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trabajo de los
participantes
Administración y
contabilidad básica
Créditos
Dirección general
Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC)
Autora
Susy Lobo Ugalde
Revisión técnica
Yorlenny Fontana Coto
Diseño y diagramación
Alexandra Cortés, Producciones La Lechuza S.A.
Fotografías de la portada
Roberto Ramos
Administración y
contabilidad básica
Enero, 2015
Fotografía: Melissa Bolaños ©
Contenido
Introducción de los módulos.................... ii
Presentación............................................... 1
Objetivos de aprendizaje.......................... 2
2. Contabilidad........................................ 10
2.1. ¿Qué es la contabilidad?....................... 10
2.2. Funciones contables..................................11
2.3. Pasos fundamentales de un
sistema contable........................................ 12
2.4. Nombre o nomenclatura de las
cuentas............................................................ 12
2.5. Estados financieros................................... 12
2.6. Estado de ganancias y pérdidas o
estado de resultado................................. 12
2.7. Balance General o Balance de
Situación......................................................... 14
2.8. El flujo de caja o flujo de fondos...... 16
2.9. Ejemplo de una contabilidad simple.16
En el marco del Proyecto se desarrolló la consultoría “Capacitación de actores locales: guías locales y
grupos interesados en ofrecer servicios no esenciales en las Áreas Silvestres Protegidas del Sistema
Nacional de Áreas de Conservación”, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las capacidades
de los grupos locales: guías locales y grupos organizados mediante un proceso de capacitación y
actualización de conocimientos y buenas prácticas, tendiente a mejorar la calidad del servicio que pueden
ofrecer dichos grupos en las Áreas Silvestres Protegidas.
Los eventos de capacitación tienen un formato de taller que conjuga elementos prácticos y teóricos,
dentro de una dinámica de aprender – haciendo. Cada taller tiene una duración de 7 horas y está
estructurado en sesiones temáticas, integrando diferentes dinámicas y técnicas de aprendizaje, tales
como charlas introductorias, trabajos en grupo y ejercicios prácticos.
Como recurso pedagógico de este proceso se elaboraron dos módulos de capacitación, cada uno dirigido
a los actores locales de interés del proyecto: guías turísticos y organizaciones comunales. Cada uno de
los temas que conforman un módulo fue desarrollado en un cuaderno para la persona participante y
una guía para la persona que facilita.
El cuaderno para la persona participante incluye la información ligada a los contenidos de cada taller, así
como ejercicios que serán realizados en cada sesión de trabajo.
La guía para la persona facilitadora contiene los lineamientos e información que requiere para desarrollar
el taller de capacitación, abarcando los objetivos, los temas, los contenidos y el tiempo programado.
Además, este instrumento asegura la coherencia en el abordaje metodológico y temático del taller, así
como la calidad y profundidad de los temas seleccionados.
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Administración y contabilidad básica
Mediante estos procesos de capacitación, SINAC gestiona y facilita acciones que contribuyen con el
desarrollo socioeconómico local. En el caso particular de la capacitación a los guías de turismo, se
espera una mayor calidad de servicio dirigido al turista. Con los procesos enfocados a los actores locales,
se pretende fortalecer los encadenamientos productivos, una mayor asociatividad y el desarrollo del
emprendedurismo.
Fotografía: SINAC ©
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Administración y contabilidad básica
Presentación
1. Administración
El presente documento tiene como objetivos 1.1 Planificación.
de aprendizaje los siguientes:
1.2 Organización, Organigramas.
Objetivo general: Brindar a las personas que
se dedican al guiado de turismo o a quienes 1.3 Dirección, toma de decisiones, planes de
participan en organizaciones locales vinculadas trabajo.
con la actividad turística, algunas herramientas
sobre la administración y la contabilidad básica.
1.4 Control y Evaluación.
3. Costos y Precios
3.1 Precio.
3.2 Costo.
3.3 Diferencia entre costos y gastos.
3.4 Competencia.
3.5 La ley y las regulaciones.
3.6 El prestigio del producto o servicio en el
mercado.
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Administración y contabilidad básica
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1. ¿Qué es la
administración?
La administración es el conjunto de decisiones
que se toman para optimizar el uso de los
recursos de una empresa y así lograr sus
objetivos.
Se puede decir que una persona administra
sus asuntos personales, por ejemplo, al tomar
una decisión, de qué comprar, que ropa
ponerse, o incluso al manejar el dinero, el
tiempo, son aspectos que tienen que ver con
la administración.
Entonces así como se puede decir que
administramos nuestra vida, nuestro dinero,
nuestras decisiones, entonces así también las
empresas deben considerar la administración
de sus recursos y tomar decisiones.
La administración tiene propósitos
determinados, según los objetivos de cada
empresa. La mayoría de las empresas tienen
el objetivo de generar ganancias, de obtener
una rentabilidad; existen otras empresas con
un enfoque más social, en donde la generación
de empleo, será lo que guía su accionar, son
empresas en donde la generación de ganancias
es un objetivo, pero sin olvidar una realidad
social. Las empresas familiares, por otra parte,
pueden ser que están motivadas a seguir con
un negocio familiar que tiene muchos años y la
administración de generación en generación.
Por esas razones, activar y poner en
acción una empresa, comprende una serie
de actividades emprendidas por la o el
empresario. Estas acciones incluyen la
planificación y organización para alcanzar los
objetivos de la empresa.
Los objetivos que persiga una empresa le dan decisiones que antecede es planificada. Es por
sentido y dirección a los esfuerzos aplicados ello que la planificación supone:
por las personas que integran la empresa.
Definir los propósitos.
Un/a empresario/a debe decidir qué acciones
específicas se necesitan para mantener un Establecer los mecanismos para el logro
ritmo satisfactorio, la decisión está presente en de los propósitos.
todos los momentos y áreas de la empresa. Ejecutar acciones.
La acción de administrar, es un proceso de Conocer los resultados de las acciones.
dirección de los recursos humanos y materiales
hacia objetivos establecidos. La planificación es altamente interdependiente
de la función de control. Los planes se
Dentro del proceso administrativo hay una establecen sólo después de un examen sobre
serie de actividades importantes que debe lo bien que se han ajustado los hechos del
desarrollar la administración: pasado con las proyecciones previstas.
Planificación. Son las decisiones que se La planificación implica un tipo particular de
toman para lograr los objetivos, es el toma de decisiones. Consiste en especificar
fundamento del proceso organizativo. alternativas y elegir entre ellas. Es por ello
Organización. Es el ordenamiento de los que, en ese proceso de planificación y toma
recursos y funciones de la empresa, para de decisiones, las empresas deben proponerse
facilitar el logro de los objetivos. ser:
Práctica 1.
1. Describa con sus propias palabras el concepto de administración.
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4. ¿Qué situaciones o elementos de la planificación tiene que emplear usted en la actividad que
realiza?
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Cuaderno de trabajo de los participantes
Fuente. Programa Competitividad y Medio Ambiente –CYMA-. (2011). Manual de formación para el
fortalecimiento del sector microempresarial en gestión y comercialización de residuos reciclables. San José,
Costa Rica. Sin publicar.
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Administración y contabilidad básica
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Cuaderno de trabajo de los participantes
Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
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Administración y contabilidad básica
Práctica 2.
1. Describa con sus propias palabras el concepto de organización.
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3. ¿Qué situaciones generan la toma de decisiones en su empresa? ¿Cuáles son los elementos que
considera cuando toma esas decisiones?
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Cuaderno de trabajo de los participantes
2 2. Contabilidad
Recuerde
El comprobante es la constancia escrita que permite respaldar las distintas operaciones
de la empresa. Existen comprobantes de entrada (cuando se recibe dinero), de salida
(cuando se saca dinero) y la factura (cuando la empresa vende algo).
Emisión de
Ingreso de reportes e
Clasificar y Registro de
datos informes por
codificar datos mes
Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. 11
Cuaderno de trabajo de los participantes
6 Depreciación2
Instalaciones
Maquinaria
Equipo
Herramientas
Fuente. Adaptado de: Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a
la micro y pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica.
2 La depreciación es el valor que van perdiendo los activos fijos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso y
hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS, es un
gasto real y algún día hay que reemplazarlos.
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Cuaderno de trabajo de los participantes
En otros pasivos se incluyen ingresos cobrados En el capital se incluyen las cuentas (Cuadro
por anticipado )Los cobros por anticipado son 3):
los realizados antes del balance y en donde se
Capital inicial.
tiene una obligación de brindar el servicio).
Capital social (en el caso de que la
empresa tenga varios propietarios o
Recuerde propietarias).
Reserva de capital (se puede utilizar
Pasivos totales = Pasivos circulantes + Fijos + para eventualidades).
Otros Pasivos Valorizaciones (aumento del valor
comercial de los activos).
2.7.1. Patrimonio o capital Utilidades sin distribuir (esto se define
con anterioridad y se reinvierten).
Constituye la parte que la empresa ha
acumulado como propio, a través del tiempo, Donaciones.
constituyéndose en un capital que será de
Utilidad del periodo (según el resultado
utilidad en el momento que se presente alguna
crisis o falta de financiamiento. del Estado de Ganancias y Pérdidas).
Nombre de la Empresa
Balance General
Al (día) del (mes) de (año)
Activos Monto Pasivos Monto
Activo circulante Pasivo circulante
Caja Deuda Banco AAA
Bancos Deuda Juan Pérez (proveedor)
Inventario de existencias Documento por pagar
Documentos por cobrar Total pasivo circulante (4)
Materiales de oficina Pasivo fijo
Total activo circulante (1) Deuda Banco BBB (5 años)
Activo fijo Hipoteca
Terrenos Total pasivo fijo (5)
Edificios e instalaciones Total Pasivo (4 +5) (6)
Maquinaria Capital
Vehículo Capital inicial (7)
Equipo Utilidad (8)
Total activo fijo (2) Total Capital (7+8) (9)
Total Activo (1 + 2) Total pasivo + capital (6+9)
Fuente. Pérez, Laura, et al. (2000). Contabilidad y Finanzas: módulo 6. Serie para asesorar a la micro y
pequeña empresa; gestión empresarial con enfoque de género. San José, Costa Rica. 15
Cuaderno de trabajo de los participantes
Ingresos
Venta de tour individuales 25.000 15.000 35.000 75.000
Venta de tour grupales 50.000 56.000 48.000 154.000
Total 160.000 146.000 163.000 469.000
Egresos 0
Pago personal 100.000 100.000 100.000 300.000
Depreciación equipo 10.000 10.000 10.000 30.000
Pago servicios (agua, electricidad) 14.000 10.000 12.000 36.000
Compra materiales de oficina 15.000 15.000 12.000 42.000
Total 139.000 135.000 134.000 408.000
2.9. Ejemplo de una contabilidad simple Consiste en anotar por ejemplo, las compras
y ventas, así podremos determinar cómo
Se requiere un cuaderno de entradas y salidas, se invierte el dinero y cuándo y cuánto se
que nos puede ayudar a llevar un control recibe por la venta de nuestro servicio. Este
detallado de los ingresos y egresos diarios de cuaderno ayuda a calcular “saldos” para
dinero de nuestra empresa. determinar de cuánto dinero se dispone en
cierto momento.
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Administración y contabilidad básica
Cuadro 5. Ejemplo de los rubros del cuaderno de entradas y salidas son los
siguientes:
30 de junio ¢ 15.000
Compra materiales de
2 de julio ¢ 10.000 ¢ 65.000
oficina
Venta de tour
20 de julio ¢ 20.000 ¢ 66.500
individual
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Cuaderno de trabajo de los participantes
Práctica 3.
Contabilidad
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Administración y contabilidad básica
3
3. Costos y Precios
COSTOS GASTOS
Son los desembolsos y deducciones directos Son los desembolsos y deducciones causados por
causados en el proceso de prestación del servicio. la administración de la empresa.
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Administración y contabilidad básica
Práctica 4.
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Administración y contabilidad básica
4. Literatura
consultada
Empresa Gerdau y GIZ. (2011). Manual de apoyo
al desarrollo de personas y de empresas
de la cadena de reciclaje de chatarra en la
industria del acero. Sin publicar.
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Cuaderno de trabajo de los participantes
Notas
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Secretaría Ejecutiva del SINAC