumar al costo del artculo como un porcentaje o como un precio fijo. DESCUENTO MAXIMO. Restringe el descuento mximo global por documento, es el mximo porcentaje de descuento que se aplicar en un documento del tipo Nota o Factura. USO DEL CAMPO DESCUENTO. Para los artculos, especifica si el descuento que se d de alta en su fichero en su pestaa PRECIOS, se considerar como un descuento o como un limite de descuento. DESCUENTO MAXIMO POR PARTIDA. Restringe el porcentaje de descuento mximo permitido por partida. DESCUENTO GLOBAL SE APLICA A. Al elaborar un documento es posible especificar si el descuento global que estamos otorgando, se aplicar al total de la suma de las paridas de este documento o a cada una de ellas por separado. COMISIN BANCARIA Y COMISIN POR FORMA DE PAGO. La primera estipula el porcentaje de comisin, que un banco cobra por ofrecer el servicio de sus tarjetas, cheques, etc. La segunda define el tipo de pago, tarjeta, cheque, efectivo, etc. PUEDE VER TODOS LOS PRECIOS. Para poder ver en el catlogo de almacn las tres columnas de precios: MENUDEO, MAYOREO y MAYOREO. Si este campo tiene el valor NO solo se podr observar la columna de MENUDEO, dependiendo de los derechos del usuario.

Pg. 106 VIGENCIA DE LOS PRECIOS.

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Permitir poner un limite de tiempo a la vigencia de los precios de los artculos, para que FERRUM avise cuando haya que recalcularlos. MINIMO DE ANTICIPO EN VENTAS. Dependiendo de los derechos del usuario, en este campo se capturar un porcentaje que determinar la cantidad mnima que debe de pagarse al elaborar un documento.

LOCAL.
Configura parmetros que sern validos nicamente para la Terminal (o incluso el Servidor) en donde se este trabajando. En algunos de los campos de esta pestaa se puede desplegar un men con las opciones disponibles para ellos, presionando la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER. CAJA QUE AFECTA. Dependiendo de la cantidad de Cuentas Bancarias que existan en el sistema, en este campo se puede especificar cual de ellas ser afectada por los movimientos de entrada y salida que se realicen en la Terminal en cuestin. ALMACEN QUE AFECTA. Segn la cantidad de almacenes que se hayan dado de alta en el sistema, en este campo se captura el nmero de almacn que esta Terminal ocupar por defecto, aunque en muchos de los movimientos que se realizan en FERRUM , es posible escoger un almacn cualquiera. CATALOGO DE INVENTARIO. Permite establecer que catlogo de inventario ser visualizado por defecto en el ALMACN. CATALOGO DE CLIENTES. Permite establecer que catlogo de clientes ser visualizado por defecto en CLIENTES.. USO DE LECTOR DE C DE BARRAS. Si la Terminal va a trabajar o no con un Lector de Cdigo de Barras, este campo deber tener lo opcin correspondiente, sus valores son SI o NO. TIPO DE LECTOR DE C B. FERRUM , soporta dos tipos de Lector de Cdigo de Barras: Serial: Conectado directamente en la parte de atrs de gabinete de la Terminal. Teclado: Es un lector ms sencillo que se conecta en la misma lnea del teclado. TIPO DE FECHA. Existen dos formas en que el sistema permite trabajar con fechas: Automtica.- Con esta opcin, FERRUM trabajar con la fecha que marque el reloj de la computadora. Manual.- Al iniciar FERRUM en esta Terminal, siempre preguntar por una fecha para trabajar.

FERRUM SEP. 2002. MOSTRAR SOLO NOTAS EN MOVIMENTO.

Pg. 107

En el Catlogo de Notas permite la restriccin de la visualizacin de Notas que se encuentran con procesos pendientes, como en cobranza, por ejemplo. Sus valores tambin son S y N. MOSTRAR SOLO FACTURAS EN MOVIMIENTO. En el Catlogo de Facturas permite la restriccin de la visualizacin de facturas que se encuentran con procesos pendientes, como en cobranza, por ejemplo. Sus valores son S y N. MODO DE IMPRESION DE FACTURAS Y NOTAS. En esta terminal, este campo determinar si la impresin de este tipo de documentos ser AUTOMATICA (sin pregunta de decisin), MANUAL (con pregunta de decisin) o nunca imprimir. IMPRESORAS 1 A 8. Permite conectar impresoras a distintos puertos, es posible conectar una misma impresora a puertos diferentes, la IMPRESORA 1 puede estar conectada al puerto LPT2 en esta terminal y a LPT1 la pestaa LOCAL de otra terminal. Esto se hace a travs de la red. Ver ENRUTAMIENTO DE IMPRESORAS.

NUMERACIN.
Muestra el ltimo nmero de cada documento que genera el programa, cuando este nmero es modificado para determinado tipo de documento, los siguientes que se generen cambiarn su numero de registro consecutivo. Lo mismo se aplica para establecer una restriccin en la cantidad de partidas permisibles en una Notas, Facturas, Cotizaciones, etc. (un valor cero en estos campo significar que no hay lmite de partidas por documento), as como las series que existan para estos documentos. Los folios del 0 al 9, son contadores que podemos insertar en cualquier tipo de documentos.

FORMATOS Y FORMATOS 2.
En estas pestaas, se le asignar a cada tipo de documento, el formato predefinido por el usuario, que se desee imprimir para cada tipo de documento. Todos los documentos que se encuentran en esta pestaa pueden imprimirse con los campos y formas que se deseen. Despus de haber elaborado el reporte de tipo formato (FOR.) en el Catlogo correspondiente, se asigna al documento elegido, presionando delante de el, sobre el campo editable, la BARRA ESPACIADORA o las FLECHAS DE DIRECCION IZQ O DER., aparecer una ventana con todos los reportes que se hayan creado en todos los Catlogos, se escoge el conveniente por nombre y cuyo tipo sea FOR. y se presiona ENTER, en este mismo lugar aparecer el nombre del formato elegido indicando que ha sido asignado al documento y cuando este se imprima lo har con las caractersticas del formato. Para cambiar de formato siga los mismos pasos y escoja otro formato de la lista de reportes tipo FOR. Para desasociar el tipo de documento con un formato se presiona ESCAPE en vez de ENTER al seleccionar el formato.

Pg. 108 FAC CONTADO APLICADA. Factura de contado aplicada e impresa. FAC CREDITO APLICADA. Factura de crdito aplicada e impresa. FAC NO IMPRESA. Factura retenida, no impresa, en espera, por modificarse, etc. FAC SIN RFC CONT. Documento de venta sin RFC del Cliente y de contado. FAC SIN RFC CRED. Documento de venta sin RFC del Cliente y de crdito. NOTA CONTADO APLICADA. Nota de contado aplicada e impresa. NOTA A CREDITO APLICADA. Nota de crdito aplicada e impresa. NOTA NO IMPRESA. Nota retenida, no impresa, en espera, por modificarse, etc. NOTA SIN RFC.

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El formato de Nota que se imprimir si se escogi a un cliente que no tiene RFC dado de alta en FERRUM . COTIZACION. Cotizacin. COTIZACION/PEDIDO. Documento que funciona como cotizacin y/o pedido. NOTA DE CREDITO A CLIENTE. Nota de Crdito otorgada al Cliente. NOTA DE CREDITO A PROVEEDOR. Nota de Crdito que otorga el Proveedor. COMPRAS. Documentos con los campos necesarios para revisar las compras a proveedores. PEDIDO A PROVEEDOR. El formato con el que se imprimirn los pedidos dirigidos a proveedor. MOV DE ALMACEN. Documentos que proporcionan informacin sobre los movimientos de artculos entre almacenes.

FERRUM SEP. 2002. MERMA O AJUSTE DE INVENTARIO. Documentos con informacin de ajustes al inventario y mermas. COMPROBANTE DE PAGO C0D. Un documento con los datos necesarios para controlar pagos de documentos. CHEQUES. Asigne el formato que haya diseado para llenar los campos de sus cheques. PLIZA DE CHEQUES. Pliza de cheques.

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TERMINOS.
Esta pestaa permitir personalizar los nombres de ciertos conceptos, como los nombres de distintos precios y de almacenes. PRECIO A. Cambia el nombre MENUDEO por un nombre que se utilice en su negocio para este precio. PRECIO B. Cambia el nombre 1/2 MAYOREO por el nombre que se utilice en su negocio para este precio. PRECIO C. Cambia el nombre MAYOREO por el nombre que se utilice en su negocio para este precio. CLASIFICACIONES ESPECIALES. Cambia los nombres CLAS. 1, etc., por los nombres que identifiquen los tipos de clasificacin que se ocupan en su negocio para los clientes y los artculos. Tambin cambia los nombres de los distintos catlogos de inventario y de clientes. Y tambin cambia los nombres de las impresoras que se pueden manejar.

ALMACENES.
Cambia los nombres de los almacenes y especifica cuales sern contemplados en la existencia total y cuales no.

PROGRAMAS EXTERNOS.
Contiene las lneas de comandos con las instrucciones para realizar respaldos, adems del comando del visualizador de archivos, de imgenes o sonidos.

REDONDEO.
Esta pestaa permite especificar el tipo de redondeo que se desea aplicar a las cantidades que muestra FERRUM , es posible establecer a partir de que precio se aplicar determinado redondeo, es decir, el redondeo se aplicar a centavos, unidades, decenas, etc., dependiendo del rango de precios que usted elija.

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CATALOGO DE PERSONAL.
Permite administrar permisos y restricciones de los usuarios. Permite definir porcentajes de ganancia de los vendedores. Permite administrar las funciones del personal.

COLUMNAS
Id. Usuario.- Identificacin de 2 dgitos (letras o nmeros) con que FERRUM reconoce a un Usuario. Grupo.- Nombre de grupo al que pertenece el usuario. Descrpcin.- Nombre completo del Usuario.

ALTA DE USUARIOS
El acceso al sistema FERRUM se realiza mediante la asociacin de dos parmetros: la Identificacin de Usuario y la Clave de Acceso. La Identificacin de Usuario es un conjunto de 2 dgitos, letras y/o nmeros, con los que el sistema reconocer al Usuario en particular y la Clave de Acceso es un conjunto de 8 o menos caracteres definidos por el Usuario de manera confidencial que le permitir entrar al sistema. Cuando el nuevo Usuario entra a FERRUM , tecleando su Identificacin de Usuario (2 dgitos), el programa lo identifica por primera vez y entonces tendr que definir y confirmar su Clave de Acceso (8 o menos dgitos) para poder entrar al programa, es en este momento cuando la Identificacin de Usuario y la Clave de Acceso quedan relacionadas y se convertirn en nicas para este Usuario si as se desea. Ambos cdigos debern ser memorizados por el Usuario. Al presionar la tecla INSERT, CTRL+INSERT o TABULADOR, se muestra una pantalla con una serie de pestaas que definen los niveles de acceso del sistema para el Usuario, la primer pestaa se refiere a la identificacin del usuario en FERRUM .

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ID DE USUARIO. Ingrese una Identificacin de Usuario, cdigo de 2 dgitos, nmeros y/o letras. GRUPO DE TRABAJO. Especifique a que grupo de trabajo pertenece el usuario, almacenistas, administrativos, vendedores de mostrador, etc. COMISION. Porcentaje de comisin por venta para el Usuario. NOMBRE Capture el nombre completo del usuario. ALMACEN QUE AFECTA. Aqu se captura el almacn predeterminado que el usuario afectar al realizar ventas. Un valor 0 indicar que el usuario afectar al almacn que la terminal tenga en su pestaa LOCAL. CATALOGO DE CLIENTES. Se captura el catlogo de clientes que el usuario tendr derecho a consultar. Un valor 0 indica que no tiene restriccin. CATALOGO DE INVENTARIO. Se captura el catlogo de inventario que el usuario tendr derecho a consultar. Un valor 0 indica que no tiene restriccin.

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FERRUM SEP. 2002.

CAMPOS PARA FILTROS Y REPORTES


NOMBRE Clave. Nombre. Costo. DESCRIPCIN Identificacin de Usuario. Nombre completo del Usuario. Porcentaje de Comisin. EJEMPLO IS. Ismael Santos Arroyo. 4.000

ACCESOS.
Las dems pestaas que aparecen en la pantalla al dar de alta un nuevo Usuario sirven para definir los niveles de acceso que este tendr, es decir, si se quiere o no que determinados individuos del personal tengan permiso para consultar, modificar o dar de alta informacin en un Catlogo determinado. Los valores permitidos son S si se tiene acceso o permiso y N no se tiene acceso o permiso. Los permisos son los siguientes: INVENTARIO: Consulta Listado Consulta Detalle De Articulo Altas Y Cambios De Descripciones De Los Articulos Consulta Y Cambios A Costos Consulta Y Cambios A Niveles De Inventario Consulta Y Cambios A Proveedor Cambiar De Almacen El Catalogo Puede Ver Todos Los Almacenes En El Catalogo Ver Costo En El Catalogo Bajas De Articulos Reportes

GARANTAS: Consultar Listado. Consulta Detalles De Garanta. Altas Y Cambios De Garantas. Bajas De Garantas. Reportes.

FERRUM SEP. 2002. CLIENTES: Consultar Listado Consulta Del Cliente Altas Y Cambios A Generales Cambios A Credito Bajas Reportes Asignar Precios Especiales Por Cliente

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COBRANZA: Consultar Listado Consulta Del Detalle Alta De Cobros Baja O Cambios A Cobros Reportes Asignar Cobrador Cambia Saldos

PROVEEDORES: Consultar Listado. Consulta Detalles Del Proveedor. Altas Y Cambios A Generales. Cambios A Crdito. Bajas. Reportes.

PAGOS: Consultar Listado. Consulta Del Detalle. Alta De Pagos. Bajas O Cambios De Pagos. Reportes.

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FERRUM SEP. 2002.

FACTURAS: Consultar Listado Consultar Detalles Alta Del Documento Cambios Del Documento Cancelar Dentro Del Periodo Cancelar Fuera Del Periodo Cancelar Con Nota De Crdito Pagar Facturas C.0.D. Imprimir Reportes, Cartas Cambiar De Serie Elegir El Cliente

NOTAS: Consultar Listado Consultar Detalles Alta Del Documento Cambios Del Documento Cancelaciones Facturar La Nota Pagar Facturas C.0.D. Imprimir Reportes, Cartas Cambiar De Serie Elegir El Cliente

COTIZACIONES: Consultar Listado Consultar Detalles Alta Del Documento Cambios Del Documento Recotizar El Documento

FERRUM SEP. 2002. Recotizar El Documento A Costo Mas Utilidad Eliminar Cotizacin Imprimir Reportes, Cartas

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COMPRAS: Consultar Listado Consultar Detalles Alta Del Documento Cambiar Costos En Una Compra Rechazar Incrementos Automticos Al Costo Cambios Del Documento Cancelaciones Imprimir Reportes, Cartas Aprobar Pedidos Pedir A Proveedor Recibir Factura Pagar Compra De C.0.D. Recibir Artculos

MERMAS: Consultar Listado. Consultar Detalles. Alta Del Documento. Cambios Del Documento. Cancelaciones. Imprimir Reportes, Cartas.

NOTAS DE CREDITO: Consultar Listado. Consultar Detalles Alta De Notas De Crdito A Clientes Alta De Notas De Crdito De Proveedores

Pg. 116 Cambios Del Documento Aplicar Y Cancelar Cambiar De Serie Imprimir Reportes, Cartas

FERRUM SEP. 2002.

MOVIMIENTOS DE ALMACEN: Consultar Listado Consultar Detalles Alta Del Documento Cambios Del Documento Cancelaciones Traspasar Sin Existencias Imprimir Reportes, Cartas Dar Entrada A Almacenes Distintos Del Propio Crear Movimientos De Almacenes Distintos Del Propio Crear Movimientos Con Almacn Origen Distinto Del Propio Cambiar Tipo De Entrega Del Movimiento

INFORMACIN: Consultar Listado. Consultar Detalles De FERRUM. Imprimir Reportes, Cartas.

CONFIGURACIN: Configurar Los Datos Del Sistema Configurar El Sistema Configurar Mdulos Del Sistema Dar De Alta, Cambios Y Bajas A Usuarios Y Claves Salir De Cambia De Empresa Cambiar Folios De Documentos Ver Accin En Los Catlogos

FERRUM SEP. 2002. Crear Y Modificar Reportes Modificar Listas En Campos De Opciones Cambiar De Almacn En Documentos Cambiar De Almacn En Partidas Cambiar El Emisor En Documentos Puede Exportar E Importar Capturar Anticipos En Documentos

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BANCOS: Accesar Bancos Elaborar Cheques En Cli Y Proveedores Accesar Caja Dar De Alta Movimientos Dar De Baja De Movimientos Modificar Movimientos

VENTAS: Dar Precio De 1/2 Mayoreo Dar Precio De Mayoreo Dar Precio Especial Dar Crdito Exceder Limite De Crdito Dar Crdito Con Saldos Vencidos Dar Descuento Global No Tiene Limite De Descuento Global Dar Descuento Por Partida No Tiene Limite De Descuento Por Partida Vender Sin Existencia Cambiar Unidad De Venta Cantidad Pagada Puede Ser Menor Que Total Cambiar Observaciones Del Documento Cambiar Tipo De Entrega Del Documento

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REORGANIZA.
Reorganiza los Catlogos de FERRUM en caso de que exista un error en el orden de los datos, tambin sirve para eliminar fsicamente los registros no utilizados de las bases de datos del sistema lo que agiliza a todo el programa.

SUCURSALES.
IMPORTAR/EXPORTAR.
Para homogeneizar la explicacin que brinda este manual en cuanto a la exportacin e importacin (sincronizacin de Sucursales) en el sistema FERRUM , consideraremos un ejemplo prctico en el que existen una Matriz (Suc000) y dos Sucursales (Suc001 y Suc002) para la misma empresa (DATOS1) Los siguientes 3 parmetros no debern repetirse en ninguno de los 3 lugares (Suc000, Suc001 y Suc002). 1.- UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/NUMERO DE SUCURSAL. 2.- UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/LOCAL/CAJA QUE AFECTA. 3.- UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/LOCAL/ALMACEN QUE AFECTA. La razn de esta condicin es que ni la Matriz ni las Sucursales, pueden tener el mismo numero como identificacin dentro de la misma empresa y ni Sucursales ni Matriz afectan la misma caja y mismo almacn. Otro punto importante a mencionar es que los archivos de exportacin de las Sucursales, debern ser enviados primero a la Matriz, pues la Matriz se encargar de organizar estos archivos en carpetas para ser posteriormente enviados a todas las Sucursales. El programa FERRUM en la Matriz se encargar de indicarnos que archivos hay que enviar a determinadas Sucursales, nos mantendr automticamente un registro de los archivos que tendrn que compartirse con las Sucursales, es por eso que todos estos archivos exportados en las Sucursales debern ser enviados primero a la Matriz. Mas adelante se comprender mejor esta condicin.

EXPORTANDO.
EXPORTANDO EN LA MATRIZ (SUC000). La Matriz de la empresa siempre se identificar en el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/NUMERO DE SUCURSAL con el numero 000. El campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/MXIMO DE SUCURSAL solo tendr utilidad en la Matriz, en este campo se capturar el numero de Sucursales que pertenecern a la empresa (DATOS1), para este ejemplo se capturara el numero 2, pues estamos declarando 2 Sucursales. Se entra a UTILIDADES/SUCURSALES/EXPORTA y FERRUM crear en la Matriz los expedientes (carpetas) correspondientes a las Sucursales as como los archivos a exportar a las 2 Sucursales.

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DATOS1 Suc000

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Suc001

MATRIZ:

Ex00000.zip Suc002 Ex00000.zip

Las nuevas carpetas creadas son 3, Suc000 (Matriz), Suc001 y Suc002 una por cada Sucursal y tambin se cre el archivo Ex00000.zip con la siguiente estructura: Ex 000 00. zip

Identificador de archivo exportado.

No. de Suc.

No. Consecutivo.

Extensin.

Es importante hacer notar que aunque se cre la carpeta Suc000, esta no contendr archivos por que esta Sucursal (Matriz) fue la que export. El archivo de exportacin se cre solo en las carpetas Suc001 y Suc002 para indicarnos que este archivo se compartir solo con las Sucursales 1 y 2, no con la Suc000 (Matriz). EXPORTANDO EN LA PRIMERA SUCURSAL (SUC001). Esta Sucursal de la empresa se identificar en el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/NUMERO DE SUCURSAL con el numero 001. El campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/MXIMO DE SUCURSAL no tendr ninguna utilidad. Se entra a UTILIDADES/SUCURSALES/EXPORTA y FERRUM crear en la Sucursal el expediente (carpeta) correspondiente a la Matriz as como el archivo a exportar.

DATOS1

Suc000
PRIMERA SUCURSAL:

Ex00100.zip

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FERRUM SEP. 2002.

La nueva carpeta creada es Suc000 y dentro de ella esta el archivo que exporta los datos de la Primera Sucursal, esta dentro de esta carpeta para indicarnos que este archivo hay que enviarlo a la Suc000 (Matriz). EXPORTANDO EN LA SEGUNDA SUCURSAL (SUC002). Esta Sucursal de la empresa se identificar en el campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/NUMERO DE SUCURSAL con el numero 002. El campo UTILIDADES/VALORES DEL SISTEMA/GENERAL/MXIMO DE SUCURSAL no tendr ninguna utilidad. Se entra a UTILIDADES/SUCURSALES/EXPORTA y FERRUM crear en la Sucursal el expediente (carpeta) correspondiente a la Matriz as como el archivo a exportar.

DATOS1

SEGUNDA SUCURSAL:

Suc000 Ex00200.zip

La nueva carpeta creada es Suc000 y dentro de ella esta el archivo que exporta los datos de la segunda Sucursal, esta dentro de esta carpeta para indicarnos que este archivo hay que enviarlo a la Suc000 (Matriz).

IMPORTANDO.
IMPORTANDO EN LA MATRIZ (SUC000). Recuerde que todos los archivos exportados de las Sucursales deben ser enviados a la Matriz, pues en esta se llevar el registro de los archivos exportados que es necesario compartir con las otras Sucursales. a).- Importando de la Primera Sucursal. El archivo Ex00100.zip que gener la exportacin de la Primera Sucursal, se copia en la Matriz dentro de la carpeta DATOS1, se entra UTILIDADES/SUCURSALES/IMPORTA, y la Empresa 1, en la Matriz, tendr los cambios que se hayan hecho en la Primera Sucursal, FERRUM adems crear duplicados de este archivo en las carpetas correspondientes a las dems Sucursales para actualizar el registro.

FERRUM SEP. 2002.


DATOS1 Suc000

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Suc001

MATRIZ:

Ex00000.zip

Suc002 Ex00000.zip Ex00100.zip

En la carpeta Suc000 no se cre ningn duplicado del archivo por que la Matriz se actualiza al ejecutar el comando importar, en la carpeta Suc001 tampoco se creo ningn duplicado pues de esta Sucursal importamos, solo se cre un duplicado en la carpeta Suc002, para indicarnos que este archivo (Ex00100.zip) tiene que mandarse a la Suc002. b).- Importando de la Segunda Sucursal. El archivo Ex00200.zip que gener la exportacin de la Segunda Sucursal, se copia en la Matriz dentro de la carpeta DATOS1, se entra UTILIDADES/SUCURSALES/IMPORTA, y la Empresa 1, en la Matriz, tendr los cambios que se hayan hecho en la Segunda Sucursal, FERRUM adems crear duplicados de este archivo en las carpetas correspondientes a las dems Sucursales para actualizar el registro.

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DATOS1 Suc000

FERRUM SEP. 2002.

MATRIZ:
Suc001 Ex00000.zip Ex00200.zip Suc002 Ex00000.zip Ex00100.zip

En la carpeta Suc000 no se cre ningn duplicado del archivo por que la Matriz se actualiza al ejecutar el comando importar, en la carpeta Suc001 se cre un duplicado para indicarnos que este archivo (Ex00200.zip) tiene que mandarse a la Suc001, en la carpeta Suc002 no se creo ningn archivo pues de esta Sucursal estamos importando. Observe que ahora la Matriz tiene claramente identificados los archivos que debern ser enviados a las sucursales, en sus correspondientes carpetas: A la Suc001 hay que enviar los archivos Ex00000.zip y Ex00200.zip. A la Suc002 hay que enviar los archivos Ex00000.zip y Ex00100.zip. IMPORTANDO EN LA PRIMERA SUCURSAL (SUC001). Observe que ahora en la Matriz se lleva un registro de los archivos que deben enviarse a las dems Sucursales, la carpeta Suc001 que esta en la Matriz nos esta indicando que existen 2 archivos que deben enviarse a la Primera Sucursal para poder sincronizarla con la Matriz y la Segunda Sucursal. Estos 2 archivos (Ex00000.zip y Ex00200.zip) se envan y se copian en la carpeta DATOS1 de la Primera Sucursal, en esta se entra a UTILIDADES/SUCURSALES/IMPORTA y los datos se actualizarn automticamente.

DATOS1 Ex00000.zip*
PRIMERA SUCURSAL:

Ex00200.zip* Suc000 Ex00100.zip

FERRUM SEP. 2002. *ARCHIVOS NO GENERADOS EN ESTA SUCURSAL. IMPORTANDO EN LA SEGUNDA SUCURSAL (SUC002).

Pg. 123

Recuerde que ahora en la Matriz se lleva un registro de los archivos que deben enviarse a las dems Sucursales, la carpeta Suc002 que esta en la Matriz nos esta indicando que existen 2 archivos que deben enviarse a la Segunda Sucursal para poder sincronizarla con la Matriz y la Primera Sucursal. Estos 2 archivos (Ex00000.zip y Ex00100.zip) se envan y se copian en la carpeta DATOS1 de la Segunda Sucursal, en esta se entra a UTILIDADES/SUCURSALES/IMPORTA y los datos se actualizarn automticamente.

DATOS1 Ex00000.zip*
SEGUNDA SUCURSAL:

Ex00100.zip* Suc000 Ex00200.zip

*ARCHIVOS NO GENERADOS EN ESTA SUCURSAL.

DESCRIPCIN DE LAS TABLAS DE DATOS.


l * significa que es un campo requerido por el sistema, y sin el cual el sistema podra tener resultados inesperados. La primer columna es el nombre del campo. La segunda es el tipo de datos, donde C es texto o carcter, N es numrico y D es Fecha en formato dbf YYYYMMDD. La tercer columna es el tamao del campo, incluyendo punto decimal y decimales si existiesen. La cuarta columna es l numero de decimales en los campos numricos.

Pg. 124 La quinta columna es Kel valor predeterminado del campo.

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La ultima columna es una descripcin de las funciones del campo. Usted puede desplegar una ventana con la informacin del estado del sistema con CTRL+F1

INVENTARIOS.
Controla las descripciones de los artculos, su inventario, condiciones, precios y estadsticas. NOMBRE DEL ARCHIVO: INV.ADI NUMERO DE CAMPOS: 61 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 400 EL TAMAO TOTAL ES DE: 1986 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 2621 REGISTROS. Valor nico que sirve como referencia interna para relacionar este dato con otros 0 UNICO() en otras bases de datos, esto permite la independencia a la clave, se crea con la funcin UNICO() a la hora de importarlo. 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 0 Costo del articulo con el proveedor 1 Costo del articulo con el proveedor 2 Costo del articulo con el proveedor 3 Nombre del archivo de imagen dentro del subdirectorio DIBUJOS asociado al articulo. 0 Clave del articulo o cdigo de barras del articulo Descripcin del Articulo Clave por como es conocido por el proveedor o cdigo de barras. Numrico 0,1,2 o 3 que determina el proveedor elegido (Proveedor 1, 2 y 3) Valor definido en CLI.ADI como UNICO, sirve para relacionar proveedores con el articulo.

*UNICO

CLAVE

16 50 12 1 4 4 4 10 10 10 8

*DESCRIPCIO C CLVPROV ELEGIDO C N

PROVEEDOR1 C PROVEEDOR2 C PROVEEDOR3 C COSTO1 COSTO2 COSTO3 DIBUJO N N N C

FERRUM SEP. 2002.

Pg. 125 Peso del articulo por CANPES, (Ej. 128 gr por 20 piezas) 1 Cantidad de piezas pesadas. 2 letras que definen la presentacin, por ej. KG, MT, PZ, estas dos letras tambin deben darse de alta en la lista de unidades para definir su significado, ej. KG=kilo, MT=Metro, PZ=Pieza Lo mismo que UNIDADA, pero si l articulo no usa mas de una presentacin debe ser definido como X, de no ser as, al momento de facturar se solicitara la presentacin a vender. Lo mismo que UNIDADB, las presentaciones siempre deben de ir de UNIDADA a UNIDADB a UNIDADC. Cantidad de equivalencia respecto a la UNIDADA, Ej. Si cemento se compra por tonelada y se vende por bulto, definimos UNIDADA como bulto y UNIDADB como tonelada, por lo tanto EMPAQUEB debe tener un valor de 25 porque hay 25 bultos en una tonelada. Lo mismo que EMPAQUEB pero con respecto a UNIDADC Porcentaje de perdida por mediciones por unidad. Porcentaje de ahorro por mediciones por unidad. 0 Valor de 0,1,2,etc., respecto a la lista de monedas, 0 es pesos, 1 es dlar, etc. Costo real de articulo, despus de descuentos y antes de IVA. Precio sugerido al publico por el proveedor. Porcentaje de ganancia o Precio de menudeo de la primera presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la primera presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la primera presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio de menudeo de la segunda presentacin.

PESO *CANPES

N N

4 3

0 0

*UNIDADA

*UNIDADB

*UNIDADC

EMPAQUEB

EMPAQUEC MERMAMAX MERMAMIN *MONEDA COSTO LISTA VENTA1A VENTA2A VENTA3A VENTA1B

N N N N N N N N N N

7 2 2 1 10 10 10 10 10 10

2 0 0 0 2 2 2 2 2 2

Pg. 126

FERRUM SEP. 2002. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la segunda presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la segunda presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio de menudeo de la tercera presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la tercera presentacin. Porcentaje de ganancia o Precio Mayoreo de la tercera presentacin. Valor de F, P o R, donde F determina que los valores de VENTAXA son los precios de venta, P determina que los valores de VENTAXA son mrgenes de ganancia, y R igual que P pero redondea el precio final. Igual que TIPREA pero para VENTAXB Igual que TIPREA pero para VENTAXC Fecha del ultimo cambio de precios. Factor acumulado de descuentos de nuestro proveedor, Ej. 30% -10% = Factor de 37% (1-(1-0.30)*(1-0.10))*100=37 Valor de 0,1,2,etc. Que determina el impuesto a pagar 0 es no paga, 1 es IVA. Descuento al publico que tiene l articulo. Existencias mnimas del articulo. Promedio de ventas diarias del articulo. Fecha de la ultima compra al proveedor del articulo. Tiempo de entrega o distribucin en das. Total de artculos vendidos desde la ultima compra. N Valor S o N, determina si se lleva control de numero de series de este articulo. Valor S o N, determina si se lleva control de inventarios de este articulo, Ej. No llevan control de inventarios los servicios como flete, ni artculos no inventariados. Valor S o N, determina si s a utilizado este articulo en un documento desde su alta, el valor original debe ser N.

VENTA2B VENTA3B VENTA1C VENTA2C VENTA3C

N N N N N

10 10 10 10 10

2 2 2 2 2

*TIPPREA

*TIPPREB *TIPPREC CAMPRE FACTOR *IMPUESTO DESCUENTO MINIMO MAXIMO ULTIMA ENTREGA COMPRADO *SERIADO

C C D N N N N N D N N C

1 1 8 5 1 5 7 7 8 2 8 1

0 0 0 2 0 1 2 2 0 0 2 0

F F

*CONTROL

*USADO

FERRUM SEP. 2002.

Pg. 127 Determina si ha habido un cambio en l articulo desde la ultima exportacin de almacenes. Ubicacin fsica del articulo. Ej. P4E3N2 podra significar pasillo 4 estante 3 nivel 2. N Valores de N, L, T, F, E, C, O, R que significan Normal, Ligeramente txico, Txico, Flamable, Explosivo, Corrosivo, Oxidable, Frgil. Fecha de ultima importacin al almacn 1 (Manejado por el sistema)

*ACTUALIZAR C UBICACION C

1 10

0 0

*MANEJO

FALM1 FALM2 FALM3 FALM4 FALM5 ALM1 ALM2 ALM3 ALM4 ALM5

C C C C C N N N N N

2 2 2 2 2 9 9 9 9 9

0 0 0 0 0 2 2 2 2 2

Existencia en el almacn 1 Existencia en el almacn 2 Existencia en el almacn 3 Existencia en el almacn 4 Existencia en el almacn 5

CLIENTES Y PROVEEDORES.
Controla los datos de los clientes y proveedores, sus nombres y direcciones, sus datos de crdito. NOMBRE DEL ARCHIVO: CLI.ADI NUMERO DE CAMPOS: 26 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 304 EL TAMAO TOTAL ES DE: 866 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 3449 REGISTROS. Valor nico que sirve como referencia interna para relacionar este dato con otros en otras 0 UNICO() bases de datos, esto permite la independencia a la clave, se crea con la funcin UNICO() a la hora de importarlo.

*UNICO

Pg. 128

FERRUM SEP. 2002. Valor de C, R, P o D, que significan Cliente sin crdito, Cliente con crdito, Proveedor sin crdito, Proveedor con crdito. Nombre preferentemente Apellidos, Nombre (separados por coma)

*TIPO *NOMBRE DIRECCION CIUDAD TEL1 TEL2 TEL3 *TTEL1 *TTEL2 *TTEL3 CP RFC NUMERO

C C C C C C C C C C C C C

1 50 40 30 10 10 10 1 1 1 5 13 5 1 10 10 11 4 20 3 1 1 8 3 50

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0

CoP

Telfono 1 Telfono 2 Telfono 3 Determina el tipo de telfono 1 O O O Valor de O, V, C, F, E, D, L, P que significa Oficina, ventas, compras, fax, celular, datos, localizador, personal. Igual a TTEL1 pero para el telfono 2 Igual a TTEL1 pero para el telfono 3 Cdigo Postal RFC sin ni espacios ej. CAVL710608GT4 o FCA 931021RU8 Numero de cliente o proveedor Letra que indica el giro de nuestro cliente para saber que lneas de productos se podran vender, ej. P=Pintor, L=Plomeria, C=Carpinteria, I=Industria, A=Albaileria. Saldo deudor (-Saldo=Saldo a favor) Limite de crdito. Total de compras efectuadas en pesos. Descuento especial al cliente o del proveedor Cuenta bancaria para rastrear cheques o manejar depsitos. Das de crdito. C C Da de presentacin de factura Valor de L, M, I, J, V, S, D Lunes, Martes, etc. Da de cobro de factura Valor de L, M, I, J, V, S, D Lunes, Martes, etc. Fecha del prximo vencimiento de crdito. Das entre visitas del proveedor. Contacto en la empresa.

OCUPACION C SALDO LIMITE COMPRAS N N N

DESCUENTO N CUENTA C

DIACREDITO N *DIAPRE *DIACOB PROVEN PERIODO TRATO C C D N C

FERRUM SEP. 2002.

Pg. 129

CUENTAS POR COBRAR Y PAGAR


Controla los documentos de cobranza y documentos a pagar a los proveedores. NOMBRE DEL ARCHIVO: CUE.ADI NUMERO DE CAMPOS: 9 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 58 EL TAMAO TOTAL ES DE: 322 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 18078 REGISTROS. Valor nico que sirve como referencia interna para relacionar este dato con otros 0 UNICO() en otras bases de datos, esto permite la independencia a la clave, se crea con la funcin UNICO() a la hora de importarlo. 0 0 0 0 0 0 2 2 Valor de C o P que son: cobranza al cliente, Pagos al proveedor. Relacin a CLI.ADI en el campo UNICO, determina el cliente o proveedor de la cobranza. Fecha de vencimiento. Fecha de emisin del documento. Numero de factura o documento a pagar o cobrar. Relacin a DOC.ADI en el campo UNICO, para relacionarlo al documento que genero la cobranza. Importe total de la factura o compra. Saldo deudor de la factura o compra.

*UNICO

*TIPO *CLIENTE *FECHA *EMISION FACTURA *DOC *TOTAL *DEUDA

C C D D C C N N

1 4 8 8 6 4 11 11

DOCUMENTOS.
Controla los documentos de facturas, notas, notas de crdito, mermas, compras, pedidos, cotizaciones, movimientos entre almacenes, as como estadsticas de ventas y compras por clientes y proveedores. NOMBRE DEL ARCHIVO: DOC.ADI NUMERO DE CAMPOS: 17

Pg. 130 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 99 EL TAMAO TOTAL ES DE: 578 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 10591 REGISTROS.

FERRUM SEP. 2002.

*UNICO NUMERO *TIPO *ESTADO *COND *CLIENTE EMISOR ALMACEN *FECHA TOTAL PAGADO PAGO

C C C C C C C C D N N C

4 6 1 1 1 4 2 1 8 9 9 10 1 4 30 6 1

Valor nico que sirve como referencia interna para relacionar este dato con otros en otras bases de 0 datos, esto permite la independencia a la clave, se crea con la funcin UNICO() a la hora de importarlo. 0 Numero del documento. Valor de F, N, C, E, M, R que significan Factura, 0 Nota o Remisin, Cotizacin, Compras, Mermas, Nota de crdito. 0 0 0 0 Valor de C,N,I,P que significa Cancelado, Retenido, Impreso, Pedido o apartado. C,R,D que significa Compra-Factura de contado, Factura de crdito, Compra a crdito. Relacin a CLI.ADI en el campo UNICO, determina el cliente o proveedor del documento. Relacin a PER.ADI en el campo CATEGORIA, determina el vendedor que elaboro el documento.

Valor en ASCII del almacn que afecta el documento, 0 se puede importar con la funcin CHR(1) donde 1 es el nmero de almacn. 0 2 2 0 0 1 0 0 Fecha elaboracin o impresin del documento. Importe total del documento. Importe por concepto de abono o adelanto del documento. Descripcin de forma de pago. Valor de T, P o N que significa entrega total, entrega parcial, no entregado. Descuento global al documento. Observaciones del documento. Numero del documento generador (Ej. Nmero de cotizacin que genero la factura)

ENTREGADO C DESCUENTO N NOTA ANTERIOR TANTERIOR C C C

Tipo del documento generador (Ej. Para facturas, 0 pudo haber sido generada por otra factura, cotizacin o nota.)

FERRUM SEP. 2002.

Pg. 131

DETALLE DE DOCUMENTOS
Controla el detalle de documentos, as como estadsticas de ventas por artculo y utilidad y nmeros de serie. NOMBRE DEL ARCHIVO: DES.ADI NUMERO DE CAMPOS: 11 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 72 EL TAMAO TOTAL ES DE: 386 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 14563 REGISTROS. Relacin a DOC.ADI en el campo UNICO, para relacionarlo al documento al cual pertenece el detalle. Para uso futuro. Relacin a INV.ADI en el campo UNICO, para relacionarlo al articulo del detalle. Cantidad vendida, comprada, solicitada, mermada o reubicada. Cantidad entregada o recibida. Valor de 1,2 o 3, para definir la unidad de compra o venta utilizada Costo del articulo al momento de la operacin. Precio de venta al momento de la operacin. Numero de serie del articulo comprado o vendido. Observaciones del articulo vendido. Impuesto que paga al momento de la operacin.

*DOCUMENTO C TIPO *ARTICULO *CANTIDAD ENTREGADO UNIDAD *COSTO *VENTA SERIE DESCRIPCIO IMPUESTO C C N N N N N C N

4 0 1 0 4 0 9 2 9 2 1 0 9 2 9 2 6 0 4 1

C 15 0

GARANTIAS Y SERVICIOS.
Controlan la ubicacin y estado de las garantas y servicios. NOMBRE DEL ARCHIVO: SER.ADI NUMERO DE CAMPOS: 12 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 96 EL TAMAO TOTAL ES DE: 418 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 10922 REGISTROS.

Pg. 132

FERRUM SEP. 2002. Valor nico que sirve como referencia interna para relacionar este dato con otros UNICO( 0 en otras bases de datos, esto permite la ) independencia a la clave, se crea con la funcin UNICO() a la hora de importarlo. 0 0 0 0 0 0 Nmero de servicio o garanta. Relacin a CLI.ADI en el campo UNICO, determina el cliente. Relacin a INV.ADI en el campo UNICO, para relacionarlo al articulo de garanta. Numero de serie del artculo. Fecha de ingreso del artculo a garanta. Fecha esperada de salida del artculo de garanta. Relacin a CLI.ADI en el campo UNICO, determina el proveedor o prestador de servicios donde se encuentra el articulo de garanta. D Valor de E, R, G, D que significa En espera, En revisin, en garanta, en diagnostico, indica el estado actual del articulo. Valor de 1,3,5 o 7 que determinan la prioridad del servicio o garanta, significa Baja, Normal, Importante, Urgente. Costo del servicio. Descripcin de la causa de la garanta o el servicio.

*UNICO

SERVICIO *CLIENTE *ARTICULO SERIE INGRESO SALIDA

C C C C D D

6 4 4 6 8 8

UBICACION

ESTADO

PRIORIDAD COSTO CAUSA

N N C

1 9 40

0 2 0

USUARIOS DEL SISTEMA.


Controla los derechos y restricciones de los usuarios del sistema. NOMBRE DEL ARCHIVO: PER.ADI NUMERO DE CAMPOS: 5 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 279 EL TAMAO TOTAL ES DE: 473 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 3758 REGISTROS. *CATEGORIA C 2 0 Clave o numero de identificacin del usuario.

FERRUM SEP. 2002. *NOMBRE COSTO *NIVEL *PASS C N 40 8 0 0 Nombre del usuario. Salario por hora del usuario.

Pg. 133

C 220 0 C 8 0

Niveles de acceso (controlado y definido por el sistema) Clave de acceso del usuario, al importar se usa con la funcin E(CLAVE)

BANCOS.
Controla los movimientos bancarios y la caja. BANX es la base de datos de la caja, BANA es de la cuenta bancaria A, BANB es de la cuenta bancaria B, etc. NOMBRE DEL ARCHIVO: BANX.ADI NUMERO DE CAMPOS: 7 EL TAMAO POR REGISTRO ES DE: 104 EL TAMAO TOTAL ES DE: 258 CAPACIDAD POR MEGABYTE DE: 10082 REGISTROS. Tipo de movimiento. X es un deposito, Y es un cargo. Numero de movimiento, cheque u operacin. Fecha del movimiento. Importe del movimiento. +CANTIDAD es abono, -CANTIDAD es cargo. Referencia del movimiento. Descripcin del movimiento. Saldo al momento del movimiento. (Controlado por el sistema).

*MOV NUMERO *FECHA *CANTIDAD

C C D N

1 8 8 12 20 40 14

0 0 0 2 0 0 2

REFERENCIA C DESCRIPCIN C SALDO N

Pg. 134

FERRUM SEP. 2002.

TABLA DE HOTKEYS
TECLAS CTRL+F1 MAYUSC+F2 F1 CTRL+F2 F11 ALT+F10 F3 CTRL+O F3 CTRL+F3 MAYUSC+F11 CTRL+AV.PAG. CTRL+RE.PAG. F2 M F12 MAYUSC+F12 CTRL+F12 CTRL+U F4 CTRL+F4 INSERT ALT+FLECHAS CTRL+F11 ACCION CATALOGOS: MUESTRA EL ESTADO DEL SISTEMA IR A INVENTARIO SALE Y CAMBIA USUARIO CAMBIA USUARIO SIN SALIR ORDENA COLUMNA ADMINSTRADOR DE BASES DE DATOS. BSQUEDA OCULTA LA COLUMNA BSQUEDA SIG. REG. MISMA CARACTERISTICA DE F3 CONGELA LA COLUMNA IR AL ULTIMO REGISTRO. IR AL PRIMER REGISTRO. CALCULADORA MINIMIZA Y MAXIMIZA CALCULADORA SELECCIONAR. (filtrar) SELECCIONAR Y OCULTAR TODO LO DEMAS DESHACE SELECCIN DESHACE CAMBIO DE UN CAMPO EJECUTA MACRO GRABA NUEVA MACRO NUEVO REGISTRO EN CUALQUIER CATLOGO. ANCHO COLUMNA DESPUES DE INICIO Y FIN PERMITE UNA REDUCCION DE UNA BASE DE DATOS (CATALOGO) PARA APLICAR FILTROS SOBRE MENOS REGISTROS.

FERRUM SEP. 2002. MAYUSC+TABU LADOR CTRL+F5 F6 CTRL+F6 MAYUSC+F5 MAYUSC+F6 MAYUSC+F7 CTRL+F5 CTRL+F6 CTRL+F8 F8 ALT+F5 ALT+F6 ALT+F7 F7 F5

Pg. 135 SELECCIN DE REGISTROS NO CONTINUOS EN UN CATLOGO ARTICULOS: IMAGEN DEL ARTICULO CAMBIA PRESENTACIONES DEL PRODUCTO EN ALMACEN CAMBIAR ALMACEN (ver existencias) MUESTRA SIMILARES MUESTRA CON/SIN IVA. MUESTRA ARTICULOS POR PROVEEDOR MUESTRA IAMGEN CAMBIA ALMACEN PRECIOS ESPECIALES (escoger clientes). ACTUALIZA PRECIOS DE KITS, CAMBIA, COPIA, IMPORTA, PRECIOS Y EXISTENCIAS DE ARCHIVOS DBF EN INVENTARIO/ALMACEN. MUESTRA OBSOLETOS CAMBIAR DE CATALOGO ASIGNA SIMILARES ELABORA PEDIDO DE ARTICULOS A PROVEEDORES EN INVENTARIO/ALMACEN. DETALLE DE MOVIMIENTOS DE UN ARTICULO (CARDEX) EN INVENTARIO\ALMACEN.) CLIENTES Y PROVEEDORES. EDO DE CTA. (cobranza). EMISION DE CHEQUE EN CLIENTES O PROVEEDORES. IMGENES (firmas, fotografas) PRECIOS ESPECIALES (escoger artculos). DOCUMENTOS DEL CLI O PROV CAMBIA DE CATALOGO ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS FACTURAS. CAMBIA SERIE EN FACTURAS COBRAR LA FACTURA ESCOGE COBRADOR (en facturas) QUITA O PONE COBRADOR (en facturas) CAMBIA FOLIO DE LA SERIE ACTUAL DE FACTURAS.

F5 F6 CTRL+F5 CTRL+F8 F8 ALT+F6 ALT+F10 F6 F7 CTRL+F7 CTRL+F6 CTRL+F5

Pg. 136 F8 Y TAB ALT+F7 ALT+F10 F5 F6 F7 CTRL+F5 CTRL+F6 CTRL+F7 F8 Y TAB F5 MAYUSC+F5 ALT+F7 ALT+F10 F5 F6 F7 F8 MAYUSC+F6 CTRL+F5 CTRL+F6 CTRL+F8 ALT+F6 ALT+F7 ALT+F10

FERRUM SEP. 2002. ENTREGAS PARCIALES EN FACTURAS. CONVIERTE FACTURA DE CONT A CRED. ADMINISTRADOR DE B DE DATOS REIMPRESIN DEL DOCUMENTO NOTAS CAMBIA SERIE EN NOTAS COBRO DE LA NOTA CAMBIA FOLIO Y/O SERIE DE LA NOTA. ASIGNA COBRADOR SELECCIONA COBRADOR ENTREGAS PARCIALES EN NOTAS. REIMPRESIN DEL DOCUMENTO MODO MULTIDOCUMENTO CONVIERTE NOTA DE CONTADO A CREDITO ADMINISTRADOR DE B DE DATOS COMPRAS: REIMPRESION DE COMPRA/PEDIDO CAMBIA SERIE DE COMPRAS PAGA LA FACTURA DE LA COMPRA RECIBE LA MERCANCIA APRUEBA EL PEDIDO CAMBIA FOLIO ACTUAL DE LA SERIE DE COMPRAS PIDE LA MERCANCIA DIVIDE LA COMPRA A PARTIR DE LO YA RECIBIDO RECIBE LA FACTURA DEL PROVEEDOR CONVIERTE COMPRA DE CONTADO A CREDITO ADMINISTRADOR DE B DE DATOS

Nota: La funcin de estas teclas depender de la pantalla en la que se encuentre trabajando.