Universidad Cristiana Autónoma de Nicaragua

UCAN-sede León
Facultad de Ciencias Médicas
Licenciatura en Farmacia con Mención en Regencia y Visita Médica.

Unidad I: Introducción teórica conceptual al inventario de la empresa

Farmacéutica.
Tutor: Lic. Yader Narváez
Asignatura: Administración de Inventarios de almacenes en la Industria
Farmacéutica.
Carrera: Farmacia V año.
Modalidad: Dominical.
Integrantes:
 Gladys María Baca Novoa.
 Xiomara Elizabeth Medina Ruíz.
 Cristhiam Massiel Parajon Ríos.
 Silvia Idania Sosa Aroztegui.
 Jessica Antonia Vanegas Herrera.

León, 01 de Noviembre del 2020.

 INTRODUCCIÓN.
El sistema de gestión de inventarios tiene como fin optimizar el buen uso del
manejo en los niveles de rotación que estos presenten, soportado en las
metodologías de control ya establecidas según normas existentes, de lo anterior
se hace referencia de las mismas en el marco legal, el cual establece la
comercialización para los artículos farmacéuticos. Durante muchos años el
problema interno ha sido que la empresa no ha encontrado un método acorde a su
necesidad, sino que simplemente se guía más por su instinto comercial y
empresarial, sin buscar nuevas alternativas que presente la mejor solución en el
manejo de los inventarios, estancándose con métodos tradicionales que no
aportan en la forma de llevar sus indicadores comerciales en cuanto al manejo de
los artículos que se comercializan.
Durante el período de la gran depresión 1929-1933, las técnicas sobre
administración de inventarios tuvieron muy poca aplicación, en virtud a que en esa
época de crisis total, el objetivo más importante era la sobrevivencia y aún durante
los primeros años de la segunda guerra mundial 1939-1945, los objetivos del
control de inventarios no eran relevantes en la mayoría de las operaciones
empresariales.
Es indudable el avance constatado en el campo de la administración de empresas
y específicamente, en el campo de control de inventarios, como resultados del uso
de las computadoras a partir de los últimos años de la década de 1950.
En la actualidad se hace el pedido al departamento de compras según pronóstico
del departamento de ventas, teniendo en cuenta el tipo de medicamento y los que
deben ser importados, o cuando el stock llega a cierto nivel basado en los
requerimientos del departamento de ventas previa reunión con el coordinador de
bodega, la función de control de inventario se encuentra inmersa dentro de la
estructura organizacional denominada administración de materiales, con un
basamento del sistema computarizado moderno e integrado. De tal manera, el
actual gerente de administración es responsable de: Compras, control de
inventarios, de la recepción, del embarque, del almacén y el transporte.
El sistema de suministro de medicamentos es la base del funcionamiento de la
farmacia en el hospital, constituyéndose en el soporte de los servicios
farmacéuticos y de la atención farmacéutica. En efecto, se requiere contar con un
suministro seguro de medicamentos para implementar otros servicios, tales como:
distribución unidosis, distribución de mezclas intravenosas, información de
medicamentos, desarrollo de programas de reacciones adversas, de evaluación
de la racionalidad de la utilización, y de atención al paciente ambulatorio, entre
otros.
 OBJETIVOS.

General.
 Conocer el sistema de inventario en un almacén de empresas
farmacéuticas.
Específicos.
 Definir conceptos básicos de inventario de almacén.
 Valorar la Importancia de la Gestión del Control de Inventarios
Farmacéuticos.
 Explicar la función de almacén, compras y suministros el área de finanzas y
los sistemas de categorización que hay en el control de inventario.
 MARCO TEÓRICO.
Concepto, características e importancia del inventario de almacén de empresas
farmacéuticas.
La administración de inventarios, es una de las mayores responsabilidades de la
administración de operaciones debido a que el inventario requiere una gran
inversión de capital. La Administración de inventarios influye en todas las
funciones de los negocios, especialmente en finanzas, contabilidad, operaciones y
marketing.
El inventario es una cantidad almacenada de materiales que se utiliza para facilitar
la producción o satisfacer la demanda de un consumidor. En general, los
inventarios comprenden: materia prima, artículo en proceso y artículos terminados.
Clasificación de los Modelos de Inventarios.
Los modelos de inventario se clasifican generalmente dependiendo del tipo de la
demanda que tiene el artículo. Estas demandas pueden ser: Determinística o
probabilística; para la primera la demanda futura del artículo es conocido con
exactitud (Órdenes bajo pedido) y para el caso de la demanda probabilística la
demanda futura no se conoce con exactitud, pero se le puede asignar una
distribución de probabilidad. También pueden tener una subclasificación
dependiendo de otras condiciones, éstas son:
 Tipo de artículo: Perecederos, no perecederos o artículos sustitutos.
 Cantidad de artículos: Para un solo artículo o multiarticulos.
 Modelos que permiten o no déficit.
 Tiempos de entrega: Pueden ser igual que la demanda, probabilísticos o
determinísticos.
 Por tipo de revisión: Pueden ser continua o periódica.
 Tipo de reposición: Pueden ser reposición instantánea cuando el artículo es
comprado, o de reposición continua cuando el artículo es producido.
 Horizonte de planeación: Un solo período o varios períodos.

Características de los inventarios.

En el marco empresarial, las características de los inventarios son las siguientes:
  Toda la información pertinente al inventario debe registrarse para obtener el
adecuado seguimiento de las entradas y salidas. Para ello, se cuenta con
libros contables y documentos específicos, como el Kardex.
 Los registros realizados deben incluir la descripción detallada de cada uno
de los elementos que componen el patrimonio.
 Todo bien o artículo inventariado debe valorarse empleando las unidades
monetarias que corresponda.
Componentes de un modelo de inventarios.
Costos: Los costos de un sistema de inventarios pueden ser: Por mantenimiento,
por ordenar, penalización y variable.
Demanda: La demanda es la cantidad proyectada de venta, no es la cantidad
vendida.
Tiempo de anticipación: O tiempo de entrega, es el que transcurre entre el
momento que se pone una orden de pedido y se recibe la compra.
Importancia del inventario.
El inventario o stock desempeña un papel de gran importancia para cualquier
negocio. El buen manejo que se tenga de este aportará los siguientes beneficios:
Clientes.
 Permite optimizar la logística de cara al consumidor.
 Reduce los tiempos de entrega y despacho. En consecuencia, se cubren
las necesidades del cliente en menor tiempo.
 Permite mantener una reserva de inventario para afrontar las fluctuaciones
en la demanda.
Proceso productivo.
 Evita que se interrumpa el proceso productivo ante la falta de materias
primas.
 Sirve para equilibrar el flujo de entrada y de salida.
 Son una red de seguridad en momentos de inestabilidad durante el
suministro de materiales.
Toma de decisiones.
 Los libros y hojas de trabajo facilitan la recopilación de información clave
para la gerencia.
 Ayudan a predecir el momento exacto en que se debe adquirir nueva
materia prima, así como la cantidad precisa.
 Permiten establecer un cronograma de producción.
Costos.
  Comprar anticipadamente suaviza el impacto de la inflación en cada
compra.
 Las compras en grandes cantidades suelen favorecer el coste final con
ofertas y descuentos.
 Planificar las compras permite buscar con mayor cautela al mejor
proveedor.

Conceptos básicos de inventario de almacén.

Almacén: Es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la
mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo
el acondicionamiento de artículos determinados, hacer recambios (Tanto para el
mantenimiento como para la existencia técnica), etc.
Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir el logro de
los resultados programados en el tiempo y con los resultados más razonables
posibles. Supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningún desperdicio de
tiempo o dinero.
Globalización: Es un proceso económico, tecnológico, social y cultural a gran
escala, que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los
distintos países del mundo unificando sus mercados, sociedades y culturas, a
través de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les
dan un carácter global.
Implementación de un sistema: Son todas las actividades necesarias para realizar
un cambio de sistema u operación, asegurando la operatividad del sistema de
información llevando beneficios en su operación.
Inventarios: El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta, o la
fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado.
FEFO: Método para registrar especialmente en artículos perecederos el primero
que expira, será el primero que sale, conservando en el almacén una rotación de
inventario.
FIFO: En contabilidad es un método para registrar el valor de un inventario. Su uso
es apropiado cuando se cuenta con varios lotes de un mismo artículo.
Este método presume que el primer artículo ingresado en el almacén será el
primero en salir por efectos de inventario.
(Fefo y fifo: Método que condiciona la salida del almacén.)
Logística: Es una función operativa que comprende todas las actividades y
procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento
de meterías primas y componentes, existencias en proceso y artículos terminados;
de tal manera, que estos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en
el momento apropiado.
Optimización: Es la acción y efecto de optimizar. Este verbo hace referencia a
buscar la mejor manera de realizar una actividad.
Productividad: Es la razón entre la relación obtenida por un sistema productivo y
los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida
como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos. Cuanto
menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el
sistema.
Rentabilidad: El concepto de rentabilidad de refiere, a obtener más ganancias que
pérdidas en un campo determinado.
Tecnología: Es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente,
que permiten construir objetos y máquinas para adaptar el medio y satisfacer las
necesidades de las personas.
Importancia de la Gestión del Control de Inventarios Farmacéuticos.
Naturaleza.
El inventario comprende todos aquellos bienes tangibles que se posee para ser
vendidos, sean estos comprados o producidos. Que están en proceso de
producción y/o instalación, los que al finalizarse estarán disponibles para la venta.
El termino inventario se usa para designar las mercancías en existencia
destinadas para la venta en el curso normal de los negocios.
Los inventarios de productos farmacéuticos presentan uno de los recursos más
importantes en una farmacia; ya que continuamente se están entregando
medicamentos a los pacientes; es por ello que es necesario llevar registros
adecuados de los inventarios para mantener el debido control de las existencias
que se hallan continuamente en movimiento.
Los inventarios de productos farmacéuticos permiten establecer un sistema
racional de existencias, sin ellos no es posible lograr un flujo de ingreso de
medicamentos uniforme, obtener una utilización razonable de la capacidad
instalada y costos razonables del manejo de medicinas, ni ofrecer un servicio
adecuado a los pacientes en relación con todos los medicamentos considerados
en existencia.
Las necesidades de mantener un buen sistema de control de inventarios de
productos farmacéuticos, se refleja en lo siguiente:
  Un servicio satisfactorio de distribución hacia los pacientes, reduciendo al
mínimo las posibilidades de un mal servicio.
 Lograr reducir los costos de adquisición de los medicamentos, evitando una
duplicación de ordenes de pedidos urgentes ó especiales
 Mejor control de las existencias en cuanto a faltantes ó medicinas en mal
estado (vencidas).
 Planificación de los pedidos relacionados a las existencias y salidas
proyectadas.
Relación con la función de almacén, compras y suministros el área de finanzas.
La compra se define como el proceso mediante el cual se obtienen los artículos en
cantidades y especificaciones definidas en la programación. Tiene como objetivo
el reducir los costos de los medicamentos mediante la aplicación de principios
básicos de adquisición. La compra de cualquier tipo de insumo, incluyendo los
medicamentos, es una actividad de gestión administrativa que está bajo la
responsabilidad de la administración del hospital. En esta etapa, la participación
del farmacéutico está dirigida al aporte de las especificaciones técnicas ya sea de
productos terminados o de materias primas para la elaboración de medicamentos.
Las modalidades de compra más comunes generalmente incluyen:
Compra directa: se prefiere cuando hay una participación mínima de proveedores
y la selección se hace a partir del registro de proveedores por un Comité de
Compras constituido por funcionarios de la misma institución. Es el método más
comúnmente utilizado en hospitales.
Licitación (pública o privada): implica la convocatoria a proveedores para que
éstos presenten las ofertas de los productos que se solicitan y de acuerdo con las
especificaciones previamente señaladas. Puede tener carácter internacional
cuando compiten compañías internacionales. Con este método se obtienen
mejores precios, pero debido al tiempo y a los costos que demanda el proceso,
sólo se recomienda cuando las cantidades a comprar son elevadas y justifican el
proceso.
Cooperativas: Éstas constituyen una modalidad de gestión de compras a través de
las cuales grupos de hospitales conforman asociaciones o fundaciones, con o sin
fines de lucro, en el marco de las políticas de selección y programación definidas
por los mismos hospitales. Esta modalidad está adquiriendo auge debido
principalmente a que los procesos de reforma del sector salud, y muy en especial
la descentralización de la administración y la tendencia a la privatización, está
influenciando la política de compras de las instituciones de salud, su organización
y funcionamiento.
Todo proceso de compra debe contar con la siguiente información:
  Lista básica de medicamentos con sus especificaciones técnicas (elaborada
por el CFT),
 Lista de fallas de productos (emitida por almacén),
 Ofertas de los proveedores (debidamente registrados en la oficina de
compras),
 Cronograma de compras.
Con un sistema de control de órdenes emitidas o con informes administrativos
normales y extraordinarios, confiables y oportunos, para dar seguimiento a las
órdenes emitidas. Este seguimiento se da mediante una estrecha relación entre el
almacén y la oficina de compras a fin de tomar acciones administrativas oportunas
y evitar desabastecimientos prevenibles.
El almacenamiento de medicamentos conjuga las actividades de recepción,
clasificación, ubicación, custodia, eventual manipulación y control de existencia de
éstos. El almacenamiento tiene como objetivo conservar las características de los
medicamentos (tal como las presentaron a su ingreso) durante su permanencia
dentro del almacén, con el fin de que éstos lleguen al paciente en condiciones
óptimas para su uso y puedan ejercer la acción terapéutica esperada. Así mismo
el almacenamiento debe asegurar una rápida localización, segura identificación y
el máximo aprovechamiento del espacio.
El almacén de medicamentos no debe necesariamente estar ubicado dentro del
servicio de farmacia, sobre todo si el volumen del material a almacenar es
elevado. Sin embargo, éste debe estar separado de las áreas de almacenamiento
de otros insumos y, siempre que sea posible, estar bajo la supervisión de un
farmacéutico. La farmacia como unidad física, siempre contará con un área para
almacenar los medicamentos por un período determinado, que generalmente son
existencias que cubren días de consumo. Esto con el fin de facilitar su control y
por razones de aprovechamiento de espacio.
El almacén de medicamentos debe contar con un jefe (o encargado de almacén)
y, siempre que el hospital cuente con por lo menos un farmacéutico, dicho
almacén debe estar bajo la responsabilidad de éste. El objetivo primordial de la
jefatura del almacén es procurar que el almacén funcione en condiciones óptimas
que permitan a las unidades ejecutoras, encargadas de las actividades sustantivas
o de apoyo, contar en forma oportuna con los suministros necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos (18). Las funciones de la jefatura son:
- Planificar, dirigir y controlar el proceso de recepción, almacenamiento y
distribución de medicamentos,
- Coordinar, supervisar y evaluar las funciones que desarrollan las diferentes
unidades que forman el almacén,
- Revisar la documentación con los ingresos y autorizar el seguimiento de los
trámites posteriores,
- Asegurar la aplicación de técnicas de control de calidad a los medicamentos que
ingresan y que están bajo custodia,
- Promover y sostener la coordinación con los demás departamentos del hospital,
- Velar porque todas las funciones se lleven a cabo de acuerdo con las normas del
hospital.
De acuerdo con los procesos que se desarrollan en el almacén, éste debe contar
con 4 áreas básicas definidas: recepción, de embalaje y despacho, de ingreso y
registro, y el área de almacenamiento.
Área de recepción: su objetivo es verificar que los artículos que se reciban
cumplan los requisitos estipulados en los documentos de compra en cuanto a
cantidad, calidad y condiciones de entrega. En esta etapa se confrontan la orden
de compra, la factura y el material facturado y se inspeccionan los aspectos
administrativos y técnicos. Entre los primeros se chequea la presentación y forma
farmacéutica, el precio, nombres y cumplimiento de plazo de entrega. Los
aspectos técnicos se refieren al envase, rótulo, empaque, apariencia del producto,
banda de seguridad, fecha de vencimiento, efecto (visible) de condiciones de
transporte, protocolo de análisis (del lote) y cualquier otra exigencia particular de
análisis que se haya requerido
Área de embalaje y despacho: también llamada área de distribución. Tiene como
objetivo organizar los medicamentos que salen del almacén para la unidad de
farmacia en los empaques más convenientes y seguros.
Área de registro de ingreso: tiene como objetivo promover la existencia de
mecanismos de control y registros que permitan mejorar el funcionamiento del
almacén. Las actividades que aquí se desarrollan son:
- Mantener control sobre todos los ingresos y egresos de medicamentos,
- Mantener identificados todos los estantes conforme a las tarjetas de registro.
Área de almacenamiento: su objetivo es garantizar la preservación de calidad y el
almacenamiento ordenado y eficiente de los bienes bajo custodia.
Las actividades que se desarrollan son:
- Almacenar y custodiar los medicamentos recibidos,
- Mantener control sobre obsolescencia, baja rotación, daños, vencimientos, etc.,
para actualizar inventarios,
- Mantener condiciones de seguridad e higiene en el almacenamiento de los
medicamentos,
- Mantener los registros necesarios sobre ingresos y egresos,
- Vigilar la rotación de los materiales en inventario.
El control es un proceso que tiene como objetivo garantizar la conservación de la
calidad, seguridad y eficacia de los medicamentos, así como garantizar el
desarrollo de las acciones del suministro de acuerdo con lo programado. En los
servicios farmacéuticos, en momentos estratégicos, la implementación de
controles es básica.
Es necesario contar con un sistema de información que apoye la toma de
decisiones y permita identificar y corregir desviaciones en cada etapa en busca de
la eficiencia del sistema. Se pueden establecer los siguientes controles:
Control de calidad de los medicamentos.
- Control del cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas para los
productos,
- Supervisión continúa de los medicamentos durante su almacenamiento,
distribución y empleo,
- Establecimiento de controles para detectar fallas terapéuticas o eficacia dudosa,
- Control de materias primas y productos acabados si se cuenta con fabricación
propia.
Control de inventario.
Constituye un control administrativo básico para racionalizar los costos de
obtención y posesión, facilitar la programación, mejorar la oportunidad de
reaprovisionamiento, racionalizar el consumo y el espacio de almacenamiento,
tomar medidas para reducir la cantidad de medicamentos vencidos, poco
utilizados y permitir la detección, cuantificación y valorización de las pérdidas por
concepto de deterioro y robo. Los métodos de verificación de existencias pueden
ser de carácter total, escalonado o selectivo
Control de consumo y utilización de medicamentos
Se recomienda desarrollar estudios de utilización de medicamentos en forma total
(todo el hospital), por servicios clínicos e inclusives por prescriptor. Una modalidad
de estudios de utilización es la aplicación del método de Dosis Diaria Definida,
mejor conocido como la DDD
Introducción al sistema de codificación de inventarios aplicados a los productos
farmacéuticos naturales y materiales en general.
Sistema de categorización ABC.
La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos mono-
criterio, tales como el costo unitario y/o el volumen anual demandado. En esta
metodología se divide al inventario en tres categorías (ABC) en términos del
porcentaje que representa el número de artículos y el porcentaje del valor total.
También es denominada la “regla 80-20” y corresponde al principio de Pareto, la
cual expresa que el 80% del valor total está representado por el 20% de los
artículos.
Los artículos A normalmente son los que se mueven rápido, los artículos B los que
se mueven en término medio y los artículos C los que se mueven despacio. No
hay una forma precisa para agrupar los artículos, si en una categoría o en otra, o
incluso de determinar el número de categorías por usar. Sin embargo, clasificar los
artículos por grado de ventas y luego dividirlos en unas cuantas categorías es una
forma de comenzar. Algunos artículos se reasignan a otras categorías según su
importancia. Los niveles de servicio de inventario se asignan luego a cada
categoría. El desarrollo del esquema de la clasificación ABC de productos se
comenta las clases con más detalle:
Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que, por su costo elevado,
alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades
necesitan de un 100% en el control de sus existencias. La clase A representa el
20% del material en inventario y corresponde aproximadamente el 75% - 80% del
valor del inventario.
Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de menor costo y
menor importancia los cuales requieren un menor grado de control. La clase B
representa el 30% del material en inventario y corresponde aproximadamente el
15% del valor del inventario.
Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo,
inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; que tan solo
requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias. La clase C
representa el 50% del material en inventario y corresponde aproximadamente el
10% - 5% del valor del inventario.
Aunque la categoría ABC tiende a ser completa en términos de análisis de
inventario, cuando se habla del sector farmacéutico generalmente se usa una
clasificación adicional que ayuda a minimizar las distorsiones en el proceso de
adquisición de productos farmacéuticos y a su vez maximiza el manejo de los
fondos disponibles, esta clasificación recibe el nombre de Categorización VEN.
Sistema de categorización VEN
A diferencia del sistema ABC donde el análisis se basa en el valor de los
productos. El sistema VEN hace énfasis en la criticidad de los medicamentos;
donde V es sinónimo de elementos vitales, E representa los elementos esenciales
y N son los artículos que se consideran no esenciales pero que deben estar en
stock para el buen funcionamiento del proceso
Vital – Según la OMS, son los que satisfacen las necesidades prioritarias de salud
en la población. La selección viene dada por: pertinencia para la salud pública,
prueba de su eficacia y seguridad, así como su eficacia comparativa en relación
con su costo. Se recomienda que estén disponibles en los sistemas de salud en
todo momento, en cantidades suficientes, con presentación farmacéutica
adecuada, con las garantías de calidad e información y un precio que los
pacientes y la comunidad puedan pagar.
Esenciales-En esta se ubican las drogas que son necesarias para tratamientos y
enfermedades frecuentes pero que son requeridas con un grado menor de
urgencia que no afecta al paciente.
No esenciales- Estos artículos son básicos, si no están disponibles, no se
detendrá el sistema de trabajo ni reducen la eficiencia del sistema. Pero es mejor
tenerlos en stock para ejecutar el sistema sin ninguna dificultad.
Sistema de categorización por rotación
El sistema de rotación por productos ayuda a la diferenciar el grado de variación
de mercancías en el stock; se clasifica en tres zonas Alta, Media y Baja.
Alta rotación - “Esta clase de productos tienen un ritmo elevado de entradas y
salidas. Además, los productos de alta rotación se deben colocar en la zona
menos transitada, es decir, en la zona fría del retailer. De esta manera se lleva al
cliente a esa zona y se puede convertir en una zona templada”. Algunos ejemplos
de productos de alta rotación en Farmashaio son: leches de formulación, Jarabe
abrilar, pedialyte, pediasure, etc.
Baja Rotación - “Estos productos se caracterizan por registrar menores
movimientos de entrada y salida. Por eso su ubicación está sujeta a una
localización preferente en el Punto de Venta, dado que, es seguro que sean vistos
y despierten el deseo de ser adquiridos” (Cortés, 2017). Algunos ejemplos de
productos de baja rotación en Farmashaio: pañales de piscina, agua micelar, etc.
Media rotación - “Son aquellos que no corresponden a ninguna característica de
las anteriormente mencionadas. Es decir, son productos que no tienen una
producción masiva porque su compra es habitual, y constantemente se
encuentran en las cabeceras de las góndolas, sobre todo, su precio es llamativo
para incentivar su adquisición” (Cortés, 2017). Algunos ejemplos de productos de
media rotación en Farmashaio son: Pañales Huggies Autoajustables, Entero-
germina, Shampoo H&S ETC.
Para tener un análisis más eficiente en los sistemas de clasificación es la
combinación de ellos mismos. La combinación de las categorías ABC y VEN y la
combinación de las categorías ABC y Rotación resultan una nueva matriz con
nueve categorías. Estas combinaciones se basan en prestar atención a los grupos
que se generan en las esquinas de la matriz ya que estos requieren diferentes
grados de gestión y políticas de control acorde a su grado de importancia.
Para determinar las políticas de control que se generan a partir de cada una de las
combinaciones (AV, AE, AN), se hace necesario basarse en las características
propias de cada combinación, con el fin de encontrar un punto de equilibrio que
represente una ventaja del valor económico del producto

Introducción al sistema de procesamiento manual o automatizado del control de

inventario de almacén en empresas farmacéuticas.
Las necesidades de mejora en gestión de stocks y la mayor disponibilidad de
sistemas automáticos están haciendo que muchas empresas inviertan en técnicas
modernas para almacenamiento y manipulación de productos. Esta inquietud
también ha llegado a las farmacias, que de forma lenta pero firme se van
apuntando a su robotización. El dispensador automático facilita el trabajo del
farmacéutico al automatizar la búsqueda de la medicina requerida, aumentando la
dedicación al cliente y reduciendo los tiempos no productivos y las colas. El
presente estudio desarrolla un sistema de dispensación automático de fármacos
aplicado a farmacias con una rotación de medicamentos media/ baja, valorando
tanto su viabilidad técnica como económica.
El sector de la farmacia por si algo se caracteriza es por ofrecer al usuario un alto
nivel de servicio que en muchas ocasiones raya la falta de rentabilidad. Además
de la colaboración del personal de la farmacia, el apoyo de las nuevas tecnologías
es otro elemento básico para mejorar la gestión del almacén. Programar un
sistema informático para que realice un estudio pormenorizado del stock una vez
al día de forma automática y utilizar la vía online para los pedidos rutinarios
(generados según se producen las ventas) con el distribuidor, han de permitir
ahorrar tiempo y recursos en la gestión de los pedidos, así como de las
caducidades.
Sistema de dispensador automático.
Un dispensador automático de productos es un
dispositivo cuya misión principal es la de mejorar la
gestión de un almacén, facilitar y reducir las tareas del
usuario y optimizar el aprovechamiento del espacio
destinado a almacén.
Mediante combinación de elementos mecánico-
electrónicos y un sistema de control, su utilización
permite automatizar la carga del almacén con identificación de los productos,
colocación automática, gestión del almacén (caducidades, históricos, etc.), la
selección de un producto a través de un terminal informático y el transporte del
producto seleccionado hasta el punto de llegada.
En el caso de aplicación a oficinas de farmacias, un dispensador – almacén
automático ofrece varias ventajas. Por ejemplo, la optimización del tiempo,
reduciendo las labores burocráticas que no aportan ningún tipo de valor ni para el
farmacéutico ni para el cliente como pueden ser el guardar, extraer y organizar los
medicamentos.
También tiene la ventaja del mayor aprovechamiento de espacio físico de la
farmacia, aportando una reducción física importante de la zona dedicada a
almacén y utilizando aquellos espacios que serían inviables si el almacenamiento
se realizará de forma manual como pueden ser altillos, sótanos o espacios de
difícil accesibilidad.
Ofrece además una mayor disponibilidad para una atención personalizada al
cliente, con un mejor asesoramiento. Los licenciados de farmacia consultados han
observado que aproximadamente un 60% del tiempo que dedican a la atención al
cliente lo invierten en buscar y dispensar el medicamento.
Además, un control y gestión de stocks completamente automatizado con
posibilidad de realizar inventarios automáticos han de permitir una reducción de
stocks para un mismo nivel de servicio, mejorando la gestión de las caducidades y
lotes y evitando los problemas derivados de la acumulación innecesaria de
productos: roturas, pérdidas, y obsolescencia.
Su utilización también genera una influencia sobre las ventas: las farmacias
equipadas con dispensadores automáticos pueden aumentarlas porque los
auxiliares y farmacéuticos pasan más tiempo con el cliente.
Como principales inconvenientes se podría hacer mención de su importante
inversión y limitada vida media (unos 15 años) con retornos de inversión largos
estimados en un período de 5 a 10 años dependiendo de los casos. Los avances
tecnológicos convertirán en obsoleta cualquier instalación actual, aunque
técnicamente su vida pueda prolongarse más allá de este período.
También supone una inconveniencia la no aceptación del 100% de los productos
para ser almacenados automáticamente. El excesivo tamaño, las formas
complejas o no regulares de los envases y los envoltorios deteriorados
generalmente no permiten su entrada en el sistema.
Sistema robotizado
Teniendo en cuenta que el proyecto va orientado a establecimientos con una
rotación de stocks media-baja y múltiples referencias, se establece como más
idóneo un almacén de tipo caótico con carga semiautomática y descarga
automática.
El dispensador automatizado registra el producto entrante (de forma manual)
mediante un lector de código de barras, dimensiona el estuche, comprueba los
espacios disponibles, almacena el producto y cuando se solicita lo dispensa de
forma completamente automática.
El sistema está compuesto de un conjunto de estanterías con estantes planos, un
cabezal con pinzas para el agarre de los estuches, un pórtico cartesiano que
desplaza la pinza, un dispositivo de entrada de producto mediante cinta y una
rampa de descarga. El control del dispositivo se realiza mediante un control por
PC Industrial que proporciona capacidad de cálculo, accesibilidad a base de datos,
robustez y fiabilidad industrial. Asimismo se facilita la interconexión con la red y el
software de gestión existente en la farmacia.
Mediante un lector de código de barras se identifica el fármaco y opcionalmente se
introduce manualmente la fecha de caducidad del mismo. En caso de omitir este
valor, el sistema define por defecto un intervalo de caducidad de 18 meses
(configurable) a partir de la fecha de entrada. Una vez realizada la identificación,
se introduce el estuche en la cinta de alimentación apoyado por el lado que ofrece
mayor estabilidad, contactando con la barra tope para asegurar su correcta
perpendicularidad y alineado en su cara posterior. Colocado el estuche, se debe
confirmar manualmente su presencia en la cinta pulsando el botón de inicio,
provocando el avance de la cinta de alimentación para dimensionar el estuche.
El dimensionado del estuche es realizado en cada operación de carga, evitando
de este modo posibles errores que podrían surgir si las dimensiones vinieran
definidas por la base de datos. Cambios de formato, colocación inadecuada en la
cinta u otras alteraciones no serían contempladas y podrían provocar daños en los
productos y/o en el sistema. El dimensionado se realiza de forma dinámica
durante la traslación del estuche. Para ello se ha provisto el sistema de 3 sensores
(uno para cada dimensión).
La medición de la anchura del estuche es realizada de forma indirecta mediante
una combinación de lecturas de sensores. Un sistema de fibra óptica de barrera y
encoder determinan la cantidad de pulsos que ha avanzado la cinta cuando el
estuche ha interrumpido la señal de la fotocélula. Transformando los pulsos a
milímetros, se obtiene la anchura en milímetros del estuche. La altura del estuche
viene determinada por la lectura de un detector de distancias por ultrasonidos, que
se realiza una vez el estuche ha avanzado 5 milímetros después de haberse
interrumpido la señal de la fibra óptica anterior. Mediante la lectura del sensor se
definen varios límites y que se utilizarán para poder ubicar el estuche en el estante
adecuado, así como para comprobar que sus dimensiones no exceden los límites
permitidos por el sistema.
Los estantes están ubicados a 3 distancias diferentes para aprovechar al máximo
el espacio, siendo sus alturas útiles:
Estante bajo: 30 milímetros; altura útil 22 milímetros.
Estante medio: 60 milímetros; altura útil 52 milímetros.
Estante alto: 90 milímetros; altura útil 82 milímetros.
La longitud del estuche es medido de forma análoga a la altura mediante un
sensor medidor de distancias por ultrasonidos. En este caso sólo es necesario
definir un límite mínimo y máximo del estuche y la lectura se realiza
simultáneamente con la medición de altura. Una vez obtenidos los valores
dimensionales, se transforman a milímetros y se envían al ordenador para su
proceso.
Cada vez que un estuche es introducido en el sistema, la cinta avanza una
distancia predefinida formando una cola de entrada de modo completamente
independiente a la disponibilidad del brazo-robot. Al avance de cada paso, los
estuches ubicados en la cinta avanzan una cantidad exacta que debe tenerse en
cuenta para modificar los valores de destino del brazo-robot a la hora de recoger
el estuche. Es decir, las pinzas no recogen los estuches en una posición fija, sino
que esta es recalculada cada vez que un estuche es introducido. Evidentemente,
si la entrada de estuches se realiza a una cadencia tal que el brazo-robot siempre
se halla disponible, la posición de recogida siempre será la misma.
El sistema de almacenamiento está concebido de manera que permita posicionar
estuches en modo multicapas y con productos diferentes. De este modo convierte
el almacén en un sistema muy flexible, de alto rendimiento y con amplias
posibilidades, pero que requiere de algoritmos de cálculo más complejos que si se
tratara de un almacén con filas del mismo producto.
Antes de ubicar el estuche debe comprobarse que existe como mínimo un espacio
con dimensiones suficientes para permitir alojarlo en las estanterías del almacén.
También debe tenerse en cuenta que el sistema de manipulación de los estuches
es mediante pinza y que para ello deben reservarse unos espacios mínimos entre
estuches para que esta pueda operar.
Para dimensionar los huecos disponibles se definen 2 tipos de espacios
diferentes: huecos totales y huecos parciales. Hueco total es aquel comprendido
entre 2 o más estuches y cuya profundidad es la de la estantería. Del mismo
modo, un hueco parcial se define como aquel que se halla disponible por delante
de un estuche hasta el extremo frontal de la estantería. Para realizar el cálculo de
los espacios disponibles, la base de datos dispone de una tabla de huecos que
inicialmente (con al almacén vacío) coinciden con las dimensiones de los estantes
y en la cual se registran los siguientes datos: ancho total del hueco (del estante al
inicio); profundidad del hueco (del estante al inicio); y coordenadas X, Z del centro
del hueco (del estante al inicio). También deben conocerse las dimensiones de los
estuches existentes y sus posiciones: ancho, largo y coordenadas X, Y, Z del
centro del estuche.
Para permitir un correcto funcionamiento del sistema los huecos parciales quedan
sujetos a una restricción: la anchura del mismo no puede ser más grande que el
estuche inmediatamente posterior. Los cálculos de huecos disponibles son
realizados en cada operación de carga o modificación de stock. En la base de
datos, una tabla de huecos tiene registrados los espacios disponibles, permitiendo
un acceso más rápido a los datos cada vez que se modifica el almacén ya que no
se requiere recalcular los espacios en función de los estuches ubicados.
Una vez realizados los cálculos y definido el punto de destino del estuche, el
cabezal con pinzas sujeta el estuche situando este en la plataforma de transporte.
Todo ello es realizado mediante el accionamiento de motores paso a paso, de
reducidas dimensiones y con precisión suficiente para evitar deterioros en los
estuches. La abertura, el avance así como la presión de cierre se realizan
teniendo en cuenta las dimensiones del estuche.
Los ejes lineales accionados por servomotores transportan el cabezal hasta la
ubicación X, Z calculada después de que el estuche haya sido pinzado. Los
accionamientos no requieren movimientos interpolados y actúan de forma
independientemente, ya que sólo interesa el correcto posicionado sin importar la
trayectoria seguida para llegar hasta el destino.
Antes de proceder a la colocación del estuche, 2 fotocélulas comprueban el
correcto posicionado del cabezal detectando los estantes, y así evitar que un
desfase accidental del mecanismo de transporte provoque cualquier deterioro
tanto en la instalación como en los productos. Verificada la correcta posición de la
pinza, esta avanza hasta la coordenada Y establecida, deposita el estuche
abriendo la pinza 5 milímetros y retrocede de nuevo hasta la plataforma, dejando
el sistema listo para una nueva carga o descarga. La dispensación de productos
se efectúa de forma análoga a través del cabezal con pinza, extrayendo los
productos del almacén y depositándolos en la rampa de salida.
El sistema de llenado y descarga por el mismo lado provoca el inconveniente de
que los productos más accesibles son los últimos introducidos, y por tanto los más
antiguos quedan en el fondo de la estantería. Para evitar este inconveniente, se
colocan los estuches de tal manera que se puedan extraer los estuches del fondo,
sin tener que extraer antes todos los estuches del frente. Para conseguir esta
disposición los estuches que se coloquen por delante de otros existentes, deben
tener una anchura igual o menor al inmediato posterior. Una vez extraído el
estuche seleccionado, los estuches frontales retirados por la pinza y que deben
ser devueltos al almacén se ubicaran en la misma coordenada X, pero
aprovechando al máximo el espacio dejado por el estuche seleccionado. Esta
operación debe actualizar la base de datos con las nuevas posiciones de los
estuches que han sido reubicados.
De manera regular o a petición del usuario, el sistema permite consultar los
productos caducados o con fechas próximas de caducidad, ofreciendo una gestión
adecuada a nivel de ofertas, previsión de reposición, etc.
Al principio de cada jornada, el sistema comprueba toda la base de datos en
búsqueda de cualquier producto ya caducado, descargándolo en la rampa de
salida. Mediante esta comprobación se asegura al 100% que nunca se podrá
suministrar un medicamento no apto.

CONCLUSIÓN.
El inventario es una parte primordial de muchas empresas, es el almacenamiento
de los bienes que se suministran o despachan a los consumidores o demandantes
con el fin de obtener una utilidad. Además, en algunos casos, el inventario también
los métodos y tecnologías que una empresa utiliza para mantener el negocio en
marcha y funcionando, con la finalidad de un mejor control en el desarrollo de un
pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de
inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y
contabilidad.
El análisis de las complejas relaciones que existen entre la determinación de los
pedidos de compra, la capacidad de almacenamiento y recepción tanto para la
bodega central y las farmacias auxiliares. Diseñar un sistema automatizado para el
control de inventario el cual permita conocer el stock en existencia de los
materiales y equipos de manera que se hagan los pedidos a tiempo.
El análisis detallado de la demanda del resto de productos a través de métodos de
pronósticos más sofisticados y de acciones administrativas, tales como la
agregación de estos productos en la bodega donde se almacenan.
La empresa no puede adivinar cuánto cree que puede vender en los próximos
meses con el fin de ordenar la cantidad de unidades de un determinado ítem de
inventario que se necesitarán en existencia.

BIBLIOGRAFÍA.
 Inventario, características, tipos e importancia disponible en
https://enciclopediaeconomica.com/inventario/#:~:text=Un%20inventario
 %20es%20un%20conjunto,del%20objeto%20de%20la%20empresa.
Consultado el 28-10-2020.
 Sistema de gestión de inventarios en empresas farmacéutica disponible en
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/9391/DOCUMENT
OFINAL.pdf?sequence=1&isAllowed=y consultado el 28-10-2020.
 Desarrollo de un sistema de control de inventario para la farmacia
disponible en http://biblioteca.utec.edu.sv/siab/virtual/tesis/941000392.pdf
consultado el 29-10-2020.
 Logística de suministro de medicamentos disponible en
https://www.sefh.es/bibliotecavirtual/ops/logistica.pdf consultado el 29-10-
2020.
 Sistema de almacén t y dispensación robotizada disponible en
https://www.interempresas.net/Logistica/Articulos/38349-Sistema-de-
almacen-y-dispensacion-robotizada-de-productos-farmaceuticos.html
consultado el 30-10-2020.