Política organizacional.

Concepto y esquema en la empresa

Una Política Organizacional es una orientación o directriz que debe ser divulgada,
entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las
normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas empresariales son
guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,
sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este
sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los
objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas
desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.

Otro concepto: Una  política organizacional  es

un deliberado sistema de principios para orientar la toma de decisiones y lograr
resultados racionales. Una política es una declaración de intenciones, y es
implementado como un procedimiento o protocolo. Las políticas son generalmente
adoptadas por la Junta u órgano de gobierno de alto nivel dentro de una organización,
mientras que los procedimientos o protocolos serían desarrollados y adoptados por
altos funcionarios del ejecutivo. Las políticas pueden ayudar a la toma de
decisiones tanto subjetivas y objetivas. Las políticas para ayudar en la toma de
decisiones subjetivas suele ayudar a la alta gerencia a decidir los méritos relativos que
deben considerarse en una serie de factores antes de tomar decisiones y, como
resultado, a menudo son difíciles pruebas objetivas, por ejemplo, la política
de conciliación de la vida. En contraste, las políticas que ayudan en la toma de
decisiones objetivas generalmente son operativas en naturaleza y pueden ser
probadas objetivamente por ejemplo, la política de contraseñas. 1
El término se puede aplicar a gobiernos, organizaciones del sector privado y
grupos, así como a individuos. Órdenes del ejecutivo presidencial, políticas
corporativo, políticas de privacidad, y la parlamentaria de las reglas de orden son todos
ejemplos de la política. Política difiere de las reglas o la ley. Mientras que la ley puede
obligar o prohibir comportamientos (por ejemplo, una ley que requiere que el pago de
los impuestos sobre la renta), la política meramente guías acciones hacia aquellos que
tienen más probabilidades de lograr un resultado deseado.
Política o estudio de política también pueden referir al proceso de toma de
decisiones importantes de la organización, incluyendo la identificación de diferentes
alternativas como programas o prioridades de gasto, y elegir entre ellos sobre la base
del impacto que tendrán. Las políticas pueden ser entendidas como mecanismos
políticos, administrativos, financieros y administrativos dispuestos para alcanzar los
objetivos explícitos. En finanzas corporativas pública, una política contable crítica es
una política para una firma/empresa o una industria que se considera que tiene un
elemento subjetivo notablemente alta, y que tiene un impacto significativo en los
estados financieros.
 Tipos de políticas organizacionales:

Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de alto
impacto o criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de compensación, política
de la calidad, política de seguridad integral, entre otras.

Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas por su
alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad informática,
políticas de inventario, entre otras.

Metodología de implementación

 Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde

la necesidad, definición, hasta su redacción.
 Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las
revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los
involucrados.
 Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en
formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de
la misma.
 Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y
vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho
instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una
vez por año.

Beneficios de la aplicación de las políticas

 Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.

 Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
 Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su
puesto nuevos empleados.
 Facilita una comunicación abierta y promueve la honestidad.
 Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo.
 Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.
 Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.
 Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.

Recomendaciones

1. Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y

preciso, no deben existir ambigüedades.
2. La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa,
por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).
3. Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la
fase de mantenimiento.

Clasificación:

¿Cuáles son las políticas de una empresa?

La clasificación de políticas de una empresa varía según el alcance o tiempo de las

mismas, así como ámbito empresarial. No es lo mismo una política de aplicación única

a un departamento, que una que implica y compromete al conjunto de la empresa. Así,

podemos decir que las clases de política empresariales son de un modo u otro

dependiendo de:

Según el espacio de tiempo

En referencia al tiempo para que se crean podemos distinguir:

o Políticas a largo plazo: Hacen referencia a las reglas u objetivos, en su mayoría

realizables, que se pretenden en un período de tiempo a largo plazo, y que tienen en

cuenta factores de desarrollo y crecimiento.

o Políticas a corto plazo: Son aquellas que se establecen en base a prioridades y

urgencias, y que contemplan la solución de situaciones coyunturales y cuyo tiempo

límite es de dos a tres años. Aunque, en ocasiones, se puede dar el caso que sean por

un período intermedio, con perspectivas futuras y prorrogables a largo plazo.

Según el alcance o la jerarquía

Teniendo en cuenta al nivel de la empresa al que afectan:

o Políticas generales: Integran y son comunes a toda la empresa, marcan las

líneas y principios básicos, generales e inquebrantables. Deberán servir de referencia

para la redacción de las políticas específicas, y deben ir acorde a la estrategia y la

dirección que quiere tomar la empresa. Algunas de ellas son la Política de

Presupuestos o la Política de Calidad, aunque ésta última, en ocasiones, se adscribe a

la clasificación de Política Específica.

o Políticas específicas: También llamadas políticas de departamentos o

departamentales, atienden a los principios que deben regir cada departamento,

sección en particular o servicio. Si bien es cierto que cada compañía tiene sus propias

políticas específicas (tantas como departamentos, secciones, proyectos o necesidades

tenga), hay algunas que son las más compartidas por la mayoría:

o La política de Recursos Humanos

o La política de Teletrabajo

o La Política de Prevención de Riesgos Laborales

o La Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

o La Política Medioambiental

o También son frecuentes, en menor medida, la Política de Gestión de

Cambios y la Política de Responsabilidad Social Corporativa (cada vez más en alza,

 debido a actuales regulaciones y a la imagen pública que ofrece de empresa

consecuente y sostenible con el entorno).

Según el ámbito de la empresa

Podemos distinguir varios tipos de políticas según a qué se aplican:

o Política de Finanzas: Suelen ser dispares. No se puede afirmar que exista una

Política de Finanzas común y aplicable a todas las compañías, ya que cada empresa es

un mundo, y la dimensión, necesidades o fines de las mismas son totalmente distintos.

Las obligaciones tributarias, la contabilidad o los inventarios son algunas de las

materias reflejadas en esta política.

o Política de Operación: Plantea los patrones que impulsan la eficiencia y

dinamizan el proceso productivo que la empresa quiere fomentar. La programación de

pedidos y el vínculo con proveedores son funciones regidas por esta política.

o Política de Personal: Establece los marcos de actuación en materia de recursos

humanos (sueldos, ascensos, contrataciones, etc.)

o Política de Mercado: Fija los principios de acción de la empresa en

procedimientos o actividades laborales que proyectan la imagen de marca y su

adaptabilidad en el mercado, como puede ser la distribución, campañas de publicidad

o desarrollo de productos.
Normas
Son reglas específicas que se deben seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, o actividades en una organización para poder llevar a cabo el
cumplimiento de una política organizacional. Cabe destacar que forman parte del
contenido de las políticas organizacionales.

Otro concepto:
Normas de organización
Son las que regulan las estructuras y funcionamiento de la Administración; es
decir, de las organizaciones territoriales, especializadas y corporativas que la integran
en los distintos niveles. Aunque pueden diferenciarse claramente las reglas
de organización de las de relación entre sujetos jurídicos, tanto unas como otras
son reglas de derecho; por tanto, son elaboradas con los mismos requisitos,
promulgadas con efectos idénticos y rigen con el mismo «imperium». Mientras las
normas que regulan las relaciones intersubjetivas se denominarían Derecho individual,
que se asimilaría al Derecho privado, las normas de organización serían el Derecho de
grupos, que se asimilaría al Derecho público.

Otro concepto:
Las normas son reglas que se establecen con el propósito de regular
comportamientos para mantener un orden determinado, y son articuladas para
establecer las bases de un comportamiento aceptado dentro de una sociedad
u organización.

Las normas se pueden aplicar en distintos ámbitos de la vida y se espera que

sean aceptadas por todos. Existen diferentes tipos, que varían según el ámbito en el
cual son aplicadas: normas religiosas, normas jurídicas, normas morales, normas
sociales. El individuo comienza a comprender y conocer muchas de estas normas
desde pequeño.

Clasificación:
En todas las comunidades y organizaciones sociales existen normas a fin de
guiar nuestros comportamientos e identificar aquello que está o no permitido hacer en
diversas circunstancias. Por ejemplo, se debe hacer silencio en las bibliotecas, ceder el
puesto a las mujeres embarazadas en el transporte público, entre otras.
Normas jurídicas:
Las normas jurídicas son aquellas que dictan las diversas instituciones legales o
jurídicas del Estado a fin de controlar las conductas sociales, reducir los delitos y
demás acciones que atenten contra el bienestar social en general.

Se trata de normas que se encuentran escritas y aprobadas legalmente, por

tanto, su incumplimiento puede conllevar a diversas sanciones o multas, incluso, penas
de cárcel. Por ejemplo, la evasión de impuestos es penado por la ley, y depende de la
gravedad del asunto, la persona puede pagar una multa o ser encarcelado.

Otro concepto:

Normas legales (o escritas): Son normas escritas que han sido dictadas por los
órganos legislativos competentes del Estado (incluyendo las entidades públicas
subordinadas como las autonomías y los municipios). Ej. ley aprobada en las Cortes
Generales, orden ministerial, disposición emanada de las comunidades autónomas.
Normalmente necesitan un acto solemne de promulgación que acredita la existencia
de la misma (ej. en BOE)

NORMAS ISO:

Las normas ISO son un conjunto de normas orientadas a ordenar la gestión de

una empresa en sus distintos ámbitos. La alta competencia internacional acentuada
por los procesos globalizadores de la economía y el mercado y el poder e importancia
que ha ido tomando la figura y la opinión de los consumidores, ha propiciado que
dichas normas, pese a su carácter voluntario, hayan ido ganando un
gran reconocimiento y aceptación internacional.

Otro concepto:

Las normas ISO son establecidas por el Organismo Internacional de

Estandarización (ISO), y se componen de estándares y guías relacionados con sistemas
y herramientas específicas de gestión aplicables en cualquier tipo de organización.

LAS NORMAS NEGOCIALES O CONTRACTUALES: 

Son las contenidas en las cláusulas de los contratos o negocios jurídicos, puesto
que lo establecido en ellas por las partes, les obliga jurídicamente desde que los
acuerdos tienen carácter jurídico.
 Normas Estatutarias:
 Las leyes estatutarias están encargadas de desarrollar los textos
constitucionales que reconocen y garantizan los derechos fundamentales. No fueron
creadas dentro del ordenamiento con el fin de regular en forma exhaustiva y casuística
todo evento ligado a los derechos fundamentales".

Otro concepto:

Procedimientos Concepto:

Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste

en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra

parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos

predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser

único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos

que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que

ofrezcan más o menos eficiencia.

Por ejemplo: «El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta

kilogramos de mercadería ilegal», «No conozco cuál es el procedimiento para solicitar

un adelanto de sueldo», «Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún

problema para cumplir con la tarea que te indiqué».

Otro concepto;

Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es un método de actuación que consta de una progresión temporal
de pasos o etapas operativas encadenadas y relacionadas entre sí, formando de esta
manera una sola función completa. Cada una de estas etapas se encarga de diversas
actividades como ser desarrollo, investigación, control, gestión, producción, etc.,
dependiendo del área a la que pertenezca cada procedimiento.

En algunos ámbitos pueden ser procedimientos regidos a estrictas leyes, o ser

dados por el mismo flujo de trabajos, o estar determinado por alguna determinada

convención implícita.

Clasificación de procedimientos:
Clases de procedimientos
A continuación veremos los tipos más comunes de procedimientos y algunas de sus
características.

1. Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un procesos judicial general.

Está constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en sí
mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco
estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y
tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad
ligada al derecho y a los códigos legales.
Si bien dijimos antes los procedimientos forman parte de los procesos judiciales,
generalmente resultan siendo en sí un proceso judicial, aunque existen casos en los
que deben intervenir diversos procedimientos complementarios o secundarios, que
influyen en el desarrollo total de un proceso.
2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los
anteriores, está regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado.
Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de
actos por los cuales la administración pública realiza su deber. Por lo tanto, se ve
afectado por el principio de legalidad cuando se trata de casos públicos. En lo
referente a actividades privadas, debe seguir un determinado camino restricto a la
acción jurídica y atenerse a las normas legales pero no es necesario el ordenamiento
jurídico conocido y formalizado hacia la sociedad.
De todas maneras, en ambos casos se trata de todo el conjunto de operaciones y
acciones tomadas y realizadas en lo referente a la organización y estructuración de
los sistemas de funcionamiento de las entidades.
3. Procedimientos Informáticos: Se trata de los elementos que conforman una
operación, o varias, en un proceso informático. Cada fase se repite y tiene
información almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la
situación operativa sea de exactas características. Es decir, que cada uno de estos
elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma operación
comandada tiene que tener el mismo efecto resultante.
Son las instrucciones que se van determinando en una función de mayor o menor
complejidad, dependiendo de esto, una rutina informática puede estar conformada de
uno o miles de procedimientos paralelos o concatenados. Cada una de estos
elementos o fases están latentes y son ejecutados cada vez que se lo instruya
directamente o por relatividad.

 Técnicas de elaboración de procedimientos.

Técnicas de elaboración de procedimientos:

Cómo elaborar procedimientos:

Partes de un procedimiento.
Redactar, emitir y modificar
procedimientos y notas técnicas
Este artículo pretende ser una guía para principiantes para
explicar qué son los procedimientos y notas técnicas, qué
apartados tienen y cómo crearlos, emitirlos y modificarlos.

1. Tipos de documentos de una empresa:

Normas, manuales, procedimientos, notas
técnicas…
Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar
diferentes tipos de documentos. Entre ellos, tenemos
normas, manuales, procedimientos, notas técnicas, guías,
dossieres, informes, registros, etc. Todos estos están
incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de
Gestión Documental, que incluye las reglas sobre cómo
crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.

Aquí tienes de forma resumida cuáles son los principales

tipos de documentos de una organización:

Documentos creados desde fuera de la empresa:

–  Normativa, legislación y reglamentos: Esta es la base
legal que se debe cumplir. La dicta el poder legislativo y
ejecutivo del Estado, y en el caso español se divide en:
Disposiciones con carácter legislativo (leyes orgánicas,
leyes ordinarias, reales decretos legislativos, reales
decretos-ley, etc.), y reglamentos (reales decretos, entre
otros).
– Normas y estándares: Son normas que la empresa se
compromete a cumplir. Generalmente son normas ISO
(internacionales), europeas (EN), y en el caso de España,
normas UNE.  Por ejemplo, tenemos la norma ISO
9001 sobre los requisitos de los sistemas de gestión de
calidad, que es una de las más usadas.

– Especificaciones técnicas: Son documentos que pueden

provenir de nuestro cliente, o de nuestra propia empresa.
En ellos se indica qué requisitos debe cumplir un producto
o servicio deforma detallada.
Documentos creados por la empresa:
– Manuales: Son documentos de primer nivel donde se
definen los aspectos generales de la gestión empresa. Por
ejemplo, el Manual de Gestión de Calidad define los
principios del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), el
Manual de Medio Ambiente, el Manual de Seguridad y
Salud…  A veces estos manuales se suelen juntar en
un Manual de Gestión Integrado.
– Procedimientos operativos: Son documentos donde se
explica cómo se desarrolla una actividad o proceso. Suelen
ser los documentos más comunes, son de obligado
cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para
desarrollar cualquier Sistema de Gestión.

– Notas Técnicas e instrucciones: Son documentos de detalle

que desarrollan más a fondo el contenido de una actividad.
Están sobre todo enfocados al trabajo en campo.
– Guías: Son documentos orientativos similares a los
procedimientos y notas técnicas, pero con la salvedad de que
NO son de obligado cumplimiento.
– Registros: Son documentos donde se deja constancia de lo
que se ha hecho respecto a un proyecto, proceso o actividad
en un momento dado. Entre ellos están los informes, que son
resúmenes detallados de cómo se ha realizado una tarea o un
evento.
– Planes de calidad: Son documentos que se suelen elaborar al
principio de un proyecto, en muchos casos cuando un cliente lo
solicita. En los planes de calidad se detalla cómo se va a
realizar la gestión de calidad en el proyecto (incluyendo cuáles
son los procedimientos aplicables, PPI, …). También existen
otros tipos de planes, como el Plan de Seguridad y Salud, y el
Plan de Medio Ambiente.

– Dosieres / Dossiers: Son agrupaciones de

documentación. Normalmente se usan para guardar en un
mismo archivador toda la información (planes, registros…)
sobre un proyecto ya acabado, para poder certificar que las
actividades se han realizado conforme a los
procedimientos.

En el caso de realizar proyectos para un cliente, muchas

veces se exige que se elabore y entregue un Plan de
Calidad al principio del proyecto, y un Dossier final de
calidad al acabar.

– Otros tipos de documentos: Actas de reunión, programas,

comunicaciones, estudios, instrucciones, listas, manuales
de uso, memorias, notas, planos, partes de desviación,
cartas y correspondencia…

2. Partes de un procedimiento
Una vez definido qué es un procedimiento, pasamos a
detallar qué apartados debe incluir:

– Portada: La primera página del procedimiento suele

incluir el título, código, fecha de redacción, numero de
versión (o revisión), índice de contenido, número total de
páginas, nombre y firmas de las personas que lo han
preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el
control de calidad, si aplica).
– Distribución: Aquí se nombran los departamentos o
personas a las que se les debe distribuir el procedimiento
una vez emitido.

– Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del

propósito y contenido del procedimiento. Además, en el
alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el
mismo.
– Referencias: Se enumeran los documentos que han influido
en la elaboración del presente procedimiento. (por ejemplo la
legislación aplicable, el manual de gestión integrada u otros
procedimientos relacionados con el procedimiento actual).
– Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que
se usen en el contenido del procedimiento.
– Responsabilidades: Una lista con los responsables
(personas o departamentos) encargados de realizar las
actividades que se describen en el procedimiento.
– Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la
actividad a realizar. Este apartado es el más importante del
procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho,
se podría decir que todos los apartados anteriores sólo sirven
para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.
– Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se
considera importante pero que ocupa demasiado espacio como
para incluirlo en el apartado de descripción. Se suelen poner
aquí tablas, planos, esquemas, etc.

De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se

pueden omitir, y sólo son realmente imprescindibles la portada
y la descripción con el desarrollo del contenido.

Acerca de otros documentos como notas técnicas o guías,

muchas veces suelen seguir el mismo índice que los
procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar.

 
3. Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar
y modificar procedimientos y otra
documentación
Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que
se deben seguir. En cada organización esto se hace de forma
diferente, pero todas siguen unas reglas comunes.

A continuación te exponemos los aspectos más importantes a

la hora de redactar un procedimiento:

– Se debe codificar con un código único que lo identifique.

– Se debe indicar quién lo ha redactado, revisado y aprobado,

y en su caso, quién ha hecho el control de calidad. Esto se
suele hacer añadiendo a la portada una casilla con las firmas, o
si se emite digitalmente, indicándolo así.

– Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las

que afecte.

– Procedimientos, notas técnicas, informes y cualquier otro tipo

de documentos y registros que sean susceptibles de ser
auditados en el futuro, deberán quedar archivados y
disponibles para su consulta.

– Para modificar un documento, se suelen usar números de

versiones (o revisiones). De forma que al hacer una nueva
revisión, se debe indicar qué cosas se han cambiado respecto
a la revisión anterior (con una tabla resumen de “control de
cambios” o resaltando de otro color en el propio documento los
párrafos nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar
numeradas empezando por la revisión cero (versión inicial) y
añadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el
documento (1, 2 ,3…).

– Por último, se debe asegurar que las personas que lo usan,

dispongan de la revisión en vigor del documento.

 
4. Ejemplo de procedimiento
A continuación tienes un ejemplo de portada de un
procedimiento. En este caso sería la portada de la revisión 2, y
se ha optado por poner una tabla con el control de cambios
debajo del índice.
Flujogramas: definición:
Definición de Flujograma

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una

línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el

flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y

relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un
determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los
proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar

las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual
aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas
intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los
procesos.
Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para
representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la
secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.
Entre los símbolos más comunes se destacan: elipse-límites (identifica el inicio y el fin
de un proceso), rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el
nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro
del símbolo), cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de
la correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda)
y rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una
decisión. La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo
enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.
Existen diversos tipos de flujograma: de acuerdo a la forma (vertical, horizontal,
panorámico o arquitectónico), por el propósito (de forma, de labor, de método,
analítico, de espacio, combinado).

Clasificación:
formas de elaboración:
simbología.
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente
hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio
de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de
Flujograma o Diagramas de Flujo, características, tipos,
simbología, diseño y elaboración.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma,
es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronológica. Según su formato o propósito, puede
contener información adicional sobre el método de ejecución de las
operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de
Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión,
las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama
de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento
administrativo.
Importancia:
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a
designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de
este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre
lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de
las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en
toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de
las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para
algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas
de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la
definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de
flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo
con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar
esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la
existencia de sistemas de información para la administración.
2. Características de los Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
 Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso
deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por
tanto dejan de ser prácticos.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los
diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos
permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en
cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos
principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos
o detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

 Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los
aspectos del procedimiento.
 Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
 Es un medio para establecer un enlace con el personal que
eventualmente operará el nuevo procedimiento.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

 De uso, permite facilitar su empleo.
 De destino, permite la correcta identificación de actividades.
 De comprensión e interpretación, permite simplificar su
comprensión.
 De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
 De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
 De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere
de recursos sofisticados.

3. Tipos de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma:
a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va
de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de
un proceso con toda la información que se considere necesaria,
según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones,
va de izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una
sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión,
aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea
vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato
vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma
o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El
 primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras
que los últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy
pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la
secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que
atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos
puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva.
Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número
de individuos diferentes o a unidades de la organización.
b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o
fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato
horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la
gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal,
cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.
c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo
representan las operaciones que se efectúan en cada una de las
actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el
puesto o departamento que las ejecutan. El término labor
incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato
vertical.
d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines
de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada
operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y
dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las
operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y
la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una
de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es
importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o
alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia
que recorre una forma o una persona durante las distintas
operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio
por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el
tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas
de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical
para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se
hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de

varios puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de
Flujogramas o Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis
del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y
líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o
convencionales ( de operación, transporte, control, espera
y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio
recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
b. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para
ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos
que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy
usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya
que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y
comparar la distribución de las tareas para una posible
racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la
secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera
horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el
vertical.
d. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que
representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual
con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología
mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se
restringe a líneas y columnas preestablecidos en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar

los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones,
decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las
actividades de los sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Por su presentación:
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de
destacar determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de
arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va
de izquierda a derecha en forma descendente
 c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar
o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total
de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una
columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de
personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones
a través del espacio donde se realizan

Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con
poca o ninguna descripción de operaciones con poca o
ninguna descripción de operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como
quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las
realiza y la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo
hacer cada operación, sino para qué sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o
una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con
textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con
recursos de software.

4. Simbología de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
 Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa
tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento
(entrada), como la mención de que la información ya ha sido
procesada.
 Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad
o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor,
forma o disposición de la información.
 Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún
comentario al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará
indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al
símbolo en que se requiere esa nota.
 Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones
físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la
información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o
bien cuando interese unir informaciones aisladas. 
 Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un
documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un
 listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética).
Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán
presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno
para la copia y así sucesivamente.

0
12
 Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier
documento o información. Es conveniente aclarar siempre que
documentos se están destruyendo. 
 Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso
o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el
estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se
realizan en ese lugar. 
 Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una
actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos
diferentes. 
 Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza
cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las
actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las
actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las
actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran
diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy
parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.

Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza

para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de
alternativas. 
 Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes,
cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una
sola: 
 Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por
diferentes fuentes:
 bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a
otras fuentes:

Según Chiavenato, Idalberto 1.993:

 El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del
proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se
aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.  
 La flecha o pequeño circulo corresponde a un transporte o tarea de
llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o
documento es trasladado de un lugar a otro.

O 
 El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o
de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen
operaciones. Ejemplo: verificación de una firma. 
 La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por
congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión por
parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por
agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir
el proceso. 
 El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una
interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser
un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se
archiva (cuando se trata de documentos).

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

 Operación: Indica las principales fases del proceso, método o
procedimiento. 
 Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. 
 Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los
empleados, material y equipo de un lugar a otro. 
 Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los
hechos. 
 Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento
o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en
un almacén.

5. Diseño y Elaboración de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la
siguiente:
b.
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que
realiza cada uno de los pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos
proporcionales a las formas o documentos representados. Sin
embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede
eliminarse empleando solamente el buen juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las
mismas dimensiones.
 f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un
triángulo negro en la esquina inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente
poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden.
Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original
siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán
numeraciones ascendentes.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que
intervienen.
j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea
con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos
identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una
sola línea.
k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se
representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes
tengan una ligera tendencia hacia abajo.
m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que
aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña
descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que
identifica la acción.
o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el
empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos,
imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las
originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al
centro el nombre con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se
recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior
izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece
por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario
pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se
muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la
letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el
lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las
cuales son:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que
representan a los departamentos, secciones o dependencias
involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección
debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o
secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se
describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma
aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que
las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de
flechas en sus extremos terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con
claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia
del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente,
temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o
minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en
el procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se
indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando
varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante
una inflexión en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola
hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra
página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un
circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele
llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los
flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los
subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que
se relacionan con ellos.
c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un
dispositivo de plástico con los símbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte
superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de
izquierda a derecha.
 e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente
el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el
número de páginas.
f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos,
utilizar conectores para reducir su número.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o
diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que
aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo
se harán con las líneas que salen.
i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de
palabras.

Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas

1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser
realizada con frases breves y sencillas
2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la
forma que se utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe
coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una
gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al
símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

Nosotros nos quedamos con Gómez Cejas, Guillermo ya que estamos de

acuerdo con su teoría respecto a que los flujogramas, no son mas que un
diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este. Las características, tipos,
simbologías, diseño y elaboración de los flujogramas son las más
acertadas y las que más se aplican.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el
trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se
quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de
manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los
diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las
mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los
principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y
sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica,
ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.
Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su
extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de
diferentes maneras:
Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.
Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio,
combinados.
6. Conclusión
Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy
rara vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento,
desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad,
un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.
Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya
que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de
procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a
ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por
tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar
un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se
puede decir que los símbolos más usados son:
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenamiento
7. Bibliografía
GOMEZ CEJAS, Guillermo.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, Análisis y Diseños.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.997.
Pág. 96 a la 103, 107 a la 117.
CHIAVENATO, Idalberto.
INICIACIÓN A LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.993.
Pág. 66 hasta 72.
La
GÓMEZ RONDÓN, Francisco.
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.995.
Pág. 104 hasta 114
https://aprendiendocalidadyadr.com/diagrama-de-flujo-o-flujograma/