Guía para prevención y actuación en situaciones

de riesgo en el TELETRABAJO

Elaborada por:
Comité de Diseño de Producto
Revisado y aprobado:
Comité de Producto ARL

Bogotá - Colombia, 2015

ARL
Guía para prevención y actuación
en situaciones de riesgo
en el TELETRABAJO

Índice
1. Marco legal de referencia
2. Alcance de la guía
3. Introducción
4. Definiciones
Teletrabajo
Teletrabajador
Tipos de teletrabajadores
Tecnologías de la comunicación
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
Salud
Accidente de trabajo
Enfermedad laboral
5. Derechos y obligaciones
5.1 Por parte del empleador
5.2 Por parte del teletrabajador
6. Medidas preventivas en el lugar de trabajo
6.1 Documento de Teletrabajo
6.1.1 Condiciones
6.1.2 Métodos de trabajo
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Índice
6.1.3 Uso adecuado de equipos y programas informáticos
6.1.4 Requisitos técnicos y estructurales
6.1.5 Mantenimiento
6.1.6 Confidencialidad y seguridad de los datos
7. Medidas preventivas en el lugar de teletrabajo
7.1. Evaluación inicial
7.2. Medidas de prevención y control
7.2.1 Factores de riesgo locativo y confort ambiental
7.2.2 Factores de riesgo ergonómico
7.2.3 Condiciones de seguridad: físicas, informáticas, eléctricas, etc.
7.2.4 Riesgo psicolaboral
7.2.5 Actividades complementarias
8. Bibliografía
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1. Marco legal de referencia 2. Alcance de la guía

LEY / AÑO CONTENIDO

Decreto 1443 de Por el cual se dictan disposiciones para la

2014 implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Ley 9 de 1979 Código Sanitario Nacional.

Resolución 2400 Disposiciones sobre vivienda, higiene y

de 1979 seguridad en los establecimientos de
trabajo.

Decreto 1295 de Organización y administración del Sistema

1994 General de Riesgos Profesionales.

Ley 1221 de Por la cual se establecen las normas para El siguiente documento presenta los parámetros
2008 promover y regular el Teletrabajo y se dictan generales para que una empresa, con la asesoría de
otras disposiciones.
la ARL AXA COLPATRIA, prevenga las condiciones de
Decreto 884 de Por medio del cual se reglamenta la riesgo presentes en el lugar de trabajo al implementar
2012 Ley 1221 de 2008 y se dictan otras un proyecto de Teletrabajo en el territorio nacional.
disposiciones.
Esta guía puede ser adaptada a las necesidades
Ley 1562 de Por la cual se modifica el Sistema General y especificaciones de cada compañía y sector
2012 de Riesgos Laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de Salud
económico.
Ocupacional.
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3. Introducción

El Teletrabajo se define a partir de sus tres

características básicas como:

Una actividad laboral que se ejecuta fuera de la organización,

en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.
La utilización de tecnologías para facilitar la comunicación sin
necesidad de estar en un lugar físico determinado para cumplir
El pasado 30 de abril de 2012, el Gobierno
ciertas funciones.
Nacional expidió el Decreto 884, por medio del
Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea
cual reguló ciertos aspectos de la Ley 1221 de
las formas de comunicación interna de la organización y
2008, en la que el Congreso de la República
en consecuencia, genera nuevos mecanismos de control y
fijó el marco normativo del Teletrabajo, cuyo
seguimiento a las tareas.
propósito era promover y regular esta modalidad
laboral como un instrumento de generación de
Para garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores del
empleo y autoempleo mediante la utilización
sector público y privado, es necesario regular las condiciones
de las tecnologías de la información y la
especiales que regirán las relaciones entre estos y los
comunicación (TIC).
empleadores, en donde un aspecto fundamental es asegurar las
mejores condiciones de salud y trabajo posibles.
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4. Definiciones
Teletrabajador
Teletrabajo

Es la persona que en el marco de una relación laboral

Es una forma de organización laboral que se
efectúa en el marco de un contrato de trabajo
o de una relación dependiente, que consiste
en el desempeño de actividades remuneradas
utilizando como soporte las tecnologías de
la información y la comunicación –TIC– para
el contacto entre empleador y trabajador, sin
requerir la presencia física de este último en
un sitio específico de trabajo. (Artículo 2°, Ley
1221 de 2008).
dependiente, utiliza las tecnologías de la información y
la comunicación como medio o fin para realizar su labor
fuera de la organización, en cualquiera de las formas
definidas por la ley. Según su jornada laboral puede
clasificarse como de tiempo completo, de tiempo
parcial o complementario.
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Tipos de teletrabajadores

AUTÓNOMOS: Utilizan su domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, puede
ser una pequeña oficina o un local comercial. En esta categoría se encuentran las personas que trabajan
siempre fuera de la empresa y solo acuden a la oficina en algunas ocasiones.

MÓVILES: Son aquellos que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para
el desarrollo de su labor son las tecnologías de la información y la comunicación en dispositivos móviles.

SUPLEMENTARIOS: Laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una
oficina.
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Tecnologías de la comunicación
Ser Convivir
“Al hablar de tecnología, es
pertinente mencionar la combinación
entre infraestructura,dispositivos,
contenidos y aplicaciones, cuyo uso
y apropiación adecuados permiten
alcanzar las metas organizacionales”,
mediante conexiones a través de
sistemas de información seguros, que
le ayuden a la empresa a reducir la
inversión en equipos de su propiedad. Saber Hacer
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Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo SG-SST
Salud

Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por

etapas, basado en la mejora continua que incluye
la política, organización, planificación, aplicación,
evaluación, auditoría y acciones de mejora que deban
“Es un estado de completo bienestar físico, mental y
ejecutarse, con el objetivo de anticipar, reconocer,
social, y no solo la ausencia de enfermedad o dolencia”
evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
(Organización Mundial de la Salud).
seguridad y salud en el trabajo.

El sistema de Gestión deberá tener cobertura sobre

todos los trabajadores independientemente de su
forma de contratación.
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Accidente de trabajo

Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica,
una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador; durante la realización de
una labor bajo su autoridad, aún fuera del área y horas laborales; durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los
lugares de labor o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador; durante el ejercicio de la función sindical siempre
que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función y aquel que ocurra en la ejecución de actividades recreativas,
deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del contratante o de la empresa usuaria en el caso de
trabajadores de compañías de servicios temporales que se encuentren en misión (Artículo 3°, Ley 1562 de 2012).
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Enfermedad laboral

Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o al medio en
que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional determinará en forma periódica las afecciones
que se consideran como laborales; en el caso en que alguna no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero
se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional, será reconocida como tal, conforme lo
establecido en las normas legales vigentes (Artículo 4°, Ley 1562 de 2012).
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5. Derechos y obligaciones
5.1 Por parte del empleador
“El empleador tiene la responsabilidad de velar por
la seguridad y salud de los trabajadores, acorde a lo
establecido en el Artículo 56 del Decreto Ley 1295 de
1994, la Circular Unificada de 2004 y demás normas
que los modifiquen o adicionen, en complemento
a otras responsabilidades asignadas a todos los
actores de SGRL. Igualmente, es el responsable de la
gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de forma
permanente,con alcance sobre todos los lugares de
trabajo y trabajadores independientemente de su forma
de contratación o vinculación, incluidos los contratistas
y subcontratistas.” Adicional el empleador deberá
reglamentar los lineamientos para el ejercicio del
teletrabajo en la empresa y garantizar la participación
efectiva del teletrabajador en las actividades del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
De acuerdo con el Artículo 21 del Decreto 1295 de 1994, el empleador es
responsable de:
a) Pagar la totalidad de la cotización del personal a su servicio.
b) Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad Administradora de
Riesgos Laborales correspondiente, dentro de los plazos estipulados.
c) Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los
ambientes de trabajo.
d) Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa, procurando su financiación.
e) Notificar a la ARL a la que se encuentre afiliado, los accidentes de trabajo
y las enfermedades laborales.
f) Registrar ante el Ministerio del Trabajo el Comité Paritario de Salud
Ocupacional o al vigía ocupacional correspondiente.
g) Facilitar la capacitación de los trabajadores a su cargo en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
h) Informar a la ARL las novedades laborales de sus trabajadores, incluidos
el nivel de ingreso y sus cambios, las vinculaciones y retiros.
En lo referente al Teletrabajo, las obligaciones del empleador en riesgos
laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST) son las definidas por la normatividad vigente (Parágrafo 2,
Artículo 26, Ley 1562 de 2012).
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5.2 Por parte del teletrabajador

Según el Artículo 22, Decreto 1295 de 1994, son obligaciones de los teletrabajadores:
a) Procurar el cuidado integral de su salud.
b) Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
c) Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores en este decreto.
d) Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la empresa y
asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por las Administradoras de Riesgos Laborales.
e) Participar en la prevención de los riesgos a través de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional, o como vigías ocupacionales.
f) Los pensionados por invalidez, deberán mantener actualizada la información sobre su domicilio, teléfono y demás datos que sirvan para
efectuar las visitas de reconocimiento.
Además, deberán informar a la ARL correspondiente, el momento en que desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorgó la pensión.
En lo referente al Teletrabajo, las obligaciones del empleador en riesgos laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) son las definidas por la normatividad vigente (Parágrafo 2, Artículo 26, Ley 1562 de 2012).
“Referente al Teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), son las
definidas por la normatividad vigente” (Parágrafo del Artículo 27, Ley 1562 de 2012).
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6. Medidas preventivas en el lugar de trabajo 6.1 Documento de teletrabajo

El empleador de manera previa a la implementación del

teletrabajo en su empresa, deberá establecer un proceso
de autoevaluación para determinar las necesidades de la
empresa y los recursos disponibles, un piloto para probar
la viabilidad del modelo en trabajadores voluntarios, Es recomendable que la negociación y establecimiento
aptos para el proceso y que permita evaluar su éxito, de las condiciones en que se enmarcarán las
una evaluación de resultados que permitan tomar una relaciones de Teletrabajo, queden estipuladas en un
decisión final sobre la implementación del teletrabajo documento complementario al contrato normal de
para finalmente pasar o no a su adopción y seguimiento. trabajo, teniendo en cuenta que hagan parte integral
Una vez se han considerado los anteriores aspectos, la del SG-SST, para clarificar y especificar detalladamente
empresa debe modificar su reglamento interno y política aquellas áreas que serán modificadas.
de Seguridad y Salud en el Trabajo, para incorporar las
modificaciones que requiere esta forma de contratación.
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Algunos de los factores a contemplar son:

6.1.1 Condiciones

Aspectos como las horas laborales, el lugar, la accesibilidad del trabajador a los requerimientos de la empresa, los
desplazamientos, las vacaciones, etc., han de ser contemplados en el documento. Respecto a las horas de trabajo,
puede pactarse una cantidad diaria o semanal estableciendo un sistema de justificación de las mismas, sin embargo,
ha de tenerse en cuenta que deben primar los resultados sobre las formalidades.

En cuanto al lugar de trabajo, algunas empresas exigen ciertas condiciones mínimas a cumplir en el área destinada a
laborar. Así mismo, han de establecerse los momentos del día y los días de la semana en que el trabajador ha de estar
accesible y disponible para la empresa.

De esta forma se evita una disponibilidad de 24 horas e interrupciones continuas, permitiéndole una mayor
organización de su tiempo.
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6.1. Uso adecuado de equipos

y programas informáticos
6.1.2 Métodos de trabajo

En el sector privado, el empleador debe incluir en el Reglamento Interno de

Trabajo, todo lo relacionado con el adecuado uso de equipos, programas y
manejo de la información, con el fin de permitir y facilitar la implementación
El menor contacto directo con la empresa puede
del Teletrabajo como una forma de organización laboral. Además, debe
requerir el establecimiento de procedimientos y
informar al teletrabajador sobre las restricciones en el uso de equipos y
métodos formalizados de trabajo: a quién reportar, de
programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de
qué forma, cuándo, etc.; así como diferentes tipos de
datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y en
comunicación: teléfono, carta, fax, correo electrónico,
general, las sanciones que puede acarrearle su incumplimiento.
periodicidad de reuniones, etc.
Para los servidores públicos, las entidades deben adaptar los manuales
de funciones y competencias laborales , con el fin de permitir y facilitar la
implementación del Teletrabajo.
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6.1.4 Requisitos técnicos y estructurales 6.1.5 Mantenimiento

El escenario ideal consiste en que el teletrabajador vea

reproducido el escritorio de su puesto de trabajo en el
que utiliza para realizar sus funciones. Por lo tanto,
los recursos técnicos a su disposición, deben facilitar
el desarrollo de la actividad habitual en condiciones
similares a las de la empresa. Esto supone, por un lado,
disponer de las mismas herramientas, aplicaciones
o comunicaciones, y por el otro, tener acceso a la
información, documentación, servidores y bases de
datos donde se almacene la misma.
Se debe estipular cada cuánto tiempo se realizará el mantenimiento y las
revisiones correspondientes, quién los va a realizar (el servicio técnico de la
empresa, servicios externos, etc.) y cuáles van a ser los criterios o estándares
bajo los que se van a llevar a cabo. Además, es conveniente determinar
quién está autorizado a utilizar el equipo informático, si es posible usarlo
para usos distintos al trabajo y qué hacer si se estropea.
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6.1.6 Confidencialidad y seguridad de los datos
Buscando proteger la confidencialidad de la
información de la empresa, pueden establecerse
procedimientos para el acceso a la misma,
vetar la salida de ciertos documentos, instaurar
sistemas de claves, exigir la adopción de sistemas
de seguridad en el hogar (antirrobo, cerraduras),
etc.
7. Medidas preventivas en el lugar de teletrabajo
Independientemente de la actividad económica, el objetivo de toda organización
con ánimo de lucro es lograr la mayor productividad posible. Sin embargo, este
objetivo debe ser alcanzado brindando las más altas condiciones de salud y
seguridad para todos los colaboradores, por lo tanto, los teletrabajadores no
pueden ser ajenos a las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo que se estipulen en la compañía.
Para establecer un Plan de Prevención de Riesgos Laborales en tan diversos
lugares de trabajo, se debe partir de un diagnóstico inicial de las condiciones de
cada lugar.
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7.1 Evaluación inicial

El teletrabajador debe diligenciar, en compañía del encargado de la Seguridad y Salud de la empresa, el formato de autoevaluación,
con el fin de determinar los factores de riesgo presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementará los
correctivos necesarios con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

Este diagnóstico requiere:

Información previa general (organización, características y complejidad del trabajo).

Descripción de los riesgos genéricos del proceso y sitio de labor.
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7.2 Medidas de prevención y control

7.2.1 Factores de riesgo locativo y confort ambiental

Se recomienda colocar las pantallas de visualización de datos de forma perpendicular a las fuentes de luz. Las
ventanas deben estar cubiertas con cortinas, persianas o películas.
El nivel de iluminación debe ser suficiente para las tareas a desarrollar.
Las paredes y superficies deben estar pintadas con colores claros o tonos pasteles que ayuden a mejorar los niveles
de iluminación en el área de trabajo.
La silla debe estar provista de cinco patas con ruedas para desplazarse. El asiento ha de ser regulable en altura.
La mesa de trabajo ha de tener una dimensión mínima de 70 x 100 cm y una máxima de 70 x 120 cm.
Es conveniente reservar un espacio detrás de la silla no menor a 80 cm para permitir la movilidad y el desplazamiento.
Las zonas de circulación deben conservarse libres de objetos u obstáculos para permitir una entrada o salida ágil y
segura al puesto de trabajo.
Ciertas situaciones de riesgo como humedades en el piso, obstrucción de las áreas, iluminación insuficiente, deterioro
de la silla, etc., han de ser controladas a tiempo.
Se debe mantener la pantalla del computador libre de polvo o suciedad.
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7.2.2 Factores de riesgo ergonómico
En las tareas con elevada carga informativa
es conveniente realizar pausas regulares de
10 minutos después de dos horas de trabajo
continuo.
Importante hacer cambios de posición dentro
del puesto de trabajo, caminar, hacer rutinas
de estiramiento y alternar actividades y tener
descansos visuales dentro del ciclo de trabajo
a desarrollar
7.2.3 Condiciones de seguridad eléctricas
Es importante realizar mantenimiento a las instalaciones
eléctricas de la casa. Este debe ser ejecutado por personal
idóneo y certificado en esta materia.
Cuando requiera desconectar el equipo evite realizarlo
halando del cable, no use extensiones que no garanticen la
continuidad del conductor de tierra, ya que pueden generar
un cortocircuito y no sobrecargue las tomas de energía.
Se deben organizar los cables de manera que no interfieran
con cajones, puertas, partes sobresalientes del escritorio, o
con su cuerpo.
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7.2.4 Riesgo psicolaboral

7.2.5 Actividades complementarias

Es recomendable realizar ejercicios de relajación y

estiramiento (pausas activas) para todo el cuerpo,
haciendo énfasis en el cuello, la espalda, la cintura, las
manos y los ojos.
Es muy importante mantener seguimiento, comunicación
y relacionamientos periódicos con el teletrabajador,
implicándolo en proyectos, implementando actividades Aquellas que pueden realizarse para disminuir los niveles de
presenciales periódicas y estableciendo metas y estrés y despejar la mente, por ejemplo, deportes, prácticas
procesos de verificación de resultados teniendo en musicales, yoga, etc. Importante generar actividades a través
cuenta que se manejen tiempos razonables. Adicional de las cuales el teletrabajador pueda integrarse socialmente
es importante que se fijen horarios de trabajo de manera con su equipo de trabajo.
que se eviten sobrecargas y que se mantenga un balance
entre el trabajo y la vida personal durante el desarrollo
del teletrabajo.
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8. BIBLIOGRAFÍA

Libro Blanco. El ABC del Teletrabajo en Colombia, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y Ministerio del Trabajo de Colombia.
NTP 412: Teletrabajo: criterios para su implantación – Ministerio del Trabajo y Asuntos Sociales de España.
ABC del decreto reglamentario del Teletrabajo – Ministerio del Trabajo de Colombia.
Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Gobierno de Colombia.
Decreto 884 de 2012 del Ministerio del Trabajo de Colombia.
Ley 1221 de 2008 del Congreso de la República de Colombia.
Programa piloto para la aplicación del Teletrabajo en Suramericana S.A., filiales y subsidiarias.
Documento de trabajo / Proyecto de actualización de la Resolución 1016 de 1989, Ministerio del Trabajo.