FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016

AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO

PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

Estandarizar en las Unidades Militares Aéreas el funcionamiento de los

OBJETIVO complejos de combustible terrestre en cuanto a la recepción, almacenamiento,
suministro y control de consumo de combustible terrestre.

Desde: Determinar la necesidad de combustible terrestre.

Hasta: El Análisis y Consolidación.

ALCANCE

NOTA: Este procedimiento aplica en los GRUAL/ESALO de las Unidades

Militares Aéreas FAC – Jefaturas / Direcciones de la Guarnición Bogotá D.C

RESPONSABLE Subdirector de Combustibles - SUCOM

Recursos Humanos: Funcionarios SUCOM - BACOF - DIMAT - DIACO -

RECURSOS Unidades FAC

Recursos Tecnológicos: Microsoft Office, SIIF, SAP.

PROVEEDORES ENTRADAS
Proceso de Gestión de Apoyo Separata de presupuesto y plan de compras

 Necesidades de Combustible terrestre

Unidades Militares Aéreas
 Separata de presupuesto y plan de compras

CLIENTES SALIDAS
Unidades Militares Aéreas Combustible terrestre

Subdirección de Combustibles Junta Trimestral Combustible Terrestre

 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
De acuerdo con las necesidades, requerimientos y
estadísticas de consumo de combustible terrestre
que tiene cada Unidad Militar Aérea y de acuerdo al
SUCOM-JEFE
presupuesto autorizado, se establece por parte de la
Determinar la ÁREA DE
Subdirección de Combustibles los topes mensuales
necesidad de OPERACIONES /
1. de consumo asignados a cada UMA, previa
combustible JEFE ÁREA DE
verificación capacidad de almacenamiento o
terrestre SEGUIMIENTO Y
infraestructura; así mismo la Subdirección de
CONTROL.
Combustibles analizará la información y determinará
de acuerdo con la necesidad la contratación a
realizar.
DECISIÓN
Verificar si la
SUCOM-JEFE
UMA cuenta con
2. Tiene punto de almacenamiento en la UMA? ÁREA DE
la infraestructura
SI: pase al punto 3 OPERACIONES
necesaria
NO: pase al punto 7
Si de la actividad No 2:

 Las diferentes Unidades Militares Aéreas deberán

COMANDANTE
Realizar solicitud nombrar mediante oficio dirigido al Jefe Jefatura
GRUPO O
de pedidos de Logística el supervisor de la ejecución del
3. ESCUADRÓN
combustible de la contrato en la UMA y dos funcionarios
DE APOYO
UMA (Comandante Escuadrón o escuadrilla
LOGÍSTICO
Misceláneos y Almacenista) con sus respectivos
cargos y datos de contacto quienes serán las
personas de contacto directo para la solicitud de
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

los pedidos.

 Las UMAS deberán enviar un oficio a la

Subdirección de Combustible solicitando el
combustible especificando cantidad en galones
(se debe tener en cuenta la capacidad de los
carrotanques - contratista) y la fecha en la cual se
realizará la entrega (deberá ser mínimo 72 horas
después de registrar el pedido), así mismo se
deberá relacionar la persona contacto de la UMA
que se encuentra nombrada para efectuar todas
las coordinaciones de entrega del combustible.
 La Subdirección de Combustibles / Jefe Área de
Operaciones deberá verificar los consumos
reportados por la UMA y confirma fecha de
entrega del pedido solicitado. La Unidad deberá
informar consumos adicionales producto de
SUCOM – JEFE
actividades específicas.
ÁREA DE
Tramitar Pedidos OPERACIONES /
4.  Si la solicitud del pedido está correcta, es decir,
UMAS JEFE ÁREA DE
cumple con los requisitos paso No. 3, se tramitará
SEGUIMIENTO Y
por parte del Jefe Área de Seguimiento y Control
CONTROL.
con el proveedor vigente y/o establecido para el
punto de entrega, de acuerdo a la confirmación
emitida por el Jefe Área de Operaciones.

PUNTO DE CONTROL
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El Comandante Escuadrón o Escuadrilla
Misceláneos y/o Almacenista Almacén Misceláneos
COMANDANTE
debe recibir el pedido de combustible de la UMA y
ESCUADRÓN O
coordinar el ingreso del carro tanque, así mismo
Recibir el ESCUADRILLA
estar presente durante el descargue del vehículo
combustible MISCELÁNEOS
verificando que se cumplan los parámetros de
5. terrestre en los /
acuerdo al Instructivo Recibo del Combustible en los
tanques de ALMACENISTA
Tanques de Almacenamiento en las Unidades FAC
almacenamiento ALMACÉN
GA-JELOG-INS-012. Se aclara que una vez se
MISCELÁNEOS
recibe el combustible se deberá diligenciar el
Formato GA-JELOG-FR-113 Formato Informe
Recepción de Combustible Terrestre.
El Comandante GRUAL y/o ESALO - Comandante
Escuadrón o Escuadrilla Misceláneos - Almacenista
Almacén Misceláneos deberán velar porque en la COMANDANTE
Estación de Servicio de la UMA se cumplan y GRUAL Y/O
sensibilicen aspectos relacionados con normas de ESALO
seguridad para el almacenamiento de combustible /
Cumplir las
terrestre. Así mismo, deberán realizar las COMANDANTE
Normas de
coordinaciones pertinentes para contribuir al ESCUADRÓN O
6. Seguridad para el
cumplimiento de los estándares de calidad exigidos ESCUADRILLA
almacenamiento
actualmente para el adecuado funcionamiento de la MISCELÁNEOS
del producto
Estación de Servicio UMA. /
ALMACENISTA
Sigue actividad No. 7 ALMACÉN
MISCELÁNEOS
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

NO DE LA ACTIVIDAD No 2

Estación de Servicio en la UMA

TÉCNICO
El Almacenista Almacén Misceláneos deberá
ESPECIALISTA
recopilar la facturación y elaborar el acta recibo a
SEGUIMIENTO Y
satisfacción para efectuar su posterior envío a la
EVALUACIÓN
Subdirección de Combustibles. Así mismo, a través
/
del Técnico Especialista Operacional Almacenes
ALMACENISTA
(Almacén General de Intendencia) / Técnico
ALMACÉN
Especialista de Bodega Radares - ACED / Técnico
MISCELÁNEOS
Especialista Almacén BACOF, se dará trámite de alta
/
y traspaso del material al Almacén UMA, de acuerdo
TÉCNICO
Hacer el Alta y con los pedidos SAP generados por el Técnico
ESPECIALISTA
traspaso del Especialista Seguimiento y Evaluación, dejando en
7. OPERACIONAL
Combustible archivo los soportes necesarios.
ALMACENES
Terrestre
/
Estación de Servicio Externa
TÉCNICO
El Almacenista Almacén Misceláneos deberá
ESPECIALISTA
recopilar la facturación y elaborar el acta recibo a
DE BODEGA
satisfacción para efectuar su posterior envío a la
RADARES
Subdirección de Combustibles, validando los
/
consumos mensuales con los reportes semanales
TÉCNICO
generados por parte del Contratista. Así mismo, a
ESPECIALISTA
través del Técnico Especialista Operacional
ALMACÉN
Almacenes (Almacén General de Intendencia) /
BACOF
Técnico Especialista Almacén BACOF, se dará
trámite de alta y traspaso del material al Almacén
UMA, de acuerdo con los pedidos SAP generados
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

por el Técnico Especialista Seguimiento y
Evaluación, dejando en archivo los soportes
necesarios.

El Técnico Especialista Seguimiento y Evaluación

recopilará la documentación necesaria para realizar
el pago de la facturación generada, de acuerdo a las
políticas del contrato vigente.
Estación de Servicio en la UMA
Se debe realizar una selectiva cada 15 días al
combustible terrestre, en la cual una persona
delegada por orden del día del Grupo de Apoyo
realizará medición a los tanques y a los soportes de COMANDANTE
consumo y/o suministro efectuando verificación con GRUAL Y/O
la información registrada en el aplicativo SAP de las ESALO
entradas y salidas (cantidades), así mismo se dejará /
Realizar constancia en un acta con firmas de la persona COMANDANTE
Selectivas de delegada, Comandante del GRUAL/ESALO y los que ESCUADRÓN O
8.
combustible intervinieron en ella. ESCUADRILLA
Terrestre MISCELÁNEOS
Estación de Servicio Externa /
Si el suministro de combustible terrestre se realiza ALMACENISTA
por intermedio de una Estación de Servicio Externa ALMACÉN
verificar la calibración de los surtidores y dejar acta MISCELÁNEOS
firmada por la persona nombrada para realizar esta
labor y Comandante del GRUAL/ESALO.

PUNTO DE CONTROL
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

 De acuerdo a la asignación de tope mensual
determinada por SUCOM, en la Unidad el
Comandante del GRUAL / ESALO en compañía
de la sección planeación debe determinar la COMANDANTE
cantidad en galones autorizados para cada GRUPO O
Asignar las vehículo diario, semanal o mensual de acuerdo al ESCUADRÓN DE
cantidades para uso de los mismos (identificación necesidades). APOYO
9. la Ejecución del Dicha asignación de cantidades deberá LOGÍSTICO
Combustible presentarse al Comando y Segundo Comando de /
terrestre la Unidad. JEFE SECCIÓN
PLANEACIÓN
 Si algún vehículo necesita más combustible se GRUAL/ESALO
debe solicitar a través del GRUAL/ESALO o
parametrización chip. (Deberá existir soporte
escrito de cualquier solicitud adicional)
Estación de Servicio en la UMAS
El Comandante del Grupo de Apoyo/ESALO debe
nombrar mediante orden del día la persona GRUPOS Y
Tanqueo encargada de realizar los tanqueos (Almacenista ESCUADRONES
vehículos y Almacén Misceláneos y/o determinar servicio DE APOYO
Plantas disponible). LOGÍSTICO
10.
eléctricas, equipo /
ETAA. Estación de Servicio Externa ALMACENISTA
El Almacenista Almacén Misceláneos ALMACÉN
GRUAL/ESALO cumplirá las funciones como enlace MISCELÁNEOS
durante el suministro del combustible en la Estación
de Servicio Externa quien deberá tener en cuenta el
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Instructivo Suministro del Combustible en las
Unidades FAC GA-JELOG-INS-013 y llevar un
estricto control sobre los consumos diarios a través
del diligenciamiento del formato GA-JELOG-FR-118
Formato Comprobante Suministro Diario
Combustible Terrestre.

NOTA: En la actualidad ninguna UMA de la Fuerza

Aérea cuenta con la infraestructura para el suministro
de Gas Natural Vehicular. Las UMAS que efectúen
el suministro de este servicio con un proveedor
autorizado, deberán acatar la normatividad de ley
vigente, siendo responsabilidad de las Escuadrilla de
Transporte Terrestre y Misceláneos por el
cumplimiento de las mismas (Si llegase a
presentarse el caso).
El Comandante de Misceláneos presentará el vale de
salida del combustible terrestre generado mediante
aplicativo SAP de manera diaria con sus respectivos
soportes (Vales de Consumo, formato GA-JELOG-
FR-118 Formato Comprobante Suministro Diario COMANDANTE
Salidas de
Combustible Terrestre, Informe aplicativo SAP / ESCUADRÓN O
11. Combustible
consumo cantidad por centro de costo asignado a ESCUADRILLA
Terrestre
cada vehículo) al Comandante del GRUAL/ ESALO MISCELÁNEOS
quien firmará y dejará constancia de los consumos
respectivos.

PUNTO DE CONTROL
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El Comandante de Misceláneos elaborará el reporte
mensual de estado y consumo de combustible
terrestre en coordinación con la Escuadrilla /
Elemento Transporte Terrestre en el cual se plasma
el consumo diario del parque automotor - plantas
eléctricas de la UMA y lo enviará a la Subdirección
de Combustibles durante los (05) primeros días de
cada mes en el formato GA-JELOG-FR-116 Formato
COMANDANTE
Reporte Reporte Mensual de Estado y Consumo Combustible
ESCUADRÓN O
12. Combustible Automotor, discriminando consumo de vehículos,
ESCUADRILLA
Terrestre motos, plantas eléctricas, Equipo ETAA (Equipo
MISCELÁNEOS
Terrestre de Apoyo Aeronáutico - Incluye Plantas)
Ranchos y otros.

El diligenciamiento del Formato GA-JELOG-FR-116,

se deberá realizar teniendo como referencia la
información registrada en el aplicativo SAP -
consumo cantidad por centro de costo asignado a
cada vehículo.
La Subdirección de Combustibles – Jefe de Área de SUCOM-JEFE
Operaciones recopilará la información de todas las ÁREA DE
UMAS y llevará el control estadístico de los OPERACIONES
consumos realizados; así mismo elabora la Junta de
Análisis y
13. Combustible Terrestre Trimestral el cual se TÉCNICO
Consolidación
presentará a JELOG y JEMFA respectivamente, para ESPECIALISTA
evaluar toma de decisiones a nivel estratégico. SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
PUNTO DE CONTROL COMBUSTIBLE
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

PUNTOS DE CONTROL

ACCIÓN A
REGISTRO
ACTIVIDAD TOMAR
QUE SE COMO SE CRITERIO DE DE LA RESPONSABLE
DONDE SE (SI NO
CONTROLA CONTROLA ACEPTACIÓN ACCIÓN DEL CONTROL
CONTROLA CUMPLE
TOMADA
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN)
Informar a la
UMA que no
Si la UMA cuenta con
cuenta con autorización
Verificar los parámetros de cupo adicional
consumos entrega (tiempo de acuerdo a
reportados proyectado asignación Oficio
La entrega de
por la UMA. alcance ultimo mensual en informando a SUCOM / Jefe
combustible
La Unidad abastecimiento) galones. la UMA Área de
terrestre de
Actividad No. 4. deberá de acuerdo a la aspectos Operaciones –
acuerdo con el
informar asignación Reevaluar a determinación Jefe Área de
tope mensual
consumos mensual nivel interno No validación Seguimiento y
asignado a la
adicionales designada en planeación en envió Control.
Unidad
producto de galones. Se la distribución y combustible
actividades emite viabilidad determinación
específicas. del suministro de necesidades
del combustible para el
terrestre. suministro del
combustible
terrestre.

Realizar Comandante del

Que la
selectiva Escuadrón o
existencia física
verificando Informar al Escuadrilla
Inventario y de combustible Acta de
que el líquido comandante Misceláneos
consumo de Actividad No. 8. terrestre sea selectiva
físico sea del Grupo de
combustible igual a la firmada e
igual a lo que Apoyo y dejar Almacenista
terrestre existencia en el informe
aparece en acta e informe. Almacén
sistema SAP
SAP del Misceláneos
del Almacén.
almacén.

Uso del Verificar Si la cantidad Efectuar un Oficio con el

combustible diariamente de combustible informe al respectivo
terrestre y Actividad No. la salida del en el SAP, más Comando y informe al Comandante del
control de 11. combustible la soportada en Segundo Comando y GRUAL/ESALO
altos terrestre en vales de Comandante Segundo
consumos el SAP con entrada y salida de la UMA Comandante
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

ACCIÓN A
REGISTRO
ACTIVIDAD TOMAR
QUE SE COMO SE CRITERIO DE DE LA RESPONSABLE
DONDE SE (SI NO
CONTROLA CONTROLA ACEPTACIÓN ACCIÓN DEL CONTROL
CONTROLA CUMPLE
TOMADA
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN)
sus deberá ser la de la UMA
respectivos misma.
soportes.
Que de
acuerdo a la
Estadística de
consumo y
análisis de la
Análisis de Junta de
SUCOM-Jefe Área
los reportes Combustible
Control de Operaciones
mensuales Terrestre Generar oficio
consumos en
de consumo Trimestral, la a la UMA por
las UMAS y Actividad No. Oficio a la Técnico
de UMA deberá exceder el tope
uso del 13. UMA Especialista
combustible tener mensual
Combustible Seguimiento y
terrestre comportamient establecido
terrestre Evaluación
enviados por os de
Combustible
la UMA consumos
inferiores a los
topes
mensuales
establecidos
por SUCOM.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN
INSTRUCTIVO RECIBO DEL
COMBUSTIBLE EN LOS TANQUES DE Instructivo para recibir el combustible en los tanques
GA-JELOG-INS-012
ALMACENAMIENTO EN LAS de almacenamiento en las Unidades FAC.
UNIDADES FAC
INSTRUCTIVO SUMINISTRO DEL
Instructivo para suministrar combustible en las
GA-JELOG-INS-013 COMBUSTIBLE EN LAS UNIDADES
Unidades FAC.
FAC
FORMATO INFORME RECEPCIÓN DE Documento físico que soporta los movimientos de
GA-JELOG-FR-113
COMBUSTIBLE TERRESTRE combustibles en las UMA´S.
FORMATO REPORTE MENSUAL DE Documento para realizar el reporte mensual de
GA-JELOG-FR-116 ESTADO Y CONSUMO COMBUSTIBLE estado y consumo de combustible del parque
AUTOMOTOR automotor.
 FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-016
AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, TANQUEO, Versión 1
ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE TERRESTRE Vigencia 21-09–2018
EN LA FAC

CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

FORMATO COMPROBANTE
Documento que funciona como comprobante del
GA-JELOG-FR-118 SUMINISTRO DIARIO COMBUSTIBLE
suministro diario del combustible terrestre.
TERRESTRE

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

FECHA DE ELABORADO REVISADO APROBADO

VERSIÓN DESCRIPCION DE CAMBIOS
APROBACION POR POR POR

TP. Carlos
Rozo Mesa de
Técnico TC. Iván
Transformación
Por transformación Rodríguez
1 21-09-2018 Especialista / Mesa de
organizacional de la FAC Subdirector
Seguimiento y Procedimientos
Combustibles
Evaluación FAC 2018
Combustible