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GUA METODOLGICA PARA LA SISTEMATIZACIN DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DE RIESGO (Noviembre 2011)

NOTA: Esta es una versin preliminar de la actualizacin de la Gua Metodolgica para la Sistematizacin de Herramientas para la Gestin del Riesgo. La versin final se elaborar al trmino del Plan de Accin 2011-2012 con los comentarios y recomendaciones que surjan de su uso durante el proceso de sistematizacin de los socios.

Tabla de contenido
I. PRESENTACIN .................................................................................................. 3 II. INTRODUCCIN ................................................................................................ 4 Marco conceptual ................................................................................................... 4 Justificacin y alcance de la gua metodolgica ..................................................... 6 III. ENFOQUE METODOLGICO .............................................................................. 8 Desarrollo metodolgico: Paso a paso ................................................................ 8

Seleccin de la herramienta a sistematizar ............................................................................. 9 Perfil de el/la sistematizador/a ................................................................................................... 11 Sistematizacin de la herramienta ............................................................................................ 12 Seleccin de recursos de informacin vinculados a la herramienta ............................. 13 Difusin y diseminacin de la herramienta ............................................................................ 13
IV. INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACION Y ANALISIS DE INFORMACION ..... 16

Descripcin de contexto en el cual se elabora o utiliza la herramienta .................. 16 Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la herramienta a sistematizar ...................................................................................................... 16 Entrevista a informantes y actores claves.......................................................................... 17 Recopilacin informacin para la sistematizacin de herramientas ......................... 18 Detalle del contenido de la Ficha de Sistematizacin de Herramientas.................. 19
V. PRESENTACION DE LA INFORMACION DE LA HERRAMIENTA SISTEMATIZADA 22 VI. ANEXOS .......................................................................................................... 24

Anexo 2 - Gua de entrevista con informantes clave para la sistematizacin de experiencias........................................................................................................................................ 26 Anexo 3 Ficha de sistematizacin de herramientas ............................................................................. 30 Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin ............. 33 Anexo 5 Estructura del documento de sistematizacin ....................................................................... 36

I. PRESENTACIN
Desde hace varios aos el Centro Regional de Informacin sobre Desastres para Amrica Latina y el Caribe (CRID) ha desarrollado una importante expertise en lo relativo a la sistematizacin de herramientas como parte de su trabajo de ms de 20 aos vinculado a la gestin de informacin. Durante el VI Plan de Accin DIPECHO en Centroamrica, el CRID elabor la Gua metodolgica para la sistematizacin estandarizada de informacin sobre preparativos ante desastres en la regin centroamericana, que los socios DIPECHO de Centroamrica utilizaron durante el citado plan de accin para la sistematizacin de las herramientas producidas como parte de sus proyectos y que, todava hoy, continan utilizando. El presente documento es una revisin actualizada de la citada gua, basada en diferentes entrevistas con socios DIPECHO y actores vinculados a la reduccin del riesgo de desastres, con el personal del CRID y con el Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin Europea (ECHO). Esta actualizacin se enmarca en el proyecto Fortaleciendo la Reduccin del Riesgo de Desastres en Amrica del Sur a travs de la promocin de la implementacin de las prioridades de accin del Marco de Accin de Hyogo a nivel regional, nacional y local, que la Secretara de la Estrategia Internacional para la Reduccin de los Desastres de Naciones Unidas (UNISDR) ejecuta en el marco del DIPECHO 2011-2012 para Amrica del Sur, financiado por el Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin Europea (ECHO). Uno de los resultados esperados de este proyecto es el Acceso mejorado a materiales, recursos y herramientas de informacin generados por DIPECHO y otros socios trabajando en la RRD en Sur Amrica a fin de compartir experiencias y fortalecer capacidades para la gestin de informacin, para lo cual la presente gua provee instrumentos metodolgicos para orientar la sistematizacin y/o capitalizacin de herramientas. La importancia de esta gua es que retoma las lecciones aprendidas del proceso de sistematizacin llevado a cabo por el CRID y los socios DIPECHO en Amrica Central para ofrecer un instrumento de trabajo mucho ms preciso y til que sea una referencia para la sistematizacin de herramientas. La sistematizacin tiene gran relevancia para aprender de los procesos llevados a cabo, para replicar herramientas que funcionaron en lugares con condiciones similares de vulnerabilidad y, sobre todo, para retomar ese importante acervo y aprendizaje que se ha generado en Amrica Latina y el Caribe en materia de reduccin del riesgo de desastres y los esfuerzos que muchos actores en calidad de ejecutores/as, financiadores/as o beneficiarios/as- han llevado a cabo. Asimismo, la sistematizacin es una garanta de sostenibilidad de tales acciones y un aprendizaje para las generaciones futuras. Esta gua no se limita exclusivamente a los socios DIPECHO, sino que puede ser un instrumento de trabajo para cualquier institucin o actor interesado en llevar a cabo un proceso de sistematizacin.

II. INTRODUCCIN
Marco conceptual
Uno de los principales objetivos de la presente gua es proporcionar el marco conceptual bsico, la metodologa e instrumentos necesarios para llevar a cabo la sistematizacin de herramientas para la gestin del riesgo a desastres, as como su posterior difusin y diseminacin. En la medida en que las personas involucradas en el desarrollo de una determinada herramienta para la gestin del riesgo a desastres sean capaces de recopilar, ordenar, analizar y presentar informacin crtica sobre la herramienta, pensando en el uso que se le puede dar a la misma, los potenciales usuarios, los mtodos de obtencin y anlisis ms adecuados y las formas de comunicarlo, entonces ms eficiente ser la accin y prcticas individuales y/o colectivas vinculadas a la reduccin del riesgo de desastres. En este contexto, la calidad de la informacin se torna un factor fundamental de la gestin de informacin. Existen diversas formas de generar informacin de calidad. Una de las que se utiliza con relativa frecuencia hace referencia a los procesos de sistematizacin que permiten registrar ordenadamente hechos y aprendizajes que se desean compartir. Sin embargo, hablar de sistematizacin resulta un tema siempre complejo dado que existen diversas definiciones y enfoques. Cabe detenerse un momento a fin de dejar en claro como las sistematizaciones facilitan la capitalizacin de aprendizajes pasados, ya que, si bien en oportunidades los trminos de sistematizacin y capitalizacin se han considerado sinnimos, ambos revisten una importancia diferente en los procesos de desarrollo y cooperacin. Como se ha dicho anteriormente, sistematizar estar siempre vinculado con registrar y ordenar informacin para que la misma sea entendible y til para otros. En cambio capitalizar es utilizar en propio beneficio una accin o situacin, aunque sean ajenas1. Por ende, ser mucho ms fcil capitalizar herramientas y experiencias vividas y/o desarrolladas por otros, en la medida que las mismas estn debidamente sistematizadas. Por ello, para el trabajo que se desea realizar, adems de asumir un concepto de sistematizacin, es muy importante definir qu es lo que se va a sistematizar. Lo ms comn es la sistematizacin de informacin, la misma que supone el ordenamiento y clasificacin de datos que se estructuran de manera precisa bajo la definicin de categoras y relaciones, generando bases de datos organizadas. Tambin se sistematizan experiencias, lo cual resulta ser ms complejo porque supone mirar la experiencia como un proceso en el que intervienen distintos actores y en un contexto social especfico, a fin de entender e interpretar lo sucedido. Se trata de una reconstruccin de los hechos y un ordenamiento de aspectos objetivos y subjetivos que intervinieron en el proceso impulsado por una experiencia o proyecto, para comprenderlo y aprender de la prctica.

Diccionario de la Lengua Espaola, Vigsima segunda edicin http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=sistematizar

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El fin ltimo de la sistematizacin de experiencias no es la reconstruccin de las mismas, sino la interpretacin crtica que pueda hacerse para generar nuevos aprendizajes que permitan mejorar la prctica y contribuir al enriquecimiento terico y prctico.
Aunque no existe una definicin consensuada sobre sistematizacin, para el trabajo que orienta la presente Gua Metodolgica, se entender como sistematizacin a la interpretacin crtica de una experiencia que, a partir de su ordenamiento y reconstruccin, descubre o explicita la lgica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo, para con ello construir nuevos conocimientos.2

De la definicin anterior, se debe tener presente en todo momento durante el proceso de sistematizacin, las siguientes ideas fuerza: Se trata de una interpretacin crtica; Es un reordenamiento y reconstruccin lgica del proceso de elaboracin, uso y validacin de la herramienta; y Busca la generacin de nuevos conocimientos. Por otra parte, la presente gua est enfocada a la sistematizacin de herramientas para la gestin del riesgo frente a desastres. Y se entender por herramienta una gua, producto o instrumento que ha resultado de un proyecto, iniciativa, programa, experiencia o intervencin, y sirve para mejorar la capacidad para disear, desarrollar o implementar una/s accin/es en el mbito de la gestin de riesgo frente a desastres. Una vez se ha identificado una herramienta, todo proceso de sistematizacin debera considerar las siguientes etapas:

Identificar fuentes de informacin e informantes claves (Anexo 1)

Recopilar Informaci n (Anexo 2)

Ordenar (Anexo 3)

Analizar (Anexo 3)

Presentar informacin (Anexo 4 y 5)

Cuadro 1. Etapas del proceso de sistematizacin

Definicin de: Proyecto de Sistematizacin de Experiencias de Desarrollo Humano. (s.f.). Viendo la Sistematizacin, Qu es la sistematizacin? (pp.14). Extrado el 5 de enero de 2009 de http://www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Justificacin y alcance de la gua metodolgica


La experiencia previa sobre los procesos de sistematizacin de herramientas demuestra que, con mucha frecuencia, los actores involucrados experimentan serias dificultades, tanto en el proceso de sistematizacin (de reconstruccin de la experiencia, organizacin y anlisis crtico de la informacin) como en la elaboracin del documento narrativo que contiene la sistematizacin de la herramienta seleccionada. Entre las dificultades ms comunes de los procesos de sistematizacin de herramientas se pueden mencionar las siguientes: Los actores involucrados no suelen estar familiarizados con el ejercicio de sistematizacin y, por lo tanto, el proceso se reduce a una recopilacin de datos y el anlisis a un resumen del conjunto de la informacin. Cada actor hace su propia interpretacin del proceso de sistematizacin y del resultado final que se busca. Con frecuencia no se obtiene toda la informacin requerida, ni el nivel de detalle esperado o de un anlisis profundo y crtico que proponga nuevos aprendizajes. Existen dificultades para obtener informacin de calidad en el nivel local. No siempre se realiza el proceso de sistematizacin con la disciplina y rigurosidad necesarias, por lo que es comn que se omita una serie de pasos que deben ser parte de la rigurosidad tcnica del proceso. Quienes realizan la interpretacin final de la informacin no necesariamente son las mismas personas que hicieron la recopilacin de datos y/o disearon e implementaron la herramienta, de ah que haya elementos de riqueza de las experiencias que puedan ser obviados.

Por lo anterior, para la sistematizacin de herramientas la presente gua metodolgica busca entre otras cosas: a) orientar el trabajo de quienes requieran o deseen realizar la sistematizacin de herramientas sobre gestin de riesgo a desastres, b) proponer el uso de instrumentos estandarizados que faciliten la identificacin y sistematizacin de herramientas, c) recomendar las formas y medios para realizar la difusin y diseminacin de la/s herramienta/s sistematizada/s. En otras palabras, a travs de la presente Gua Metodolgica se pretende proporcionar a los/as interesados/as en realizar la sistematizacin de herramientas sobre gestin del riesgo, una clara y sencilla orientacin sobre: Elementos que permitan identificar y seleccionar herramientas tiles y de inters para ser difundidas con otros actores e instituciones. Los mecanismos que pueden ser utilizados durante el proceso de levantamiento de la informacin. Las caractersticas del texto narrativo que presentar la herramienta sistematizada en trminos de detalle, calidad y extensin. Referenciacin de los recursos de informacin que complementen y/o ilustren la herramienta sistematizada.

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Si bien esta Gua Metodolgica podr siempre ser perfeccionada, la misma contribuir a la seleccin de herramientas sobre gestin del riesgo, siguiendo criterios similares as como un mtodo de trabajo que genere un producto, con un estndar de informacin relativamente homogneo, sin importar quien, donde y/o cuando se desarrolle el proceso de sistematizacin. Los instrumentos claves que acompaan esta Gua (Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta -Anexo 1, Gua para entrevista con informantes claves Anexo 2, Ficha de sistematizacin de herramientas Anexo 3, Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin Anexo 4 y Estructura del documento de sistematizacin Anexo 5) se han estructurado a fin de que puedan ser completados en todos sus indicadores y, por lo tanto, en un principio no deberan ser modificados.

III. ENFOQUE METODOLGICO


Desarrollo metodolgico: Paso a paso
A continuacin se presentan paso a paso las indicaciones sobre lo que la persona a cargo de la sistematizacin de una determinada herramienta sobre gestin del riesgo, deber realizar durante el proceso de identificacin, seleccin, recopilacin de informacin y sistematizacin de la herramienta:

Pasos a Seguir

Seleccin de la herramienta

Criterios de seleccin de herramientas

Instrumentos de apoyo

Sistematizacin de la herramienta

Gua para entrevista con informantes claves / Ficha sistematizacin de herramientas/Estructura documento sistematizacin

Seleccin de recursos de informacin

Referenciacin de los recursos de informacin

Difusin y diseminacin herramienta

Opciones y plataformas de difusin y diseminacin

Cuadro 2: Pasos en la estrategia de sistematizacin

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Seleccin de la herramienta a sistematizar Para el trabajo de anlisis y seleccin de la/s herramienta/s a sistematizar, la presente gua metodolgica se basar en la siguiente definicin:
Una herramienta es una gua, producto o instrumento que ha resultado de un proyecto, iniciativa, programa, experiencia o intervencin, y sirve para mejorar la capacidad para disear, desarrollar o implementar una accin/es en el mbito de la gestin de riesgo frente a desastres. Para la seleccin de herramientas, es imperativo estimar que el impacto de la herramienta haya sido determinante en el desarrollo prctico de la temtica as como en comunidades, instituciones, organizaciones o en un conjunto de pases.3

Cualquier herramienta que sea seleccionada deber ser: Funcional: Es decir, que funciona o ha funcionado segn las condiciones establecidas para su aplicacin. De no ser as, se deber deber valorar cul fue el aporte, impacto o aprendizaje logrado a travs de la aplicacin de la herramienta. Tangible: Porque se tiene acceso al producto, resultado y/o a la informacin sobre el contexto de aplicacin. Aplicable, adaptable, replicable: Porque ha tenido una aplicacin concreta y tiene un potencial de rplica en otros contextos o escenarios. Validada: Es decir, que ha sido usada y/o sometida a prueba. Adems se requiere que cumpla con otros criterios de sentido comn, tales como costo eficiencia, grado de sostenibilidad, innovacin, participacin, aplicabilidad entre otros. A fin que la sistematizacin sea relevante y pueda llevarse a cabo, se deber asegurar que la herramienta seleccionada cumpla con los criterios que se detallan a continuacin. Criterios para la seleccin de herramienta a ser sistematizada Vigente, es decir, que su aplicacin se haya realizado durante los ltimos cinco aos. Existe acceso a informacin bsica relacionada con la herramienta y es posible verificar su aplicacin a travs de diferentes fuentes y personas (que disearon, implementaron, se beneficiaron o se benefician de la herramienta). Existe acceso a contacto con usuarios y personas que disearon/ implementaron la herramienta. Existe suficiente informacin, tanto para el levantamiento de informacin como para su verificacin.

Definicin del equipo de trabajo del CRID para el presente documento.

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Para ilustrar y evitar confusiones con respecto al concepto de herramientas, a continuacin se presentan algunos ejemplos concretos: EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS Hospitales seguros: ndice de seguridad hospitalaria. Monitoreo (vigilancia): Equipos de medicin de lluvias, altura del agua y otros, desplazamiento de laderas, medicin de gases volcnicos, tecnologas propias para la vigilancia de variables ambientales. Comunicaciones: Equipos de comunicacin, protocolos de comunicacin, sistema de alarma (si opera con tecnologa propia). Preparativos para la respuesta: Manuales, guas, protocolos de respuesta, documentos de capacitacin, software, mdulos del LSS/SUMA; guas para simulacros y simulaciones; metodologas para mapeo de amenazas, recursos y necesidades; gua de diseo y uso de seales y rtulos de evacuacin. Educacin: Gua de educacin comunitaria; materiales de educacin y capacitacin en lenguas indgenas o con elementos culturales propios de una comunidad o regin; juegos educativos como el Riesgolandia; radionovelas; metodologas sobre temas propios de una regin o manifestacin cultural; programas educativos orientados a poblacin con necesidades especficas (Ej: discapacidades, lenguas minoritarias, tercera edad, analfabetos y otros). Divulgacin: Manuales de alerta comunitaria. Otros: CD que contenga un software o una base de datos (Ejemplo: hospitales virtuales); metodologa para el anlisis de vulnerabilidad; metodologa para el mapeo de sitios en riesgo.

NO SON HERRAMIENTAS Resultados: Por ejemplo, nmero de capacitaciones. CD con recopilacin de informacin. Investigaciones. Talleres o seminarios. Donaciones (alimentos, ropa). Materiales de visibilidad. Programas de radio. Entrevistas o reportajes. Obras o acciones de prevencin/mitigacin. Una simulacin o simulacro por s mismo. Un mapa o zonificacin por s misma. Un albergue.

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Otras herramientas especficas que pueden servir como ejemplo y que ya han sido sistematizadas utilizando la metodologa en la cual se ha basado la presente gua, han sido compiladas por el CRID en diferentes catlogos de herramientas y recursos de informacin que se detallan a continuacin. -

Catlogo de herramientas y recursos de informacin para el fortalecimiento de 4 capacidades locales de respuesta Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre preparativos para 5 desastres en salud Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre preparativos para desastres en educacin6 Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre sistemas de alerta temprana (SAT).7 Herramientas en Preparativos para Desastres: Plan de Accin DIPECHO VI (20092010)8

Si luego de haber escogido una determinada herramienta para la sistematizacin, siguiendo los criterios anteriores, resultara que se encuentran dificultades o imprevistos en la obtencin de la informacin, se sugiere evaluar la conveniencia de identificar otras posibles herramientas a sistematizar, en vez de invertir recursos en sistematizar una herramienta para la cual resulta difcil o imposible rescatar la informacin bsica necesaria que asegure una sistematizacin de calidad.

Perfil de el/la sistematizador/a

La persona que realizar la sistematizacin de la herramienta debe haber sido seleccionada, en lo posible, desde la identificacin de la herramienta a sistematizar. Esta persona ser la que realizar la recopilacin, levantamiento y anlisis de la informacin relacionada con la herramienta. El/la sistematizador/a redactar el texto del documento de sistematizacin, y estar bajo su responsabilidad el correcto llenado de las referencias de los recursos de informacin (ver Anexo 4 - Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin), as como velar porque se realicen las acciones bsicas de difusin y diseminacin de la herramienta sistematizada.

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Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17922/doc17922.htm Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17924/doc17924.htm Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17921/doc17921.htm Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17923/doc17923.htm 8 Disponible en http://www.crid.or.cr/crid/herramientas_preparativos_DIPECHO_VI.pdf

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Para asegurar el adecuado cumplimiento de las responsabilidades anteriores, el/la sistematizador/a debera contar con las siguientes caractersticas ideales: Ganas, motivacin e inters de aprender de las propias experiencias. Conocimiento bsico de la herramienta/s a sistematizar o del programa, proyecto o iniciativa en la cual se desarrolla la herramienta. Empata para el trabajo con otros actores. Conocimiento (lectura) de la gua del presente documento. Capacidad de anlisis. Buena capacidad de redaccin.

Sistematizacin de la herramienta Una vez seleccionada la herramienta que -se estima- cumple con las caractersticas y criterios descritos anteriormente, se proceder a realizar su sistematizacin. El primer paso es identificar fuentes de informacin (documentos, reportes, etc.) e informantes clave (personas, instituciones, comunidades), de los cuales obtener toda la informacin necesaria para realizar la sistematizacin. Dado que, por lo general, las herramientas para la gestin del riesgo de desastres son elaboradas y/o utilizadas en el marco de programas, proyectos o iniciativas especficas que instituciones y/o las propias comunidades implementan en sus mbitos de accin, el punto de partida ser el recopilar informacin bsica sobre el contexto y/o iniciativa en la cual se desarrolla la herramienta, para lo cual se ha elaborado la Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta -Anexo 1. La informacin recopilada en la Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta, facilitar y guiar el resto del proceso de recopilacin de informacin, el cual se espera se realice mediante los mtodos que se indican a continuacin: Revisin documental: Revisin de informacin disponible en formato de documentos escritos (impresos, electrnicos, etc.), material audiovisual (imgenes, videos, grabaciones, etc.) que estn disponibles y de donde se pueda extraer informacin relevante sobre el contexto y el proceso de diseo, elaboracin, uso y validacin de la herramienta que se est sistematizando. Entrevistas en profundidad: Se recomienda realizar al menos cuatro entrevistas con informantes claves para la sistematizacin de cada herramienta. Los informantes claves debern estar vinculados con las etapas de i) diseo; ii) desarrollo; iii) validacin y; iv) uso de la herramienta, incluidos los propios beneficiarios/usuarios y otros actores involucrados. Visitas de campo: Si la herramienta a sistematizar as lo amerita, se recomienda realizar visitas de campo para realizar entrevistas, constatar la aplicacin y analizar el funcionamiento de la herramienta seleccionada. Las visitas slo tienen sentido en aquellos casos en los que existe informacin suficiente sobre la aplicacin y el funcionamiento de la herramienta.

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Para facilitar y orientar las entrevistas con los informantes claves, este documento incluye en el Anexo 2 una Gua para la entrevista con los informantes o actores clave. Las respuestas e informaciones que se obtengan de cada una de estas entrevistas deben consolidarse y ordenarse despus en la Ficha de Sistematizacin de Herramientas, que se adjunta en el Anexo 3. En base a la informacin recopilada y analizada, se realizar la presentacin de informacin, mediante un texto narrativo y con el apoyo de recursos audiovisuales, siguiendo la Estructura del documento de sistematizacin, la cual se presenta en el Anexo 5.

Seleccin de recursos de informacin vinculados a la herramienta

Para determinadas herramientas existirn uno o ms recursos de informacin (documentos, recursos audiovisuales, sitios Web relacionados) directa o indirectamente vinculados con la herramienta sistematizada. Estos recursos de informacin podrn servir para ilustrar o complementar la sistematizacin de la herramienta, por lo cual no se trata de una seleccin al azar ni de elaborar una lista de documentos o fuentes de informacin, sino de una lista de recursos que hayan sido revisados, analizados y pertinentes para la herramienta sistematizada. Criterios para la seleccin de los recursos de informacin Los documentos seleccionados debern cumplir con los criterios que se detallan a continuacin: Validez: responder a caractersticas bsicas de vigencia y actualidad. Asimismo, tambin hace referencia directa a la herramienta sistematizada. Exactitud: que contenga informacin pertinente al tema que expone la herramienta sistematizada y sustancial en aspectos metodolgicos y conceptuales. Responsabilidad: haber sido generados por autores individuales o institucionales (no se deberan considerar recursos de informacin annimos o sin claridad de su origen o procedencia). Temtica: enfocarse en el tema central del cual trata la herramienta sistematizada.

Cada uno de los recursos de informacin seleccionados para complementar la herramienta sistematizada, se identificar utilizando el formato correspondiente que se presenta en el Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin. Difusin y diseminacin de la herramienta

La sistematizacin no puede cumplir su objetivo de construir nuevos conocimientos y de ejercicio de aprendizaje, si no es debidamente difundida y diseminada para que otras personas y/o instituciones se nutran y beneficien de los aprendizajes obtenidos durante el

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diseo e implementacin de la herramienta, y as replicar el uso de la herramienta y de esta manera capitalizar la herramienta sistematizada. La difusin y diseminacin de la herramienta permitir dar visibilidad y reconocimiento a la/s institucin/es y comunidades involucradas. Sin embargo, no se debe olvidar que el objetivo principal de la sistematizacin de herramientas es permitir y promover la rplica y/o adaptacin de las mismas por otros actores y/o comunidades. Las acciones de difusin y diseminacin son parte integral del proceso de sistematizacin (como se muestra en el Cuadro 2) y deben ser llevadas a cabo de manera proactiva por el/la sistematizador/a y/o la institucin que realiza la sistematizacin. En el momento de planificar las acciones de difusin y diseminacin, y como resultado del proceso de sistematizacin, se contar con algunos o todos de los siguientes productos: 1. Documento narrativo de no ms de 10 pginas sobre la herramienta sistematizada. 2. Recursos de informacin relacionados con la herramienta (ver Anexo 4). 3. Material audiovisual vinculado a la herramienta (imgenes, video, audio, etc.) 4. Personas e instituciones de contacto vinculadas a la herramienta. Teniendo en cuenta estos productos, a continuacin se presentan algunas alternativas y ejemplos para difundir y diseminar la herramienta recin sistematizada:

Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de desastres Medio de Posibles acciones Ejemplos difusin Compartir a travs de listas de distribucin - Lista/s institucional/es de distribucin institucionales: interna. - Enlace a sitio web donde estn disponibles los - Lista/s institucional/es de distribucin productos de la sistematizacin; externa. - Documento narrativo; y/o - Lista/s adhoc para llegar a personas o - Recursos de informacin instituciones de potencial replica. - Lista/s adhoc de personas e instituciones para dar a conocer herramienta. Incluir referencia/artculo sobre la herramienta - Boletn Actualidad CRID9 sistematizada en boletines digitales sobre gestin - Boletn Portal Educacin y Gestin del Riesgo10 del riesgo y/o temticos/sectoriales - Revista EIRD Informa11 - Boletn Desastres OPS/OMS12 Electrnico/virtual

http://www.crid.or.cr/esp_boletin.shtml

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http://educacionygestiondelriesgo.crid.or.cr/boletines http://www.eird.org/esp/revista/revista-eird-esp.htm 12 http://new.paho.org/disasters/newsletter

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Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de desastres Medio de Posibles acciones Ejemplos difusin Publicacin en sitios web institucionales Sitio web de la/s institucin/es relevantes a la herramienta y/o temtica que vinculadas a la herramienta: aborda la misma.

http://www.cridlac.org http://www.eird.org http://www.desaprender.org/ http://www.preventionweb.net/ http://www.redhum.org/13


Presencial Compartir la sistematizacin de la herramienta en talleres, conferencias y otro tipo de encuentros (de preferencia por parte de personas vinculadas a las herramientas) - Reuniones/encuentros de personal de la/s instituciones vinculadas a la herramienta. - Reuniones/encuentros donde sea propicio promover la rplica de la herramienta. - Producir documento de sistematizacin de experiencia/herramienta. - Producir trptico, documento resumen de referencia sobre herramienta sistematizada. - Produccin de material audiovisual (videos de corta duracin) que presenta herramienta promoviendo su uso. - Material interactivo (CD/DVD) que integra los diferentes productos de la sistematizacin.

Editorial/audiovisual

Disear, imprimir y distribuir (fsico y virtual) el documento narrativo con la sistematizacin de la herramienta.

Disear, reproducir y distribuir (fsico y virtual) material audiovisual sobre la herramienta.

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Otros sitios web relacionados se pueden identificar

http://www.crid.or.cr/esp_bd_sitios_web.shtml

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IV. INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACION Y ANALISIS DE INFORMACION


En esta seccin de la gua se presentan los diferentes instrumentos metodolgicos que han sido desarrollados para facilitar el proceso de identificacin de fuentes de informacin e informantes clave, recopilacin, ordenamiento y anlisis de la informacin relacionada con la herramienta que se busca sistematizar. Descripcin de contexto en el cual se elabora o utiliza la herramienta

Cualquier herramienta para la gestin del riesgo de desastres, se desarrolla o se utiliza en el marco de un programa, proyecto o iniciativa que se circunscribe en un mbito espacial y temporal bien delimitado, en el que participan actores (personas e instituciones) claramente definidos, de los cuales muchas veces depende el xito o fracaso de la herramienta. Por lo anterior, conocer el contexto en el cual se dise y utiliz la herramienta, entregar informacin valiosa para analizar y presentar la sistematizacin de la herramienta, as como para identificar a las personas e informantes clave que proveern la informacin de mayor relevancia durante la sistematizacin. Con el uso de la siguiente ficha, se busca capturar informacin bsica del contexto en el cual se desarroll la herramienta, la cual ser utilizada en los siguientes pasos de la sistematizacin. Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la herramienta a sistematizar
Nombre del programa, proyecto o iniciativa: Herramienta a sistematizar: Ejecutor: Nombre completo y oficial del programa, proyecto o iniciativa. Nombre de la herramienta a sistematizar que ha sido elaborada y/o utilizada en el marco del programa, proyecto o iniciativa. Nombre de la institucin que ejecuta o implementa el programa, proyecto o iniciativa. Indicar las instituciones y/o fuentes de financiamiento que han permitido la ejecucin del programa, proyecto o iniciativa. Mencione qu otras instituciones han participado en el programa, proyecto o iniciativa, describiendo brevemente su rol. Identificar a las personas e informantes clave que proveern la informacin necesaria para realizar la sistematizacin de la herramienta, y que luego sern entrevistados en el proceso de sistematizacin. Listar nombres, telfonos, correo electrnico, etc. de personas involucradas en el diseo, planificacin, implementacin, validacin y beneficiarios de la herramienta a sistematizar. i) Informante sobre diseo de herramienta ii) Informante sobre desarrollo de herramienta iii) Informante sobre validacin de herramienta iv) Informante sobre uso de la herramienta

Financiamiento:

Otros actores involucrados: Informantes claves para la sistematizacin de la herramienta:

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Perodo de implementacin: Ubicacin: Mes y ao de inicio: Mes y ao de finalizacin:

Indique la ubicacin en la cual se llev a cabo el programa, proyecto o iniciativa, mencionando pas, regin/estado/departamento/provincia, municipio, comunidad, etc. (segn la divisin poltico administrativa del pas) utilizar mapa de ubicacin si est disponible. Indique el rea temtica en la cual se enmarca el programa, proyecto o iniciativa.

rea temtica:

Beneficiarios:

Cuando sea posible, referirse a la poblacin descrita segn datos de: gnero, situacin de vulnerabilidad, grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin cultural y otros datos que sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a los beneficiarios del programa/proyecto/iniciativa. Objetivos generales y/o especficos del programa/proyecto/iniciativa al cual se quiere que contribuya el proyecto. Productos que se esperaban alcanzar (o que se lograron) con el programa, proyecto o iniciativa. Listar aquellas publicaciones/documentos elaboradas en el marco del programa, proyecto o iniciativa, en especial aquellas vinculadas con la herramienta a sistematizar (si estn disponibles en internet, indicar la direccin web).

Objetivos del programa, proyecto o iniciativa: Resultados esperados:

Principales publicaciones y/o documentos del programa, proyecto o iniciativa:

Entrevista a informantes y actores claves Del uso de la Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta -Anexo 1, se debe obtener la identificacin y datos de contacto de los informantes y actores claves durante las diferentes etapas de diseo, elaboracin, validacin, uso/implementacin y beneficiarios de la herramienta. Identificados estos informantes y actores claves, se asegurar contactar y entrevistar al menos cuatro informantes clave para la sistematizacin de cada herramienta. Se espera que las entrevistas con los informantes clave cubran las diferentes etapas de diseo, elaboracin, validacin, uso/implementacin y beneficiarios de la herramienta. Para estas entrevistas se ha desarrollado la Gua para entrevista con informantes clave Anexo 2. Las entrevistas se podrn desarrollar en persona, va telefnica, virtual o realizando visitas de terreno, dependiendo de las necesidades y/o restricciones que el propio proceso de sistematizacin establezca para cada caso.

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Recopilacin informacin para la sistematizacin de herramientas Para facilitar el proceso de consolidacin de informacin que sea provista por cada uno de los informantes clave, se ha desarrollado la Ficha de Sistematizacin de Herramientas que se presenta a continuacin:

1. Datos de identificacin y contacto de informantes.

2. Datos generales de la herramienta

3. Marco Conceptual Cuando la herramienta fue desarrollada por la institucin que la sistematiza 4. Desarrollo de la herramienta

5. Validacin de la herramienta

6. Uso de la herramienta

7. Anlisis crtico

Dificultades Beneficios

Soluciones

Sostenibilidad

Rplica

Lecciones

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Detalle del contenido de la Ficha de Sistematizacin de Herramientas 14 1. Datos de identificacin y contacto de los/as informantes
Pas: El pas o pases donde se ha desarrollado la herramienta Fecha de levantamiento de la informacin: Da mes ao en que se inici y se termin el proceso de levantamiento de la informacin

Nombre del informante: Institucin a la que pertenece y cargo: Telfono/s (fijo y/o celular):

Nombre y apellidos del informante. Repetir esta seccin si hay ms de un informante. Nombre oficial de la institucin y cargo del informante. Incluir los prefijos correspondientes segn el pas. Correo electrnico: Si existe dicha informacin. Si existe dicha informacin.

Skype:

Es de suma importancia garantizar precisin en estos datos, ya que posibilita el establecimiento de nuevos contactos que permitan ampliar o intercambiar informacin.

2. Datos generales de la herramienta


Nombre oficial de la herramienta: Lugar de implementacin: Nombre completo asignado bajo el proyecto, programa o iniciativa en el cual fue generada y/o utilizada. Es importante describir el Perodo de En meses o aos. lugar en funcin de la implementacin de la Ejemplo: 6 meses, 1 ao. divisin poltico herramienta: administrativa de cada pas. Indique el rea temtica a la cual corresponde la herramienta. Indique el formato en el cual se desarroll y/o est disponible la herramienta que se est sistematizando, o especifique otros tipos de formatos (CD, documento, equipo, protocolo, etc.).

rea temtica: Formato:

3. Marco conceptual de la herramienta


Descripcin de la herramienta: Objetivos de la herramienta: Contexto o escenario de aplicacin: Usuarios principales: Beneficiarios: Breve descripcin conceptual y tcnica de la herramienta. Finalidad de la herramienta; explicar para qu fue concebida la herramienta. Hace referencia al contexto/escenario de aplicacin; se espera una especificacin sobre el problema abordado. Personas o entidades que utilizan frecuentemente la herramienta. Cuando sea posible, referirse a la poblacin descrita segn datos de: gnero, situacin de vulnerabilidad, grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin cultural y otros datos que sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a los beneficiarios.

14

Esta ficha se llenar tantas veces como informantes clave se consideren para la sistematizacin de la herramienta.

20
4. Proceso de desarrollo/elaboracin de la herramienta
Actividades: Se espera una descripcin de las actividades segn los distintos momentos del desarrollo de la herramienta. Ejemplo: actividades de diagnstico, actividades de diseo, implementacin, validacin, rplica, etc. requeridos para el desarrollo/elaboracin de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto15: Describa los materiales Describa el personal Monto requerido en mnimos requeridos para mnimo requerido para el dlares y rubros el desarrollo de la desarrollo de la principales: materiales, herramienta. Ejemplo: herramienta, el nivel de equipo, personal, otros. equipos, papelera, experiencia necesario, documentos, imgenes u habilidades, conocimiento otros. u otros.

Recursos Insumos: Describa documentos, materiales previamente desarrollados, investigaciones, modelos, escenarios, diagnsticos, etc. utilizados en el desarrollo de la herramienta.

Nivel de participacin:

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de desarrollo/elaboracin de la herramienta.

5. Proceso de validacin de la herramienta


Actividades: Se espera una descripcin de las actividades segn etapas; sobre cmo se valid la herramienta. Recursos requeridos para la validacin de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto: Describa los materiales mnimos requeridos para la validacin de la herramienta. Ejemplo: equipo, papelera, documentos, imgenes u otros. Describa el personal mnimo requerido para validar la herramienta, el nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento, u otros. Monto requerido en dlares y rubros principales: materiales, equipo, personal, otros.

Insumos:

Describa documentos, materiales previamente desarrollados, investigaciones, modelos, escenarios, diagnsticos, etc. utilizados durante la validacin de la herramienta. Nivel de participacin:

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de validacin de la herramienta.

Se espera contar con un valor aproximado de la inversin realizada durante el desarrollo de la herramienta. Si no existiera un dato concreto, se puede incluir una relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la herramienta y el presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa en el marco de la cual se desarroll la herramienta.

15

21
6. Uso de la herramienta
Actividades: Insumos: Se espera una descripcin de las actividades en las cuales se us la herramienta. Recursos requeridos para la implementacin/uso de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto: Describa los materiales mnimos requeridos para la implementacin de la herramienta. Ejemplo: equipo, papelera, documentos, imgenes u otros. Describa el personal mnimo requerido para implementar la herramienta, el nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento, u otros. Monto requerido en dlares y rubros principales: materiales, equipo, personal, otros.

Describa documentos, materiales previamente desarrollados, investigaciones, modelos, escenarios, diagnsticos, etc. utilizados para la implementacin de la herramienta. Nivel de participacin:

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de implementacin de la herramienta.

7. Anlisis crtico
Beneficios del uso de la herramienta: Se espera una clara y detallada especificacin sobre cmo la herramienta facilit la intervencin del programa, proyecto o iniciativa en la cual se utiliz: incidencia en cambios de comportamiento, reduccin de prdidas o daos, organizacin para una mejor respuesta, mejor informacin y acceso a la informacin, etc. Debilidades/limitaciones de la herramienta: Limitaciones/debilidades identificadas sobre el uso de la herramienta como tal.

Dificultades de uso: Problemas y dificultades que debieron enfrentarse durante el desarrollo y/o la aplicacin de la herramienta. Soluciones implementadas: De qu manera se resolvieron las dificultades/problemas indicados anteriormente. Lecciones aprendidas en relacin con el desarrollo de la herramienta: Lecciones aprendidas en relacin con la aplicacin de la herramienta: Sostenibilidad:

Aspectos para mejorar la implementacin: Tomando en consideracin las limitaciones/debilidades de la herramienta, qu aspectos se sugieren para contribuir a mejorar la aplicacin de la herramienta.

Analizar y extraer aquellas lecciones aprendidas (aprendizajes) durante el proceso de elaboracin de la herramienta, indicando los aspectos/actividades que podran modificarse, incluirse y/o eliminarse. Analizar y extraer aquellas lecciones aprendidas (aprendizajes) obtenidas durante la aplicacin de la herramienta, indicando los aspectos/actividades que podran modificarse, incluirse y/o eliminarse. Describir las estrategias previstas para asegurar el funcionamiento de la herramienta en forma permanente y continua. Detallar las condiciones bsicas necesarias para aplicar o utilizar la herramienta en otros contextos o escenarios, as como indicar bajo qu contextos la herramienta no es replicable.

Potencial de rplica:

Material de consulta o referencia asociada con la herramienta:

Se espera contar con informacin sobre aquellos materiales que sirvieron de base para el desarrollo, validacin e implementacin de la herramienta (CD, presentaciones, documentos tericos, artculos, reportajes, noticias, etc.).

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V. PRESENTACION DE LA INFORMACION DE LA HERRAMIENTA SISTEMATIZADA


La presente metodologa propone como resultado principal de la sistematizacin, un documento escrito de no ms de 11 pginas, en donde se consolide y se presente de manera ordenada y estructurada la informacin y otros productos obtenidos durante el proceso de sistematizacin y la utilizacin de las diferentes herramientas propuestas en los anexos 1, 2, 3 y 4. Esta metodologa entrega las pautas para generar un documento escrito el cual facilite la comprensin en el desarrollo y uso de herramientas para la gestin del riesgo, entregando la informacin bsica necesaria para la rplica y/o adaptacin de la herramienta sistematizada, as como referencias para la obtencin de informacin adicional. A continuacin se presenta una estructura del documento de sistematizacin, cuyo contenido se detalla en el anexo 5. Este debera estar acompaado de recursos grficos (fotografas, mapas, tablas, esquemas, diagramas, etc.).

Introduccin
Iniciativa/experiencia Contexto

1 Pagina

Concepcin y desarrollo de la Introduccin Introduccin herramienta


Datos generales Concepcin Desarrollo

4 Paginas

Utilizacin
Resultados Actores claves Beneficiarios

3 Paginas

Replicabilidad
Lecciones aprendidas Recursos Adaptabilidad

2 Paginas

Recursos de Informacin
Documentos Material audiovisual Referencias

1 Pagina

Estructura propuesta para documento de sistematizacin

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El documento narrativo que se elaborar con la informacin generada y recopilada durante el proceso de sistematizacin, se convertir en el producto y resultado principal de este proceso y en el instrumento principal para ser difundido y diseminado por la institucin que ha realizado y/o propiciado la sistematizacin de la herramienta. Este documento facilitar la comprensin de los lectores y la difusin y diseminacin de la/s herramienta/s sistematizada/s ya sea en formato digital o impreso, utilizando algunas de las alternativas que se detallan a continuacin.

Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de desastres Medio de Posibles acciones Ejemplos difusin Compartir a travs de listas de distribucin - Lista/s institucional/es de distribucin institucionales: interna. - Enlace a sitio web donde estn disponibles los - Lista/s institucional/es de distribucin productos de la sistematizacin; externa. - Documento narrativo; y/o - Lista/s adhoc para llegar a personas o - Recursos de informacin instituciones de potencial replica. - Lista/s adhoc de personas e instituciones para dar a conocer herramienta. Incluir referencia/artculo sobre la herramienta - Boletn Actualidad CRID16 sistematizada en boletines digitales sobre gestin - Boletn Portal Educacin y Gestin del Riesgo17 del riesgo y/o temticos/sectoriales - Revista EIRD Informa18 - Boletn Desastres OPS/OMS19 Publicacin en sitios web institucionales Sitio web de la/s institucin/es relevantes a la herramienta y/o temtica que vinculadas a la herramienta: aborda la misma. Electrnico/virtual

http://www.cridlac.org http://www.eird.org http://www.desaprender.org/ http://www.preventionweb.net/ http://www.redhum.org/20


Editorial Disear, imprimir y distribuir (fsico y virtual) el documento narrativo con la sistematizacin de la herramienta. - Producir documento de sistematizacin de experiencia/herramienta. - Producir trptico, documento resumen de referencia sobre herramienta sistematizada.

16
17

http://www.crid.or.cr/esp_boletin.shtml

http://educacionygestiondelriesgo.crid.or.cr/boletines 18 http://www.eird.org/esp/revista/revista-eird-esp.htm 19 http://new.paho.org/disasters/newsletter 20 Otros sitios web relacionados se pueden identificar

http://www.crid.or.cr/esp_bd_sitios_web.shtml

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VI. ANEXOS
Anexo Anexo Anexo Anexo Anexo 1 - Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta 2 - Gua para entrevista con informantes claves 3 Ficha de sistematizacin de herramientas 4 Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin 5- Estructura del documento de sistematizacin

25 Anexo 1 - Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta

Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la herramienta a sistematizar


Nombre del programa, proyecto o iniciativa: Herramienta a sistematizar: Ejecutor: Financiamiento: Otros actores involucrados: Informantes clave para la sistematizacin de la herramienta: Perodo de implementacin: Ubicacin: rea temtica: Beneficiarios: Objetivos del programa, proyecto o iniciativa: Resultados esperados:

Mes y ao de inicio:

Mes y ao de finalizacin:

Principales publicaciones y/o documentos del programa, proyecto o iniciativa:

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Anexo 2 - Gua de entrevista con informantes clave para la sistematizacin de experiencias21
Presentacin a entrevistado/a Indique su nombre y el objetivo que persigue Ud. y/o la institucin a la que representa con el ejercicio de esta sistematizacin. Indique que esta entrevista es una de varias que se realizarn en el proceso de recopilacin de informacin de la herramienta seleccionada para la sistematizacin. Objetivos de la entrevista Diferencie entre el objetivo de la entrevista (obtener informacin y anlisis crtico de la herramienta) y el objetivo de la sistematizacin (obtener aprendizajes y difundir la herramienta para que otros se beneficien de este aprendizaje). En este momento debe indicar explcitamente el nombre de la herramienta a sistematizar, as como identificar claramente el programa, proyecto y/o iniciativa en el marco de la cual se desarroll o implement la herramienta en cuestin. Indicar que la informacin que se proporcione tendr un carcter confidencial y slo podr utilizarse para los fines que se ha especificado.

1. Introduccin (programa/proyecto/iniciativa y herramienta a sistematizar)


Datos generales de la herramienta en relacin al programa, proyecto o iniciativa Para empezar comentemos algunos datos generales de la herramienta/ proceso y su vinculacin lgica en el marco del programa, proyecto o iniciativa en la cual se desarroll y/o utiliz: Nos podra decir si hay otros elementos relevantes que ayuden a aclarar la vinculacin de la herramienta con el programa, proyecto o iniciativa? Cul es el rea temtica a la cual corresponde la herramienta a sistematizar?

2. Datos generales, concepcin y desarrollo de la herramienta


a. Datos generales sobre la herramienta Para empezar, comntenos algunos datos generales sobre la herramienta: Podra decirme el nombre oficial de esta herramienta?, Tiene algn nombre corto? Dnde y cundo se implement? Cunto tiempo tom su diseo o implementacin? (aos, meses). Cul es el formato en el que se encuentra disponible la herramienta de la que estamos conversando (CD, documento, protocolo, equipo, software, hardware, etc.)? Conoce qu tan disponible est la informacin relativa a la herramienta de la que hemos conversado?

21

Gran parte de la informacin que se recopile durante estas entrevistas, deber ser transcrita en la Ficha de Sistematizacin de Herramientas , que se presenta en el Anexo 3.

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b. Concepcin de la herramienta (ANTES) Ahora s, por favor, hablemos un poco sobre cmo fue concebida esta herramienta: Podra describir tcnica y conceptualmente a esta herramienta, la finalidad de la herramienta; explicar para qu fue concebida la herramienta? Cules fueron los objetivos planteados, cul fue el propsito de la herramienta? A qu problema daba respuesta esta herramienta, qu resolvi la herramienta desarrollada?, A qu necesidad identificada se pretende responder? Quines y qu caractersticas tiene la poblacin que se considera beneficiaria de la aplicacin de la herramienta? (segn datos de: gnero, situacin de vulnerabilidad, grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin cultural y otros datos que sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a los beneficiarios finales).

c. Desarrollo validacin de herramienta (DURANTE)

y la

Hablando del proceso de desarrollo de la herramienta: Qu actividades o momentos fueron necesarios durante el desarrollo de la herramienta? (descripcin de las actividades segn los distintos momentos del desarrollo de la herramienta como diagnstico, diseo, etc.). En qu momento del programa, proyecto o iniciativa se desarrolla la herramienta? Podra compartir datos sobre los insumos (investigaciones, modelos, escenarios, diagnsticos), materiales (equipo, papelera, documentos, imgenes u otros), personal (nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento u otros) y presupuesto (dlares y rubros principales) que fueron requeridos durante el desarrollo de la herramienta? Tiene conocimiento sobre el valor aproximado- de la inversin realizada durante el desarrollo de la herramienta? (Si no existiera un dato concreto, se puede preguntar sobre la relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la herramienta y el presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa.) Qu personas fueron involucradas en el diseo/ desarrollo de la herramienta?, Cmo califica su nivel de participacin?, Podra darme algunos datos de contacto de estas personas? Hubo alguna forma de validacin de la herramienta antes de su uso?, Cmo se realiz esta validacin?, Qu recursos se destinaron para la validacin?, Quines fueron los involucrados en esta validacin/ revisin? Qu personas o entidades utilizan con mayor frecuencia la herramienta?

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3. Uso de la herramienta
Implementacin/uso de la herramienta (DURANTE) Y hablando del proceso de implementacin de la herramienta: Qu actividades o momentos fueron necesarios para la implementacin/uso de la herramienta (descripcin de las actividades segn etapas; es decir, cmo se implement en los distintos momentos)? En qu momento del programa, proyecto o iniciativa se herramienta? (fase de uso, contextualizacin de la herramienta) implementa la

Podra compartir datos sobre los insumos (investigaciones, modelos, escenarios, diagnsticos), materiales (equipo, papelera, documentos, imgenes u otros), personal (nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento u otros) y presupuesto (dlares y rubros principales) que fue requerido durante el uso (o implementacin) de la herramienta? Cules son los costos de operacin? (Costo aproximado de la inversin realizada durante el uso de la herramienta). Cules son los costos de mantenimiento? (Costo aproximado de la inversin necesaria para mantener la aplicacin de la herramienta en el largo plazo) Qu actores clave (personas o entidades) participaron en el proceso implementacin de la herramienta; cmo califica su nivel de participacin? de

4. Replicabilidad y sostenibilidad
Anlisis y reflexin crtica sobre la aplicacin de la herramienta/ proceso (DESPUS) Me gustara que pudiera hacer algunas reflexiones, e incluso un anlisis crtico, en relacin con la aplicacin de la herramienta: La herramienta facilit la intervencin del programa, proyecto o iniciativa en la que se utiliz, de qu manera? Qu resultados esperados se pudieron alcanzar con la implementacin de la herramienta/ proceso? Hubo algn resultado no esperado de su implementacin? (Indagar o profundizar en relacin sobre cambios de comportamiento, reduccin de prdidas o daos, organizacin para mejor respuesta, mejor informacin y acceso a la informacin, etc.) Qu problemas/dificultades se enfrentaron durante herramienta?, Por qu se dieron estas dificultades? la aplicacin de la

Qu limitaciones/debilidades considera que tiene la herramienta? (Debilidades identificadas de la herramienta como tal) Qu se hizo para reducir o superar las limitaciones/debilidades de la herramienta?, Cmo se superaron las dificultades de la aplicacin?, Qu podra contribuir a mejorar la aplicacin de la herramienta? Cules han sido las lecciones aprendidas tanto en el proceso de desarrollo de la herramienta como en el de implementacin? Qu es mejorable?, Qu debe mantenerse?, Qu no debe hacerse?, Por qu?

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Pensando en la aplicacin de la herramienta, Qu estrategias de sostenibilidad se establecieron para el largo plazo (para asegurar el funcionamiento de la herramienta en forma permanente y continua)?, Qu elementos podran lograr un mayor impacto en futuras aplicaciones de la herramienta/ proceso?, Existe una vinculacin con polticas pblicas implementadas a nivel nacional/ local? Qu condiciones son necesarias para adaptar la herramienta en otros contextos o escenarios?, Por qu?

5. Material de consulta o referencia


Recursos de informacin sobre la herramienta Existen publicaciones desarrolladas en el marco del programa, proyecto o iniciativa que tengan relacin con la herramienta de la que estamos hablando? Qu otros materiales o documentos sirvieron de base/ referencia para el desarrollo de la herramienta: CD, presentaciones, documentos tericos, artculos, reportajes, noticias, etc.? De las personas que estuvieron involucradas en el diseo/ desarrollo/ implementacin de la herramienta, podra facilitarme datos de contacto de esas personas como: telfono fijo, celular, skype, correo electrnico, direccin exacta u otra direccin de contacto para envo de correspondencia postal?

6. Datos del informante


Cierre Para terminar esta entrevista podra facilitarme algunos de sus datos. Es importante que registremos esta informacin tanto para mantener el contacto como para aclarar dudas (si stas surgieran posteriormente) e intercambiar informacin de inters mutuo. Podra darme datos de contacto como: telfono fijo, celular, skype, correo electrnico, direccin exacta u otra direccin de contacto para envo de correspondencia postal? MUCHAS GRACIAS POR EL TIEMPO DEDICADO A ESTA ENTREVISTA Y POR LA GENEROSIDAD DE SUS OPINIONES.

30 Anexo 3 Ficha de sistematizacin de herramientas22

1. Datos de identificacin y contacto de los/as informantes


Pas: Nombre del informante: Institucin y cargo a la que pertenece: Telfono/s (fijo y/o celular): Correo electrnico: Skype: La precisin en estos datos posibilitar el establecimiento de nuevos contactos que permitan ampliar o intercambiar informacin. Fecha de levantamiento de la informacin:

2. Datos generales de la herramienta


Nombre oficial de la herramienta: Lugar de implementacin: rea temtica Formato:

Perodo de implementacin de la herramienta:

3. Marco conceptual de la herramienta


Descripcin de la herramienta: Objetivos de la herramienta: Contexto o escenario de aplicacin: Usuarios principales: Beneficiarios:

22

Esta ficha se llenar tantas veces como informantes clave se consideren para la sistematizacin de la herramienta.

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4. Proceso de desarrollo/elaboracin de la herramienta
Actividades: Recursos requeridos para el desarrollo/elaboracin de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto23:

Insumos:

Nivel de participacin:

5. Proceso de validacin de la herramienta


Actividades: Recursos requeridos para la validacin de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto:

Insumos:

Nivel de participacin:

6. Proceso de implementacin/uso de la herramienta


Actividades: Recursos requeridos para la implementacin/uso de la herramienta Materiales: Personal: Presupuesto:

Insumos:

Nivel de participacin:

Se espera contar con un valor aproximado de la inversin realizada durante el desarrollo de la herramienta. Si no existiera un dato concreto, se puede incluir una relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la herramienta y el presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa en el marco de la cual se desarroll la herramienta.

23

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7. Anlisis crtico
Beneficios del uso de la herramienta: Dificultades de uso:

Debilidades/limitaciones de la herramienta:

Soluciones implementadas:

Aspectos para mejorar la implementacin:

Lecciones aprendidas en relacin con el desarrollo de la herramienta: Lecciones aprendidas en relacin con la aplicacin de la herramienta: Sostenibilidad: Potencial de rplica: Material de consulta o referencia asociado con la herramienta:

33 Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin


Documentos: se refiere a tems como monografas, manuales, documentos elaborados en el marco de un proyecto, tesis, artculos, as como captulos, secciones o apartados de una publicacin.
Autor personal o institucional Nombre de la persona responsable por el contenido intelectual de un documento. Indicar el grado de responsabilidad, cuando ste no sea el de autor, esto para el caso de editor, traductor, compilador o coordinador. Nombre de la institucin responsable por el contenido intelectual de un documento. Ttulo Captulo o seccin consultado Pginas Editora Ttulo del documento en el idioma y forma en que aparece en el mismo. Indicar el nmero de las pginas del captulo o seccin consultada. Nmero total de pginas del documento. Nombre de la institucin responsable por la publicacin del documento. En caso de no contar con la informacin se debe colocar la abreviatura s.n. Nombre de la ciudad donde est localizada la editora del documento. En caso de no contar con esta informacin se debe colocar la abreviatura s.i. Fecha de publicacin del documento. En caso de no contar con la informacin se debe colocar la abreviatura s.f. Formato de presentacin del documento, fsico, pdf, html. Si est en pdf o html se deber adjuntar el archivo correspondiente. Ejemplo: Hospitales Seguros. Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del documento. La seleccin de estas palabras se har consultando: CRID. Vocabulario Controlado http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php sobre Desastres (VCD)

Lugar de publicacin

Fecha de publicacin

Formato rea temtica Palabras clave

NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD) http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central (CEPREDENAC). Glosario http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx Resumen Resumen del contenido de cada uno de los documentos, explicando por qu es importante, qu elementos y recursos de inters aporta al lector (brindando ejemplos claros) y una explicacin de cmo le podra ser de utilidad. Se sugiere una extensin de entre 4 y 6 lneas.

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Presentacin en Power Point
Expositor Ttulo Presentado en Nombre de la persona responsable por el contenido intelectual de la presentacin. Ttulo de la presentacin. Nombre del evento, reunin, taller, seminario, capacitacin, etc., lugar y fecha en la que se utiliz. Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del documento. La seleccin de estas palabras se har consultando: CRID. Vocabulario Controlado http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php sobre Desastres (VCD)

Palabras clave

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central (CEPREDENAC). Glosario http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD) http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm rea temtica Ejemplo: Hospitales Seguros.

Sitio Web
Institucin responsable (autor) Responsable de la publicacin del sitio en Internet.

Nombre Enlace Resumen

Nombre de la pgina o seccin Web seleccionada. Direccin Web donde se localiza el sitio. Aqu se deber sintetizar de 4 a 6 lneas el contenido de la Web, explicar porqu es importante en el contexto del tema de la gua, qu elementos y recursos de inters aporta al lector (brindando ejemplos claros) y una explicacin de cmo le podra ser de utilidad. Indicar el idioma del sitio web. Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del sitio Web. La seleccin de estas palabras se har consultando: CRID. Vocabulario Controlado http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php sobre Desastres (VCD)

Idioma(s) Palabras clave

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central (CEPREDENAC). Glosario http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD) http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm rea temtica Ejemplo: Hospitales Seguros.

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Material multimedia: recursos audiovisuales en formato CD o DVD.
Autor personal o institucional Responsable del material multimedia.

Ttulo Enlace Idioma Palabras clave

Nombre del recurso multimedia. Direccin donde se localiza el recurso en Internet. Indicar el idioma del recurso. Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del documento. La seleccin de estas palabras se har consultando: CRID. Vocabulario Controlado http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php sobre Desastres (VCD)

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central (CEPREDENAC). Glosario http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD) http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm

36 Anexo 5 Estructura del documento de sistematizacin24

1. Introduccin (programa, proyecto o iniciativa y herramienta a sistematizar) 1 pgina


Vincular el programa, proyecto o iniciativa con la herramienta Contexto en el cual se desarrolla el programa, proyecto o iniciativa

2. Concepcin y desarrollo (de herramienta)- 4 paginas


Datos generales 0.5 pgina Que definan claramente de que herramienta se trata Concepcin de la herramienta (ANTES) 2 pgina Necesidad identificada a la cual se quiere responder con la herramienta Partes involucradas (beneficiarios, socios, autoridades, etc.) Desarrollo de la herramienta (DURANTE) 1.5 pgina Cmo y quin lo elabora Proceso de construccin (paso 1, 2, 3 que facilita la comprensin y replica) Validacin antes/durante el uso

3. Utilizacin 2-3 pginas


Implementacin de la herramienta (DURANTE) Contexto en el cual es usada la herramienta (fase del proyecto, quienes la usan) Resultados alcanzados (esperados y no esperados) Actores clave en la implementacin Beneficiarios, cmo participan y se benefician

4. Replicabilidad y sostenibilidad 2 pginas


Anlisis y reflexin crtica sobre la aplicacin de la herramienta (DESPUS) Lecciones aprendidas Costos y recursos humanos Adaptacin a otros contextos Adaptacin para logro de mayor impacto Vinculacin con polticas pblicas 5. Recursos de Informacin 0.5 pginas Lista de referencia a documentos y recursos de informacin relacionados con la herramienta.

24

La informacin para elaborar este documento proviene de la consolidacin y anlisis de informacin recopilada en el uso de los formatos entregados en los anexos 1, 2, 3 y 4.