Actualizar una lista desplegable

automáticamente en Excel

Cuando creamos una lista desplegable en Excel,

definimos un rango de celdas como el origen de los
datos, y cada vez que necesitamos agregar o quitar
elementos a la lista debemos modificar la referencia
de dicho rango.
Esto hace que la actualización de los elementos de
una lista sea un proceso manual que puede quitarnos
tiempo. Sin embargo, existen un par de técnicas que
podemos utilizar para automatizar la actualización de
los elementos de una lista desplegable en Excel.
Lista desplegable basada en una tabla
El primer método, y el más simple de todos, es que
nuestros datos de origen estén en una tabla. De esta
manera, Excel se encargará de actualizar
automáticamente los elementos de la lista
 desplegable. A continuación, muestro los pasos para
crear este tipo de lista:
1. Una vez que has ingresado los datos de origen
dentro de una hoja, deberás seleccionarlos y pulsar
el comando Insertar > Tabla.

2. Excel identificará el rango de datos y mostrará un

cuadro de diálogo para confirmar la creación de
la Tabla. Deberás asegurarte de que Excel haya
detectado adecuadamente el encabezado de los
datos y pulsar Aceptar.
3. Ahora que la tabla ha sido creada, deberás
seleccionar la celda, o celdas, donde se creará la
lista desplegable e ir a la pestaña Datos >
Herramientas de datos > Validación de datos.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos,

deberás elegir la opción Lista y posteriormente hacer
clic en el botón de selección de rango.

5. En seguida deberás seleccionar los elementos de

la tabla recién creada, sin incluir el encabezado de
columna.
6. Deberás terminar la selección del rango y hacer
clic en el botón Aceptar para crear la lista
desplegable.

7. Al agregar un nuevo elemento en la tabla, Excel

actualizará automáticamente los elementos de la lista
desplegable.

Aunque el método descrito anteriormente es el más

sencillo para crear una lista desplegable basada en
una tabla, tiene una restricción, y es que la tabla
debe estar en la misma hoja donde se encuentra la
lista desplegable.
Si queremos olvidarnos de las restricciones y evitar
cualquier problema con la actualización de la lista,
puedes seguir los mismos pasos anteriores y crear la
lista utilizando la siguiente fórmula:

=INDIRECTO("Tabla1[Categorías]")

La función INDIRECTO se encargará de traducir la

cadena de texto en una referencia hacia la
columna Categorías de la Tabla1 y de esta manera la
lista quedará vinculada a la tabla de nuestro ejemplo.
Recuerda que al crear tu lista deberás indicar el
nombre de tu tabla y columna. La siguiente imagen
muestra la ubicación exacta donde debemos colocar
esta fórmula:
Aunque esta segunda alternativa puede tomarte
algunos segundos adicionales para ingresar la
fórmula, funcionará correctamente sin importar la
hoja donde se encuentre la tabla. Al implementar
adecuadamente cualquiera de los dos métodos
anteriores, la lista desplegable se actualizará
automáticamente al momento de agregar o remover
filas en la tabla.