Concepto y esquema en la empresa Poltica Organizacional Es la orientacin o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organizacin, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada rea de la organizacin. Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias. Las polticas deben ser dictadas desde el nivel jerrquico ms alto de la empresa.
Normas Son reglas especficas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, o actividades en una organizacin para poder llevar a cabo el cumplimiento de una poltica organizacional. Cabe destacar que forman parte del contenido de las polticas organizacionales.
Tipos de polticas Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organizacin, son de alto impacto o criticidad, por ejemplo: polticas de presupuesto, polticas de compensacin, poltica de la calidad, poltica de seguridad integral, entre otras. Especficas; son las que aplican a determinados procesos, estn delimitadas por su alcance, por ejemplo: poltica de ventas, poltica de compras, poltica de seguridad informtica, polticas de inventario, entre otras.
Metodologa recomendada
Fase I: Diseo y desarrollo de la poltica, en la cual se contempla desde la necesidad,
definicin, hasta su redaccin.
Fase II: Validacin y aprobacin de la poltica, se procede a realizar las revisiones y
ajustes requeridos, para su posterior aprobacin por parte de los involucrados.
Fase III: Divulgacin a todos los niveles de la organizacin, consiste en formalizar a
todos los miembros de la organizacin la vigencia y aplicacin de la misma.
Fase IV: Mantenimiento de la poltica en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a
los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por ao.
Beneficios de la aplicacin de las polticas
Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.
Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.
Es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto nuevos
empleados.
Facilita una comunicacin abierta y promueve la honestidad.
Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo.
Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.
Son indispensables para una adecuada delegacin de autoridad.
Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.
Recomendaciones 1. Su redaccin debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigedades. 2. La poltica es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir). 3. Debe ser adaptable a travs del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento. No parece tan difcil. En efecto, definir las polticas no es difcil, el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa no controla su futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo nico que puede hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando cada tormenta que se presenta con una
tripulacin pobremente coordinada que aplica su mejor saber y entender, con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y con un final previsible: el agotamiento y el desastre. La poltica es el faro, todos en el barco lo miran y todos en el barco saben ahora hacia donde van, saben donde est el puerto. Y cuando lleguen volvern a partir, guiados por otro faro y hacia un nuevo puerto. Siempre habr tormentas, los oficiales coordinarn los esfuerzos y conocimientos de la tripulacin, juntos decidirn como llegar al puerto y medirn da a da el avance corrigiendo inmediatamente los desvos y eliminando sus causas.
Misin Visin Poltica Objetivo Meta
Estos trminos suelen generar confusin porque no hay un criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir, establecer e implementar las polticas de la empresa, los conceptos asociados a estos trminos son de gran utilidad. La definicin de la misin ayuda a clarificar las posiciones y creencias de los integrantes de la direccin de la empresa y a unificar criterios bsicos. No es estrictamente necesario definirla para arribar a las polticas, especialmente en el caso de un nico director o dueo, pero siempre es recomendable hacerlo, sobre todo para transmitir al personal los valores que constituyen la base de la cultura de la empresa. La visin es imprescindible, sobre ella se construyen las polticas de la empresa. Ejemplos de visin son: si la empresa es mediana, seguir siendo mediana o la direccin quiere construir una gran empresa?, si la empresa es lder en su pas, se plantea extender su liderazgo al continente o al mundo? Quizs la empresa nunca podr realizar su visin, pero trabajar siempre en pos de ella. Si la poltica es el faro, la visin es la estrella. Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que llevarn al cumplimiento de la poltica. En lo que se refiere a las metas, cuando el cumplimiento del objetivo implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultneas o no, es posible hablar de metas. Tambin deben ser cuantitativas y medibles. As, por ejemplo, si un objetivo para el 2003 es Aumentar las ventas un 5%, pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivos del 5%.
Cmo cumplir con las Polticas de la Empresa?
Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir polticas cumplibles. Para ello, al definir las polticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y externos que inciden en el cumplimiento de las mismas. El anlisis interno incluir:
La cultura de la empresa
Los recursos disponibles
Otras debilidades y fortalezas de la empresa
El externo: Las variables del entorno, tanto nacional como internacional:
Econmico
Sociales
Tecnolgicas
Poltico-legales
La competencia
Otras amenazas y oportunidades
La necesidad de este anlisis se hace evidente si consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre el xito de polticas que apunten a la importacin, exportacin o sustitucin de importaciones es por todos conocida. El entorno rpidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las polticas. Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las polticas, luego deben ser cuantitativos y medibles. Al igual que en el caso de las polticas, al definirlos, es necesario considerar si estn afectados por factores internos y externos y en que grado. En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir:
Responsable del cumplimiento del objetivo
Plazo de cumplimiento
Variable a medir
Mtodo y frecuencia de medicin
En todos los casos el rea de Direccin de la empresa debe, adems de suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del cumplimiento del objetivo posee las competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la adecuada capacitacin.
El trmino planificacin engloba las actividades de identificacin y anlisis de factores internos
y externos, la toma de decisiones requerida para definir la poltica, objetivos y acciones, y el anlisis de riesgos potenciales y oportunidades emergentes de las decisiones tomadas. Cuando no se cumplen los objetivos y metas es necesario incorporar actividades de anlisis de causa para encontrar la causa raz del incumplimiento y, una vez determinada, eliminarla. Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman estrategia de la empresa al proceso que comienza con la definicin de la misin y finaliza con el cumplimiento o no de los objetivos. Sin embargo no hay criterios unificados sobre el empleo de la palabra estrategia, tiene tantos significados como autores que escriben sobre ella.
Las Polticas y los Sistemas de Gestin
Las estadsticas que emite la norma ISO anualmente muestran un constante incremento en el nmero de empresas que certifican Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislacin vigente, las empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos sistemas, as como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus necesidades, requieren compromisos especficos. De manera que, al definir las polticas, es conveniente considerar los requisitos tanto de los sistemas vigentes como de aquellos cuya incorporacin est prevista en un futuro prximo.
Las Polticas y la Comunicacin
De nada sirven las polticas si no son comunicadas y comprendidas por todos los integrantes de la empresa. Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus propias palabras, de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de las polticas de la empresa. No es una exageracin empapelar la empresa con las polticas, slo se alcanzarn los objetivos si el personal incorpora las polticas a su manera de pensar y lo refleja en sus actitudes. La Direccin debe ser plenamente consciente de su papel en este proceso, no hay posibilidades de xito si ella no predica con el ejemplo. El personal sigue atentamente las actitudes de la direccin y slo incorpora las polticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica que la direccin ya lo ha hecho. La direccin es la guardiana de las polticas y lo demuestra da tras da y siempre en cada una de sus palabras, actitudes, acciones y decisiones. No es difcil establecer las polticas, lo difcil es cumplirlas.
A continuacin una breve video-leccin impartida por la profesora Alicia Silva, de la UNAD, en la cual se define qu es una poltica empresarial, cules son los propsitos de las polticas empresariales y cules son los requisitos de una poltica empresarial
Polticas y principios de la empresa
Nuestra misin consiste en desempear un papel en el desarrollo y mejora de la sociedad a travs
de la produccin y venta de herramientas elctricas. Nuestra filosofa corporativa da una alta prioridad a las actividades ambientales.
Poltica de calidad
1 - Makita se esfuerza diariamente para vivir en armona con las necesidades de la sociedad actual. Esta sociedad cumple con las leyes y reglamentos establecidos. 2 - Makita valora a sus clientes. 3 - Makita se gestiona de una manera coherente y proactiva. 4 - Makita valora la cultura corporativa, animando a cada individuo a realizarse al mximo nivel (una empresa feliz).
Metas a largo plazo
Makita se ha fijado como objetivo consolidarse en el sector como proveedor global de
herramientas. Ofrecemos una amplia gama de herramientas que ayudan a las personas en la creacin de hogares y formas de vida.
Poltica ambiental
Como proveedor mundial de herramientas elctricas el objetivo de Makita es llevar a cabo una amplia gama de actividades para la proteccin del medio ambiente. Tomamos en consideracin la biodiversidad para construir una sociedad prspera para las generaciones futuras.
Polticas
1 - Estructura administrativa ambiental. Para llevar a cabo nuestro negocio que proteja el medio ambiente se organiza la estructura administrativa medioambiental a escala global.
2 - Mejora continua y prevencin contra la contaminacin. Makita se esfuerza en mejorar
continuamente la calidad de sus actividades de proteccin del medio ambiente y prevenir la contaminacin. 3 - Makita cumple con las leyes, reglamentos y normas relativas al medio ambiente. Por otra parte, Makita, toma medidas preventivas contra la contaminacin del medio ambiente. 4 - Establecimiento y revisin de objetivos y metas. Makita se esforzar en comprender los impactos ambientales y revisar peridicamente los objetivos y metas que se hayan preestablecido. 5 - Reduccin de la carga ambiental. Makita se esfuerza en reducir las siguientes cargas ambientales: - Reduccin del efecto invernadero (CO). - Reduccin de los residuos industriales y fomentar la reutilizacin de los residuos. - Sustitucin de las sustancias con posible riesgo ambiental y control de emisiones. - Disear y desarrollar los productos en conciencia con el medio ambiente. Makita dar a conocer esta poltica medioambiental a todos sus empleados a travs de la comunicacin interna, y desarrollar canales para su propagacin a nuestros usuarios.
