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Una manera eficiente y segura de llevar a cabo correctamente todas las prácticas, es la
implementación de los P.O.E´s.
Estas rutinas de trabajo pueden escribirse tanto para procesos individuales como para grupales, y
dependiendo de la rutina a realizar pueden llevarse a cabo en forma diaria, semanal, quincenal,
mensual, etc.
Al personal tener una política común de trabajo, pudiendo así disminuir los errores y
estandarizar la manera de llevar a cabo las distintas tareas, es decir, la universalidad de criterios.
Mantener el orden.
Cuando nuevo personal se incorpora al Bioterio, se utilizan los P.O.E.´s como herramientas de
entrenamiento, y tienen varias funciones:
o Así mismo, permite también calificar al personal nuevo como competente o no en dichas
tareas que estén a su alcance.
Los P.O.E.’s se escriben para personas que realizan un trabajo en forma particular, para personas
que trabajan grupalmente, o para personas encargadas de supervisar el trabajo de otros. Se deben
considerar factores como la edad, la educación, el conocimiento, las habilidades, la experiencia y el
entrenamiento del encargado de cumplir el P.O.E., así como también la cultura social o historia de
trabajo del mismo.
No se pueden escribir los P.O.E.´s la noche anterior, por lo tanto se deben tomar en cuenta las
prioridades. Se deben escribir cuando un nuevo equipo o nuevos procesos creen nuevas
situaciones de trabajo. También se deberán escribir o reescribir cuando nueva información sugiera
beneficios si se modifican los hábitos de trabajo para mejorar la actuación.
Los P.O.E.'s necesitan permanecer actualizados, por lo tanto, siempre que los procedimientos
cambien el P.O.E. debe ser actualizado y reaprobado; si se desea se puede modificar solo la
sección pertinente del P.O.E. e indicar el numero de cambio y la fecha de revisión para esa
sección.
Es muy importante pedirle a los trabajadores evaluar los P.O.E.’s existentes, ya que así se
mantendrá al día la seguridad en el área de trabajo.
o Sistemáticos y metódicos.
o Métodos analíticos.
Lo ideal sería que los P.O.E.´s fuesen escritos por grupos que incluyeran algunas o todas de las
siguientes personas:
o El individuo que realizará el trabajo.
o Escritores técnicos.
o El personal de seguridad.
o El personal ambiental.
o Fabricantes de equipos.
Involucrar gente de diversas partes de las operaciones como un todo, lo cual asegura que
al tener que implementar nuevos procesos, alguien va a actualizar el P.O.E.
Incitar al personal al conocimiento de los P.O.E.´s de todos los sectores del Bioterio para
que cualquiera pueda realizar las tareas, por ejemplo en caso de ausencia.
Incitar a los empleados a seguir el P.O.E. y escuchar al entrenador que invirtió parte de su
tiempo y esfuerzo en beneficio de ellos.
Los equipos no se deben sentar a escribir el P.O.E. todos juntos, pueden hacerlo por separado y
luego todas las personas que lo integran deben reunirse para unificar criterios y editar la copia final
que será revisada por los supervisores y luego por los mismos empleados al ponerla en práctica.
P.O.E.´s en la investigación
En la investigación se define P.O.E. como "instrucciones escritas detalladas para lograr
universalidad de la realización de una función especifica”; el objetivo es asegurar que los
procedimientos realizados como parte de un proyecto de investigación tengan un alto grado de
estandarización para acrecentar la calidad de los datos producidos, por lo cual el P.O.E. debe ser
de fácil interpretación.
Una vez que son escritos, los P.O.E.'s serán examinados y actualizados con regularidad para
asegurar que son pertinentes y acordes al momento en el cual se utilicen, siendo éstos aprobados
por el investigador.
o Personal auxiliar.
o Materiales utilizados.
“Título” que defina el propósito del P.O.E. Además debe incluir la identificación y ubicación
del área para la cual fue escrito y el establecimiento al cual pertenece. Por ejemplo: LIMPIEZA Y
DESINFECCIÓN RUTINARIA DEL PASILLO DEL SECTOR SUCIO DEL BIOTERIO CENTRAL DE
LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS DE LA UBA.
“Código” que sirve para identificar a cada P.O.E. y que será estipulado por cada
establecimiento. Éste puede estar compuesto por números, letras, etc.
“Observaciones”, que incluirán datos relevantes que no figuren en el P.O.E. Una aclaración
acerca de los temas que el P.O.E. no cubre si por alguna chance alguien pudiese confundirlo y
cometer un error. La definición de términos y conceptos no familiares para los lectores se puede
agregar en un glosario al comienzo del documento. La descripción de la maquinaria, el mecanismo,
los procesos y los componentes.
Avisos de “advertencia” antes del paso a ser descripto, nunca al final. Si existieran varias
notas de precaución, éstas pueden ser listadas al comienzo del P.O.E. de manera que sean lo
primero que se lee luego del título y antes de comenzar la primera página. Las advertencias deben
escribirse en forma clara. Por ejemplo: ¡ADVERTENCIA, peligro ocular! Use antiparras de
seguridad para evitar el contacto con los ojos.
Una lista que incluya por categoría los “materiales o herramientas” requeridas por el
P.O.E., siempre y cuando sean necesarias.
“Frecuencia”, determina cada cuanto tiempo (días, semanas o meses) debe realizarse el
procedimiento.
“Sello y firma” del comité evaluador. Cada P.O.E. debe estar firmado por una persona de
la institución con total autoridad in situ o por una persona de alta jerarquía en la planta. Debe ser
firmado en el inicio del plan y cuando se realice cualquier modificación.
Los P.O.E. pueden ser largos, cortos, o ambos. Antes que nada deben ser comprensibles, lo cuál
significa que deben ser tan largos como sea necesario para cubrir todo un trabajo. Cuando se tiene
un P.O.E. largo o un trabajo no es realizado frecuentemente, es de gran ayuda que se posea un
P.O.E. de forma larga a mano. Una vez que el empleado esté familiarizado con el P.O.E., es muy
probable que éste realice una serie de pasos de memoria. Por lo tanto se puede escribir un P.O.E.
de forma corta. Este debe ser preparado luego que el P.O.E. de forma larga fuera aprobado y el
empleado entrenado apropiadamente.
Hay que tener en cuenta que una persona promedio se siente disconforme siguiendo una larga
lista de pasos por las siguientes razones:
o Una lista larga luce interminable, lo cual se convierte en tedioso para muchas personas
que no quieren desarrollar los pasos.
o Una lista larga es difícil de seguir con los ojos. Uno se pierde cuando está leyendo esta
lista lo cual puede llegar a cometer errores.
o Una lista larga asusta a las personas y los pone nerviosos y ansiosos para terminar
rápido con ella.
o Una lista larga puede esconder pasos que deben ser realizados con precaución.
o Una lista larga es difícil de escribir tratando de asegurar una secuencia clara.
Una vez que el proceso ha sido completamente ideado, desarrollado y demostrada su eficacia, el
P.O.E. puede ser finalizado y aprobado por autoridades competentes.
Finalmente, una copia de los procedimientos en vigencia y todas las versiones anteriores deben
guardarse en el archivo general que tenga la institución en cuestión, como referencia y correcto
seguimiento de las modificaciones y actualizaciones de los P.O.E.´s en cuestión. El control del
P.O.E. de cada Bioterio desarrollara un sistema para identificar y etiquetar sistemáticamente el
P.O.E.
Aseguran que la producción sea conforme a mantener la calidad de los procesos y los
productos. Los P.O.E. ayudan a estandarizar los productos y la calidad, adquiriendo una mayor
demanda de los mismos.
Aseguran que no ocurran fallas en los procesos de manufacturación que puedan dañar a
los individuos en la comunidad vecina. Al seguir los pasos de seguridad sanitaria y ambiental, se
evita crear una afrenta con la comunidad.
Aseguran que procedimientos aprobados son seguidos de acuerdo con las regulaciones de
la compañía y del gobierno. Un P.O.E. bien escrito ayuda a asegurar que las regulaciones sean
cumplidas, y demuestra la buena fe de la compañía de operar correctamente.
Sirven como récord de cómo, por qué y cuándo se llevaron a cabo los pasos, por lo tanto
es un documento escrito para poder revisarlo cuando un proceso o un equipo es modificado.
Cuando las personas cambian de trabajo, se pierden conocimientos no escritos. Los P.O.E. sirven
para educar nuevos empleados cuando los antiguos son trasladados.
Tabla N°1: Esquema básico de un POE:
Nombre del Poe
N° de POE:
Propósito/Objetivo:
Materiales necesarios:
Advertencias de seguridad:
Ámbito de aplicación:
Personal afectado:
Puntos críticos:
N° de copias:
Referencias:
Página 1 de X
POE N°:
Título:
Emisión Inicial
Autor:
Fecha de aprobación:
Revisión Periódica
Cambiado N° de
Revisado por Fecha Aprobado
(Si/No) Revisión
Autor: David Jaime
Referencias:
o SOP Writing Workshop, Michael Mispagel, College of Veterinary Medicine (University of
Georgia).