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MANUAL DE USUARIO
SAP BUSINESS ONE
ADD-ON: MEDIOS MAGNETICOS
ALCANCE Previous Top Next

Guiar al usuario en la utilización del Add-on Medios Magnéticos, funcionalidad agregada en la localización SAP
Business One, la cual permitirá al usuario realizar modificaciones en los campos de los diferentes formularios y
menús de SAP Business One, adicionados por la aplicación de Medios Magnéticos incluida en la localización, así
como la adecuación de éstos a la Normatividad Tributaria Colombiana. Los medios magnéticos no pueden
diligenciarse al final del año, (La DIAN tiene facultades para exigir información en cualquier momento a todos los
contribuyentes de los impuestos nacionales que son administrados por tal entidad, para ello utiliza el envío de
requerimientos ordinarios, véase el artículo 684 del ET). Las bases de datos deben ser estructuradas
(parametrizadas) en todas las transacciones desde su origen o captura; por esta razón, el sistema de información
que soporta la contabilidad de una organización debe estar técnicamente preparado para disponer en cualquier
momento y no al final del año de todos y cada uno de los reportes exigidos.

Utilidad del Add-on

Esta herramienta facilita la generación de reportes que apoyan el cumplimiento de algunos artículos de la
Resolución Número 7935 (28 JUL. 2009) emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Cabe aclarar que los reportes generados están basados en los registros de diario generados por los documentos
de marketing y la información ingresada manualmente a través de registros en el diario utilizando Cuentas no
asociadas que requieran tercero (Campo InfoCo02) y estén utilizando el campo InfoCo01, y demás campos
creados para realizar la reclasificación de retenciones .

Los artículos referenciados en el Add-on son los siguientes:

Artículo 4. Información de pagos y abonos en cuenta (Formato 1001).

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Artículo 5. Información de retenciones en la fuente practicadas por la compañia (Formato 1002).

Retenciones practicadas a título de renta.
Retenciones asumidas a título de renta.
Retenciones en la fuente practicada a título de Impuesto sobre las ventas.
Retenciones en la fuente practicada a título de Impuesto de timbre.

Para reportar los conceptos de Autorretenciones, se debe configurar la cuenta de la tabla de retenciones y
NO la cuenta del gasto adicional.

Al momento de realizar la extracción se genera una ventana con el siguiente mensaje “Desea invertir los saldos
de la cuenta, ya que es un concepto de autorretenciones?” indicando al usuario la naturaleza del concepto.
Hacer click en "SI".

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Nota: Si el usuario ha registrado en la columna Invertir Negativo el párametro "SI" en la tabla de

Configuraciones Medios Magnéticos, no es necesario hacer click en "SI" en la ventana mostrada anteriormente.

Artículo 6. Información de Retenciones en la Fuente practicadas a la Compañia (Formato 1003).

Artículo 8. Información de Ingresos recibidos en el año (Formato 1007).

Artículo 9. Información del Impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado
(Formato 1005 y 1006).

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Para reportar los de IVA, se debe utilizar el concepto creado por la localización, este concepto no se debe
modificar para la correcta generación de estos formatos.

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Artículo 10. Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 20xx (Formato 1009).

Artículo 11. Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 20xx (Formato 1008).

Actividades

• Parametrizaciones de Socios de Negocio (SN)

• Configuración de Medios Magnéticos
• Extracción e identificación de la fuente de información externa e interna
• Modificación en formatos y conceptos
• Aplicación de cuantías mínimas y socios del exterior
• Generación de reportes para Medios Magnéticos
• Generación de archivo .txt para Medios Magnéticos distritales

Pre-requisitos

• Configuración de la información básica de los Socios de Negocio y las retenciones correspondientes.

• Creación reclasificaciones de retenciones (Add-in terceros)
• Ningún tipo de información que se reporte debe tener caracteres especiales tales como: “`´, > <, { }, entre

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otros.

Procesos que intervienen

Estándar B1
(INPUTS)
• Datos Maestros Socios de negocio (SN)
• Registros en el diario
• Medios magnéticos externos

Add-on
(OUTPUTS)
• Generación de archivo XML

Ruta de Menú
Utilizar la siguiente ruta del menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir
a

Parametrizaciones
Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM.
Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMCO - BPCO concepto MM
Herramientas > Tablas de usuario >BPCO_MM_EXT - BPCO Medio Magnético Externos
Socios de Negocios > Datos Maestros Socios de Negocios

Rutas del proceso

Finanzas > Asiento.
Informes > Medios magnéticos > configuración
Informes > Medios Magnéticos > Extracción
Informes > Medios Magnéticos > Modificación de medios magnéticos,
Informes > Medios Magnéticos > Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior
Informes > Medios Magnéticos > Generar archivos XML
Informes > Medios Magnéticos > Errores

Errores Típicos

• No emplear los campos InfoCo01 y InfoCo02 para las cuentos no asociadas que requieren SN.
• En el formulario Configuración Medios Magnéticos al seleccionar los formatos correspondientes a
retenciones e impuestos, los usuarios olvidan definir los códigos de retenciones e IVA para cada cuenta
relacionada, lo cual impide en el proceso de extracción reportar la información de estas operaciones.

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• Para generar los Medios Magnéticos Distritales no se pueden tener generados Formatos y Conceptos de
retenciones para Medios Magneticos Nacionales, es decir solo se pueden extraer los Nacionales o los
Distritales, pero ambos no.

Temas sin alcance

• En la tabla de Medios externos no se validan SN inexistente.

• No se soportan Formatos de Medios Magnéticos que no estén dentro del alcance de la herramienta.

1. Fuente de Información Previous Top Next

Para la generación de Medios Magnéticos (tanto Nacionales como Distritales) es necesario que se cuente con
toda la información básica y contable, esta información es suministrada en el sistema por dos fuentes diferentes:

1.1. Fuente Interna

Basada en los registros de diario creados por los Documentos de Marketing y la información ingresada
manualmente a través de registros en el diario utilizando Cuentas no asociadas que requieran tercero campo
(InfoCo02) y que estén utilizando el campo (InfoCo01).

Es importante conocer la ubicación de los campos InfoCo01 y InfoCo02 para su correcto manejo.

InfoCo01.
Cuando una cuenta no se encuentra asociada, sin embargo se requiere reportar en medios magnéticos por SN
se debe utilizar el campo InfoCo01 el cual se encuentra en el asiento contable en la columna Socio Negocios,
presionando SHIFT + F2. En este campo se elige el socio de negocios que se requiere.
Para consultar los asientos debe ir la ruta: Finanzas > Asiento.

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InfoCo02
Adicionalmente se debe configurar el campo InfoCo02 cuando una cuenta no se encuentra asociada, y se
requiere reportar en Medios Magnéticos por SN con su correspondiente NIT.
Para la utilización de este campo de usuario debe ingresar a: Finanzas > Plan de cuentas.
Determine la cuenta y en el campo definido por usuario Requiere Tercero seleccionar la opción "SI" de la lista
desplegable.

1.2. Modificaciones manuales en Registros de diario.

Para el formato 1007 (Información de Ingresos recibidos en el año), las Notas Crédito son tomadas
automáticamente como “Devoluciones”. Si el usuario lo considera necesario, pueden retomar las transacciones
para que estos documentos se tomen como menor valor del ingreso o como una devolución como tal. Para

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genarar esta aplicación, se debe buscar la columna “Tipo MM” y seleccionar entre “Ingreso” ó “Devolución”.

Para el formato 1001 (Información de pagos o abonos en cuenta), el usuario puede reclasificar los registros
de diario y determinar si esa transacción se reportará como “Deducible” ó “No Deducible”.

La siguiente ventana muestra el campo donde se realiza la modificación respectiva.

1.3. Fuente Externa

Esta información se ingresa de formación manual utilizando la siguiente ruta:

Herramientas > Tablas de usuario >BPCO_MM_EXT - BPCO Medio Magnético Externos.

Nota: Esta tabla cuenta con los campos necesarios para ingresar información adicional, para pode generar
el reporte requerido por la DIAN.
Es posible subir la información masivamente por DTW para agilizar la parametrización de la tabla BPCO MM
Externos. El siguiente cuadro describe los campos de la tabla Medios Magnéticos Externos y el respectivo código
a utilizar para crear la plantilla de MM Externos requerida para DTW:
Campo Descripción MM “DTW”

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Se debe digitar un consecutivo para indicar el

número de líneas que van a ser tomadas en cuanta
Código y Nombre durante el proceso de extracción de información en
la herramienta de Medios Magnéticos. Code
Name

Los campos Code y Name deben ser

iguales.
Se debe digitar la cantidad que va a ser tomada y
U_BPCO_Total
trasladada a los diferentes Formatos y conceptos.

Se debe digitar el valor de las devoluciones

U_BPCO_Return
aplicadas.

Se debe digitar el código del concepto, conforme lo

U_BPCO_Concepto
establece la DIAN.

Se debe digitar el código del formato, conforme lo

U_BPCO_Formato
establece la DIAN.

Se debe digitar el Código del Socio de Negocios, tal

como se encuentra en los datos maestros de SAP U_BPCO_BPCODE
Business one. No se validan SN inexistentes.

Para el caso de Retenciones e IVA, se debe digitar

el código con el cual se crearon estos impuestos en U_BPCO_WTTax
SAP Business One.

Se debe digitar un dato representativo que indique la

fuente de la información, bien podría ser el número U_BPCO_DOCNUM
del documento físico

Se debe indicar la fecha en que genero esta

transacción, puede ser cualquier fecha del año que U_BPCO_DOCDATE
se está reportando en Medios Magnéticos.

Para el caso de impuestos, se debe indicar la base

U_BPCO_BASE
que se tomo para el cálculo de los valores
reportados, conforme lo establece la DIAN.

2. Medios Magnéticos – Configuración Previous Top Next

De acuerdo con la Resolución Número 7935 (JULIO 28 DE 2009), la información exigida por la DIAN a
suministrar por parte de los obligados se clasificó por Formatos y Conceptos.

Para realizar la parametrización y generar los reportes de Medios Magnéticos es necesario ingresar y validar la
información existente en SAP Business One. Para esto se debe ir a la siguiente ruta: Informes > Medios
magnéticos > Configuración. En esta ruta se despliega cada una de las configuraciones requieridas para
realizar el informe de Medios Magnéticos (Nacionales y Distritales).

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2.1. Configuración Medios Magnéticos.

Para iniciar con la configuración de los Formatos y Conceptos a ser reportados, es necesario ingresar a este
parámetro donde se determinaran las cuentas contables de donde se extraerá la información, además se
determina que Formatos y Conceptos se utilizarán. Para esto se debe utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Configuración > Configuración Medios Magnéticos, al ingresar esta
opción se despliega el siguiente formulario:

El siguiente cuadro se describe los detalles de cada campo del formulario anterior:

Campo Descripción
Formato Permite seleccionar entre los diferentes formatos soportados por la herramienta de Medios Magnéticos. Este
listado se carga automáticamente al instalar el Add-In de Medios Magnéticos.

Para la modificación ingresar a esta tabla utilizando la siguiente ruta:

Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM

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Concepto Permite seleccionar entre los diferentes conceptos soportados por la herramienta de Medios Magn
Este listado se carga automáticamente al instalar el Add-in de Medios Magnéticos, el usuario puede
modificar este listado si lo considera necesario.

para la modificación ingresar a esta tabla utilizando la siguiente ruta:

Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM.

Cuenta Se muestra el listado de las cuentas seleccionadas por el usuario, las cuales estarán enlazadas a un formato
y concepto definidos previamente.

Código Permite seleccionar el código de la retención que se enlazará a una cuenta de retenciones, esta
retención combinación sirve como filtro en los casos donde una misma cuenta se utiliza para diferentes tarifas de
retención.

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Código Permite seleccionar el código de IVA que se enlazará a una cuenta determinada, esta combinación sirve
IVA como filtro en los casos donde una misma cuenta se utiliza para diferentes tarifas de IVA.

Migrar Aplica para instalaciones donde se había realizado la configuración de medios magnéticos en la tabla de
usuario “BPCO configuración MM” con la versión anterior de esta herramienta. Esta opción traslada
automáticamente las cuenta relacionas a un formato y concepto existente en la versión anterior. El bot
.
Borrar Esta opción permite eliminar una o varias filas, para esto se debe seleccionar las filas correspondientes y
selección seleccionar el botón .

Con “Ctrl + Clic” se pueden seleccionar diferentes cuentas, ó utilizando “Shift + Clic” se puede
seleccionar un rango de cuentas.
Adicionar Permite seleccionar las cuentas de donde se extraerá la información que se vinculara a un formato y
cuentas concepto determinado por el usuario.

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Con “Ctrl + Clic” se pueden seleccionar diferentes cuentas, ó utilizando “Shift + Clic” se puede
seleccionar un rango de cuentas, después de seleccionar las cuentas se da clic en “ ” y las cuentas
son trasladadas al formulario de configuración.

Nota: El sistema valida que el Formato y Concepto seleccionado tengan relación, en caso de que no
exista relación el sistema genera el siguiente mensaje.

2.2. Información SN
En este formulario se proporciona la información de los Socios de Negocios tal como será reportada en Medios
Magnéticos (Nacionales y Distritales). De esta manera, el usuario puede realizar una primera inspección y
verficar la información registrada, por cada SN. Para verificar la información debe ir a la ruta: Informes >
Medios Magnéticos > Configuración > Información Socios de Negocios.

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El formulario anterior presenta los campos estándar y campos de usuario requeridos en Datos Maestros SN y
que son necesarios en Medios Magnéticos. Si desea ingresar algun campo no registrado o realizar alguna
modificación al SN es necesario ingresar a los Datos Maestros del SN. Para ir directamente a Datos Maestros de
Socio de Negocio desde este formulario, haga click en la flecha de enlace en la columna Código SN del Socio de
Negocio con la novedad.

Información: En las Modificaciones al formulario “Datos Maestros Socios de Negocios'', Campos

definidos por el usuario se adicionaron los siguientes campos:

Régimen tributario
Tipo de documento
Municipio de Medios Magnéticos
Nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Nacionalidad
Tipo de persona
Tipo extranjero
Ciudad (MM)
Dirección (MM).

Estos campos son de registro obligatorio y algunos de caracter opcional para la generación del reporte de
Medios Magnéticos. La ampliación de este concepto se aborda en el punto 2.6 de este Manual.

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Nota: Ningún tipo de información que se reporte debe tener caracteres especiales tales como: “, > <, { },
entre otros.

2.3 Actualización Dirección MM

Permite trasladar la información existente en la pestaña de “Dirección” de los Datos Maestros del Socio de
Nnegocios a los campos de usuario utilizados por la herramienta de Medios Magnéticos “Ciudad MM y
Dirección MM” y generar la información requerida. Esta opción es de utilidad en compañías que nunca han
generado los Medios Magnéticos (es decir, compañias que esten utilizando la herramienta en la localización
Colombia).

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Información: Los campos "Ciudad (MM)" y "Dirección (MM)" siempre se debe diligenciar cuando se
crea un SN nuevo, ya que la información de la dirección de los Datos Maestros del Socio de Negocios, no
siempre es la misma que se debe utilizar para ser reportada en Medios Magnéticos. Para iniciar con el proceso
de actualización, se debe utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Configuración > Actualización Dirección MM.

Al seleccionar “Actualización Dirección MM” se inicia traslado de la información contenida en la pestaña de

“Dirección” de los datos maestros del socio de negocios a los campos de usuario utilizados por la herramienta
de medios Magnéticos “Ciudad MM y Dirección MM”, se puede observar el traslado a través de una barra
progresiva ubicada en la parte inferior izquierda de la ventana.

Al finalizar se genera un mensaje donde se ve el resumen de la información trasladada y se informa si ocurrieron

errores durante este proceso.

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2.4. Reinicializar Medios Magnéticos

La herramienta se utiliza cuando se desea borrar toda la información generada durante los procesos de
Extracción, Modificación y Aplicación de cuantía mínima.

Para ingresar se debe utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios magnéticos > configuración > Reinicializar medios magnéticos.

Al momento de seleccionar Reinicializar Medios Magnéticos se genera la siguiente advertencia:

Luego de hacer click en esta opción aparecerá el siguiente mensaje:

2.5. Mantenimiento Medios Magnéticos.

La herramienta se debe utilizar cuando se realicen cambios en la configuración de Medios Magnéticos,
específicamente cambios en Formatos o Conceptos que ya se hayan ejecutado. Permite realizar
mantenimiento durante la utilización de medios magnéticos, con el fin que de no afectar los reportes generados.

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Para ingresar se debe utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Configuración > Reinicializar Medios Magnéticos.

Luego de hacer click en esta opción aparecerá el siguiente mensaje

2.6. Parametrización de Socios de Negocios

Para tratar el formulario de Dato Maestro de Socios de Negocios, ingrese por la siguiente ruta del menú de SAP
Business One: Socios de Negocios > Datos Maestros Socios de Negocios

A continuación se sugiere el orden en que deben ser diligenciados los campos en la creación de los SN y
presenta una descripción de los campos adicionados, en la siguiente tabla para la columna "R/O", "R" =
Requerido y "O" = Opcional

Nombre Descripción R/O

campo
Régimen En este campo se puede seleccionar una opción según corresponda al socio R
Tributario de negocios que se está ingresando ,
Para adicionar un nuevo régimen, seleccione “Definir de Nuevo”. En la lista
agregue los datos solicitados y haga click en para aceptar la
modificación.
Tipo de En este campo debe seleccionar una opción según corresponda al socio de R
Documento negocios que está creando.

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Para adicionar un nuevo tipo de documento, seleccione “Definir de Nuevo”.

En la lista agregue los datos solicitados y haga clic en para
aceptar la modificación.

La codificación del tipo de documento es emitida en la reglamentación

de medios magnéticos.
Municipio En este campo se debe seleccionar la opción según corresponda al R
Medios municipio principal de ubicación del socio de negocios que se está
Magnéticos ingresando.
Este campo tiene la opción de ser totalmente configurable para ingresar
nuevos municipios durante la parametrización del sistema. Después de
dicha parametrización el usuario selecciona el indicado para cada socio de
negocios.

Para adicionar un nuevo municipio, seleccione “Definir de Nuevo”. En la

lista agregue los datos solicitados y haga clic en para aceptar la
modificación.

De la codificación realizada en este campo se desprenden los

campos de municipio y departamento, así: Código de municipio de medios
magnéticos: 11001 – Bogotá
Los dos primeros códigos (11) corresponden al departamento
(Cundinamarca), los tres códigos siguientes al municipio (Bogotá).

Nombre Estos campos se deben diligenciar para reportar las personas naturales en O
(MM) medios magnéticos. En caso de tener varios nombres en el campo Nombre
Primer (MM) se debe diligenciar el primer nombre separado por un espacio,
Apellido
(MM)
Segundo
Apellido En el campo primer nombre de medios magnéticos se reportará el
(MM) nombre ingresado hasta el primer espacio y en el campo otros nombres se
reportará lo registrado del espacio en adelante.

Ejemplo: si en el campo Nombre (MM) se ingresa María de los Ángeles, en

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el archivo XML se generará así:

Primer Nombre: María Otros nombres: de los Ángeles

Nacionalidad Seleccione en este campo la nacionalidad correspondiente: R

01 – Nacional
02 – Extranjero
03 – Precios de transferencia con clave
04 – Precios de transferencia sin clave

De este campo depende la aplicación del proceso de cuantía mínima y de

socios del exterior (cambio del número de identificación fiscal y precios de
transferencia).

Tipo de El tipo de persona debe ser Natural o Jurídica según el caso: R

persona

Cuando se selecciona persona natural la herramienta valida en la etapa

de extracción que estén diligenciados los campos de usuario Nombre (MM) y
Primer apellido (MM)
Tipo El tipo extranjero corresponde a Con clave o sin clave según el caso: O
extranjero

De este campo depende la forma de reportar la dirección en el formato de

retenciones practicadas de los socios de negocios del exterior.
Ciudad (MM) Se debe digitar la ciudad donde tiene la sede principal del Socio de Negocios R
para el caso de contar con sedes en distintas ciudades.

Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el

caso de contar con Socios de negocios que tengan oficinas en distintas
ciudades.
Dirección Se debe digitar la dirección de la sede principal del Socio de Negocios en el R
(MM) caso de contar con varias sedes.

Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el

caso de contar con Socios de negocios que tengan oficinas en distintas
ciudades.
NIT Ingrese el NIT correspondiente al Socio de Negocio. En este campo, se ha R
habilitado una rutina que valida el dígito de verificación correspondiente al
Número de Identificación Tributaria (NIT), siempre y cuando en tipo de
documento este se haya creado con Código 31 Ejemplo: 899999999-0

Este campo es necesario para efectuar la consolidación de NITs en el

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caso de contar con Socios de negocios que tengan oficinas en distintas

ciudades.

Nota: Es importante identificar que los campos NACIONALIDAD y TIPO EXTRANJERO tienen una
relación. De acuerdo a lo establecido en los artículos 4, 5, 8, 9, 10 y 11 de la actual Resolución de medios
magnéticos la cual establec que:

Al reportar al Socio de Negocio con tipo de documento 42 cuando en el país de domicilio utilice el NIT (Número
de Indentificación Fiscal o Tributaria), y con tipo de documento 43 cuando el país no tiene Número Fiscal, de lo
anterior, se debe parametrizar los SN en los campos de usuario.

El siguiente cuadro muestra como es la correcta creación del tipo de documento y la codificación del SN, en los
campos definidos por el usuario.

Tipo de Campos de Usuario SN NIT reportado en MM (Formulario cuantías

documento men.)
Nacionalidad Tipo
Extranjero
02- 01 – con Registra el Nit del Socio de negocio
42
Extranjero clave
Informa al SN con el número 444444001 en
02- 02 – sin forma ascendente, variando consecutivamente
43
Extranjero clave el numero por cada SN hasta llegar a
44445000.

Nota: En la ficha Dirección, es muy importante diligenciar la información correspondiente a los campos:
Nombre de dirección, calle/numero, Ciudad, País. La ventana siguiente muestra como deber hacer el registro de
los campos anteriores.

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CAMPO PAÍS: Para cumplir con el nuevo requerimiento (Código - País) en algunos formatos, se utiliza la
siguiente opción de SAP B1 - Ingresar a: campo País y en la Columna "Código para Informes" se digita el
código del país, según información solicitada y suministrada por la DIAN. En la siguiente imagen se diligencia en
forma de ejemplo el código 169 para Colombia.

La ventana siguiente muestra como se realiza el registro del campo País.

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2.7 Medios Magnéticos Distritales.

Para configurar los Medios Magnéticos Distritales (tambien llamado municipales) se utiliza el mismo
procedimiento para la configuración de los Medios Magnéticos Nacionales, utilizando los Formatos 1002 y 1003.
y los respectivos Conceptos enlazado a estos formatos.

• Tabla de Usuario Customización.

En la tabla customización se cargan todos los campos requeridos para los impuestos municipales. La finalidad de
parametrizar la tabla Customización es poder generar los reportes en .txt exigidos por el ente de Hacienda
Municipal. Para su respectiva parametrización debe ir a la ruta: Herramientas > Ventanas definidas por
usuario > BPCO_MM_COST- BPCO.

Estos campos registrados en el formulario Costumización vienen por defecto. Es posible por el usuario ingresar
cualquier campo en las tablas de Costumización para que se vea reflejado en el reporte, a través de una
Consulta creada por el usuario. La siguiente tabla se muestra la parametrizacion de la tabla Customización.

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3. Modificación en formatos y conceptos Previous Top Next

Si el usuario lo requiere, puede modificar los Formatos, para generar esta modificación deben ingresar a las
Tablas de usuario correspondientes y realizar las modificaciones que considere necesarias para generar un
reporte. Esto aplica tanto para la generación de Medios Magnéticos Nacionales como los Medios Magnéticos
Distritales.

3.1 Modificación Formatos

Para ingresar a esta tabla por la barra de herramientas siga la siguiente ruta:
Herramientas > Tablas de usuario > BPCO_MMFM - BPCO Formato MM.

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A continuación se presenta una descripción de los campos necesarios para modificar un formato existente, en la
siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional:

Nombre Descripción R/O

campo
Code Debe registrarse el código correspondiente al formato a ingresar conforme la R
normatividad emitida por la DIAN.
Name Debe registrarse el nombre del formato correspondiente de acuerdo con la R
normatividad emitida por la DIAN.
Monto Se debe ingresar el monto mínimo a reportar por cada socio de negocios en los O
Mínimo diferentes formatos, para la información del año a ser reportado, de acuerdo
con la Resolución vigente.
Si por ejemplo, se debe reportar los pagos o abonos en cuenta (formato 1001)
iguales o superiores a un millón de pesos ($1`000.000), por lo tanto el valor a
ingresar en este campo es $1`000.000.

En caso que no aplique el monto mínimo debe dejar el campo vacío.

Tipo Se puede seleccionar los valores a tomar: O
Saldo a) S – saldos de la cuenta: Trae el neto de la cuenta asignada

b) Selección por movimientos D - Débitos o C - Créditos: reporta los

movimiento del formato correspondiente, de acuerdo a la
naturaleza que defina el usuario D ò C

4. Generación de reportes para Medios Magnéticos Previous Top Next

Esta sección ilustra el procedimiento en la generación de reportes para la generación de Medios Magnéticos
Nacionales de acuerdo con la Resolución Número 003847 (30 ABR. 2008) de la DIAN o Resoluciones emitidas
por las autoridades a nivel distrital (Secretarías de Hacienda) en Colombia.

4.1 Generación de reportes (Medios Magnéticos Nacionales y Distritales)

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Para facilitar la generación de reportes de medios magnéticos (tanto Nacionales como Distritales) se deben llevar
a cabo en 4 pasos:

• Asistente de extracción de medios magnéticos

• Asistente Modificación de medios magnéticos
• Asistente de aplicación de cuantía mínima y socios del exterior
• Generación de archivos de XML

Cada transacción dependerá de la anterior, excepto en Aplicar cuantía mínima donde se genera una sola tabla
informativa para extracción y modificación. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One se debe
seguir la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos,

De donde se desplegará una lista de los cuatro transacciones a seguir:

4.1.1. Extracción de Medios Magnéticos

Para utilizar este asistente es importante conocer que la información que se extrae es la correspondiente a:
• Registros de diario creados por los Documentos de Marketing.
• Información registrada manualmente a través de registros en el diario utilizando cuentas no
asociadas que requieran tercero (Campo InfoCo02) y estén utilizando el campo InfoCo01.
• Registros en el diario de Documentos de Marketing modificados utilizando el campo InfoCo01.
• Información ingresada de los Medio Magnéticos Externos.
•

Nota: Los registros en el diario creados a partir de la funcionalidad de Retenciones en Nota Crédito no
pueden ser modificados actualizando el campo InfoCo01.

Para ingresar por el menú principal de SAP Business One,el usuario debe ir a la siguiente ruta:
Informes > Medios Magnéticos > Extracción de Medios Magnéticos, el cual aparecerá un Asistente para
extraer Medios Magnéticos paso a paso y de manera fácil. La siguiente ventana muestra como acceder a dicho
asistente.
Para iniciar el Asistente de extracción, en la parte inferior de la Ventana, haga click en Continuar.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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La siguiente ventana que aparece del Asistente es la Ventana Selección de Parámetros. Para la correcta
configuración de esta ventana es necesario realizar los siguienets pasos:

Paso 1:
En la parte superior se deben ingresar el Formato, el Concepto, la Fecha de inicio y la Fecha fin requerida
para la generación del reporte, lo cual permite realizar revisiones parciales. Hacer click en Continuar. Este paso
debe realizarse por cada Formato y Concepto que se desea generar y que se muestre en el reporte de Medios
Magnéticos.

La ventana siguiente muestra por Formato y Concepto, los pasos que ya se ejecutaron. De esta ventana se
puede identificar que ya se realizó la extracción, que algunos de los proceso de cuantía mínima fueron
generados y que la generación del archivo XML no se han generado.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Información: Si ingresa un Formato y Concepto extraído anteriormente en el Asistente, ésta última le

genera la siguiente ventana para corfirmar si el usuario desea consultar o sobrescribir una extracción anterior.

Si selecciona aparecerá la ventana con la información extraída anteriormente.

Si selecciona aparece la siguiente ventana, donde el usuario decide sobreescribir la consulta,

borrando la información de Formatos y Conceptos consultada anteiormente:

Información: Cuando se sobrescriben datos es necesario volver a correr los procesos de Aplicación de
cuantía mínima y socios del exterior al igual que la Generación de archivos XML para que tomen los cambios.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Para ir al paso No. 2, el usuario debe hacer click en Continuar.

Paso 2
El reporte generado muestra los campos relacionados con los Datos Maestros del Socio de Negocios. donde se
puede observar el NIT, el tipo de documento la razón social, el nombre, primer apellido y segundo apellido
(estos últimos tres para el caso de personas naturales), la nacionalidad, el tipo de persona, el tipo de clave, la
dirección, el código del país, el municipio y el total a reportar. A través de la flecha de enlace ubicada en la
Columna Código en cada fila, se puede ir al Dato Maestro del SN correspondiente (si es necesario).

Para ver el detalle del movimiento reportado de un determinado Socio de Negocios se debe hacer doble click en
la primera columna de la línea respectiva donde aparecerá la siguiente ventana. A través de la flecha naranja se
puede dirigir al Dato Maestro del Socio de Negocios como a los documentos que originaron el registro:

Paso 3
Esta ventana es el reporte que genera el Asistente luego de validar los datos necesarios para la generación del
reporte final.

Nota: Las filas seleccionadas (resaltadas en amarillo) indican que falta de información para el Socio de
Negocios. Es recomendable completar o corregir los datos directamente en SAP Business One para generar de
manera correcta el Asistente y crear el reporte de Medios Magnéticos.
El Asistente valida que los campos obligatorios cuenten con la información respectiva. Recuerde que los campos
obligatorios para la generación del reporte son:

• NIT

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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• Tipo de documento
• Razón social (validado para tipo de personas jurídicas)
• Nombre (validado para tipo de personas naturales)
• Primer apellido (validado para tipo de personas naturales)
• Segundo apellido (validado para tipo de personas naturales)
• Dirección
• Municipio

Luego de realizar la respectiva validación, el aplicativo mostrará el siguiente mensaje. Dar click en OK, para
seguir al paso No .4.

Paso 4
El Asistente de extracción informa que la información ha sido extraída correctamente. Dar click en Finalizar.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Información: Para tener en cuenta:

• Para incluir impuestos asumidos en el reporte es recomendable crear un código de retención independiente.
• Para reportar la base sujeta a retención de IVA es necesario que el código de retención este parametrizado
con tipo de base IVA.
• La retención de ICA solo se expresa en los Medios Magnéticos Distritales.

4.1.2. Modificación de medios magnéticos

En este paso se permite modificar la información generada en la extracción, es decir si desea agregar, eliminar o
modificar alguna información, en esta aplicación es donde debe hacerlo, quedando registrado el usuario y la
fecha en que se realizó. Para ingresar; debe ir a la siguiente ruta:
Informes > Medios Magnéticos > Modificación de Medios Magnéticos,

Aparecerá el Asistente para la modificación de los Medios Magnéticos, explicando paso a paso la forma de
modificar la información generada. La siguiente ventana muestra como se accede al Asistente.

Dar click en Continuar.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Paso 1
En la parte superior se deben ingresar el Formato, el Concepto la Fecha de inicio y la Fecha fin requerida
para la generación del reporte.

En la parte de abajo aparece una tabla que muestra por Formato y Concepto, los pasos que ya se ejecutaron.
Dar click en Continuar.

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Paso 2
En este paso puede realizar las modificaciones necesarias, para modificar una fila existente. El usuario debe
ubicarse en la línea donde desea realizar la modificación. Al generar el cambio aparecerá en el campo Usuario
el nombre del usuario que realizó el cambio y en el campo Fecha, la fecha en que se ejecutó el cambio.

Nota: Si el usuario desea eliminar filas ubíquese en la línea respectiva y presione click derecho, seleccione
la opción de Eliminar. La siguiente ventana mostrará como es el respectivo procedimiento.

En este paso podrá consultar el detalle de acuerdo con la información extraída, si desea consultar el detalle de
un fila agregada aparecerá vacío.
Si desea agregar líneas ubíquese en la última línea presione click derecho en la primera columna y seleccione la
opción Agregar, se habilita la línea para el ingreso de la información recuerde que esta línea será verificada por
lo tanto debe diligenciar todos los campos.

Nota: Los Socios de Negocios que son "agregados" no pertenecen necesariamente a la Base de Datos.

Paso 3
En este paso se verifica que el total de datos extraídos, modificados y agregados cuenten con los campos
obligatorios para la generación del reporte final. los campos obligatorios son:

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• NIT
• Tipo de documento
• Razón social (validado para tipo de personas jurídicas)
• Nombre (validado para tipo de personas naturales)
• Primer apellido (validado para tipo de personas naturales)
• Segundo apellido (validado para tipo de personas naturales)
• Dirección
• Municipio

Nota: Para poder seguir con el paso Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior es necesario
corregir todas las líneas que presentan inconsistencias, para esto puede presionar el botón , realizar
las modificaciones correspondientes y volver a validar la información.

Esta pantalla pueda sacar alguna de las dos opciones:

1. Si la información modificada este completa aparecerá el siguiente mensaje:

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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2. En caso que la información modificada este incompleta aparecerá el siguiente mensaje:

Paso 4.

Cuando se corrigieron todas las inconsistencias de la información extraída y modificada presione

para almacenar la información.

Recuerde cuando realiza una modificación sobre la que ya había aplicado cuantía mínima y generado el archivo
XML correspondiente, debe correr nuevamente estos pasos.

4.1.3. Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior

En este paso se aplica el cálculo de la cuantía mínima de acuerdo con la parametrización realizada en la tabla de
configuración de medios magnéticos, adicionalmente realiza el proceso requerido en el manejo de socios del
exterior y precios de transferencia. Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente
ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Aplicación de cuantía mínima y socios del exterior
aparecerá la siguiente ventana explicando los pasos a seguir:

Información: Recuerde que para la parametrización del tipo de documento 42 y 43 de la aplicación socios
del exterior, depende de la elección efectuada en los campos de usuario Nacionalidad y Tipo Extranjero de los

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Datos Maestros Socios de Negocios.

Ventana inicial

Paso 1
En la parte superior de la ventana debe seleccionar el formato al que desea aplicar cuantía mínima o manejar los
socios del exterior.
De acuerdo con la resolución vigente emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, se
debe ingresar la razón social y código con el que se deben reportar socios del exterior y cuantía mínima, y

activar el flag para la aplicación de cuantía mínima “ ” en los casos necesarios.

De igual manera que en los pasos anteriores muestra una tabla resumen que indica para los formatos y
conceptos que procesos se han realizado.

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La herramienta genera el siguiente mensaje, donde podrá definir si desea sobrescribir o no:

Si selecciona Ok aparece el siguiente mensaje, recuerde que si efectúo este paso anteriormente y sobrescribe el
actual, la información almacenada se actualizará:

Paso 2

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Para ver que socios de negocios fueron agrupados por Operaciones del exterior o Cuantía mínima consulte el
detalle, para esto debe hacer doble clic en la primera columna de la línea seleccionada:

Información: Para los casos en los que se debe reportar la dirección y el municipio del informante es
importante aclarar que esta información se toma de la inicialización del sistema, detalles de la sociedad, de la
siguiente ventana:

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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Paso 3
Cuando se corrigieron todas las inconsistencias de la información extraída y modificada presione

para almacenar la información.

¡Recuerde!: Cuando realiza una modificación sobre la que ya había aplicado cuantía mínima y generado
el archivo XML correspondiente, debe correr nuevamente estos pasos.

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4.1.4. Generación de archivo XML

De acuerdo con la RESOLUCIÓN NÚMERO 003847 (30 ABR. 2008) la información debe enviarse en archivos
XML con las siguientes especificaciones técnicas:
El nombre de cada uno de los archivos debe tener la siguiente secuencia:
Dmuisca_ccmmmmmvvaaacccccccc.xml, donde:

cc: Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02)

mmmmm: Formato
vv: Versión del formato (Versión = 06)
aaaa: Año de envío
cccccccc: Consecutivo de envío por año

Información: Los archivos serán almacenados en la ruta seleccionada en Parametrizaciones Generales

de SAP Business One para Carpetas de templates de Word.

Para ingresar por el menú principal de SAP Business One siga la siguiente ruta: Informes > Medios
Magnéticos > Generar archivos XML aparecerá la siguiente ventana en la que deben ingresarse los campos de
acuerdo con la normatividad de la DIAN:

file://C:\Documents and Settings\A\Local Settings\Temp\~hh64A1.htm 07/04/2011

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A continuación se presenta una descripción de los campos de acuerdo con la Resolución No 12690, en la
siguiente tabla para la columna "R/O", "R" = Requerido y "O" = Opcional:

Selecciona cuenta y código de retención ICA.

5. Errores Previous Top Next

A modo preventivo, es recomendable ejecutar las consultas anexas, las cuales permiten identificar errores
cometidos al momento de realizar registros directos en el diario (Campo InfoCo01) y errores en los dígitos de
verificación de los NITs creados.
Para esto se debe utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Errores.

5.1. Errores o vacíos en infoco01

Permite identificar transacciones con inconsistencias en el campo InfoCo01. Para esto se debe utilizar la
siguiente ruta: Informes > Medios Magnéticos > Errores > errores o vacíos en InfoCo01.

Al seleccionar esta opción, se despliega un formulario donde de existir errores en el campo InfoCo01 se le
permitirá al usuario consultar cada transacción y efectuar las modificaciones del caso.

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5.2. Bases y Códigos

Permite identificar las transacciones que utilizan las cuentas de retenciones o de IVA, que no cuentan con la
información de Socio de Negocios, Base de retención, Código retención y Tarifa retención. Para esto se debe
utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Errores > Bases y Códigos

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Las transacciones de IVA, identificadas mediante este informe, deben utilizar los mismos campos de la
reclasificación de IVA. Los Códigos de IVA no son traídos en la búsqueda formateada de los códigos de
retención y deben ser digitados por el usuario.

5.3. Dígitos de verificación

Permite identificar los dígitos de verificación con inconsistencias y que deben ser corregidos. Para esto se debe
utilizar la siguiente ruta:

Informes > Medios Magnéticos > Errores > dígitos de verificación.

Al seleccionar esta opción, se despliega un formulario donde de existir errores en dígitos de verificación de algún
NIT se le permitirá al usuario consultarlo y efectuar las modificaciones del caso.

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