EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS EN EL ÁREA DEL

ALMACEN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS,

DISTRIMED LTDA. DE LA CIUDAD DE SANTA MARTA.

ANDREA CAROLINA POLO SULBARAN

KATHERINE JOHANA GOMEZ GÓMEZ

ARTURO ALBERTO ARIZA SALAS

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
ESPECIALIZACION REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL
SANTA MARTA
2019
 EVALUACION DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS EN EL AREA DEL
ALMACEN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS,
DISTRIMED LTDA. DE LA CIUDAD DE SANTA MARTA.

ANDREA CAROLINA POLO SULBARAN

KATHERINE JOHANA GOMEZ GÓMEZ

ARTURO ALBERTO ARIZA SALAS

Resolución de caso como Modalidad de Grado para optar al título de

Revisoría Fiscal y Auditoria Integral

Asesor

Marta De Jesús Mármol Daza

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
ESPECIALIZACION REVISORIA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRAL
SANTA MARTA
2019
 Nota de aceptación

_________________________________
_________________________________
_________________________________

_________________________________
Asesor

________________________________
Evaluador

_________________________________
Evaluador

Santa Marta, 06 de Junio de 2019

 DEDICATORIA

Agradecemos a Dios primeramente por darnos el entendimiento para lograr

alcanzar uno de nuestros logros esperados.

A nuestros padres, por todo su apoyo en nuestra vida profesional para llegar
donde estamos.

A todas las personas y familia que siempre han estado presentes dando su amor y
compartiendo sus conocimientos a fin de lograr nuestros objetivos.
 CONTENIDOS TEMÁTICOS

CONTENIDO

RESUMEN ......................................................................................................................................... 7
ABSTRAC .......................................................................................................................................... 8
0. INTRODUCTION ...................................................................................................................... 9
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................... 10
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ......................................................................................... 11
2. JUSTIFICACION..................................................................................................................... 12
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 13
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 13
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................. 13
4. MARCO TEORICO ................................................................................................................. 13
REFERENTES INVESTIGATIVOS.......................................................................................... 17
5. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 20
5.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACION .................................................................................... 20
5.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA
INVESTIGACIÓN ....................................................................................................................... 21
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN .................................................................................. 21
6.1 DESCRIBIR LOS CONTROLES QUE UTILIZA LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE
MEDICAMENTOS PARA EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD COMERCIAL. .......... 24
6.1.1 PLANIFICACIÓN DE ALMACÉN ................................................................................... 27
6.1.2 RECEPCIÓN DE PRODUCTO ...................................................................................... 28
6.1.3 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS ...................................................................... 29
6.1.4 REGISTRO Y CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS ...................... 30
6.1.5 DESPACHO Y/O ENTREGA DE PRODUCTO A LOS CLIENTES .......................... 30
6.1.6 REPORTES DE ALMACÉN Y MANTENIMIENTO DE ALMACÉN. ......................... 31
6.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
QUE SE IMPLEMENTA EN EL ÁREA DE ALMACÉN DE INSUMOS FARMACÉUTICOS
33
6.3 SISTEMA DE MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
OPERATIVOS DEL ÁREA DE ALMACÉN DE LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO. 38
8. ANEXOS .................................................................................................................................. 44
8.1 ENCUESTA .......................................................................................................................... 44

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. MAPA DE PROCESOS. MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS

DEL ALMACÉN DE DISTRIMED LTDA. .......................................................................... 27
Ilustración 2 MATRIZ AMFE PROCESO DE PLANIFICACIÓN ..................................... 36
Ilustración 3 MATRIZ AMFE PROCESOS DE: RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y
REGISTRO Y CONTROL DE CALIDAD .......................................................................... 37
Ilustración 4 MATRIZ AMFE PROCESOS DE: DESPACHO, REPORTE DE ALMACEN Y
MANTENIMIENTO ........................................................................................................... 38
 RESUMEN

El trabajo de consultoría presenta como principal tema, la evaluación de los

controles establecidos en el área del almacén de la empresa DISTRIMED Ltda., el
cual es parte fundamental en el desarrollo de las actividades económicas de la
compañía, ya que en este se concentra el mayor porcentaje de inversión de la
entidad cuando estas se dedican a la compra y venta de mercancía.

Se evaluará el sistema de control interno de inventarios de insumos farmacéuticos

con el objetivo de identificar las debilidades en el manejo de estos inventarios, y
de esta manera fortalecer los procedimientos de control interno del área, los
cuales puedan garantizar su buen manejo y así evitar pérdidas económicas
significativas.

Palabras claves: control interno, inventarios, procedimientos, riesgo, debilidades.

 ABSTRAC

The main subject of the consulting work is the evaluation of the controls
established in the warehouse area of the company DISTRIMED Ltda., Which is a
fundamental part in the development of the company's economic activities, since it
concentrates on greater percentage of investment of the entity when these are
dedicated to the purchase and sale of merchandise.
The internal control system for inventories of pharmaceutical inputs will be
evaluated with the objective of identifying the weaknesses in the management of
these inventories, and in this way strengthen the internal control procedures of the
area, which can guarantee their good management and thus avoid losses
significant economic
Keywords: internal control, inventories, procedures, risk, weaknesses.
 0. INTRODUCTION

El presente trabajo de consultoría tuvo como objetivo general la evaluación los

controles establecidos en el área de almacén en la empresa distribuidora de
Medicamento, DISTRIMED Ltda. en la Ciudad de Santa Marta con el fin de
proponer procesos y procedimientos que permitan optimizar las operaciones y el
adecuado manejo de los recursos.

Conscientes de las practicas inadecuadas en los procesos de control de

inventarios, resulto indagar la problemática acerca cómo se implementa el sistema
de control de los inventarios de insumos farmacéuticos de la empresa distribuidora
de Medicamentos, de manera tal que nos permitió identificar las debilidades en el
manejo de estos inventarios, y así fortalecer los procedimientos de control los
cuales puedan garantizar su buen manejo y así evitar pérdidas económicas
significativas.
Como resultado de la investigación identificamos mejoras significativas en el
sistema de control del área de almacén, que de ser aplicadas en la compañía
optimizaría tanto los procesos como los recursos de la empresa.
 1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

En los servicios de salud y medicamentos, mantener estándares de buena calidad,

organización y equidad en los servicios y la distribución, es un requisito
indispensable en las condiciones de éxito, control interno de las empresas y a su
vez, el uso racional es un objetivo fundamental de los sistemas nacionales de
salud, es así como los inventarios tienen como propósito lograr una adecuada
implementación y desarrollo y es de vital importancia bajar costos y dar un mejor
manejo de estos. Ya que estos son la columna vertebral, la ejecución de este
proyecto generaría un aporte indispensable tanto para ellos como para nosotros. A
medida que se va analizando la información obtenida se ha establecido una
oportunidad de mejora en la rotación de medicamentos críticos para el proceso de
almacenaje. Marín y Montes (2013)

Las distribuidoras farmacéuticas manejan gran cantidad de inventarios de

medicamentos, con una rotación inmediata los cuales se encuentran
medicamentos que deben estar almacenados de manera organizada en ambientes
adecuados para su conservación, colocados o embalados de manera específica,
lo que hace necesario establecer controles adecuados mediante políticas,
procesos y funciones, que conlleven a una adecuada organización y control de
inventarios en sus bodegas Asencio, González y Lozano (2017), de esta forma la
falta de adecuados procesos de organización, documentación dentro de los
inventarios de las empresas generan ineficiencia en el uso de los recursos la vez
que la rentabilidad disminuye.

Para Eugenio (2010) independientemente de la definición, de lo grande o pequeño

del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los
paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo en la
importancia del control interno de los inventarios, para dicho departamento y la
cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad,
calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor
servicio al cliente.

De esta manera el control interno del inventario, se convierten en el mayor activo

dentro de los balances de las empresas. Estos contienen a todos los artículos o
mercancías que dispone la empresa para su comercialización, permitiendo la
compraventa en un periodo económico determinado Asencio et al, (2017) bajo
esta perspectiva resulta el interés investigativo del presente trabajo, y el resultado
de procesos organizados y plenamente establecidos.

En la empresa Distribuidora de Medicamentos, identificada para el presente

trabajo investigativo, se establece que el control interno de los inventarios de
insumos es un área descuidada en la gestión de la empresa; estos procesos están
documentados pero este control el cual en la mayoría de los casos no está
formalizado, el personal no conoce los manuales que están documentados,
promoviendo perdidas económicas y sobre costos. Para ello se busca desde lo
explicativo, identificar las situaciones internas que afectan las dinámicas de la
empresa, apoyado en antecedentes, conceptos y consideraciones legales, esto
mediante técnicas de investigación, como la entrevista y la encuesta para medir el
control existente en los inventarios. Con los resultados obtenidos, se puede
plantear alguna solución concreta a la problemática planteada, proponer un
sistema de mejoramiento continuo de los procesos administrativos y operativos de
la empresa objeto de estudio.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Conscientes de las practicas inadecuadas en los procesos de control de

inventarios, resulta indagar la problemática mediante el siguiente interrogante
¿Cómo se implementa el sistema de control de los inventarios de insumos
farmacéuticos de la empresa distribuidora de Medicamentos en la Ciudad de
Santa Marta?
 2. JUSTIFICACION

El inventario de las empresas es parte fundamental en el desarrollo de las

actividades económicas de ellas, ya que en este activo se concentra el mayor
porcentaje de inversión de la compañía cuando estas se dedican a la compra y
venta de mercancía. La problemática presente en las empresas que se dedican a
la distribución de insumos farmacéuticos es la falta de controles internos que se
adecuen a los escenarios en que se desarrollan, lo cual aumenta el riesgo de
pérdidas del inventario, así como aumento en los costos. Se evaluará el sistema
de control interno de inventarios de insumos farmacéuticos de las empresas
distribuidoras de medicamentos de la ciudad de Santa Marta con el objetivo de
identificar las debilidades en el manejo de estos inventarios, y de esta manera
fortalecer los procedimientos de control interno en los inventarios los cuales
puedan garantizar su buen manejo y así evitar pérdidas económicas significativas.

De esta manera a medida que se avanza en el análisis de la información, se

establecen oportunidades de mejora en los aspectos críticos para el proceso de
inventario, teniendo en cuenta las políticas actuales están basadas en consumos
históricos, también a la capacidad de almacenamiento de la bodega y
simultáneamente se incorporaran nuevos medicamentos. Teniendo en cuenta la
información anterior, se propone plantear políticas de inventario basados para
optimizar los recursos. Esto implica clasificar los medicamentos y determinar los
adecuados niveles de inventario, por lo que mejorará el requerimiento de materias
primas al departamento de compras en el momento oportuno.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Evaluar los controles establecidos en el área de almacén en la empresa
distribuidora de Medicamento, DISTRIMED Ltda. en la Ciudad de Santa Marta con
el fin de proponer procesos y procedimientos que permitan optimizar las
operaciones y el adecuado manejo de los recursos.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Describir los controles que utiliza la empresa Distribuidora de

medicamentos para el desarrollo de su actividad comercial.

 Identificar los riesgos del Sistema de Control que se implementa en el área

de almacén de insumos farmacéuticos.

 Proponer un sistema de mejora de los procesos administrativos y

operativos del área de almacén de la empresa objeto de estudio.

4. MARCO TEORICO

Como referente teórico inicial se define un sistema de categorías orientada a las

temáticas centrales, que configuran fundamentación teórica necesaria para el
desarrollo de la investigación. Este sistema se rige a partir de las siguientes
categorías:
  Categoría 1: Control interno de inventarios farmacéuticos
 Categoría 2: Marco normativo
 Categoría 3: Mejoramiento continuo

La concepción inicial del trabajo de investigación, brinda una primera aproximación

en la fundamentación teórica de las categorías anteriores; la cual no es extensa,
pero si pretende demarcar las coordenadas y alcances de cada categoría y la
perspectiva para la argumentación del mismo.

 Categoría 1: Control interno de inventarios farmacéuticos

El concepto de control interno de inventarios en el campo farmacéutico, se centra

en optimizar los recursos, en predecir, establecer cronogramas, proteger de
inestabilidades y los costos de las empresas; como lo plantean Ortega, Padilla,
Torres y Ruz, (2017)

El control interno, es determinado como un factor clave para lograr un

adecuado manejo corporativo del negocio, pues proporciona la seguridad
respecto al logro de los objetivos y metas trazadas dentro del marco de la
eficiencia, eficacia y economía; éstos se constituyen como los tres pilares
que sostienen y resguardan los recursos y bienes de la empresa.

Para Villamil (2015), uno de los ciclos más importantes en el sector droguista es el
de inventarios, ya que es uno de los activos en los que se les destina mayor
inversión, a menos que se trate de una empresa de servicios, este mismo autor
afirma:

Se realiza el diseño del sistema de control interno de inventarios de

medicamentos con el objetivo de minimizar las debilidades, presentar
oportunamente información para la formulación de los estados financieros
que sean útiles para la toma de decisiones optimizar y garantizar el
adecuado manejo de los inventarios, (...) El control interno en los
inventarios es una herramienta que contribuye sustancialmente … en la
 gestión diaria de las droguerías, … resulta ser una actividad esencial en el
desarrollo de las operaciones teniendo un adecuado almacenamiento,
control de existencias físicas, anotaciones de entrada y salidas (Villamil,
2015, p.1)

Esto concluye que las empresas distribuidoras de insumos farmacéuticos deben

aumentar la eficacia en el Sistema de Control Interno estableciendo fundamentos
organizacionales, evaluación, supervisión y seguimiento en las áreas operativas
de los procesos, así como la eficiencia de los controles contables para obtener
beneficios de un mejor control administrativo y contable permitiendo esto utilizar
los resultados para medir los factores administrativos que provocan deficiencias en
el control interno. Villamil (2015)

De acuerdo con Cevallos (2010), la logística es importante en las farmacias puesto

que ayuda a tener un control de inventario para cumplir con las necesidades de los
clientes, además permiten tener un equilibrio entre los productos y la demanda de
los clientes teniendo en cuenta los costos altos o bajo “La importancia de
implementar un sistema de control de inventarios en una empresa es la de
garantizar la correcta comercialización de los productos que garantice el
incremento de las ventas” (Cevallos, 2010, p.2)

Para algunos autores, el control de inventario farmacéutico depende también de

los instrumentos a lo largo del proceso,

Dados los inventarios de esta empresa se debe contar con instrumentos

que faciliten y les permitan un control de los mismos, por medio de un
proceso y un procedimiento desde el momento en que inicia la negociación
de la compra con los proveedores, hasta la colocación de los artículos en
las bodegas correspondientes, así como el control y manejo interno en las
diferentes áreas involucradas. (Marín y Montes, 2013, p.27)

Existen además en la literatura objetivos demarcados dentro de las ventajas de

mantener el control de los inventarios en el sector farmacéutico, de acuerdo con
Schroeder, citado por Marín y Montes (2013), “Protección contra la incertidumbre,
permitir producción y compra bajo condiciones económicas y ventajosas, cubrir
cambios anticipados en la demanda o en la oferta, y anticipar el tránsito” (p.32)

 Categoría 2: Marco normativo

El marco normativo del control interno de inventarios farmacéutico está basado en

el decreto número 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio
farmacéutico y se dictan otras disposiciones, a los prestadores de servicios de
salud, incluyendo a los que operen en cualquiera de los regímenes de excepción
contemplados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, a todo establecimiento
farmacéutico donde se almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen
medicamentos o dispositivos médicos, en relación con el o los procesos para los
que esté autorizado y a toda entidad o persona que realice una o más actividades
y/o procesos propios del servicio farmacéutico.

Dentro del decreto 2200 de 2005, se conceptualizan algunas definiciones propias

de la actividad farmacéutica que son bases para la ruta teórica de la investigación:

Atención farmacéutica. - Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes,

por parte del Químico Farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento
farmacoterapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros
profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos
para mejorar su calidad de vida.

Dispensación. - Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos

médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el
Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

Distribución física de medicamentos y dispositivos médicos.- Es el conjunto

de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo
médico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor
autorizado sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contarse
con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o
el establecimiento farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador del
servicio, el usuario y los canales de distribución.

Gestión del servicio farmacéutico.- Es el conjunto de principios, procesos,

procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales
para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado
y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que
deben aplicar las Instituciones Prestado ras de Servicios de Salud públicas y
privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los
procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico.

En este decreto se establecen los lineamientos basado en el Sistema de Gestión

de la calidad. - Todo servicio farmacéutico, establecimiento farmacéutico o
persona autorizada, tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar,
mantener, revisar y perfeccionar un Sistema de Gestión de la Calidad Institucional,
de conformidad con las leyes y demás normas sobre la materia

 Categoría 3: Mejoramiento continuo

Dentro de la implementación de proceso de inventarios en las organizaciones, el

plan de mejora, luego del análisis del estado de las practicas internas de las
empresas, este es el momento más importante, para Rodríguez, (2014) la mejora
continua es una herramienta que permite aumentar la productividad e identificar
aspectos, y posibilidades de mejora a cada proceso, mediante el cual se
establecen objetivos, descripción de actividades y se identifican problemas y
acciones correctivas.

REFERENTES INVESTIGATIVOS

La revisión de los antecedentes que enmarcan las investigaciones en el control

interno de inventarios en el campo farmacéutico, están basados en la
identificación del estado actual de las organizaciones y los futuros planes de
mejoramiento de los procesos.

En una investigación sobre él, “Nivel de importancia del control interno de los
inventarios dentro del marco conceptual de una empresa”, de los autores Ortega,
et at (2017), se identificó, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por otro lado, una investigación realizada en Ecuador, denominada, “El inventario
como determinante en la rentabilidad de las distribuidoras farmacéuticas” de los
autores Asencio, et al (2017), concluyen que las principales dificultades para el
control de sus inventarios que tiene esta empresa distribuidora farmacéutica, los
cuales están asociados a la poca organización departamental, carencia de flujo de
procesos y control de los ítems adquiridos para la venta, así como el
incumplimiento por parte del personal encargado para dicho control que permitan
conducir a obtener una mejor rentabilidad empresarial.

En México, investigaciones sobre las problemáticas en las organizaciones

respecto a la organización e inventario, concluyen que la conclusión general es
que los resultados obtenidos no permiten afirmar que un modelo de abasto tenga
un desempeño mejor que otro, especialmente debido a la modalidad de
evaluación utilizada. No obstante, es evidente que la incorporación de
proveedores privados durante los últimos años no ha logrado abatir
significativamente el desabasto funcional que padecen los servicios de salud,
especialmente a escala hospitalaria, estos son resultados de investigaciones de
los autores, López, Martínez, López, Jarillo y Castro (2011), denominada,
“Organización del abasto de medicamentos en los servicios estatales de salud.
Potenciales consecuencias de la mezcla público-privada”
En una propuesta de “Clasificación de insumos para la gestión de inventarios en la
industria biofarmacéutica. Caso de Estudio en el Centro de Inmunología
Molecular” de los autores, Domínguez, López, Valdez, Vallin y Cruz (2018), los
resultados demuestran que el impacto positivo alcanzado por la diferenciación
entre los insumos utilizados en procesos productivos e investigación, por el
alcance dado en distintos procesos de la Gestión de Inventarios en el orden
organizativo y financiero, logrando la mejora de indicadores como rotación de
inventarios, ciclo de importación y satisfacción del cliente.

En Colombia, en una investigación sobre “Análisis y diseño de un sistema de

gestión de inventario para la farmacia de la Fundación Madre Herlinda Moisés,
basado en una categorización multicriterio ABC/VEN”, de los autores, Meléndez y
Lambis (2013) se logró determinar que, la gestión del inventario, ocupa un papel
de suma importancia dentro del funcionamiento general de la farmacia de la
fundación Madre Herlinda, debido a la gran cantidad de artículos manejados en
inventario es imposible dar igual atención a cada uno de estos productos y es por
ello que la categorización ABC/VEN vislumbra métodos más eficientes en cuanto a
su gestión.

Dentro de las estrategias de mejora para el control de inventario en otra

investigación denominada, “ La implementación del control interno de inventarios
para el sector droguista de acuerdo con las normas internacionales de auditoria –
NIAS” de la autora Villamil (2017) se centran en estos hallazgos, como son:
diseñar el sistema de control interno en el área de inventarios en las droguerías,
con la participación de un Contador Público, Auditor y un Asesor especialista en
diseño de un sistema de control interno eficiente, que pueda evaluar, detectar y
prevenir las causas administrativas que provocan debilidades en el control interno,
para el manejo de medicamentos, productos de aseo, cosméticos, etc.
 5. METODOLOGÍA

5.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACION

Este trayecto metodológico está ligado a la investigación descriptiva, la cual,

según Shuttleworth, (SF), es un método científico que implica observar y describir
el comportamiento de un sujeto sin influir sobre él de ninguna manera, para el
caso de esta investigación, se realiza un acercamiento a los procesos,
documentos y concepciones de la realidad de la empresa DISTRIMED LTDS sin
influir en la visión general de los sujetos sobre sí. Teniendo en cuenta esto, los
resultados de esta investigación descriptiva pueden constituir una herramienta útil
en muchas áreas de la investigación y procesos de mejoramiento continuo.

Este enfoque está orientado en la investigación Cualitativa: “…la investigación

cualitativa no rechaza las cifras ni las estadísticas, pero no les concede
simplemente el primer lugar; se concentra ante todo sobre el análisis de los
procesos sociales, sobre el sentido que las personas y los colectivos dan a la
acción, sobre la vida cotidiana, sobre la construcción de la realidad social”
Deslauriers (2004) Citado por Sánchez (2016).
El tipo de investigación a desarrollar será un Estudio de caso, el cual comprende
la caracterización del sujeto de estudio tomando como base los Procesos de
Operación del manual de procesos en Distrimed Ltda., los cuales incluyen los
siguientes procedimiento o tareas: planeación, recepción, almacenamiento, control
de calidad, despacho y reporte.

5.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA

INVESTIGACIÓN

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

Caracterización del sujeto de investigación. En coherencia con los objetivos de

investigación del presente trabajo, en función de explicar, identificar y evaluar los
procesos internos de la empresa, específicamente desde el control de inventarios
de medicamentos, los métodos para caracterizar estos aspectos son los usados
desde la investigación cualitativa, los cuales son;

Cuestionario: “El cuestionario es una técnica de recogida de información que

supone un interrogatorio en el que plantean siempre en un mismo orden y se
formulan con los mismos términos. Esta técnica se realiza sobre la base de un
formulario previamente preparado y estrictamente normalizado…” (Rodríguez et
al., 1996; 186), para el caso del presente trabajo corresponden a preguntas
investigativas basadas en el Manuel de control interno de inventario de la empresa

Entrevista en profundidad: En este tipo de entrevista, también llamada no

estructurada, “…el entrevistador desea obtener información sobre determinado
problema o fenómeno y a partir de él establece una lista de temas, en relación con
los que focaliza la entrevista…quien podrá enfatizar en determinados aspectos
según los propósitos de la investigación” (Rodríguez et al., 1996; 186) y la
dinámica misma de la entrevista. Para el caso del presente trabajo corresponde a
indagar en profundidad las experiencias y las prácticas de los responsables de
cada área de inventarios en la empresa.
Finalmente, se realiza el Análisis documental sobre dos fuentes básicas, los
cuestionarios y la evaluación de las entrevistas respectivas.

Teniendo en cuanta el enfoque metodológico, mencionado con anterioridad se

desarrollan los objetivos planteados de la siguiente manera:
Para el objetivo número uno: Describir los controles internos que utiliza la
empresa Distribuidora de medicamentos para el desarrollo de su actividad
comercial. Esta descripción del control interno utilizado en Distrimed Ltda. Se
desarrolla por medio de análisis documental sobre el manual de procesos, donde
se extraen los procedimientos y tareas con las cuales se deberían ejecutar los
procesos dentro del sistema de control interno.
Además, se ejecuta una lista de chequeo, para identificar si los procedimientos
dentro del sistema de control interno, se están ejecutando. Esta lista de chequeo
es creada partir de los resultados del análisis documentos del manual de
procesos.

Finalmente se aplica la entrevista a profundidad, para verificar la aplicación de

estos procesos y cuales están siendo ejecutados por el talento humano

Para el objetivo número 2: Identificar los riesgos del Sistema de Control

Interno que se implementa en el área de almacén de insumos farmacéuticos.
Este aspecto se realiza mediante la aplicación de una matriz de modo de falla
AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) la cual de acuerdo con Jimeno (2013)

El Análisis Modal de Fallos y Efectos es una metodología que se aplica a la

hora de diseñar nuevos productos, servicios o procesos. Su finalidad es
estudiar los posibles fallos futuros (“modos de fallo”) de nuestro producto
para posteriormente clasificarlos según su importancia. A partir de ahí,
obtendremos una lista que nos servirá para priorizar cuáles son los modos
de fallo más relevantes que debemos solventar -bien por ser más
peligrosos, más molestos para el usuario, más difíciles de detectar o más
frecuentes- y cuáles son los menos relevantes de los cuáles no nos
 debemos preocupar -bien por ser poco frecuentes, bien por tener muy poco
impacto negativo o bien porque son fáciles de detectar por la empresa
antes de sacar el producto al mercado (P, SF)

Este método es una herramienta que orienta las mejoras de los estándares de
calidad y proporciona rutas de acción efectivas, para Bestraten, Orriols y
Mata (2004),

Este método es válido para cualquier tipo de proceso o situación,

entendiendo que los procesos se encuentran en todos los ámbitos de la
empresa, desde el diseño y montaje hasta la fabricación, comercialización y
la propia organización (…) El principal interés del AMFE es el de resaltar los
puntos críticos con el fin de eliminarlos o establecer un sistema preventivo
(medidas correctoras) para evitar su aparición o minimizar sus
consecuencias, con lo que se puede convertir en un riguroso procedimiento
de detección de defectos potenciales, si se aplica de manera sistemática.
(p, 1)

Para identificar las acciones de mejora y su incidencia en la calidad del sistema de

control interno de medicamentos e insumos, se tiene en cuenta el diagrama de
Pareto, el cual permite discriminar entre las causas más importantes de un
problema (los pocos y vitales), y las que lo son menos (los muchos y triviales). La
relación 80/20 se ha encontrado en distintos campos. Por ejemplo, el 80% de los
problemas de una organización son debidos a un 20% de las causas posibles y
proporciona una visión sencilla y rápida de la importancia relativa de los
problemas. (Alteco consultores, desarrollo y gestión, 2019)

Estos autores describen una serie de ventajas al momento de utilizar este

diagrama,

 Permite centrarse en los aspectos cuya mejora tendrán más impacto,

optimizando por tanto los esfuerzos.
  Proporciona una visión sencilla y rápida de la importancia relativa de los
problemas.

 Ayuda a evitar que empeoren algunas causas al tratar de solucionar otras

menos significativas.

 Su visión gráfica del análisis es fácil de comprender y estimula al equipo

para continuar con la mejora.

En el objetivo número 3: Proponer un sistema de mejora de los procesos

administrativos y operativos del área de almacén de la empresa objeto de
estudio. El manual de procedimientos está sujeto a las actividades internas de
cada proceso, y el deber ser de las tareas a ejecutar por el talento humano
encargado en cada labor. En ese orden de ideas se realizara un análisis de los
controles existentes y la matriz de riesgo, para lograr establecer con claridad las
mejoras en el planteamiento de los procedimientos dentro de cada proceso,
basados en el mapa de procesos del almacén de medicamentos, así mismo
incorporar las tareas detalladas en los diagramas de flujo de datos, los cuales
permitirán observar el paso a paso de las actividades con los responsables
correspondientes y de esta forma obtener una guía de mayor comprensión para la
divulgación de la información que contiene dicho manual de procedimientos, tanto
para el personal operativo como administrativo que sean competente al mismo.

6. RESULTADOS

6.1 DESCRIBIR LOS CONTROLES QUE UTILIZA LA EMPRESA

DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS PARA EL DESARROLLO DE SU
ACTIVIDAD COMERCIAL.

La Sociedad DISTRIMED LTDA, fue constituida el día 16 de febrero de 2005,

mediante escritura Pública No. 0000299, inscrita el 22 de febrero de 2005 bajo el
número 00017335 del Libro IX de acuerdo a las leyes colombianas y por un
término de duración de la persona jurídica indefinida, con domicilio en la ciudad de
Santa Marta, departamento del Magdalena. DISTRIMED LTDA, es empresa
privada constituida para distribuir y dispensar productos farmacéuticos a los
usuarios del régimen contributivo y subsidiado, bajo la modalidad de capitación y/o
evento; contando para ello con personal altamente calificado y de vasta
experiencia en el sector, dando así garantía a nuestro servicio con eficiencia,
técnica y cumplimiento. Vigilada por la superintendencia de Salud Colombiana.

Dentro de los aspectos organizacionales de la organización, se destacan:

La misión, como una entidad prestadora de servicios de salud que busca el

mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios, brindando asistencia,
promoción y prevención de la salud. Garantizando los procedimientos y tecnología
adecuada, contando con un personal competente para prestar servicios de salud
con responsabilidad, calidad, eficiencia y calidez humana.

Por otro lado, la visión, en el año 2025, una Empresa con amplio reconocimiento
por la excelencia en la prestación de los servicios de salud y atención a nuestros
usuarios, garantizando la certificación de Calidad, generando la satisfacción total
de nuestros clientes internos y externos, con responsabilidad y rentabilidad social.

Finalmente, las políticas de calidad que garantizan la prestación del servicio de

salud, en forma humana, eficiente, oportuna y segura. Soportada en un sistema
integrado de gestión en la atención, promoción y prevención en la salud, en aras
de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Asimismo, este
compromiso, de cumplir y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de
Calidad, de igual forma con toda la normatividad legal vigente que regula la salud,
apoyados en el desarrollo de las competencias del personal, en el mantenimiento
de la infraestructura y equipos en óptimas condiciones.

DISTRIMED LTDA. Cuenta con un amplio portafolio de medicamentos genéricos,

productos de marca, material médico hospitalario, contemplados en el POSS
según el acuerdo 228, de laboratorio de reconocido prestigio nacional, con sus
respectivos certificados avalados por el INVIMA y demás valores agregados como
nuestros aliados comerciales, con gran sentido de responsabilidad y cumplimiento.

DISTRIMED LTDA es una institución privada, que se preocupa por la salud de los
colombianos, distribuyendo productos farmacéuticos, dispensando formulas a
programas de cubrimiento masivo de salud, con cobertura a nivel nacional,
proporcionando satisfacción en nuestros usuarios con oportunidad, calidad y
económica.

Esta descripción del control interno utilizado en Distrimed Ltda., se desarrolló por
medio del análisis documental del manual de procesos, a continuación, se
describen los procedimientos y tareas con las cuales se deberían ejecutar los
procesos dentro del sistema de control interno:
Ilustración 1. MAPA DE PROCESOS. MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN DE DISTRIMED LTDA.

Tomado de Mapa de procesos, Manual de proceso y procedimientos del almacén de Distrimed Ltda. 2019

Los procesos de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos dentro

del sistema de control interno están divididos en:

 Procesos de Dirección
 Procesos de Operación
 Procesos de Apoyo

Para la caracterización del sujeto de estudio se toma como base los Procesos de
Operación del manual de procesos en Distrimed Ltda., los cuales comprenden los
siguientes procedimiento o tareas; de los cuales partir del análisis documental se
diseñó una encuesta que se aplicó a los empleados, y se identificaron los
siguientes procedimientos dentro del sistema de control interno evaluando si
estaban siendo ejecutados, luego de la evaluación de los procedimientos en cada
uno de los procesos, arrojando los siguientes aspectos:

6.1.1 PLANIFICACIÓN DE ALMACÉN

PROPÓSITO:
Asegurar que los productos farmacéuticos que se solicitan se han conforme
a las características específicas y cantidades necesarias.
ALCANCE:
Aplica a todo el procedimiento de planeación desde la recepción de
requerimientos hasta los manejos de stock y rotación de productos.
POLITICA:
Para la consolidación de las cantidades a comprar y las especificaciones
del producto se deben basar en un plan de compras
  Este procedimiento de la planificación del almacén es medianamente
deficiente ya que parte del personal no conoce que existe un manual que
orienta los procedimientos de la institución. Además, gran parte del
personal más o menos el 70% no conoce quien coordina los procedimientos
dentro del almacén, y los manuales de compras, por ello la planificación es
un proceso que se hace de manera desorientada y no se puede canalizar la
información que los demás miembros del equipo de trabajo tienen por
aportar

6.1.2 RECEPCIÓN DE PRODUCTO

PROPÓSITO:
Asegurar que los productos farmacéuticos que ingresen a la bodega o
almacén central cumplan con las características del requerimiento y los
documentos correspondientes.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Todos los productos que ingresan a bodega deben ser previamente
inspeccionados.

 La recepción de los productos, 12 de 20 empleados conocen cuáles son los

criterios de aceptación para el procedimiento, por tanto, hay una proporción
alta del personal que no conoce cuáles serían los criterios de aceptación
para los productos que deben ingresar al almacén, de la misma manera que
en el proceso de la planificación el 75% de los funcionarios de la institución
no conocen quién es la persona encargada de la recepción e inspección de
los medicamentos dispositivos médicos en el almacén central lo que podría
 decirse que es una tarea que podría ser riesgosa para la verificación de los
medicamentos y dispositivos médicos.

6.1.3 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS

PROPÓSITO:
Mantener la calidad del medicamento desde su ingreso, permanencia,
hasta su distribución, de modo que llegue al establecimiento en las mejores
condiciones para su venta y dispensación.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Controlar y supervisar las condiciones de almacenamiento para asegurar la
calidad de los medicamentos durante su permanencia en la bodega.

 Respecto al almacenamiento y cadenas de frio de los productos, el 100%

del personal conocen cuáles son los criterios para almacenamiento de
cadena de frío y conservación de los medicamentos y su permanencia en la
bodega sólo en una oportunidad uno de los funcionarios indica no conocer
el proceso de control de las neveras de almacenamiento en el caso de los
medicamentos e insumos que requieran conservación con cadena de frío.
Es uno de los procesos de mayor conocimiento por parte del personal que
labora en el almacén
6.1.4 REGISTRO Y CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

PROPÓSITO:
Asegurar conforme a la normatividad establecida el adecuado manejo de
las operaciones de control y aseguramiento de la calidad en la recepción,
almacenamiento y distribución de medicamentos y dispositivos médicos.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Dentro de la cadena de procedimientos del almacén se identifican los
puntos de riesgos y controles que se deben cumplir.
 El 50% de los encuestados indicando que el inventario o no existe un
inventario unificado lo cual genera disenso sobre la cantidad de
proporciones de los medicamentos insumos que se encuentran al interior
del almacén. El tema de la temperatura la nevera hace parte del proceso de
control de la calidad de los productos, además no se conocen los puntos de
riesgos y controles que se deben cumplir.

6.1.5 DESPACHO Y/O ENTREGA DE PRODUCTO A LOS CLIENTES

PROPÓSITO:
Asegurar una adecuada distribución de los medicamentos y dispositivos
médicos para las divisiones de dispensación y ventas.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
La distribución de productos farmacéuticos deberá efectuarse bajo el
método PEPS “primero en entrar, primero en salir”.
La distribución se efectúa previa presentación del Formato de requerimiento
de medicamentos.
 Los medicamentos seleccionados para despachar serán los próximos a
vencer
 En este proceso no se describen ni se reportan fallas respecto a la entrega
y despacho de los medicamentos e insumos a los clientes por parte del
personal encargado y de los empleados de la empresa, esto indica que se
está empleando el método PEPS “primero en entrar, primero en salir”.

6.1.6 REPORTES DE ALMACÉN Y MANTENIMIENTO DE ALMACÉN.

PROPÓSITO:
Evidenciar todas las actividades que se realizan en el almacén.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera en el almacén.
POLITICA:
Elaborar, archivar y conservar en físico y en el sistema los registros que se
generan en todas las actividades de recepción, almacenamiento,
conservación, control de calidad y despacho de medicamentos y
dispositivos médicos.
 En cuanto los procesos de control interno y el 100% es decir 20 de los
encuestados indican que no existe un proceso de verificación interna de la
aplicación de los criterios del manual o de los procedimientos al interior de
la institución. En cuanto a la planificación, reportes y manteniendo del
sistema de control interno, otro dato importante es que el 100% indica que
no se no se realiza un proceso de socialización constante de los manuales
o procedimientos dentro la situación.

Al revisar la forma como se desarrolla el proceso de operación a partir de las

observaciones, entrevistas y cuestionarios, se puede concluir lo siguiente:
Sobre los conocimientos acerca del manual de procesos y procedimientos del
almacén, conocimiento de la coordinación del proceso de compra y adquisición de
medicamentos además los criterios de aceptación de los medicamentos y las
personas encargada de la recepción y almacenamiento de los dispositivos y
medicamentos, los resultados muestran que catorce de los veinte empleados
entrevistados, no conocen los procesos de compra y adquisición de
medicamentos, además de persona encarga de la recepción de medicamento o
dispositivos médicos en el almacenamiento central, siendo un factor negativo para
los indicadores de calidad de la aplicación de los manuales o procedimientos
dentro de la institución.

En lo referente a los aspectos contenidos en la conservación de los medicamentos

y las temperaturas, los hallazgos muestran que diecinueve de los veinte
empleados entrevistados conocen los tipos de temperatura para los
medicamentos, los controles de cadena de frio y el control de las neveras de
almacenamiento en el cual se registre las condiciones de los medicamentos

Con respecto a la existencia en inventario de los medicamentos y dispositivos

médicos dentro de DISTRIMED LTDA, se encontró que los resultados evidencian
que, en la empresa, están documentados los procesos, pero estos no son
conocidos a profundidad respecto a responsables, acciones y mejoramiento
continuado, de esta manera dieciocho de los veinte entrevistados no conocen
quien es el encargado de realizar y documentar el inventario de los medicamentos,
además diez de los veinte entrevistados, no saben de la existencia del inventario
unificado de la cantidad de los medicamentos del almacén.

En lo relacionado con el proceso de destrucción y desnaturalización de

medicamentos, se debe tener en cuenta que, debido a no contar con
Departamento de Auditoria, la empresa no ha implementado un proceso de
verificación de la aplicación de los criterios del manual, en este aspecto ocho de
los veinte empleados entrevistados si conocen el proceso de destrucción y
desnaturalización de los medicamentos y dispositivos médicos que hayan
caducado

En lo que tiene que ver con los procesos de seguimiento socialización y formación
constante acerca de los manuales de control interno de medicamentos, la
empresa no ha realizado periódicamente proceso de socialización y formación en
la aplicación del manual, por lo cual todos los entrevistados dicen desconocer el
manual.

6.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO QUE SE IMPLEMENTA EN EL ÁREA DE ALMACÉN DE INSUMOS
FARMACÉUTICOS

Colombia cuenta con una política de seguridad del paciente en la cual busca
reducir los potenciales riesgos generados en cualquier escala de la atención en
salud, por ello en el decreto 1011 de 2006 emitido por el Ministerio de Salud, se
establece que los prestadores de servicio de salud deben contar con una
Programa de Auditoria para el Mejoramiento Continuo, el cual puede enfocarse en
4 posibles rutas, entre las que se encuentra la gestión del riesgo. Por ello, el
ministerio de salud nacional elabora guías para la seguridad del paciente entre las
que propone la metodología AMFE como una herramienta para gestión del riesgo
y reducir o prevenir posibles fallas durante la cadena de la prestación de servicios
de salud.

Mediante la aplicación de la matriz de modo de falla AMFE (Análisis Modal de

Fallos y Efectos) se identificaron los riesgos principales. La matriz nos brinda un
NPR inicial el cual es; el riesgo de la ejecución de los modos de actuar y los
procesos dentro del sistema de control interno de medicamentos e insumos y
arroja una serie de fallas. De este modo de falla surgen los posibles efectos o
defectos que tienen los procesos, el posible efecto es lo que me causa ese modo
de falla y la causa es la consecuencia por lo cual esta serie de aspectos me
arrojan una serie de acciones de mejora, este plan de mejora se hace sobre las
causas, ya que la causa es la que me está generando el modo de falla.

El método AMFE se originó en la industria aeronáutica y posteriormente se aplicó

en industrias con procesos continuos o discontinuos de producción. Su finalidad
consiste en identificar cada potencial o posible forma de falla de un sistema, para
posteriormente analizarla, establecer su efecto o consecuencias sobre él y
finalmente clasificarla de acuerdo con su gravedad.
En esencia se basa en contestar tres preguntas: ¿Qué fallas pueden ocurrir en un
subsistema, (proceso)? ¿Por qué puede ocurrir la falla?, y ¿Cuáles pueden ser las
consecuencias de esas fallas sobre el subsistema (proceso) y sobre la totalidad
del sistema (macro proceso)? El análisis evalúa cada actividad del proceso para
establecer qué puede fallar, porqué puede fallar y cuáles pueden ser las
consecuencias de dicha falla. Esto necesariamente implica algún grado de
subjetividad e incertidumbre.

Descripción del análisis en modo de fallo y efectos AMFE.

a. Determinar los procedimientos o los pasos dentro del proceso del almacén,
estos procedimientos serán descritos en la columna función o componente del
servicio y serán seleccionados de acuerdo a la descripción hecha por los
funcionarios de la institución.
b. Determinar los modos de falla: se describen las fallas que se presentan o se
pueden presentar por la realización o no realización del procedimiento
c. Definir los efectos: se describe cuáles son las consecuencias para la institución
derribados de la ocurrencia de las fallas.
d. Determinar las causas: se seleccionan las causas que originan las fallas. No es
posible determinar sobre los efectos ya que los efectos son una consecuencia y no
una actividad que afecta o condiciones al proceso.
e. Modo de detección: en el modo de detección se describe cual es el mecanismo
para identificar las fallas.
f. Cuantificar gravedad, ocurrencia y detección: se cuantifica de 1 a 5, siendo 1 el
menos impacto, 3 un impacto moderado y 5 un impacto severo la ocurrencia de
esa causa, a partir de los siguientes cuestionamientos ¿Que tan grave es el efecto
producido por esa causa? ¿Qué tan frecuentemente ocurre el efecto generado por
la causa? Y finalmente ¿Que tan frecuentemente se detecta o no se detecta esas
causas?
g. Definición del NPR: el Numero Prioritario de Riesgo es el resultado de la
multiplicación de la ponderación de la gravedad por la ocurrencia, por la detección.
Esta operación permitirá determinar las causas de mayor impacto en la ejecución
del proceso.

Como consecuencia de determinar el NPR se prioriza sobre los riesgos de mayor

impacto, los cuales ayudaran a solucionar el mayor porcentaje de fallos

Los aspectos en los cuales se encuentran las fallas con las puntuaciones más
altas y que causa la falla hacen referencia a:

Falta de un inventario unificado es uno de los aspectos con mayores

desafíos y mayor riesgo para la institución cuyas puntuaciones
correspondientes son entre 27 y 30.

A continuación, se muestra los resultados de la matriz AMFE

 O
D
G c
e
r u
t
a r
e
FUNCION O COMPONENTE DEL v r NPR
MODO DE FALLO EFECTO CAUSAS METODO DE DETECCION c RESPONSABLE
SERVICIO e e Inicial
c
d n
i
a c
o
d i
n
a
Error solicitud orden
Perdidas economicas Observacion 5 3 3 45 Gerencia
de compras
Selección de productos no
Falta de registros
solicitados o demandados Inventario inncesario actualizados entradas Observacion 3 3 3 27 Gerencia
y salidas inventarios
No cumplir con las Falta de insumos en
demandas de los inventarios para la Observacion 5 3 1 15 Gerencia
clientes venta
Falta de insumos en
Solicitud de productos en Perdidas de ofertas de
inventarios para la Observacion 5 3 2 30 Gerencia
cantidades insuficientes productos
venta
No poder contar con Falta de insumos en
reservas para nuevos inventarios para la Observacion 5 3 3 45 Gerencia
PLANEACION clientes venta
Daños o maltrato de
falta espacio para
los medicamentos por Observacion 5 2 2 20 Gerencia
almacenamiento
sobrecupo
Sub utilizacion de los espacios de Falta de registros
almacenamiento Perdida de insumos o actualizados entradas
medicamentos por y salidas inventarios / Observacion 3 3 2 18 Gerencia
falta de orden no existencia de
responsables de áreas
perdida de
Solicitud de pedidos en el oportunidad de
no existencia
momento en que ya se agotaron respuesta a las
responsable de área
Observacion 3 3 2 18 Gerencia
todas sus existencias solicitudes y perdidas
de venta

Ilustración 2 MATRIZ AMFE PROCESO DE PLANIFICACIÓN

 O
D
G c
e
r u
t
a r
e
FUNCION O COMPONENTE DEL v r NPR
MODO DE FALLO EFECTO CAUSAS METODO DE DETECCION c RESPONSABLE
SERVICIO e e Inicial
c
d n
i
a c
o
d i
n
a
No poder vender el
Aceptacion de productos vencidos o desconocer el proceso
producto y perder esas Observacion 2 3 2 12 Gerencia
proximos a vencer de ventas
ventas
Error solicitud orden
Generar sobrecostos y
de compras
Aceptacion de productos no solicitados traumatismos en el Observacion 3 3 2 18 Gerencia
/desconocer proceso
RECEPCION almacen
de recepcion
Aceptacion de productos sin Posible daños de los desconococer proceso
Observacion 5 2 2 20 Gerencia
conservacion de cadena de frio productos de almacenamiento
Perdidas economicas
Aceptacion de producrtos en mal desconocer el proceso
al no poder vender el Observacion 5 2 2 20 Gerencia
estado de recepción
producto
no existencia
No encontrar los responsable de
medicamentos para su área/desconocer Observacion 3 5 2 30 Gerencia
Clasificacion de los pedidos en un lugar entrega oportuna proceso de
diferente al que le corresponde almacenamiento
Entregar
desconocer proceso de
Error en almacenamiento de insumos o medicamentos Observacion 3 5 2 30 Gerencia
almacenamiento
medicamentos con nombres similares errados

Daño de los productos desconocer proceso de

Inadecudas condinciones medio Observacion 3 3 2 18 Gerencia
y perdidas economicas almacenamiento
ALMACENAMINETO ambientales

Retener
medicamentos
proximos a vencer y
No verificacion de fechas de entregar
desconocer proceso de
vencimeintos de los insumos medicamentos con Observacion 3 3 2 18 Gerencia
almacenamiento
almacenados plazos mas
prolongados, evitendo
venta de los productos
mas antiguos

No utilizacion de los formatos de No solicitos de peidos Falta de registro de

Observacion 2 3 2 12 Gerencia
solicitud por falta de soporte solicitud
Cierre del
establecimeinto por
No registros de las temperaturas de no garantizar desconocer proceso de
Observacion 3 3 2 18 Gerencia
REGISTRO Y CONTROL almacenamiento condiciones medio almacenamiento
DE LA CALIDAD ambientales
adecuadas
Ocurrencia de fallas
repetitivas las cuales desconocer proceso de
Observacion 5 2 2 20 Gerencia
Inoportuna notificacion da datos no se puedan almacenamiento
criticos o fallas de daños solucionar

Ilustración 3 MATRIZ AMFE PROCESOS DE: RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y REGISTRO Y CONTROL DE CALIDAD
 O
D
G c
e
r u
t
a r
e
FUNCION O COMPONENTE DEL v r NPR
MODO DE FALLO EFECTO CAUSAS METODO DE DETECCION c RESPONSABLE
SERVICIO e e Inicial
c
d n
i
a c
o
d i
n
a
Perdidas economicas Falta de formato de
No documentar reportes de entrega o por doble entrega en registro de entrega y/o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
recepcion productos recepcion
Perdidas economicas desconocer proceso de
por no aceptacion de almacenamiento y Observacion 3 5 2 30 Gerencia
Entrega de medicamento en mal estado pedidos dispensario
DESPACHO O
Dovolucion de pedidos
ENTREGA y sobrecos en Falta de formato de
Observacion 3 5 2 30 Gerencia
Entrega de medicamentos en operaciones de solicitud de pedidos
presentaciones equivocadas devolucion
No cumplir con las
Falta de formato de
Entrega de medicamentos en espectativas del Observacion 3 3 2 18 Gerencia
solicitud de pedidos
cantidades equivocadas cliente
Perdidas economicas
No reportes de gastos o salida de Falta de formato de
por doble entrega en Observacion 3 3 2 18 Gerencia
mendicamentos o insumos registro de entrega
productos
REPORTES DE Sobrecos en pedidos no existencia
No contar con inventarios unificado Observacion 2 3 2 12 Gerencia
ALMACEN innecesarios responsable de área
Falta de socializacion
No generacion de
Reportes de fallas o alertas en reporte de fallas o Observacion 3 3 2 18 Gerencia
barreras de defenza
alertas
Falta de socializacion
Ocurencias de eventos
No reporte de daños en reporte de fallas o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
adversos
alertas
Daños en los equipos y
Falta de socializacion
No realizacion de mantenimientos sobrecostos en
MANTENIMIENTO preventivos mantenimeintos
en reporte de fallas o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
alertas
correctivos
Inoportunidad en Falta de socializacion
No contar con respaldo o soporte
mantenimientos en reporte de fallas o Observacion 3 5 2 30 Gerencia
tecnico
preventivos alertas

Ilustración 4 MATRIZ AMFE PROCESOS DE: DESPACHO, REPORTE DE ALMACEN Y MANTENIMIENTO

6.3 SISTEMA DE MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

OPERATIVOS DEL ÁREA DE ALMACÉN DE LA EMPRESA OBJETO DE
ESTUDIO.

Con los hallazgos encontrados bajo las herramientas de la entrevista, encuesta y

el AMFE, identificamos que la mayor debilidad que se presenta en la compañía es
por la no socialización del manual de procedimientos con el cual cuentan en su
departamento de almacén, por ello hacemos las siguientes recomendaciones:

 Una primera socialización del manual de procesos por parte de la gerencia

dirigido a todos los empleados responsables de departamento u otras
personas que tenga alguna relación a fin con el departamento de almacén.
 Capacitación a los empleados con las mejoras o nuevos procesos que se
estén ejecutando, ya sean porque la gerencia lo ha establecido por
recomendaciones de la auditoria o porque algún ente regulador por
mandato lo ha definido.
  Periódicamente evaluar a lazar alguno de los empleados del departamento
para poder verificar que estos si estén aplicando y utilizando las
herramientas que necesita el control de los insumos.

Siendo estas las principales recomendaciones para que el departamento tenga un

óptimo desempeño con el manejo de los inventarios, también analizamos el AMFE
que ha sido el modelo aplicado para poder identificar las fallas y efectos que se
estén presentando no solo con el departamento si no las afectaciones que recaen
en otras áreas de la empresa, por lo anterior hacemos las siguientes sugerencias
con la finalidad que Distrimed cuente con un óptimo desempeño en el
departamento de inventarios:

 Una debida segregación de funciones para los diferentes procesos y

actividades que se desarrollan en el departamento de almacén, esto con el
fin de tener un responsable a la hora de verificar el estado o proceso en el
que se encuentre el medicamento o la solicitud del mismo.
 Planificación y oportunidad, en donde no solo se establezca las solicitudes
de los medicamentos o la rotación que se le dará a ellos, sino las fechas y
tiempos que deben tener cada uno de los insumos bajo la demanda que
tienen los medicamentos.
 Documentación clara, que cuente con el responsable, para poder identificar
la fuente directa de las solicitudes que el departamento presenta a la hora
de tener alguno medicamento en sus inventarios y si este no es el que se
requiere poder hacer las devoluciones correspondientes con el proveedor,
como también documentos que repose en ellos la historia o porque ese
medicamento se encuentra en el stock del departamento.
 Socialización pertinentes y oportunas para que el departamento se
encuentre informado de los por menores del departamento, ya que por falta
de información y comunicación puede conllevar el fomento de riesgos, los
cuales pueden salvaguardarse con información oportuna.

Dadas estas recomendaciones, no solo se busca que los procesos sean

óptimos y adecuados para la empresa, sino que también ayuda a que
financieramente se vean beneficios y no pérdidas innecesarias por riesgos que
se identifican por la no comunicación y socialización de los procedimientos.

Estas acciones de mejoramiento estarían relacionadas al veinte por ciento de

los defectos que tenemos. De acuerdo a la metodología Pareto el veinte por
ciento de los efectos me resuelven el ochenta por ciento de mis necesidades o
causas:
  Documentar un inventario unificado
 Definir un jefe de almacén para que coordine este inventario
 Socialización y sensibilización con la planta de personal incluido en un
proceso constante de educación para que se aprenda los nuevos formatos
procesos actividades tareas además del nuevo procedimiento diseñado
para el análisis de este proceso identificado por el AMFE.

En la estructura del manual del control de inventarios de la empresa Distrimed

Ltda. Realizamos algunas modificaciones que proponemos a la empresa su
utilización y en el cuadro resaltamos cuales son esos cambios.

Manual de Procesos Propuesta Manual de

Recomendaciones/ Observación
actual Procesos
Responsable área Responsables área de En el manual actual de la empresa Distrimed Ldta,
almacén: Coordinador de Almacén: Farmacéutico mencionan solo un personal responsable de todos los
almacén Jefe de almacén de procesos, es por ello que proponemos segregar
medicamentos, funciones y asignar responsabilidades a demás
Coordinador de Almacén, trabajadores que conforman el área de almacén.
Auxiliares de almacén
Deficiente diseño de Reestructuración del Conservar los Diagramas de Flujo y actualizarlo en la
diagramas de Flujos diagrama de Flujo con medida que sean aplicados para la mejor comprensión
simbología actualizada de los procedimientos y la eficacia en la difusión de la
información.
PROCESOS DE OPERACIÓN
Planeación de almacén
Recepción de productos En el manual de la
Registro y control de empresa Distrimed Ltda.
productos estos procesos recaen En la nueva propuesta se realiza una segregación de
sobre el coordinador del funciones entre los demás empleados que se encuentran
Almacenamiento de almacén, lo que lo en el área, dándole responsabilidades a cada uno y
productos convierte en el único ayudando que los procesos se vuelvan óptimos,
Despacho y/o entrega de responsable del minimizando fallas y efectos que produzcan perdidas
productos a los clientes departamento ante la
gerencia
Reportes de almacén

CONTROL DE INVENTARIOS

Como estas tareas no se encontraban sustentadas en el

Planeación de inventario En el manual de la manual, se realizó la propuesta en el nuevo diseño, ya
empresa Distrimed estas que se detectó la importancia que tiene en el
tareas no se encontraban departamento, de tener un área encarga de la toma de
Inventario físico en el diseño los inventarios, para garantizar el buen uso de los
medicamentos.
 7. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Alteco Consultores (2019). Desarrollo y gestión. Recuperado de:

https://www.aiteco.com/diagrama-de-pareto/

Asencio, L; González, E; Lozano, M. (2017). El inventario como determinante en la

rentabilidad de las distribuidoras farmacéuticas. RETOS. Revista de Ciencias

de la Administración y Economía 7(1). P

Bestran, M; Orriols, R y Mata, C. (2004). NTP 679: Análisis modal de fallos y efectos.

AMFE. NOTAS TECNICAS DE PREVENCION. P 1-8

Domínguez, F; Lopez, I; Valdez, P; Vallin, A y Cruz, A. (2018). Propuesta de

clasificación de insumos para la gestión de inventarios en la industria

biofarmacéutica. Caso de estudio en el centro de inmunología molecular.

VacciMonitor, 27(2), 51-60

Direccionamiento estratégico de la empresa Distrimed Ltda. (2017)

Portafolio de servicios empresa Distrimed Ltda. (2017)

Eugenio, E. (2010). Logística de Inventario y su incidencia en las ventas de la

Farmacia Cruz Azul “Internacional” de la ciudad de Ambato. Universidad

técnica de Ambato Facultad de ciencias administrativas. Ambato, Ecuador

Guerrero, G. (2014). Diseño de un sistema de control y gestión de inventarios para la

farmacia cruz azul sdo villa florida. Universidad tecnológica equinoccial. Santo

Domingo, Ecuador.

Jimero, J (2013). AMFE: Análisis Modal de Fallos y Efectos – Guía y ejemplos de uso.

Recuperado de: https://www.pdcahome.com/3891/amfe-guia-de-uso-del-

analisis-modal-de-fallos-y-efectos/

López, S; Martínez, R; López, O; Jarillo, E y Castro, J. (2011). Organización del

abasto de medicamentos en los servicios estatales de salud. Potenciales

consecuencias de la mezcla público-privada. Salud pública de México, (53),

445-457

Ministerio de la protección social. DECRETO NUMERO 2200 DE 2005. República de

Colombia

Marín, W; Montes, S. (2013) Sistema de gestión de inventarios para la empresa

farmacéutica United Pharma De Colombia S.A. Universidad libre, Bogotá

Meléndez, H y Lambis, W. (2013). Análisis y diseño de un sistema de gestión de

inventario para la farmacia de la fundación madre Herlinda Moisés, basado en

una categorización multicriterio abc/ven. Universidad de Cartagena. Cartagena,

Colombia
Ortega, M; Padilla, S; Torres, J y Ruz, A. (2017). Nivel de importancia del control

interno de los inventarios dentro del marco conceptual de una empresa.

Liderazgo Estratégico, 7(1). P

Sánchez, V. (2015). El control de los inventarios y su aporte en los estados

financieros de la empresa. Unidad académica de ciencias empresariales

carrera de contabilidad y auditoría, Machala.

Sánchez, J (2016). Prácticas de gestión directiva y académica que interpelan

significativamente la calidad de las instituciones públicas de educación básica y

media del Distrito de Santa Marta.

Shuttleworth, M. (SF). Diseño de Investigación Descriptiva. Recuperado de:

https://explorable.com/es/diseno-de-investigacion-descriptiva

Samaniego,J. (2017). Análisis del control interno de los insumos, medicamentos y

materiales en el Hospital Delfina Torres de Concha. Pontificia Universidad

católica del Ecuador, Esmeraldas- Ecuador.

Villamil, D. (2015). Implementación del control interno de inventarios para el sector

droguista de acuerdo con las normas internacionales de Auditoria-NIAS (Tesis

de Pregrado). Universidad Militar Nueva Granada. Bogotá- Colombia.

Vertice, U. (2011). La cadena de frío en la industria farmacéutica: Del fabricante al

paciente. Ingeniería Industrial, (29), 11-34

 8. ANEXOS

8.1 ENCUESTA
ENCUESTA 1
CONOCIMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ALMACEN DE DISTRIMED LTDA
Fecha_________________

Introducción
La presente encuesta se realiza con la finalidad de determinar si las personas que laboran dentro del área de almacén
de la empresa Distrimed Ltda. Conocen y aplican el manual de procesos y procedimientos que competen a su área.
Con la información que se obtenga de esta encuesta, se determinara si es factible sugerir mejoras en la aplicación del
control interno e implementación de los procesos en el área de almacén.

Por favor lea la encuesta y señale con una “x” su respuesta. Si tiene observaciones adicionales por favor diligénciela.

PREGUNTAS SI NO
1. Conoce usted el manual de procesos y procedimientos del almacén de Distrimed

2. Conoce usted quien coordina el proceso de compra y adquisición de medicamentos

3. Conoce cuales son los criterios de aceptación de medicamentos dentro del almacén

4. Conoce usted quien es la persona encarga de la recepción de medicamento o dispositivos médicos en

el almacenamiento central

5. Se establece un número de días y fecha de vencimientos como criterio de aceptación de

medicamentos

6. Los medicamentos que requieren control de cadena de frio cuentan con un espacio de
almacenamiento de acuerdo con lo exigido en las recomendaciones del fabricante

7. Se establece un control de las neveras de almacenamiento en el cual se registre las condiciones de los
medicamentos
8. Conoce los tipos de temperatura para los medicamentos.

9. Conoce los tiempos de actualización para la semaforización de la fecha de vencimientos

10. Existe un inventario unificado de la existencia de los medicamentos del almacén

11. Conoce quien es el encargado de realizar y documentar el inventario de los medicamentos

12. Se conoce el proceso de destrucción y desnaturalización de los medicamentos y dispositivos médicos

que hayan caducado

13. Se cuenta con un proceso de verificación o auditoria de la aplicación de los criterios del manual

14. Se realiza periódicamente proceso de socialización y formación en la aplicación del manual

Observaciones