LISTAS DESPLEGABLES EN EXCEL

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los
valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan
forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como
una flecha que nos permite elegir el valor deseado.

Tipos de listas desplegables

1. Listas desplegables que se generan automáticamente desde el menú contextual que

obtenemos al hacer click con el botón derecho del ratón y seleccionando "Elegir de la lista
desplegable...". Tienen una utilidad limitada, aunque se generan de forma rápida y
espontánea partiendo de una lista ya introducida en celdas.
2. Listas desplegables que se generan de forma personalizada desde el comando
"Validación de datos" que está en la ficha "Datos" de la cinta de opciones de Excel. Es la
forma más versátil de generar listas desplegables, pues se generan desde una celda,
dejando el dato seleccionado como introducido en ella y pudiendo ser replicadas
mediante autorrellenar o mediante copiar y pegar (por ejemplo). Además, el origen de los
datos que obtenemos en la lista, desde la versión 2007 en adelante, puede estar en otras
hojas de cálculo y no sólo en la hoja en la que se presenta la lista desplegable. Como
desventaja, tenemos que no se puede colocar en cualquier lugar (por ejemplo encima de
un gráfico), puesto que como hemos dicho, la propia lista desplegable ES una celda y nace
de una celda.
3. Listas desplegables generadas a partir de un control de formulario (llamadas "Cuadros
combinados"), desde el comando "Insertar" que hay en el grupo "Controles" de la Ficha
"Programador". Una de las características principales de estas listas creadas mediante el
control de formulario "Lista Desplegable", es que el item que se elige no queda
almacenado tal cual en una celda, sino que lo que se almacena es el número de orden del
item en la celda que nosotros indicamos al insertar el control. Por lo tanto, es necesario
indicar el rango de origen de los items y también la celda en la cual queremos que se
almacene el número de orden asociado del item elegido. En cuanto a las ventajas (frente a
las listas realizadas mediante "Validación de datos") está el hecho de que, al ser un control
de formulario, se puede mover y situar libremente por toda la hoja de cálculo, incluso
encima de imágenes, gráficos, etc.

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas, comenzamos por
seleccionar la celda que contendrá la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1.
Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.

Comando validación de datos en Excel

Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes pulsar
directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera de las opciones tal como
se muestra en la imagen superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.

CRITERIO DE VALIDACIÓN Y ORIGEN DE DATOS

En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los detalles sobre el criterio de
validación y el origen de los datos. En primer lugar debes elegir la opción Lista de todos los
criterios de validación.

En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene los valores que se
convertirán en las opciones de la lista desplegable.

Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos creados una lista desplegable en Excel.

El controlador de relleno

El controlador de relleno, corresponde a la mirilla que aparece cuando coloco mi puntero

sobre el extremo inferior izquierdo de mi selección. Ahora puedo arrastrarlo hacia abajo para
copiar. Si lo arrastro hacia arriba borrará los datos.

auto llenado

Excel trata de adivinar algún patrón complejo de una columna adyacente.

En la columna C tenemos los nombres completos de un grupo de clientes. Quiero separar el

apellido del nombre. Simplemente escribo un par de ejemplos de lo que quiero.

Antes de terminar de escribir, Excel me muestra una vista previa de lo que ha adivinado. Si
estoy de acuerdo, hago clic sobre ella. Esto es el auto llenado

Otra forma de hacerlo es seleccionando al menos dos celdas y luego en el menú de rellenar,
elijo auto llenado.

¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una
comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son una de las
herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes, análisis de datos,
etc.